Exit DOM 80. Enter SEPA DIRECT DEBIT : migration de la domiciliation belge. Outre le virement européen et le paiement par carte, le SEPA Direct Debit (ou domiciliation européenne) a également été développé dans le cadre de l introduction de SEPA (Single Euro Payments Area ou domaine commun de paiements en euros). La migration de tous les systèmes nationaux de domiciliation vers SEPA Direct Debit doit être un fait accompli pour le 1er février 2014. Vous trouverez ci-dessous une procédure abrégée en préparation à cette migration 1. Gestion des mandats Généralités La domiciliation est le service de paiement par prélèvement sur le compte d un débiteur, cette transaction de paiement étant initialisée par le bénéficiaire sur la base d une autorisation accordée par le débiteur. Ceci peut être assimilé à un mandat, dont la responsabilité de la gestion revient à la banque. A partir du 1 er février 2014, ce n est plus la banque qui est responsable de la gestion de vos mandats mais vous-même en tant qu entrepreneur. Le mandat sous-entend qu un accord existe entre le client (le débiteur) et le fournisseur (créancier) concernant le paiement par domiciliation (européenne). Nous pouvons y distinguer quelques étapes. Passage de DOM 80 à la domiciliation européenne dans Core Dans Core, applicable aux relations autres que B2B, on a voulu éviter que, pour les domiciliations en cours, de nouveaux mandats doivent être établis. Un plan de conversion a été exécuté, comme repris en bref ci-dessous : - Le créancier conclut un contrat avec sa banque concernant la gestion des domiciliations, après quoi celui-ci se voit attribuer un numéro d identification (cf. ci-après) ; - Le créancier reçoit de sa banque le numéro IBAN et le code BIC de tous les débiteurs DOM 80 actifs. Lorsque le créancier est client auprès de plusieurs banques, il en choisit lui-même une, qui lui fera parvenir les données de ses débiteurs ; - Le créancier attribue un numéro de mandat unique ; - Le créancier informe le débiteur qu il est passé à la domiciliation européenne. Il est préférable d informer le débiteur qu il ne doit rien faire dans ce cadre ; - Le créancier communique lors du premier prélèvement tant le (nouveau) numéro de mandat que l ancien numéro DOM 80 (et le numéro d identification du créancier). La banque du débiteur enregistre ce lien ; 1 Source : FEBELFIN, La domiciliation européenne SEPA. Ce texte est basé sur la source susmentionnée. En dépit du fait que ce document ait été établi avec le plus grand soin afin d en garantir l exactitude, ni BDO ni les auteurs ne peuvent être tenus pour responsables pour toute perte ou dommage causés par des informations incorrectes ou incomplètes dans le présent document.
- Les modifications aux anciens mandats et aux nouveaux mandats ont été effectuées conformément à SEPA (gestion par le créancier en non par la banque). Les avis de domiciliation (mandats) émigrés vers SEPA sont exclusivement des mandats Core. Pour B2B, de nouveaux mandats doivent être établis. Dans le schéma B2B, le débiteur doit informer sa banque de l existence d un mandat avant qu un prélèvement puisse avoir lieu. Le mandat signé est ainsi explicitement confirmé. Le débiteur doit également informer sa banque de toute modification au mandat B2B. Contrat avec la banque du créancier Le créancier conclut un contrat avec sa banque concernant la domiciliation européenne. Vous devez, en tant que créancier, vous adresser à votre banque qui vous attribuera un numéro d identification de créancier SEPA. Le numéro d entreprise peut être utilisé à cet effet, mais le créancier peut également demander un autre numéro à sa banque. Toute modification aux données d identification (tel le nom, le siège social), doit être communiquée par le créancier à sa banque. Elaboration du mandat Bien que le lay-out du mandat ne soit pas imposé, les données suivantes doivent obligatoirement être reprises au recto : - Le mot SEPA ; - Domiciliation européenne ou Domiciliation européenne B2B ; - Une référence du mandat (déterminée par le créancier) ; - Nom et adresse complètes (+ pays) du débiteur ; - Nom et adresse complètes (+ pays) du créancier ; - Identification du créancier ; - IBAN et BIC du créancier ; - Raison du contrat sous-jacent et description ; - Type de paiement (unique ou répétitif) ; - Date et lieu de la signature ; - Signature du détenteur du compte (débiteur). En option, l identification du débiteur effectif peut être mentionnée (lorsque le détenteur du compte effectue un paiement pour un tiers débiteur) ou du créancier effectif (lorsque le créancier présente une créance dans le chef d un tiers créancier). Vous trouvez des mandats modèles sur le site internet de la Banque Nationale de Belgique (www.bnb.be > entreprises > systèmes de paiement > standards de paiement > mandats de domiciliation). Comme déjà indiqué dans les mentions obligatoires et contrairement à l ancienne domiciliation nationale DOM 80, l ordre de domiciliation ne concernera, pas seulement les domiciliations répétitives (domiciliation périodique), mais également la domiciliation unique (un seul prélèvement). Ce choix est clairement indiqué dans le formulaire de mandat.
