MANUEL COMPTABLE ET FINANCIER DU PROJET DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL (PGDI)

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1 DU (PGDI) Rédigé par : Cabinet 3A Madagascar Août

2 REF PAGE 1 CONSIDERATIONS GENERALES La mise en place des procédures organisationnelles formalisées répond aux objectifs ci-après : Fournir un cadre formel d exécution des opérations { caractère administratif, financier et comptable conforme : Aux textes fondateurs de PGDI (Loi, décrets) ; aux principes et règles de gestion généralement admis ; aux règles de passation de marché de la Banque Mondiale (IDA) et ses différents textes modificateurs, aux directives de la Banque mondiale, au plan comptable général 2005, à la législation Malgache. Responsabiliser davantage les consultants dans l accomplissement des tâches respectives par une définition précise des postes et des attributions y afférentes, Rendre plus productif les consultants pour une efficacité accrue par l optimisation des circuits d information (circulation des documents), Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace et évolutif. Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du système de gestion qui doit se traduire pour le PGDI par des contrôles réguliers pour pallier les différents risques qui peuvent résulter d'irrégularités ou de malversations (domaine de l'exceptionnel), mais surtout de négligences, d'erreurs d'exécution, de jugement ou de compréhension (domaine du quotidien). Il reviendra à la Direction de veiller au respect des dispositions du manuel. Toutes difficultés d application, devront être remontées au niveau de la direction par les voies appropriées afin de faire l objet d une révision le cas échéant. C est { la seule condition de l application stricte des procédures que la direction peut s assurer de la sauvegarde du patrimoine de PGDI. Le manuel de procédures devrait être communiqué à toutes les parties prenantes du projet comme outil de référence dans le site Web de PDGI et réseau intranet. Il devrait ainsi faire l objet d une communication et d une formation systématique { tous les utilisateurs. La mise à jour du manuel d organisation est aussi importante que sa mise en place. S il n est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd son efficacité.

3 REF PAGE 2 En principe, la mise à jour du manuel peut être motivée par : des changements dans la structure ou les activités de PGDI suivant les décisions des bailleurs des fonds, du Conseil d orientation et de suivi, du Comité restreint ainsi que de la Direction. Le cas échéant, la mise à jour du manuel de procédures est nécessaire pour la prise en charge du PGDI-2, des modifications des systèmes et procédures dans le but d améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles, des changements rendus nécessaires par l application des textes et décrets concernant les lois et règles en vigueur en République de Madagascar, des modifications en ce qui concerne l affectation de consultants ou des tâches lui incombant, des aménagements dans l organisation de PGDI. Lorsque la décision de mise à jour de procédures existantes est envisagée, le Directeur convoque une réunion { laquelle doivent participer tous les agents susceptibles d être concernés par ces modifications. Cette réunion doit débattre de l opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A l issue de cette réunion, un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants : La procédure devant être modifiée, Les raisons pour lesquelles une modification est demandée, les principes de la modification à apporter et retenus lors de la réunion, La personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de procédures (Responsable Administratif et Financier ou Consultant externe au PGDI). La personne chargée de la rédaction de la nouvelle procédure la soumet au Directeur de PGDI qui y apporte les éventuelles modifications qu il juge nécessaire pour arrêter le texte définitif. Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le Directeur se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. L Attaché de direction doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. La personne chargée de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes.

4 REF PAGE 3 A. PROGRAMMATION BUDGETAIRE EXECUTION DES ACTIVITES Pour exécuter les activités dans le cadre du Projet, le décaissement de fonds se fait suivant le planning d Activités défini dans le PTA du Budget y compris le Plan de Passation des Marchés du Projet. La présente partie des procédures administratives, qui est établie sur la base des recommandations de la Banque Mondiale en matière de décaissement et la réglementation en vigueur de l Etat malgache en matière d exécution des dépenses publiques, décrit les procédures d utilisation de fonds IDA ainsi que la justification des dépenses effectuées dans le cadre du Crédit IDA et l utilisation de Fonds représentant la contribution de l Etat au Projet. L exécution du Projet peut être schématisée selon le diagramme ci-après :

