1 SE REPERER DANS WORD

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1 TP Numéro 1 APPRENDRE A SE SERVIR D UN TRAITEMENT DE TEXTE - METTRE EN FORME UN DOCUMENT - SE FAMILIARISER AVEC L INTERFACE DE WORD 2010 POUR WINDOWS UTILISER LES TABULATIONS POUR METTRE EN FORME UN DOCUMENT - MAITRISER LES RETRAITS DE PARAGRAPHES UTILISER LES PUCES ET LA NUMEROTATION DES LIGNES Pour lancer WORD : ouvrir le menu «Démarrer Programmes» puis sélectionner l icône «Microsoft Word» ATTENTION : sur certains ordinateurs il est possible que l icône de Word soit rangée ailleurs (par exemple dans le groupe «Microsoft Office» du menu «Programme». 1 SE REPERER DANS WORD Barre de titre 2 Barre des menus 3 Barre d accès rapide personnalisable 4 Barre d outils «Accueil» 5- Règle horizontale 6- Fenêtre du document 7- Barre de sélection 8- Sélection des modes d affichage 9 Barre d état 10 Barre de fractionnement de la fenêtre 11 Boutons systèmes du document 12 facteurs de zoom 2 Options principales (BARRE D OUTILS «Accueil») Cette barre d outils permet d activer les commandes les plus fréquemment utilisées, sans avoir à passer par l un des menus (elle présente donc des raccourcis). Pour connaître la signification d un bouton, il suffit de TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 1/10

2 laisser le pointeur de la souris dessus et d attendre environ une demi seconde. Une «info bulle» apparaît alors donnant une description brève du bouton. Une phrase plus longue s affiche également dans la barre d état. La barre d outils «Accueil» peut varier d un ordinateur à l autre car, comme toutes les barres d outils de Word, elle est personnalisable (ce qui signifie que l on peut ajouter d autres boutons ou retirer ceux qui ne nous intéressent pas). Si vous ne voyez pas d info-bulle quand le pointeur de souris s arrête sur un bouton, allez voir si la boîte à cocher «Afficher les info-bulles...» est active dans le menu «Fichier options...» Ci-dessus une image de la barre d'outils «standard» telle que dans Word Ces boutons se retrouvent également pour la plupart dans la barre d'outils «Accueil». Il convient de connaître leur signification. Donnez la signification des 23 boutons présentés sur cet exemple (sans cliquer dessus) Couper 16- Trouvez dans quel menu et quel groupe (ou bloc) du ruban chaque commande peut aussi être activée Accueil groupe Presse-Papiers 16- Fermez le document actif (sans l enregistrer si vous y avez apporté des modifications). Créez un Nouveau Document et affichez le en mode page et en zoom largeur de page. 3 Options de mise en forme (BARRE D OUTILS «Accueil») Dans les groupes «Police» et «Paragraphe» de la barre d outils «Accueil» s'affiche le style de mise en forme correspondant au texte sélectionné. Ils permettent de modifier celle-ci rapidement. Le même système d info-bulles que précédemment est disponible pour connaître la signification des boutons Ci-dessus une image de la barre d'outils «Mise en Forme» telle que dans Word Ces boutons se retrouvent également dans la barre d'outils «Accueil». Il convient de connaître leur signification. Donnez la signification des 20 boutons présentés TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 2/10

