Règlement sur la régie interne du conseil multidisciplinaire du CSSS de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent

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1 Règlement sur la régie interne du conseil multidisciplinaire du CSSS de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent ADOPTÉ par les membres du conseil multidisciplinaire de chacun des sites le 31 mai (CHSLD-CLSC Nord de l Île), le 1 er juin (CHSLD- CLSC Saint-Laurent), le 1 er juin 2005 (Manoir Cartierville) ADOPTÉ par le conseil d administration le 20 juin 2005 Révisé à l automne 2006, abrogé lors de l assemblée générale spéciale du 21 février 2007 Amendement adopté lors de l assemblée générale du 18 juin 2009

2 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES OBJET DÉFINITION MANDAT DU CONSEIL MULTIDISCIPLINAIRE RÈGLES D INTERPRÉTATION... 5 SECTION 2 CONSEIL MULTIDISCIPLINAIRE COMPOSITION DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES LISTE DES MEMBRES POUVOIRS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL... 7 SECTION 3 ASSEMBLÉES DU CONSEIL LIEU MOMENT ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE CONVOCATION AVIS DE CONVOCATION PRÉSIDENCE QUORUM PERTE DE QUORUM PROCÉDURE AUX ASSEMBLÉES DROIT DE VOTE DÉCISIONS D UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE LES PROCÈS-VERBAUX DES ASSEMBLÉES SECTION 4 COMITÉ EXÉCUTIF COMPOSITION ÉLIGIBILITÉ POUVOIRS DURÉE DU MANDAT VACANCES OFFICIERS RÉUNIONS SECTION 5 COMITÉS DU CONSEIL COMITÉ POUR LE MAINTIEN ET LA PROMOTION DE LA COMPÉTENCE DE SES MEMBRES COMITÉ DES COMMUNICATIONS COMITÉ DE PAIRS COMITÉ AD HOC Page 2 sur 25

3 SECTION 6 PROCÉDURE D ÉLECTION DES MEMBRES AU COMITÉ EXÉCUTIF ÉLECTION DES MEMBRES AU COMITÉ EXÉCUTIF AVIS D ÉLECTION BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE ÉLECTION PAR ACCLAMATION SCRUTIN ÉLECTION SUITE À UN SCRUTIN CERTIFICATION D ÉLECTION SECTION 7 DOCUMENTS ET ARCHIVES CARACTÈRE PUBLIC CONSERVATION SECTION 8 DISPOSITIONS FINALES ENTRÉE EN VIGUEUR MODIFICATION, ABROGATION, REMPLACEMENT RÉVISION ANNEXE ANNEXE I: APPEL DE MISE EN CANDIDATURE ANNEXE II: BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE ANNEXE III: BULLETIN DE VOTE ANNEXE IV: CERTIFICAT D ÉLECTION ANNEXE V : TITRES D EMPLOIS/PROFESSIONS/TECHNIQUES FAISANT PARTIE DU CONSEIL MULTIDISCIPLINAIRE Page 3 sur 25

4 SECTION 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 OBJET Le présent règlement a pour objet d établir les règles sur la régie interne du conseil multidisciplinaire du Centre de santé et de services sociaux de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent. 1.2 DÉFINITIONS Dans le présent règlement, à moins que le contexte n indique un sens différent, les expressions ou les termes suivants signifient : Assemblée générale : Conseil : Toute assemblée générale annuelle ou spéciale des membres du conseil multidisciplinaire. Le conseil multidisciplinaire institué dans l établissement. Comité exécutif : Le comité exécutif du conseil multidisciplinaire. Conseil d'administration : Le conseil d'administration de l établissement. Directeur général ou Direction générale : Établissement : Sites : Le directeur général ou Direction générale de l établissement. CSSS de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent Centre d hébergement Notre-Dame-de-la- Merci Centre d hébergement Saint-Joseph-de-la- Providence Centre d hébergement de Cartierville Centre d hébergement de Saint-Laurent Pavillon des Bâtisseurs CLSC de Bordeaux-Cartierville CLSC de Saint-Laurent Page 4 sur 25

5 Loi : Membre : Membre élu : Membre invité : Désigne la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2) et ses amendements et les lois d application qui en découlent Désigne, selon le contexte où il est utilisé, une personne faisant partie du conseil, de son comité exécutif ou d un comité prévu au présent règlement Désigne un membre du conseil élu par l assemblée générale pour siéger au comité exécutif Désigne une personne travaillant au CSSS par le biais d une agence ou faisant partie du personnel cadre clinique 1.3 Mandat du conseil multidisciplinaire Dans le cadre de la Loi, le conseil multidisciplinaire a comme mandat d assurer la qualité des services dispensés par ses membres à la clientèle par le biais de l appréciation et du développement des pratiques professionnelles. Le conseil multidisciplinaire, par le biais de son comité exécutif est donc responsable de transmettre au conseil d administration et au directeur général les préoccupations et les besoins exprimés par les professionnels sur différents aspects de leur pratique. Le conseil multidisciplinaire n est ni une instance administrative, ni une instance légale pouvant évaluer la compétence des gestes posés par un professionnel comme peut et doit le faire le CMDP. En aucun cas, la Loi n a voulu que le conseil multidisciplinaire se substitue aux ordres professionnels et aux administrateurs en ce qui a trait à l évaluation individuelle de ses membres. 1.4 RÈGLES D INTERPRÉTATION Selon le contexte, le genre masculin ou le genre féminin est utilisé dans le présent règlement pour en faciliter la lecture et la compréhension. L'utilisation du genre masculin inclut le genre féminin et vice-versa, sauf si le contexte ne s'y prête pas. Lorsqu il est fait mention de «jours» dans le présent document, il s agit de jours civils («calendrier») à moins d avis contraire. Page 5 sur 25

