Solution informatique pour l accueil, le suivi et l accompagnement de l usager. DOCUMENT DE FORMATION «Volet administratif»

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1 D o ssi er de l a P er so n n e A c cu ei l l i e / A c co m p a g né e, d e l usa g er Solution informatique pour l accueil, le suivi et l accompagnement de l usager. DOCUMENT DE FORMATION «Volet administratif» I.R.S.A.M. Version : 1.0 du 04 Octobre bis, Boulevard Bessières Paris Tél. : Télécopie : Mél : pims@cegi.fr

2 1. 1. Volet administratif Volet administratif Objectif du présent document Ergonomie du progiciel Accès au progiciel La notion de «Portail» L accès à vos établissements Les points de menu L ergonomie «Windows» L aide en ligne Structure de la base de données Les options de démarrage Mes options de démarrage Candidature Candidature Actions à la candidature Formulaires à la candidature Les stages La pré-admission Les périodes d observation Les périodes d essais Le suivi des périodes «avant admission» Admission Admission Actions à l admission Formulaires à l admission Passage de candidature à admission Fiches de base Accès aux informations sur la personne accueillie Personne accueillie Dossier Personnes rattachées Affectations Notifications Aide sociale Protection légale Compensations Parcours institutionnel Sortie Actions à la sortie Formulaires à la sortie Fiches de suivi métier Mon suivi Fiche de suivi individuelle par métier Formulaires par processus et groupes métiers Gestion Electronique de Documents ~2~

3 Qu est ce que la Gestion Electronique de Documents? L architecture de la GED Import de documents Génération de documents sur une personne accueillie Création des actions Création des actions Génération d actions («publipostage») L emploi du temps de la personne accueillie Saisie des mouvements Alertes et éditions Création des alertes Recherche des candidatures / des dossiers et export Excel Editions diverses ~3~

4 1.1. Objectif du présent document Ce document a pour objet de présenter le paramétrage effectué au sein du progiciel CEGI dans le cadre du projet «Gestion du dossier individuel de l usager» sur le volet administratif. Il sera aussi utilisé comme support lors des journées de formation sur ce volet Ergonomie du progiciel Accès au progiciel L accès se fait via une connexion réseau. Un icône spécifique doit se trouver sur le bureau de votre ordinateur. L authentification se fait à l aide de l «Active Directory», c'est-à-dire à partir de l identifiant et du mot de passe de compte «irsam». Si vous n en aviez pas auparavant, celle-ci a été créée afin que vous puissiez accéder au progiciel du Groupe CEGI. L indication ci-dessous vous indique sur quelle base vous êtes : ~4~

5 Pour les besoins de la formation, vous travaillerez sur la base «IRSAM_BIS». Par contre, dès que vous utiliserez le logiciel en réel, il faudra vous connecter sur la base réelle de l IRSAM : La notion de «Portail» Il existe 2 environnements : - Le portail Dossier Usager/ Séjour / Soins (pour le secteur enfants et la MAS) - Le portail Dossier Usager / Foyer / Soins (pour le secteur adultes) En fonction de l environnement sélectionné, certaines fiches auront une ergonomie différente, ceci dans le but de conserver les spécificités de chacun des logiciels de facturation. Par contre, l information sera stockée au sein de la même base de données. ~5~

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7 L accès à vos établissements Il faut comprendre que l ensemble des établissements du projet «Dossier Individuel de l usager» se trouve regroupé au sein du progiciel CEGI. Il existe donc des règles de sécurité permettant de n accéder qu aux établissements auxquels vous avez droits. Si vous disposez des droits nécessaires sur plusieurs établissements, pour passer d un établissement à l autre, vous n avez pas besoin de ressortir et de vous reconnecter sur le nouvel établissement. Il faut sélectionner le menu «association» et le sous-menu «sélection établissement» Les points de menu Les points de menu ainsi que les autorisations sur ceux-ci dépendent du portail et du profil métier dans lequel vous êtes affecté. Par exemple, un éducateur n aura pas les mêmes droits qu un médecin. ~7~