3 4 SAISIR UN TEXTE «AU KILOMÈTRE» L utilisation rationnelle d un logiciel comme WORD consiste à saisir son texte au «kilomètre», c est à dire sans se soucier des retours à la ligne (sauf ceux en fin de paragraphes), puis à le mettre en forme une fois qu il est entièrement tapé. Il ne faut pas oublier de faire des sauvegardes fréquentes en cours de frappe (directement sur le serveur dans votre répertoire). ouvrir un nouveau document Word et l'enregistrez sous le nom «TP1_Word» dans le dossier que vous avez crée pour ce cours. Placez vous dans le mode d affichage normal (menu «Affichage Normal»). Saisissez le texte ci-dessous «au kilomètre». Avant d aller plus loin, consultez le chapitre «SELECTIONNER DU TEXTE» ci-dessous. Mettez-le en forme selon les indications indiquées autour du cadre. PREMIER ESSAI EN TRAITEMENT DE TEXTE Arial Taille 14 Gras Centré Book Antiqua Taille 18 Gras Century Paragraphe centré Frappez ce texte sans vous préoccuper des retours à la ligne, Word s en chargera pour vous. C est ce que l on appelle la frappe au kilomètre. A présent, pour changer de paragraphe, appuyez deux fois sur la touche «Entrée». Une première fois, vous marquez la fin du paragraphe, et la seconde fois vous laissez une ligne blanche entre les deux paragraphes. Surveillez bien l écran et remarquez le point d insertion clignotant qui vous indique l endroit de la frappe. La position de celui-ci s affiche également dans la barre d état, vérifiez-le. Vous remarquerez également un petit trait horizontal qui marque la fin du document. Si vous commettez une faute, revenez sur le caractère erroné avec la touche «Retour arrière», utilisez la touche «Suppr» si ce caractère se trouve à droite du point d insertion. Vous apprendrez bientôt à corriger vos fautes de façon plus rapide. Encore un peu de patience, ce n est qu un premier essai... Enregistrez quand même ce petit essai sur le disque dur. Il est toujours prudent de le faire de temps en temps en cours de frappe car il est dommage de tout perdre à quelques mots de la fin (PENSEZ au raccourci clavier «CTRL S»). FIN DU PREMIER ESSAI EN TRAITEMENT DE TEXTE Paragraphe aligné à gauche Paragraphe justifié Paragraphe aligné à droite Taille 10 Arial Taille 14, Gras, italique TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 3/10

4 5 SELECTIONNER DU TEXTE Toutes les actions courantes de mise en forme dans WORD s appliquent à du texte qui est au préalable sélectionné, c est à dire qui apparaît en vidéo inversée. Différentes parties d un texte peuvent être sélectionnées ; en voici quelques exemples : POUR SÉLECTIONNER... PROCÉDER COMME SUIT... un caractère un mot une ligne une phrase un paragraphe un bloc de texte de plusieurs mots un bloc «rectangulaire» le document entier Cliquer d un côté du caractère et déplacer la souris de l autre côté (ou maintenez une touche SHIFT enfoncée et appuyez sur la flèche appropriée du pavé de déplacement). Double-cliquer sur le mot. Cliquer dans la barre de sélection 1 en face de la ligne. Appuyer sur la touche «CTRL» et cliquer sur un mot de la phrase. Double-cliquer dans la barre de sélection en face du paragraphe ou triple-cliquer sur un mot du paragraphe. Cliquer au début du premier mot sans relâcher le bouton de la souris, puis déplacer la souris jusqu'à la fin du mot souhaité. Appuyer sur la touche «ALT», cliquer pour marquer le premier coin du rectangle puis déplacer la souris. Triple-cliquer dans la barre de sélection ou appuyer sur la touche «CTRL» et cliquer dans la barre de sélection ou appuyez sur «CTRL A». Pour désélectionner un élément, cliquer dans une zone vide du document. Une fois le texte sélectionné, des options comme «couper», copier», «coller» sont actives dans la barre d'outils «Accueil». Ne pas oublier qu à tout moment vous pouvez annuler une opération quelconque en choisissant l option : dont le raccourci est «CTRL Z». Pensez à faire usage de l icône «Reproduire la mise en forme» (notamment en doublecliquant sur l icône pour appliquer plusieurs fois de suite la même mise en forme, jusqu à l appui de la touche ECHAP). Pensez à répéter une action en choisissant l option dont le raccourci est «CTRL Y» ou «F4». 6 LES TABULATIONS 6.1 Présentation Les taquets de tabulation sont des repères qui permettent de réaliser des alignements de texte. Par défaut, Word place des taquets de tabulation alignés à gauche tous les 1,25 cm (représentés par des traits fins dans la règle, sous les chiffres). Trait fin Pour décaler du texte jusqu au prochain taquet, il suffit de placer le curseur de saisie devant le premier caractère du groupe de mots à déplacer, puis de presser la touche «Tab». 1 Zone à gauche du texte, dans la marge. Le pointeur de souris devient alors une flèche orientée vers la droite. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 4/10

