Introduction ( ) Réaliser des bénéfices n est pas un jeu de hasard, mais simplement une question de méthodes ( ) (John Maynard Keynes) Il existe actuellement différentes méthodes de calcul du coût d un produit ou d un service, qu'elles soient d origine française ou anglo-saxonne. Certaines méthodes concernent le coût complet (ou «prix de revient») d un produit ou d un service, c est-à-dire un coût prenant en compte toutes les charges normalement consommées par l activité de l entreprise afin de réaliser la vente du produit ou du service concerné. Les principales sont la méthode GP-UP, la méthode ABC (Activity Based Costing), la méthode UVA (unité de valeur ajoutée) et la méthode «des sections homogènes» (encore appelée «méthode traditionnelle»). D autres méthodes se limitent à un coût partiel, autrement dit un coût qui ne comprend qu une partie des charges consommées par l entreprise : il s agit des méthodes du Direct Costing Simple (DCS) et du Direct Costing Évolué (DCE). Parmi toutes ces méthodes, certaines sont basées sur des principes et une vision essentiellement comptables de l activité de l entreprise (méthode traditionnelle, méthodes DCS et DCE), alors que d autres plus récentes ont une approche économique et commerciale. Cependant, toutes ont leurs avantages et leurs inconvénients, ce qui rend leur choix d autant plus difficile pour tout chef d entreprise. Ainsi, les méthodes d origine comptable sont très suffisantes pour les entreprises dont l activité concerne un seul type de produits ou de services, et dont les processus de vente sont similaires quelles que soient les catégories de clients concernés (ce qui est souvent le cas des entreprises nouvellement créées, du moins pendant leur première année d existence).
VIII Petites entreprises Améliorez votre rentabilité! Par opposition, les entreprises dont l activité est complexe et/ou multiple (différentes gammes de produits et/ou services, forte personnalisation de l offre commerciale, moyens de distribution diversifiés) ont plutôt intérêt à utiliser des méthodes basées sur une vision économique et commerciale, seule à même de prendre en compte toutes ces particularités. En résumé, on peut dire qu il est difficile de privilégier une méthode plutôt qu une autre, dans la mesure où chacune d entre elles est adaptée à un profil d entreprise déterminé. Néanmoins, la majorité d entre elles ont un inconvénient commun : elles sont très difficiles, voire dans certains cas impossibles, à adapter aux petites et très petites entreprises (PTPE) dont l activité est complexe ou multiple, et dont les produits ou services sont fortement personnalisés. C est donc sur ce constat, et sur la prise en compte de ses conséquences, que la méthode ROCS (répartition objective des charges de structure 1 ) a été élaborée. Les origines de la méthode La méthode ROCS est née début 2004, suite à cinq ans d expérience dans la mise en place de méthodes de calcul de coût auprès des PME et TPE, que ce soit dans les secteurs de l industrie, des services ou du négoce. La mise en place et l adaptation de méthodes telles que l ABC ou l UVA dans des petites et très petites entreprises (PTPE) ont montré leurs limites, à travers l apparition de difficultés techniques incontournables. Ces difficultés sont pour l essentiel dues à : des délais de mise en place souvent très longs (de six à douze mois en moyenne) ; un système d information de gestion (SIG) inadapté ou inexistant ; un coût de mise en place trop élevé par rapport aux moyens financiers d une PTPE ; une exigence, en termes de récolte régulière de données non comptables, difficilement gérable dans le temps par rapport aux moyens humains ; l absence d une véritable comptabilité analytique ; une comptabilité générale souvent externalisée auprès d un centre de gestion agréé (CGA) ou d un expert-comptable. 1 On entend par «charges de structure», les charges fixes non affectables à un produit ou à une fonction de l entreprise car elles concernent l ensemble de l entreprise, sa structure même : par exemple le loyer, les assurances.