5 REF PAGE 4 LE BUDGET DU PROJET Le budget constitue un élément clé du système de gestion financière du Projet. En effet, Il représente le processus au cours duquel les implications financières des activités sont systématiquement exposées ainsi que les ressources qui y sont affectées. Toutes dépenses engagées ou payées au niveau de la comptabilité du Projet doivent être liées au budget. La programmation budgétaire consiste à décrire les étapes que comporte la programmation du PTA. - Le PTA indique le cadre dans lequel doivent s inscrire les plannings d activités annuels du Projet tout en étant conforme { l Accord de Crédit du Projet. - Le Budget de Projets, quant à lui, représente la contribution du Gouvernement, contrepartie de l Etat malagasy, pour la réalisation de l amélioration de la gestion des finances publiques, l'amélioration de la gouvernance locale, renforcement institutionnel et gestion des connaissances. A noter que le Budget de Projets est élaboré sur la base du PTA qui représente en fait le plan d action du Projet pour tous financements confondus : IDA Etat malagasy. NOTION DE CONTROLE ET FLEXIBILITE Les efforts pour établir un budget prévisionnel seraient vains si l on n y adjoignait le contrôle assurant la fonction de comparaison des réalisations aux prévisions. Un tel contrôle n exclut pas la souplesse nécessaire à toute action dans la mesure où un budget est établi pour un certain niveau d activité mais doit être suffisamment flexible pour répondre aux aléas intervenus pendant son exécution. ELABORATION DU PTA Le PTA indique le cadre dans lequel doivent s inscrire les plannings d activités annuels du Projet tout en étant conforme { l Accord de Crédit du Projet. Pour l élaboration du PTA et la Bonne exécution du Projet, les différents responsables concernés doivent se référer : - A l Annexe Technique de l Accord de Crédit définitif, - Aux revues conjointes avec les missions de la Banque Mondiale (ou autres bailleurs de fonds). L élaboration du PTA de l année N devrait alors commencer le début du mois de septembre de l année N-1. Cette impérative est due au fait que le 30 novembre de l année en cours, le PTA de l année suivante devrait être arrivé { la Banque Mondiale.

6 REF PAGE 5 Le schéma ci-après présente la synthèse des grandes étapes pour l élaboration du PTA : INTERVENANTS ETAPES Définition des orientations pour l année concernée Fixation des objectifs globaux Elaboration des programmes de travail annuels consolidation des programmes de travail annuels et budget du Programme Conseil d Orientation et de suivi (COS) X Bureau de Gestion du Projet X X 4 Validation Technique X 5 Approbation du PTA X 6 7 Demande d approbation et de non objection à la BM Exécution et contrôle du budget du Programme X X

7 REF PAGE 6 Description narrative N Description des étapes de procédures Intervenant Documents 1 Elaboration du projet de PTA pour «budgétisation de l exercice suivant». Cette élaboration sera basée sur les orientations générales du Projet définies par le Comité d Orientation et de suivi. Y collaborent étroitement : - Spécialiste en Suivi et Evaluation (SSE) - Responsable Administratif et Financier - Les responsables au niveau des trois «Pôles» 2 Après élaboration du projet de PTA : - Pré-validation technique du projet de PTA au niveau de chaque composante ou volet. - Contrôle de cohérence des données du PTA vis-à-vis des orientations générales du Projet et de l Accord de crédit. 3 Lancement de convocation et préparation de la réunion de validation du PTA. 4 Validation du projet de PTA (et du PPM) au niveau du Comité d orientation et de suivi et le comité restreint. 5 Après validation par le CC du projet de PTA : - Rectification éventuelle du PTA (et du PPM). - Finalisation et mise en forme du PTA. - Transmission du PTA validé au Coordonnateur Général pour «envoi et demande d approbation au Comité d orientation et de suivi et le comité restreint» 6 Envoi du PTA validé au Conseil d Orientation pour «approbation du PTA validé». SSTI /SSE RAF Responsables au niveau des trois «Pôles SSTI /SSE RAF RPM Responsables au niveau des trois «Pôles RAF Membres du CC Responsables du BdG SSTI /ASE RAF RPM Les responsables au sein des trois pôles Directeur Annexe technique de l Accord de Crédit définitif Orientations générales du Projet Projet de PTA Annexe technique de l Accord de Crédit définitif Orientations générales du Projet Téléphone Projet de PTA prévalidé PTA validé PTA validé

