Site web établissement sous Drupal

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1 Site web établissement sous Drupal Etat Date Rédacteur Version Création 12/12/2013 C. Vilport Pôle Web DASI 1.0 Modification 04/02/2014 C. Vilport Pôle Web DASI 1.1 Diffusion aux 06/02/2014 C. Vilport Pôle Web DASI 1.1 webmestres Corrections 25/03/2014 C. Vilport Pôle Web DASI 1.2 Diffusion sur le portail Intranet Avril 2014 D. Mas Pôle Web DASI 1.2 Les informations en langue anglaise contenues dans ce document seront traduites très prochainement. Merci de votre compréhension. 1

2 Contenu Introduction... 4 I. Présentation du modèle site web établissement... 4 A. Socle technique et URL... 4 B. Charte web graphique et thème du site... 4 C. Les grands principes illustrés... 6 D. L organisation des pages Le thème Les régions Les blocs... 8 II. Comment renseigner l identité de mon établissement?... 8 A. Editer le bandeau d identité du site d établissement... 8 B. Editer la page contact... 9 III. Comment créer un contenu? A. Comment créer une actualité défilante? B. Comment créer une actualité? IV. Comment créer un menu de navigation? A. A partir d une page web B. Comment modifier l organisation d un menu? C. Le rubriquage du modèle site établissement D. Les autres menus V. Comment utiliser la zone de pictogrammes «C est pratique»? VI. Comment faire apparaître le ou les labels de mon établissement? A. Un label en page d accueil (fonctionnement à préciser) B. Créer une page Label VII. Comment ajouter un événement dans l agenda? VIII. Comment optimiser l accès aux contenus par mot clé IX. Logos collectivités territoriales X. Rôles et droits A. Comment ajouter des utilisateurs et leur affecter un rôle? L utilisateur est un personnel de l académie L utilisateur n est pas un personnel de l académie (ex : élève, stagiaire, autres personnels, ) B. Gestion des utilisateurs C. Que faire en cas de perte du mot de passe?

3 XI. La publication de contenus et le circuit de validation A. La chaîne de validation des contenus Les différents états La modération et les notifications L historique du contenu et dépublication La notification selon les rôles et les états XII. Besoin d aide?

4 Introduction Le service «Mise à disposition d un site web d établissement sous DRUPAL» est inscrit au catalogue de services de la Direction Académique des Systèmes d Information. Les établissements en font la demande auprès du centre de service/plate forme académique d assistance. Ce service permet aux établissements de disposer : d un modèle de site établissement «clé en main» (charte graphique et modèles de pages) d un site web accessible et sécurisé basé sur le socle technique Drupal d une URL respectant la charte de nommage nationale définie au BO n 35 du 24 septembre 1998 sous la forme nom commune.ac montpellier.fr d un site web sous la responsabilité du chef d établissement et administrable par lui même et le webmestre de l établissement (gestion des droits contributeurs et arborescence) de l accès à un site d accompagnement : etablissement.ac montpellier.fr La fiche de présentation du service et les supports de formation seront disponibles sur le portail intranet de l académie et sur le site Le Numérique l Ent. I. Présentation du modèle site web établissement A. Socle technique et URL DRUPAL est le système de gestion de contenus (appelé également Content Management System CMS) sur lequel est construit le modèle de site web d établissement. Il s agit d un outil évolutif Open Source développé en PHP. DRUPAL a l avantage d étendre ses fonctionnalités de base grâce à des modules, c est à dire des briques de fonctionnalité qui font évoluer le socle technique de base et ainsi répondent aux besoins des utilisateurs. Chaque site d établissement est mis à disposition du chef d établissement et de son webmestre avec un paramétrage précis (modules, base de données unique, thème, ) Il possède également d une URL inscrite au domaine académique [.ac montpellier.fr]. De sa mise à disposition jusqu à son ouverture définitive, le modèle de site web d établissement n est accessible qu à partir d une URL provisoire construite sur la forme : dev.[url définitive].ac montpellier.fr Ce n est qu à la demande du chef d établissement que le site web d établissement est rendu public sous son URL définitive nom commune.ac montpellier.fr B. Charte web graphique et thème du site Le modèle de site web établissement est fourni avec un thème correspondant aux préconisations de la charte web graphique et ergonomique ministérielle. La charte web d établissement définit les principes de navigation, les principes graphiques et les principes éditoriaux. Elle est consultable à partir du site etablissement.ac montpellier.fr. 4

