RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX CLUB NAUTIQUE DE SEPT-ÎLES

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1 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX CLUB NAUTIQUE DE SEPT-ÎLES Avril 2014

2 Table des matières Le conseil d administration... 1 Chapitre I - Dispositions générales Définitions Interprétation Mission Lieu du siège social Règlements Règlements applicables... 2 Chapitre II - Membres Catégories Membre régulier Membre social Membre commercial Cotisation Consultation des livres Désignation d emplacement et droit d ancienneté Gestion de la liste d attente Démission Décès Suspension ou expulsion... 4 Chapitre III - Administrateurs Nombres d administrateurs Pouvoirs généraux des administrateurs Responsabilité des administrateurs Éligibilité Validité de l acte Durée du mandat Rémunération et indemnisation Divulgation d intérêts Fin du mandat Absence aux réunions Vacance au conseil Destitution... 6 Chapitre IV - Dirigeants Élection Commodore Vice-commodore Secrétaire Trésorier Décisions urgentes Articles applicables... 7 Chapitre V - Assemblées des membres Assemblée générale annuelle Assemblée générale spéciale Date, lieu et ordre du jour de l assemblée Avis des assemblées Représentation Quorum Procédures d assemblées Décision des questions Droit et vote Manière de voter Ajournement... 9 Chapitre VI - Réunions du conseil d administration Réunion Avis de convocation Réunion par téléphone, internet ou autre Représentation Quorum Réunion après l assemblée annuelle Président et secrétaire Procédure Vote Ajournement Chapitre VII - Dispositions financières Année financière Chèques et contrats Pouvoir d hypothéquer Expert comptable Chapitre VIII - Fin de la corporation Dissolution Liquidation... 12

3 Le conseil d administration Commodore Vice-commodore Secrétaire Trésorier Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur 1

4 Chapitre I - Dispositions générales 1. Définitions À moins d une disposition expresse au contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans ces règlements : 1.1 C.N.S.I., l organisme ou la corporation désignent le Club Nautique de Sept-Îles incorporé. 1.2 Conseil désigne le conseil d administration de la corporation. 1.3 La forme masculine est utilisée dans ce document dans le seul but d en alléger le contenu. 2. Interprétation Les règlements doivent être interprétés libéralement de façon à permettre une administration saine et efficace de la corporation. 3. Mission 3.1 Promouvoir un service de marina à la population de Sept-Îles. 3.2 Stimuler l intérêt de tous les citoyens pour les sports et les activités nautiques en général. 3.3 Faciliter les moyens d échange et d information entre les amateurs de sports nautiques. 3.4 Encourager une plus grande coopération entre les citoyens, les autorités civiles, maritimes, portuaires ainsi que la Réserve navale ou tout autre amateur de sports nautiques. 3.5 Aider à l industrie du tourisme en facilitant l accès à nos installations aux embarcations qui viendront nous visiter ou qui fournissent des services de navette ou d excursion après entente entre les intervenants concernés. 3.6 Promouvoir la formation sur les activités nautiques. 4. Lieu du siège social Le siège social de la corporation est situé au 385 rue Arnaud à Sept-Îles. L adresse postale de la corporation est le 701 Boulevard Laure CP 1326 à Sept-Îles, Québec (G4R 4X7). L adresse du siège social de la corporation est fixée par résolution du conseil. Le conseil peut changer l adresse du siège social et donner avis de ce changement suivant les prescriptions de la loi. 5. Règlements Le conseil peut modifier les règlements de la corporation ou en adopter de nouveaux. Ces modifications ou ces nouveaux règlements ne sont en vigueur que jusqu à la prochaine assemblée annuelle des membres et s ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, ils cessent, mais de ce jour seulement, d être en vigueur. Nonobstant ce qui précède, une modification à l article 59 (Pouvoir d hypothéquer), à l article 61 (Dissolution) ou à l article 62 (Liquidation) ne peut entrer en vigueur que si les membres l entérinent aux deux tiers des voix exprimées à une assemblée. Lorsque les membres ont refusé d entériner un règlement, un règlement semblable adopté par le conseil dans les deux années qui suivent ne peut entrer en vigueur que si les membres l entérinent. 6. Règlements applicables Les règlements du bassin de la Corporation font partie de ces règlements généraux. 2

