WEBSITE PRIVACY NOTICE

Transcription

1 WEBSITE PRIVACY NOTICE [NTD: All changes need to be translated into French and added to the French version below] A Privacy Notice is mandatory for all institutions to which the Standard on Privacy and Web Analytics, published by the Treasury Board of Canada Secretariat and as authorized by the Librarian and Archivist of Canada, applies. PRIVACY NOTICE FOR FNTC.CA / FNG.CA / FNPO.CA The First Nations Tax Commission ( Commission ) owns and operates the websites fntc.ca, fng.ca and fnpo.ca. The Commission also owns taslogin.com, which is operated by a third party service provider. The foregoing websites are collectively referred to as the Commission Sites. The Commission is committed to providing websites that respect the privacy of visitors. This privacy notice summarizes the privacy practices for the Commission's online activities. All personal information collected by the Commission is governed by the Privacy Act. This means that you will be informed of the purpose for which your personal information is being collected and how to exercise your right of access to that information. Your Privacy and the Internet The nature of the Internet is such that Web servers automatically collect certain information about a visit to a website, including the visitor s Internet Protocol (IP) address. IP addresses are unique numbers assigned by Internet Service Providers (ISP) to all devices used to access the Internet. Web servers automatically log the IP addresses of visitors to their sites. The IP address, on its own, does not identify an individual. However, in certain circumstances, such as with the co-operation of an ISP for example, it could be used to identify an individual using the site. For this reason, the Commission considers the IP address to be personal information, particularly when combined with other data automatically collected when a visitor requests a Web page such as the page or pages visited, date and time of the visit. Unless otherwise noted, the Commission does not automatically gather any specific information from you, such as your name, telephone number or address. The Commission would obtain this type of information only if you supply it to the Commission, for example, by or by filling in a contact form. In cases where services are provided by organizations outside of the Commission, such as social media platforms or mobile applications, IP addresses may be recorded by the Web server of the third-party service provider. Communicating with the Commission If you choose to send the Commission an or complete a feedback form online, any personal information you provide in such correspondence will be used by the Commission in order to respond to your inquiry. The Commission does not use such personal information to create individual profiles and any disclosure of your personal information will be in accordance with the Privacy Act. The Commission may disclose your personal information to those in the Commission who need to provide you with a response and, if your inquiry relates to another government institution, to that government institution. s and other electronic methods used to communicate with the Commission are not secure unless it is specifically stated on a Web page. Therefore, it is recommended that you do not send sensitive personal information, such as your Social Insurance Number or your date of birth, through non-secure electronic means. Improving your Experience on the Commission Sites Digital Markers (including cookies) A digital marker is a resource created by the visitors browser in order to remember certain pieces of information for the Web server to reference during the same or subsequent visit to the website. Examples of digital markers are cookies or HTML5 web storage. Some examples of what digital markers do are as follows: they allow a website to recognize a previous visit each time the visitor accesses the site; they track what information is viewed on a site which helps website administrators ensure visitors find what they are looking for.