5 On peut alors faire apparaître la marque des tabulations en pressant le bouton «Afficher/Masquer» dans la barre d outils «Accueil», bloc «Paragraphe». également appelé «Pied de mouche» Démarrez Word. Dans le document vierge qui s affiche tapez la phrase : Test des tabulations dans Word! Visualisez les caractères cachés au moyen du bouton «Afficher/Masquer». Quel est le caractère qui apparaît devant le point d exclamation? Comment le reproduit-on au clavier? Donnez deux exemples de son utilisation. Placez une tabulation devant les mots «des», «tabulations», «dans» et «Word». Si vous placez une tabulation devant le premier mot de la phrase, Word choisit de mettre ce que l on appelle un «retrait de paragraphe» plutôt qu une tabulation. On verra dans le chapitre suivant comment on utilise les «retraits de paragraphe». Pour le forcer à mettre une tabulation il faut appuyer sur «CTRL» + «Tab» Placez une tabulation devant le premier mot de la phrase. Que se passe-t-il dans la règle? Annulez la frappe de la tabulation précédente en utilisant la liste déroulante «Annuler» (ou en appuyant sur «CTRL Z»). Recommencez en appuyant maintenant sur «CTRL Tab». Est-ce correct maintenant? 6.2 Modifier l emplacement des taquets de tabulation Pour placer des taquets de tabulation à d autres endroits que ceux que Word choisit par défaut, il faut cliquer dans la règle horizontale (cf 1 (image de l'écran principal, élément n 5) à l endroit souhaité. On voit alors apparaître une marque qui indique le type de tabulation. Les taquets par défaut précédant cette marque disparaissent. A l aide de la souris on peut alors : Déplacer une marque en l attrapant 2 et en la déposant ailleurs dans la règle. Supprimer une marque en l attrapant et en la déposant en dehors de la règle. le changement des taquets de tabulation n est valable que pour la ligne où se trouve actuellement le curseur de saisie ou pour l ensemble des lignes sélectionnées! Placez le curseur de saisie dans la phrase «Test des tabulations dans Word». Cliquez dans la règle sur les positions : 2 cm, 5 cm et 8 cm. Que se passe-t-il? Visualisez les marques de tabulation par défaut. Commentaires? Que se passe-t-il, pour la nouvelle ligne, quand on entre un «Retour chariot» sur une ligne qui contient déjà des taquets de tabulation? Supprimez la tabulation placée devant le premier mot de la phrase. Où vient se placer le deuxième mot? Déplacez les taquets de tabulation à d autres endroits. Supprimez les taquets de tabulation. 6.3 Modifier le type des taquets de tabulation Par défaut, les taquets de tabulation respectent l alignement à gauche. Pour changer ce comportement, il suffit de cliquer sur le symbole dessiné à gauche de la règle. 2 Attraper = Cliquer dessus et ne pas relâcher le bouton gauche de la souris = Faire glisser TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 5/10

6 Cliquez plusieurs fois sur cette zone, dessinez les marques qui apparaissent et donnez leur signification. Marque Signification Marque Signification Effacez tous les taquets de tabulation que vous avez placés (ou créez un Nouveau Document et détruisez l ancien). Tapez le texte suivant en séparant chaque colonne par une tabulation (y compris devant le premier mot de chaque ligne). Ne vous souciez pas de la présentation pour l instant. Région Responsable Jour de permanence Poste Indice Europe Dominique Lundi Amérique Gérard Mardi Afrique Louis Mercredi Asie Sylvie Vendredi Placez des taquets de tabulation selon les indications données ci-dessous. Pour la première ligne des noms de champs 1 cm gauche / 3 cm gauche / 8 cm centré / 12 cm droite / 14 cm centré Pour les 4 lignes de données 1 cm gauche / 3 cm gauche / 8 cm centré / 11.5 cm centré / 14 cm décimal Quel est le comportement du taquet décimal pour un nombre entier? 6.4 Gérer d autres options des taquets de tabulation Pour gérer d autres options, il faut activer la boîte de dialogue «Tabulations» par exemple en cliquant sur la règle horizontale. On voit alors apparaître la boîte suivante : Cette boîte permet de modifier la position par défaut des taquets pour la ligne où se trouve le curseur ou pour toutes les lignes actuellement sélectionnées. Elle offre une option supplémentaire qui s appelle les points de suite. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 6/10

