MESS ADMINISTRATIO N ADMINISTRATION DES MESS

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1 A-AD /AG-000 MESS ADMINISTRATIO N (BILINGUAL) STOCK REPRlNT: All changes incorporated up to and including change 2 dated ADMINISTRATION DES MESS (BILINGUE) RÉIMPRESSION DU STOCK: Tous les modificatifs sont inclus, y compris le 2 modificatif du Issued on Authority of the Chief of the Defence Staff Publieé avec I'autorisation du Chef de l'état-major de la Défense OPI: DPERA BPR: DELPC Ch/Mod

2 A -AD /AG-000 LIST OF EFFECTIVE PAGES ÉTAT DES PAGES EN VIGUEUR Insert latest changed pages; dispose of superseded pages in accordance with applicable orders. Insérer les pages le plus récemment modifiées et disposer de celles qu'elles remplacent conformément aux ordonnances applicables. NOTE On a changed page, the portion of the text affected by the latest change is indicated by a vertical line in the margin of the page. Changes to illustrations are indicated by miniature pointing hands or black vertical lines. Total number of pages in this order is 128 consisting of the following: NOTA Dans une page modifiée, Ia partie du texte affectée par le plus récent modificatif est indiquée par une ligne verticale dans Ia marge. Les modifications aux illustrations sont indiquées par des mains miniatures à l'index pointé ou des lignes verticales noires. La présente ordonnance comprend 128 pages réparties de Ia façon suivante: Page No. Change No. Numéro de page Numéro de modificatif Title A, B/C i/ii iii to vii/viii 1-1, to 2-9/2-10 2A-1, 2A-2 2B-1/2B-2 2C-1/2C-2 2D-1/2D-2 2E-1/2E-2 2F-1/2F-2 2G-1/2G-2 2H-1/2H-2 2J-1/2J to 3-11/3-12 3A-1, 3A-2 3A1-1 to 3A1-3/3A1-4 3B-1 to 3B-6 3B1-1, 3B1-2 3B2-1 to 3B2-3/3B2-4 3B4-1 to 3B4-8 3C-1 to 3C-5/3C-6 3C1-1, 3C1-2 3C2-1, 3C2-2 3C3-1, 3C to 4-5/ Titre A, B/C i/ii iii à vii/viii 1-1, à 2-9/2-10 2A-1, 2A-2 2B-1/2B-2 2C-1/2C-2 2D-1/2D-2 2E-1/2E-2 2F-1/2F-2 2G-1/2G-2 2H-1/2H-2 2J-1/2J à 3-11/3-12 3A-1, 3A-2 3A1-1 à 3A1-3/3A1-4 3B-1 à 3B-6 3B1-1, 3B1-2 3B2-1 à 3B2-3/3B2-4 3B4-1 à 3B4-8 3C-1 à 3C-5/3C-6 3C1-1, 3C1-2 3C2-1, 3C2-2 3C3-1, 3C à 4-5/ Zero in Change No. Column indicates an original page. Copyright 1982 by DND Canada Zéro dans la colonne des modificatifs indique une page originale. Copyright 1982 par MDN Canada Ch A Mod

3 A-AD / AG-000 LIST OF EFFECTIVE PAGES (cont'd) ÉTAT DES PAGES EN VIGUEUR (suite) Page No. Change No. Numéro de page Numéro de modificatif 5-1 to to 5-6A/5-6B 5-7 to A-1, 5A-2 0 5A-3 2 5A-4 2 5A-5 to 5A-7/5A-8 0 5A1-1 to 5A A2-1 to 5A B-1, 5B to to A-1 to 7A-2 0 7A1-1 to 7A à à 5-6A/5-6B à A-1, 5A-2 0 5A-3 2 5A-4 2 5A-5 à 5A-7/5A-8 0 5A1-1 à 5A A2-1 à 5A B-1, 5B à à A-1 à 7A-2 0 7A1-1 à 7A1-6 0 Zero in Change No. Column indicates an original page. Zéro dans lacolonne des modificatifs indique une page originale. The contact offficer for this publication is DPERA 4. La personne responsable de cette publication est DELPC 4. Ch B/C Mod

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5 A-AD /AG-000 FOREWORD 1. A-AD /AG-000. Mess Administration, is issued on authority of the Chief of the Defence Staff. 2. A-AD /AG-000 dated 29 August 1982 is effective on receipt and supersedes CFP 262 Dated 27 October Suggestions for amendments shall be forwarded through normal channels to National Defence Headquarters, Attention DGPS/DPERA. AVANT-PROPOS 1. L'A-AD /AG-000, Administration des mess, est publiée avec l'autorisation du Chef de l'état-major de Ia Defense. 2. L'A-AD /AG-000 datée du 29 août 1982 entre en vigueur dès réception et remplace la PFC 262 du 27 octobre Toute proposition de modification au présent manuel doit être envoyée par Ia voie réglementaire au Quartier général de la Défense nationale, compétence du Directeur général Services du personnel (DGSP), Direction Éducation physique, loisirs et commodités (DEPLC). i/ ii