5 Le modèle de site établissement propose deux affichages différents de la page d accueil : accueil simple et accueil complet. A la demande du service «Mise à disposition d un modèle de site établissement sous DRUPAL», le choix de l affichage de la page d accueil sera précisé. Néanmoins, le webmestre pourra ensuite demander la modification de cet affichage si besoin. Modèle de page complète : 4 actualités tièdes, 3 zones de remontées d information par mot clé L agenda est placé à droite. Modèle de page simple : 2 actualités tièdes L agenda est placé au centre. Pas de zones de remontées d information par mot clé. 5

6 C. Les grands principes illustrés Identité de l établissement Valorisation Label Navigation horizontale Actualités en deux parties : actualités chaudes défilantes (avec grande illustration) et 4 actualités tièdes (avec vignette) Menus de mise en avant d informations Zone d accès pratiques Lien de connexion à l ENT (ou logo «le numérique l ENT») Listes de raccourcis vers des infos internes ou externes au site Un agenda dédié aux évènements Des zones de remontée d informations par mot clé / tags. Zones de liens partenaires, institutionnels, Pied de page / connexion Une zone de contact avec les coordonnées de l établissement Une zone de logos des partenaires territoriaux 6

7 D. L organisation des pages 1. Le thème Le modèle de site web d établissement se base sur un thème qui définit la structure des pages, les couleurs, le type de police, etc. Ce thème est nommé «Etablissement». Un thème correspond à un ensemble d informations concernant l affichage des données (structure, mise en forme, etc.). 2. Les régions Pour plus de facilité dans l organisation des données, une page est structurée à l aide de zones dans lesquelles seront placées ces données. On appelle une zone une région. Les régions sont uniquement définies dans le thème. Entête Du story board Navigation Contenu Colonne de droite Zones de liens par tags + zone contact Mentions légales + logos collectivités à la page d accueil. 7

8 Le thème «Etablissement» contient 7 régions : Entête Navigation Mise en évidence Contenu Colonne de droite Zones de liens par tags + zone contact Mentions légales + logos collectivités 3. Les blocs Chaque région contient un ou plusieurs blocs qui permettent de positionner le contenu. Chaque bloc possède un titre et un contenu. Il est placé dans une région pour être affiché à l endroit voulu et ne peut être placé que dans une région à la fois. Un bloc peut être visible ou non selon les droits de l usager ou les pages sur lesquelles on se trouve. Ex : un bloc peut être visible en page d accueil et rendu invisible sur les autres pages du site. Le positionnement des blocs est réservé au rôle administrateur. II. Comment renseigner l identité de mon établissement? Lors de la mise à disposition du modèle de site, l identité de l établissement n est pas ou peu renseignée. Deux étapes sont utiles pour cela : A. Editer le bandeau d identité du site d établissement Ajouter le logo de l établissement (hauteur minimum 80 pixels. S il est plus grand, le logo sera automatiquement redimensionné.) Renseigner le nom de l établissement et le slogan Une deuxième ligne peut être utilisée pour l adresse ou toute autre information. 8

9 B. Editer la page contact En bas à droite du site, cliquer sur «formulaire de contact» et sur «éditer». En deuxième partie d écran, renseigner les champs Adresse/Pays/Code postal Sauvegarder vos modifications 9

10 III. Comment créer un contenu? A partir de la barre de menu ou du menu utilisateur, cliquer sur Ajouter un contenu Le site modèle est livré avec 6 types de contenus : Actualité : Actualité de second niveau avec vignette et accroche Actualité défilante : Actualité défilante dans un lecteur Contact : Permet la création de contacts Evénement : Type de contenu événementiel permettant la mise en place d'un agenda Page Web : Permet la rédaction d'une page Étiquette : Label d'excellence décerné à un établissement A. Comment créer une actualité défilante? A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur «ajouter un contenu» puis sur «actualité défilante». Une page d édition d actualité défilante s ouvre. Renseigner les champs nécessaires : Titre (obligatoire): il doit être court et explicite. Résumé/Accroche : par défaut, l accroche est construite à partir du début du texte du champ description. Néanmoins, le champ «résumé» permet de saisir une accroche plus personnalisée. Description (obligatoire): c est le champ de saisie de l article lui même. A ce niveau s appliqueront les styles définis pour l ensemble du site (titre 1, titre 2, etc..) Image (obligatoire) : pour optimiser l affichage, le format de l image chargée est fixé à 600 x 300 pixels. 10