2 The Commission uses sessional digital markers on some portions of the Commission Sites. During your on-line visit, your browser exchanges data with the Commission s Web server. The digital markers used do not allow the Commission to identify individuals. You may adjust your browser settings to reject digital markers, including cookies, if you so choose. However, it may affect your ability to interact with the Commission Sites. Web Analytics Web analytics is the collection, analysis, measurement, and reporting of data about Web traffic and visits for purposes of understanding and optimizing Web usage. Information in digital markers may be used for the purpose of web analytics to remember your online interactions with the Commission Sites. The Commission uses server log analysis software and Google Analytics to improve the Commission Sites. When your computer requests a Commission Web page, our institution collects the following types of information for Web analytics: the originating IP address; the date and time of the request; the type of browser used; and the page(s) visited. For fntc.ca, the Commission uses a server log analysis software called SmarterStats and the information collected is disclosed to an external third party service provider. Your IP address is anonymized prior to being stored on the service provider's servers in order to help safeguard your privacy. The information collected is de-personalized by using the IP anonymization feature in SmarterStats. Your full IP address is never written to disk in this case. For fnpo.ca and fng.ca, the Commission uses Google Analytics and the information collected is disclosed to Google Inc., an external third party service provider. Your IP address is anonymized prior to being stored on the service provider's servers in order to help safeguard your privacy. The information collected is de-personalized by using the IP anonymization feature in Google Analytics, which removes the last octet of the IP address prior to its storage. In technical terms, the anonymization feature sets the last octet of IPv4 visitor IP addresses and the last 80 bits of IPv6 addresses to zeros in memory shortly after being sent to the Google Analytics Collection Network. Your full IP address is never written to disk in this case. Data collected using Google Analytics for Web analytics purposes goes outside of Canada to the United States of America and may be subject to the governing legislation of that country, including among others the Patriot Act and specifically the laws of the State of California. Information used for the purpose of Web analytics is collected pursuant to the First Nations Fiscal Management Act. Such data may be used for communications and information technology statistical purposes, audit, evaluation, research, planning and reporting. The maximum retention period for any personal information collected in relation to Web analytics is 18 months for the Commission and 6 months for any external third party service provider. After these respective periods, such personal information must be disposed of in accordance with the Standard on Privacy and Web Analytics. For more information on how your privacy is safeguarded in relation to Web analytics, see the Standard on Privacy and Web Analytics. Protecting the Security of Commission Sites The Commission employs software programs to monitor network traffic to identify unauthorized attempts to upload or change information, or otherwise cause damage. This software receives and records the IP address of the computer that has contacted a Commission Site, the date and time of the visit and the pages visited. We make no attempt to link these addresses with the identity of individuals visiting a Commission Site unless an attempt to damage a Commission Site has been detected.

3 Inquiring about these Practices Any questions, comments, concerns or complaints you may have regarding the administration of the Privacy Act and privacy policies regarding the Commission s Web presence may be directed to our Access to Information and Privacy Coordinator by to privacycoordinator@fntc.ca, by calling , or writing to Access to Information and Privacy Coordinator First Nations Tax Commission Chief Alex Thomas Way Kamloops, B.C. V2H 1H1 If you are not satisfied with the Commission s response to your privacy concern, you may wish to contact the Office of the Privacy Commissioner by telephone at Using Files Located on Non-Commission Servers To improve the functionality of the Commission Sites, certain files (such as open source libraries, images, and scripts) may be delivered automatically to your browser via a trusted third-party server or Content Delivery Network. The delivery of these files is intended to provide a seamless user experience by speeding response times and avoiding the need for each visitor to download these files. Terms and Conditions of Service Access to and use of the Commission Sites may also be subject to the Commission s Terms and Conditions of Service. A person accessing a Commission Site should read the applicable Terms and Conditions of Service before accessing that Commission Site. Enquiries All enquiries respecting this Privacy Notice should be directed to: First Nations Tax Commission Chief Alex Thomas Way Kamloops, BC V2H 1H1 Telephone: (250)

