MÉMOIRE RELATIF À LA SOUMISSION DES TECHNIQUES ET SUPPORTS DE MICROGRAPHIE INFORMATIQUE AUX VALEURS DE L'ARCHIVAGE RESPONSABLE

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1 COMMISSION DE L'ARCHIVAGE RESPONSABLE C/O PREUVE & ARCHIVAGE 4, allée Verte, PARIS MÉMOIRE RELATIF À LA SOUMISSION DES TECHNIQUES ET SUPPORTS DE MICROGRAPHIE INFORMATIQUE AUX VALEURS DE L'ARCHIVAGE RESPONSABLE rédigé par les experts de l'association Preuve et Archivage rapporté par Monsieur Bernard FAGES Ancien expert technique au Département de la conservation de la Bibliothèque nationale de France Preuve & Archivage, septembre 2011

2 1 RAPPEL DES CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES DES TECHNIQUES ET SUPPORTS DE MICROGRAPHIE INFORMATIQUE La micrographie informatique est un moyen d'archivage, consistant à enregistrer des documents numériques ou des données, sous forme de micro-images, sur film argentique. Il peut s'agir de documents numérisés, de documents numériques natifs, ou de données codées issues d'ordinateurs. Les supports produits par ce procédé sont des microformes COM (Computer Output Microform). Les échelles de production les plus usitées vont de 1:24 à 1:48 par rapport à l'équivalent-papier. La durée de vie intrinsèque des microformes COM est supérieure au siècle, estimée à 300 ans. Le processus d'enregistrement micrographique a pour propriété de ne pas pouvoir aboutir à un autre résultat que l'irréversibilité intégrale du support. Dans l'état actuel des techniques, la micrographie informatique permet de produire des microformes COM en noir et blanc bitonal, en nuances de gris et en couleurs. La micrographie informatique établit les archives de façon homogène, quel que soit le format informatique des documents ou des données en amont. Elle permet ainsi d'unifier l'archivage de documents de tous formats ou de toutes provenances. L'exploitation des microformes est constituée de moyens optiques (lecteurs de microformes permettant de visualiser les archives), ou optroniques (scanners de microformes permettant de rétablir les documents sous forme numérique).

3 2 SOUMISSION DE LA MICROGRAPHIE INFORMATIQUE AUX VALEURS DÉFENDUES PAR L'ARCHIVAGE RESPONSABLE 2.1 Face au droit à la mémoire Le droit à la mémoire est pris en charge par les propriétés des microformes COM, qui lui apportent les garanties suivantes : Fiabilité de la mémoire archivée Constituées d'argent métallique et de polyester, les microformes COM possèdent une longévité intrinsèque très supérieure au siècle. Les archives y sont établies sous forme d'images physiques indélébiles se conservant de façon statique. À la différence des supports numériques qui ne supportent pas l'inadvertance, on peut "oublier" très longtemps des microformes COM sur leur lieu de stockage sans qu'elles courent le moindre risque d'obsolescence ni d'évanescence Sécurité de la mémoire archivée L'enregistrement des documents ou des données numériques sur microformes COM les isole des plateformes informatiques, mettant la mémoire archivée hors de portée des logiciels malveillants et du piratage informatique Accessibilité à la mémoire archivée Ne requérant qu'un grandissement optique, l'accès à l'information enregistrée sur microformes COM n'est tributaire que de moyens élémentaires. Mais les micro-images peuvent également être numérisées, permettant ainsi de rétablir les documents sous forme numérique, de les imprimer et de les communiquer par réseau. Divers moyens d'accès à la mémoire sont donc assurés. 2.2 Face au devoir de vérité Le devoir de vérité qui pèse sur les archives est pris en charge par la micrographie informatique au travers des garanties suivantes : Immuabilité des archives Les microformes COM sont issues d'un processus ne pouvant pas aboutir à un autre résultat que l'irréversibilité du support. Cette irréversibilité s'impose de façon définitive, aux utilisateurs comme à l'environnement technologique. Toute modification ultérieure de l'information enregistrée est impossible. La mémoire y est donc immuable, dans le fond comme dans la forme Stabilité technologique des archives Établissant les archives sous forme d'images physiques, les microformes COM assurent la stabilité et la continuité des documents numériques qui y sont enregistrés, et les exemptent de toutes migrations ou autres opérations nécessaires à l'archivage numérique, et des risques d'altérations qui y sont liés.