11 Tags : ce champ est facultatif met permet la remontée d une actualité plus ancienne sur les zones de remontée d information par mot clé. (cf chapitre suivant). NB : par défaut, le type de contenu «Actualité défilante» est construit pour s afficher automatiquement en page d accueil (la case «promu en page d accueil» est cochée par défaut). sauvegarder B. Comment créer une actualité? A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur «ajouter un contenu» puis sur «actualité». 11

12 Une page d édition d actualité s ouvre. Renseigner les champs nécessaires : Titre (obligatoire): il doit être court et explicite. Vignette (obligatoire) : pour optimiser l affichage, le format de l image chargée est fixé au minimum à 110 x 110 pixels. Résumé/Accroche : par défaut, l accroche est construite à partir du début du texte du champ description. Néanmoins, le champ «résumé» permet de saisir une accroche plus personnalisée. Description (obligatoire): c est le champ de saisie de l article lui même. A ce niveau s appliqueront les styles définis pour l ensemble du site (titre 1, titre 2, etc..) Tags : ce champ est facultatif met permet la remontée d une actualité plus ancienne sur les zones de remontée d information par mot clé. (cf chapitre suivant). NB : par défaut, le type de contenu «Actualité» est construit pour s afficher automatiquement en page d accueil. Dans les options de publication, la case «promu en page d accueil» est cochée par défaut. sauvegarder 12

13 Les actualités sont affichées en page d accueil par date de publication, de la plus récente à la moins récente. Au delà de 4 actualités, le lien «toutes les actualités» s ajoute à côté de l entête «actualités». Les actualités sont paramétrées pour générer un fil RSS. Par abonnement, un usager peut recevoir automatiquement toutes les actualités depuis son portail personnalisé (Netvibes, IGoogle, ). 13

14 IV. Comment créer un menu de navigation? Au sens DRUPAL, il n y pas de notion d arborescence structurée. Tous les contenus sont gérés à plat. Chaque contenu génère un nœud (concept de node dans DRUPAL). C est le rapport entre les contenus qui définit une navigation. Ce rapport est défini par les notions «parent» et «enfant». La navigation se construit essentiellement à partir d un contenu de type «page web». A. A partir d une page web A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur «ajouter un contenu» puis sur «page web». Une page d édition de page web s ouvre. Renseigner les champs nécessaires : Titre (obligatoire): il doit être court et explicite. Vignette (obligatoire) : pour optimiser l affichage, le format de l image chargée est fixé au minimum à 110 x 110 pixels. Résumé/Accroche : par défaut, l accroche est construite à partir du début du texte du champ description. Néanmoins, le champ «résumé» permet de saisir une accroche plus personnalisée. Description (obligatoire): c est le champ de saisie permettant la rédaction et la mise en forme textuelle du contenu. A ce niveau s appliqueront les styles définis pour l ensemble du site (titre 1, titre 2, etc..) Tags : ce champ est facultatif met permet la remontée d une actualité plus ancienne sur les zones de remontée d information par mot clé. (cf chapitre suivant). Documents : A chaque page web, le contributeur peut ajouter des documents relatifs au contenu (ex : demande de bourse, documents : formulaire, etc ) Liens : Chaque page web peut être enrichie par des liens vers des sites externes. 14

15 Pour construire une navigation, la page web doit être rattachée à un ou plusieurs menus. Pour cela : Cliquer sur «Fournir un lien de menu» Positionner la souris dans le champ «titre du lien», le titre de la page web est repris par défaut. Ce titre est modifiable selon souhait. Sélectionner le menu auquel la page web doit être rattachée ( ex : la page web «Parcours de Découverte des Métiers et des Formations» sera rattachée au menu «Orientation») 15

