Association des étudiants et étudiantes en science politique de l Université Laval CHARTE DE L AEESPUL

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1 Association des étudiants et étudiantes en science politique de l Université Laval CHARTE DE L AEESPUL Édition à jour le 2 octobre 2013

2 PRÉAMBULE Considérant le besoin et la nécessité pour l ensemble des étudiants en science politique au premier cycle à l Université Laval de s unir pour assurer la promotion et la défense de leurs intérêts généraux et spécifiques, et ce, à court, moyen ou long terme; Considérant la nécessité d établir une organisation dont les activités se font pour et au nom de l ensemble des étudiants en science politique au premier cycle à l Université Laval; L Association des étudiants et étudiantes1 en science politique de l Université Laval adopte la charte suivante : 1 Le genre masculin comprend les (2) sexes, à moins que le contexte n indique le contraire.

3 TITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1. Nom de la composition : Conformément aux lettres patentes octroyées par le ministre des Institutions financières sous l autorité de la troisième partie de la Loi sur les compagnies (LRQ, 1977, chapitre C- 38), la corporation régie par les dispositions de la présente charte porte la dénomination d ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS ET ÉTUDIANTES EN SCIENCE POLITIQUE DE L UNIVERSITÉ LAVAL. 2. Siège social : Le siège social de l Association est situé dans la Cité universitaire, à Québec (arrondissement Sainte-Foy-Sillery), district judiciaire de Québec, à l adresse suivante : Pavillon Charles-de-Koninck, local 0110, Cité Universitaire, Québec, QC, G1K 7P4. 3. Sigle de la composition : L Association est désignée par le sigle AEESPUL inc. 4. Lois : L Association se conforme à la troisième partie de la Loi sur les compagnies (LRQ, 1977, chapitre C-38), à la Loi sur l accréditation et le financement des associations d élèves ou d étudiants (LRQ, 1983, chapitre 33) et à la Loi sur les pouvoirs spéciaux des corporations (LRQ, 1977, chapitre P-16). 5. Objets de l Association : Les objets pour lesquels l Association est constituée sont les suivants : a. Regrouper en une association les étudiants en science politique de l Université Laval afin de promouvoir la défense de leurs intérêts; b. Promouvoir, protéger et développer par tous les moyens mis à sa disposition et créés par elle, les avantages intellectuels, professionnels, culturels, politiques, sociaux, pédagogiques ou autres de ses membres. c. Promouvoir et faciliter les relations entre ses membres et tout groupe ou entité pédagogique, universitaire ou professionnelle. d. Coordonner, soutenir et appuyer l action de ses membres et des étudiants délégués au sein des divers comités, commissions ou conseils de l université Laval, et cela autant pour la formation académique que pour le bien commun de ses membres.

4 e. Veiller au respect des privilèges, droits et devoirs de ses membres. f. Combattre les inégalités et les discriminations ethniques, raciales, religieuses, sexuelles ou autres. g. Veiller à l amélioration et au maintien d une bonne qualité de vie pour ses membres. h. Promouvoir la participation et la conscience politique et sociale de ses membres. 6. Pouvoirs : L AEESPUL est le seul organisme représentatif des étudiants en science politique de premier cycle à l Université Laval. En conséquence, elle possède les pouvoirs suivants : a. L Association possède tout pouvoir décisionnel relatif à l administration, à l octroi de ses budgets et à la garde de ses biens. b. L Association possède tout pouvoir décisionnel relatif aux positions à prendre face à tout enjeu, problème ou action à entreprendre. c. L Association peut conclure toute entente avec d autres organismes, quels qu ils soient. d. L Association possède tout pouvoir décisionnel pour adopter des règlements, prendre des mesures sous sa régie interne et pour assurer le respect de ses statuts, règlements et résolutions. e. L Association possède tout pouvoir concernant les nominations, les fonctions, les pouvoirs et les devoirs de ses officiers, agents, employés ou représentants agissant en son nom. f. L Association peut mener toute activité coopérative ou d entraide au profit de ses membres. g. L Association participe à l évolution sociale de son milieu. 7. Démocratique : L Association est démocratique. À cette fin, les dispositions suivantes s appliquent dans l interprétation des présents statuts et dans les actions menées par les officiers, agents, employés ou représentants de l Association agissant en son nom : a. L AEESPUL favorise la participation du plus grand nombre de membres possible. b. Son fonctionnement est collégial, personne n y a de rôle prépondérant.

5 c. Tout représentant est obligatoirement élu, responsable et révocable en tout temps par l instance l ayant élue. d. Pour le soutien ou l union à d autres organismes, l assemblée générale ne sera qu informative et aura pour objet de mettre en fonction un référendum décisionnel précédé d informations aux membres, sauf en ce qui a trait à tout regroupement spontané et conjoncturel. 8. Définitions : Dans les présents statuts et dans les règlements de L Association, à moins que le contexte n impose un sens différent, les mots, expressions ou abréviations suivantes signifient : a. Assemblée générale : L assemblée générale des membres de l Association. b. Association ou AEESPUL : L Association des étudiants et étudiantes en science politique de l Université Laval. c. Membre : Toute personne membre de l Association. d. Université : l Université Laval e. Gestion courante : Gestion des affaires et dépenses courantes pour le bon fonctionnement du Café Chez Pol, tâches relatives au représentant du Café chez Pol et gestion des demandes de subvention selon les critères mentionnés dans la politique d'attribution de subventions octroyées par le Café Chez Pol adjointe à la présente charte. 9. Membres de l Association : Est membre de L Association tout étudiant de premier cycle de l Université inscrit au programme de science politique et ayant payé sa cotisation annuelle ou se prévalant du paiement différé en ayant l intention formelle de payer sa cotisation. 10. Droits et devoirs des membres : Les membres de l Association possèdent les droits et devoirs suivants : a. Voter lors des assemblées générales, élections et référendums de L Association. b. Se prononcer sur les divers enjeux débattus au sein de l Association, sous réserve de la présente charte. c. Se présenter à tout poste, conseil, comité ou organisme de l Association ou de toute instance de l Université où l Association siège, sous réserve de la présente charte.