8 REF PAGE 7 N Description des étapes de procédures Intervenant Documents 7 Approbation du PTA validé Membres du Comité d orientation et de suivi et le comité restreint PTA validé 8 A la réception du PTA approuvé : - Envoi du dossier à la BM pour «demande de NO», contenu du dossier : - Une lettre de demande de NO rédigée par l AD et signée par le Directeur du BdG, - Un (01) exemplaire du PTA approuvé. 9 A la réception de la NO de la BM, classement et duplication de l ANO et du PTA final au : - SSE pour «suivi technico-financier» - RPM pour «passation des marchés» - RAF pour «saisie et suivi des engagements» 10 A la réception du PTA final : - Saisie des données budgétaires par poste budgétaire, par activité, par composante, par volet et par source de financement. Attaché de direction Attaché de direction RAF Cf. courrier départ Avis de NO PTA final PTA final

9 REF PAGE 8 B. AMENAGEMENT ET/OU RECTIFICATION DU PTA Le PTA peut être l objet d aménagement et/ou de rectification et ceci : - par décision de la Primature et transmise par le Directeur du Projet au BdG, - par lettre de notification de la Banque Mondiale via le TTL. Description narrative N Description des étapes de procédures Intervenant Documents 1 Réception, dispatch et classement de la décision de la Direction ou de la lettre de notification du TTL. Dispatche : - Une (01) copie au ASE pour «saisie et mise à jour du PTA», - Une (01) copie au RAF pour «saisie et mise à jour du PTA». 2 A la réception de la copie, saisie des données à modifier pour «mise à jour» de la base de données du PTA pour «suivi technico-financier». 3 A la réception de la copie, saisie des données à modifier pour «mise à jour» de la base de données du PTA pour «passation des marchés». 4 A la réception de la copie, saisie des données à modifier pour «mise à jour» de la base de données du PTA pour «suivi des engagements». AD SSTI /SSE RPM RAF Cf. courrier entrant Base de données PTA Base de données PTA Base de données PTA

10 REF PAGE 9 C. EXECUTION ET CONTROLE BUDGETAIRE Le budget approuvé et ayant donné lieu à un avis de non-objection de la Banque Mondiale est mis en exécution. Le Responsable Administratif et Financier (RAF) travaillant de concert avec le Spécialiste Systèmes d information et e-gouvernance (SSTI), le Spécialiste en Suivi Evaluation (SSE) assurent le suivi de l exécution du budget (activité, indicateurs de performance, coûts). Le budget du Projet est exécuté sur l émission de demande d engagement exprimant les besoins des composantes/activités en se conformant au PTA approuvé. En ce qui concerne le contrôle budgétaire, cette opération est déclenchée à chaque demande d engagement émise par les composantes. Ainsi, le RAF contrôle le budget disponible pour l activité, la composante et le volet concernés. A cet effet, il effectue la confrontation, pour vérification du budget disponible, des données du registre d engagement avec la situation des engagements et des paiements effectués par le Projet fournie par le RAF. A noter que le RAF, en cours d exécution du Projet, a la charge de produire : l «Etat de suivi de l exécution budgétaire» sur la base des informations du PTA et des données comptables. Ainsi, les informations portées sur la colonne «Prévision» ont été déterminées hors comptabilité lors de l établissement des budgets prévisionnels (PTA) et la colonne «Réalisation» est mise à jour à partir des informations en provenance de la comptabilité. le «Tableau de bord budgétaire des réalisations des composantes et des volets» pour permettre le suivi de façon fiable de l exécution des budgets par catégorie de dépenses. Un «Rapport de réalisation techniques et budgétaire» reflétant les dépenses relatives aux missions/ateliers/formation réalisées par rapport aux prévisions. Ce rapport doit être rendu public après chaque formation/atelier. D. REUNION DE COORDINATION SUR LA BASE DU CONTROLE BUDGETAIRE ET DE L ANALYSE DE L EXECUTION DU PLAN DE PASSATION DE MARCHE Au même titre que le PTA du projet PGDI, le plan de passation de marché du Projet a été validé par la banque mondiale pour les deux années d exécution. Ce plan reflète les activités { mettre en œuvre dans le PTA ce, de manière détaillée. Le plan de passation de marché est ainsi un outil important pour le suivi et le contrôle de la réalisation des activités du projet et également la prise des mesures pour la réalisation des activités futures. Fréquence de la réunion de coordination Le plan de passation de marché devrait ainsi être analysé au même titre que la situation budgétaire du Projet au cours des réunions de coordination périodiques (hebdomadaires, bimensuels, ), La direction fixe par note de service la fréquence de la réunion de coordination.