8 Barre d état Barre de titre Gestion de la fenêtre Barre de menus L ergonomie «Windows» Le progiciel CEGI fonctionne dans un environnement Windows. Vous retrouvez donc une présentation sous forme de multifenêtrage comme avec Word par exemple L aide en ligne Celle-ci fonctionne comme n importe quelle aide Microsoft. ~8~

9 Structure de la base de données L association : I.R.S.A.M. Tous les établissements du projet D.I.U. se trouvent dans la base de données A chaque établissement, on associe 2 types de structures indépendantes l unes de l autres o Les services (internat, semi-internat, ) o Les unités de vie (lieu géographique, pavillons, étages, bâtiments, ) Service Internat Service Semi Internat IME Unité de Vie Tigrous Unité de Vie Association Wallabies Croix-Rouge française Service Hébergement FOYER Unité de vie Villa Roma Unité de Vie Villa Bella ~9~

10 Les options de démarrage Ce point de menu permet de remonter automatiquement tous les usagers présents afin d avoir un accès beaucoup plus rapide à ceux-ci Mes options de démarrage Ce point de menu permet de remonter automatiquement les personnes accueillies suivies par l intervenant, ses alertes, son agenda et son écran de suivi global. ~ 10 ~

11 1.3. Candidature Candidature L enregistrement informatique de cette phase ne sera pas obligatoire pour les établissements. Elle permettra, pour ceux qui le souhaitent, d enregistrer les coordonnées de la personne ayant pris contact avec l établissement en vu de figurer sur une liste d attente. Cet enregistrement informatique interviendra à l issue d un premier contact établi avec la personne et/ou un tier. L écran de recherche suivant permet de rechercher si le candidat se trouve déjà dans la base de données. ~ 11 ~

12 Si le logiciel ne trouve pas d homonyme, il proposera de créer le candidat. S il trouve des homonymes, il affichera ceux-ci : Il conviendra soit de choisir la personne existant dans la base de données, soit d en créer une nouvelle s il ne s agit pas de la même personne. L objectif de cette recherche est d éviter de créer des doublons dans la base de données. ~ 12 ~

13 Les boutons de bas de page permettent de compléter les informations sur la personne ou sur sa candidature Actions à la candidature Le bouton «actions» permet de générer automatiquement un document à la candidature, sous réserve que celui-ci est était créé et lié à une action. ~ 13 ~

14 Formulaires à la candidature Le bouton «formulaires» permet d accéder à une zone de saisie complémentaire. Il sera donc possible d indiquer le mode de contact (physique, téléphonique ou courriel) ainsi que le type de personne ayant pris contact avec l établissement (Lui-même, Famille, Tuteur, Autre établissement, Assistante sociale de secteur, Médecin, MDPH, Collectivité) 1.4. Les stages Certaines structures procèdent à des stages. Normalement, la décision MDPH précise bien ce motif. Le stage est lié à une convention de stage qui pourra être générée si l établissement le souhaite. La procédure est identique à la candidature. La seule différence est de bien sélectionner le type de dossier «stages» 1.5. La pré-admission Contrairement à la candidature (ou liste d attente), la phase de pré-admission concerne les personnes qui seront intégrées dans l établissement. La procédure est identique à la candidature. La seule différence est de bien sélectionner le type de dossier «pré-admission» : ~ 14 ~

15 1.6. Les périodes d observation Ce point est très rare et très peu de personnes sont concernées. Cette période est préconisée par la MDPH, afin que celle-ci puisse avoir un aperçu de l orientation à préconiser pour la personne. La procédure est identique à la candidature. La seule différence est de bien sélectionner le type de dossier «périodes d observation» : 1.7. Les périodes d essais La procédure est identique à la candidature. La seule différence est de bien sélectionner le type de dossier «périodes d essais» : ~ 15 ~

16 1.8. Le suivi des périodes «avant admission» Appliquer le filtre de recherche souhaité puis cliquer sur ~ 16 ~