6 SECTION 2 CONSEIL MULTIDISCIPLINAIRE 2.1 COMPOSITION Le conseil multidisciplinaire est composé de toutes les personnes qui sont titulaires d un diplôme de niveau collégial ou universitaire et qui exercent, pour l établissement, des fonctions caractéristiques du secteur d activités couvert par ce diplôme et reliées directement aux services de santé, aux services sociaux, à la recherche ou à l enseignement. Toutefois, médecin, dentiste et pharmacien ne font pas partie du conseil multidisciplinaire. De même, infirmière, infirmier ou une personne qui exerce des activités d infirmières ou infirmiers auxiliaires ne fait pas partie du conseil multidisciplinaire lorsqu un conseil des infirmières et infirmières est institué pour l établissement. Certains membres du personnel cadre font partie du CM dans la mesure où leur diplôme et les fonctions qu ils exercent sont en lien direct avec les services de santé et les services sociaux offerts aux usagers. Il en va de même des professionnels et techniciens appartenant à des agences et qui sont sous contrat avec le centre. Ces personnes (cadres, agences) peuvent ainsi participer aux activités. Afin de déterminer si celles-ci font partie du CM, une analyse de leurs fonctions doit être effectuée. En annexe V se trouve une liste des professions faisant partie du conseil multidisciplinaire. 2.2 DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES Tout membre a le droit d assister et de participer aux assemblées du conseil. Tout membre a le devoir de participer aux activités et au fonctionnement du conseil et de ses comités lorsque demande lui en est faite. 2.3 LISTE DES MEMBRES Le secrétaire du conseil s assure de la mise à jour de la liste des membres du conseil qui lui est transmise par le directeur des ressources humaines ou par toute autre personne que ce dernier désigne. Cette liste contient les nom et prénom des membres, leur titre d emploi et, le cas échéant, leur Page 6 sur 25

7 appartenance à un ordre professionnel ainsi que leur secteur d activité. Cette liste inclut les noms des membres invités. 2.4 POUVOIRS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL Le conseil est responsable envers le conseil d administration : a) de constituer, chaque fois qu il est requis, les comités de pairs nécessaires à l appréciation et à l amélioration de la qualité de la pratique professionnelle de l ensemble de leurs membres dans l établissement. Des personnes n appartenant pas au conseil multidisciplinaire de l établissement pourront y participer à titre d invitées; b) de faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins et services dispensés par ses membres, eu égard aux conditions locales d exercice requises pour assurer des services de qualité dans l établissement; c) de participer, lorsque requis, à des séances régulières du conseil d administration de l établissement afin de partager des informations pertinentes et d échanger avec les membres du conseil d administration. Ces responsabilités sont assumées par les membres du comité exécutif. d) d assumer toute autre fonction que lui confie le conseil d administration Le conseil est responsable envers le directeur général de donner son avis sur les questions suivantes : a) l organisation scientifique et technique de l établissement; b) les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence de ses membres; c) toute autre question que le directeur général porte à son attention Le conseil peut adopter des règlements concernant sa régie interne, la création de comités et leur fonctionnement ainsi que la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après avoir été approuvés par le conseil d administration. Page 7 sur 25

8 2.4.4 Le conseil doit faire un rapport annuel au conseil d administration concernant l exécution de ses fonctions et des avis qui en résultent. Ce rapport doit être déposé à l assemblée générale annuelle des membres Les responsabilités et les pouvoirs du conseil mentionnés aux articles à sont exercés par son comité exécutif (CECM). SECTION 3 ASSEMBLÉES DU CONSEIL 3.1 LIEU Les assemblées du conseil multidisciplinaire ont lieu en alternance dans chacun des sites de l établissement. 3.2 MOMENT Les assemblées du conseil doivent être prévues à un moment qui favorise la plus grande participation possible des membres sans toutefois entraver la dispensation régulière des services à la population. Le comité exécutif fixe la date et l heure de toute assemblée du conseil après en avoir convenu avec la direction générale. 3.3 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Le conseil doit tenir annuellement une assemblée générale. L assemblée générale est composée de tous les membres en règle du conseil. Le comité exécutif peut inviter toute autre personne à y assister Lors de l assemblée générale annuelle, le conseil : a) procède aux élections requises pour combler les postes des membres élus du CECM dont le mandat vient à échéance; b) reçoit le rapport annuel du CECM et, le cas échéant, de ses autres comités; c) procède, lorsque nécessaire, à l adoption, à l abrogation ou à la révision du règlement en vigueur. d) considère toute autre affaire, au vote favorable de l assemblée. Page 8 sur 25