11 REF PAGE 10 Participants La réunion de coordination doit réunir le Directeur, le RAF, le RPM, et les responsables de la réalisation des composantes techniques. En cas de nécessité, la réunion peut être élargie aux différents acteurs participant à la réalisation des activités du Projet. Méthodologie - Pour mener l analyse de la situation budgétaire et de la revue du Plan de Passation de marché, il est préconisé l utilisation de la méthode du cycle PCDA (ou Roue de Deming) Plan : Planifier Do : Faire Check : Etudier le résultat Act Agir Planifier Qu avons-nous appris jusqu ici? Que devons-nous faire ensuite? De quelles connaissances ou moyens l équipe aura-t-elle besoin à la prochaine étape? Etablir un Objectif d amélioration Définir le Plan d actions en révisant le Plan de Passation de marché. Faire Faire les efforts nécessaires pour que les prochaines étapes du projet suivent la stratégie définie Etudier le résultat Qu est ce qui a marché ou au contraire n a pas fonctionné? De quoi avons-nous manqué? Agir Adopter ou abandonner la modification ou refaire le cycle Faire discuter l équipe sur la façon d incorporer les décisions prises et les améliorations apportées

12 REF PAGE 11 B. SYSTEME DE SUIVI COMPTABLE ET FINANCIER D.I. ORGANISATION DU SYSTEME 1. LES OBJECTIFS DU SYSTEME DE COMPTABILITE DU PROJET OBJECTIFS GENERAUX OBJECTIFS SPECIFIQUES 1. ASSURER DE FACON EXHAUSTIVE L ENREGISTREMENT COMPTABLE DE TOUTES LES OPERATIONS LIEES AU PROJET AFIN DE : Permettre la tenue de la comptabilité des opérations suivant le principe de la comptabilité en partie double ; se conformer aux normes et principes comptables définis par les bailleurs ; produire les outils de gestion nécessaires au Bureau de Gestion et composantes/volets du Projet. PERMETTANT 2. METTRE A LA DISPOSITION DES AUTORITES COMPETENTES ET DES BAILLEURS DE FONDS LES DOCUMENTS DE SYNTHESE d exercer le contrôle et le suivi appropriés sur l exécution du Projet ; de disposer d une image fidèle de l utilisation et de la situation comptable du Projet par bailleurs, composantes/volets et catégories de dépenses et de connaître le coût des différentes fonctions par sources de financement; d effectuer des analyses économiques et financières notamment des résultats obtenus par rapport au budget et d effectuer un contrôle de gestion au moyen du contrôle budgétaire et des coûts Le système comptable du Projet est conçu dans l'optique d'un suivi comptable informatisé de toutes les opérations comptables et financières relatives au Projet.

13 REF PAGE 12 Le Bureau de Gestion du Projet constitue le " Centre de Suivi Financier " du Projet, dans la mesure où il est appelé à tenir tous les documents comptables de suivi, soit par Composantes ou Volets, soit par catégories de dépenses, soit par modalités de financement jusqu'à la production des états de synthèse et des rapports financiers du Projet dans son ensemble. La mise à jour du présent Manuel tient compte de la mise en place d'un Système d'information de Gestion au sein du Projet PGDI, à savoir : - La mise en réseau du système informatique du Projet PGDI doté d'un microordinateur serveur central lié à des micro-ordinateurs servant de poste de travail au niveau de chaque responsable, - La possibilité de communication à tous les niveaux de ce SIG afin de faciliter les traitements ou le partage des données financières et techniques ainsi que la confection de rapport d'activités et d'avancement du Projet. Le logiciel comptable devra avoir les caractéristiques suivantes : - Multipostes : nombre de postes illimités dans un même site. - Multi-exercices : prévu pour recevoir plusieurs exercices comptables. - Multi-devises : cette possibilité est valable pour l'ensemble des monnaies et devises utilisées par le Projet : MGA, USD, XDR, etc. - Possibilité d'exploitation de codification multiple : Plan des comptes, codes analytique, catégories des dépenses, etc.

