Listing R-> Z des Astuces Microsoft Word.

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1 Listing R-> Z des Astuces Microsoft Word. 1. Raccourcis clavier de Word : interface 2 2. Raccourcis clavier de Word : mise en forme du texte 2 3. Raccourcis clavier de Word : navigation 2 4. Raccourcis clavier de Word : saisie du texte 3 5. Raccourcis clavier de Windows 3 6. Redimensionner les colonnes d'un tableau - Word 5 7. Réduire le nombre de page à l'impression 5 8. Remplacer une police de caractères par une autre - Word 5 9. Récupérer du texte sans mise en forme - Word 2000/XP/ Retrouvez la taille originale d'une image Retrouver les guillemets - Word XP/ Supprimer les informations personnelles - Word Supprimer rapidement le formatage des caractères - Word Supprimer rapidement le formatage des paragraphes - Word Tracer un trait vertical à droite d'un texte - Word 97/2000/XP/ Transformer du texte en tableau - Word Trier du texte par ordre alphabétique - Word Une mine de cliparts Utiliser des caractères spéciaux - Word Utiliser les dictionnaires spécialisés - Word Utilisez des smileys dans Word Utiliser un caractère comme une puce - Word XP/ Utiliser un soulignement discontinu - Word Utiliser une image en fond de document - Word Utilisez vos images comme puces xxx 16

2 1. Raccourcis clavier de Word : interface Voici une petite série de touches qui devrait vous faire gagner du temps : Atteindre : F5 Retourner au précédent emplacement du curseur : MAJ + F5 Atteindre le début du document : CTRL + DEBUT Atteindre la fin du document : CTRL + FIN Sélectionner le début du document : CTRL + MAJ + DEBUT Sélectionner la fin du document : CTRL + MAJ + FIN Sélectionner le caractère précédent : MAJ + GAUCHE Sélectionner le caractère suivant : MAJ + DROITE Aller à la dernière cellule de la colonne : ALT + PAGEDOWN Aller à la dernière cellule de la ligne : ALT + FIN Aller à la première cellule de la colonne : ALT + PAGEUP Aller à la première cellule de la ligne : ALT + DEBUT 2. Raccourcis clavier de Word : mise en forme du texte Voici une petite série de touches qui devrait vous faire gagner du temps : Mettre en gras le texte sélectionné : CTRL + G Mettre en italique le texte sélectionné : CTRL + I Souligner le texte sélectionné : CTRL + U Modifier la casse (majuscules/minuscules) : MAJ + F3 Diminuer la taille de la police : CTRL + MAJ + < Augmenter la taille de la police : CTRL + ALT + MAJ + < Changer le style : CTRL + MAJ + S Appliquer le style normal : CTRL + MAJ + N Appliquer le style Titre 1 : CTRL + MAJ + & Appliquer le style Titre 2 : CTRL + MAJ + é Appliquer le style Titre 3 : CTRL + MAJ + # Copier la mise en forme du texte sélectionné : CTRL + MAJ + C Appliquer la mise en forme copiée au texte : CTRL + MAJ + V Aligner le paragraphe à droite : CTRL + MAJ + D Aligner le paragraphe à gauche : CTRL + MAJ + G Centrer le paragraphe : CTRL + E 3. Raccourcis clavier de Word : navigation Voici une petite série de touches qui devrait vous faire gagner du temps : Activer ou quitter le mode Aperçu avant impression : CTRL + F2 Fractionner la fenêtre du document / Supprimer le fractionnement de la fenêtre du document : CTRL + ALT + S Mode Lecture : ALT + R Mode normal : CTRL + ALT + N Mode page : CTRL + ALT + P Mode plan : CTRL + ALT + O Aller à la fenêtre suivante : CTRL + F6 Aller à la fenêtre précédente : CTRL + MAJ + F6 Afficher/Masquer le volet Office (ou le Ruban sous Office 2007) : CTRL + F1 Fermer la fenêtre : CTRL + F4 2