9 3.4 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps lorsqu une question doit être soumise, de façon urgente, à l ensemble des membres. Seuls les sujets inscrits à l ordre du jour tel que transmis peuvent être discutés lors de l assemblée. 3.5 CONVOCATION L assemblée générale annuelle du conseil est convoquée par le comité exécutif. Une assemblée générale spéciale peut être convoquée par le CECM, par le conseil d administration ou par la direction générale. 3.6 AVIS DE CONVOCATION Une assemblée générale est précédée d'un avis de convocation signé par le président ou le secrétaire du conseil. Cet avis doit être affiché dans chacun des sites de l Établissement. L'avis doit préciser le lieu, la date et l'heure de l'assemblée ainsi que l'ordre du jour proposé. Il est expédié par la poste au personnel de la liste de rappel, par l agent de communication du CECM. S il s agit d une assemblée annuelle, l avis doit être expédié au moins dix jours ouvrables avant la date fixée pour la tenue de l assemblée. Dans le cas d une assemblée générale spéciale, un avis écrit d au moins cinq (5) jours ouvrables suffit. 3.7 PRÉSIDENCE Toute assemblée est présidée par le président du conseil ou en son absence, par le vice-président. Si, pour des raisons exceptionnelles, ces deux personnes sont absentes, l assemblée élit, parmi ses membres présents, un président d assemblée. 3.8 QUORUM Le quorum requis aux assemblées est constitué de 20% des membres du conseil. Si le quorum n est pas atteint dans un délai de vingt minutes après l heure indiquée sur l avis de convocation, l assemblée est reportée à une date ultérieure fixée par le comité exécutif en conformité avec les dispositions prévues à l article 3.6. Page 9 sur 25

10 3.9 PERTE DE QUORUM Une fois le quorum constaté, une assemblée peut se poursuivre malgré le départ de un ou de plusieurs membres ayant pour effet d'affecter le quorum, à moins qu'un des membres présents n'invoque un tel défaut et demande que l'assemblée soit ajournée. Si la perte de quorum est constatée, le président ajourne d abord l assemblée pour une durée maximale de vingt minutes de manière à permettre à nouveau l atteinte du quorum requis. Si le quorum n est toujours pas atteint au terme de cette période, l assemblée doit être ajournée et un nouvel avis de convocation doit alors être transmis aux membres PROCÉDURE AUX ASSEMBLÉES Sous réserve des dispositions du présent règlement, le président d assemblée décide des règles de procédure à suivre pour en favoriser le bon déroulement DROIT DE VOTE Seuls les membres dont le nom apparaît à la liste des membres prévue à l article 2.3 du présent règlement ont droit de vote à une assemblée générale. Les membres absents ne peuvent pas voter par procuration DÉCISIONS D UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Les décisions d une assemblée générale sont prises à une majorité des voix exprimées par les membres présents. En cas de partage des voix, le président d'assemblée dispose d'une voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, sauf s il s agit d une élection pour laquelle il est procédé à un scrutin secret. Page 10 sur 25

11 La déclaration par le président qu une résolution a été adoptée ou rejetée et une entrée faite à cet effet dans le procès-verbal constituent, à première vue, la preuve de ce fait, sans qu il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des voix enregistrées en faveur de cette résolution ou de son rejet LES PROCÈS-VERBAUX DES ASSEMBLÉES Les procès-verbaux des assemblées du conseil sont rédigés par le secrétaire du conseil. Lorsqu'ils ont été approuvés par l'assemblée, signés par le secrétaire et contresignés par le président, ils sont considérés comme authentiques. Le secrétaire assure la garde et la conservation des procès-verbaux des assemblées du conseil. SECTION 4 COMITÉ EXÉCUTIF 4.1 COMPOSITION Le comité exécutif est composé de sept membres élus conformément à la procédure d élection prévue à la section 6 du présent règlement, du directeur général et d une autre personne désignée par celui-ci. Tous les membres élus doivent être titulaires d un titre d emploi différent dans la mesure du possible. Note : Le titre d emploi est le critère de sélection au sein du CECM. Toutefois, la représentativité des divers sites est encouragée par les membres. 4.2 ÉLIGIBILITÉ Tout membre conformément à la section 2 Conseil multidisciplinaire est éligible à devenir membre du comité exécutif sauf s il appartient aux exceptions suivantes : cadre ou professionnel d une agence. Tout professionnel à temps partiel est éligible à devenir membre du comité exécutif. Dans le cas d un professionnel ayant un poste de travail de trois (3) jours et plus par semaine, il doit assumer les heures consacrées au comité exécutif dans son temps de travail. Dans le cas d un Page 11 sur 25

12 professionnel ayant un poste de moins de trois (3) jours par semaine, il sera rémunéré à taux simple pour les heures consacrées aux rencontres du conseil exécutif à partir du budget annuel du conseil multidisciplinaire. 4.3 POUVOIRS Le comité exécutif exerce tous les pouvoirs et les responsabilités du conseil notamment ceux mentionnés à l article 2.4 du présent règlement. 4.4 DURÉE DU MANDAT Le mandat des membres élus au comité exécutif est d une durée de deux ans et est renouvelable. Ils demeurent toutefois en fonction, malgré l expiration de leur mandat, jusqu à ce qu ils soient élus de nouveau ou remplacés, en autant qu ils conservent leur droit d éligibilité. Nous recommandons que le mandat des membres élus du CECM soit d une durée de deux ans afin d assurer une plus grande stabilité et une meilleure continuité. Toujours dans un souci de continuité, nous favorisons des mandats rotatifs (en lien avec la section 6), de sorte que seuls un certain nombre de postes soient soumis en même temps au processus électoral afin de garder un certain équilibre entre l ajout possible de nouvelles personnes et le maintien de personnes qui ont déjà une bonne connaissance des dossiers traités par le conseil multidisciplinaire. 4.5 VACANCES Toute vacance à un poste de membre élu au comité exécutif est pourvue par résolution des membres demeurant en fonction pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer. En pourvoyant à cette vacance, les membres du comité exécutif respectent les dispositions de l article 4.1 du présent règlement dans la mesure du possible Constitue notamment une vacance : a) la démission, le décès ou la perte d éligibilité d un membre élu; Page 12 sur 25