7 A la suite des saisies déjà effectuées, entrez le texte suivant, sans vous soucier de la présentation, en séparant les éléments par des tabulations (et sans mettre les points bien sûr) : Guide des pays viticoles d Europe Pays Page France...3 Italie...42 Espagne...57 Portugal...65 Quelles sont les deux méthodes possibles pour centrer le titre? Alignez à droite le mot «Page» à 12 cm de la marge Déterminez les choix à faire dans la boîte de dialogue «Tabulations» pour avoir un texte similaire à celui présenté (puis appuyez sur «Définir» pour valider le nouveau taquet). Comment faire pour supprimer toutes les tabulations d une ligne en une seule fois? Conclusion : Quand on veut espacer sur une même ligne des éléments qui se placent logiquement en colonnes, une solution élégante consiste à les séparer par une seule tabulation, puis à jouer avec les taquets dans la règle pour les positionner là où on le souhaite. En AUCUN CAS on ne doit séparer des éléments par des espaces ou par plusieurs tabulations car le positionnement précis devient extrêmement difficile. IL SERAIT D AILLEURS À REFAIRE AU CAS OÙ LA TAILLE DE LA POLICE DE CARACTÈRES CHANGERAIT! 7 LES RETRAITS DE PARAGRAPHE 7.1 Présentation Lorsque l on tape un texte dans un nouveau document, les lignes commencent au niveau de la «marque de retrait à gauche de paragraphe» et se terminent automatiquement avant la «marque de retrait à droite de paragraphe». Le positionnement à droite du texte sur cette dernière marque dépend du type d alignement retenu pour le paragraphe (à gauche, à droite, justifié...). Ces marques ne représentent pas les marges du texte qui, elles, sont fixes pour tout le document et se gèrent au moyen de l onglet «Mise en page» du ruban. La marque de gauche est constituée de 3 symboles qui sont : le retrait positif de première ligne, le retrait négatif de première ligne, le retrait à gauche de paragraphe. La marque de droite est constituée d un seul symbole. 7.2 Modifier le positionnement des retraits de paragraphe Comme pour les tabulations, le déplacement de ces différentes marques se fait en les «attrapant» à la souris. Lorsqu une marque est «attrapée», une ligne verticale en pointillés signale qu elle est maintenant déplaçable. Cette ligne sert à ajuster finement leur position. Les modifications de retrait sont appliquées aux lignes sélectionnées ou à la ligne où se trouve le curseur. Entrez les 5 paragraphes suivant sans vous soucier de la présentation. Retrait gauche : voici un paragraphe en retrait par rapport à la marge de gauche de 5 cm. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 7/10