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7 A-AD / AG-000 TABLE OF CONTENTS TABLE DES MATIÈRES PAGE PAGE CHAPTER 1 INTRODUCTION 1-1 CHAPITRE 1 INTRODUCTION 1-1 General Application Terminology Généralités Applications Terminologie CHAPTER 2 ORGANIZATION 2-1 CHAPITRE 2 ORGANISATION 2-1 Authority and Responsibility Number and Type of Messes Management of a Mess Functions of a Mess Committee Composition of a Mess Committee Supervising Officer Mess Manager Terms of Reference Personal Interest Mess Administration Mess Organization: General Mess Organization: Specific Mess Membership Public Support of Messes Accounting Procedures Personnel Policy / / /2-10 Autorité et responsabilité Nombre et type de mess Gestion d'un mess Fonctions du conseil d'administration d'un mess Composition du conseil d'administration d'un mess Officier superviseur Régisseur du mess Attributions Avantage personnel Administration du mess Organisation du mess Généralités Description de l'organisation d'un mess Soutien financier public Procédures comptables Politique sur le personnel / / /2-10 ANNEXES ANNEXES A TERMS OF REFERENCE: 2A-1 SUPERVISING OFFICER B MESS COMMITTEE 2B-1/2B-2 RESPONSIBILITIES: PRESIDENT OF THE MESS COMMITTEE C MESS COMMITTEE 2C-1 /2C-2 RESPONSIBILITIES: VICE-PRESIDENT OF THE MESS COMMITTEE D MESS COMMITTEE 2D-1 /2D-2 RESPONSIBILITIES: MESS SECRETARY E MESS COMMITTEE 2E-1/2E-2 RESPONSIBILITIES: FINANCE MEMBER A ATTRIBUTIONS: OFFICIER 2A- 1 SUPERVISEUR B RESPONSABILITÉS DU 2B -1/2B- 2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: PRÉSIDENT DU CONSEIL C RESPONSABILITÉS DU 2C-1/2C-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: VICE-PRÉSIDENT DU CONSEIL D RESPONSABILITÉS DU 2D-1/2D-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: SECRÉTAIRE E RESPONSABILITÉS DU 2E-1 /2E- 2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: TRÉSORIER iii

8 A-AD / AG-000 PAGE F MESS COMMITTEE 2F-1/2F-2 RESPONSIBILITIES: ENTERTAINMENT MEMBER G MESS COMMITTEE 2G-1/2G-2 RESPONSIBILITIES: BAR MEMBER H MESS COMMITTEE 2H-1/2H-2 RESPONSIBILITIES: OTHER COMMITTEE MEMBERS PAGE F RESPONSABILITÉS DU 2F -1/2F-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: RESPONSABLE DES ACTIVITÉS RÉCRÉATIVES G RESPONSABILITÉS DU 2G- 1/2G-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: RESPONSABLE DU BAR H RESPONSABILITÉS DU 2H-1/2H-2 CONSEIL D'ADMINISTRATION DU MESS: AUTRES MEMBRES DU CONSEIL CHAPTER 3 ADMINISTRATION 3-1 CHAPITRE 3 ADMINISTRATION 3-1 Constitution and By-laws Mess Meetings Payment into Mess Funds Temporary and Attached Duty Mess Bill Mess Entertainment Base Commander/ Base Chief Warrant Officer Suggestions and Complaints Alcoholic Beverages Discipline Guests Visits to Messes Mess Expenditures Loss or Damage of Non-public Property Write-off Furniture and Equipment Disposal Regular and Reserve Forces Accounts and Audit Retention and Destruction of Institute Document Policy Book Budget Preparation and Submission / /3-12 Statuts et règlements Réunions du mess Alimentation des fonds du mess Service provisoire et service détaché Compte de mess Activités récréatives du mess Commandant de la base/adjudant-chef de la base Suggestions et plaintes Boissons alcooliques Discipline Invités Visites au mess Dépenses du mess Perte ou endommagement d'un bien non public Radiation Disposition du mobilier et de l'équipement Comptes et vérification des comptes des forces régulières et de réserve Conservation et destruction des documents des mess Livre des règlements du mess Préparation et dépôt du budget / /3-12 ANNEXES ANNEXES A B C SAMPLE MESS CONSTITUTION CONDUCT OF MEETINGS BUDGET PREPARATION AND SUBMISSION 3A -1 A STATUTS TYPES D'UN MESS 3B -1 B DÉROULEMENT DES RÉUNIONS 3C-1 C PRÉPARATION ET DÉPÔT DU BUDGET 3A-1 3B-1 3C-1 iv