17 Procéder aux tris souhaités. Et exporter sous Excel votre résultat Admission Admission L usager est admis sur décision de la MDPH au sein de l établissement. Un courrier confirme l admission de l usager et lui propose (selon les établissements) : Une visite de l établissement Une rencontre avec la direction Une présentation par le référent ~ 17 ~

18 Une remise des documents de la loi Un inventaire Etc. L écran de recherche suivant permet de rechercher si la personne se trouve déjà dans la base de données. Si le logiciel ne trouve pas d homonyme, il proposera de créer la personne. Il convient de renseigner les différentes informations demandées. ~ 18 ~

19 S il trouve des homonymes, il affichera ceux-ci : Les boutons de bas de page permettent de compléter les informations sur la personne ou sur sa candidature. ~ 19 ~

20 Actions à l admission Le bouton «actions» permet de générer automatiquement un document à l admission, sous réserve que celui-ci est était créé et lié à une action. Ces actions permettront d automatiser, par exemple, la génération des documents de la loi Formulaires à l admission Le bouton «formulaires» permet d accéder à une zone de saisie complémentaire afin de pouvoir renseigner des informations spécifiques qui auraient été préalablement définies par l établissement Passage de candidature à admission Procéder comme ci-dessus à la recherche de la personne à admettre. Le logiciel doit retrouver la personne déjà saisie lors de la candidature. Il convient de choisir celle-ci après l avoir sélectionnée. ~ 20 ~

21 a) Reprise En choisissant l option «reprise», on passe de candidature à admission. On récupère les informations sur la personne (partie gauche). Il convient de compléter la partie droite sur le dossier. Le dossier de candidature est «transformé» en dossier de «séjour». Il n existe donc plus de dossier de candidature. ~ 21 ~

22 b) Nouveau En choisissant l option «nouveau», on procède à la création d un nouveau dossier. On retrouvera donc les 2 dossiers (candidature et séjour) pour cette personne Fiches de base Accès aux informations sur la personne accueillie Une fois la personne créée, il convient de compléter les différentes informations administratives et sociales la concernant Accès par le bandeau de recherche Il suffit d indiquer au moins 3 lettres (nom ou prénom) avant de cliquer sur «rechercher». ~ 22 ~

23 Il existe même un mode «phonétique» très pratique pour rechercher des personnes dont on ne connait pas trop l orthographe. Un double clic sur la personne choisie permet d accéder aux différentes fiches la concernant Accès par la liste de recherche des dossiers Appliquer le filtre de recherche souhaité puis cliquer sur ~ 23 ~

24 Cliquer sur le bouton Cela a pour effet de mettre la liste des personnes sur le côté gauche de l écran. ~ 24 ~

25 Remarque : vous pouvez enlever la punaise de cette liste pour que celle-ci soit masquée. Un simple passage de souris sur cette liste ouvrira celle-ci. Un double clic sur la personne choisie permet d accéder aux différentes fiches la concernant Lancement automatique de la liste des personnes présentes. Il suffit ensuite de sortir du progiciel et de revenir dans celui-ci pour que la liste des présents à la date du jour se mette automatiquement sur le côté gauche. ~ 25 ~

26 Personne accueillie Il convient de renseigner les différentes informations concernant la personne. Remarque très importante : Il ne faut pas confondre la «personne» et son «dossier». L écran «personne» sera unique dans la base de données pour une même personne. Cela permettra d éviter des doublons dans celle-ci. Nous n aurons donc qu une seule fois la personne «DUQUEYROIX» pour l ensemble des établissements de l IRSAM. Cette personne est identifiée par un numéro unique : l IPP (identifiant Permanent de la Personne). Les onglets concernent la facturation. ~ 26 ~

27 Dossier Le dossier est obligatoirement lié à l établissement. Si la personne n a pas de dossier dans l établissement, alors la zone «numéro de dossier» est vide. Si la zone «numéro de dossier» est remplie, alors cela veut dire que la personne a (ou a eut) un dossier dans l établissement sélectionné. Remarque : Une personne peut avoir 2 dossiers d ouverts simultanément dans 2 établissements différents (cas d un travailleur en ESAT hébergé dans un Foyer). Il convient de renseigner les différentes informations du dossier. ~ 27 ~