Etant donné que le créancier gère lui-même les mandats, il est également chargé de leur conservation. Le mandat sur papier est conservé conformément aux délais légaux applicables dans le pays du débiteur. En pratique, le fournisseur envoie un formulaire de mandat à son client. Pour marquer son accord concernant celui-ci, le client le renvoie à son fournisseur complété et signé. Lorsque le débiteur désire mettre fin à son mandat, il doit le communiquer expressément à son fournisseur. Pre-notification (annonce) Maintenant que le client, du fait de l existence du mandat, a donné autorisation juridique du paiement par domiciliation, le fournisseur peut procéder à la présentation de la créance. Le créancier envoie pour chaque créance une notification à son client avec mention de la date de débit et du montant à débiter, au minimum 14 jours civils avant le prélèvement du montant de la facture. Cette notification est libre de forme et peut être envoyée avec la facture, ou au moyen d un document séparé. Le créancier et le débiteur peuvent également convenir d un autre délai d envoi de la notification. Lorsque le montant et les données du débit sont connus durant 1 an, le créancier peut même envoyer une notification annuelle. Envoi des créances à la banque Le créancier envoie ensuite les créances et les informations concernant les mandats à sa banque dans un lay-out XML. Tout comme les créances, les demandes d annulation (cf. ciaprès) et les rectifications sont envoyées en format XML. La suite des étapes peut être esquissée comme suit: - Le créancier envoie les créances et les informations concernant les mandats à sa banque ; - La banque du créancier envoie les créances et les informations concernant les mandats à la banque du(des) débiteur(s) ; - La banque du débiteur débite le compte du débiteur (lorsque c est possible) ; - La banque du débiteur paie la banque du créancier ; - Le créancier est crédité. Délais d exécution de la créance Le délai dans lequel la transaction de paiement peut être finalisée dépend d une part, de la date de prélèvement demandée par le créancier, et d autre part, des périodes minimum établies. - Tant lors d un premier prélèvement d une série de créances répétitives (FRST) que lors d un prélèvement unique (OOFF), la période minimum est de 5 jours TARGET chez le banquier du débiteur (réception) ; - Pour des créances répétitives (RCUR), la période minimum est de 2 jours TARGET chez le banquier du débiteur (réception).
L envoi d un FRST (première créance d une série de créances répétitives) est nécessaire afin de pouvoir traiter les créances suivantes. Ainsi, lorsque le débiteur change de compte, la première créance suivante devra à nouveau être un FRST. Les dénominations FRST et RCUR devront clairement être mentionnées par le créancier dans le message XML. Transactions R : la procédure d exception Généralités Les transactions R sont les exceptions à la règle. Les transactions R peuvent être refusal, reject, return, refund, revocation, request for cancellation et reversal. Il y a les transactions R en provenance du débiteur ou de la banque du débiteur, les transactions R en provenance du créancier ou de la banque du créancier et enfin les transactions R qui peuvent émaner des deux parties. Certaines transactions R peuvent avoir lieu avant le paiement, d autres après seulement. Transactions R émanant du débiteur ou de la banque du débiteur Refusal: le débiteur refuse la domiciliation européenne Le débiteur peut, sur la base d une notification reçue, refuser une créance. Cette phase se situe avant le paiement. Après que le débiteur ait prévenu sa banque, la banque du débiteur refusera la créance. Le débiteur peut manifester son refus à partir de la réception de la notification jusqu au plus tard la date d échéance de la créance. La banque du débiteur établira ensuite un message reject (cf. ci-après). Return: domiciliation européenne impayée Return est un avis de la banque du débiteur au système de compensation et de règlement que le compte du débiteur ne peut être débité. L avis est envoyé endéans les 5 jours TARGET suivant la date d échéance. L avis mentionne la raison du return (tel compte clôturé ou bloqué, compte insuffisamment provisionné). Refund: le débiteur demande un remboursement Le débiteur peut, jusqu à huit semaines après que son compte ait été débité, demander un remboursement du paiement à sa banque. La banque rembourse le montant et la banque du créancier est dans tous les cas obligée de re-transférer l argent à la banque du débiteur. La banque du créancier débitera à son tour le montant du compte du créancier. Ceci, bien entendu, s il est possible, mais le risque de crédit est en tous cas subi par la banque du créancier. Les obligations du débiteur de paiement du montant de la facture demeurent inchangées. S il n est pas d accord avec le montant d une facture, la procédure habituelle doit alors être suivie, celle-ci commençant par la contestation formelle de la facture. Lorsque le mandat n est pas valide, le débiteur peut même demander un remboursement de la créance jusqu à 13 mois après le débit de son compte. La procédure dure maximum 30 jours civils. Le débiteur entamera cette procédure par la demande de remboursement auprès de sa banque. La banque du débiteur devra, si nécessaire, décider elle-même de la validité du mandat et en cas de constatation d invalidité, introduira la demande de remboursement.