3 4. Raccourcis clavier de Word : saisie du texte Voici une petite série de touches qui devrait vous faire gagner du temps : Supprimer un mot à gauche : CTRL + BACKSPACE Supprimer un mot à droite : CTRL + SUPPR Insérer un lien hypertexte : CTRL + ALT + K Insérer un symbole de copyright : CTRL + ALT + C Insérer un symbole de marque déposée : CTRL + ALT + R Insérer un commentaire : CTRL + ALT + M Insérer des points de suspension : CTRL + ALT + ; Créer un espace insécable : CTRL + ALT + ESPACE Créer un tiret insécable : CTRL + 8 Insérer un saut de ligne : MAJ + ENTREE Insérer un saut de page : CTRL + ENTREE 5. Raccourcis clavier de Windows Raccourcis clavier sous Windows /ou/ comment éviter d'utiliser la souris! Cette liste non exhaustive présente les nombreux raccourcis présents sous Windows. Il faut savoir qu'il existe des raccourcis spécifiques à chaque logiciel. Néanmoins, cette liste vous présente les plus utilisés. Raccourcis spécifiques à Windows Touche Windows / Ctrl + Echap : ouvre le menu Démarrer Touche Windows + E : ouvre l Explorateur de fichiers Touche Windows + M / Touche Windows + D : réduit toutes les fenêtres et affiche le Bureau Touche Windows + R : lance la commande Exécuter Touche Windows + F : ouvre la commande Rechercher Touche Windows + F1 : ouvre la fenêtre d'aide Windows quelle que soit l'application Touche Windows + L : verrouille la session en cours Touche Windows + U : ouvre le gestionnaire d'utilitaires (Windows XP et 2000) Touche Windows + Pause : ouvre le Panneau des informations Système Alt + Tab : fait changer la fenêtre active Alt + F4 : ferme la fenêtre ou le programme en cours Alt + la lettre soulignée dans un nom de menu : ouvre le menu correspondant (ex : Alt + F ouvre le menu Fichier) Alt + Barre espace : affiche le menu contextuel de la fenêtre en cours Alt + Impr Ecran : copie d'écran de la fenêtre en cours Impr Ecran : copie de tout l'écran CTRL tout en faisant glisser un élément : copier l'élément sélectionné CTRL+MAJ tout en faisant glisser un élément : créer un raccourci vers l'élément sélectionné F1 : Aide F2 : Renommer un fichier F3 : Recherche de fichiers F5 : Actualiser l'affichage F10 : Active la barre de menus dans le programme actif Retour Arrière (touche au dessus de la touche Entrée) : permet de revenir au niveau précédent dans l'explorateur Windows Maj (ou Shift) + Suppr : Supprimer directement un fichier sans passer par la corbeille Alt + MAJ (ou Alt Gr + MAJ) : Basculer les modes de clavier AZERTY / QWERTY Maj + F10 : remplace le clic droit 3

4 CTRL + Alt + Suppr : lance le Gestionnaire de tâches Pour empêcher la lecture automatique du CD, appuyez au moment de l'insertion sur Shift. Pour la gestion de fichiers mais aussi pour tous les logiciels Ctrl + A : sélectionner tout Ctrl + B : organiser les Favoris d'internet Ctrl + C : copier Ctrl + F : permet de chercher du texte dans le fichier ou tout simplement dans le navigateur internet Ctrl + H : permet de remplacer du texte Ctrl + N : créer un nouveau fichier Ctrl + O : ouvrir un nouveau document Ctrl + P : imprimer Ctrl + S : enregistrer Ctrl + V : coller Ctrl + W : fermer la fenêtre en cours (= Alt+F4) Ctrl + X : couper Ctrl + Y : répéter la dernière action qui a été annulée Ctrl + Z : annuler la dernière action Pour les logiciels de traitement de texte Ctrl + G ou Ctrl + B en version anglaise : met en gras le texte sélectionné Ctrl + U : souligne le texte sélectionné Ctrl + I : met en italique le texte sélectionné Pour Word Ctrl + Maj + N : met en normal le texte sélectionné Ctrl + Maj + 1 / Ctrl + Alt +1 en version anglaise: met en Titre 1 le paragraphe où se situe le curseur de la souris Ctrl + Maj + 2 / Ctrl + Alt +2 en version anglaise: met en Titre 2 le paragraphe où se situe le curseur de la souris Ctrl + Maj + 3 / Ctrl + Alt +3 en version anglaise: met en Titre 3 le paragraphe où se situe le curseur de la souris Sélectionner un mot ou un groupe de mots puis Shift + F3 : changement de la casse Pour Excel F2: Edite une cellule. Permet d'utiliser directement le clavier pour modifier le contenu. Pour Internet Explorer Maj + clic sur un lien : ouvre le lien dans une nouvelle fenêtre Retour Arrière (touche au dessus de la touche Entrée) : permet de revenir à la page précédente Ctrl + B : organiser les Favoris d'internet Ctrl + D : ajouter la page en cours dans les Favoris Ctrl + E : ouvrir la fonction Rechercher Ctrl + F : rechercher dans la page en cours Ctrl + H : ouvrir l'historique des sites web visités Ctrl + N : ouvrir une nouvelle page identique à la précédente Ctrl + Tab, Alt + D ou F6 : sélectionner la barre d'adresses 4