13 b) la destitution d un membre élu, par le comité exécutif, pour absences non motivées à trois (3) réunions régulières et consécutives du comité exécutif; c) l'absence du travail d un membre élu pour une durée prévisible de plus de trois (3) mois, à moins que le membre s engage, par écrit, à participer activement aux activités normales du comité exécutif; d) le fait qu un poste n ait pas été pourvu lors d une élection en raison d un nombre insuffisant de candidatures. En outre, il convient de noter que des absences fréquentes à l intérieur d une période donnée, si ces absences ne sont pas consécutives, ou des absences à des réunions spéciales ne constituent pas une vacance Avant de se prononcer sur la destitution d un membre élu, le comité exécutif doit aviser ce membre par écrit Tout membre élu au comité exécutif peut démissionner de son poste en transmettant au secrétaire du conseil un avis écrit de son intention. Il y a vacance à compter de l acceptation de la démission par le comité exécutif. 4.6 OFFICIERS À la première réunion qui suit l assemblée générale annuelle, les membres du comité exécutif élisent annuellement, parmi eux, les officiers du conseil. Ces officiers sont le président, le viceprésident, le secrétaire et l agent de communication. Le directeur général et la personne qu il a désignée pour siéger au CECM ne peuvent agir comme officiers Le président occupe les fonctions suivantes : a) il représente le conseil et en est le porte-parole officiel; Page 13 sur 25

14 b) il dirige les délibérations des assemblées du conseil et les réunions du CECM; c) il voit au bon fonctionnement du conseil et de ses comités; d) il veille à ce que le conseil s acquitte de ses devoirs et responsabilités; e) il assume toute autre fonction que peut lui assigner le conseil. Le président ou un autre membre de l exécutif est membre d office de tous les comités du conseil Le vice-président remplace le président en son absence ou lorsqu il est empêché d agir temporairement. Il exerce alors tous les pouvoirs et assume toutes les fonctions du président Le secrétaire occupe les fonctions suivantes : a) il s assure de la mise à jour la liste des membres prévue à l article 2.3 du présent règlement; b) il convoque les assemblées du conseil et les réunions du CECM; c) il rédige les procès-verbaux de chaque réunion et en transmet une copie à chaque membre du CECM. Après son approbation à une réunion subséquente, le procès-verbal est signé par le secrétaire et le président; d) il assure la tenue et la conservation des dossiers et archives du conseil; e) il assume toute autre fonction que peut lui assigner le conseil L agent de communication occupe les fonctions suivantes : a) il diffuse des informations (tenue des assemblées du conseil, comptes rendus des réunions du CECM, journal, bulletins d information) auprès des membres du conseil; b) il établit des liens de communication avec les membres du conseil; c) il favorise toute consultation des procès-verbaux des comités du conseil par un membre du conseil qui en fait la demande; Page 14 sur 25

15 d) il est responsable de former le comité d élection en conformité avec l article du présent règlement; e) il assume toute autre fonction que peut lui assigner le conseil Le mandat de tout officier, y incluant le président, est d une durée d un an. Un officier demeure toutefois en fonction, malgré l expiration de son mandat, jusqu à ce qu il soit élu de nouveau ou remplacé, en autant qu il conserve la qualité nécessaire à son élection ou à sa nomination. 4.7 RÉUNIONS Le comité exécutif se réunit au moins six fois par année. Une réunion extraordinaire est également tenue à la demande du président, du directeur général ou de trois membres du CECM Le secrétaire transmet aux membres un avis de convocation écrit au moins sept jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion. L avis indique le lieu, la date et l heure de la réunion ainsi que l ordre du jour proposé. En cas d urgence, la convocation peut être faite verbalement et le délai n est alors que de 24 heures. Une réunion peut être tenue séance tenante si tous les membres sont présents et renoncent à l avis de convocation. Cette renonciation doit être consignée dans le procès-verbal Pour toute réunion le quorum est fixé à cinq membres comprenant obligatoirement d'une part, le président, ou en son absence, le viceprésident et d autre part, le directeur général ou la personne que ce dernier désigne à cette fin. Si le quorum n est pas atteint, la réunion est reportée à une date ultérieure et un avis de convocation doit alors être transmis aux membres, conformément à l article du présent règlement. Lorsque, pendant une réunion, un membre soulève la perte de quorum, le président procède à la vérification de la présence des membres. Le cas échéant, si le défaut de quorum n est pas corrigé dans les quinze minutes qui suivent, la réunion est ajournée et un Page 15 sur 25

16 nouvel avis de convocation doit alors être transmis aux membres, conformément à l article du présent règlement Toute décision, recommandation ou avis du comité exécutif requiert un vote favorable à une majorité simple des membres présents. Aux réunions, chaque membre est tenu de voter, sauf pour un motif sérieux. Le vote se prend à main levée Les réunions du comité exécutif se déroulent à huis clos. Le comité peut également inviter toute personne susceptible de lui fournir une aide quelconque. Tout observateur désirant y assister peut en faire la demande auprès du CECM. SECTION 5 COMITÉS DU CONSEIL 5.1 COMITÉ POUR LE MAINTIEN ET LA PROMOTION DE LA COMPÉTENCE DE SES MEMBRES Le comité pour le maintien et la promotion de la compétence de ses membres a pour mandat de : a) évaluer annuellement les besoins de formation des membres du conseil; b) proposer des activités de formation visant à maintenir la compétence des membres du conseil; c) étudier le plan d action annuel pour le développement du personnel quant aux aspects reliés au maintien de la compétence des membres du conseil et formuler les avis nécessaires; d) recommander divers moyens visant à maintenir et à promouvoir la compétence des membres du conseil; e) promouvoir la recherche et en assurer la diffusion des résultats, entre autres, en s associant avec le Centre affilié universitaire (CAU) f) assumer, à la demande du comité exécutif, tout autre mandat ayant trait au maintien et à la promotion de la compétence des membres du conseil. Page 16 sur 25