Introduction IX Dans 90 % des cas, ces critères conduisent à l échec de la mise en place de ces méthodes dans les PTPE, que ce soit à court ou moyen terme. C est donc pour répondre à l ensemble de ces difficultés que la méthode ROCS a été créée. Avertissement au lecteur Ce livre est uniquement un ouvrage de gestion. Son objet n est absolument pas d aborder et d analyser des mécanismes propres à la comptabilité. La méthode ROCS n est en effet pas une méthode comptable, au sens propre du terme : elle n a pas pour objectif d aborder la problématique du calcul des prix de revient avec une vision comptable, mais avec une vision économique et commerciale. Les quelques termes comptables sur lesquels il est nécessaire de s appuyer ne seront donc pas développés. Nous éviterons ainsi toute digression pouvant nuire à la clarté du raisonnement et à sa compréhension par le lecteur. Néanmoins, pour ceux qui désirent approfondir les aspects comptables ou tout simplement apprendre les bases de la comptabilité, des ouvrages pratiques leur sont proposés en bibliographie. Le but de cet ouvrage est donc de proposer une méthode de calcul de prix de revient qui soit la plus adaptée aux problématiques et caractéristiques des petites et très petites entreprises (PTPE), tout en conservant une approche économique et commerciale. Car c est la seule manière d utiliser, avec un maximum d efficacité, la comptabilité de l entreprise tout en résolvant de manière pérenne les problèmes de calcul du prix de revient des produits ou services vendus. Présentation de l ouvrage La présentation de l ouvrage a été conçue de manière à faciliter la compréhension de la méthode. Ainsi : les calculs ont été simplifiés pour être compris par des non-spécialistes ; des encadrés en fin de chapitre présentent les principes essentiels à retenir. Des modes de calcul précis guident le lecteur dans la mise en place de chaque outil de gestion. Ils sont accompagnés d exemples concrets, tirés de problématiques propres aux petites et très petites entreprises (PTPE).
X Petites entreprises Améliorez votre rentabilité! Les termes utilisés Par la suite, et dans un souci de clarté, les termes dirigeant et chef d entreprise désigneront tout autant le gérant d une PME/PMI ou TPE, l indépendant (ou exploitant individuel), le professionnel libéral, le commerçant, l artisan ou le créateur d entreprise. De même, pour alléger les explications, on entendra par produit un bien (produit fabriqué ou marchandise) ou un service. Quant aux termes techniques, tels que rentabilité du chiffre d affaires, seuil de rentabilité, prix de revient, etc., ils vous seront expliqués de la manière la plus simple possible, non seulement au cours des chapitres mais aussi dans le lexique situé en fin d ouvrage. Bonne lecture.
1 La situation actuelle des petites entreprises ( ) Une entreprise ne peut distancer ses concurrents, que si elle peut établir une différence qu elle peut préserver ( ) (Michael Porter) Selon l INSEE, plus de 96 % des entreprises françaises sont des petites et moyennes entreprises (PME). Parmi celles-ci, 95 % sont des entreprises dont l effectif est inférieur à 20 salariés. Or, ce sont elles qui sont les plus concernées par les 50 000 faillites ayant eu lieu en 2006. Pourquoi? Serait-ce une triste fatalité? Quelles en sont les véritables causes? Parmi les principales origines de défaillance des petites et très petites entreprises (PTPE), les plus récurrentes sont : forte baisse du chiffre d affaires, suite à la perte de plusieurs clients importants ; impossibilité de développer de nouveaux produits (biens ou services) ; concurrence internationale inégale au niveau des différences de coûts sociaux et fiscaux ; taux d impayés et retards de paiement des clients de plus en plus élevés. Mais elles n expliquent pas tout et sont souvent les conséquences d un phénomène souvent ignoré, car complexe et discret : une maîtrise des prix de revient totalement insuffisante.
