GUIDE DES DIRIGEANTS SPORTIFS RELATIF A L AGREMENT SPORT DANS LE VAL-DE-MARNE

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1 GUIDE DES DIRIGEANTS SPORTIFS RELATIF A L AGREMENT SPORT DANS LE VAL-DE-MARNE Un accompagnement à la démarche qualité des associations sportives L agrément sport délivré par la DDJS n est pas obligatoire. Néanmoins, il atteste de la conformité du fonctionnement de l association avec différentes dispositions législatives et réglementaires. Il permet également d envisager un partenariat technique, pédagogique et financier avec l Etat. L article L du code du sport précise, en effet, que «les associations sportives ne peuvent bénéficier de l aide de l Etat qu à la condition d avoir été agréées». Enfin, plusieurs collectivités territoriales privilégient leurs relations avec les associations sportives dès lors qu elles sont agréées. L agrément est retiré lorsque les conditions précisées ci-après cessent d être remplies (Code du sport - partie réglementaire : art R121-1 et suivants). QUESTIONS DE REFLEXION PREALABLES A L AGREMENT SPORT PRE-REQUIS Quels moyens employez-vous pour donner la liberté de parole à l ensemble de vos adhérents? Quelles stratégies développez-vous pour que votre conseil d administration ou votre comité directeur soit composé d hommes et de femmes à l image de votre assemblée générale? Tenez vous une comptabilité complète de toutes les dépenses et recettes de l association? Lorsque l association qui sollicite l agrément est constituée depuis moins de trois années, les documents relatifs aux assemblées générales et aux pièces financières sont produits pour la période correspondant à sa durée d existence. DELAIS D INSTRUCTION La décision relative à l attribution d agrément est prise par le Préfet, qui délègue sa signature au directeur départemental de la jeunesse, des sports et de la vie associative. Par arrêté préfectoral un numéro d agrément est attribué à l association. En cas de refus d agrément, celui-ci est motivé. 1

2 INTERET Dès lors que l association est agréée, elle est reconnue par l Etat et entre dans le réseau d information et de diffusion de la DDJS de son lieu d implantation. Elle peut : obtenir une aide matérielle, technique et pédagogique, obtenir éventuellement une aide financière de l Etat, sans droit automatique à subvention (i.e., CNDS), accepter en paiement de la cotisation les chèques «Tous en Club!» délivrés par l Etat, bénéficier d allègements sur le calcul des charges de sécurité sociale (se renseigner auprès de l URSSAF), LA DEMARCHE L instruction est assurée par la DDJS du siège social de l association. Pour débuter cette instruction, vous devrez nous transmettre les documents suivants : 1/11. la dernière version des statuts de l association datés et signés par le président, La loi du 1er juillet 1901 ne comporte aucune disposition réglementant le fonctionnement interne d'une association. Les fondateurs disposent d'une grande liberté dans la rédaction des statuts leurs permettant ainsi de s'adapter aux spécificités de leur association. Cependant, les articles R121-1 et suivants du code du sport posent les conditions précises que les associations sportives doivent respecter si elles souhaitent obtenir l agrément sport, conditions qui tiennent notamment au fonctionnement démocratique, à la transparence de gestion financière et à l égal accès des femmes et des hommes aux instances dirigeantes. La rédaction des statuts proposés ci-dessous peut faire l objet d adaptations pour faire correspondre au mieux à la situation rencontrée dans le respect des principes énoncés précédemment. Pour vous aider dans la rédaction de vos statuts, vous devez, au préalable, contacter : le CRIB (Centre de Ressources et d'information des Bénévoles) intégré au Comité Départemental Olympique et Sportif Du Val-de-Marne, (contact : Romain LEGRAND, 2, Rue Tirard Créteil - Tél : Fax : /11. Une copie du récépissé de déclaration de création et/ou de modification en préfecture La déclaration de l'association en préfecture et la publication de sa création au journal officiel lui confèrent la personnalité morale et la capacité juridique. Ces éléments donnent à l'association les possibilités suivantes : avoir un droit privatif sur son nom (donc de protéger celui-ci si besoin est), ouvrir un compte bancaire sous son appellation, avoir un patrimoine lié à l'objet de l'association, agir en justice, contracter en son nom (pouvoir pour l'association de signer des contrats et des conventions en son nom propre), recevoir des aides et subventions de l'etat et des collectivités territoriales, s'affilier à une fédération, solliciter un agrément auprès de la Direction départementale de la Jeunesse et des Sports. Modalités pour déposer la déclaration en préfecture : une déclaration écrite sur papier libre mentionnant la création de l'association et comportant le titre de celle-ci, son objet, son siège, les noms, prénoms, profession, domicile et nationalité des membres du conseil d'administration (cela en deux exemplaires), deux exemplaires des statuts datés et signés par au moins deux dirigeants, l'imprimé de demande d'insertion au journal officiel (coût à prévoir en 2008 : 39,06 ). 2

