OTTAWA, SUNDAY, OCTOBER

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1 SPECIAL EDITION ÉDITION SPÉCIALE Canada Gazette Gazette du Canada OTTAWA, SUNDAY, OCTOBER 2, 2011 OTTAWA, LE DIMANCHE 2 OCTOBRE 2011 In the Past Ten Years... Au cours des dix dernières années... a sequel to 160 years of the Canada Gazette suite du livre 160 ans de la Gazette du Canada CANADA GAZETTE DIRECTORATE DIRECTION DE LA GAZETTE DU CANADA

2 Le 2 octobre 2011 Édition spéciale 1 A word from the Director of the Canada Gazette In the past ten years, many aspects of the production have evolved: technology, security and administration, to name only a few. The Canada Gazette Directorate s (CGD) work environment and the tools used daily have changed over the years, but the role of the Canada Gazette has not. It remains the official newspaper of the Government of Canada and a key vehicle for the Government to inform and to consult with Canadians. It is my privilege and honour to work with a dedicated group. These devoted employees ensure, week after week, that the Canada Gazette is published on time while maintaining its high quality and service standards. The Canada Gazette must be published on time whether it is twenty or two hundred pages. Ghandi once said, The future depends on what we do in the present. True to the spirit of these words, the CGD is committed to continuing to evolve and to keeping pace with the times, in order to fulfill its mandate. Lyne Tassé Director Canada Gazette Directorate Un message de la directrice de la Gazette du Canada Au cours des dix dernières années, de nombreux aspects de la production ont évolué, entre autres la technologie, la sécurité et l administration, pour n en nommer que quelques-uns. L environnement de travail de la Direction de la Gazette du Canada (DGC) et les outils utilisés quotidiennement ont changé au fil du temps, mais le rôle de la Gazette du Canada est resté le même. En effet, la Gazette du Canada demeure le journal officiel du gouvernement du Canada et un outil important du gouvernement pour informer et consulter les Canadiens. C est pour moi un privilège et un honneur de travailler avec un groupe dévoué. C est grâce à ces employés dévoués que, semaine après semaine, la Gazette du Canada est publiée à la date prévue et que le niveau de qualité et les normes de service demeurent supérieurs. La Gazette du Canada doit être publiée de façon ponctuelle, qu il s agisse d une édition de vingt pages ou de deux cents pages. Ghandi a déjà dit : «L avenir dépend de ce que nous faisons dans le présent». Fidèle à l esprit de ces mots, la DGC s engage à continuer d évoluer et à demeurer à l affût des tendances actuelles afin de remplir son mandat. Lyne Tassé La directrice Direction de la Gazette du Canada

3 2 Special Edition October 2, 2011 Technology Technology has changed the way in which the Canada Gazette is produced, printed and distributed. Most of these changes have occurred in the past ten years. In 2003, the PDF (Portable Document Format) obtained official status. This version is available free of charge on the Canada Gazette Web site. As well, in 2003, the Current Consultations Web page was launched. This page contains a list of current proposed regulations about which Canadians can send their comments. There was also the migration from ASCII (American Standard Code for Information Interchange) to HTML (HyperText Markup Language) to improve accessibility to the Canada Gazette. RSS (Really Simple Syndication) feeds were added to the Web site in The feeds allow readers to receive updates on certain content published in the Canada Gazette, Part I, as well as enacted legislation published in Part III. Currently, readers may subscribe to six different categories: Department of the Environment, Department of Health, Department of Transport, Notices of Vacancy, Industry Canada Appointments, and Enacted Legislation. With the client in mind, the Canada Gazette Directorate (CGD) also improved the search engine on its Web site. Searches may now be performed by category or by format, to name just some of the improvements. The Resources for Teachers section was yet another addition to the Web site. Teachers will find useful tools and information to use in the classroom. Currently, the resources available are designed for students between thirteen and eighteen years of age. Finally, in conjunction with Library and Archives Canada (LAC), all issues of the Canada Gazette published from 1841 to 1997 have been digitized and are available for consultation on the LAC Web site. Technologie La technologie a changé la façon dont la Gazette du Canada est produite, imprimée et distribuée. La plupart des changements sont survenus au cours des dix dernières années. En 2003, le format PDF (format de document portable) a obtenu un statut officiel. Cette version est offerte gratuitement sur le site Web de la Gazette du Canada. De plus, en 2003, la page Web «Consultations en cours» a été lancée; elle dresse une liste mise à jour des règlements projetés sur lesquels les Canadiens sont invités à présenter leurs observations. On a également assisté à la migration du code ASCII (code américain normalisé pour l échange d information) à HTML (langage de balisage hypertexte) pour améliorer l accès à la Gazette du Canada. Les fils RSS (Really Simple Syndication) ont été ajoutés au site Web en Les fils permettent aux lecteurs de recevoir des mises à jour sur certains sujets publiés dans la Partie I de la Gazette du Canada, ainsi que les lois sanctionnées publiées dans la Partie III. Actuellement, les lecteurs peuvent s abonner à six catégories différentes : Ministère de l Environnement, Ministère de la Santé, Ministère des Transports, Avis de postes vacants, Industrie Canada Nominations ainsi que Lois sanctionnées. En ayant toujours le client à l esprit, la Direction de la Gazette du Canada (DGC) a amélioré le moteur de recherche de son site Web. Il est maintenant possible d effectuer des recherches par catégorie ou par format; ce ne sont là que quelques-unes des nouvelles améliorations apportées. La section «Ressources pour les enseignants» compte aussi parmi les ajouts au site Web. Les enseignants y trouveront des outils et des renseignements utiles qu ils pourront utiliser en salle de classe.

