Politique F5 sur l usage des cartes de crédit

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1 Politique F5 sur l usage des cartes de crédit Intention Cette politique s'applique à tous les employés de la Corporation du Village de Casselman à qui une carte de crédit corporative aura été accordée et attribuée. Les conditions énoncées dans la présente politique régissent l'utilisation, la responsabilité et les procédures des cartes de crédit appartenant à la Corporation du Village de Casselman ayant comme objectif de régler des achats pour ladite corporation municipale. Lignes directrices Le fournisseur exclusif des cartes de crédit pour la Corporation du Village de Casselman est Visa Desjardins. Aucun autre fournisseur de cartes de crédit ne sera approuvé pour la durée de l'accord avec Visa Desjardins. Les titulaires de carte et leurs gestionnaires ou superviseurs doivent s'assurer qu'ils respectent la politique de la carte de crédit d'entreprise pour ainsi appliquer des contrôles adéquats afin de minimiser le risque que les cartes de crédit d'entreprise soient utilisées à des fins frauduleuses. Admissibilité 1. Sur approbation du conseil, les superviseurs permanents d'un département sont admissibles à présenter une demande de carte de crédit de l'entreprise. Cependant la position d'emploi ne garantit pas l approbation. 2. Les employés subalternes ayant reçu l'approbation écrite préalable de leur superviseur / gestionnaire peuvent utiliser une carte de crédit d'entreprise pour de courtes durées seulement. 3. Pour être admissible à une carte de crédit d'entreprise, un employé devra répondre à au moins deux (2) des critères suivants: Pour les voyages fréquents (y compris à l'étranger pour la réalisation de ses tâches). Pour les achats importants et fréquents de biens et de services utilisés par la Corporation du Village de Casselman. Pour des dépenses régulières qui sont normalement payées par carte de crédit pour la réalisation de ses tâches, ou pour toute autre affaire de la Corporation du Village de Casselman.

2 Limites et conditions d'utilisation 1. Chaque carte de crédit d'entreprise est limitée à un maximum de 5 000,00$ pour les dépenses d'affaires. Les exceptions à cette limite seront prises au cas par cas seulement. 2. Les fonctionnaires qui obtiennent l utilisation de la carte de crédit d'entreprise seront strictement interdits d'utiliser des «points» accumulés par l'utilisation de cartes de crédit pour des achats personnels. Tous les "points" accumulés seront utilisés pour les achats de l entreprise. 3. L'utilisation des cartes de crédit d'entreprise pour obtenir des avances de fonds est strictement interdite. Les cartes de crédit d'entreprise ne peuvent être utilisées que par l employé nommé sur ladite carte. 4. Les cartes de crédit d'entreprise doivent être utilisées pour les fins de l entreprise seulement. Les dépenses personnelles à une carte de crédit corporative sont interdites en toute circonstance. Les transactions sur la carte seront vérifiées par le département des finances de la Corporation du Village de Casselman. 5. Si les conditions énoncées dans cette politique ne sont pas respectées, les mesures suivantes pourraient s appliquer : l annulation de la carte, la perte des privilèges de la carte de crédit d'entreprise, la déduction de détournement des fonds du salaire et / ou la cessation de l'emploi. Relevé mensuel 1. Les dépenses couvertes par les cartes de crédit d'entreprise doivent être conciliées avec le département des finances dans les dix (10) jours de la date du relevé de la carte de crédit. Les titulaires de carte qui n'auront pas réconciliés les dépenses mensuelles dans le délai de dix jours seront appelés à le faire immédiatement. 2. Un rappel des obligations sera envoyé aux titulaires de carte qui ne se conforment toujours pas. Si la situation persiste, le titulaire pourrait perdre l'accès à la carte de crédit d'entreprise, ou bien subir d'éventuelles mesures disciplinaires. Responsabilités des titulaires de carte 1. Les titulaires de carte doivent avoir leurs relevés mensuels autorisés par leur gestionnaire, un superviseur ou l autorité supérieure. Les titulaires de carte ne pourront pas autoriser leurs propres déclarations. 2. Les titulaires de carte doivent conserver les reçus originaux pour toutes les transactions et doivent les soumettre avec le relevé mensuel pour autorisation.