9 A-AD / AG-000 CHAPTER 4 SHIPS' MESSES PAGE 4-1 PAGE CHAPITRE 4 MESS SUR LES NAVIRES 4-1 General 4-1 Généralités 4-1 Definition 4-1 Définition 4-1 Designation of Messes: Officers 4-1 Mess des officiers 4-1 Designation of Messes: Other Ranks 4-2 Mess du personnel non officier 4-2 President of the Mess and Mess Président du mess du conseil Committee 4-2 d'administration du mess 4-2 Mess Committee Members 4-2 Membres du conseil d'administration du mess 4-2 Mess Administration 4-2 Administration du mess 4-2 Mess Entrance Fee: Officers 4-3 Droit d'entrée au mess: officiers 4-3 Mess Subscription 4-3 Cotisation 4-3 Mess Funds 4-3 Fonds du mess 4-3 Inventory Verification 4-4 Inventaire 4-4 Audit 4-4 Vérification des comptes 4-4 Settlement of Debts 4-4 Règlements des dettes 4-4 Wine Stocks 4-4 Stocks de vins 4-4 Sale of Wine Stocks 4-5/4-6 Vente de stocks de vins 4-5/4-6 Wine Bills 4-5/4-6 Factures pour le vin 4-5/4-6 CHAPTER 5 SOCIAL FUNCTIONS 5-1 CHAPITRE 5 RÉCEPTIONS 5-1 General 5-1 Généralités 5-1 Cocktail Parties 5-1 Cocktails 5-1 Dances 5-1 Soirées dansantes 5-1 Formal Balls 5-2 Bals de gala 5-2 Teas 5-3 Thés 5-3 Garden Parties 5-3 Garden-parties 5-3 Mess Dinners 5-3 Dîners régimentaires 5-3 Mixed Dinners 5-8 Dîners mixtes 5-8 Dining-in Nights 5-8 Dîners réglementaires 5-8 Official Mess Functions 5-9 Réceptions officielles 5-9 Entertainment of Visitors 5-9 Divertissement des visiteurs 5-9 Use of the Mess for Private Functions 5-9 Utilisation des locaux du mess pour des réceptions privées 5-9 Non-Military Use of Messes 5-10 Utilisation des installations du mess à des fins non militaires 5-10 ANNEXES ANNEXES A DUTIES OF THE MESS 5A-1 A FONCTIONS DU 5A-1 STAFF FOR A MESS PERSONNEL DU MESS À DINNER L'OCCASION D'UN DÎNER- RÉGIMENTAIRE B MESS PRIVATE PARTY 5B-1 B ORGANISATION D'UNE 5B-2 ARRANGEMENTS RÉCEPTION PRIVÉE AU MESS v

10 A-AD /AG-000 PAGE PAGE CHAPTER 6 BAR MANAGEMENT 6-1 CHAPITRE 6 GESTION DU BAR 6-1 Section 1 Ordering Merchandise and Section 1 Commande des Supplies 6-1 marchandises et des fournitures 6-1 Normal Stock Levels 6-1 Niveau normal des stocks 6-1 Mess Manager/Bar Supervisor Responsabilités et restrictions Responsibilities and Limitations 6-1 inhérentes à la fonction de régisseur du mess ou de surveillant du bar 6-1 Frequency of Ordering 6-2 Fréquence des commandes 6-2 Classification of Merchandise 6-2 Catégories de denrées 6-2 Section 2 Quantities 6-2 Section 2 Quantités 6-2 General 6-2 Généralités 6-2 Determination of Quantities 6-3 Évaluation des quantités 6-3 Section 3 Ordering 6-4 Section 3 Commandes 6-4 Suppliers 6-4 Fournisseurs 6-4 Placing Orders 6-4 Commandes 6-4 Ordering Verbally 6-5 Commande verbale 6-5 Ordering by Telegram or Letter 6-5 Commande par télégramme ou par lettre 6-5 Types of Order Forms 6-6 Types de formules de commande 6-6 Using the Provincial Order Forms 6-6 Formules de commande des gouvernements provinciaux 6-6 Merchandise Transfers 6-6 Transfert de marchandises 6-6 Other Regulations 6-6 Autres règlements 6-6 CHAPTER 7 PERSONNEL 7-1 CHAPITRE 7 PERSONNEL 7-1 General 7-1 Généralités 7-1 Employee Categories 7-1 Catégories d'employés 7-1 Mess Employees 7-1 Employés du mess 7-1 Terms of Reference 7-2 Attributions 7-2 Mess Manager 7-2 Régisseur du mess 7-2 Duties and Responsibilities of Bar Fonctions et responsabilités du Supervisors 7-4 surveillant du bar 7-4 ANNEX ANNEXE A MESS MANAGER: 7A-1 A RÉGISSEUR DU MESS: 7A-2 STATEMENT OF DUTIES ÉNONCÉ DE FONCTIONS vi