5 Chapitre II - Membres 7. Catégories Il y a trois (3) catégories de membres : les membres réguliers, les membres commerciaux et les membres sociaux. 8. Membre régulier Toute personne âgée d au moins dix-huit (18) ans, toute personne morale, toute société ou toute association généralement propriétaire de bateau ou qui envisage le devenir et qui est intéressée à promouvoir les objets de la corporation peut devenir membre régulier en payant la cotisation et les frais d adhésion fixée par le conseil, sous réserve du droit du conseil de refuser l adhésion pour tout motif qu il juge raisonnable. 9. Membre social Toute personne intéressée à promouvoir les objets de la corporation mais qui ne veut pas bénéficier des services que la corporation pourvoie à ses membres réguliers pour ce qui est du quaiage, peut devenir membre social en payant la cotisation fixée par le conseil, sous réserve du droit du conseil de refuser l adhésion pour tout motif qu il juge raisonnable. Lors des assemblées des membres, le membre social a le droit de parole mais il n a pas le droit de vote, sauf s il fait parti du conseil d administration. 10. Membre commercial Toute personne âgée d au moins dix-huit (18) ans, toute personne morale, toute société ou toute association généralement propriétaire de bateau ou qui envisage le devenir et qui envisage utiliser son embarcation pour générer des revenus et qui est intéressée à promouvoir les objets de la corporation, peut devenir membre commercial en payant la cotisation et les frais d adhésion fixée par le conseil, sous réserve du droit du conseil de refuser l adhésion pour tout motif qu il juge raisonnable. 11. Cotisation Le conseil fixe le montant de la cotisation annuelle payable par chaque catégorie de membre. La cotisation annuelle est payable au plus tard le 1 er mars de chaque année pour toutes les catégories de membres et ce, dans le but de conserver les privilèges d ancienneté. La cotisation payée n est pas remboursable en cas de suspension, expulsion ou démission du membre. 12. Consultation des livres Tout membre peut consulter les procès-verbaux des assemblées des membres ainsi que la liste des membres. 13. Désignation d emplacement et droit d ancienneté Le C.N.S.I. inc s engage à fournir à ses membres des places aux quais tant qu il y en aura de disponibles. Ces places seront assignées en tenant compte de la sécurité et la bonne marche du bassin. Lors d une vacance permanente d un emplacement, un membre qui le désire pourra en faire une demande au C.N.S.I. inc qui étudiera la demande. Si la demande est faite par plus d un membre, le membre ayant le plus d ancienneté continue au C.N.S.I. inc se verra priorisé dans la mesure où il répond aux exigences pour la sécurité et la bonne marche du bassin. Les emplacements seront désignés par le Conseil d administration Gestion de la liste d attente L'attribution des emplacements à quai se fait en fonction d'une liste d'attente établie suivant l'ordre chronologique de réception des demandes d adhésion. Seules les demandes d adhésion complètes incluant le paiement par chèque des frais de cotisation annuelle alors en vigueur seront considérées. 3