2 Petites entreprises Améliorez votre rentabilité! Cette faiblesse s explique par la combinaison de plusieurs éléments propres à la situation actuelle des PTPE : des calculs de coûts essentiellement réalisés a posteriori ; leur mise à jour trop irrégulière ; une méthode de calcul des prix de revient souvent trop simpliste par rapport à la complexité de l activité de l entreprise ; une trop grande lourdeur du système de calcul mis en place ; l absence d un véritable système d'information de gestion (SIG) ; une automatisation des calculs inexistante ou inefficace ; une exploitation des résultats trop réductrice ; une approche comptable, plutôt qu économique et commerciale. 1.1 Les limites des méthodes comptables Dans une très grande majorité de PTPE, les prix de revient sont calculés à l aide d une méthode comptable. Comme nous l avons vu dans l introduction, il existe deux grandes catégories de méthodes comptables : celles qui permettent le calcul de coûts complets ; celles qui portent sur le calcul de coûts partiels. La première catégorie est essentiellement représentée par la «méthode des sections homogènes», encore appelée «méthode traditionnelle». Quant à la seconde, elle est constituée principalement par la «méthode du coût direct» (direct costing en anglais) ; elle-même se décomposant en «méthode du coût direct simple» (direct costing simple, ou DCS) et en «méthode du coût direct évolué» (direct costing évolué, ou DCE). Parmi ces deux types de méthodes, les plus couramment utilisées dans les PTPE sont celles concernant les coûts partiels. Ceci, pour deux raisons essentielles : grande facilité de mise en place et d utilisation ; méthodes très adaptées au calcul des seuils de rentabilité. Mais, la simplicité avérée de cette catégorie de méthodes a malheureusement son revers. Bien qu elles soient nettement plus souples à utiliser que les méthodes de coûts
La situation actuelle des petites entreprises 3 complets, elles présentent un inconvénient majeur : elles ne peuvent par permettre de calculer le prix de revient d un produit. Il est donc dangereux de s appuyer sur leurs résultats pour fixer de manière juste et pertinente des prix de vente. Car le coût direct d un produit n est absolument pas son prix de revient : le coût direct d un produit ne prend pas en compte la totalité des charges de l entreprise ; soit, précisément, les charges de structure de l entreprise (loyers, assurances, impôts et taxes, électricité, etc.). Aussi, la différence entre le prix de vente d un produit et son coût direct ne donnera jamais un résultat sur vente définitif, mais uniquement un résultat relatif encore appelé «marge nette» 2 dont tout ou partie devra financer les charges de structure. Or, la situation financière difficile de beaucoup de PTPE trouve son origine profonde dans cette confusion entre résultat sur vente et marge nette. Nous pouvons donc dire sans nous tromper qu opposer ou que comparer ces deux types de méthodes n a aucun sens et n apporte rien au débat, chacune ayant un objectif qui lui est propre. Ainsi, les coûts partiels ont pour but d évaluer le seuil de rentabilité de chaque produit ou famille de produits. Alors que les coûts complets servent à mesurer le prix de revient de chaque produit, et à fixer convenablement leur prix de vente. Ces deux types de méthodes sont donc utiles pour une même entreprise, à condition de les utiliser à bon escient, en tenant bien compte de leurs limites respectives. Car, comme nous l avons constaté dans l introduction, les méthodes comptables de calcul de coûts complets ont elles aussi des inconvénients. Parmi ces derniers, outre une moins grande souplesse de fonctionnement que les méthodes de coûts partiels, on constate depuis les années 1980 qu elles répondent de moins en moins aux besoins des entreprises présentant une activité complexe ou subtile. La raison vient essentiellement du fait que l approche comptable des coûts est basée sur une vision verticale, patrimoniale et juridique de l activité de l entreprise. Or, cette vision ne permet malheureusement pas de prendre totalement en compte ce qui fait la complexité des différents métiers de l entreprise. 2 C est-à-dire une marge sur coût direct.
4 Petites entreprises Améliorez votre rentabilité! Seule une vision économique et commerciale, s appuyant sur une approche transversale de l activité de l entreprise, permet de réaliser cette prise en compte. C est la seule manière d évaluer avec justesse et pertinence les prix de revient de ses produits, et donc de fixer leur prix de vente en connaissance de cause. 