3 3/11. une copie de l insertion au Journal Officiel de la déclaration initiale Un imprimé de demande d'insertion au Journal officiel est à disposition des personnes chargées de l'administration ou de la direction de l'association à la préfecture du département ou à la sous préfecture de l'arrondissement où est situé le siège de l'association (Préfecture de police pour les associations ayant leur siège à Paris).Les déclarants remettent le formulaire dûment complété au service préfectoral qui le transmet à la Direction des Journaux officiels. Conformément au décret du 16 août 1901, l'extrait de la déclaration contenant la date du dépôt, le titre, l'objet et le siège de l'association est publié au Journal officiel dans le délai d'un mois suivant la déclaration. Le Journal officiel «Associations» papier est édité une fois par semaine le samedi. Chaque numéro comporte 2500 à 3000 avis de déclaration de création, modification ou dissolution. Il est mis simultanément en ligne sur ce site : Après publication, la Direction des Journaux officiels vous adresse un exemplaire du Journal officiel gratuit et la facture du montant des frais d'insertion. 4/11. La déclaration en tant qu établissement d activité physique et sportive La déclaration d'établissement d'aps est une formalité obligatoire à effectuer auprès de la Direction départementale de la Jeunesse et des Sports dès que l'association débute son activité. 5/11. l attestation (ou les attestations) d affiliation à la (ou aux) fédération sportive agréée L'affiliation traduit la volonté d'une association sportive d'adhérer à une fédération nationale. Cela lui permettra, ainsi qu'à ses membres, de participer aux compétitions de ladite fédération, de bénéficier des formations, stages et dispositifs mis en place par les instances fédérales. 6/11. une attestation d assurance couvrant la responsabilité civile de l association, de ses préposés et de ses membres, conforme à l article D321-1 et suivants du code du sport, pris en application de l article L et suivants du code du sport L'association est tenue de souscrire un contrat d'assurance couvrant sa responsabilité civile, celle de ses enseignants rémunérés, celle de ses salariés et bénévoles permanents ou ponctuels, ainsi que celle des personnes habituellement ou occasionnellement admises dans l'établissement. 7/11. les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales La tenue d'un registre des procès-verbaux des assemblées n'est pas obligatoire, mais utile pour apporter la preuve que les représentants de l'association ont bien été mandatés (par exemple, pour ouvrir un compte bancaire). Toute association a l obligation de tenir un registre spécial sur lequel doivent être mentionnés les changements intervenus dans sa direction et les modifications statutaires. Le registre spécial obligatoire est le livret de famille du club. Il doit être conservé au siège social. Ce registre est imposé par la loi Le document doit comporter des pages numérotées et non détachables. Il est vendu en librairie. Il doit être paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l association. Il ne doit comporter aucune surcharge ni rature. 8/11. les bilans et comptes de résultats des trois dernières années, BILANS C'est une situation d'ensemble du patrimoine de l'association. Il comprend deux parties, la partie de droite, le passif, permet d'informer d'où vient l'argent ; la partie de gauche, l'actif, permet de recenser les moyens d'activité de l'association. La différence entre l'actif et le passif constitue la valeur de l'association (ou fonds associatif) à la date du bilan. Les postes du bilan A l'actif les immobilisations : les biens durables plus les immobilisations financières (ex : dépôts de garantie), les stocks d'objets que vous destinez à la vente, les créances que vous détenez (ventes à autrui), les placements (valeurs mobilières de placement SICAV, comptes à terme...) et la trésorerie disponible (banque, caisse). 3

4 Au passif les capitaux propres de l'association, les dettes financières (emprunt bancaire par exemple), les dettes diverses (à des fournisseurs, à des membres de l'association etc...), la trésorerie négative (découvert bancaire). COMPTE DE RESULTATS - Il reprend les grandes catégories de charges et de produits répertoriées par le plan comptable général. Il convient d'adapter les intitulés de poste selon les caractéristiques de votre association. Le résultat tient compte de l ensemble des charges et produits de l exercice, réglés ou non. Les charges : Ce sont des dépenses correspondant à la consommation effective de l association, que celles-ci se soient ou non traduites par une sortie d argent. Les produits : Ce sont les recettes correspondant au fonctionnement de l association, que celles-ci se soient ou non traduites par une entrée d argent. Le