28 Personnes rattachées Cet écran va permettre de renseigner les coordonnées des personnes qui gravitent autour de la personne. Les types de rattachements et liens de parentés suivants ont été définis : ~ 28 ~

29 Cliquer sur le bouton pour ajouter une nouvelle personne rattachée. Pour ajouter le type de rattachement, il faut cliquer sur le en dessous du mot «rattaché comme». Cliquer dans la zone «code» pour ouvrir l accès à la zone déroulante. Sélectionner le type de rattachement désiré et valider Affectations Cet écran est découpé en 4 parties : o Les intervenants o Les groupes o Les services o Les unités de vie ~ 29 ~

30 a) Partie intervenants Cliquer sur le bouton lignes. afin d accéder au qui permet de rajouter des Remarque importante : il faut historiser les informations et ne surtout pas remplacer une ancienne information par une autre. b) Partie groupes Chaque établissement pourra créer ses propres groupes (exemple : classe, activités, ) et affecter les personnes à ceux-ci. ~ 30 ~

31 c) Partie services Il ne s agit ici que d une information. La modification ou le rajout d un service est effectuée dans l onglet «changements de service administratif» du Dossier, vu que la facturation utilise cette information de manière très poussée. d) Partie unités de vie Bien penser à conserver l historique des changements d unité de vie Notifications Cet écran permettra de renseigner les notifications CDAPH, et de gérer les dates d accord ou de demande. Cliquer sur le bouton ~ 31 ~ pour ajouter une nouvelle notification.

32 ATTENTION : Pour ajouter une prolongation, il faut cliquer sur le puis cliquer sur pour rajouter une ligne et conserver l historique Aide sociale Cet écran permet de renseigner le département prenant en charge l aide sociale. Un contact peut être rajouté dans l onglet Après avoir cliqué sur., il faut passer dans l onglet puis cliquer sur le pour rajouter un contact. ~ 32 ~

33 Protection légale Cet écran permet d indiquer le tuteur privé ou l organisme de tutelle qui gère la tutelle ou la curatelle. Le fait de cocher la coche va permettre de «zoomer» sur les organismes de tutelle dans la partie «désignation». SI la coche n est pas activée, alors le «zoom» se fera sur les tuteurs privés. Il est possible de renseigner plusieurs lignes afin de détailler la protection de la personne et/ou la protection des biens. Pour rajouter une ligne de protection, il convient de cliquer sur figurant en bas de page , puis sur le Compensations Cet écran va permettre de renseigner les différentes compensations de type : - Aide financière - Aide technique - Aide humaine - Droit Voici les compensations définies : ~ 33 ~

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35 L onglet permet d apporter des précisions sur le montant, la périodicité et la caisse d allocation qui paye Parcours institutionnel Cet écran permettra de renseigner le parcours des personnes avant qu elles n intègrent votre établissement. Voici les grandes catégories de parcours. Il convient d historiser les parcours. ~ 35 ~

36 1.11. Sortie ATTENTION : il ne faut pas confondre un changement de service ou d unité de vie avec une sortie définitive de l établissement. Si la personne quitte l établissement, alors il faut se positionner dans son dossier, et passer en modification. Saisir la date de sortie. ATTENTION : il convient de cliquer sur la touche «tabulation» différentes options de sortie. pour ouvrir les Renseigner le mode de sortie qui est une information obligatoire Actions à la sortie Le bouton permet de générer automatiquement un document à la sortie, sous réserve que celui-ci est était créé et lié à une action. ~ 36 ~

37 Le bouton existe. Formulaires à la sortie permet d accéder à une zone de saisie complémentaire si celle-ci ~ 37 ~

38 1.12. Fiches de suivi métier Mon suivi Cet écran peut se lancer automatiquement, si auparavant, on a paramétré ses options de démarrage. Lors de la toute première utilisation, vous pouvez vous retrouver avec un suivi sous forme de liste. Pour passer en mode «graphique», il convient de sélectionner le mode détail. Cet écran se trouve aussi dans : ~ 38 ~

