Profitez des fonctions de Gestion Electronique des Documents pour accéder à tous vos documents, de partout.

Transcription

1 Avéis-Avocats, solution de gestion de votre cabinet d avocats et de votre activité juridique, apporte une réponse élégante et complète à votre besoin d organisation, d accès à distance et de partage. Tous vos contacts dans une base unifiée Tous vos dossiers clients à portée de main Avéis vous permet de gérer l intégralité de vos dossiers clients et de répondre à toutes les questions que vous vous posez. Avéis structure ainsi toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de vos dossiers et les partage entre tous les collaborateurs. Fini les doublons et les numéros de téléphone ou adresses obsolètes! Avéis gère en standard une base de contact unique qui est partagée entre tous les utilisateurs et surtout entre tous les dossiers. Vous saisissez un contact et vous pouvez ensuite l associer à tous les dossiers dans lesquels ce contact intervient. Vous avez une vision complète de tous les dossiers d un client ou d un partenaire ainsi que de tout ce que vous avez facturé. Classez les documents des dossiers Profitez des fonctions de Gestion Electronique des Documents pour accéder à tous vos documents, de partout. Vous organisez le classement de vos documents sans aucune limite ni contrainte. Les documents restent toujours accessibles sur le serveur, directement, même sans Avéis. Ce système vous garantit une sécurité totale sur l accès aux documents et permet de reprendre l historique de vos dossiers par simple copier-coller. Vos documents sont partagés et deviennent accessibles de partout. Avéis vous offre souplesse et sécurité.

2 Accédez à tout, de partout! Partagez avec vos clients Soyez en interaction avec vos clients, partagez vos documents et gagnez du temps! Avéis met à la disposition de chacun de vos clients un espace confidentiel et sécurisé. Votre client peut consulter et télécharger les documents mais il ne peut pas les modifier ou les supprimer. Pour plus de sécurité, chaque client dispose d un identifiant et d un mot de passe unique. Donnez à votre cabinet une image moderne et efficace. Faites la différence et fidélisez vos clients! Bénéficiez des avantages du Cloud Dossiers clients, documents, agendas, factures, tableaux de bord sont accessibles à tout moment, de partout. Ceci vous permet d accéder à l intégralité des données de votre cabinet et des documents des dossiers depuis n importe quelle connexion à internet. Par ailleurs, cette connexion peut se faire avec tous les supports : ordinateur de bureau ou portable, tablette, smartphone, système Windows, Apple, Android ou encore Linux. Maîtrisez la sécurité et la confidentialité Parce que vos données sont sensibles, Avéis contrôle et sécurise tous les accès au logiciel et à sa base de données par un identifiant et un mot de passe unique pour chaque utilisateur. Lorsque vous vous connectez à distance, par le Cloud, la sécurité est renforcée par un VPN. Vous pouvez gérer la confidentialité de chaque dossier par niveau d accréditation. Vous pouvez également structurer votre organisation. Chaque entité est alors cloisonnée. Les utilisateurs rattachés à une entité n accèderont pas aux dossiers des autres entités.

3 Optimisez votre facturation Préparez votre facturation facilement Au forfait, à l acte, au temps passé, au résultat : Avéis vous simplifie la facturation. Avéis est parfaitement compatible avec tous ces différents modes de travail. Au moment d élaborer votre facture, vous choisissez quelles prestations et quels frais sont à facturer. Puis vous décidez si le montant doit être calculé automatiquement par Avéis, ou si les temps et frais doivent simplement être rattachés à la facture. Avéis optimise chaque étape de votre facturation. Tout d abord, sur la base de temps passés, des frais engagés et des provisions émises, Avéis récapitule l ensemble des dossiers à facturer. Vous identifiez immédiatement les clients à facturer ainsi que les montants concernés. Avéis numérote automatiquement les factures selon votre propre règle de numérotation. Vous pouvez ainsi facturer avec Avéis à tout moment. Avec Avéis, facturer devient très simple et très rapide! Personnalisez vos modèles de factures Format Word ou PDF, tous vos modèles de factures sont gérés, sans limite et très facilement. Avéis vous permet de personnaliser entièrement vos factures, de façon très simple avec Word. Avéis propose également en standard des modèles de facture PDF très soignés sur lesquels vous n avez plus qu à insérer votre logo. Vous pouvez avoir autant de modèles de facture que vous le souhaitez et dans toutes les langues. Vous avez négocié un abonnement périodique avec votre client? Avéis automatise votre facture mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Chaque mois, en 1 clic de souris, Avéis génère toutes les factures d abonnements périodiques. Les temps et les frais passés sur la période peuvent être rattachés automatiquement aux factures. Vous pouvez à tout moment ajuster ces factures, notamment en fin d année lorsque vous proposez un récapitulatif à votre client.