8 Retrait droit : voici un paragraphe en retrait par rapport à la marge de droite de 8 cm. Retrait de première ligne positif : voici un paragraphe dont seule la première ligne est en retrait par rapport à la marge de gauche de 3 cm. Retrait de première ligne négatif : voici un paragraphe dont seule la première ligne est en retrait par rapport à la marge de gauche de -4 cm. Retrait gauche et droite : voici un paragraphe en retrait par rapport à la marge de gauche de 2 cm et par rapport à la marge de droite de 2 cm également. Pour chaque paragraphe, placez les marques de retrait comme c est indiqué dans le texte correspondant. Cherchez dans quel menu on peut trouver une boîte de dialogue permettant de gérer les retraits de paragraphes. A l aide du bouton «?» de cette boîte de dialogue, consultez les différentes options offertes et testez-les sur les paragraphes que vous venez de taper (après les avoir sélectionné bien sûr!). A quoi sert le bouton «Tabulations» dans la boîte de dialogue «Paragraphes». Quelles sont les actions liées aux boutons de la barre d outils «Accueil», groupe «paragraphe» et comment peut-on les reproduire à la souris? 7.3 Utilisation des retraits pour créer un titre entouré d une bordure Lorsque l on souhaite entourer un titre d une bordure épaisse (Attention ne pas confondre «Bordure de page» qui s'applique à la page et «Bordure» tout court appliquée à un objet), les limites du rectangle coïncident avec les limites des paragraphes. Pour diminuer la largeur du cadre, on peut alors utiliser les marques de retrait de paragraphes. Reprendre le titre «Guide des pays viticoles d Europe» tapé précédemment et utilisez les marques de retrait de paragraphes pour obtenir ceci : Guide des pays viticoles d Europe 7.4 Puces et retraits Les puces sont des éléments graphiques (points, flèches, losanges...) que l on place au début des paragraphes que l on veut mettre en évidence ou lorsque l on souhaite établir une liste d actions et faire en sorte qu elles se détachent clairement du reste du texte. Entrez les trois lignes suivantes : le retrait positif de première ligne le retrait négatif de première ligne le retrait à gauche de paragraphe Sélectionnez-les toutes les trois et appuyez sur le bouton «Insérer puces» de la barre d outils «Mise en forme». Constatez l effet produit dans la règle horizontale et dans le document. Comment appelle-t-on ce type de retrait? Cliquez une nouvelle fois sur le bouton «Insérer puces». Que se passe-t-il? Sélectionnez à nouveau les trois lignes précédentes et appuyez sur le bouton «Numéroter» de la barre d outils «Mise en forme». Constatez l effet produit dans la règle horizontale et dans le document. Ouvrez le menu «Format Puces et numéros...» et sélectionnez l onglet «Numéros». Changez l option courante en choisissant un autre type de numérotation. Sélectionnez uniquement la troisième ligne et «glissez la» à la souris juste devant le premier caractère de la TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 8/10

9 deuxième ligne. Que se passe-t-il? En partant des trois lignes numérotées, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la deuxième ligne et choisissez dans le menu contextuel l option : «Puces et numéros» et sélectionnez «recommencer la numérotation». Que se passe-t-il pour la numérotation? Placez le curseur de saisie dans la deuxième ligne puis cliquez sur le bouton «Numéroter» de la barre d outils «Mise en forme». Conclusion? TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 9/10

10 Récapitulatif Thèmes abordés Apprendre à saisir un texte au «kilomètre» et à le corriger. Connaître la signification des boutons des barres d outils principales. Apprendre (et MAÎTRISER) les différents modes de sélection de texte (mot, ligne, paragraphe ). Apprendre à utiliser les polices de caractères. Apprendre à mettre en forme du texte (gras, italique, souligné ). Apprendre à mettre en forme des paragraphes (alignement). Apprendre à utiliser des tabulations pour organiser du texte (placement de taquets ). Apprendre à maîtriser la mise en forme de paragraphes (retraits à droite, à gauche ). Apprendre à entourer un titre. Apprendre à utiliser des puces pour mettre en évidence du texte (choix du style de puces). Apprendre à numéroter des lignes (et à interrompre la numérotation). Questions Quel est l intérêt de double-cliquer sur l icône «Reproduire la mise en forme»? Comment quitte-t-on ce mode? Quel est le raccourci clavier permettant d enregistrer le document actif? Quel est le raccourci clavier pour «Annuler» une action? Quel est le raccourci clavier le plus court permettant de répéter une action que l on vient de faire? Quel est l intérêt de mettre un espace insécable entre 2 mots et comment le fait-t-on? Comment force-t-on Word à placer une tabulation en début de paragraphe si son comportement consiste à placer un retrait de paragraphe? TP Outils et méthodes de gestion de numéro 1 (Logiciel Word) 10/10