11 A-AD / AG-000 LIST OF FIGURES LISTE DES FIGURES FIGURE TITLE PAGE FIGURE TITRE PAGE 5A1-1 T-Shape Table 5A1-1 5A1-1 Disposition en T 5A1-1 5A1-2 E-Shape Table 5A1-2 5A1-2 Disposition en E 5A1-2 5A1-3 I-Shape Table 5A1-3 5A1-3 Disposition en I 5A1-3 5A1-4 U-Shape Table 5A1-4 5A1-4 Disposition en U 5A1-4 5A2-1 Basic Breakfast Setting with 5A2-1 Couvert de base pour le petit Cup and Saucer 5A2-1 déjeuner, avec tasse et soucoupe 5A2-1 5A2-2 Basic Dinner Setting 5A2-2 5A2-2 Couvert de base pour un dîner 5A2-2 5A2-3 Formal Dinner Setting 5A2-3 5A2-3 Couvert pour un dîner officiel 5A2-3 5A2-4 Formal Table Setting 5A2-4 5A2-4 Table mise pour un repas officiel 5A2-4 vii/ viii

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13 A-AD /AG-000 CHAPTER 1 INTRODUCTION CHAPITRE 1 INTRODUCTION GENERAL 1. A-AD /AG-000 deals with messes in the Canadian Forces (CF) and, in particular, precribes policies and procedures concerning mess administration in the Regular Force and Primary Reserve. 2. This publication is to be used in conjunction with activit y- related publications including: a. CFAO 27-1, Messes; b. A-PS /AG-001 Policy Governing Operation of Personnel Support Programs in the Canadian Forces ; c. A-FN /AG-001, Policy and Procedures for Non-Public Fund (NPF) Accounting; and d. Maritime Command NPF Manual Ships. GÉNÉRALITÉS 1. L'A-AD /AG-000 traite des mess dans les Forces canadiennes (FC) et énonce les politiques et procédures se rapportant à l'administration des mess dans les Forces régulière et les forces de la Première réserve. 2. Cette publication doit être utilisée de concert avec les publications relatives à diverses activités et comprenant: a. I'OAFC 27-1, Les mess; b. l'a-ps /ag-001, Lignes de conduite relatives au financement des programmes de soutien du personnel dans les Forces canadiennes; c. l'a-fn /ag-001, Politique et procédures pour la comptabilisation des fonds non publics; et d. le Maritime Command NPF Manual Ships. APPLICATION 3. This publication applies at all levels and in all environments of the CF unless otherwise stated. 4. Consistent application of the principles outlined will result in the most effective use of available resources and ensure the maximum contribution to the overall effectiveness of the CF. 5. The policies and procedures contained herein are designed to serve all levels of management and are to be consistently implemented throughout the CF. TERMINOLOGY 6. For the purpose of this publication, a 'mess' means, as appropriate, an officers' mess, an officer cadets' mess, a warrant officers' and sergeants' mess, junior ranks' mess/club or any combination thereof, and may include a wardroom or dining room, bar or ante-room, lounge, games room, and other common rooms which, when provided, are APPLICATION 3. La présente publication s'applique à tous les niveaux et à tous les éléments des FC, sauf avis contraire. 4. L'application uniforme des principes énoncés permettra de faire le meilleur usage possible des ressources disponibles et de maximiser Ia contribution à l'efficacité globale des Forces canadiennes. 5. Les principes et procédures contenus dans le présent manuel sont destinés à tous les niveaux de gestion et doivent être appliqués uniformément dans toutes les Forces canadiennes. TERMINOLOGIE 6. Pour les besoins de Ia présente publication, le terme "mess" veut dire, selon le cas, un mess d'officiers, un mess d'élèves-officiers, un mess de sergents et d'adjudants, un mess ou un club de soldats et caporaux ou toute autre combinaison, et comprend le carré des officiers ou la salle à manger, le bar ou le foyer, le salon, la salle de jeux et 1-1