4 2.3 Concernant la transmission du savoir aux générations futures La micrographie informatique prend en charge la transmission du savoir aux générations futures grâce aux caractéristiques suivantes : Intemporalité des moyens d'exploitation N'étant tributaires que des lois de l'optique, les moyens de lecture des archives micrographiques sont intemporels Intemporalité du format des documents Les microformes COM représentent les archives électroniques sous forme d'images physiques, quel que soit le format d'encodage des données ou des documents numériques en amont de l'enregistrement. Alors que les formats et les langages informatiques peuvent toujours être abandonnés soient-ils réputés "ouverts", l'établissement de l'information sous forme d'image physique est une garantie de sa transmissibilité car, si loin qu'on aille dans le temps, on saura toujours quoi faire d'une image Pérennité de la codification La micrographie informatique représente les documents numériques tels qu'ils sont conçus pour l'utilisation humaine, véhiculant ainsi vers le futur une information dont la codification correspond à un ancrage culturel profond. L'intégrité de l'information étant entièrement sécurisée par l'irréversibilité des microformes COM, le recours à la cryptographie est superflu, évitant ainsi tout risque de transmission d'une mémoire inintelligible. 2.4 Concernant l'équité des moyens de preuve juridique L'équité des moyens de preuve juridique est assumée par la micrographie informatique au travers des qualités instrumentaires des microformes COM : Inviolabilité de l'information L'irréversibilité naturelle du support, la miniaturisation des micro-images et leur structure d'argent métallique rendent les microformes COM inviolables, ce qui interdit toute possibilité d'intervention ultérieure sur les documents numériques enregistrés, dans le fond comme dans la forme Égalité des armes Grâce à leur inviolabilité, les microformes COM ôtent à quiconque tout pouvoir d'intervention sur les archives, à commencer par leur dépositaire. Alors que l'évolutivité de l'archivage numérique offre au détenteur des données la faculté de reconstituer le document après la naissance du litige ou de se prévaloir d'un traçage discrétionnaire et unilatéral, l'archivage micrographique prive le dépositaire des archives de toute prérogative Durée de vie appropriée La longévité des microformes COM est si ample qu'elle accorde aux documents numériques enregistrés une durée d'archivage suffisante pour couvrir les prescriptions les plus longues, et absorber tout report, suspension ou interruption du délai extinctif.

5 2.5 Concernant le respect de la vie privée La micrographie informatique apporte à la conservation des données nominatives les réponses qui suivent : Entrave aux traitements automatisés L'enregistrement de données numériques sur microformes COM entraîne leur désolidarisation des systèmes de traitement automatisés. À l'égard des données à caractère personnel, cette autonomie technologique permet de satisfaire le besoin de juste mémoire et de preuve, tout en écartant les données du monde du traitement de l'information Application du principe de proportionnalité Les usages montrent que, au-delà de trois ans, les archives ne sont pratiquement plus conservées qu'à des fins mémorielles et probatoires, et que la fréquence d'accès aux archives devient minime (inférieure à 1%). De ce fait, lorsque les archives contiennent des données individuelles, leur maintien sous forme numérique n'a que très peu d'efficacité sur le plan archivistique, et prolonge sans justification une forme d'archivage pernicieuse. La conservation de ces données sur microformes COM constitue alors une solution pondérée, appropriée aux finalités mémorielles et probatoire, et défavorisant le détournement de finalités des données archivées Sécurisation des données nominatives L'enregistrement micrographique isole les données des bases numériques, évitant ainsi les risques de dilution dans les systèmes informatiques, de captation, ou de dispersion sur la Toile de ces données. La compacité des microformes COM permet encore d'en privilégier l'accès par enfermement (mise en armoire forte par exemple). 2.6 Concernant l'intégration dans la réalité économique et sociale La micrographie informatique participe à la réalité économique et sociale au travers des fonctions suivantes : Favorisation de la confiance dans l'écosystème numérique Si la réputation de confort et d'efficacité des documents numériques n'est plus à faire, il est tout aussi notoire que, dans un système d'archivage électronique, des pans entiers de mémoire et de preuve peuvent subitement disparaître du fait du comportement imprévisible des supports numériques ou à la suite d'une simple inadvertance, ce qui est un motif d'inquiétude sociale. En prenant en charge de façon fiable, lisible et rassurante les fonctions lourdes des archives (mémoire, vérité, transmission du savoir, administration de la preuve, respect social ), la micrographie informatique libère les documents dématérialisés de l'incertitude qui pèse sur leur devenir, ce qui ne peut que favoriser l'imprégnation sociale de l'économie numérique.