5 CTRL + Entrée : ajouter www. et.com autour du texte saisi Maj + clic sur le lien : ouvrir un lien dans une nouvelle fenêtre F11 : basculer entre le mode Plein écran et le mode Normal de la fenêtre en cours. 6. Redimensionner les colonnes d'un tableau - Word Dans Word, vous avez créé un tableau. Le problème est que lorsque vous modifiez la largeur d'une colonne de ce tableau, Word ajuste la largeur de sa voisine de droite afin que le tableau conserve une largeur constante. Vous pouvez passer outre cette contrainte et redimensionner librement la largeur d'une colonne sans modifier celle des autres. 1. Dans Word, cliquez sur la barre de colonne que vous souhaitez déplacer. 2. Pressez alors simplement la touche Maj et maintenez-la enfoncée pendant que vous redimensionnez votre colonne. 7. Réduire le nombre de page à l'impression Si la dernière page de votre document ne contient que quelques lignes de texte, Word dispose d'une fonction vous permettant de mieux disposer votre texte pour que tout votre document tienne sur des pages complètes, ce qui est beaucoup plus agréable. Cliquez sur le menu Fichier puis choisissez la commande Aperçu avant impression. Dans la barre d'outils de l'aperçu avant impression cliquez sur le bouton Ajuster (représenté par deux feuilles et une flèche). Word réduit alors la taille de votre document d'une page. 8. Remplacer une police de caractères par une autre - Word Dans un document, vous avez attribué à certains passages la police de caractères Times New Roman et vous souhaitez la remplacer par la police Arial. La fonction Rechercher et remplacer va vous permettre de réaliser rapidement cette substitution. 1. Après avoir ouvert votre document dans Word, cliquez sur le menu Edition puis sur Remplacer. 2. Laissez les champs Rechercher et Remplacer par vides puis cliquez sur le bouton Plus afin de faire apparaître le bouton Format. 5

6 3. Cliquez dans le champ Rechercher puis cliquez sur le bouton Format. Choisissez l'option Police. 4. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l'option Times New Roman dans la liste Police et laissez les autres champs vides. Cliquez sur Ok. 5. Cliquez maintenant dans le champ Remplacer par puis cliquez sur le bouton Format. 6. Choisissez l'option Police puis sélectionnez Arial dans la liste Police. Laissez les autres champs vides. Cliquez sur Ok. 7. Cliquez enfin sur le bouton Remplacer tout. Cliquez ensuite sur Ok puis sur Fermer. 6

7 Tous les textes qui étaient en Times New Roman sont désormais en Arial. 9. Récupérer du texte sans mise en forme - Word 2000/XP/2003 Lorsque vous trouvez une information intéressante sur une page Web, vous la copiez certainement dans un document Word. Or ce texte conserve souvent les attributs de la page originale : couleur, police, tabulation ce qui peut poser des problèmes de mise en page. Pour récupérer uniquement le texte brut sans la mise en forme, sélectionnez-le tout d'abord dans votre navigateur puis copiez-le dans le presse-papiers à l'aide du raccourci Ctrl + C. Passez ensuite sous Word puis cliquez sur le menu Edition puis sur Collage spécial. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez alors l'option Texte sans mise en forme puis cliquez sur Ok. Sous Word XP et 2003, vous pouvez aller encore plus vite grâce aux balises actives. Collez normalement votre texte avec le raccourci clavier Ctrl + V puis cliquez sur la balise qui apparaît sous le texte collée. Sélectionnez alors l'option Conserver le texte seulement. 7