14 REF PAGE LES CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE ET FINANCIER Le système comptable conçu découle du caractère spécifique de la comptabilité des Projets financés par la Banque Mondiale: - Le système est destiné à suivre l'évolution et l'utilisation des crédits en conformité avec le PAD et le Budget/PTA et selon les conditions stipulées dans l'accord de crédit. - La comptabilité du Projet doit être conforme aux méthodes et principes comptables définis dans les directives édictées par la Banque Mondiale. - La comptabilité doit être en conformité avec les conventions et principes comptables généralement admis (comptabilité en partie double, Plan Comptable Général 2005). - Le système comptable doit être un outil de contrôle budgétaire permettant de constater l'écart entre les prévisions et les réalisations : ceci est d'autant plus important dans la mesure où le Projet ne dispose que des moyens financiers prédéterminés et en principe non extensibles pour réaliser ses objectifs. - La tenue de la comptabilité doit être en deux devises : la monnaie nationale de l'emprunteur (MGA) et la monnaie de référence du Bailleur (US Dollars). Le système comptable du Projet est un système intégré qui traite à la fois : 3. La COMPTABILITE GENERALE : A partie double, elle retrace les activités du Projet par la méthode de comptabilisation des opérations selon le Plan Comptable Général à partir des différents journaux auxiliaires permettant de produire les documents comptables : Journaux, Grands Livres Généraux et Auxiliaires, Balance des Comptes Généraux et Auxiliaires, Bilan du Projet selon la nomenclature comptable.. 4. La COMPTABILITE DE SUIVI ANALYTIQUE / BUDGETAIRE: La comptabilité de suivi analytique selon les Composantes techniques (volets) ou selon les catégories des dépenses définies dans les Accords de crédit: ceci permettra de connaître et justifier le coût de chaque composante/volet du Projet par catégorie de dépenses par rapport aux prévisions. La comptabilité analytique permet de sortir les informations relatives aux composantes/volets de dépenses ou catégories de dépenses nécessaires { l établissement de l Etat des ressources et emplois, du Bilan et des Rapports de suivi financier

15 REF PAGE LA COMPTABILITE EN DEVISES: Parallèlement à la tenue de la comptabilité générale, le système doit permettre de tenir une comptabilité multi-devises : en monnaie du pays (MGA) et en monnaie des bailleurs de fonds (USD). Les comptes en devises sont utilisés pour les opérations affectant le compte du crédit IDA ou autres bailleurs (réapprovisionnement du compte désigné, paiement par tirages directs) et le compte désigné (réapprovisionnement, paiement en devises). La comptabilité en devises permet l établissement des états d avancement du Projet en devises et permet une comparaison entre la situation comptable et financière du Projet et celle de l IDA et des autres bailleurs et aussi faciliter le dialogue entre les Bailleurs (demande d information toujours en USD) et les autorités de tutelles et de gestion du Projet. Le système permettra la tenue d'une comptabilité auxiliaire pour assurer le suivi permanent des comptes de tiers (fournisseurs, prestataires, titulaires...). Le système comptable préconisé est un système quasi-analytique informatisé reposant sur les principes du système classique à journaux divisionnaires ou journaux auxiliaires (J.A.) Le système utilise comme supports principaux les documents suivants : - A l'entrée : une fiche d imputation avec codification multiple (fiche de saisie), saisie au niveau des J.A. - A la sortie : - Journaux auxiliaires - Grands livres Généraux et Grands livres Analytiques - Balance Générale et Balance Analytique - Situation de décaissements - Documents de synthèse : Bilan, Etats de ressources et Emplois... Dans ce système, les dépenses sont ventilées: - Par nature des comptes du PCG dans la comptabilité Générale 2005, - Par catégorie des Dépenses et/ou par Composantes dans la comptabilité de suivi analytique et budgétaire.