6 Lorsqu'un emplacement se libère, un représentant du Club nautique informe par courrier recommandé ou par courriel avec accusé de réception la personne qui se trouve en tête sur la liste d'attente. Cette dernière dispose alors d'un délai de 14 jours pour accepter ou refuser l emplacement par retour du courrier signé ou courriel. Si elle refuse l emplacement ou ne répond pas dans le délai qui lui est proposé, le représentant du Club nautique contacte la personne suivante sur la liste, selon la même procédure. Dans la situation où un membre vend son bateau et démissionne du CNSI conformément à l article 15 des présents règlements, l acheteur se verra attribuer un emplacement dans le bassin. Si le membre ne démissionne pas, l acheteur sera ajouté au premier rang de la liste d attente et ce, par ordre chronologique de réception si plus d un cas se présenteraient. Dans tous les cas, une demande d adhésion d un acheteur, devra au préalable, être acceptée par le Conseil d administration. Tel que stipulé dans l article 8 des présents règlements, le conseil d administration peut refuser la demande d adhésion d une personne pour tout motif qu il juge raisonnable. 15. Démission Un membre peut démissionner en adressant un avis au secrétaire de la corporation. 16. Décès En cas de décès d un membre, seul ses héritiers légaux bénéficient des droits et obligations du membre décédé. 17. Suspension ou expulsion Le conseil peut réprimander, suspendre ou expulser tout membre qui a enfreint les règlements ou qui a nui aux intérêts de la corporation par ses activités ou sa conduite. Le conseil doit, au préalable, lui envoyer une lettre recommandée afin de l aviser des informations suivantes : les principales fautes reprochées, la date, l heure et l endroit de la réunion où l on étudiera son cas, ainsi que les sanctions dont il est passible. Lors de cette réunion, le conseil doit lui donner la parole. Qu il soit présent ou non, il peut exiger que le président de la réunion lise une déclaration exposant les motifs de son opposition à la sanction proposée. Le conseil doit d abord se prononcer sur une proposition qui énonce le reproche ainsi que les principaux faits à l appui. Si elle est adoptée, le président ordonne au membre en cause de quitter la salle, le temps que le conseil délibère de la sanction. 4

7 Chapitre III - Administrateurs 18. Nombres d administrateurs La corporation est administrée par un conseil de neuf (9) administrateurs dont deux peuvent être des membres sociaux ou commerciaux. Les postes de commodore et de vice-commodore doivent être occupés par des membres réguliers. 19. Pouvoirs généraux des administrateurs Les administrateurs ont le pouvoir de faire toute chose concernant le contrôle et la gestion des affaires de la corporation non contraires à la loi, à ses règlements ou aux objets mentionnés dans son acte constitutif. 20. Responsabilité des administrateurs Un administrateur n est pas responsable des pertes, des dépenses ou des dommages subis par la corporation alors qu il est en fonction, sauf s ils résultent de sa négligence grossière ou de son omission volontaire. 21. Éligibilité Seul un membre peut être administrateur de la corporation. Toutefois, dans le cas d une association, d une société ou d une personne morale, seul un de ses mandataires peut l être. Un administrateur doit être âgé d au moins dix-huit (18) ans. 22. Validité de l acte L irrégularité de l élection d un administrateur n affecte pas la validité de ses actes et décisions, ni ceux du conseil. 23. Durée du mandat Les membres élisent les administrateurs lors de l assemblée générale annuelle. Ces derniers sont élus pour deux ans. Les membres élisent cinq (5) administrateurs aux années impaires et quatre (4) administrateurs aux années paires. À moins qu ils ne démissionnent, les administrateurs sortants restent en fonction, le cas échéant, jusqu à l élection de leurs successeurs. Les administrateurs sortants sont toutefois rééligibles. Cette élection se fait au vote à main levée, à moins que le vote secret ne soit demandé conformément à l article 45 des présents règlements. Lors de la première assemblée annuelle suivant l adoption du présent règlement ou lors de la même assemblée si le présent règlement est alors adopté lors d une assemblée annuelle, le Président de l assemblée peut modifier la durée du mandat de certains postes d administrateur ou autoriser l élection de plus de cinq (5) administrateurs afin de lancer le principe d alternance évoqué ci-dessus. 24. Rémunération et indemnisation Les administrateurs n ont droit à aucune rémunération. Ils ont droit au remboursement des frais raisonnables occasionnés par les affaires de la corporation, sur présentation de pièces justificatives. Ils n ont pas droit remboursement de leurs frais de voyage pour assister aux réunions du conseil. Tout administrateur peut être indemnisé et remboursé des frais de dépenses qu il a subi à la suite d une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison de choses ou faits accomplis ou permis par lui dans l exercice de ses fonctions, excepté ceux résultant de sa négligence grossière. 5