4 Le 2 octobre 2011 Édition spéciale 3 Actuellement, les ressources offertes sont conçues pour les élèves de treize à dix-huit ans. Enfin, avec la collaboration de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), tous les numéros de la Gazette du Canada publiés entre 1841 et 1997 ont été numérisés et peuvent être consultés sur le site Web de BAC. Security and emergency planning The CGD is a secure environment and all employees must possess a secret security clearance. Some documents are secret until they are officially published, hence the need for the additional precautions. Outside of the CGD offices, there are security cameras, and visitors must ask for access and be accompanied in order to enter into the premises of the CGD. Other forms of security are less visible. The official PDF versions which are available on the Canada Gazette Web site have certain security features enabled to prevent modifications. The CGD also has its own network, separate from Public Works and Government Services Canada s network. This network is dedicated solely to the production of the Canada Gazette, to ensure the protection of the contents of the Canada Gazette before they are published. To further ensure the timely production, an uninterruptible power supply system (UPS) is on the premises for the sole purpose of producing the Canada Gazette. The CGD must be able to produce the Canada Gazette regardless of an emergency or disaster situation. The CGD also has a Business Continuity Plan, which provides for the continued production of the Canada Gazette under exceptional circumstances. Sécurité et planification d urgence La DGC est un environnement sécurisé et tous les employés doivent détenir une cote de sécurité «secrète». Certains documents sont «secrets» jusqu à leur publication officielle, d où la nécessité de prendre des précautions supplémentaires. À l extérieur des bureaux de la DGC, des caméras de sécurité ont été installées et les visiteurs doivent obtenir un droit d accès et être accompagnés pour entrer dans les locaux de la DGC. D autres mesures de sécurité sont moins visibles. Les versions officielles PDF qui sont accessibles sur le site Web de la Gazette du Canada comportent certaines fonctions de sécurité visant à prévenir les modifications. La DGC a également son propre réseau, distinct du réseau de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Ce réseau est consacré uniquement à la production de la Gazette du Canada, afin d assurer la protection du contenu avant la publication. La production est également assurée grâce à un système d alimentation sans coupure installé sur place exclusivement aux fins de produire la Gazette du Canada. La DGC doit être en mesure de produire la Gazette du Canada peu importe les urgences ou les catastrophes. La DGC a également mis en place un plan de continuité des activités qui permettrait à l équipe d employés de continuer à produire le journal lors de circonstances exceptionnelles.

5 4 Special Edition October 2, 2011 Service Standards The CGD is committed to offering its clients the highest level of service, whether it is through translation services (for certain types of notices only), invoice processing or answering general inquiries. In 2007, the CGD conducted a client satisfaction survey, with results showing an overall satisfaction rating of 97%. In a follow-up survey in 2011, the CGD maintained its high client satisfaction rating with a rate of 95%. The CGD s service standards are the following: Maintaining an error count of less than 1% Maintaining a client satisfaction rating of 85% Meeting 100% of all legislated deadlines Responding to all information requests within two business days Providing quality service to clients in both official languages To provide better service, the number of oneon-one meetings with clients has increased. These meetings promote better relations in order to find efficiencies for both the client and the CGD. Service standards are important to the CGD, and each of the Directorate s employees strives to offer the best possible service to its clients. Always looking for ways to improve, the CGD welcomes comments and suggestions, which may be submitted via our Web site (www.gazette.gc.ca). Normes de service La DGC s engage à offrir à ses clients des services de première qualité, que ce soit sur le plan des services de traduction (pour certains types d avis seulement), du traitement des factures ou des demandes de renseignements. En 2007, la DGC a effectué un sondage sur la satisfaction de la clientèle; les résultats ont démontré un taux de satisfaction générale de 97 %. Dans le cadre d un sondage de suivi mené en 2011, la DGC a maintenu un taux de satisfaction élevé auprès de ses clients en obtenant un taux de 95 %. Les normes de service de la DGC sont les suivantes : Maintenir un taux d'erreurs inférieur à 1 % Maintenir un taux de satisfaction de la clientèle à 85 % Répondre à tous les délais imposés par la loi Répondre à toutes les demandes d information dans un délai de deux jours ouvrables Fournir aux clients un service de qualité dans les deux langues officielles Par souci d offrir un meilleur service, le nombre de rencontres individuelles avec les clients s est accru. Ces rencontres contribuent à améliorer les relations entre le client et la DGC en plus de favoriser l efficacité autant pour l un que pour l autre. La DGC accorde une grande importance à ses normes de service et tous les employés de la Direction s efforcent d offrir le meilleur service possible aux clients. Toujours à la recherche de moyens d améliorer ses services, la DGC invite les clients à faire part de leurs commentaires et suggestions, par l intermédiaire de son site Web (www.gazette.gc.ca).