8 La mise en forme du texte copié est alors automatiquement supprimée. 10. Retrouvez la taille originale d'une image Après avoir agrandi ou réduit une image dans Word, vous vous rendez compte que cela ne va pas. Pour retrouver la taille d'origine de l'image, sélectionnez-la puis cliquez sur le menu Format, sur Image puis cliquez sur le bouton Rétablir de l'onglet Image. Pour aller plus vite, vous pouvez également effectuer un double clic sur l'image tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. 11. Retrouver les guillemets - Word XP/2003 Par défaut, Word remplace tous les guillemets " que vous saisissez dans vos documents par leur version plus classique <<. Pour retrouver les guillemets ", vous devez modifier les paramètres de correction automatique de Word. Dans Word, cliquez sur le menu Outils puis sur Options de correction automatique. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez ensuite sur l'onglet Lors de la frappe. Dans la rubrique Remplacer, décochez alors la case Guillemets " " par des guillemets < < > >. Validez enfin par Ok. 12. Supprimer les informations personnelles - Word 2003 Lorsque vous créez et enregistrez un document Word, des informations personnelles sont stockées avec le fichier : votre nom, votre entreprise, le temps pendant lequel le document a été ouvert, etc. Autant d'informations que vous ne souhaitez peut-être pas divulguer à vos correspondants. 8

9 1. Dans Word 2003, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. 2. Ouvrez l'onglet Sécurité. 3. Dans la zone Options de confidentialité, cochez alors la case Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l'enregistrement. 4. Cliquez enfin sur le bouton Ok. 13. Supprimer rapidement le formatage des caractères - Word Pour supprimer rapidement le formatage des caractères du texte sélectionné, appuyez simultanément sur les touches Ctrl + Barre espace. Tout ce qui était en gras, italique ou souligné devient alors normal. 14. Supprimer rapidement le formatage des paragraphes - Word Pour supprimer rapidement le formatage des paragraphes sélectionnés, appuyez simultanément sur les touches Ctrl + Q. Les tabulations sont alors supprimées. 15. Tracer un trait vertical à droite d'un texte - Word 97/2000/XP/2003 Pour tracer un trait vertical à droite d'un texte, vous pouvez passer par un tableau auquel vous définirez des bordures. Vous pouvez également utiliser les tabulations. Dans Word, sélectionnez le texte à côté duquel vous souhaitez tracer un trait vertical puis cliquez sur le menu Format puis sur Tabulations. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton Effacer tout. Dans la zone de texte Position, saisissez la distance en centimètres, qui doit séparer votre trait du bord gauche de votre texte. Au besoin, aidezvous de la règle. Dans la rubrique Alignement, sélectionnez l'option Barre puis cliquez sur le bouton Définir. 9

10 Cliquez enfin sur Ok. 16. Transformer du texte en tableau - Word Dans Word, vous avez saisi des informations les unes à la suite des autres et séparées par des tabulations. Vous pouvez les regrouper dans un tableau, sans avoir à saisir de nouveau les informations ou à les copier une par une. 1. Dans Word, sélectionnez le texte que vous souhaitez transformer en tableau. Chaque ligne correspondra à une ligne du tableau et chaque colonne à une tabulation. 2. Cliquez ensuite sur le menu Tableau, sur Convertir puis sur Texte en tableau. 10

11 3. Au besoin, modifiez les options de la fenêtre qui s'ouvre, comme la largeur des colonnes puis cliquez sur le bouton Ok. 4. Votre texte se trouve désormais dans un tableau. 17. Trier du texte par ordre alphabétique - Word Dans Word, vous avez saisi en vrac une liste d'informations. Vous souhaitez la trier par ordre alphabétique. Pour cela, il vous suffit de passer par un tableau. 1. Dans Word, transformez votre liste d'informations en tableau. Suivez pour cela les indications de cette astuce : Transformer du texte en tableau - Word. 2. Sélectionnez ensuite le tableau et cliquez sur le menu Tableau puis sur Trier. 11

12 3. Votre tableau n'ayant qu'une seule colonne, laissez le tri porter sur la première colonne puis cliquez sur le bouton Ok. 4. Vos données sont alors triées par ordre alphabétique. Vous pouvez alors faire l'opération inverse et convertir le tableau en texte. Sélectionnez pour cela le tableau trié puis cliquez sur le menu Tableau, sur Convertir puis sur Tableau en texte. 18. Une mine de cliparts Certaines polices de caractères installées avec Word sont en fait de véritables bibliothèques de petits cliparts. Cliquez sur le menu Insertion puis sur Caractères spéciaux. Dans la liste Police, essayez les polices suivantes : Monotype Sorts, Webdings, Wingdings, Wingdings 2 ou Wingdings 3. Ces dernières contiennent des milliers de petites images qui s'affichent alors. Cliquez sur celle que vous souhaitez insérer dans votre document puis cliquez sur le bouton Insérer. 19. Utiliser des caractères spéciaux - Word Pour illustrer vos documents, un symbole représentant un petit objet, un téléphone par exemple est parfois plus explicite qu'une image ou un mot. Word vous permet d'ajouter de tels symboles dans vos documents. 1. Dans Word, ouvrez un document quelconque. 2. Cliquez sur le menu Insertion puis cliquez sur Caractères spéciaux. 3. Déroulez la liste Police puis choisissez l'option Wingdings. 12