8 25. Divulgation d intérêts Un administrateur doit divulguer au conseil l intérêt financier ou d une autre nature qu il a, directement ou indirectement, avec l individu, la société ou la personne morale qui transige avec la corporation ou qui désire le faire. L administrateur en question n a pas le droit de voter lors de l adoption d une résolution relative à une transaction dans laquelle il a un intérêt. Toute divulgation d intérêts doit être consignée au procès-verbal d une réunion. 26. Fin du mandat Le mandat d un administrateur prend fin avant terme s il ne respecte plus les conditions d éligibilité, s il démissionne en envoyant un avis écrit à cet effet au conseil, ou s il est destitué. 27. Absence aux réunions Un administrateur qui s absente à deux réunions consécutives sans justification peut être démis de ses fonctions par le conseil. 28. Vacance au conseil Tant qu il y a quorum suivant l article 52, les administrateurs en fonction peuvent agir, même s il y a vacance au conseil. S il survient des vacances dans le conseil d administration, les administrateurs peuvent y pourvoir, en nommant aux places vacantes, pour le reste du terme, des personnes possédant les qualités requises. 29. Destitution La majorité des membres réguliers et commerciaux de la corporation peut, par résolution, à une assemblée générale spéciale des membres dûment convoquée à cette fin, destituer un administrateur. L avis de convocation de l assemblée doit indiquer les principales fautes reprochées, la sanction dont il est passible et la possibilité pour les membres d élire un autre administrateur pour la fin du terme si la proposition de destitution est adoptée. L administrateur qui est l objet de la destitution doit être informé du lieu, du jour et de l heure de l assemblée dans le même délai que celui prévu pour la convocation de l assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président d assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution. 6

9 Chapitre IV - Dirigeants 30. Élection Chaque année paire, les membres élisent quatre (4) administrateurs, et à chaque année impaire, les membres élisent (5) administrateurs. Les postes de commodore, vice-commodore, trésorier et secrétaire de la corporation sont nommés par les membres élus du conseil d administration. À moins qu ils ne démissionnent, les dirigeants sortants restent en fonctions jusqu à l élection de leurs successeurs. 31. Commodore Le Commodore dirige, coordonne et supervise les activités de la corporation. Il veille à la bonne exécution des décisions du conseil. S il le désire, il préside les assemblées des membres et les réunions du conseil et il en définit les ordres du jour. Il supervise directement ou par délégation les employés. Il est le principal représentant de l organisme auprès des tiers. 32. Vice-commodore Le Vice-commodore assiste le Commodore dans ses fonctions. Il remplace le Commodore en cas d incapacité ou d absence de ce dernier. Il coordonne aussi les projets spéciaux. 33. Secrétaire Le Secrétaire convoque les assemblées des membres et les réunions du conseil. Il dresse les procès-verbaux de ces assemblées et de ces réunions. Il a la garde des documents de la corporation. Il les conserve au siège de la corporation ou à un endroit désigné par le conseil. 34. Trésorier Le Trésorier s occupe de l administration financière de la corporation. Il reçoit, au nom de la corporation, les sommes payées à la corporation. Il supervise les dépôts au nom et crédit de cette dernière dans une institution financière déterminée par le conseil. Il supervise les activités nécessaires à une comptabilité adéquate des revenus et dépenses ainsi que de l actif ou du passif de l organisme. Il rend compte de son administration à chaque réunion du conseil. Lors de l assemblée annuelle des membres, il présente aux membres un état des revenus et des dépenses ainsi que de l actif ou du passif. Il a la garde des fonds de la corporation et des livres de comptabilité. Il conserve les pièces justificatives pertinentes. 35. Décisions urgentes En cas d urgence ou pour des motifs sérieux, le Commodore ou le Vice-commodore et le Secrétaire ou le Trésorier ou un des quatre directeurs prennent au nom du conseil les décisions qui ne sauraient être reportées à une réunion ultérieure du conseil. Toutes les activités ou décisions prises par deux dirigeants dans ces circonstances doivent être portées à l attention du conseil à la réunion régulière du conseil qui suit les événements. Sous réserve des droits des tiers, le conseil peut modifier ou annuler les décisions prises en de telles circonstances par les deux dirigeants. 36. Articles applicables Les articles 23 (Validité des actes), 25 (Rémunération et indemnisation) et 26 (Divulgation d intérêts) s appliquent aux dirigeants qui entreprennent des activités ou prennent des décisions selon les modalités de l article précédent. 7