17 5.1.2 Le comité doit être formé d au moins un représentant par site, tout en s assurant lors de sa composition, d une bonne représentation par discipline. Il faudrait donc éviter qu il y ait plus de deux membres d un même ordre professionnel. Un minimum de six membres serait souhaitable, ce qui correspond aux membres des six sites et un représentant de la direction Le comité établit ses propres règles de fonctionnement. Ces règles sont soumises à l approbation du CECM et entérinées par l assemblée générale annuelle Les membres du comité élisent, parmi eux, un président et un secrétaire et les remplacent au besoin. La personne désignée par le directeur général ne peut pas être élue présidente Tout rapport ou toute recommandation émanant du comité fait l objet d un dépôt au CECM. Il appartient au comité exécutif d y donner suite ou non. Le comité dresse un rapport annuel de ses activités et le fait parvenir au CECM Les réunions du comité font l objet d un procès-verbal qui est rédigé par la secrétaire et fait état des sujets discutés et de leurs conclusions Les membres du comité se réunissent aussi souvent que nécessaire après en avoir convenu avec leur supérieur immédiat. Ils peuvent inviter toute autre personne à participer à leurs travaux. 5.2 COMITÉ DES COMMUNICATIONS Le comité des communications a pour mandat de : a) favoriser la communication au sein des membres du conseil multidisciplinaire ainsi que leur participation aux différentes activités, en collaboration avec l exécutif du conseil multidisciplinaire; b) élaborer et voir à l organisation d activités, en collaboration avec l exécutif du conseil multidisciplinaire Le comité est formé d au moins cinq membres provenant de sites différents. L agent de communication fait partie d office de ce comité. Page 17 sur 25

18 5.3 COMITÉ DE PAIRS Dans le cadre de la Loi, le conseil multidisciplinaire a comme mandat d assurer la qualité des services dispensés par ses membres à la clientèle par le biais de l appréciation et du développement des pratiques professionnelles. Pour réaliser ce mandat, le législateur prévoit la formation de comités de pairs. Le conseil multidisciplinaire, par le biais de son comité exécutif, est donc responsable de transmettre au conseil d administration et au directeur général les préoccupations et les besoins exprimés par les professionnels sur différents aspects de leur pratique. La formation de comités de pairs est un moyen choisi pour permettre aux divers professionnels et techniciens faisant partie du conseil de se regrouper selon leur catégorie d emploi pour s acquitter de cette responsabilité. La formation de comités de pairs repose aussi sur la philosophie de l amélioration continue de la qualité préconisée dans l établissement. De plus, chaque comité de pairs doit toujours respecter les normes de pratiques développées par son ordre professionnel ou ce qui en tient lieu. Le conseil multidisciplinaire, agent conseil du conseil d administration, n est ni une instance administrative, ni une instance légale pouvant évaluer la compétence des gestes posés par un professionnel comme peut et doit le faire le CMDP. En aucun cas, la Loi n a voulu que le conseil multidisciplinaire se substitue aux ordres professionnels et aux administrateurs en ce qui a trait à l évaluation individuelle de ses membres. S assurer de la compétence de chaque discipline et pouvoir compter sur l expertise de chaque membre renforcent le travail en équipe, la qualité et la réputation de tout ensemble. Il y a donc une interdépendance professionnelle où chacun doit compter sur l expertise et la compétence des autres professionnels avec qui il partage les services dans un secteur donné. C est aussi à travers l amélioration des pratiques professionnelles qu on assure une meilleure qualité de formation aux stagiaires dans chacune des disciplines concernées Formation des comités de pairs Composition Chaque regroupement professionnel est composé des membres d une catégorie d emploi identifiée au sein du conseil et constitue un groupe de pairs. Un comité de pairs Page 18 sur 25

19 sera créé avec des volontaires provenant du groupe de pairs et désirant travailler au mandat proposé. Lorsque opportun, les professionnels uniques (par exemple la nutritionniste, l orthophoniste) peuvent être regroupés. 5.4 COMITÉ AD HOC Le comité exécutif peut mettre sur pied un comité ad hoc pour étudier toute question particulière qu il lui soumet. Il en détermine le mandat et la composition, procède à la désignation des personnes, membres ou non, qui en feront partie et il en établit les modalités de fonctionnement. SECTION 6 PROCÉDURE D ÉLECTION DES MEMBRES AU COMITÉ EXÉCUTIF 6.1 ÉLECTION DES MEMBRES AU COMITÉ EXÉCUTIF L élection des membres au comité exécutif s effectue annuellement lors de l assemblée générale Au plus tard soixante jours avant la date de l élection, l agent de communication présente la composition du comité d élection au CECM qui l entérine par résolution. Ce comité est composé d au moins un membre du conseil par site jusqu à un maximum de six membres qui ne désirent pas se présenter au CECM, dont un président, un vice-président et un secrétaire d élection. Il est à la charge du comité d élection de désigner les scrutateurs Le président d'élection exerce notamment les fonctions suivantes : a) il demande et obtient de la secrétaire du CECM, la liste des membres du conseil prévue à l article 2.3 du règlement; b) il donne l avis d élection; c) il reçoit les candidatures et les accepte ou les refuse; d) il s assure que la liste des candidats soit affichée sur chaque site; Page 19 sur 25