14 A-AD /AG-000 operated and administered to provide services to its members. 7. In this publication, the term 'CF base' or base means Canadian Forces base, station, ship, or unit unless otherwise stated. The term base commander (B Comd) means, as appropriate, the commander of a base, station or HMC ship. The term Base Services Officer (B Svcs 0) means, as appropriate, the appointment responsible for the technical direction of the working levels of mess staff. 8. Unless the contrary intention appears, words in the singular include the plural, and words in the plural include the singular. 9. In this publication: a. 'may' shall be construed as being permissive and 'shall' as being imperative; b. 'should' shall be construed as being information only; c. 'practicable' shall be construed as 'physically possible'; and d. 'practical' shall be construed as reasonable in the circumstance. 10. Unless the context otherwise requires, words importing male persons include female persons, and words importing female persons include male persons. d'autres pièces d'usage commun qui, lorsqu'elles sont disponibles, sont administrées dans le but de fournir des services à leurs membres. 7. Dans Ia présente publication, le terme "base des FC" ou "base" veut dire, sauf avis contraire, une base, une station, un navire ou une unité des Forces canadiennes. Le terme "commandant de la base" (Cmdt B) veut dire, selon le cas, le commandant d'une base, d'une station ou d'un navire de Ia MRC. Le terme "officier des services de la base" veut dire, selon le cas, la personne responsable de Ia direction technique des différents niveaux de travail entre lesquels se répartit le personnel du mess. 8. Sauf exception, les termes mis au singulier contiennent une idée de pluriel et ceux au pluriel, une idée de singulier. 9. Dans la présente publication: a. "peut" ou "peuvent" expriment l'idée de permission et "doit" ou "doivent" l'idée d'un ordre auquel on doit obéir; b. "doit en principe" a valeur d'information; c. "faisable" doit être compris comme matériellement possible "; et d. "logique" doit être compris comme raisonnable dans les circonstances données. 10. À moins que le contexte n'exige une interprétation différente, le masculin comprend aussi le féminim et vice versa. 1-2

15 A-AD /AG-000 CHAPTER 2 ORGANIZATION AUTHORITY AND RESPONSIBILITY 1. Messes are established as prescribed in 27.1 and CFAO CHAPITRE 2 ORGANISATION AUTORITÉ ET RESPONSABILIT É 1. Les mess sont établis conformément aux dispositions contenues dans l'article 27.1 des ORFC et l'oafc The responsibility for messes at any location is detailed in the appropriate Canadian Forces Organization Order (CF00). The B Comd of the unit assigned this responsibility is the commanding officer (CO) referred to in subsequent sections of this publication unless otherwise stated. NUMBER AND TYPE OF MESSES 3. The type of messes that may be established and the approving authority required is contained in CFAO While CFAO 27-1 provides that, 'when physical plant or geography so dictate, additional messes may be established', careful consideration should be given to establishing branches of a mess rather than an additional mess organization. The support provided to messes as outlined in A-PS / AG-001 is based on the concept of one mess of each type per base and staff. Size of facilities and equipment provided will not be increased by establishing another mess. In addition, one mess organization generally results in greater efficiency, more economical operation, and greater flexibility in facility use and programs. MANAGEMENT OF A MESS 5. Each mess shall be administered by a mess committee responsible to the B Comd. 6. The mess committee should be responsible for all aspects of the administration of a mess except for duties assigned to the base food services officer (B Food Svcs O) as detailed in CFAO Les responsabilités relatives aux mess, quel que soit I'endroit de leur établissement, sont décrites dans l'ordonnance d'organisation des Forces canadiennes (OOFC) qui a trait à cette question. Sauf avis contraire, l'officier commandant dont il est question dans les articles suivants est le commandant de la base, dont une unité a reçu les responsabilités mentionnées ci-dessus. NOMBRE ET TYPE DE MESS 3. L'OAFC 27-1 définit le type de mess que l'on peut établir, ainsi que l'autorité compétente requise. 4. L'OAFC 27-1 précise que "si la disposition physique ou les caractéristiques des lieux l'exigent, d'autres mess peuvent être établis". Cependant, il serait bon d'envisager sérieusement de prolonger un mess existant, plutôt que d'en créer un doté d'une administration indépendante. Telles qu'elles sont énoncées dans l'a-ps / AG-001, les dispositions portant sur l'aide aux mess sont fondées sur le principe de la création d'un mess de chaque type par base et par catégorie de grade. On n'augmentera pas les installations et l' équipement fournis en créant un autre mess. De plus, l'exploitation d'un seul mess donne de meilleurs résultats, est plus économique et permet une plus grande souplesse dans l'utilisation des installations et des programmes. GESTION D' UN MESS 5. Chaque mess est géré par un conseil d'administration comptable au commandant de la base. 6. Le conseil d'administration du mess est en principe responsable de tous les aspects de la gestion du mess, sauf en ce qui concerne les tâches assignées au chef des services d'alimentation de la base (C Serv Alim), définies dans l'oafc