1.2 La problématique du système d information Dans la plupart des PTPE utilisant une méthode de calcul de coûts complets, on constate bien souvent que les deux principales origines de la lourdeur de leur fonctionnement sont : un système d information de gestion insuffisamment adapté ; un degré d automatisation de cette méthode beaucoup trop faible. Or, plus une méthode est lourde à utiliser, plus sa mise à jour est irrégulière et épisodique. Ce qui a pour conséquence de la rendre rapidement inefficace et dangereuse pour la pérennité de l entreprise. Ce n est donc qu en l actualisant régulièrement et systématiquement que la méthode pourra rester pertinente et efficace. Car c est de cette manière qu elle prendra toujours en compte l ensemble des particularités (techniques, commerciales, organisationnelles) de l activité de l entreprise et de leur évolution dans le temps. Il faut en effet garder à l esprit que plus une entreprise est petite, plus son activité a tendance à se modifier et ceci de plus en plus rapidement, afin de faire face à une série de contraintes techniques, commerciales, organisationnelles et financières qui s imposent à elle en permanence. Aussi, se limiter à évaluer ses prix de revient une fois par an s avère vite insuffisant et dangereux. Il ne faut pas oublier qu un prix de revient et un seuil de rentabilité peuvent évoluer très rapidement à la hausse, pour des raisons multiples et souvent indirectes, telles que : la réalisation d un investissement (acquisition d une nouvelle machine, lancement d une nouvelle campagne publicitaire, achat d une marque ou d un brevet, etc.) ; la baisse des ventes d un ou plusieurs produits, ou famille de produits ; la hausse ponctuelle du tarif d une matière première, d un composant ou d une marchandise ;
La situation actuelle des petites entreprises 5 l augmentation d une ou plusieurs charges de structure (loyers, assurances, électricité, impôts et taxes, etc.) ; la diminution de certains prix de vente imposée par les clients et/ou la concurrence ; la hausse des coûts de sous-traitance ; etc. C est donc grâce à une mise à jour systématique de ses prix de revient que le chef d entreprise pourra être sûr d avoir totalement intégré les conséquences de ces phénomènes techniques et économiques, et ce le plus tôt possible. Il est donc fortement conseillé de réévaluer régulièrement ses prix de revient, en choisissant par exemple un rythme d actualisation mensuel. La fréquence de ces réévaluations nécessite du coup une très grande souplesse du système de calcul, afin que cette contrainte soit la moins coûteuse possible en temps et en argent. De même, ce système de calcul de coûts complets doit pouvoir, dans l absolu, être utilisé à tout moment. Ce peut être le cas, par exemple, lorsque le dirigeant a besoin de fixer au plus juste et à une date «t» un prix de vente minimum en dessous duquel il ne descendra pas, dans le cadre d une négociation difficile avec un gros client. C est donc face à ces différentes problématiques, incontournables, qu une utilisation judicieuse de l outil informatique peut s avérer salutaire et très rentable. Car il est impératif que la méthode de calcul utilisée soit la plus flexible possible, afin d éviter au chef d entreprise de se retrouver avec une véritable «usine à gaz» coûteuse et ingérable. 1.3 L anticipation de l évolution des prix de revient Comme nous l avons vu précédemment, réévaluer de manière régulière ses prix de revient est primordial pour la bonne marche de l entreprise. Néanmoins, se limiter à cela n est pas suffisant pour assurer durablement sa pérennité, car constater a posteriori une hausse sensible de ses prix de revient peut s avérer peu efficace et peu exploitable si le chef d entreprise n a plus les moyens techniques et financiers d y faire face.
6 Petites entreprises Améliorez votre rentabilité! D où l absolue nécessité pour les PTPE d anticiper en permanence l évolution de leurs prix de revient, au lieu de les constater et de les subir avec impuissance. Pour ce faire, il est impératif que la méthode de calcul de coûts utilisée soit la plus souple et pertinente possible, afin d évaluer avec le maximum de justesse et de réalisme les prix de revient prévisionnels des produits ou familles de produits, en fonction d un ou plusieurs scénarios possibles. Ceci, de manière à pouvoir établir une véritable stratégie commerciale pertinente et efficace. L automatisation de la méthode de calcul s avère donc indispensable, afin de pouvoir réaliser cette anticipation le plus rapidement et le plus facilement possible. C est à cette seule condition que le dirigeant pourra véritablement faire face aux situations économiques et commerciales menaçant continuellement la pérennité de son entreprise. Les principes essentiels à retenir Bien maîtriser le calcul de ses prix de revient est incontournable pour : fixer avec pertinence le prix de vente de chacun de ses produits (biens ou services) ; mettre en place une stratégie commerciale simple et réaliste ; évaluer avec justesse le seuil de rentabilité de chacune de ses familles de produits ; acquérir un avantage concurrentiel indéniable. Pour cela, il est impératif que le chef d entreprise prenne conscience de la nécessité de réévaluer ses prix de revient en permanence, tout en les comparant régulièrement à ceux initialement prévus. Il pourra ainsi anticiper tout risque de dérapage financier sur le court et le moyen termes. Seule une automatisation simple et adaptée de la méthode de calcul des prix de revient permettra d atteindre facilement et rapidement cet objectif plus que nécessaire pour la survie de l entreprise.