4 AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DANS LES SITES WEB Un Avis de confidentialité est obligatoire pour toutes les institutions fédérales visées par la Norme sur la protection de la vie privée et le Web analytique, émise par le président du Conseil du Trésor. AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DE LA COMMISSION La Commission de la fiscalité des premières nations («Commission») possède et exploite les sites Web fntc.ca, fng.ca et fnpo.ca (collectivement appelés «sites Web de la Commission»). La Commission s engage à offrir des sites Web qui respectent la confidentialité des visiteurs. L avis de confidentialité résume les pratiques de protection des renseignements personnels pour les activités en ligne de la Commission. Tous les renseignements personnels recueillis par cette institution sont gouvernés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela signifie que vous serez avisé de la raison pour laquelle vos renseignements personnels sont recueillis et de la façon d exercer vos droits d accès à l information. Votre confidentialité et Internet La nature d Internet est telle que les serveurs recueillent automatiquement certaines informations concernant la visite d un site Web, y compris l adresse du protocole Internet (IP). L adresse IP consiste en une série de numéros unique accordé par les fournisseurs de services Internet (FSI) à tous les appareils utilisés pour accéder à Internet. Les serveurs Web enregistrent automatiquement les adresses IP des visiteurs. Cette adresse, en soit, ne permet pas d identifier une personne. Par contre, dans certaines circonstances, comme avec la coopération d un FSI par exemple, elle peut être utilisée pour identifier une personne qui visite ce site. Pour cette raison, La Commission juge que l adresse IP est un renseignement personnel, surtout, lorsqu il est accompagné d autres données qui sont recueillies automatiquement lorsqu un visiteur demande une page Web, comme la page consultée, la date et l heure de la visite. À moins d avis contraire, la Commission ne recueille pas automatiquement d information précise à votre sujet, tel que votre nom, numéro de téléphone ou adresse de courriel. La Commission peut obtenir ce genre d information uniquement si vous la fournissez, par exemple, dans un courriel ou en remplissant un formulaire en ligne. Lorsque les services sont fournis par des organisations de l extérieur de la Commission, comme les plateformes de médias sociaux ou les applications mobiles, les adresses IP peuvent être enregistrées par un serveur Web du tiers fournisseur de services. Communiquer avec la Commission Si vous choisissez d envoyer un courriel à la Commission ou remplissez un formulaire de rétroaction en ligne, vos renseignements personnels sont utilisés par la Commission pour répondre à votre demande. Les renseignements personnels que vous fournissez ne seront partagés avec une autre institution gouvernementale que si votre demande porte sur cette institution. La Commission n utilise pas ces renseignements personnels pour créer des profils individuels et ne peut pas les divulguer, sauf aux autres institutions qui sont concernées par cette demande. Toute divulgation de vos renseignements personnels doit se faire en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les courriels et autres méthodes électroniques utilisées pour communiquer avec la Commission ne sont pas sécuritaires, à moins qu il ne soit précisé autrement dans la page Web. Il est donc recommandé de ne pas transmettre des renseignements personnels sensibles, comme votre numéro d assurance sociale ou votre date de naissance, par l entremise d une voie électronique non sécurisée. Améliorer votre expérience dans les sites Web de la Commission Marqueurs numériques (y compris les témoins) Un marqueur numérique est une ressource créée par le navigateur du visiteur afin de retenir certains renseignements auxquels peut faire référence le serveur Web dans le cadre de la même visite ou de visites subséquentes. Les témoins et les spécifications de stockage Web HTML5 sont des exemples de marqueurs numériques. Voici quelques exemples de ce que font les marqueurs numériques : Ils permettent à un site Web de reconnaître la dernière visite de l utilisateur chaque fois qu il visite le site.