20 e) il informe tous les membres et tous les candidats de la procédure d élection; f) il détermine, après en avoir convenu avec la Direction générale, le nombre et l endroit des bureaux de scrutin; g) il voit au bon déroulement de l élection; h) il supervise le dépouillement des votes; i) il remplit tout document relatif à l élection, transmet les originaux au secrétaire du CECM sortant et en affiche une copie dans chacun des sites de l établissement Les membres du comité d élection assument les tâches requises à la préparation et à l exécution de l élection. 6.2 AVIS D ÉLECTION Au plus tard 45 jours avant la date de l élection, le président d élection donne l avis d élection par l affichage de l annexe I (Appel de mise en candidature) dans chacun des sites de l établissement Cet avis doit indiquer le nombre de postes à pourvoir, en précisant, les titres d emploi déjà représentés au sein du CECM et dont le mandat ne vient pas à échéance. Il indique également les modalités de mise en candidature ainsi que la date limite pour poser une candidature. Cet avis est accompagné de la liste des membres du conseil. 6.3 BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE Tout membre du conseil multidisciplinaire peut se porter candidat, sous réserve des critères d éligibilité mentionnés dans la section 4 Le comité exécutif. Tout membre désirant se porter candidat doit utiliser le bulletin de mise en candidature déterminé par le président d élection et ce bulletin doit être signé par le candidat et contresigné par deux membres du conseil. Page 20 sur 25

21 Pour être recevable, tout bulletin de mise en candidature doit parvenir au président d élection avant la date déterminée par ce dernier, laquelle doit précéder d au moins dix (10) jours la date d élection. Le président d élection doit estampiller chacun des bulletins de mise en candidature reçus, l estampille faisant foi de la date effective de la réception d une candidature par le président d élection. Au plus tard cinq jours ouvrables après avoir reçu une candidature, le président d élection doit l accepter ou la refuser par écrit. 6.4 ÉLECTION PAR ACCLAMATION Lors de la clôture des mises en candidature, lorsque le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes à pourvoir, on doit procéder à l élection des membres selon les modalités suivantes : a) s il n y a qu un candidat pour un poste réservé, le président d élection déclare ce candidat élu par acclamation; b) s il y a plus d un candidat en provenance d un même titre d emploi, un scrutin doit se tenir pour départager les candidats Dans tous les cas, lorsque le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à pourvoir, le président d élection déclare élu tout candidat qui est le seul provenant d un titre d emploi. Dans les autres cas, un scrutin doit se tenir. 6.5 SCRUTIN Lorsqu un scrutin doit se tenir, le président d élection affiche, dans chacun des sites de l établissement, un avis de scrutin dans les cinq Page 21 sur 25

22 jours suivant la fin de la période de mise en candidature. Cet avis indique le nombre de postes à pourvoir ainsi que la liste des candidats pour chacun de ces postes en précisant leur nom et prénom, leur titre d emploi, leur secteur d activité et le site. L avis de scrutin doit aussi mentionner la date du scrutin, l endroit des bureaux de scrutin ainsi que les heures de votation, lesquelles peuvent varier d un bureau de scrutin à un autre. Ce scrutin se tient selon la procédure et le mode prévus au présent règlement. L avis de scrutin doit également indiquer qu il n y aura pas de vote par anticipation et que le vote par procuration est interdit Le comité d élection voit à l impression des bulletins de vote (annexe III) et détermine les règles relatives à la publicité, à l affichage et autres modalités reliées à la tenue du scrutin. Il désigne les scrutateurs et s assure de la présence d au moins un (1) scrutateur durant la période de votation, dans chaque bureau de scrutin Le scrutin se tient dans chacun des bureaux de scrutin désignés par le président d élection et mentionnés dans l avis d élection. Les heures de votation sont déterminées par le président d élection, après en avoir convenu avec la Direction générale Tout membre inscrit sur la liste des électeurs peut voter. Lorsque le nom d une personne ne figure pas sur la liste des électeurs, le scrutateur doit vérifier auprès du président d élection si cette personne est éligible à voter. Le cas échéant, il inscrit le nom de cette personne sur la liste des électeurs Le scrutateur remet au membre éligible à voter un bulletin de vote, après y avoir apposé ses initiales à l endroit réservé à cette fin Tout membre éligible à voter marque son bulletin de vote dans l espace prévu à cette fin. Il peut voter pour autant de candidats Page 22 sur 25

23 qu il y a de postes à pourvoir. Toutefois, il ne peut pas voter pour plus d un candidat provenant du même titre d emploi Une fois que le membre a rempli son bulletin de vote, il le dépose dans une boîte prévue à cet effet. Le scrutateur raye alors le nom du membre sur la liste des électeurs Un bulletin de vote sera rejeté par le président d élection lorsque les initiales du scrutateur n y apparaissent pas, lorsqu il contient plus de marques que le nombre de postes à pourvoir ou, le cas échéant, lorsque les dispositions de l article n ont pas été respectées Après la période de votation, le dépouillement se fait dans chaque bureau de scrutin par le ou les scrutateurs. Le ou les scrutateurs doivent signer le formulaire des décomptes, remettre les bulletins de vote dans la boîte de scrutin avec le formulaire des décomptes et acheminer le tout au président d élection le jour même de l élection. 6.6 ÉLECTION SUITE À UN SCRUTIN L année où se tient l élection de trois (3) membres au comité exécutif, le président d élection déclare élu, pour chaque poste réservé à un titre d emploi pour lequel un scrutin est tenu, le candidat de ce titre d emploi qui a obtenu le plus grand nombre de votes L année où se tient l élection de quatre (4) membres au comité exécutif, le président d élection déclare élu d abord le candidat qui a obtenu le plus grand nombre de votes et, par la suite, le candidat qui a obtenu le plus grand nombre de votes parmi ceux titulaires d un titre d emploi différent du candidat élu en premier lieu Dans tous les cas, lorsque survient une égalité de votes qui a pour effet d élire un nombre de candidats supérieur au nombre de postes à pourvoir, le président d élection procède à un tirage au sort entre les candidats. Page 23 sur 25