6 2.6.2 Crédibilité d'une politique d'archivage Le recours à la micrographie informatique dans une politique d'archivage est un gage de loyauté et un facteur de confiance, conditions indispensables à la mise en œuvre d'une dématérialisation. Ainsi, un établissement pourra d'autant plus facilement faire accepter les échanges dématérialisés de certains actes, que sa politique d'archivage prévoira leur enregistrement sur microformes COM, rassurant les personnes sur la solidité des moyens de faire valoir leurs droits, et écartant tout soupçon de libre arbitre de l'établissement à cet égard Prise en compte de l'économie des archives L'utilisation des archives micrographiques leur permet de répondre à l'ensemble des nécessités de l'écosystème numérique. Elle autorise une communication appropriée aux finalités des archives : soit par la numérisation des micro-images qui fournit aux utilisateurs une forme directement exploitable sur ordinateur, transmissible et imprimable, lorsqu'il s'agit simplement de consulter ou partager des archives; soit par la production physique des microformes COM pour faire face à toute autre occurrence notamment juridique, en vertu de leur inviolabilité, de leur impartialité et de leur longévité. Elle répond également de la réalité pratique de l'archivage : en procurant à la partie réutilisée des archives un résultat final analogue à l'archivage électronique, par la numérisation des micro-images; en évitant à la partie dormante des archives (soit plus de 95%) d'avoir à subir inutilement les procédures accaparantes et de la conservation numérique Compatibilité avec la GED Il convient de rappeler enfin que l'enregistrement micrographique de documents numériques ou de données ne fait pas obstacle à la tenue parallèle d'une GED (Gestion Électronique des Documents) pour subvenir aux besoins de fluidité à court terme. La pertinence d'un système d'archivage basé sur la complémentarité de la GED et de la micrographie informatique est officiellement constatée par la norme d'archivage ISO (2009). 2.7 Face aux exigences du développement durable En favorisant la confiance dans l'écosystème numérique, en garantissant l'équité des moyens de preuve et en prenant en charge le respect social, la micrographie informatique répond aux besoins du présent. En assurant la transmission du savoir, en évitant la dilapidation des supports et de l'énergie, et en limitant les effets indésirables à ce qui est inévitable pour l'obtention du résultat nécessaire, elle respecte les besoins des générations futures Justification des effets indésirables La fabrication des microformes COM nécessite l'emploi de produits chimiques de traitement. À cet égard, il convient d'observer :

7 que leur emploi vient en contrepartie de la réussite de l'archivage des documents ou des données, dans toutes les exigences de l'archivage; qu'un unique cycle de traitement chimique produit un grand nombre d'archives ayant chacune une durée de vie de plusieurs siècles Recyclage et valorisation des déchets Les produits de traitement micrographiques usés sont entièrement recyclables. Lorsque les microformes COM doivent être détruites, les matériaux entrant dans leur composition sont valorisables, par séparation de la base polyester et de la couche argentique Évitement du gaspillage Tandis que la conservation des documents numériques dans un système d'archivage électronique oblige à des remplacements fréquents et répétitifs de matériels et de médias encore en état de fonctionnement, la micrographie informatique, par la stabilité et la durabilité de ses supports, évite toute dilapidation de cet ordre et les rejets afférents Pondération de la consommation énergétique Au regard de la consommation énergétique, il convient de rappeler qu'audelà d'une durée d'archivage de trois ans, le taux de réutilisation des archives est statistiquement inférieur à 1% des masses stockées. Cette réalité doit être prise en compte dans la justification de la consommation énergétique nécessaire à l'archivage des documents numériques. Concernant la micrographie informatique, la consommation énergétique est limitée à la phase de fabrication des microformes COM. Par la suite, les microformes COM ont une conservation non-énergivore, alors que l'on observe a contrario : que la conservation de ces mêmes archives sur des serveurs informatiques requiert une consommation énergétique ininterrompue, notamment pour subvenir à l'alimentation des machines et des périphériques, et à la climatisation des locaux; qu'au regard de la très faible proportion de données réutilisées, la consommation énergétique consacrée à l'archivage numérique est infructueuse dans une très grande part; que la consommation énergétique de l'archivage numérique paraît d'autant plus dispendieuse que l'instabilité de ces systèmes oblige à entretenir plusieurs exemplaires identiques (réplications de serveurs), provoquant alors une consommation énergétique multipliée pour un même coefficient minime de réutilisation.

8 3 DÉCISION La Commission de l'archivage responsable constate la sincérité et l'exactitude des arguments exposés dans le mémoire. Elle observe en conséquence que les techniques et supports de micrographie informatique : garantissent le droit à la mémoire; assument le devoir de vérité; assurent la transmission du savoir aux générations futures; prennent en charge l'équité nécessaire des moyens de preuve juridiques; offrent une voie propice à la conjugaison des nécessités de mémorisation et de vie privée; sont intégrés dans la réalité économique et sociale, et spécialement dans l'écosystème numérique où elles sont un moteur de confiance; limitent les effets indésirables de l'archivage sur l'environnement à un fait unique et définitif pour chaque archive, et dispensent l'économie d'une consommation énergétique infructueuse. Par ces raisons, observant que l'ensemble des valeurs posées par la charte de l'archivage responsable sont portées de manière globale, la Commission : décide de créer un logotype officiel associant la micrographie informatique à l'archivage responsable, tel que représenté ci-dessous; à l'égard des personnes postulant au logotype d'acteur professionnel, délègue la vérification préalable de la réalité de leur professionnalisme aux diligences du Bureau de l'association Preuve & Archivage.