10 Chapitre V - Assemblées des membres 37. Assemblée générale annuelle L assemblée générale annuelle des membres est tenue soit au mois de mars ou avril de chaque année suivant la fin de l exercice financier. Cependant, elle serait valide même si elle avait lieu après ce délai. 38. Assemblée générale spéciale Une assemblée générale spéciale des membres peut être convoquée et tenue en tout temps et pour toutes fins dans les cas suivants : 38.1 sur demande du conseil ou du Commodore à la demande écrite d au moins dix pour cent (10%) des membres, cette demande devant être faite par écrit au secrétaire, pourvu que dans ce cas, un avis de convocation soit donné par le requérant suivant l article 40 ; ou 39. Date, lieu et ordre du jour de l assemblée Le conseil fixe la date, l heure, le lieu et l ordre du jour d une assemblée. Toutefois, l ordre du jour d une assemblée générale spéciale convoquée par un ou des membres comprend les sujets précisés dans leur requête. 40. Avis des assemblées Un avis écrit du jour, de l heure, de l endroit et de l objet d une assemblée de membres doit être donné à chacun de ceux dont le nom est inscrit dans le registre pertinent et qui a droit d y assister. Cet avis est remis personnellement ou transmis par courrier ordinaire ou par courrier électronique à leur dernière adresse connue. Dans chaque cas, le délai est d au moins dix (10) jours francs et d au plus trente (30) jours francs avant celui de la tenue de l assemblée. On calcule le délai à partir du premier jour qui suit la mise à la poste de l avis et on ne compte pas le jour même de l assemblée. L omission involontaire de donner un avis à un membre, ou le fait qu un membre ne l ait pas reçu, n invalide aucune résolution passée ou aucune des procédures faites à cette assemblée, sauf dans la mesure où l omission a causé un préjudice sérieux à un membre. 41. Représentation À moins qu il ne soit une association, une société ou une personne morale, le membre ne peut pas se faire représenter par quelqu un d autre à une assemblée et il ne peut pas voter par procuration. 42. Quorum Vingt pour cent (20%) des membres réguliers ou commerciaux forme le quorum nécessaire pour la transaction des affaires à une assemblée des membres. Si le quorum est atteint à l ouverture de l assemblée des membres, l assemblée peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps pendant le cours de l assemblée. 43. Procédures d assemblées Le Commodore et le Secrétaire de la corporation sont d office président et secrétaire de toute assemblée. En cas d absence de l un ou l autre ou s ils ne désirent pas remplir cette fonction, un président et/ou un secrétaire sont élus par l assemblée. Le président de l assemblée des membres dirige les délibérations et veille au bon déroulement de l assemblée. Il établit de façon raisonnable et impartiale la procédure selon les règles habituellement suivies lors d assemblées 8

11 délibérantes. Il décide de toutes questions sur le déroulement de l assemblée. Ses décisions sont définitives et lient les membres sauf si elles sont renversées par vote à main levée aux deux tiers (2/3) des voix exprimées. 44. Décision des questions Les questions soumises à l assemblée des membres sont décidées par vote majoritaire et en cas d égalité des votes, la proposition est rejetée. 45. Droit et vote Chaque membre régulier ou commercial présent a droit à un vote si toutes ses cotisations dues à ce moment, sont acquittées au moment du vote. Le président d assemblée n a pas droit de vote. 46. Manière de voter Un vote peut être pris à main levée à moins que le vote au scrutin ne soit demandé. Lorsque le président de l assemblée déclare qu une résolution a été adoptée, adoptée à l unanimité ou par une majorité spécifiée, ou rejetée, et consignée au procès-verbal de l assemblée, il s agit là d une preuve suffisante de l adoption ou du rejet de cette résolution sans qu il soit nécessaire d établir le nombre ou la proportion des votes enregistrés. Un membre peut demander que le vote soit pris au scrutin secret (avant ou immédiatement après la déclaration du résultat du vote à main levée). Chaque membre remet aux scrutateurs nommés par le président de l assemblée, un bulletin de vote sur lequel il inscrit le sens dans lequel il exerce son vote. 47. Ajournement Les membres peuvent ajourner une assemblée. La reprise de l assemblée ajournée a lieu au jour, à l endroit et à l heure déterminée par ses membres, et ce, sans autre avis si le quorum requis est atteint. 9