24 6.7 CERTIFICATION D ÉLECTION Au terme de l élection, le président d élection remplit le certificat d élection prévu à l annexe IV du présent règlement et, au plus tard cinq jours après la fin des élections, il transmet l original au secrétaire du comité exécutif après en avoir affiché une copie dans chacun des sites de l établissement. Le président d élection détruit les bulletins de vote au plus tôt cinq jours après le scrutin. SECTION 7 DOCUMENTS ET ARCHIVES 7.1 CARACTÈRE PUBLIC Dans la mesure où il y a conformité avec la Loi sur l accès aux documents publics et sur la protection des renseignements personnels, les procèsverbaux et documents du conseil, y compris ceux du CECM et des autres comités du conseil, ont un caractère public. 7.2 CONSERVATION La conservation des documents et archives du conseil, y compris ceux du comité exécutif et des autres comités du conseil, est assurée par le secrétaire du CECM. Par la suite, il les achemine à la Direction générale. Le support technique sera assuré par le secrétariat de cette direction. SECTION 8 DISPOSITIONS FINALES 8.1 ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent document entre en vigueur sur approbation du conseil d administration de l établissement après qu il ait été dûment adopté par les membres du conseil réunis en assemblée générale. 8.2 MODIFICATION, ABROGATION, REMPLACEMENT Page 24 sur 25

25 Toute modification, amendement ou abrogation du présent règlement devra être ratifié par la majorité des membres présents en assemblée générale et soumis à l approbation du conseil d administration de l établissement. Un avis contenant la ou les modifications proposées devra être adressé à chacun des membres du conseil au moins cinq jours ouvrables avant la tenue de l assemblée générale où cette ou ces modifications seront discutées. 8.3 RÉVISION Le présent règlement doit faire l objet d une révision, minimalement tous les trois ans suivant son entrée en vigueur ou lorsque des modifications législatives le requièrent. Page 25 sur 25

26 Annexe I APPEL DE MISE EN CANDIDATURE À TOUS LES MEMBRES DU CONSEIL MULTIDISCIPLINAIRE Le comité exécutif est composé de sept membres élus. En conformité avec l article 4.1 du Règlement sur la régie interne du conseil multidisciplinaire du CSSS de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent, tous les membres élus doivent être titulaires d un titre d emploi différent dans la mesure du possible. Présentement, les membres de l exécutif poursuivant leur mandat sont : Nom, titre d emploi, secteur d activité et site Des élections pour combler postes à l exécutif auront lieu le, date de l assemblée annuelle. Vous êtes donc invités à soumettre votre candidature en complétant le formulaire Bulletin de mise en candidature. Le bulletin doit être signé par le candidat et contresigné par deux membres du conseil. La période de mise en candidature se termine le. Vous devez transmettre votre bulletin de mise en candidature à : N hésitez pas à vous impliquer! Le conseil à besoin de vous! Secrétaire Vice-président Président du comité d élection N.B. Il n y aura pas de vote par anticipation et le vote par procuration est interdit.

27 Annexe II BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE Nous, soussignés, membres du conseil multidisciplinaire du Centre de santé et de services sociaux de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent, proposons la candidature de, nom du candidat ou de la candidate,, secteur d activité titre d emploi site (s il y a lieu) membre de, ordre professionnel à un poste au comité exécutif du conseil multidisciplinaire. Date : Nom du proposeur (1) (2) Signature du proposeur CONSENTEMENT DU CANDIDAT OU DE LA CANDIDATE Je, soussigné(e),, proposé(e) candidat(e) par le bulletin ci-dessus, reconnais la véracité des informations qui y sont contenues et consens à ma mise en candidature pour ledit poste. J autorise le président d élection à afficher mon nom, en tant que candidat(e), ainsi qu à transmettre cette information à qui de droit, afin de compléter les procédures requises pour l élection des membres au comité exécutif. date signature du candidat ou de la candidate Réservé à la présidente du comité d'élection : Approuvé: Refusé: Motif: N.B. Est-ce que votre supérieur immédiat est avisé de votre volonté de participer au comité exécutif du conseil multidisciplinaire? Oui Non

28 ANNEXE III BULLETIN DE VOTE COMITÉ EXÉCUTIF DU CONSEIL MULTIDISCIPLINAIRE Nombre de candidats ou de candidates à élire : CANDIDATS OU CANDIDATES(ES) Nom /Prénom Titre d emploi Secteur d activité (verso) ( ) Initiales du scrutateur Site Nom / Prénom Titre d emploi Secteur d activité Site Nom / Prénom Titre d emploi Secteur d activité Site N.B. Est-ce que votre supérieur immédiat est avisé de votre volonté de participer au comité exécutif du conseil multidisciplinaire? Oui Non

29 ANNEXE IV CERTIFICAT D ÉLECTION Je, soussigné(e) président(e) d élection, déclare par la présente que 1 Suite à l élection des membres au comité exécutif du conseil multidisciplinaire du Centre de santé et de services sociaux de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent 2 Les personnes suivantes sont déclarées élues : nom, prénom, titre d emploi, secteur d activité et site nom, prénom, titre d emploi, secteur d activité et site nom, prénom, titre d emploi, secteur d activité et site nom, prénom, titre d emploi, secteur d activité et site nom, prénom, titre d emploi, secteur d activité et site nom, prénom, titre d emploi, secteur d activité et site nom, prénom, titre d emploi, secteur d activité et site En foi de quoi, j ai signé le à jour mois année. localité Signature :