résultat : Il est égal à la différence des produits et des charges /11. le budget prévisionnel de l année à venir ou en cours, Gérer, c est prévoir. Établir un budget prévisionnel consiste à traduire en chiffres, et à l avance, le projet de fonctionnement de votre association pour l année à venir. Il s agit de vous assurer que les dépenses que vous souhaitez engager seront équilibrées par les recettes que vous espérez réaliser. Un bon budget prévisionnel vous permettra ainsi d anticiper vos besoins en financement et de programmer vos différentes actions. Il sert à savoir quelles sont les dépenses et les recettes à venir. Le budget prévisionnel permet d évaluer les coûts du fonctionnement global de l association et des différentes activités. Il permet aussi de définir les recettes et/ou les subventions nécessaires à leur mise en œuvre. Il permettra également de faire le point régulièrement, et de comparer ce qui a été réalisé par rapport à ce qui était prévu. Lors de demandes de subventions ou d aides financières, il vous sera presque toujours demandé le budget prévisionnel de votre association afin d analyser la faisabilité financière des projets pour lesquels vous demandez de l aide. La méthode la plus simple consiste à prendre le compte de résultat de l année précédente et à estimer, poste par poste, ce que seront les charges et les produits de l année à venir. Il faut ajouter les nouvelles charges et les nouveaux produits éventuels et supprimer celles ou ceux qui n ont plus lieu d'être. Tous vos chiffres doivent être justifiés, aussi bien en recettes qu en dépenses. Il s agit de faire ressortir ce qui fait réellement vivre l association et les actions qu il est possible d entreprendre. Le BP vous permet de viser une activité équilibrée mais ne permet pas d éviter les difficultés liées au manque de trésorerie. C est ici qu interviennent plans de financement et de trésorerie /11. un relevé d identité bancaire ou postal 11/11. Le dossier de demande d agrément Les différents numéros d'une association sportive utiles pour compléter le dossier de demande d agrément DECLARATION EN PREFECTURE - C est le premier numéro officiel donné à l association. Il lui est attribué lorsqu elle procède à sa déclaration de création en préfecture (ou sous-préfecture). Ce numéro est attribué à vie à l'association. Les récépissés de déclaration (et par la suite de modification) sont à conserver précieusement dans le registre spécial de l association. PARUTION AU JOURNAL OFFICIEL - Lorsque la création de l association est publiée au journal officiel, un numéro de parution est attribué ainsi qu'un numéro d'annonce. Toutefois, plus que ces numéros, c est fréquemment la date de parution qui est demandée. Il convient de garder précieusement dans le registre spécial du club le récépissé de parution et la copie de la page du journal officiel. AFFILIATION - Il s agit du numéro attribué par une fédération à un club sportif lors de son affiliation fédérale. Il permet d'identifier rapidement et précisément le club. En principe, le numéro reste stable durant toute la durée de vie de l'association (sauf changement de codification de la fédération). DECLARATION D ETABLISSEMENT - A l issue de la déclaration d établissement d activité physique et sportive (APS), un numéro d établissement d APS est attribué à l association. Actuellement, dans le Val-de-Marne, la structure de ce numéro est la suivante : ET 0000 (094 pour le département, 00 pour les deux derniers chiffres de l année de déclaration, ET pour établissement, 0000 : un numéro d ordre à quatre chiffres attribué dans l ordre de traitement des dossiers). Le but de cette procédure est de renforcer la protection des usagers en matière de pratique sportive. 4

5 SIREN - Le répertoire national est géré par l'insee (Institut national de la statistique et des études économiques) qui attribue un numéro SIREN, sur demande, à des entreprises, entités légales ou personnes juridiques comme les syndicats, les communes, les associations. Il permet l'identification d'une structure mère. Le SIREN comprend neuf chiffres qui vont servir de base à l'attribution du SIRET. SIRET - Le numéro SIRET est un identifiant numérique à quatorze chiffres attribué par l'insee. Ce numéro SIRET se compose du SIREN (les neuf premiers chiffres) de la structure mère puis du NIC (numéro interne de classement à cinq chiffres). Attention ce numéro est susceptible de changer en cas de modification d'adresse du siège social. Obtention du numéro de SIRET : Lors de l'embauche d'un premier salarié la demande de n de SIRET s'effectue auprès de l'urssaf si l'association n'est pas déjà détentrice d'un numéro, Si l'association est assujettie à la TVA, la demande est à faire auprès de l'hôtel des impôts via le CFE (centre de formalités des entreprises), Pour toutes les autres associations, il convient d'en faire directement la demande auprès de la Direction régionale de l'insee - 2 rue Hoche - BP Dijon cedex, tél. : (joindre une copie des statuts et de