12 Chapitre VI - Réunions du conseil d administration 48. Réunion Toute réunion du conseil est convoquée à la demande du Commodore ou du Secrétaire ou sur demande écrite d un administrateur dûment appuyé par un autre. Tout membre en règle peut assister aux réunions du Conseil. Le Commodore sortant reste membre ex officio du Conseil pour un (1) an. 49. Avis de convocation Sous réserve de l article 53, un avis de convocation est suffisant s il indique le jour, l heure et l endroit de la réunion et s il est donné à chaque administrateur, verbalement ou par écrit, au moins deux (2) jours avant la réunion. L avis est donné par le secrétaire. 50. Réunion par téléphone, internet ou autre Les administrateurs peuvent, si tous sont d accord, tenir une réunion par tous les moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone ou internet. 51. Représentation L administrateur ne peut pas se faire représenter par quelqu un d autre à une réunion. 52. Quorum Cinq (5) administrateurs constituent le quorum à une réunion du conseil. Advenant la perte de quorum au cours de la réunion, le président suspend et clôt la réunion. 53. Réunion après l assemblée annuelle Lors de la suspension de l assemblée annuelle des membres ou immédiatement après celle-ci, le nouveau conseil peut tenir une réunion même en l absence d avis de convocation. 54. Président et secrétaire Le Commodore et le Secrétaire sont d office respectivement président et secrétaire de la réunion. En cas d absence de l un ou l autre, les membres élisent un administrateur pour occuper le poste. 55. Procédure Le président de la réunion veille à son bon déroulement. Il a tous les pouvoirs nécessaires à cette fin. Il soumet au conseil les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et d une façon générale, établit la procédure de façon raisonnable et impartiale selon les règles habituellement suivies lors d assemblées délibérantes. Toute décision du président est finale à moins qu un administrateur, appuyé par un autre, en propose l annulation. 56. Vote Chaque administrateur présent a droit à un vote. Toute décision est prise à la majorité des voix exprimées. Le président de la réunion ne vote qu en cas d égalité des voix. L administrateur ne peut pas voter par procuration. 57. Ajournement Les administrateurs peuvent ajourner une réunion. La reprise de la réunion ajournée a lieu au jour, à l endroit et à l heure déterminés par les administrateurs, et ce, sans autre avis si le quorum requis est atteint. 10

13 Chapitre VII - Dispositions financières 58. Année financière L exercice financier de la corporation débute le 1 er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre. 59. Chèques et contrats Le conseil désigne les administrateurs qui peuvent, conformément aux décisions du conseil d administration ou dans le cours ordinaire de l administration de la corporation, signer les effets de commerce ou les contrats au nom de l organisme. Chaque document requiert la signature de deux personnes, à moins que le conseil n en décide autrement. Le conseil peut, de façon particulière ou générale, autoriser d autres personnes à signer au nom de la corporation. 60. Pouvoir d hypothéquer Le conseil ne peut emprunter de l argent ni donner en garantie, par hypothèque ou autrement, les biens mobiliers ou immobiliers de la corporation que si sa décision est approuvée par les deux tiers (2/3) des voix exprimées à une assemblée générale des membres. 61. Expert comptable Les membres approuvent un expert comptable lors de chaque assemblée annuelle. 11

14 Chapitre VIII - Fin de la corporation 62. Dissolution La corporation ne peut être dissoute qu avec l approbation d au moins les deux tiers (2/3) des voix exprimées à une assemblée générale spéciale des membres. 63. Liquidation En cas de liquidation de la corporation, tous les biens restants, après paiement des dettes, sont remis à une association poursuivant des fins semblables. ADOPTÉS par les administrateurs et les membres présents lors de l assemblée générale tenue le 16 ième jour d avril 2014 à la capitainerie du C.N.S.I. inc. 12