4 Améliorez votre recouvrement Envoyez vos factures par Suivez les règlements clients Avéis vous permet de façon très simple et très ergonomique d enregistrer au fil de l eau vos règlements clients, facture par facture. Si votre client règle plusieurs factures d un coup, Avéis affecte automatiquement le report de solde à la facture suivante. A tout moment, vous connaissez précisément la position de vos créances, par facture, par dossier, par client ou par groupement de clients. Envoyer vos factures n a jamais été aussi simple! Vous personnalisez votre message d accompagnement et vous sélectionnez les factures à envoyer par . Avéis expédie directement les factures aux clients et vous adresse un rapport d exécution. Vous savez précisément qui a reçu votre facture et quand. Organisez vos relances client et gagnez du temps! Avéis vous permet d automatiser vos relances clients. Vous pouvez personnaliser jusqu à 5 niveaux de relance. Vous sélectionnez les factures en retard et vous choisissez le mode de relance : par courrier, par ou par téléphone. Avéis génère les courriers de relance et envoie les s. Vous recevez un rapport d exécution à chaque relance et Avéis enregistre l évènement dans chaque facture. A tout moment vous savez qui a été relancé et comment.

5 Augmentez votre rentabilité Avéis vous facilite la saisie des temps Parce que votre efficacité repose sur une bonne gestion des temps, et parce que nous ne travaillons pas tous de la même façon, Avéis offre à chacun la possibilité de choisir son mode de saisie des temps, en toute liberté. 1 - La saisie hebdomadaire. Sur un seul écran, vous visualisez tous les jours de la semaine et tous vos dossiers en cours. Vous saisissez tous vos temps de la journée ou de la semaine en une seule fois. 2 - La saisie par dossier. Dans un dossier vous ajouter vos temps passés, le jour même, hier, la semaine précédente, Vous avez une vision récapitulative des temps passés et facturés depuis l ouverture du dossier. 3 - Le chrono. Lorsque vous quittez un dossier, Avéis vous propose d enregistrer automatiquement le temps passé dans le dossier. Avéis vous permet de suivre tous vos temps, de façon simple et ergonomique. Pour vos dossiers au forfait ou au résultat, la facture pourra être synthétique et ne pas détailler tous les temps passés. En revanche, pour une bonne gestion et une bonne analyse de la performance de votre activité, il est nécessaire de bien préciser les temps passés. Par ailleurs, certains temps ne seront jamais facturés, notamment les temps de formation ou de gestion du cabinet. C est pourquoi chaque saisie de temps dans Avéis peut être complétée avec des commentaires. Refacturez vos frais, maîtrisez votre rentabilité et facilitez la comptabilité fournisseurs. En complément des temps, Avéis vous invite à suivre l ensemble de vos dépenses sur vos dossiers clients : vos frais de déplacement et de séjour, vos débours ainsi que les postulations. Tout comme pour les temps saisis, vous pourrez refacturer ces dépenses Ainsi, Avéis centralise toute votre comptabilité fournisseurs, en plus de la comptabilité clients.

6 Travaillez en équipe L agenda centralisé de votre équipe L agenda partagé Avéis vous offre une vision précise de votre activité, par collaborateur et par dossier. Vous personnalisez les types de rendez-vous et les couleurs pour une meilleure lisibilité. Avec la connexion à distance, vous emportez l agenda du cabinet avec vous, partout, tout le temps. Avéis propose un ensemble d outils et d astuces pour vous aider au quotidien. Selon leur priorité, les dossiers sont mis en avant avec un code couleur spécifique. La zone de commentaires sur les dossiers permet d enregistrer facilement, au fil de l eau, les évènements marquants Avéis vous aide également à organiser le suivi de vos contacts et prospects. Synchronisez agenda, contacts et s avec Outlook L outil Synchro Avéis permet de synchroniser votre agenda personnel avec Outlook, dans les 2 sens. Vous pouvez également récupérer dans votre Outlook toute la base contact Avéis. De la même façon, vous pouvez rattacher aux dossiers clients dans Avéis les s importants que vous avez reçus ou envoyés depuis votre Outlook. Organisez le travail en équipe avec la gestion des tâches par dossier. Avéis offre la possibilité de structurer votre activité en tâches. Vous créez vos tâches dans les dossiers et les affectez entre vos collaborateurs. Vous pilotez l avancement des travaux et optimisez le travail en équipe. Vous sécurisez vos échéances et structurez votre activité.