39 Cet écran est pilotable de 2 façons : - Le double clic permet d accéder à la fiche de suivi métier de l intervenant qui s est connecté. voir ci-dessous - Le clic droit permet d accéder aux différents écrans du logiciel auxquels vous avez droit. La petite «cloche» permet de savoir qu il y a une alerte sur cette personne. Fiche de suivi individuelle par métier Cette fiche est accessible par un double clic sur l écran de la personne dans «mon suivi», ou directement à partir du dossier de la personne : ~ 39 ~

40 Cet écran est personnalisable par groupe métier et par établissement. Il permet : - de saisir les observations relatives au projet personnalisé d accompagnement (sous condition que l information soit déjà pré-paramétrée dans la fiche de bilan). - d avoir des informations récapitulatives par rapport à son groupe métier et par rapport aux processus de suivi o Général (partie commune à tous les processus) o Candidature (partie avant l admission) o Admission o Séjour o Sortie o Suivi à la sortie - de saisir des formulaires personnalisé par groupe métier et en fonction des processus. Exemple sur les observations : La fiche de suivi «global» permet de remonter toutes les observations saisies, tous métiers confondus, à l exception des observations notées en «confidentiel». ~ 40 ~

41 Formulaires par processus et groupes métiers Au niveau de la fiche de suivi, et en fonction du groupe métier, on a accès à différents formulaires. Exemple sur la partie «général» : Double cliquer sur la ligne désirée afin d accéder au formulaire. ~ 41 ~

42 Cliquer sur pour saisir les informations dans le formulaire et valider la saisie. L information de l utilisateur et de la dernière modification s affiche. ~ 42 ~

43 1.13. Gestion Electronique de Documents Qu est ce que la Gestion Electronique de Documents? L objectif de la Gestion Electronique de Documents ou G.E.D est de vous aider au quotidien lors des taches de saisie par écrit de documents de suivi et d accompagnement des usagers (contrat de séjour, demandes de prises en charges, bilans,.). Elle permet d exploiter tout type de document, pour enrichir le dossier d un usager et garder des traces écrites et électroniques. Grâce aux modèles de documents conçus à partir d un traitement de texte au format Microsoft Word, vous n aurez plus à saisir dans votre document certaines informations figurant déjà dans le dossier de l usager. Lors de la création d un nouveau document à partir de ces modèles (par exemple un contrat de séjour), les informations pré-paramétrées seront remontées automatiquement dans le document (exemple : le nom, le prénom, la date d entrée, ). La GED vous permet également d insérer de nouveaux fichiers de types image, texte ou autre ; exemple courrier émanant d une tutelle et/ou son attestation de mutuelle. Cette possibilité vous permet de centraliser le stockage des nouveaux documents électroniques, mais aussi de récupérer, si vous le souhaitez, les documents antérieurs concernant l usager. Les documents sont classés dans une arborescence définie au niveau national. Ils sont enregistrés au sein même de la base de données, ce qui permet d avoir une centralisation de l information. Ils sont sauvegardés avec la base de données L architecture de la GED Cette architecture est commune à l ensemble des établissements. Elle se compose de 2 niveaux. ~ 43 ~

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45 Bien entendu, l accès aux catégories et aux familles est protégé et dépendra du groupe métier d appartenance de l intervenant Import de documents Se positionner dans l écran «documents» d une personne. Si l arborescence ne s affiche pas, cliquer sur ci-dessous. Rechercher la catégorie et la famille dans laquelle vous voulez positionner votre document : Un clic sur le plus va permettre de déployer l arborence, et donc de visualiser les familles contenues dans la catégorie. ~ 45 ~

46 Un clic sur le moins va permettre de replier l arborence. Une fois la famille trouvée, faire un clic-droit sur celle-ci, afin d ouvrir le menu suivant : Sélectionner puis ~ 46 ~