6 d. Poser des questions quant à l administration des biens et argents de l Association.

7 TITRE II ASSEMBLÉE GÉNÉRALE CHAPITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES 11. Composition : a. L assemblée générale est formée des membres de l AEESPUL réunis à cette fin. b. Seuls les membres ont droit de parole, de proposition et de vote. c. Les observateurs peuvent obtenir de l assemblée générale des droits de parole privilégiés. 12. Pouvoirs et devoirs : L assemblée générale est l instance suprême de l Association. Elle est souveraine et exerce le rôle et les pouvoirs suivants : a. Déterminer les orientations générales de L Association. b. Disposer des rapports et recommandations des membres, comités, conseils et organismes de l Association. c. Former des comités. d. Prendre des décisions de principe et d action sur les enjeux ou problèmes débattus. e. Voter toute résolution relative au bon fonctionnement de l Association. f. Disposer des répartitions budgétaires qui lui sont présentées par le conseil exécutif. g. Engager des employés. h. Amender la présente charte, sous réserve des dispositions prévues à l article 148 de la présente charte. i. Destituer tout membre du conseil exécutif ou toute personne qu elle nomme, par un vote qualifié, de deux tiers (2/3) des membres. j. Accepter ou rejeter les états financiers. k. Nommer un vérificateur comptable.

8 l. Fixer la cotisation étudiante. m. Exercer tout autre pouvoir que la loi lui confère. n. Lorsque l Assemblée dûment convoqué est dans l impossibilité de procéder faute de quorum, l Assemblée générale, à l aide d un quorum moral, peut adopter une résolution laquelle est valide jusqu à la prochaine Assemblée. 13. Présidence d assemblée : a. Le président d assemblée est choisi au début de chaque assemblée générale. b. Aucun membre du conseil exécutif ne peut présider l assemblée générale. 14. Collégialité : Le fonctionnement de l assemblée générale est collégial, nul n ayant un rôle prépondérant. 15. Vote : a. Les propositions sont adoptées à la majorité simple, sous réserve de la présente charte et des règles de procédure employées par l Association. b. Chaque membre a droit à un (1) vote. c. Les votes par procuration sont interdits pour tous, à l exception des employés du Café «Chez Pol» remplissant leur fonction au moment de l assemblée générale. CHAPITRE II ASSEMBLÉE GÉNÉRALE RÉGULIÈRE 16. Tenue : a. L assemblée générale régulière se tient au moins deux (2) fois par session, à l exception de la session d été. b. Une telle assemblée générale est tenue entre le début de la première semaine et la fin de la cinquième semaine et entre le début de la neuvième semaine et la fin de la treizième semaine des sessions d automne et d hiver. c. La première assemblée générale régulière tenue lors de la session d automne constitue l assemblée générale annuelle.

9 d. D autres assemblées générales régulières peuvent être tenues au besoin. 17. Convocation : a. L assemblée générale régulière est convoquée par le conseil exécutif ou à la suite d une demande écrite à cet effet par cinq pour cent (5%) des membres. Dans ce dernier cas, le conseil exécutif doit rencontrer les pétitionnaires dans les trois (3) jours ouvrables suivant le dépôt de la pétition au siège social de L Association pour préciser les buts de cette demande et permettre à tous de défendre son opinion. L assemblée générale spéciale doit être convoquée dans les deux (2) jours ouvrables suivant la rencontre des pétitionnaires avec le conseil exécutif, à moins de retrait de cette demande par ses auteurs. b. La convocation doit être faite au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de la réunion par un avis écrit précisant la date, l heure, le lieu et le projet d ordre du jour de l assemblée générale. c. La convocation doit être affichée aux endroits déclarés officiels par le conseil exécutif ainsi qu à tout endroit jugé nécessaire pour sa diffusion adéquate. 18. Quorum : Le quorum de l assemblée générale régulière est de 5% des membres de l AEESPUL. 19. Ajournement : a. Sur une proposition d un membre et le consentement majoritaire des membres présents, l assemblée générale régulière peut être ajournée. b. Les différents points de l ordre du jour qui ne sont pas traités et/ou laissés en suspens sont irrémédiablement insérés à l ordre du jour de la prochaine assemblée générale régulière. CHAPITRE III ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE 20. Motifs : L assemblée générale spéciale est tenue pour tout vote de grève, boycottage, débrayage ou modification de la présente charte. 21. Convocation : a. L assemblée générale spéciale est convoquée par le conseil exécutif ou à la demande de quinze pour cent (10%) des membres. Dans ce dernier cas, le conseil exécutif doit rencontrer les pétitionnaires dans les trois (3) jours ouvrables suivant le dépôt de la pétition au siège social de l Association pour préciser les buts de cette demande et permettre à tous de défendre son opinion. L assemblée générale spéciale doit être convoquée dans les deux (2) jours ouvrables suivant la rencontre

10 des pétitionnaires avec le conseil exécutif, à moins de retrait de cette demande par ses auteurs. b. La convocation doit être faite au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de la réunion par un avis écrit précisant la date, l heure, le lieu et l ordre du jour de l assemblée générale spéciale. c. La convocation doit être affichée aux endroits déclarés officiels par le conseil exécutif ainsi qu à tout endroit jugé nécessaire pour sa diffusion adéquate. d. En cas d urgence, le délai peut être réduit à 24 heures. Le conseil exécutif juge si la situation est urgente. e. L article 21.d ne s applique par lors d une modification de la présente charte. 22. Quorum : Le quorum de l assemblée générale spéciale est de 10% des membres de l AEESPUL.