5 Ils tiennent compte de l information consultée dans le site afin de permettre aux administrateurs à s assurer d une recherche plus efficace pour les visiteurs. La Commission se sert de marqueurs numériques de session à certains endroits dans son site Web. Pendant votre visite en ligne, votre navigateur échange des données avec le serveur Web de la Commission. Les marqueurs numériques ne permettent pas à la Commission d identifier les utilisateurs. Vous pouvez ajuster les paramètres de votre navigateur de sorte à rejeter les marqueurs numériques, y compris les témoins. Toutefois, ceci pourrait avoir une incidence sur votre capacité d interagir avec le site Web de la Commission. Le Web analytique Le Web analytique consiste en la collecte, l analyse, la mesure et la présentation de données sur l achalandage d un site Internet et sur les visites, dans le but de comprendre et d optimiser l utilisation du Web. Les renseignements recueillis par les marqueurs numériques peuvent être utilisés dans le cadre du Web analytique pour garder en mémoire vos interactions avec les sites Web de la Commission. La Commission se sert de SmarterStats (un logiciel d'analyse de journal du serveur) et Google Analytics pour améliorer ses sites Web. Lorsque votre ordinateur demande d avoir accès à la page Web de la Commission, notre institution recueille les renseignements suivants aux fins du Web analytique : l adresse IP d origine; la date et l heure de la demande; le type de navigateur utilisé; la(les) page(s) visitée(s). Le site Web fntc.ca : La Commission se sert de SmarterStats (un logiciel d'analyse de journal du serveur) à l interne et conserve les données recueillies aux fins du Web analytique pendant une période maximale de 18 mois. Après cette période, les renseignements doivent être éliminés conformément à la Norme sur la protection de la vie privée et le Web analytique et tel qu autorisé par le bibliothécaire et archiviste du Canada. L information n est pas transmise à un fournisseur de services externe. Les sites Web fnpo.ca et fng.ca : La Commission se sert de Google Analytics et les données recueillies sont transmises à Google Inc., un fournisseur de services externe. Votre adresse IP est dépersonnalisée avant d être stockée sur le serveur du fournisseur de services pour veiller à la protection de vos renseignements personnels. Les données recueillies sont dépersonnalisées de la façon suivante : La fonctionnalité d'anonymisation IP de Google Analytics attribue la valeur 0 au dernier octet des adresses IPv4 des visiteurs et aux 80 derniers bits des adresses IPv6 dans la mémoire, peu après leur envoi vers le réseau de collecte de Google Analytics. Dans ce cas, l'adresse IP complète n'est jamais écrite sur le disque. Les données recueillies aux fins du Web analytique sont transmises aux États-Unis et peuvent être assujetties à la loi en vigueur dans ce pays, par exemple, la Patriot Act des États-Unis (en anglais seulement) et les lois de l État de la Californie. Les données utilisées aux fins du Web analytique sont recueillies conformément à la Loi sur la gestion financière des premières nations. De telles données peuvent être utilisées pour établir des statistiques sur les communications et les technologies d information, ainsi qu à des fins d évaluation, de recherche, de planification et d établissement de rapports. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont vos renseignements personnels sont protégés dans le cadre du Web analytique, veuillez consulter la Norme sur la protection de la vie privée et le Web analytique. Veiller à la sécurité des sites Web de la Commission La Commission utilise des logiciels pour suivre l achalandage du réseau et pour repérer les essais non autorisés de téléchargement ou de modification de renseignements ou encore les tentatives d accès visant à causer des dommages. Le logiciel reçoit et enregistre l adresse IP de l ordinateur qui a communiqué avec un site Web de la Commission, la date et l heure de la visite et les pages consultées. Nous ne tentons pas d établir de lien entre ces adresses et l identité des utilisateurs qui consultent un site Web de la Commission à moins d avoir détecté une tentative de dommage à un site Web de la Commission.

6 Pour en apprendre davantage sur ces pratiques Si vous avez des questions, des commentaires, des préoccupations ou des plaintes concernant l administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou sur les politiques sur la protection de la vie privée relatives à la présence Web de la Commission, vous pouvez communiquer avec notre coordonnateur de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels par courriel, par téléphone ou par écrit. Voici nos coordonnées: Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Commission de la fiscalité des premières nations 345, Chief Alex Thomas Way, bureau 321 Kamloops (B.C.) V2H 1H1 Téléphone : Courriel : privacycoordinator@fntc.ca Si vous n êtes pas satisfaits de la réponse de la Commission à votre préoccupation concernant la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada par courriel, à l adresse info@priv.gc.ca ou par téléphone, en composant le Emploi de fichiers situés sur des serveurs autres que ceux de la Commission Afin d'améliorer la fonctionnalité de nos sites Web, certains fichiers (tels que les bibliothèques à code source ouvert, les images et les scripts) peuvent être téléchargés automatiquement vers votre navigateur au moyen d'un serveur tiers ou d'un réseau de diffusion de contenu. La diffusion de ces fichiers est conçue de façon à offrir une expérience utilisateur transparente en diminuant les temps de réponse et en évitant le téléchargement de ces fichiers pour chaque visiteur. Terms and Conditions of Service Access to and use of the Commission Sites may also be subject to the Commission s Terms and Conditions of Service. A person accessing a Commission Site should read the applicable Terms and Conditions of Service before accessing that Commission Site. Demandes de renseignements Toutes les demandes de renseignements concernant le présent avis doivent être adressées à : Commission de la fiscalité des premières nations 345, Chief Alex Thomas Way, bureau 321 Kamloops (C.-B.) V2H 1H1 Téléphone: (250)