16 NB : pour créer les rubriques de niveau 1, on rattache la page web au menu «Main Menu» (ou Menu principal). DRUPAL permet de rattacher un contenu à plusieurs menus si nécessaire. Ex : Campagne sur l'admission Post Bac. Création d un page web que l on rattache aux menus «Orientation», «en ce moment» et «à ne pas manquer» Dans ce cas, on utilise l ajout de lien depuis la page web, en bas de page «ajouter un nouveau lien de menu (add new menu link)» 16

17 B. Comment modifier l organisation d un menu? L organisation des pages web dans tout menu peut être modifiée. Pour cela : Dans le Menu Utilisateur, cliquer sur «Editer les menus» Sur la ligne de menu souhaité, cliquer sur «Lister les liens (list links)» Ex : dans Main Menu, la liste des contenus rattachés s affiche. On peut alors par «glisser déposer» modifier leur ordre et leur imbrication. Ne pas oublier de sauver la configuration. 17

18 C. Le rubriquage du modèle site établissement A sa livraison, le site modèle d établissement est fourni avec 5 rubriques de niveau 1 et quelques rubriques de niveau 2. Ces rubriques peuvent être modifiées selon souhait. D. Les autres menus Le site modèle est fourni avec plusieurs menus fonctionnant sur les mêmes principes que vu précédemment. L ajout de lien peut également se faire vers des sites externes. V. Comment utiliser la zone de pictogrammes «C est pratique»? La zone de pictogrammes permet un accès rapide vers l ENT ou le portail académique «Le numérique L ENT» ainsi qu à d autres informations internes ou externes au site de l établissement. Le modèle de site web d établissement est fourni avec 12 pictogrammes. Chaque pictogramme est accompagné d un titre par défaut qui s affiche en dessous de celui ci. Ex : le pictogramme représentant une assiette et des couverts est accompagné par défaut du titre «cantine». Ce titre est personnalisable selon les besoins ou souhaits de l établissement. Ex : le titre «cantine» peut être remplacé par «Restauration» ou «Menus». 18

19 Pour activer, désactiver ou modifier un accès rapide par pictogramme, cliquer sur la petite molette en haut à droite de la zone et cliquer sur «Editer les liens pictos» 19

20 Pour activer une entrée, le champ URL doit être renseigné. Pour activer ou désactiver une entrée, il suffit de cocher ou décocher la case correspondante. Le champ «intitulé» permet de modifier le titre par défaut du pictogramme. Pour des raisons de cohérence éditoriale et afin de ne pas surcharger la page d accueil du site web de l établissement, il est recommandé de limiter le nombre de pictogrammes activés à 9 et de les utiliser par multiple de 3, soit 3, 6 ou 9. VI. Comment faire apparaître le ou les labels de mon établissement? Si l établissement est labellisé, il est intéressant de faire apparaître dès la page d accueil du site web le label à valoriser. A. Un label en page d accueil (fonctionnement à préciser) Au choix du chef d établissement, le site web d établissement peut valoriser dès sa page d accueil un ou des labels en intégrant : Soit un logo générique «établissement labellisé», qui au clic de souris renvoie sur l ensemble des labels de l établissement Soit le logo du label que l on souhaite valoriser à un instant T, en variant les labels selon souhait 20

21 B. Créer une page Label A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur «ajouter un contenu» puis sur «Etiquette/Label». Une page d édition de label s ouvre. Renseigner les champs nécessaires : Titre (obligatoire): il doit être court et explicite. Vignette (obligatoire) : pour optimiser l affichage, le format de l image chargée est fixé au minimum à 110 x 110 pixels Description (obligatoire): c est le champ de saisie permettant de décrire le label sous forme d article plus complet. A ce niveau s appliqueront les styles définis pour l ensemble du site (titre 1, titre 2, etc..) Pour valoriser un label et l afficher en page d accueil, il suffit de cocher, dans les options de publication, la case «promu en page d accueil». 21