l'extrait de parution au journal officiel). URSSAF - Numéro attribué à l'association par l'union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF) lors de la première déclaration d'un salarié et lors de la déclaration d organisation de stages. AGREMENT SPORT - Lorsqu une association sportive souhaite développer ses projets et obtenir des aides du Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative, elle doit préalablement avoir été agréée (voir fiche spécifique agrément sport ). Les demandes d'agrément sport se font auprès de la Direction départementale de la Jeunesse et des Sports et, le numéro attribué depuis 1981 a la structure suivante : 94 S 000 (94 pour le département, S pour sport, 000 : un numéro d ordre à trois chiffres attribué dans l ordre de validation des dossiers). Les numéros antérieurs à 1981 ont une structure différente. Le numéro reste le même pour la durée de vie de l'association sous réserve, donc, qu'elle remplisse les conditions du maintien de l'agrément. SITES INTERNET RESSOURCES Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative - Comité National Olympique et Sportif Français - Direction Régionale et Départementale de la Jeunesse et des Sports du Val-de-Marne - Comité Régional Olympique et Sportif Val-de-Marne - URSSAF - Légifrance - Textes législatifs et réglementaires Centre de documentation et d'information de l'assurance (CDIA) - Associanet - Outils pour la gestion des associations Guidon - Outils pour la gestion des associations Infosport (Territorial) - Site d'actualités juridiques, économiques et sociologiques Cosmos - Site du conseil Social du Mouvement Sportif. Actualité sur la Convention Collective Nationale du Sport. Recherche documentation - SOLFIA Solution de financement pour els associations - 5

6 GUIDE POUR LA REDACTION DES STATUTS ASSOCIATIFS CONFORMEMENT AUX CONDITIONS REGLEMENTAIRES D'ATTRIBUTION DE L'AGREMENT "SPORT" TITRE I : Intitulé - Objet social - Siège social - Durée Article 1 : Intitulé de l'association La première obligation de la loi du 1er juillet 1901 est de faire connaître le titre de l'association (art.5 de la loi du 1er juillet 1901). Il est important de préciser que l'organisme ainsi créé est une association sans but lucratif régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901 et le décret d'application du 16 août Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 ayant pour titre :. Article 2 : Objet social Deuxième obligation de la loi 1901 : faire connaître le(s) but(s) de l'association. L'objet doit être explicité de façon précise, mais non limitatif pour laisser toute souplesse au développement futur des moyens d'action de l'association. Cette association a pour objet : Article 3 : Siège social Contrairement à un usage répandu, il n'est pas nécessaire de mentionner dans les statuts l'adresse exacte de l'association. La seule mention de la ville ou de l'agglomération est suffisante. En revanche, l'adresse exacte doit être déclarée à la Préfecture et faire l'objet d'une déclaration au Journal Officiel. Tout changement d'adresse doit ainsi être déclaré dans un délai de trois mois. Le siège social de l'association est fixé à. Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d'administration. La ratification par l'assemblée générale est nécessaire. Article 4 : Affiliation Il est utile de les déclarer dans les statuts afin de bien situer l'objet associatif. L'association est affiliée à la fédération et s'engage à se conformer aux statuts et règlement intérieur de la fédération. Article 5 : Durée de l'association Les associations sont souvent constituées pour une durée indéterminée. Elles peuvent également être créées pour une durée déterminée ou pour la réalisation d'une tâche délimitée dans le temps. La réalisation de cette tâche entraînera la dissolution statutaire de l'association. La durée de l'association est illimitée. TITRE II : Admission - Composition - Radiation Article 6 : Admission L'association est libre de choisir ses membres et leurs conditions d'admission. La seule limite réside dans les discriminations fondées sur des critères de nationalité, de race, de sexe, de religion ou encore politiques et sociaux. Pour faire partie de l'association, il faut adhérer aux présents statuts et s'acquitter de la cotisation dont le montant est fixé chaque année par l'assemblée générale. Le conseil d'administration peut refuser des adhésions, avec avis motivés aux intéressés. Article 7 : Composition de l'association Les statuts peuvent prévoir plusieurs catégories de membres ayant des droits et des obligations différentes (les préciser : cotisations, voix consultatives, délibératives ). Il s'agit de faire respecter le principe d'égalité : 1 membre = une voix. Membres fondateurs : Ce sont ceux qui ont participé à la constitution de l'association. Membres bienfaiteurs : Ce sont généralement des personnes qui acceptent, afin de soutenir financièrement l'association, d'acquitter une cotisation d'un montant supérieur à la cotisation annuelle. Membres d'honneurs ou honoraires : Ce titre est décerné aux personnes ayant rendu des services à l'association. Membres actifs : ils participent aux activités de l'association et versent annuellement la cotisation fixée par l'assemblée générale. L'association se compose : - membres fondateurs : Sont considérées comme tels, les personnes qui ont participé à la création de l'association (indiquer leurs noms, prénom, date et lieu de naissance). Ils peuvent disposer d'une voix délibérative ou consultative (à préciser). - membres d'honneurs : Ce titre peut être conféré par le Conseil d'administration aux membres de l'association qui ont rendu des services signalés à celle-ci. Ils sont dispensés du versement de la cotisation. Ils participent aux assemblées générales avec voix délibératives ou consultatives (à préciser). - membres bienfaiteurs : Ce sont les personnes qui apportent une contribution financière importante à l'association ou qui accepte de payer une cotisation égale à.fois le montant de la cotisation annuelle. Sont également membres bienfaiteurs, les personnes ayant consenti un apport mobilier ou immobilier à l'association. - membres actifs : Ils participent aux activités de l'association et versent annuellement une cotisation dont le montant est fixé chaque année par l'assemblée générale. Article 8 : Perte de la qualité de membre La qualité de membre peut se perdre par : la démission ; 6

7 le décès ; la radiation par le Conseil d'administration pour non paiement de la cotisation ou pour faute grave. Les statuts doivent préciser les droits de la défense : l'intéressé doit être informé, au préalable, de ce qui lui est reproché ; sa convocation devant l'autorité disciplinaire doit préciser l'éventualité et la nature de la sanction encourue ; il doit être en mesure de présenter ses explications orales ou écrites. Durant toute la procédure, il peut se faire assister ou représenter par la personne de son choix. Enfin, la sanction doit lui être notifiée. La qualité de membre de l'association se perd : - par démission adressée par lettre au Président de l'association ; - par décès ; - par radiation décidée par le Conseil d'administration pour non paiement de la cotisation annuelle ou pour fautes graves. Dans cette hypothèse, la décision est notifiée au membre exclu dans les 15 jours qui suivent la décision par lettre recommandée. Le membre exclu peut, dans un délai de 15 jours après cette notification, présenter un recours devant l'assemblée générale, réunie à cet effet dans un délai d un mois. TITRE III : Administration - Fonctionnement Article 9 : Conseil d'administration ou Comité directeur L'association est administrée par un Conseil d'administration qui est l'exécutif de l'association. Les statuts doivent comporter des dispositions permettant de garantir l'égal accès des femmes et des hommes aux instances dirigeantes. Ces dispositions doivent, par exemple, se traduire statutairement par un système visant à attribuer des sièges au sein des instances dirigeantes en fonction du pourcentage d'adhérents de chaque sexe. Le nombre minimum et/ou maximum de membres du Conseil d'administration doit être fixé par l'assemblée générale. Il est important de préciser que le Conseil d'administration est désigné en scrutin secret par l'assemblée générale ordinaire et pour une durée déterminée. Au delà d'un nombre minimum de réunion, par an, (3 fois par an généralement), le conseil d'administration doit pouvoir être réuni à la demande du Président de l'association, ou de ses membres (1/4, 1/2 - le quorum requis pour cela doit statutairement être précisé). A préciser également : les catégories de membres pouvant siéger au sein du Conseil d'administration. Les mineurs de 16 à 18 ans peuvent être élus au sein des instances dirigeantes sans pouvoir toutefois exercer de fonctions au sein du bureau. Si vous souhaitez autoriser l élection des représentants légaux des mineurs de moins de 16 ans, vous devez le mentionner expressément. Préciser la liberté d accès des hommes et des femmes au sein du conseil d administration. Le renouvellement des membres : indiquer la durée des mandats et les modalités de renouvellement (entièrement, par moitié, par tiers tous les ans, 2 ans ). Le quorum : Il s'agit de prévoir le nombre minimum requis de membres du Conseil d'administration pour la tenue des réunions du CA (en général, la majorité simple) et la validité des décisions (en général, majorité relative). Il est important d'indiquer qu'en cas de partage la voix du Président est prépondérante. En cas de vacance ou de départ d'un membre élu au sein du Conseil d'administration, le CA pourvoit à son remplacement jusqu'à la prochaine assemblée générale (seule instance habilitée à procéder au remplacement définitif). Enfin, les membres du Conseil d'administration doivent jouir de leurs droits civils et civiques et ne peuvent être rémunérés à raison des fonctions qui leurs sont confiées. L'association est administrée par un Conseil d'administration composé de.. membres au moins et membres au plus, élus au scrutin secret pour... ans par l'assemblée générale ordinaire. Le conseil d'administration se renouvelle par (tiers, moitié ) tous les. ans, les membres sortants sont rééligibles. Sont éligibles au conseil d'administration : les membres actifs, les membres fondateurs (à préciser). En cas de vacance, le Conseil d'administration pourvoit au remplacement du ou des membres concernés. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés. Le conseil d administration est composé d homme et de femmes à l image de l assemblée générale. Les mineurs de plus de 16 ans sont éligibles au sein du Conseil d'administration. Ils ne peuvent néanmoins exercer des fonctions au sein du bureau. Le Conseil d'administration se réunit toutes les fois que cela est nécessaire, et au moins. par an, sur convocation du Président ou à la demande du.. de ses membres (quorum à préciser). Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante. Le vote par procuration est autorisé à raison de 3 pouvoirs maximum par électeur. La présence du.. des membres du CA (quorum à préciser) est nécessaire pour la validité des décisions. Les membres du Conseil d'administration doivent jouir de leurs droits civils et civiques et ne peuvent être rémunérés à raison des fonctions qui leurs sont confiées. Les délibérations du Conseil d'administration font l'objet d'un procès verbal signé par le Président et le Secrétaire de l'association. Article 10 : le bureau Le Conseil d'administration élit un bureau composé d'au moins un président, un trésorier, un secrétaire. Des adjoints peuvent également être élus. Les membres du bureau sont rééligibles. Si le nombre de mandats successifs est limité, il convient de le préciser. Le Conseil d'administration élit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé de : Un président ; Un ou plusieurs vice-présidents (si nécessaire) ; Un secrétaire ; Un ou plusieurs vice-trésoriers (si nécessaire) ; Un trésorier ; Un ou plusieurs vice-secrétaires (si nécessaire). Le bureau est élu pour ans. 7

8 Article 11 : modification de siège social, titre, objet, dirigeants et statuts Lors de la déclaration de l'association, les obligations de la loi 1901 portent sur le titre, l'objet, le siège social, les membres du bureau et les statuts de l'association. Ainsi, tous changements concernant ces articles et les statuts de l association doivent être déclarés à la Préfecture du siège social de l'association. Toutes modifications concernant le titre, le siège social, l'objet, les membres du conseil d'administration et du bureau, et les statuts de l'association doivent être déclarés à la Préfecture du siège social de l'association dans les trois mois suivant le(s) changement(s). TITRE IV : Assemblées Générales Article 12 : l'assemblée générale ordinaire C'est l'organe souverain de l'association. Elle se compose de tous les membres de l'association pour approuver ou non les bilans de l'année écoulée et pour définir les orientations de l'année à venir. Dans cet article, il convient de préciser : La composition de l'assemblée générale ; La fréquence des réunions ; Le quorum requis pour la tenue de l'assemblée générale ; Les conditions de convocation ; Le rôle de l'assemblée générale ; Les modalités de vote qui peuvent également être précisées dans le règlement intérieur. L'assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an et comprend tous les membres de l'association à jour de leur cotisation. Les représentants légaux des mineurs de moins de 16 ans (parents, tuteurs, ) peuvent prendre part au vote. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par le Conseil d'administration. L'ordre du jour est fixé par le Conseil d'administration et inscrit sur la convocation. Elle peut être convoquée à la demande du.. des membres de l'association (quorum à préciser). Le vote par correspondance n'est pas admis. Le vote par procuration est autorisé à raison de 3pouvoirs maximum par électeur. Seuls les points indiqués à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'une décision. L'assemblée générale ordinaire entend les rapports sur la gestion du Conseil d'administration et sur la situation financière et morale de l'association. Elle approuve les comptes de l'exercice clos, vote le budget de l'exercice suivant et pourvoit s'il y a lieu au renouvellement des membres du Conseil d'administration. Les décisions de l'assemblée générale ordinaire sont prises à la majorité des membres présents (ou représentés). En cas d'égalité la voix du Président est prépondérante. Le quorum requis pour la validité des décisions est la présence de.. des membres pouvant siéger aux assemblées générales. Si le quorum n'est pas atteint, une prochaine assemblée générale est organisée à quinze jours d'intervalle et peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Les délibérations de l'assemblée générale ordinaire font l'objet d'un procès verbal signé par le Président et par un administrateur. QUORUM - Pour qu'une assemblée générale