11 TITRE III CONSEIL EXÉCUTIF CHAPITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES 23. Composition : Sont des membres du conseil exécutif de l Association : Le coordonnateur. Le secrétaire aux affaires internes. Le secrétaire à la trésorerie. Le secrétaire aux affaires externes. Le secrétaire aux affaires pédagogiques. Le secrétaire aux activités socio-culturelles et sportives. Le représentant du Café chez Pol. Le représentant de 1 e année, le représentant de 2 e année et le représentant de 3 e année. 24. Éligibilité : a. Est éligible au titre de membre du conseil exécutif tout membre de l Association. b. Dans le cas des trois (3) représentants de 1 e, 2 e et 3 e années, ils doivent, en plus d être membres de l Association, étudier dans l année qu ils représentent. Pour être considéré étudiant de première année, il ne faut pas avoir compléter plus de deux (2) sessions en science politique. Pour être considéré comme étudiant de deuxième année, il faut avoir compléter plus de deux (2) sessions en science politique, mais moins de quatre (4) sessions. Pour être considéré comme étudiant de troisième année, il faut avoir compléter plus de quatre (4) sessions en science politique. 25. Inéligibilité : a. Est inéligible toute personne destituée, et ce pour toute la durée du mandat qu elle devait exercer lorsqu elle a été destituée. Cette inéligibilité dure au minimum six (6) mois à partir du jour de la destitution.

12 26. Rôles et fonctions : Le conseil exécutif, conformément à la Loi sur les compagnies, est le conseil d administration de l Association. Il exercera les rôles et les fonctions suivantes : a. Voir à l administration des affaires courantes de l Association. b. Préparer et organiser des activités touchant les objectifs et les buts de l Association tel que prévu dans les lettres patentes, les présents statuts ainsi que dans le plan d action. c. Représenter l Association là où se trouve l intérêt de ses membres. d. Préparer les ordres du jour de l assemblée générale. e. Élaborer un plan d action pour l Association. f. Soumettre un bilan de ses activités, les états financiers de l Association et les bilans des comités et organismes de l Association à la dernière assemblée générale de la session d hiver. g. S acquitter de tous les mandats que l assemblée générale lui confie. 27. Pouvoirs : a. Conformément à ses lettres patentes, le conseil exécutif possède tout pouvoir, droit, privilège et obligations que lui confère la troisième partie de la Loi sur les compagnies, la Loi sur les pouvoirs spéciaux des corporations, la Loi sur l accréditation et le financement des associations d élèves ou d étudiants et la présente charte. b. Tout membre du conseil exécutif est membre d office d un comité ou d un organisme de l Association sauf indication contraire dans la résolution portant sur la création du comité ou la régie interne d un comité ou d un organisme. 28. Devoirs : a. Le conseil exécutif exerce toutes les tâches inhérentes à sa charge ainsi que tout mandat que l assemblée générale lui confie. b. Le conseil exécutif soumet un bilan de ses activités, les états financiers de l Association et les bilans des comités et organismes de l Association à la dernière assemblée générale de la session d hiver. Il peut en soumettre un à mi-mandat.

13 c. Le conseil exécutif voit à ce que chacun des comités et organismes de L Association produise un rapport annuel ou semestriel de leurs activités ainsi que leurs états financiers. 29. Élection : Les membres du conseil exécutif sont élus en conformité avec le Chapitre I du Titre V de la présente charte à l exception du représentant du Café chez Pol, un gérant du Café Chez Pol, qui est nominé par les gérants du Café chez Pol. 30. Durée du mandat : a. Le mandat des membres du conseil exécutif est d un (1) an renouvelable. b. Le mandat du coordonnateur, du secrétaire aux affaires internes, du secrétaire à la trésorerie, du secrétaire aux affaires externes, du secrétaire aux affaires pédagogiques, du secrétaire aux activités socio-culturelles et sportives et du représentant des étudiants hors Québec débute le premier (1 er ) mai et se termine le trente (30) avril. c. Le mandat du représentant élu par les étudiants de première année entrant à la session d automne, du représentant élu par les étudiants de deuxième année et du représentant élu par les étudiants de troisième année débute à la clôture de la première assemblée générale tenue durant la session d automne et se termine à la clôture de la première assemblée générale tenue durant la session d automne de l année suivante. d. Le mandat du représentant du Café chez Pol débute lors de la première semaine de la session et ce termine à la fin de celle-ci, à l exception de la session d été, durant laquelle le poste reste vacant. 31. Documents : Tout document donné à un membre du conseil exécutif dans le cadre de ses fonctions est propriété de l Association. Tout membre du conseil exécutif qui quitte ses fonctions doit remettre lesdits documents à son successeur ou, à défaut de successeur, au conseil exécutif. 32. Collégialité : Le fonctionnement du conseil exécutif est collégial, nul n ayant un rôle prépondérant. 33. Responsabilité :

14 Chaque membre du conseil exécutif voit à ce que les tâches qui lui sont attribuées dans la présente charte soient accomplies. Cependant, il n est pas tenu de les remplir personnellement. 34. Solidarité : Chaque membre du conseil exécutif aide les autres membres du conseil exécutif dans l accomplissement de leurs tâches et fonctions. CHAPITRE II DESCRIPTION DES POSTES 35. Coordonnateur : Le coordonnateur est responsable des tâches suivantes : a. Être le porte-parole des membres et le représentant officiel de l Association devant tout instance ou organisme faisant affaire avec l Association, sous réserve de la présente charte. b. Coordonner les activités du conseil exécutif et des comités dans la réalisation des objets et politiques de l Association. c. Signer les chèques, les contrats, les procès-verbaux du conseil exécutif ainsi que tout autre document officiel de l Association, conjointement avec les personnes mandatées à cet effet. d. Préparer les ordres du jour des assemblées générales et du conseil exécutif. e. Déléguer les mandats appropriés aux membres du conseil exécutif. f. S occuper de la correspondance de l Association. g. Présenter et exposer tout dossier à l assemblée générale de l Association. h. Au terme de son mandat, préparer un rapport détaillé de l administration du conseil exécutif et de l Association. Ce rapport contient entre autres un relevé des activités de l Association, les états financiers de L Association et un résumé des rapports des comités et organismes de l Association. Ce rapport est présenté lors de la dernière assemblée générale régulière de la session d hiver et est déposé archives. i. Veiller à faire exécuter les décisions prises par l assemblée générale et le conseil exécutif. En cas de conflit entre une décision du conseil exécutif et une décision de l assemblée générale, cette dernière prévaut.

15 j. Présider les réunions du conseil exécutif. En son absence, le coordonnateur adjoint ou un autre membre du conseil exécutif peut être mandaté pour présider les réunions du conseil par vote simple des membres présents. k. S acquitter de tous les mandats que le conseil exécutif lui confère. 36. Secrétaire aux affaires internes : Le secrétaire aux affaires internes est le secrétaire à la corporation tel que le prévoit la troisième partie de la Loi sur les compagnies. Il est responsable des tâches suivantes : a. Préparer les procès-verbaux de l assemblée générale et du conseil exécutif et les signer conjointement avec le président d assemblée ou le coordonnateur. b. Conserver les procès-verbaux, rapports du coordonnateur, rapports des comités et des organismes de L Association, contrats ainsi que tout autre document officiel de L Association. c. Convoquer les membres aux réunions du conseil exécutif et de l assemblée générale. d. S occuper de la collecte et de la distribution du courrier. e. Rendre tout document officiel de L Association disponible en tout temps pour tout membre de L Association qui en fait la demande. f. Superviser la publicité à faire pour les différentes activités concernant les membres de l Association qui en fait la demande. g. Superviser la publicité à faire pour les différentes activités concernant les membres de l Association. h. Informer les membres des diverses décisions prises par le conseil exécutif et de l assemblée générale et des actions importantes prises par les comités, les organismes et les délégations externes de l Association. i. Coordonner l information avec les médias disponibles pour l Association ou que celle-ci peut créer. j. S acquitter de tous les mandats que le conseil exécutif lui confère. 37. Secrétaire à la trésorerie : Le secrétaire à la trésorerie est responsable des tâches suivantes : a. Préparer et voir au respect des budgets de l Association.

16 b. Tenir à jour tous les livres comptables et l inventaire des biens et meubles de l Association. c. Administrer les fonds de l Association. d. Signer les chèques et documents qui sont associés à sa tâche, et ce, conjointement avec les autres personnes mandatées à cet effet. e. Conserver les documents budgétaires et les soumettre à l examen de tout membre de l Association qui en fait la demande, et ce, en tout temps. f. Préparer et présenter en assemblée générale les états financiers à la fin de l exercice financier. Il peut présenter un bilan financier de mi-mandat. g. Présenter un rapport annuel au ministère des Finances, conformément à la troisième partie de la Loi sur les compagnies. h. Voir à ce que les comités et organismes de l Association fournissent un rapport écrit de leurs activités ainsi que leurs états financiers. i. Voir à la formation des membres du conseil exécutif et des gérants et responsables des comités et organismes de l Association sur les règles de procédure, la tenue de livres comptables et autres habilités nécessaires à la bonne marche de l Association. j. S acquitter de tous les mandats que le conseil exécutif lui confère. 38. Secrétaire aux affaires externes : Le secrétaire aux affaires externes est responsable des tâches suivantes : a. Représenter l Association dans toute instance étudiante ou universitaire où elle siège, dont l association de campus, l association facultaire et le conseil de département. b. Assurer de bonnes relations entre l Association, les autres associations étudiantes et tout groupe ou association non étudiante, qu importe d où ils sont. c. Coordonner la représentation de L AEESPUL à l extérieur de l Association. d. Informer les membres sur les activités des associations étudiantes au Québec et ailleurs. e. Voir à l information et au soutien de L Association à des luttes étudiantes similaires aux nôtres, qu importe d où elles sont.

17 f. Voir à ce que les décisions, prises de position, études et analyses faites par l Association soient connues à l extérieur de l AEESPUL. g. Informer les membres sur toute résolution adoptée par une instance à laquelle siège l Association. h. S acquitter de tous les mandats que le conseil exécutif lui confère. 39. Secrétaire aux affaires pédagogiques : Le secrétaire aux affaires pédagogiques est responsable des tâches suivantes : a. Représenter l Association dans toute instance pédagogique où siège l Association. b. Informer et aider les étudiants en conflit avec l administration et/ou c. Informer le conseil exécutif sur toute activité d ordre pédagogique au niveau de l Association, du département, de la faculté ou de l Université. d. Préparer et organiser des activités de type académique qui touchent les membres de l Association, en collaboration avec le secrétaire aux activités socio-culturelles et sportives. e. Voir à l élaboration d une politique pédagogique de L association. f. Présider le comité des affaires académiques. g. S acquitter de tous les mandats que le conseil exécutif lui confère. Il est assisté dans ses fonctions par un comité des affaires pédagogiques ainsi que par tout autre comité touchant directement ses responsabilités. 40. Secrétaire aux activités socio-culturelles et sportives : Le secrétaire aux activités socio-culturelles et sportives est responsable des tâches suivantes : a. Préparer et organiser des activités de type socio-culturelles et sportives qui touchent les membres de l Association. b. Voir à la promotion de la culture auprès des membres. c. Coordonner les activités des comités et des organismes de l Association. d. Présider le comité des activités socio-culturelles. e. S acquitter de tous les mandats que le conseil exécutif lui confère.

18 f. Coordonner les activités sportives de l Association avec toute activité sportive à laquelle l Association participe. g. Voir à la promotion de l activité physique auprès des membres. Il est assisté dans ses fonctions par un comité des activités socio-culturelles ainsi que par tout autre comité touchant directement ses responsabilités. 41. Représentant du Café chez Pol : Le représentant du Café chez Pol est mandaté par le Café chez Pol parmi ses gérants pour siéger au conseil exécutif. Il est responsable des tâches suivantes : a. Informer le conseil exécutif des activités du Café chez Pol. 1. Transmettre un bilan des états financiers du Café Chez Pol au Comité Exécutif ainsi qu à l Assemblée Générale pour la session d automne et la session d hiver au commencement de la session d opération suivante. 2. Faire état des subventions accordées par les gérants du Café Chez Pol tel que prévu dans la politique d'attribution de subventions octroyées par le Café Chez Pol (adjointe à la présente charte) à chaque réunion du comité exécutif en archivant la demande de subvention. 3. Faire état de tout changement significatif quant à la gestion du Café Chez Pol. 4. Faire état de tous les événements qui entraînent des pertes importantes. b. Soumettre les recommandations que le conseil exécutif suggère aux autres gérants du Café chez Pol et s acquitter de tous les mandats que le conseil exécutif lui confère. 42. Représentants : Les représentants sont responsables des tâches suivantes : a. Participer activement et donner leur point de vue sur les divers dossiers traités lors des réunions. b. Transmettre les plaintes, suggestions et autres commentaires des membres au conseil exécutif. c. Informer les étudiants de leurs années respectives des activités de l Association. d. S acquitter de tous les mandats que le conseil exécutif leur confère. 43. Coordonnateur adjoint : a. Un des membres du conseil exécutif sera mandaté en tant qu adjoint à la coordination de l Association et sera responsable des tâches suivantes :

19 (1) Assister le coordonnateur dans ses fonctions. (2) S assurer que tous les membres du conseil exécutif complètent leurs dossiers respectifs. (3) Assumer les fonctions du coordonnateur en cas d absence ou de vacance. b. Tout membre du conseil exécutif est éligible au mandat d adjoint à la coordination, à l exception du coordonnateur et du secrétaire aux affaires internes. c. Le conseil exécutif nomme l adjoint à la coordination lors de sa première réunion suivant le début d un exercice financier. Cette nomination est approuvée lors de l assemblée générale annuelle. CHAPITRE III PROCÉDURES 44. Réunions du conseil exécutif : a. Le conseil exécutif se réunit aussi souvent que l exigent les affaires de l Association, mais pas moins d une (1) fois par semaine. b. La date, l heure et le lieu d une réunion du conseil exécutif sont convenus entre les membres du conseil exécutif ou, à défaut, fixé par le coordonnateur. 45. Convocation : a. Le conseil exécutif est convoqué par le secrétaire aux affaires internes, en collaboration avec le coordonnateur, ou par une demande écrite de deux (2) membres du conseil exécutif. Dans ce dernier cas, la réunion doit être convoquée dans les vingt-quatre (24) heures suivant le dépôt de la demande au siège social de l Association. b. La convocation doit être faite au moins vingt-quatre (24) heures avant la tenue de la réunion par un avis écrit ou oral précisant la date, l heure, le lieu et le projet d ordre du jour du conseil exécutif. c. Dans des cas d urgence, une réunion du conseil exécutif peut être tenue, avec l accord des deux tiers (2/3) des membres du conseil exécutif en fonction. 46. Quorum : Le quorum du conseil exécutif est fixé à la majorité simple des membres du conseil exécutif en fonction. 47. Propositions : Tout membre du conseil exécutif a droit de soumettre une proposition ou d appuyer une proposition.

20 48. Vote : Les décisions du conseil exécutif sont adoptées à la majorité simple, sous réserve de la Loi, des règles de procédure employées par l Association et de la présente charte. Chaque personne membre du conseil exécutif a droit à un (1) vote. 49. Observateurs : a. Toute personne peut assister aux réunions du conseil exécutif. b. Tout observateur membre de L Association possède un droit de parole, mais ne possède pas un droit de vote. c. Tout observateur qui n est pas membre de l Association n a le droit de prendre la parole que si le conseil exécutif le lui demande ou s il fait la demande d une droit de parole privilégié. 50. Huis clos : a. Le huis clos peut être proposé en tout temps par un membre du conseil exécutif. Une telle proposition est adoptée à la majorité simple. b. Sous certaines conditions, certaines personnes peuvent être invitées à assister aux délibérations du conseil exécutif, malgré le huis clos. Une telle proposition est adoptée à la majorité simple. CHAPITRE IV VACANCE ET REMPLACEMENT 51. Démission : Tout membre du conseil exécutif qui quitte ses fonctions doit présenter une lettre de démission, à moins qu il devienne inéligible à la fonction qu il occupe ou qu il atteigne la fin de son mandat. 52. Destitution : a. Peut être destituée du conseil exécutif, toute personne qui nuit gravement aux affaires de l Association. b. Tout membre du conseil exécutif est destitué après un vote des deux tiers (2/3) de l assemblée générale. c. Le conseil exécutif peut destituer tout membre du conseil qui est absent lors de trois réunions consécutives. Cette décision peut être renversée en tout temps par l assemblée générale.

21 53. Intérim : a. En cas de vacance au sein du conseil exécutif, l intérim est assuré par le conseil exécutif, lequel peut nommer un substitut, sous réserve de l article 43 de la présente charte. b. Le mandat du substitut se termine lorsque le poste est comblé par des élections partielles. c. En cas de vacance, un membre du conseil exécutif peut agir à titre de substitut, mais en n exerçant pas plus de deux (2) postes. Cette même personne ne détient qu un (1) seul droit de vote au sein du conseil exécutif. 54. Remplacement : a. Un poste vacant au conseil exécutif doit être comblé dans les trente (30) jours ouvrables suivant la vacance selon la procédure d élection partielle prévue dans le Chapitre 1 du Titre V de la présente charte. b. Si la vacance survient moins de soixante (60) jours avant la fin de l exercice financier en cours, le conseil exécutif peut décider de ne pas tenir d élection partielle. 55. Passation des pouvoirs : À la suite d une élection générale, le coordonnateur en poste doit tenir une réunion conjointe entre le conseil exécutif en poste et le conseil exécutif élu. Cette réunion, tenue avant la fin du mandat du conseil exécutif en poste, vise à préparer la passation des pouvoirs, à transmettre la signature des comptes bancaires de l Association et à communiquer toute information pertinente à la bonne marche de l Association.

22 TITRE IV COMITÉS ET ORGANISMES CHAPITRE I COMITÉS Section I Dispositions générales 56. Éligibilité : Tout membre de l association peut être membre d un comité. 57. Composition : La composition des comités est déterminée par l assemblée générale. 58. Nomination : Les membres des comités sont nommés par l assemblée générale. 59. Types de comités : Il existe un type de comité : les comités statutaires. 60. Régie interne : Chaque comité élabore sa propre régie interne, laquelle doit être conforme à la Loi, aux règles de procédure utilisées par l Association ainsi qu à la présente charte. Cette régie interne est approuvée par l assemblée générale. 61. Travail des comités : a. Un comité répond de son administration devant l assemblée générale. b. Un comité dépose un rapport écrit de ses activités au conseil exécutif à la fin de chaque exercice financier. Section II Comités statutaires 62. Comités statutaires : a. Les comités statutaires sont créés par les présents statuts. Leur abrogation est soumise à la formule de modification prévue à l article 149 de la présente charte.

23 b. Les comités statutaires de l Association sont les suivants : (1) Comité des affaires pédagogiques. (2) Comité des activités socio-culturelles. (3) Comité d application de la charte. (4) Comité consultatif des étudiants hors Québec. 63. Comité des affaires pédagogiques : Le mandat du comité des affaires pédagogiques est le suivant : a. Assister le secrétaire aux affaires pédagogiques dans l accomplissement de ses mandats. b. Conseiller le secrétaire aux affaires pédagogiques dans le cadre de ses fonctions. c. Proposer des activités de type pédagogique au secrétaire aux affaires pédagogiques ou au conseil exécutif. 64. Comité des activités socio-culturelles : Le mandat du comité des activités socio-culturelles est le suivant : a. Assister le secrétaire aux activités socio-culturelles et sportives dans l accomplissement de ses mandats. b. Conseiller le secrétaire aux activités socio-culturelles et sportives dans le cadre de ses fonctions. c. Proposer des activités de type socio-culturelles au directeur des affaires académiques ou au conseil exécutif. 65. Comité d application de la charte : Le mandat du comité d application de la charte est le suivant : a. Veiller à l application de la présente charte. b. Conseiller l Association sur toute modification à apporter à la présente charte. c. Sur demande de l assemblée générale, du conseil exécutif, des comités ou des organismes de l Association, les conseiller sur toute question de procédure. 66. Comités permanents : a. Les comités permanents de l Association sont les suivants : (1) Comité d initiation.

24 (2) Comité des finissants. b. Le conseil exécutif ou l assemblée générale peut créer d autres comités au besoin. 67. Éligibilité : Tout membre de l Association est membre d un organisme. 68. Composition : La composition des organismes est déterminée par l assemblée générale. 69. Nomination : Les membres des organismes sont nommés par l assemblée générale. 70. Organismes : Les organismes de l Association pratiquent leurs activités dans le respect des buts et des objectifs édictés aux lettres patentes de l Association. Les organismes sont les suivants : a. Le Café «Chez Pol». b. Le Journal de l AEESPUL. 71. Régie interne : Chaque organisme élabore sa propre régie interne, laquelle doit être conforme à la Loi, aux règles de procédure utilisées par l Association ainsi qu à la présente charte. Cette régie interne est approuvée par l assemblée générale. 72. Administration des organismes : a. Un organisme répond de son administration devant l assemblée générale. b. Un comité dépose un rapport écrit de ses activités de même qu un bilan financier au conseil exécutif à la fin de chaque exercice financier. 73. Café «Chez Pol» : L Association reconnaît que les activités exercées par le Café «Chez Pol» favorisent la réalisation des buts et des objectifs édictés aux lettres patentes de l AEESPUL. De plus, elle encourage le fonctionnement et le développement de cet organisme. 74. Journal de l AEESPUL :

25 L Association reconnaît que les activités exercées par le Journal de l AEESPUL favorisent la réalisation des buts et des objectifs édictés aux lettres patentes de l AEESPUL. De plus, elle encourage le fonctionnement et le développement de cet organisme. 75. Dispositions financières : a. Les organismes ont la responsabilité de la gestion financière des deniers qu ils reçoivent. b. Les livres comptables des organismes doivent être à jour et disponibles en tout temps pour tout membre désirant les consulter. c. Le vérificateur comptable de l Association a accès en tout temps aux livres comptables des organismes.

26 TITRE V ÉLECTIONS, RÉFÉRENDUMS ET NOMINATIONS CHAPITRE I ÉLECTIONS Section I Dispositions générales 76. Date : a. L élection générale doit se tenir dans les vingt-cinq (25) jours ouvrables suivant le début de la semaine suivant la semaine de lecture de la session d hiver. b. La date de l élection des représentants est déterminée par le conseil exécutif, laquelle élection doit se tenir lors de la première assemblée générale régulière des sessions d automne et d hiver. c. L élection partielle doit se tenir dans les trente (30) jours suivant la vacance à un poste du conseil exécutif. 77. Droit de vote : Tout membre de l Association a droit de vote, incluant les membres du conseil exécutif et la commission électorale. 78. Mise en candidature : a. La mise en candidature doit être faite sur une formule ad hoc sur laquelle doit figurer le nom et la signature du candidat, la fonction pour laquelle il se porte candidat, l équipe avec laquelle il se présente, s il y a lieu, ainsi que le nom et la signature d un (1) proposeur membre de l Association. b. Cette formule doit parvenir au président d élections avant la fin de la période de mise en candidature prévue à l article 91 de la présente charte. 79. Équipes : Une équipe est un regroupement volontaire de deux (2) candidats ou plus qui partagent un programme commun et associant leurs efforts dans le cadre de la campagne électorale 80. Types d élections : a. Il existe deux (2) types d élections : l élection générale et l élection partielle. b. Le coordonnateur, le secrétaire aux affaires internes, le secrétaire à la trésorerie, le secrétaire aux affaires externes, le secrétaire aux affaires pédagogiques, le

27 secrétaire aux activités socio-culturelles et sportives, et le secrétaire aux activités sportives sont élus lors des élections générales. c. Les gérants sont élus à date fixe en même temps que les membres constituant le conseil exécutif de l AEESPUL. Il peut y avoir jusqu à cinq (5) gérants au total. Jusqu à trois (3) d entre eux peuvent être élus à cette élection et 2 sièges doivent demeurer vacants pour permettre à de nouveaux gérants de se présenter au courant de la session suivante. Les sièges vacants peuvent être comblés au courant de la session suivante lors de la première assemblée générale. S il advient qu un gérant démissionne ou se fasse démettre de ses fonctions, le siège vacant peut être comblé dès la prochaine Assemblée Générale selon la même procédure. d. Les représentants sont élus lors de l assemblée générale, selon la procédure prévue pour les élections partielles. e. Les vacances au conseil exécutif sont comblées lors des élections partielles. 81. Règles des élections partielles : a. Le conseil exécutif peut décider d appliquer les règles propres aux élections générales lors d élections partielles, sauf dans le cas d élections des représentants, qui doit se faire en assemblée générale. b. L élection partielle se fait par un vote à main levée et tête baissée. c. Pour l élection des représentants, seul les membres des années respectives peuvent voter pour leur représentant. Pour être considéré étudiant de première année, il ne faut pas avoir compléter plus de deux (2) sessions en science politique. Pour être considéré comme étudiant de deuxième année, il faut avoir compléter plus de deux (2) sessions en science politique, mais moins de quatre (4) sessions. Pour être considéré comme étudiant de troisième année, il faut avoir compléter plus de quatre (4) sessions en science politique. Section II Commission électorale : 82. Composition : La commission électorale comprend le président d élections, le secrétaire d élections et les scrutateurs. 83. Éligibilité : a. Tout membre de l Association peut être membre de la commission électorale.

28 b. Ne peuvent pas faire partie de la commission électorale un membre du conseil exécutif, un candidat ainsi que tout détenteur d une fonction au sein de l Association qui est susceptible de le placer en situation de conflit d intérêts. c. Nul ne peut détenir plus d un poste au sein de la commission électorale. 84. Président d élections : a. Le président d élections est nommé par le conseil exécutif. Il exerce les fonctions et les pouvoirs suivants : (1) Nommer un secrétaire d élections, les scrutateurs et, parmi ces derniers, les assistants pour le dépouillement avant le début de la campagne électorale, en accord avec le conseil exécutif. (2) Élaborer et appliquer les règlements d élection, en conformité avec la présente charte. (3) Assurer le maximum de justice entre chaque candidat ou équipe en voyant à la bonne marche de toute l élection. (4) Fixer, en accord avec le conseil exécutif, les dates précises de la période de mise en candidature de la période de campagne électorale et du jour du scrutin. (5) Disqualifier tout candidat ou toute équipe qui déroge à la présente charte et/ou aux directives qu il aura lui-même édictées. (6) Déterminer les heures d ouverture du bureau de scrutin. (7) Présenter un rapport écrit des élections au conseil exécutif dans les vingt (20) jours ouvrables suivant le jour du vote. (8) Le jour du scrutin, il vote avant l ouverture du bureau de scrutin et remet son bulletin de vote au secrétaire des élections dans une enveloppe cachetée. Ce vote prépondérant ne sert qu en cas d égalité des voix. (9) Il est le seul habilité à prendre des décisions concernant les élections. b. Lors d une élection partielle, le président d assemblée fait office de président d élections, sous réserve de l article 81 de la présente charte. 85. Secrétaire d élections : Le secrétaire d élections est nommé par le président d élections et exerce les fonctions et les pouvoirs suivants : (1) Assister le président d élections dans ses fonctions. (2) Veiller à la publication de l avis et des règlements d élection, de la liste des candidats et du résultat du scrutin. (3) Dresser la liste des électeurs. (4) Surveiller la publicité des candidats et/ou des équipes. 86. Scrutateurs : Les scrutateurs sont nommés par le président d élections et exercent les fonctions et les pouvoirs suivants :

29 (1) Tenir le bureau de scrutin. (2) Inscrire leurs initiales sur le bulletin de vote lorsqu ils le remettent à l électeur. (3) Assister le président et le secrétaire d élections lors du dépouillement du vote. 87. Appui aux candidats : Les membres de la commission électorale ne peuvent, en aucune façon, prendre part à la campagne électorale. Quant aux membres du conseil exécutif, ils ne peuvent se prononcer en leur qualité officielle. 88. Médias : Les médias d information de l Association sont mis à la disposition des candidats et/ou équipes pour leur campagne électorale. Section III Campagne électorale 89. Avis d élection : a. Un avis d élection ainsi que les règlements d élection sont rendus publics au moins cinq (5) jours ouvrables avant le début de la campagne électorale. Ils doivent être affichés aux endroits déclarés officiels par le conseil exécutif ainsi qu à tout endroit jugé nécessaire pour leur diffusion adéquate. L avis d élection indique les dates de la période de mise en candidature, de la période de campagne électorale et du jour du scrutin ainsi que l emplacement et les heures d ouverture du bureau de scrutin. b. Dans le cas d une élection partielle ou de l élection des représentants, le délai entre la publication de l avis d élection et des règlements d élection et le début de la campagne électorale est d au moins un (1) jour ouvrable. 90. Période de mise en candidature : a. La période de mise en candidature dure aussi longtemps que le délai entre la publication de l avis d élection et des règlements d élection et le début de la campagne électorale; b. Dans le cas d une élection partielle ou de l élection des représentants, la période de mise en candidature débute avec la publication de l avis d élection et des règlements d élection et se termine après que le président d élections ait été nommé lors de l assemblée générale le jour du scrutin. c. À la fin de la période de mise en candidature, la liste des candidats ou des équipes est rendue publique aux endroits déclarés officiels par le conseil exécutif ainsi qu à tout endroit jugé nécessaire pour sa diffusion adéquate.

30 91. Campagne électorale : a. La période de campagne électorale dure au moins quatre (4) jours ouvrables. b. Dans le cas d une élection partielle ou de l élection des représentants, la campagne électorale dure au moins un (1) jour ouvrable et peut chevaucher la période de mise en candidature. Section IV Jour du scrutin 92. Durée du scrutin : Le scrutin dure une (1) journée et doit avoir lieu un jour ouvrable. 93. Vote : a. Le vote est tenu au scrutin secret; b. Un électeur a droit à un vote par poste; c. Un électeur n est pas tenu d exercer son droit de vote pour tous les postes en élection, de même qu il n est pas tenu de voter en bloc pour une équipe, s il y a lieu. 94. Bureau de scrutin : a. Lors d une élection générale, le bureau de scrutin est situé au siège social de l Association et est ouvert durant au moins sept (7) heures consécutives, le jour du vote. b. Lors de l élection partielle, le bureau de vote est situé là où se tient l assemblée générale. 95. Représentant officiel : Chaque candidat ou chaque équipe a droit à un représentant officiel présent au bureau de vote et dont la nomination est signalée au président d élections au moins (1) jour ouvrable avant le jour du scrutin. 96. Vote par anticipation : Le président d élections peut, s il le juge pertinent, ouvrir un bureau de scrutin par anticipation. Section V Recomptage, plainte, contestation et fraude 97. Proclamation des bulletins de vote :

31 Le président conserve les bulletins de vote durant une période de quinze (15) jours ouvrables suivant le jour du scrutin. 98. Recomptage : Un candidat peut exiger un recomptage dans les cinq (5) jours ouvrables suivant le jour du scrutin en présentant une demande écrite au président d élections et en y indiquant les motifs à l appui. S il y a lieu, le recomptage se fait en présence du président et du secrétaire d élections ainsi que du représentant officiel de chaque candidat ou équipe. 99. Plainte : a. Tout membre de l Association qui constate une irrégularité peut en faire part au président d élections par une plainte écrite et contresignée par un témoin. Il doit le faire dans les cinq (5) jours ouvrables suivant le jour du scrutin; b. Le président d élections doit rendre une décision dans les dix (10) jours ouvrables suivant le dépôt de la plainte Disqualification : S il est prouvé qu un candidat est l auteur, est complice ou est à l origine d une fraude électorale, et si cette fraude a eu ou a un impact déterminant sur les résultats des élections, le président d élections peut disqualifier le candidat fautif Fin du mandat du président d élections : Le mandat du président d élections se termine quinze (15) jours ouvrables après le jour du scrutin. CHAPITRE II RÉFÉRENDUMS Section I Dispositions générales 102. Tenue : a. L assemblée générale décide de la tenue et la date d un référendum. b. Un référendum ne peut être tenu lors de la session d été Référendums décisionnels : Un référendum portant sur le soutien ou l union à d autres organismes, la modification de la présente charte ou la dissolution de l Association sont considérées comme étant décisionnelles. Toute décision issue d un tel scrutin n a pas à être ratifiée par l assemblée générale.

32 104. Droit de vote : Tous membres de l Association a droit de vote, incluant les membres du conseil exécutif et le personnel électoral Comités parapluies : Des comités parapluies sont formés, chacun correspondant à une option proposée Commission électorale : La commission électorale fonctionne conformément aux articles 83 à 87 de la présente charte Appui à une option : Les membres de la commission électorale ne peuvent, en aucune façon, prendre part à la campagne référendaire. Section II Campagne référendaire 108. Avis référendaire : Un avis référendaire ainsi que les règlements référendaires sont rendus publics au moins trois (3) jours ouvrables avant le début de la campagne référendaire. Ils doivent être affichés aux endroits déclarés officiels par le conseil exécutif ainsi qu à tout endroit jugé nécessaire pour leur diffusion adéquate. L avis référendaire indique la ou les question(s) posée(s), les dates de la campagne référendaire et du jour du scrutin ainsi que l emplacement et les heures d ouverture du bureau de scrutin Campagne référendaire : La période de campagne référendaire dure au moins deux (2) jours ouvrables. Section III Jour du scrutin 110. Durée du scrutin : Le scrutin dure une (1) journée et doit avoir lieu un jour ouvrable Vote : Le vote est tenu au scrutin secret Bureau de scrutin :

33 Le bureau de scrutin est situé au siège social de l Association et est ouvert durant au moins sept (7) heures consécutives, le jour du vote Représentant officiel : Chaque comité parapluie a droit à un représentant officiel présent au bureau de vote et dont la nomination est signalée au président d élections au moins un (1) jour ouvrable avant le jour du scrutin Vote par anticipation : Le président d élections peut, s il le juge pertinent, ouvrir un bureau de scrutin par anticipation Dépouillement : Le dépouillement du vote a lieu immédiatement après la fermeture du bureau de scrutin. Peuvent assister au dépouillement le président et le secrétaire d élections, les scrutateurs et le représentant officiel de chaque comité parapluie nommé par ce dernier et approuvé par le président d élections Proclamation des résultats : a. Les résultats du scrutin sont rendus publics immédiatement après le dépouillement du vote. Est déclarée gagnante l option ayant recueilli le plus grand nombre de votes. b. Dans le cas d un référendum portant sur la dissolution de l Association, le vote doit y être favorable aux deux tiers (2/3) des suffrages exprimés Égalité : a. En cas d égalité des voix après recomptage lors d un référendum décisif, le scrutin est repris dans les trois (3) jours ouvrables suivant le recomptage. b. Si le scrutin ne peut être tenu avant la fin de la session en cours, le scrutin est tenu au plus tard cinq (5) jours ouvrables suivant le début de la session suivante ou, si la session suivante est la session d été, lors de la session d automne Validité : a. Les résultats d un référendum sont valides si le taux de participation est d au moins 20% des membres. b. Dans le cas d un référendum portant sur la dissolution de l Association, le taux de participation doit être d au moins 50% des membres.