3 3. Les titulaires seront responsables de rembourser tous les achats portés aux cartes de crédit de l entreprise qui ne sont pas accompagnés des reçus originaux. Les dépenses effectuées sans factures originales seront facturées au titulaire de la carte ou pourront être déduites du salaire du titulaire de la carte. 4. Les titulaires de carte qui voyagent pourront effectués les dépenses quotidiennes sur la carte de crédit de l'entreprise ou bien les réclamer comme un per diem mais ne pourront pas les réclamer aux deux endroits (voir politique sur le remboursement de dépenses F4). 5. Les cartes de crédit corporatives volées ou perdues doivent être rapportées et annulées immédiatement à la Corporation du Village de Casselman, au fournisseur de carte de crédit (Visa Desjardins) ainsi que le département des finances. 6. Les titulaires de carte doivent s assurer que les achats par carte de crédit de l'entreprise répondent à tous les critères d'achat décrits dans la politique d'achat applicable de la Corporation du Village de Casselman. Responsabilités de la supervision Le gestionnaire du détenteur de la carte, le superviseur ou la direction doit vérifier et autoriser toutes les transactions mensuelles. Il doit s'assurer que toutes les transactions par carte de crédit soient associées à l entreprise et que toutes les pièces justificatives soient fournies par le titulaire de la carte. Toutes les transactions suspectes ou inhabituelles doivent être conciliées avec le titulaire de la carte immédiatement et renvoyés au département des finances. Le gestionnaire du détenteur de la carte, le superviseur ou la direction doit également s'assurer que les relevés mensuels sont signés par le titulaire de la carte, et doit déposer des relevés ainsi que la documentation. La taxe de vente La Corporation du Village de Casselman est responsable des taxes de vente. Pour permettre les crédits d'impôt pour l'organisation, tous les achats effectués via les cartes de crédit de l entreprise doivent être accompagnées de la documentation décrivant les composantes de la taxe de vente de l achat. Les employés qui n'obtiennent pas ces factures fiscales pourraient avoir leur carte de crédit corporative annulée. Procédures des achats Les titulaires de carte peuvent placer une commande avec un fournisseur, soit en personne, par téléphone, par télécopieur ou par courrier. Les achats effectués via Internet et les sites Web sont généralement déconseillés. Par contre, si aucun autre moyen n'est disponible, les titulaires de carte pourront effectuer des achats en ligne si le site utilise le cryptage approprié. De plus :

4 1. Les fonds budgétaires suffisants doivent être disponibles pour couvrir tous les achats effectués sur les cartes de crédit d entreprise. 2. Les dépenses ne doivent pas dépasser les limites maximales de transaction, les limites de cartes individuelles et / ou les limites de crédit par mois. 3. Les cartes de crédit d'entreprise ne doivent pas être utilisées auprès des commerçants contre indiqués selon la politique d achat. 4. Les achats suivants sont considérés comme acceptables pour l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise : Le paiement ou un dépôt sur les biens et services en totalité ou en partie. Les adhésions et les abonnements. Les frais d inscription. Les frais de poste et tout autre service de courrier express. Les fournitures d opération pour la Corporation du Village de Casselman (par exemple, poudre d encre, logiciels, fournitures de bureau, etc.) Les petits achats d équipement. 5. Les achats suivants sont considérés comme inacceptables pour l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise et sont interdites: L achat personnel / ou dépenses personnelles. Le paiement des frais de voyage où l'employé a choisi de recevoir le remboursement par la méthode d un per diem prévu dans la politique de frais de déplacement. Le retrait monétaire ou une avance monétaire. L équipement informatique, sauf si l achat a été autorisé et approuvé au préalable par la direction générale de la Corporation du Village de Casselman. Le fractionnement des achats totaux de coûts dans plusieurs transactions pour éviter les exigences de toute politique de la Corporation du Village de Casselman. Surveillance La Corporation du Village de Casselman se réserve le droit de procéder à des vérifications au hasard des achats des titulaires de carte et des relevés mensuels, soit par des auditeurs internes ou externes. Transactions contestées Les transactions litigieuses doivent être conciliées par la Corporation du Village de Casselman du fournisseur de carte de crédit et le titulaire de la carte. Les titulaires de carte doivent aviser le fournisseur de carte de crédit et le département des finances immédiatement pour la résolution. Les transactions litigieuses en retard de plus de deux (2) mois seront portées à l'attention de la Direction afin de poursuivre les mesures disciplinaires.