La banque du créancier est ici également obligée d effectuer le remboursement.transactions R par le créancier ou la banque du créancier Revocation (révocation) Le créancier peut révoquer une créance avant qu elle soit transmise à la banque du débiteur. Request for cancellation (demande d annulation) Ici, non seulement le créancier, mais également la banque du créancier, peut annuler la créance. Le délai maximum est ici non pas le moment où les créances sont envoyées à la banque du (des) débiteur(s) (comme pour revocation), mais au plus tard le moment où la banque du débiteur est débitée. Reversal (rectification) En cas de double créance par ex., le créancier peut effectuer une transaction de rectification après recouvrement. Le montant total de départ est ainsi remboursé au débiteur. Des remboursements partiels ne sont pas possible avec la domiciliation européenne (contrairement à DOM 80). La référence de remboursement est la même que celle du paiement originel. La correspondance des paiements est ainsi plus facile à retrouver. Cette transaction de rectification doit être générée endéans les 5 jours bancaires ouvrables après la date de règlement. En cas de dépassement du délai (après 5 jours ouvrables bancaires) ou lorsque le créancier veut transférer un autre montant que le montant originel sur le compte du débiteur, il devra, lorsqu il travaille par domiciliation, effectuer un virement. Transactions R par la banque du créancier, par la banque du débiteur ou par le système de compensation et de règlement Reject: la domiciliation est inexécutable Cette transaction R a lieu avant le règlement. Un reject peut être initialisé par la banque du débiteur, par la banque du créancier et par le clearing settlement mechanism (système de compensation et de règlement). Un reject peut avoir les raisons suivantes : - Après que le débiteur ait informé sa banque d un refusal, la banque du débiteur établira et enverra un reject ; - Un manquement technique (format non valide, IBAN incorrect) ; - Le compte bancaire à débiter est bloqué, clôturé, Un FRST qui est refusé (reject) jusqu à et y comprise la date de recouvrement, doit à nouveau être envoyé comme FRST.
Conclusion Avantages du système Certes, l implémentation pratique de la gestion de la domiciliation européenne peut encore donner quelques maux de tête de fin d année (et probablement encore en 2014). Cette domiciliation européenne a cependant de nombreux avantages. L uniformisation assure en effet que la domiciliation européenne soit uniforme dans toute la zone SEPA. Contrairement à DOM 80, il ne sera plus nécessaire d ouvrir des comptes dans tous les pays où les clients se trouvent. Contrairement au virement, le créancier peut déterminer lui-même la date d exécution, de sorte qu un meilleur cash planning est envisageable. La domiciliation européenne offre également des avantages aux consommateurs. L importante période de remboursement (de 8 semaines à 13 mois) encourage la confiance des consommateurs. Le débiteur consommateur aura, à partir du 1 er février 2014, la possibilité d informer sa banque des créanciers qui pourront ou ne pourront jamais débiter son compte. Le débiteur consommateur pourra également bloquer sa banque pour des prélèvements au moyen de domiciliation européenne et pourra éventuellement indiquer un montant et/ou une fréquence maximum des recouvrements.