22 VII. Comment ajouter un événement dans l agenda? A partir du Menu Utilisateur, cliquer sur «ajouter un contenu» puis sur «Evénement». Une page d édition d événement s ouvre. Renseigner les champs nécessaires : Titre (obligatoire): il doit être court et explicite. Vignette : utilisée uniquement pour visualiser l événement en mode liste (lien : tous les événements ou résultat de recherche) Dates : il est possible de définir un événement par sa seule date de début ou par deux dates, début et fin. Résumé/Accroche : par défaut, l accroche est construite à partir du début du texte du champ description. Néanmoins, le champ «résumé» permet de saisir une accroche plus personnalisée. Description (obligatoire): c est le champ de saisie permettant la rédaction et la mise en forme textuelle du contenu. A ce niveau s appliqueront les styles définis pour l ensemble du site (titre 1, titre 2, etc...) Tags : ce champ est facultatif met permet la remontée d une actualité plus ancienne sur les zones de remontée d information par mot clé. (cf chapitre suivant). Contenu associé : A chaque événement, le contributeur peut ajouter des liens relatifs à l événement (ex : inscription au concours «Mathenpoche» sera accompagné du lien vers la page de présentation du concours) 22

23 NB : par défaut, le type de contenu «Evénement» est construit pour s afficher automatiquement en page d accueil. Dans les options de publication, la case «promu en page d accueil» est cochée par défaut. 23

24 VIII. Comment optimiser l accès aux contenus par mot clé La page d accueil complète du modèle de site web établissement est livrée avec 6 zones de remontées de contenus par mots clés. Ces zones ne sont pas visibles des internautes tant que les mots clés qu elles appellent ne sont pas utilisés dans les contenus. Les titres des zones et mots clés utilisés par défaut sont modifiables. Ces zones peuvent moissonner les motsclés des types de contenus «page web» et «actualité». Ces zones sont accessibles par le webmestre/responsable à partir du menu d administration > Contenu > Blocs Cliquer sur «modifier» pour paramétrer chacune d elles. 24

25 La recherche sur les mots clés peut s appuyer sur un ou plusieurs mots clés séparés d une virgule. Ex : je souhaite faire remonter toutes les pages web et actualités concernant le cdi et le concours littéraire. 1. Je prends soin d ajouter les mots clés «cdi» et «littérature» à mes contenus. 25

26 2. Je paramètre la zone de remontée de contenus avec ces deux mêmes mots et coche les types de contenus à moissonner. IX. Logos collectivités territoriales Le modèle de site web d établissement contient une zone en pied de page permettant de faire apparaître les logos des collectivités territoriales. Le logo de la Région Languedoc Roussillon ainsi que les logos des 5 départements sont fournis dans le modèle de site web d établissement. Le responsable choisit les logos qu il souhaite voir s afficher par l interface suivante : X. Rôles et droits Le modèle de site web d établissement possède 4 rôles. Chaque rôle possède ses propres permissions. Par ordre de permissions décroissantes, les rôles sont : Responsable : ce rôle est exclusivement réservé au chef d établissement Webmestre : ce rôle est attribué par le responsable au personnel désigné en tant que webmestre Valideur (ou validateur) : ce rôle permet de créer des contenus et de valider la publication ou non d un contenu proposé Contributeur : ce rôle permet de créer des contenus dont la publication sera soumise à validation L attribution de rôle est réservée au responsable du site et au webmestre. A. Comment ajouter des utilisateurs et leur affecter un rôle? 26

27 Pour ajouter un utilisateur, le webmestre et/ou responsable utilise le menu d administration > Personnes > Ajouter un utilisateur. 1. L utilisateur est un personnel de l académie Lorsque l utilisateur est un personnel de l académie, il est conseillé de se baser sur ses identifiants de messagerie académique pour créer son compte utilisateur dans le site de l établissement. Pour cela, le champ correspondant au nom utilisateur sera renseigné par l identifiant académique (uid) et l adresse de courriel saisie sera celle fournie par les services académiques, souvent basée sur le modèle Le nom d utilisateur et l adresse de courriel permettent à DRUPAL d interroger l annuaire académique. Le mot de passe ne nécessite pas d être renseigné puisque DRUPAL associe alors le compte utilisateur du site d établissement au compte académique. Le statut permet à tout moment au webmestre et/ou responsable d activer ou de bloquer le compte. Un utilisateur dont le compte est bloqué ne pourra plus s authentifier sur le site. Un utilisateur se voit attribuer un seul rôle. 27