47 Cliquer sur le zoom désiré. et recherche le document Cliquer sur Le document se retrouve dans le dossier de la personne. Dans certains cas, et suivant les conditions techniques d installation matériel et logiciel, il est possible d enregistrer le document dans la GED de la personne par un simple «cliquerglisser». ~ 47 ~

48 Génération de documents sur une personne accueillie Rechercher dans l arborescence GED l emplacement de la famille dans laquelle vous avez votre modèle de document. Faire un clic droit sur la famille désirée et sélectionner. Sélectionner dans la liste déroulante «modèle» le modèle à partir duquel vous souhaitez créer votre document. ~ 48 ~

49 Cliquer sur Le document va s ouvrir soit directement, soit dans la barre de tâche. Le document ainsi généré doit se personnaliser avec les données de la personne. Cliquer sur et sortir de Word. ATTENTION : ne pas oublier de cliquer sur conservé dans la GED de la personne. pour que votre document soit Création des actions Création des actions ~ 49 ~

50 L intérêt de créer une action, est d automatiser le lancement d un document GED à partir d un des évènements suivants : Dans cet exemple, le modèle de document «contrat de séjour» sera lancé automatiquement à l admission (si bien entendu «admission» est bien cochée dans l onglet Génération d actions («publipostage») Rechercher les personnes auxquelles vous voulez faire un publipostage grâce au module de recherche ~ 50 ~

51 Remarque très importante : il faut bien sélectionner les personnes souhaitées comme cidessous (grâce au multi-select touche «Ctrl» ou ) avant de cliquer sur Sélectionner le document à imprimer ou l action à faire. ~ 51 ~

52 Indiquer le traitement à effectuer : - Tracer : une information d élaboration du document figure dans la GED de chaque personne, mais le document n est pas enregistrer dans celle-ci - Mémoriser : le document est mémorisé dans la GED de chaque personne. - Le document est imprimé sans conservation d une trace dans les dossiers des personnes. ATTENTION : le fait de «tracer» ou de «mémoriser» le document, va ouvrir autant de fois Word qu il existe de personne! Il faudra ensuite imprimer les documents de manière individuelle et fermer ceux-ci. Il faut donc être vigilant par rapport à l utilisation de ces 2 options. Le traitement est lancé quand on clique sur L emploi du temps de la personne accueillie Remarque très importante : l agenda de l intervenant et l emploi du temps de la personne sont liés, ce qui fait qu un rendez-vous posé par un intervenant sur son agenda pour une personne, se retrouvera automatiquement sur l emploi du temps de cette personne. L affichage de cet emploi du temps peut se faire au jour, à la semaine ou au mois. ~ 52 ~

53 Un double-clic sur une tranche horaire va lancer l écran d intervention décrit ci-dessus. L emploi du temps de la personne regroupera toutes les interventions de celle-ci, tous intervenants confondus Saisie des mouvements Cet écran va permettre de saisir plusieurs types de mouvements des personnes accueillies, sur une période donnée : Gestion des absences Changement d unité de vie Changement de service administratif 1ère partie : choix de la période de saisie : Aujourd hui Semaine en cours Mois en cours ème 2 partie : type d affectation : Etablissement Service (administratif) Unité de vie Groupe ème 3 partie : Mode de gestion Gestion des absences Affectation aux unités de vie Affectation aux services Cliquer sur L écran charge les données demandées. Cliquer sur en bas à gauche de l écran. ~ 53 ~

54 Pour effectuer une modification (saisir une absence dans l exemple ci-dessous) : Faire un «clic droit» sur la zone concernée et choisir dans la liste le code absence adéquat. Le logiciel remplace le logo code absence. ~ 54 ~ (qui signifie «présent(e)») par le logo suivi du

55 1.15. Alertes et éditions Création des alertes Différents types d alertes sont paramétrables : Exemple : ~ 55 ~

56 Recherche des candidatures / des dossiers et export Excel Grace à différents filtres, il est possible de rechercher les dossiers souhaités : ~ 56 ~

57 Cette liste est exportable sous Excel Editions diverses ~ 57 ~