6 Le 2 octobre 2011 Édition spéciale 5 Administration The CGD has undergone several important administrative evolutions. Following the disbandment of Communications Canada in 2004, the CGD returned to the Departement of Public Works and Government Services, where it had been from its inception. Also, invoices for submissions are now sent electronically via , as our system for invoicing moved to SAP/SIGMA, the financial system used in most federal government departments. Administration La DGC a réalisé plusieurs progrès importants sur le plan administratif. Elle est de retour au sein du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, son berceau d origine, après avoir quitté Communications Canada à la suite d une dissolution de l organisme en De plus, le système de facturation a subi une migration vers SAP / SIGMA, le système financier utilisé dans la plupart des ministères du gouvernement fédéral, et les factures sont maintenant transmises par voie électronique, par l entremise de courriels. Exchanges On occasion the CGD has the opportunity to visit other countries, or receive their delegations, to compare processes and practices. The CGD has visited England and France and has more recently received delegations from Japan and the Netherlands. The CGD is also an active member of the Queen s Printer Association of Canada (QPAC). The QPAC is a national organization, composed of representatives in each province and territory in Canada, as well as the federal government, all of whom are responsible for the official publishing and printing of government documents in their respective jurisdictions. They meet on an annual basis to enable members to share information and best practices related to government publishing and printing, and explore opportunities for partnerships between jurisdictions. Échanges La DGC a parfois l occasion de visiter d autres pays, ou d accueillir des délégations étrangères, dans le but de comparer les processus et les pratiques de chacun. La DGC a visité l Angleterre et la France, et a récemment reçu la visite de délégations du Japon et des Pays-Bas. De plus, la DGC est un membre actif de l Association des Imprimeurs de la Reine du Canada. L Association est une organisation nationale, composée de représentants de chaque province et territoire du Canada, et de représentants du gouvernement fédéral, tous responsables de la publication et de l impression officielles des documents du gouvernement dans leur compétence respective. Ces représentants se rencontrent annuellement pour échanger de l information et discuter des pratiques exemplaires liées à la publication et à l impression de documents du gouvernement, et pour examiner les occasions de partenariats entres les différentes compétences.

7 6 Special Edition October 2, 2011 What has changed and looking forward Many aspects at the CGD and the Canada Gazette have changed in the past ten years. Some notices are no longer published in the Canada Gazette such as the supplement entitled Banks, Trust Companies, Loan Companies and Cooperative Retail Associations Unclaimed Balances and others have been added such as the publication of notices on the evaluation and categorization of certain chemical substances under the Canadian Environmental Protection Act, The CGD continues to evolve and to stay up to date with technology. An important project in 2011 for the CGD is the move from MS Word to Adobe InDesign for modernizing the publication of the Canada Gazette. Looking forward, the CGD is looking into options that could enable templates for certain types of notices to be filled out and submitted electronically. In all aspects technology, service and administration the CGD will continue to strive to meet and exceed all expectations. Ce qui a changé et ce qui est à venir De nombreux aspects de la DGC et de la Gazette du Canada ont changé au cours des dix dernières années. Certains avis ne sont plus publiés dans la Gazette du Canada, comme le supplément intitulé Soldes non réclamés banques, sociétés de fiducie, de prêt, et associations coopératives, et d autres ont été ajoutés, comme la publication d avis traitant de l évaluation et de la catégorisation de certaines substances chimiques en vertu de la Loi canadienne sur la protection de l environnement (1999). La DGC continue d évoluer et demeure au fait de la technologie. Un important projet pour la DGC en 2011 sera la modernisation de son outil de publication qui passera de MS Word à Adobe InDesign. Dans un avenir rapproché, la DGC tentera de trouver des façons de permettre aux clients d utiliser des modèles pour certains types d avis qui pourraient être remplis et présentés par voie électronique. Du point de vue de la technologie, du service et de l administration, la DGC continuera de déployer des efforts pour répondre aux attentes et même les surpasser.

8 The 2011 Canada Gazette Team / L'équipe de la Gazette du Canada de 2011

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