16 A-AD /AG-000 FUNCTIONS OF A MESS COMMITTEE 7. The mess committee: a. is responsible for ensuring compliance with regulations, orders, and directives pertaining to messes; b. provides for the organizational, administrative and logistical action necessary to carry out the members' decisions on mess matters; c. reflects, to the B Comd both in writing and/ or orally, the wishes of the members regarding their mess; d. reflects, to the members, the B Comd's policy direction and reason therefore as required; and e. provides the necessary expertise so that the mess is managed in accordance with current regulations on a day to day basis. COMPOSITION OF A MESS COMMITTEE 8. The composition and organization of any mess will vary according to the size, role, and circu mstances of the base on which it is established. 9. The mess committee shall consist of not less than three members as follows: a. a president of the mess committee (PMC), who shall be, in the case of wardroom in a ship, the executive officer; b. a vice-president of the mess committee (VPMC); and c. a secretary/finance member. NOTE: Additional members may be added to the mess committee as deemed necessary to ensure efficient management of the mess. 10. PMCs, VPMCs, and secretaries/ finance members may be elected at a general mess meet- FONCTIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION D'UN MESS 7. Le conseil d'administration d'un mess: a. est chargé de l'application des réglements, ordonnances et directives se rapportant aux mess; b. veille à ce que soient prises les mesures d'ordre organisationnel, administratif et logistique nécessaires à l'exécution des décisions des membres sur les questions relatives au mess; c. se fait l'interprète auprès du commandant de Ia base, par écrit ou oralement, des voeux des membres concernant leur mess; d. communique aux membres Ia politique, les directives et les motifs du commandant de la base; et e. fournit les compétences nécessaires pour que Ia gestion quotidienne du mess soit conforme aux règlements en vigueur. COMPOSITION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION D'UN MESS 8. La composition et l'organisation d'un mess varient selon la taille, les functions et les conditions propres à la base où il est établi. 9. Le conseil d'administration du mess ne doit pas comprendre moins de trois membres qui sont: a. Ie président du conseil d'administration du mess (PCAM) qui sera, dans le cas du carré d'un navire, le commandant en second; b. le vice-président du conseil d'administration du mess (VPCAM); et c. le secrétaire ou Ie trésorier. NOTA: D'autres membres peuvent faire partie du conseil d'administration si on juge que c'est nécessaire à la bonne gestion du mess. 10. Les présidents des conseils d'administration, les vice-présidents et les secrétaires ou trésoriers 2-2

17 A-AD /AG-000 ing or appointed at the B Comd's discretion. In making a decision as to the means to be utilized in bringing a committee to office, the need for effective and responsible leadership in these key positions should be carefully considered. This factor is particularly relevant in junior ranks' messes with their large memberships, where the PMC does not have the advantage of rank differential to aid him in the conduct of mess administration and in carrying out demanding responsibilities with possible limited experience. In such circumstances, the need for high calibre executive members is manifest and may not always be assured by general voting procedures. The point to be made is an important one as the proper functioning of a mess is in large measure dependent on the skill and integrity of the executive committee. Evidence of small groups or cliques rotating through various positions, either by vote, or through acclamation of those volunteering for positions should be viewed with suspicion and the practice discouraged. 11. Where a combined mess or a junior ranks' mess is established, the B Comd shall ensure that there is a reasonable representation of all ranks of the membership on the mess committee. 12. Tenure of office is normally not less than six months or more than one year. No more than 50 per cent of the mess committee should be changed at one time. SUPERVISING OFFICER 13. The B Comd shall appoint an officer to act in an advisory capacity to the mess committees of each officer cadet and junior ranks' mess. The supervising officer shall: a. assist and advise the mess committee as required; b. be an ex-officio member of the mess committee; and c. keep the B Comd advised of the affairs of the mess. 14. Specific terms of reference are detailed in Annex A to this chapter. peuvent être élus lors d'une assemblée générale ou être désignés par le commandant de la base. Dans le choix des moyens utilisés pour mettre en place un comité, il faut tenir particulièrement compte du besoin de doter ces postes-clés de dirigeants compétents et fiables. Cet aspect est particulièrement important pour les mess de caporaux et soldats comptant de nombreux membres et où le président ne possède pas I'avantage de l'écart hiérarchique qui pourrait I aider dans l'administration du mess et dans l'exécution de responsabilités assumées avec une expérience peut-être limitée. Dans ces circonstances, on voit tout de suite la nécessité de faire appel à des dirigeants possédant des qualités exceptionnelles, ce qui ne peut pas toujours se faire par Ia voie des élections. On touche ici un point très important, car le bon fonctionnement d'un mess dépend pour une large part de la compétence et de l'intégrité du comité exécutif. La manifestation de petits groupes ou de clans se relayant d'un poste à I'autre, soit par le moyen du vote, soit par acclamation de ceux qui se portent volontaires, doit être regardée avec méfiance et il faut en décourager la pratique. 11. Dans le cas d'un mess commun ou d'un mess pour caporaux et soldats, le commandant de Ia base doit s'assurer que tous les grades sont équitablement représentés au conseil d'administration. 12. Les membres du conseil d'administration restent normalement en fonction pendant au moins six mois ou un an au plus. On ne peut remplacer à la fois plus de la moitié des membres du conseil. OFFICIER SUPERVISEUR 13. Le commandant de la base doit nommer un officier chargé de conseiller les comités de mess d'élèves-officiers ou de caporaux et soldats. Cet officier superviseur doit: a. assister et conseiller le conseil d'administration du mess; b. être membre de droit du conseil d'administration; et c. tenir le commandant de Ia base au courant des affaires du mess. 14. L'annexe A du présent chapitre contient des exemples d'attributions particulières. 2-3

18 A-AD /AG-000 MESS MANAGER 15. Under provisions of A-PS /AG-001, a mess manager is provided to messes with certain minimum membership. 16. Under the general direction of the mess committee, the mess manager is responsible to the president of the mess committee for the planning, organizing, directing, and controlling of mess activities except for food services. The mess manager responds to technical direction from the B Svcs O. The B Svc O provides this technical direction on behalf of the PMC. 17. The mess manager is an adviser to the mess committee not a member. TERMS OF REFERENCE 18. Terms of reference shall be established and maintained for all positions on the mess committee. 19. Sample terms of reference for some of the mess committee positions are attached at the annexes as listed below. The duties assigned are not exhaustive and certain of them are transferable depending on the circumstances: a. Annex B, President of the Mess Committee (PMC); b. Annex C, Vice President of the Mess Committee (VPMC); c. Annex D, Mess Secretary; d. Annex E, Finance Member; e. Annex F, Entertainment Member; f. Annex G, Bar Member; g. Annex H, Other Committee Members. 20. One copy of the terms of reference shall be given to the member and one copy shall be maintained in the Mess Policy Book, with provisions for certification by current committee members that they have read and understood. RÉGISSEUR DU MESS 15. Conformément aux dispositions de l'a-ps /AG-001, les mess qui ont un effectif suffisant bénéficieront des services d'un régisseur. 16. Placé sous Ia direction générale du conseil d'administration, le régisseur du mess est comptable au président du conseil d'administration pour Ia planification, l'organisation, Ia direction et le contrôle des activités du mess, à l'exception des services d'alimentation. Il est soumis à Ia direction technique de l'officier des services de la base qui représente le PCAM. 17. Le régisseur est conseiller auprès du conseil d'administration du mess, mais il n'en est pas membre. ATTRIBUTIONS 18. II faut fixer et consigner les attributions de chaque membre du conseil d'administration. 19. On trouvera dans les annexes qui suivent des exemples de fonctions attribuées à certains membres du conseil. La listen'est pas exhaustive et certaines de ces fonctions peuvent être confiées à d'autres membres, selon les circonstances: a. annexe B, président du conseil d'administration du mess (PCAM); b. annexe C, vice-président du conseil d'administration du mess (VPCAM); c. annexe D, secrétaire; d. annexe E, trésorier; e. annexe F, responsable des activités récréatives; f. annexe G, responsable du bar; et g. annexe H, autres membres du conseil. 20. Chaque membre du conseil recevra une copie de ses attributions et une copie sera conservée dans le livre des règlements du mess; des dispositions prévoient que les membres doivent attester qu'ils ont pris connaissance du document et qu'ils connaissent parfaitement leurs obligations. 2-4

19 A-AD /AG-000 PERSONAL INTEREST 21. A member of a committee or sub-committee shall not have any personal interest in purchases, sales, or profits of a mess or receive any remuneration or advantage by reason of his connection with the management of the mess. 22. Where any direct or indirect profit or advantage may accrue to a member of a committee or sub-committee, by reason of any connection such member may have (other than as a minor shareholder of a corporation) in a firm which makes sales to the mess concerned, or has other business dealings with that mess, he shall disclose the particulars thereof to the B Comd who shall decide whether the member will continue in office. MESS ADMINISTRATION 23. Strict adherence to the following administrative instructions shall be required of personnel in positions of responsibility: a. Minutes of mess committee and general meetings shall be complete, detailed, and forwarded for the B Comd's approval without delay. Motions concerning the expenditure of mess funds shall clearly define individual items of expenditures for goods and/or services and shall be within budgetary limitations. AVANTAGE PERSONNEL 21. Un membre d'un conseil ou d'un sous-conseil ne peut tirer aucun avantage personnel d'achats, de ventes ou de profits faits par un mess, ni recevoir aucune rémunération ou avantage par suite de sa participation à la gestion du mess. 22. Si un membre du conseil ou d'un sous-conseil est susceptible de tirer quelque profit ou avantage direct ou indirect de ses rapports avec une entreprise (autres qu'en tant qu'actionnaire minoriatire) qui fait des affaires avec le mess auquel il appartient, il doit mettre le commandant de la base au courant de la situation sous tous ces aspects et ce dernier décidera si ce membre peut ou non conserver ses fonctions. ADMINISTRATION DU MESS 23. Les membres du personnel qui occupent des postes de responsabilités sont tenus d'observer rigoureusement les directives administratives suivantes: a. Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration du mess et des assemblées générales doivent être complets, détaillés et soumis aussitôt que possible à l'approbation du commandant de la base. Les propositions concernant les dépenses faites à même les fonds du mess doivent définir clairement les articles de dépenses pour les biens et services et elles doivent respecter les limites budgétaires. b. The PMC shall personally examine all proposed budgets submitted by committee members and submit the recommended annual operating budget for the total mess program to the B Comd for approval. The PMC shall monitor the mess budget to ensure revenues and expenditures are in accorda nce with budget plans. c. Disbursement of mess and institute funds shall be in accordance with approved procedures. Requests for payments of services, eg, bands, shall be supported by written contracts or memo agreement, setting out total charges for services rendered. Invoices covering charges for b. Le PCAM doit examiner personnellement tous les budgets proposés par les membres du conseil et il doit soumettre à l'approbation du commandant de la base le budget d'exploitation annuel proposé pour l'ensemble des programmes du mess. II doit aussi contrôler le budget du mess pour s'assurer que les recettes et les dépenses sont conformes aux plans budgétaires. c. Les paiements effectués à même les fonds d'un mess ou d'un établissement doivent être faits conformément aux procédures établies. Les demandes de fonds pour le paiement de services, par exemple des orchestres, doivent être accompagnées d'un contrat écrit ou d'un mémoire portant les termes d'un accord et précisant le 2-5

20 A-AD /AG-000 goods (not for resale), eg, prizes, trophies, decorations, and services, shall be approved for payment by the PMC, when he has confirmed that goods have been received or services rendered in accordance with agreement. d. The PMC shall ensure that statements of duties exist for all members of the mess committee. He shall brief committee members with respect to their individual responsibilities on taking office and ensure that attendant duties are performed efficiently and conscientiously in accordance with written and verbal directives. e. The PMC shall provide written contracts for civilian bartenders, specifying terms of employment, eg, pay, holidays, hours of work, to whom responsible, and duties. He shall include, in the contract, responsibility for bar inventory discrepancies and shortages in accordance with procedures outlined in A-FN-105/ 001/AG-001, Chapter 43. f. The PMC shall ensure that the statements of duty are provided for all military bar stewards, both permanent and part-time. In addition to setting out the duties for which each steward is responsible, the statement shall include hours of work, as applicable, regular and overtime pay for part-time staff, and stipulate responsibility for stock-takings and shortages. A statement of duties shall be signed in duplicate by each steward, the original copy is held by the bar supervisor/mess manager and a second copy is retained by the steward for information and guidance. g. The B Svcs O shall be responsible to the B Comd for the overall monitoring of mess operation at a unit to ensure that coût total des services rendus. Le paiement des factures portant le coût de certains articles (non destinés à être revendus), par exemple les récompenses, les trophées, les décorations et les services, doit être approuvé par le président du conseil d'administration du mess qui doit s'assurer que les articles ont été reçus et les services rendus conformément au contrat passé au préalable. d. Le PCAM doit s'assurer qu'ii existe une liste d'attributions pour chacun des membres du conseil. A leur entrée en fonction, il doit leur donner les directives relatives aux responsabilités qui leur sont propres et il doit s'assurer que les tâches sont exécutées de façon efficace et consciencieuse, conformément aux directives écrites et verbales. e. Le PCAM doit préparer, à l'intention des serveurs civils du bar, un contrat écrit précisant les conditions d'emploi, c'est-à-dire le salaire, les congés, les heures de travail, la personne de qui l'employé relève et ses tâches. II doit faire figurer dans le contrat les clauses de responsabilité en cas d'écart de stocks et de manquants à l'inventaire, conformément à la procédure exposée dans l' A- FN / AG -001, chapitre 43. f. Le PCAM doit veiller à ce que soient précisées les fonctions des préposés au bar militaires, qu'ils soient permanents ou employés à temps partiel. La description de fonctions doit non seulement spécifier les tâches de chaque préposé au bar, mais elle doit préciser leurs heures de travail, la paie au taux normal et celle des heures supplémentaires pour le personnel employé à temps partiel, et définir leur responsabilité en ce qui concerne l'inventaire et les manquants à l'inventaire. Chaque préposé au bar doit signer sa description de fonctions fournie en deux exemplaires; l'original est remis au surveillant du bar ou au régisseur du mess et le préposé au bar en conserve une copie pour l'informer et lui servir de guide. g. L'officier des services de la base est comptable au commandant de la base du contrôle général de l'exploitation du mess 2-6