28 La langue de l utilisateur doit être renseignée pour le permettre de disposer d une traduction de l interface de contribution (traduction en cours). 2. L utilisateur n est pas un personnel de l académie (ex : élève, stagiaire, autres personnels, ) Lorsque l utilisateur n est pas un personnel de l académie et ne dispose pas d identifiants de messagerie académique, le webmestre et/ou responsable lui attribue un nom d utilisateur de son choix (qui sera l identifiant de connexion) et renseigne l adresse de courriel souhaitée de l utilisateur ). Le champ dédié au mot de passe est grisé, sa modification se fera après la création de l utilisateur. Une fois le compte créé, le webmestre et/ou responsable consulte la fiche de l utilisateur et peut alors lui attribuer un mot de passe. S il le souhaite l utilisateur peut à tout moment modifier le mot de passe attribué et s attribuer un nouveau mot de passe et une adresse de messagerie différente. B. Gestion des utilisateurs Le webmestre et/ou responsable du site d établissement peut gérer les utilisateurs du site par en se rendant le menu d administration sur l onglet Personnes. Il dispose d un tableau complet de gestion des utilisateurs. 28

29 Les actions disponibles pour la gestion des utilisateurs sont accessibles depuis le menu «mettre à jour les options». C. Que faire en cas de perte du mot de passe? En cas de perte du mot de passe, le webmestre et/ou responsable peut attribuer un nouveau mot de passe à un utilisateur dont le rôle est inférieur à celui de webmestre (valideur ou contributeur). Le mot de passe pourra ensuite être modifié par l utilisateur s il le souhaite. NB : ce changement de mot de passe ne vaut que pour le compte utilisateur du site d établissement et ne vient pas modifier le mot de passe du compte académique. 29

30 XI. La publication de contenus et le circuit de validation A. La chaîne de validation des contenus 1. Les différents états Les types de contenus disponibles dans le modèle de site web d établissement possèdent plusieurs états lors de leur cycle de vie. BROUILLON : A la création ou à la modification, l état d un contenu est positionné sur «Draft» (Brouillon). NECESSITE UNE VERIFICATION : Un contenu nécessitant l approbation d un valideur avant publication devra avoir pour statut «Needs Review» (Nécessite une vérification). PUBLIÉ : Un contenu validé et publié a pour statut «Published» (Publié). NB : Lors d une modification d un contenu publié, une nouvelle version est créée et le statut passe alors automatiquement en mode brouillon «draft». 2. La modération et les notifications Une modération est mise en place sur chaque contenu, permettant ainsi aux rôles contributeur, valideur, webmestre et responsable d avoir une action sur les états des contenus. 30

31 Lorsqu un contributeur souhaite soumettre un contenu à la vérification d un valideur avant publication, il change le statut de son contenu par «nécessite vérification» (needs review). Le valideur est alors informé à l aide d une notification par messagerie qu un contenu nécessite de sa part une vérification. Après authentification sur le site, le valideur se rend sur le contenu nécessitant vérification et valide ou non la publication. Pour cela, il modifie le statut en «publié» (published) pour en faire la publication ou «brouillon» (draft) pour permettre à l auteur du contenu d y apporter des corrections. Le contributeur est informé des changements d état de son contenu par notification. Exemple de notification lorsque le contenu n a pas été validé pour publication : 3. L historique du contenu et dépublication Pour chaque contenu, l onglet «Modérer» fait afficher son historique. C est également par cet historique que le contenu peut être dépublié (Unpublish). L action de dépublication permet de revenir à un statut «brouillon». 31

32 Attention : cette action ne rend plus le contenu accessible. Un message d alerte apparaît sous la forme : Aucune version de ce contenu n est actuellement publiée. 4. La notification selon les rôles et les états La notification par messagerie se fait à chaque changement d état, selon les rôles. Les actions sur les états des contenus et les notifications sont les suivantes : Rôle(s) Peut passer un à l état Notification contenu de l état Contributeur Brouillon Nécessite vérification Au valideur Valideur Nécessite validation Publié A tous Valideur Nécessite validation Brouillon Au contributeur Valideur Brouillon Publié Valideur/Webmestre/Responsable Valideur Publié Brouillon (Unpublish) Valideur/Webmestre/Responsable Webmestre/Responsable tous tous Webmestre/Responsable XII. Besoin d aide? Les demandes d assistance ou de services annexes seront formulées auprès de la plate forme d assistance académique : montpellier.fr ou par téléphone

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