se déroule valablement sur le plan juridique, elle doit être conduite dans le respect des dispositions prévues par les statuts. Ainsi, par exemple, si ces derniers prévoient que sont membres de l'association les adhérents ayant acquitté leur cotisation, une liste d'émargement, ne comprenant que les adhérents à jour de cette cotisation, doit être préparée. Chaque adhérent présent devra signer cette feuille d'émargement à son arrivée pour luimême et les membres qu'il représente éventuellement. C'est en comparant cette liste d'émargement avec le nombre total de membres effectifs de l'association que les dirigeants associatifs pourront déterminer si le quorum prévu dans les statuts est atteint ou non. La feuille d'émargement doit être jointe au procès verbal de l'assemblée générale. Si la notion de quorum n'est pas prévue dans le texte de la loi du 1er juillet 1901, il relève néanmoins d'une bonne pratique (notamment au sens démocratique du terme) de la faire figurer dans les statuts de l'association. Article 13 : l'assemblée générale extraordinaire L'assemblée générale extraordinaire sert pour une cause vraiment particulière : modification des statuts ou dissolution de l'association, notamment. La convocation d'une assemblée générale extraordinaire doit pouvoir se faire à la demande du Président ou des membres de l'association. Les conditions de convocation sont identiques à l'assemblée générale ordinaire. Les modalités de vote peuvent être différentes (majorité des 2/3 par exemple). L'assemblée générale extraordinaire a compétence notamment pour modifier les statuts, décider la dissolution de l'association et l'attribution des biens de l'association, sa fusion avec toute autre association poursuivant un but analogue, ou son affiliation à une union d'association, proposée par le Conseil d'administration ou des membres de l'association. Elle doit être convoquée spécialement à cet effet, par le président ou à la demande du.. des membres de l'association dans un délai de jours avant la date fixée. La convocation doit indiquer l'ordre du jour et comporter en annexe le texte des modifications de statuts proposés. Pour la validité des décisions, l'assemblée générale extraordinaire doit être composée du. Des membres de l'association ayant le droit de vote. Si ce quorum n'est pas atteint, l'assemblée est à nouveau convoquée à quinze jours d'intervalle et peut alors délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Article 14 : les ressources de l'association Les ressources de l'association sont multiples. Il est intéressant de préciser la nature de ces ressources (subventions, cotisations, ventes ). Les ressources de l'association se composent notamment : Des cotisations versées par les membres ; Des subventions de l'etat, des collectivités territoriales et de tout organisme public ; Des recettes de manifestations sportives ; Des revenus de biens et de valeurs appartenant à l'association ; Des produits de ventes d'articles divers liés aux activités de l'association ; Toutes autres ressources autorisées par les textes législatifs et réglementaires. 8

9 Article 15 : la gestion de l'association Il est tenu une comptabilité complète de toutes les recettes et de toutes les dépenses. Le budget annuel est adopté par le Conseil d'administration avant le début de l'exercice. Tout contrat ou convention passé entre l'association d'une part et un administrateur, son conjoint ou un proche d'autre part, est soumis pour autorisation au Conseil d'administration et présenté pour information à la plus prochaine assemblée générale. Article 16 : règlement intérieur Un règlement intérieur peut être établi par le conseil d'administration et approuvé par l'assemblée générale. Il est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'association (ex : tenue d'un registre des délibérations, d'une feuille de présence aux différentes réunions, attribution des membres du bureau ). Article 17 : dissolution - liquidation Cet article permet de fixer les conditions de dissolution et de liquidation des biens de l'association. En cas de dissolution prononcée par l'assemblée générale extraordinaire, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci. L'actif, s'il y a lieu, est dévolu par cette assemblée à toute association poursuivant une activité similaire, conformément à l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août Aucun des membres de l'association ne peuvent se voir attribuer une part des biens de l'association. Date : Président Secrétaire Trésorier Nom / prénom Nom / prénom Nom / prénom Signature Signature Signature 9