5 Renouvellement Les demandes des cartes de crédit perdues, volées ou endommagées doivent être soumises au département des finances. Le fournisseur de carte de crédit coordonne normalement le remplacement de la carte. Les détenteurs, d une carte de crédit qui expire, recevront un remplacement à l avance. Les cartes désuètes devront être retournées au département des finances pour la destruction immédiate. Les cartes de remplacement devront être signées par le titulaire de la carte dès réception de la carte de remplacement. Cessation d'emploi Avant la cessation des fonctions de l'emploi ou de travail, chaque titulaire devra: Concilier toutes les dépenses sur sa carte. Veiller à ce que les comptes de carte de crédit sont réconciliés avant de quitter l'emploi de la Corporation du Village de Casselman. Remettre sa carte de crédit professionnelle au département des finances. Si des transactions par carte de crédit sont en retard après la cessation d'emploi, le montant de l'arriéré sera déduit des paiements finaux dus à l'employé ou donnera lieu à des poursuites judiciaires contre l'ancien titulaire. Reconnaissance et attestation Je, (Nom de l'employé), reconnais que j'ai lu et compris la politique sur les cartes de crédit d'entreprise de (nom de l entreprise). Je suis d'accord pour adhérer à cette politique et fera en sorte que les employés travaillant sous ma direction adhèrent à cette politique. Je comprends que si je ne respecte pas les règles / procédures décrites dans la présente politique, je peux faire face à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement. Le remboursement total de toutes les sommes non appropriées sera également requis. Nom : Signature: Date: Témoin:

6 Credit Card F5 Policy Intent This policy applies to all employees of the Corporation of the Village of Casselman who are granted and assigned a corporate credit card. The conditions set forth in this policy govern the responsible use of, and procedures for, credit cards belonging to the Corporation of the Village of Casselman for the purpose of conducting corporate business. Guidelines The corporation of the Village of Casselman exclusive supplier of corporate credit cards is Visa Desjardins. No other provider s card will be approved for the duration of the agreement with Visa Desjardins. Cardholders and their managers or supervisors are responsible for ensuring that they adhere to this Corporate Credit Card Policy in order to enforce adequate controls to minimize the risk that corporate credit cards are used for fraudulent purposes. Eligibility 1. Upon Council s approval permanent supervisors of a department are eligible to apply for a corporate credit card. Job status, however, does not guarantee approval. 2. Line employees with prior, written approval from their supervisor/manager may use a corporate credit card for brief durations only. 3. Only one (1) corporate credit card will be issued per approved employee. 4. To be eligible for a corporate credit card, an employee must meet at least two (2) of the following criteria: Frequently travels (including overseas) for the completion of his or her job duties. Purchases significant volumes of goods and services for use by the Corporation of the Village of Casselman. Incurs regular expenses of a type normally paid by credit card for the completion of his or her job duties, or for otherwise conducting the Corporation of the Village of Casselman business.

7 Limits & Conditions of Use 1. Each corporate credit card shall be limited to a maximum of 5,000.00$ for business expenditures. Exemptions to this limit will be made on a case-by-case basis only. 2. Employees who are granted use of the company credit card are strictly prohibited to use points accrued from credit card use for personal purchases. Any points that are accumulated will be used for approved company purchases only. 3. The use of corporate credit cards to obtain cash advances is strictly prohibited. Corporate credit cards may only be used to incur expenses for the assigned employee named on the card itself. 4. The use of corporate credit cards is for conducting the Corporation of the Village of Casselman business only. Charging personal expenses to a corporate credit card is forbidden in any circumstance. Card transactions will be monitored by the Corporation of the Village of Casselman Finance department to ensure compliance. 5. Failure to comply with the conditions set forth in this policy can result in one or more of the following actions: cancellation of the card; loss of corporate credit card privileges; deduction of misused funds from the cardholder s salary and/or termination of employment. Monthly Statements 1. Expenditures covered by corporate credit cards must be reconciled with the Finance department within ten (10) days of the credit card s statement date. Cardholders who have not reconciled monthly expenditures by the ten-day deadline will be asked to reconcile immediately. 2. Cardholders who still do not reconcile shall be sent a reminder of their obligations. Continued failure may result in the loss of access to the corporate credit card, or possible disciplinary action. Cardholder Responsibilities 1. Cardholders must have their monthly statements authorized by their manager, supervisor, or senior authority. Cardholders may not authorize their own statements. 2. Cardholders must retain original receipts of all transactions and submit them with monthly statements for authorization. 3. All purchases on corporate credit cards without original receipts are the cardholder s responsibility for reimbursement to the Corporation of the Village of Casselman. Expenditures not supported by receipts will be billed to the cardholder, or may be deducted from the cardholder s salary. 4. Cardholders who travel shall either bill daily expenses to the corporate credit card or claim daily expenses as per diem rates (see Travel Expense Reimbursement Policy F4 for further details). Cardholders may not bill daily expenses to both.