13 4. Choisissez alors le symbole qui vous convient puis cliquez sur le bouton Insérer pour l'ajouter à votre document. Cliquez enfin sur le bouton Fermer Notez que les polices Webdings, Wingdings 2 et Wingdings 3 contiennent également de nombreux symboles que vous pouvez utiliser. 20. Utiliser les dictionnaires spécialisés - Word Pour repérer et corriger les fautes d'orthographe, Word utilise un dictionnaire assez bien fourni. Toutefois, ce dernier n'inclut pas de nombreux termes spécialisés (bâtiment, médecine, juridique, ). Vous pouvez combler ce manque en activant les dictionnaires spécialisés de Word. 1. Dans Word, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. 2. Ouvrez l'onglet Grammaire et orthographe. 3. Cliquez sur le bouton Dictionnaires personnels. 13

14 4. Cochez alors les cases devant les dictionnaires à activer. 5. Cliquez enfin deux fois sur le bouton Ok. Dorénavant, les mots spécialisés des dictionnaires ne seront plus soulignés en rouge. 21. Utilisez des smileys dans Word Si vous voulez égayer vos documents Word, vous pouvez utiliser les smileys. Utilisés surtout dans les mail, les smileys servent à transmettre une émotion très facilement. Si vous êtes joyeux, tapez par exemple :-). Word le transforme alors automatiquement en une petite icône qui représente un visage joyeux. A l'inverse, si vous n'êtes pas content, tapez :-(. Word vous le représentera par un visage mécontent. 22. Utiliser un caractère comme une puce - Word XP/2003 Si les puces utilisées par défaut pour illustrer vos listes dans Word ne vous plaisent pas, vous pouvez créer vos propres puces à partir de caractères spéciaux ou normaux. Créez tout d'abord votre liste d'éléments, sélectionnez-la puis déroulez le menu Format puis cliquez sur Puces et numéros. Sélectionnez un style de puce puis cliquez sur le bouton Personnaliser. 14

15 Cliquez alors sur le bouton Caractère. Sélectionnez alors le caractère à utiliser comme puce. Vous pouvez choisir la police de votre choix. La police Wingdings offre par exemple un très grand nombre de caractères que vous pouvez utiliser comme des puces. Validez alors par Ok puis cliquez une nouvelle fois sur Ok. 23. Utiliser un soulignement discontinu - Word Pour donner de l'originalité à vos textes, vous pouvez choisir d'utiliser un soulignement discontinu, c'està-dire de souligner les mots, mais pas les espaces qui se trouvent entre eux. Pas besoin de faire ça manuellement, Word peut le faire tout seul. 1. Sélectionnez le texte que vous souhaitez souligner. 2. Cliquez sur le menu Format puis sur Police. 3. Déroulez la liste Soulignement et choisissez l'option Mots. 15

16 4. Validez enfin par Ok. 24. Utiliser une image en fond de document - Word Vous pouvez afficher une image en fond de votre document. Pour cela, cliquez sur le menu Format, sur Arrière-Plan, puis sur Motifs et textures. Dans l'onglet Image, cliquez sur le bouton du même nom puis sélectionnez votre image sur votre disque dur. Cliquez sur le bouton Insérer puis sur OK. 25. Utilisez vos images comme puces Pour personnaliser vos documents Word, il est possible d'utiliser vos propres images en tant que puces. Pour cela, saisissez votre texte normalement avec les puces classiques. Une fois la saisie terminée, sélectionnez tout votre texte à puces puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur le texte surligné puis choisissez la commande Puces et numéros. Dans l'onglet Avec puces, cliquez sur le bouton Images... Choisissez alors une image dans la galerie de clip arts de Microsoft, puis cliquez sur le bouton Insérer le clip en haut du menu contextuel. L'image est alors automatiquement insérée à la place des puces classiques. Pour utiliser vos propres images, il faut au préalablement les importer dans Clipart Gallery par le bouton Importer les clips. 26. xxx 16