10 Le., à.. (sur papier à en-tête de l association) Monsieur le Préfet (ou sous-préfet), EXEMPLE DE DECLARATION EN PREFECTURE Nous avons l honneur, conformément aux dispositions de l article 5 de la loi du 1er juillet 1901, de déclarer les modifications apportées par l assemblée générale du. aux statuts annexés à la déclaration de notre association en date du Ci-joint, deux exemplaires du texte des modifications (ou des nouveaux statuts), dûment approuvés par nos soins. Nous vous demandons de bien vouloir nous délivrer récépissé de la présente déclaration. Nous vous prions de recevoir, Monsieur le Préfet, l assurance de notre considération distinguée. Le secrétaire, Le président, (nom et signature) (nom et signature) (NDLR : en principe, la déclaration de modification des statuts doit être signée par deux membres du bureau.) Le., à.. (sur papier à en-tête de l association) Monsieur le Préfet (ou sous-préfet), EXEMPLE DE MODIFICATION EN PREFECTURE Nous avons l honneur, de vous faire connaître, conformément aux dispositions de l article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et de l article 3 de son décret d application du 16 août 1901, que lors de la séance du conseil d administration (ou de son assemblée générale) en date du., l association, dont le siège est à et qui a été déclarée le a procédé au renouvellement du bureau, composé désormais comme suit : M., prénoms.., né(e) le à.., de nationalité., domicilié à. exerçant la profession de., exerçant la fonction de.. M., prénoms.., né(e) le à.., de nationalité., domicilié à. exerçant la profession de., exerçant la fonction de.. M., prénoms.., né(e) le à.., de nationalité., domicilié à. exerçant la profession de., exerçant la fonction de.. Nous vous demandons de bien vouloir nous délivrer récépissé de la présente déclaration. Nous vous prions de recevoir, Monsieur le Préfet, l assurance de notre considération distinguée. Le secrétaire, Le président, (nom et signature) (nom et signature) (NDLR : en principe, la déclaration de modification des statuts doit être signée par deux membres du bureau.) 10

11 EXEMPLE DE PROCES VERBAL Association (dénomination sociale). Adresse (siège social). Tél/fax/mail :.. Le, à, les membres de l association se sont réunis au siège social (ou en un autre lieu) en assemblée générale ordinaire sur convocation du président (ou de toute autre personne habilitée à convoquer l assemblée). Il a été établi une feuille d émargement, annexée au procès-verbal, et signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que mandataire. L assemblée est présidée par, en qualité de président de l association. Il est assisté par un secrétaire de séance,., en tant que secrétaire de l association. MM, vérificateurs aux comptes (ou commissaires aux comptes), régulièrement convoqués, sont présents (ou absents). Plus de (la moitié, les trois quart,... quorum selon statuts) des membres étant présents ou représentés, tel qu il est prévu par l article.. des statuts, l assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité requise. L ordre du jour est rappelé par le Président : 1) rapport moral, 2) rapport d'activités, 3) rapport financier, 4) vote des rapports, 5) approbation du budget prévisionnel, 6) renouvellement des mandats des membres du conseil d administration (s'il y a lieu au regard des statuts), 7) désignation des vérificateurs (ou contrôleur)s aux comptes, 8) fixation du montant des nouvelles cotisations, 9) 10)... Le président fait remarquer que l ensemble des documents a été adressé à chacun des membres dans le cadre des convocations (ou a été déposé au siège de l association le ). Il est fait lecture des différents rapports (financier, moral, etc.). Lors du débat qui a suivi, les éléments suivants ont été mis en évidence. Après débat entre les membres (préciser ce qui a été dit), le président de séance met aux voix les points suivants, conformément à l ordre du jour : 1) L assemblée générale adopte la délibération à la majorité de. voix (ou à l unanimité). 2) Approbation du budget. Cette résolution est adoptée à l unanimité (ou la majorité de /est rejetée par... voix contre ). 3) Après rappel par monsieur le président que.. (nombre) sièges sont à pouvoir, il est procédé à l'élection des administrateurs à bulletin secret sous la surveillance du bureau de vote composé comme suit :... Sont déclarés régulièrement élus : M (nom et prénom), né(e) le... à..., demeurant à... et exerçant la profession de... avec... (nombre) voix ; M (nom et prénom), né(e) le... à..., demeurant à... et exerçant la profession de... avec... (nombre) voix ; M (nom et prénom), né(e) le... à..., demeurant à... et exerçant la profession de... avec... (nombre) voix ; 4) Désignation des commissaires (ou vérificateurs) aux comptes. MM. (noms et prénoms) sont désignés comme commissaire (ou vérificateurs) aux comptes de l association. Cette résolution est adoptée à l unanimité (ou la majorité de ). 5) Après débat, l'assemblée générale décide de fixer le montant des nouvelles cotisations dues au titre de l'exercice... comme suit :... Cette résolution est adoptée à... (indiquer le résultat des votes). 6) 7) L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à Il est dressé un procès-verbal de la réunion signé par le président de séance et le secrétaire de séance. Le secrétaire de séance Le président de séance Nom et signature Nom et signature 11

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