8 5. Lost or stolen corporate credit cards must be reported and cancelled immediately to Visa Desjardins credit card supplier, as well as reported to the Finance department. 6. Cardholders are responsible for ensuring that purchases via corporate credit cards meet all purchasing criteria outlined in the Corporation of the Village of Casselman applicable purchasing and procurement policies. Supervisory Responsibilities The cardholder s manager, supervisor, or senior authority must verify and authorize all monthly transactions. The manager, supervisor, or senior authority must ensure that all credit card transactions are business related and all supporting documentation is provided by the cardholder. Any suspicious or unusual transactions must be reconciled with the cardholder immediately and referred to the financial department. The cardholder s manager, supervisor, or senior authority must also ensure that monthly statements are signed by the cardholder, and must correctly file statements and their attached documentation. Sales Tax The Corporation of the Village of Casselman is liable for sales taxes. To enable tax credits for the organization, all purchases made via corporate credits cards must be accompanied by documentation outlining the sales tax components of the bill. Employees who do not obtain these tax invoices may have their corporate credit card cancelled. Making Purchases Cardholders may place an order with a supplier either in person, by fax/telephone, or by mail. Purchases made via the Internet and Web sites are generally discouraged. However, if no other avenue is available, cardholders may make online purchases only if the site uses appropriate encryption. Furthermore: 1. Sufficient budget funds must be available to cover all purchases made on corporate credit cards. 2. Expenditures shall not exceed maximum transaction limits, individual card limits, and/or monthly credit limits. 3. Corporate credit cards must not be used with prohibited merchants as outlined in (Company Name) s purchasing and procurement policies. 4. The following purchases are considered acceptable for corporate credit card use: Payment or deposits for goods/services in full or in part. Memberships and subscriptions. Conference fees. Postage fees and other courier express services. Operating supplies for conducting the Corporation of the Village of Casselman business (e.g. toner, software, general office supplies, etc.). Minor equipment purchases.

9 5. The following purchases are considered unacceptable for corporate credit card use and are prohibited: Private and/or personal expenses. Payment of travel expenses where the employee has chosen to receive reimbursement via the per diem method outlined in the Travel Expense Policy. Withdrawal of cash or cash advances. Computer hardware, unless prior authorized and approved by the Chief Administrative Officer s office. Splitting the total cost purchases into multiple transactions to avoid the requirements of any of the Corporation of the Village of Casselman policy. Monitoring The Corporation of the Village of Casselman reserves the right to conduct random audits of cardholder purchases and monthly statements, either by internal or external auditors. Disputed Transactions Disputed transactions shall be reconciled by the Corporation of the Village of Casselman s credit card supplier and the cardholder. Cardholders must notify the credit card supplier and the Finance department immediately for resolution. Disputed transactions in arrears for greater than 2 (two) months will be brought to the attention of the Financial department for further action. Renewals Requests for lost, stolen, or damaged credit cards must be referred to the Finance department. the Corporation of the Village of Casselman s credit card supplier normally coordinates card replacement. For corporate credit cards that are due to expire, cardholders will receive a replacement in advance. Old cards must be returned to the Finance department for immediate destruction. Replacement cards must be signed by the cardholder immediately upon receipt of the replacement card. Termination of Employment Prior to termination of employment or job duties requiring corporate credit card use, each cardholder must: Reconcile all expenditures on his or her card. Ensure that credit card accounts are reconciled prior to departing the employ of the Corporation of the Village of Casselman. Surrender his or her corporate credit card to the Finance department. If any corporate credit card transactions are in arrears after termination of employment, the amount in arrears will be deducted from any final payments owed to the employee or will result in legal action being taken against the former cardholder.

10 Acknowledgement & Agreement I, (Employee Name), acknowledge that I have read and understood the Corporate Credit Card Policy of (Company Name). I agree to adhere to this policy and will ensure that employees working under my direction adhere to this policy. I understand that if I violate the rules/procedures outlined in this Policy, I may face disciplinary action, up to and including termination of employment. Total reimbursement of any and all misappropriated monies will also be required. Name: Signature: Date: Witness: