Refonte du site internet de la Fondation Mathématique Jacques Hadamard

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1 Refonte du site internet de la Fondation Mathématique Jacques Hadamard Cahier des charges Juin 2014 Fondation Mathématiques Jacques Hadamard Université Paris-Sud 11 Mathématiques Bâtiment ORSAY Cedex 1

2 Table des matières 1. Définition générale du projet La Fondation Mathématique Jacques Hadamard Le site internet actuel Les motifs de la refonte Les objectifs Les besoins Les cibles 5 2. Spécifications techniques Choix du CMS Hébergement Nom de domaine Affichage et ergonomie Navigateurs Langage et norme W3C 6 3. Organisation des contenus Arborescence du site avant refonte Arborescence du site après refonte Description des futures pages Nouveaux contenus Intégration du contenu existant 9 4. Fonctionnalités Fonctionnalités principales (à conserver) Modules d impression et «envoyer à un ami» Gestion multilingue de l outil Moteur de recherche Suivi des statistiques Fil d Ariane Gestion des stages et des offres d emploi Latex Fonctionnalités à supprimer Navigation par profil Accès au back office Fonctionnalités à améliorer Générateur de formulaires Formulaire de contact Menu de navigation Plan du site Arborescence évolutive Footer Administration du back office Fonctionnalités nouvelles Flux RSS Galerie photos Diaporama Vidéo Lien vers les réseaux sociaux Lettre électronique et news alert (en option) Paiement en ligne (en option) 13 2

3 4.4.8 Fonction d archivage Réécriture automatique d URL Foire aux questions Bandeau cliquable et personnalisable Date de mise à jour Annuaire (en option) Module «offre de formation master» Graphisme Graphisme général Modèle de page générique Page d accueil Prestations complémentaires Proposition d offre d hébergement Proposition d offre de maintenance Propriété et droits 16 3

4 1. Définition générale du projet 1.1 La Fondation Mathématique Jacques Hadamard (FMJH) La Fondation Mathématique Jacques Hadamard a été créée le 2 février 2011 par le Conseil d administration de la Fondation de coopération scientifique campus Paris Saclay (FCS). Elle a pour vocation de rassembler les mathématiciens du campus de Saclay au plus haut niveau dans leur domaine. Ses membres fondateurs sont l'ens Cachan (CMLA), l'université Paris Sud (Laboratoire de mathématiques d'orsay), l'école polytechnique (CMAP et CMLS), l'ihés et le CNRS. La FMJH a également reçu le soutien de partenaires comme ParisTech, le CEA (IPhT), l'inria, et EDF. Au cœur d'un pôle universitaire et d'ingénierie, la Fondation Mathématique Jacques Hadamard (FMJH) s'investit dans la recherche mathématique fondamentale ou appliquée. Scientifiquement, elle vise à favoriser le décloisonnement thématique et les relations entre les mathématiques et les autres disciplines, de même qu'entre les mathématiques et les entreprises. Institutionnellement, la fondation est délibérément tournée vers l'international et son ambition est de présenter des programmes communs à ses partenaires internationaux, favorisant ainsi le décloisonnement entres les institutions. Plus généralement, la fondation vise à illustrer la vitalité exceptionnelle de la recherche mathématique auprès de ses nombreux partenaires : étudiants, entreprises et communauté internationale. Pour atteindre ses objectifs, la Fondation met en œuvre un certain nombre d actions : - le financement de programmes masters, doctoraux et post-doctoraux dans une optique d ouverture vers l'international, - l invitation de chercheurs et post-doctorants, - l animation de la recherche doctorale et des masters en lien avec l ensemble de la communauté mathématique française, - le développement de liens multilatéraux, notamment à l international, - le financement de semestres thématiques, - l organisation de rencontres mathématiques-entreprises Le site web actuel Le site actuel de la FMJH a été réalisé par la société PlumE au premier semestre 2011 avec la technologie Drupal 6. Le site est hébergé sur un serveur Gandi loué par la FMJH. La FMJH dispose également d un hébergement chez OVH, où est envoyée la copie de la base de données du site internet. La FMJH est propriétaire de tout ce qui a été réalisé dans le cadre de la prestation PlumE : site et éléments graphiques. 1.3 Les motifs de la refonte La FMJH n est plus satisfaite de son site internet et de son fonctionnement. Elle souhaite le faire évoluer pour l adapter à ses besoins. Ainsi, - son organisation éditoriale est trop figée : le premier niveau du menu de navigation n est, par exemple, pas administrable ; - la présentation du contenu en page d accueil est brouillonne ; - la FMJH n a pas la main sur certains éléments qu elle souhaiterait administrer ; - le site actuel ne répond pas aux exigences du web 2.0 ; 4

5 - la grande majorité des pages ne respecte pas la charte graphique et ne possède pas de cohérence entre elles ; - la maintenance du site fastidieuse car dépendante du prestataire ; - l attractivité du site est limitée et on dénote un manque de dynamisme. 1.4 Les objectifs Le nouveau site de la Fondation Mathématique Jacques Hadamard devra répondre à trois objectifs principaux : 1. Promouvoir la FMJH en France et à l étranger: Ce nouveau site se devra d être attrayant : il est la vitrine et l image de la FMJH. 2. Informer grâce à : - une information claire et précise ; - une information réactualisée ; - une consultation en ligne des documents ; - l extraction facilitée des informations par le visiteur (informations disponibles en format pdf pour téléchargement) ; - le partage d une actualité ou d une information (envoyer à un ami) ; - un interfaçage avec les réseaux sociaux ; - un accès via les nouveaux moyens de communication (smartphones, tablettes ). 3. Permettre les inscriptions en ligne : - inscriptions à des conférences ; - candidatures à des bourses ; Les besoins Le prestataire devra opérer une refonte graphique et ergonomique ainsi qu une refonte technique, pour une mise en œuvre effective en septembre 2014, de manière à ce que le nouveau site soit : - en adéquation avec les besoins d information ; - plus attractif de manière à attirer de nouveaux publics ; - de navigation facile et agréable. 1.6 Les cibles Plusieurs cibles sont à atteindre : - les étudiants (français et étrangers) ; - les enseignants-chercheurs et les personnels (français et étrangers) ; - les entreprises ; - les partenaires ; - le grand public. 5

6 2. Spécifications techniques 2.1 Choix du CMS Le site actuel de la FMJH a été réalisé avec la technologie Drupal 6. Or, depuis la création du site (2011), ce CMS et ses modules n ont pas été mis à jour et sont potentiellement vulnérables d un point de vue de la sécurité. Une remise à niveau est donc indispensable. Pour cela, deux possibilités peuvent être envisagées : - un reparamétrage et une mise à jour du CMS et des modules ; - ou le développement d un nouveau site avec la version 7 de Drupal. Le prestataire devra expliciter d une façon détaillée quelle possibilité est à privilégier au regard des besoins fonctionnels et techniques exprimés dans ce présent document. 2.2 Hébergement Actuellement, le site de la FMJH est hébergé sur un serveur de Gandi mais ne dispose d aucun accompagnement dans la gestion de son hébergement qui connaît parfois quelques problèmes de fonctionnement. Par ailleurs, en cas de dysfonctionnement, il est impossible de joindre la société en question autrement que par mail et le temps de réactivité est long. Le prestataire devra nous conseiller une solution d hébergement autre. 2.3 Nom de domaine La FMJH a fait l acquisition du nom de domaine «fondation-hadamard.fr». Le site internet conservera donc ce nom de domaine. 2.4 Affichage et ergonomie Le site internet sera conçu pour s adapter, sans avoir à développer de site spécifique autre, aux différentes tailles d écran et aux différents terminaux dont l importance ne cesse de s accroître : tablettes, mobiles, smartphones Navigateurs Le site devra être compatible aves les versions d IE version 8, 9, 10, 11, Firefox 17 à 27, Safari 5.1, 6.1 et 7 et Chrome 31, 32, 33 sous Windows, Mac et Linux, ainsi qu avec les navigateurs mobiles du marché (Android, ios, IE for Windows Phone). 2.6 Langage et norme W3C Les pages du site développé respecteront scrupuleusement les normes des standards du W3C (html, xhtml, css, php, etc..) afin de permettre une compatibilité sur les principaux navigateurs du marché ainsi qu une facilité de communication via les moteurs de recherche. Les langages utilisés pour les développements spécifiques seront également standards. 6

7 3. Organisation des contenus L équipe de la FMJH a travaillé en amont pour définir une nouvelle organisation des contenus. Les différentes réunions en interne ont donné lieu à la création d une nouvelle arborescence et d une description éditoriale précise. 3.1 Arborescence du site avant refonte 3.2 Arborescence du site après refonte Pour le nouveau site, nous avons souhaité une navigation plus adaptée au contenu. Nous avons conservé la majorité du contenu éditorial mais pas la façon d y accéder. On peut résumer la nouvelle navigation de cette manière 7

8 Le prestataire devra en outre proposer une architecture du site internet en adéquation avec celle indiquée ci-dessus afin d améliorer la communication avec les visiteurs. Celle-ci sera validée lors d une réunion commune entre le prestataire et le personnel de la FMJH. Enfin, le prestataire s engage à envoyer à la FMJH, dans les meilleurs délais, des adresses de site internet réalisé par ses soins. 3.3 Description des futures pages Le tableau ci-dessous liste et décrit les attentes pour mes principales pages du prochain site. Rubrique Sous-rubriques Description a minima Page d accueil Menu de navigation Dernières actualités Agenda des derniers événements Formulaire d abonnement à la newsletter Liens vers les réseaux sociaux Moteurs de recherche Espace appels d offre Fondation Historique Lien vers la biographie de Jacques Hadamard Rôles et missions Lien vers les rapports d activités Organisation Organigramme Lien vers l annuaire Partenaires Liens Liens utiles/organismes Liens 8

9 Formations Masters / Bourses Module développé Doctorants Lien formulaire PostDoc Lien formulaire Lecteurs Hadamard Lien formulaire Autres Réseaux SFRPM RFBM Chercheurs internationaux (appel) Manifestations internationales Manifestations Réseaux internationaux (SFRPM et RFBM) Cours avancés Leçons Hadamard Lien Formulaire Invitations de chercheurs Autres Programmes LMH Lien Formulaire PGMO Menu de navigation Lien Formulaire EDMH Autres Offres d emploi Module développé 3.4 Nouveaux contenus Si des nouveaux contenus sont à réaliser, nous les réaliserons en interne. 3.5 Intégration du contenu existant Une solution efficace et optimale pour la migration des contenus existant sur le site actuel sera proposée et mise en œuvre. Une partie des données nécessitera un tri et ne sera pas réutilisée sur le nouveau site (de nombreuses actualités par exemple). La sélection des données sera opérée en interne. Des éléments de l ancien site pourront être réadaptés dans la nouvelle charte graphique du site. Tous les nouveaux contenus seront insérés en interne. 9

10 4. Fonctionnalités 4.1 Fonctionnalités principales (à conserver) Modules d impression et «envoyer à un ami» (en option) Deux icones seront présentes en bas de chaque page du site : «envoyer la page à un ami» ou «imprimer la page». Pour l envoi à un ami, des champs permettront de rentrer son adresse ainsi que celle de l ami en question. La procédure doit restée simple et, par conséquent, elle ne doit pas faire appel à un système de CAPTCHA. Ce service n est pas indispensable mais peut-être utilisé par les internautes. Il devra donc être proposé en option. Le module d impression de page permettra, quant à lui, d afficher une nouvelle page comprenant : - titre du document - logo - date - source du document Gestion multilingue de l outil L ancien site étant déjà multilingue, le nouveau site devra l être aussi. Le site sera donc bilingue Français/Anglais. La page d accueil sera trilingue (Français, Anglais, Espagnol). Des drapeaux signalent, sur le site internet actuel, le changement de langues. Cette technique peut être conservée. Néanmoins, le prestataire devra veiller à ce que l accès à ces boutons soit facilité. En effet, actuellement, une fois loguée en tant que rédacteur, le bouton «configurer» se superpose au changement de langue. Une solution doit être proposée pour éviter ce dysfonctionnement dans le nouveau site internet Moteur de recherche Tous les types et formats de contenus devront pouvoir être indexés par le moteur de recherche. Actuellement, les résultats de recherche laissent apparaître l auteur de la page. Cette information est à supprimer puisqu elle présente peu d intérêt pour l internaute. Il est par contre important de conserver la date et l heure de mise à jour Suivi des statistiques Un modèle de suivi des statistiques complet devra être fourni et accessible par le webmestre. Il devra a minima intégrer les données suivantes : - traçabilité des internautes ; - technologie utilisée par les internautes ; - nombre de visiteurs ; - fréquences de visites mois/jour/année ; - durée des sessions ; - pages vues ; - taux de rebond ; - moteurs de recherche utilisés ; - mots-clés d entrée. 10

11 4.1.5 Fil d Ariane A tout moment, le visiteur doit pouvoir être en mesure de se repérer dans le site. Le site comprendra donc un fil d Ariane présent horizontalement en haut de chaque page du site. Il sera généré automatiquement et représentera l arborescence des rubriques que le visiteur a traversées depuis la page d accueil Gestion des stages et des offres d emploi Actuellement, un module permet de gérer des offres d emploi et de stages. Il est à conserver. Néanmoins, un système d archivage automatisé par année devra y être ajouté Latex Le site intégrera la fonctionnalité Latex. 4.2 Fonctionnalités à supprimer Navigation par profil Dans le site actuel, il existe dans le menu de navigation trois entrées distinctes correspondant à des profils visiteurs : étudiants / chercheurs / entreprises. Ce type de navigation est à supprimer au privilège d une navigation thématique (voir nouvelle arborescence proposée) Accès au back office à partir du site L accès à l interface privée du site ne devra plus être visible par l ensemble des visiteurs. En effet, seule une minorité d utilisateurs aura désormais accès à cette partie là du site. L'accès au back-office sera sécurisé et disponible par l intermédiaire d une adresse web et protégé par un formulaire d identification. 4.3 Fonctionnalités à améliorer Générateur de formulaires Le générateur de formulaire est une fonctionnalité très utilisée dans le site actuel. A l usage, il s avère que des améliorations sont à réaliser : - les formats de fichiers autorisés pour les demandes de fichiers joints doivent automatiquement être indiquées sur le site en fonction des choix opérés en back office par le webmaster. Ce signalement doit s effectuer grâce à un point d interrogation laissant apparaître au passage de la souris dessus les formats de fichiers autorisés. - prévoir un message d erreur renvoyé automatiquement par le site lorsque le formulaire ne peut être envoyé (par exemple, si le fichier joint est trop volumineux.). Ce message d erreur doit être le plus explicite possible pour ainsi indiqué à l internaute le(s) motif (s) du refus de l envoi du formulaire. Dans le cas contraire, un message de réussite doit apparaître sur le site lorsque le formulaire a été correctement complété et envoyé avec succès. - lors de la création d un formulaire, l émetteur des s doit pouvoir être modifié. 11

12 - à chaque modification d un formulaire déjà publié, son URL est réécrite par un numéro de node, supprimant ainsi l url donnée et choisie par le rédacteur. Ce bug technique doit être corrigé. - un module d envoi de mails automatiques couplés aux formulaires doit être inséré. Ce module devra nous être, notamment, utile pour tout ce qui concerne les candidatures des étudiants et nos demandes de lettres de recommandation : ainsi, un étudiant soumet sa candidature et renseigne un ou deux référents avec des adresses s ; un doit automatiquement être envoyé par le site vers les référents en question leur demandant de nous faire parvenir une lettre de référence. De même, le module d inscription en ligne à des évènements est à conserver Formulaire de contact Un formulaire de contact est à ajouter sur la page «contact». Il devra comprendre des champs obligatoires tels que l objet de la demande, le nom et le prénom, le courriel et d autres facultatifs (numéro de téléphone par exemple) Menu de navigation Un menu de navigation principal est à prévoir. Il sera situé horizontalement, au dessous de l en-tête du site internet et permettra de découper le site en plusieurs catégories thématiques (voir arborescence proposée). Les sous-rubriques inhérentes aux rubriques seront cliquables. Néanmoins, les rubriques telles que, par exemple, «Fondation» ou encore «Formations» (1 er niveau de l arborescence) ne seront, quant à elles, plus cliquables. En effet, celles-ci seront vides de contenu. Nous devons avoir la possibilité de désafficher ce menu de navigation principal sur certaines pages du site internet. En effet, les pages en question, auront leur propre menu de navigation qui sera également éditable et personnalisable à partir du back office du site internet. Cette fonctionnalité est très importante puisque notre site internet comporte, en quelque sorte, des «mini-sites» insérés dans le site principal. Le prestataire devra, en outre, nous proposer le système le mieux adapté à ce besoin Logos Outre, le logo de la FMJH, présent en haut à gauche du site internet, d autres logos devront être visibles dans l en-tête du site (à droite). Chaque logo devra être dépubliable suivant la page sur laquelle se trouve le visiteur Plan du site Le site comprendra un plan du site présent dans le footer. Celui-ci sera généré automatiquement Arborescence évolutive Nous devons avoir la possibilité de modifier, désafficher ou ajouter des rubriques du site via le menu de navigation principal. 12

13 De même, il sera nécessaire de pouvoir ordonner manuellement (via le back office) les rubriques et sous-rubriques dans l ordre souhaité Footer Le footer est déjà présent en bas de chaque page. Il devra être étoffé et comprendre les pages suivantes : - plan du site ; - formulaire de contact ; - mentions légales ; - FAQ. Le footer, même s il est indispensable, doit veiller à rester discret. Une police de petite taille est donc à privilégier Administration du back office Une fois logué, un bloc d administration intitulé «votre espace» s affiche à droite de l écran. Cela peut gêner la lisibilité puisque ce bloc empiète sur le contenu propre de certaine page. Ce bloc devra pouvoir s afficher ou pas à la convenance du rédacteur. Son affichage sera donc optionnel en fonction des besoins et des habitudes de chacun des rédacteurs. 4.4 Fonctionnalités nouvelles Flux RSS Le site internet devra proposer plusieurs fils RSS notamment sur les actualités et les appels d offre. Le webmaster doit pouvoir créer des flux RSS et les mettre à disposition par une opération via le back office Galerie photos Actuellement, la galerie de photo est gérée par Picasa, voir par exemple à l adresse suivante : Cette solution n est pas optimale. Un module de galerie photo sera donc fourni et pourra être relié avec plusieurs pages de contenu. Cette galerie comprendra les éléments suivants : - zoom/dézoom ; - plusieurs formats d images ; - recadrage des photos ; - légende ; - balise alt ; - mode galerie Diaporama Un module permettra d'ajouter un mode diaporama à notre site. Les diapositives s'enchaineront avec des effets de transition Vidéo 13

14 Un module «vidéo» permettra d insérer facilement des vidéos sur notre site web Liens vers les réseaux sociaux Les fonctions de partage sur facebook et twitter sont mises en valeur avec le logo respectif de chaque média. Les actions suivantes, à partir de notre site, seront également possibles : - connexion au site ; - partager le site et/ou l article ; - liker le site et/ou l article Lettre électronique et news alert (en option) Nos visiteurs doivent pouvoir s inscrire à un système de newsletter. La possibilité de se désinscrire doit aussi apparaître. La liste de diffusion pourra être exploitable pour le mailing d autres évènements et publications si l internaute en donne son accord. Le prestataire fournira le cadre (mise en forme et rubriques) de cette newsletter et les moyens d exploiter les ressources du portail. De même le prestataire doit prévoir un module permettant au webmestre d éditer une news alert pour signaler aux inscrits à la newsletter les nouveaux contenus Paiement en ligne (en option) Un module de paiement en ligne, par exemple Paypal, devra être intégré à notre site. Ce module, connecté à un formulaire d inscription en ligne, pourra permettre aux participants de payer les frais d inscription en ligne par carte bancaire. Les coûts d inscription et option(s) éventuelle(s) seront automatiquement calculés à partir du formulaire réalisé Fonction d archivage Actuellement, nous n avons pas de système d archivage des articles. Une fois publiés, les articles «ponctuels» restent sur le site. On se retrouve donc avec une surabondance d articles périmés, très anciens, qui font perdre de la lisibilité et brouillent complément la recherche dans le contenu. Il faudra donc prévoir un système d archivage dans le site notamment pour les actualités et les offres d emplois/de stages accessibles en ligne. Un champ «date d archivage» doit être ajouté dans le back office et renseigné par le rédacteur si besoin. Un historique automatisé par année peut-être envisagé, comme cela est le cas actuellement pour les actualités Réécriture automatique d URL L URL de la page en cours doit être constamment visible et suffisamment explicite pour permettre à l utilisateur de se repérer. Actuellement par défaut, les URL sont définies par un numéro de node. Nous souhaitons, dans le nouveau site, que les URL soient réécrites selon le chemin et le titre principal de la page affichée. Nous devons également avoir la possibilité de modifier manuellement l URL donnée par défaut si nous le souhaitons Foire aux questions 14

15 Ce module permettra d accéder aux questions le plus couramment posées par les étudiants (visas, logement, programme de formation linguistique, transports) Bandeau cliquable et personnalisable en fonction de la rubrique Le bandeau est constitué avec une bannière qui change en fonction de la rubrique où se trouve l internaute Date de dernière mise à jour des articles Tous les types de contenus doivent contenir leur date de création, leur date de publication et de mise à jour. La date de mise à jour devra être visible sur le site en bas, à droite, de chaque page Annuaire (en option) Le prestataire doit proposer, en option, un annuaire. Celui-ci regroupera les coordonnées de la direction et du personnel de la fondation et des chercheurs travaillant dans les institutions partenaires. L accès se fera par liste générale, institutions ou mots clés Module «offre de formation Master» Une vue listant l ensemble des masters sera proposée sur le site. Un objet sera développé à cette fin. Il comprendra les champs suivants : - nom du master ; - domaine ; - nature ; - admission ; - année de sortie ; - lieu(x) de la formation ; - contact(s) ; - lien vers le détail de la formation ; - lien vers l école doctorale. L internaute pourra filtrer la vue par master, par parcours, par établissement et par mots clés. 5. Graphisme 5.1 Graphisme général La FMJH souhaite que le prestataire fasse une recherche graphique et iconographique. Cette recherche et le résultat obtenu doivent tenir compte de l importance accordée par la FMJH au renouvellement et à la modernisation de son image. Un nouveau design plus moderne sera donc à considérer (nouvelles couleurs, nouvelles polices, nouvelle navigation ) Puisqu il s agit d un site institutionnel, une certaine sobriété est recherchée mais elle ne devra pas empêcher une atmosphère chaleureuse. La page d accueil sera entièrement remodelée. L aspect fonctionnel du site sera privilégié. Nous devons conserver le logo de la FMJH. En effet, le logo est maintenant bien connu. Cette identité visuelle est donc à prendre en considération. Il serait, ainsi, peut-être judicieux, dans l univers graphique créé, de conserver des touches de bleu et de gris afin de rappeler le logo. Cependant, on ne surchargera pas l interface uniquement avec du gris (comme actuellement). Un 15

16 léger dégradé permettrait peut-être d octroyer du volume à la page et de casser cette impression de platitude. 5.2 Modèle de page générique Les éléments communs à toutes les pages sont les suivants : - logo avec lien de retour vers l accueil - lien vers l annuaire? - Moteur de recherche - Abonnement à la newsletter (formulaire simple) - Choix de la langue de navigation - Menus, sous-navigation - Fil d Ariane - Lien vers la page des flux RSS - Titre de la page - Formulaire de contact - Accès aux réseaux sociaux - Date de dernière mise à jour 5.3 Page d accueil En l état actuel, la page d accueil ne permet pas un accès aisé à l information et l attractivité semble limitée. Outre l arborescence du site qui a été repensée, et donc les onglets de menus, c est l ensemble de cette dernière ainsi que la charte graphique qu il faut travailler. 6. Prestations complémentaires 6.1 Proposition d offre d hébergement Le prestataire prévoit aussi dans son offre, en option, une proposition d hébergement en précisant : - les caractéristiques de l hébergement, et notamment l espace disque attribué ; - les modalités d intervention ; - le délai de rétablissement en cas de coupure de service ; - le taux de disponibilité ; - la périodicité des sauvegardes. Il sera nécessaire que la FMJH conserve un droit d accès au serveur. 6.2 Proposition d offre de maintenance Le webmestre du site aura la tâche de l animation du site, la mise à jour du contenu, l archivage, les évolutions mineures. Le prestataire prévoit aussi dans son offre, en option, une maintenance préventive et curative du site qui débutera après la période de garantie. 7. Propriété et droits La FMJH acquiert la propriété de l ensemble des images, graphismes, icônes et autres contenus créés pour le site et du programme lui-même (codes sources). Le prestataire cède donc à titre exclusif à la FMJH l ensemble des droits correspondants. 16

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