30 ANNEXE V TITRES D EMPLOIS/PROFESSIONS/TECHNIQUES FAISANT PARTIE DU CONSEIL MULTIDISCIPLINAIRE Cette liste est inclusive de celle reçue de l Association Québécoise des établissements de santé et de services sociaux (AQESSS) et de celle réalisée auprès des différents conseils multidisciplinaires lors du congrès de l Association des conseils multidisciplinaire du Québec en Cette liste a été révisée par Mariette Samuel en décembre Agent d information Agent de formation Agent de modification du comportement Agent, animateur ou conseiller de pastorale Agent de planification Agent de planification et de programmation Agent de planification et de programmation des services sociaux Agent de planification et de programmation sociosanitaire Agent de recherche Agent de recherche sociosanitaire Agent de relations humaines Animateur communautaire Animateur ou conseiller en milieu de vie Archiviste médical Archiviste médical (chef d équipe) Assistant de recherche Assistant-chef du service des archives Assistant-chef inhalothérapeute ou assistant-chef technicien de la fonction respiratoire Assistant-chef technicien de laboratoire Assistant-chef physiothérapeute Assistant-chef technologiste Assistant-chef technologue en radiologie Assistant-chef technicien en diététique Assistant-chef technicien en électrophysiologie médicale Assistant-chef technologiste médical ou assistant-chef technicien de laboratoire Assistant en pathologie Audiologiste ou thérapeute de l ouïe Audiologiste-orthophoniste ou thérapeute de la parole, du langage et de la communication Audioprothésiste Aumônier Bactériologiste Bibliothécaire ou bibliotechnicien Biochimiste ou biochimiste clinique Biologiste Chargé de l enseignement clinique (inhalothérapeute) Diététiste professionnel-nutritionniste ou diplômé universitaire en diététique Directeur des programmes de santé publique, d action communautaire et famille-enfancejeunesse Éducateur Éducateur physique Éducateur spécialisé Ergonome Ergothérapeute ou thérapeute de la réadaptation fonctionnelle par l activité Externe inhalothérapie Génagogue Hygiéniste dentaire ou technicien en hygiène dentaire Hygiéniste du travail Illustrateur médical Ingénieur biomédical Ingénieur en radio-oncologie Inhalothérapeute ou technicien de la fonction respiratoire Instituteur clinique (laboratoire) Instituteur clinique (radiologie et laboratoire) Kinésiologue ou kinésithérapeute Microbiologiste Moniteur en loisirs Moniteur en réadaptation Musicothérapeute Organisateur communautaire Orthésiste-prothésiste Orthopédagogue Orthophoniste ou thérapeute de la parole, du langage et de la communication Orthoptiste Perfusionniste Physicien Physiothérapeute ou diplômé universitaire en réadaptation physique Photographe médical Psycho-éducateur ou spécialiste en réadaptation psychosociale Psychologue ou thérapeute du comportement

31 Chargé de l enseignement clinique (physiothérapie) Chef de service en imagerie médicale Chef des programmes et services de réadaptation et spécialisés Chef des programmes psychosociaux et des soins et services d assistance Chef des programmes santé publique et action communautaire Chef du service de biologie médicale Chef du service de diététique Chef du service de réadaptation Chef du service des archives Chef en électrophysiologie médicale Chef inhalothérapeute Conseiller à la qualité des services Conseiller d orientation professionnelle Conseiller de la relation d aide Conseiller des activités d enseignement Conseiller en activité physique Conseiller en alimentation (sans internat) Conseiller en communication Conseiller en enfance inadaptée Conseiller en orientation Conseiller en réadaptation Conseiller éthique à la recherche Consultant en éthique (éthicien clinique) Coordonnateur CSP Coordonnateur en biologie médicale Coordonnateur en radioprotection Coordonnateur technique en électrophysiologie médicale Coordonnateur technique (inhalothérapie) Coordonnateur technique (laboratoire) Coordonnateur technique (radiologie) Criminologue Cyto-technologiste humain Psychomotricien Psychotechnicien Récréologue Rééducateur en physiomotricité Responsable d unité de vie ou de réadaptation Sexologue Sociologue Technicien de laboratoire médical diplômé ou technologiste médical Technicien en assistance sociale Technicien en circulation extra-corporelle Technicien en diététique Technicien en documentation Technicien en échocardiologie Technicien en éducation spécialisée Technicien en électrodynamique Technicien en électro-encéphalographie Technicien en électrophysiologie médicale Technicien en génie biomédical Technicien en gérontologie Technicien ou technologiste en hémodynamique Technicien en hygiène du travail Technicien en loisirs Technicien en ophtalmologie Technicien en orthèse/prothèse Technicien en physiologie cardio-respiratoire Technicien en réadaptation Technicien en santé animale Technicien en santé au travail Technicien en travail social Technologue en angiographie Technologue en médecine nucléaire Technologue en radiodiagnostic Technologue en radio-oncologie Technologue médical Technologue spécialisé en radiologie Thérapeute en créativité Thérapeute en réadaptation physique Travailleur communautaire Travailleur social professionnel ou agent d intervention en service social N.B. Aux fins de cette liste, le domaine d activité auquel une personne cadre est rattachée est déterminé en fonction du diplôme dont elle est titulaire.