16 REF PAGE 15 La figure suivante schématise la structure du système de gestion comptable et financière du Projet : Pièces comptables Unique Fiche de Saisie FS Fiche de saisie FS Unique avec multiple codification Comptabilité Générale Comptabilité de Gestion (suivi analytique - budgétaire) Comptabilité Devises - Comptabilité des Décaissements INPUT Saisie des codes Plan Comptable Général PCG Saisie des codes code composantes code catégories des dépenses code bailleurs code région Saisie montants en devises USD Compte désigné (CS) DTS Paiements directs (TD) EURO Compte désigné OUTPUT - Balance générale - Grands Livres Généraux - Grands Livres Auxiliaires - Journaux auxiliaires - Balance analytique - Grand-livres analytiques par - Categ. Dép ou par Composantes - Grands livres CS en USD - Grands livres TD en DTS ETATS PRODUITS - Bilan du Projet - Grands Livres Auxiliaires - ERE - Etat budgétaire - Rapport d avancement - révisions des Décaissements - Etat justificatif Cpte Spécial - Etat des Relevés Dépenses - Etat des décaissements USD - Etat des décaissements DTS - Grands Livres Analytiques - Décaissements Catég / Comp. COMMENTAIRES Les états financiers du Projet seront établis par paramétrage : - de la balance générale pour certains comptes (Ressources, fournisseurs, disponibles, débiteurs...) - de la balance analytique pour les emplois (catégories de dépenses analytiques) - bilan général, - rapports de suivi financiers ERE = Etat des Ressources et Emplois L état des ressources et emplois (Partie Emplois) peuvent être tirés directement par tri des codes analytiques des catégories de dépenses ou composantes/volets. Les comptes de ressources (Contributions reçues) peuvent être tirés également à partir des tris du code bailleurs ou sur simple lecture des soldes de la classe 1 de la balance générale. l état justificatif du Compte désigné est établi à partir des informations du GLA Compte désigné. l état des Relevés des Dépenses (RDD) sont établis également à partir des informations du GLA Compte désigné sur les parties de dépenses à réapprovisionner.

17 REF PAGE CODIFICATION DES OPERATIONS COMPTABLES Objectifs La codification des activités du PGDI est la première étape dans la codification des dépenses du Projet qui permettra de : - identifier et comptabiliser toutes les dépenses pour chacun des niveaux du Projet (éléments, composantes/volets), ce qui permettra de contrôler l évolution des coûts à chaque niveau, - identifier et comptabiliser toutes les dépenses pour chacune des catégories de dépenses spécifiées dans les Accords de crédits, ce qui permettra de contrôler leur évolution par rapport aux limites de financements prévues pour chaque catégorie, - identifier et comptabiliser toutes les dépenses pour chacune des sources de financement, ce qui permettra de contrôler leur évolution par rapport aux limites de financements prévues, - identifier et comptabiliser toutes les dépenses suivant leur nature et l origine des ressources financières utilisées, ce qui permettra d établir la situation cumulée périodique des dépenses et des ressources utilisées conformément aux principes de la comptabilité en partie double, - produire rapidement les rapports d exécution du Projet qui doivent contenir des informations précises et à jour. Afin d'atteindre cet objectif, le système prévoit l'utilisation d'une fiche de saisie unique à codification multiples. Fiche d imputation : La fiche d imputation est une fiche sur laquelle sont imputées les opérations comptables avant de les enregistrer ou de les saisir au système informatisé. D'autres codes pourraient être envisagés pur l'écran se saisie, comme le code géographique. La fiche fait apparaître toutes les informations relatives aux opérations comptables. Les opérations y figurant sont libellées en US Dollars et en MGA. Les cours de change à prendre pour la conversion sont indiqués dans la section " Principes comptables".

18 REF PAGE 17 FICHE D IMPUTATION PGDI Projet pour la bonne Gouvernance et le Développement Institutionnel MADAGASCAR FICHE D IMPUTATION COMPTABLES du :..au Date d impression : Page XXX ACHA Journal: Opération N Interne de Pièce: N Externe de Pièce: N contrat: Montant Pièces: Date de saisie N Cs: Libellé: Date Op N Compte BR/BP Fournisseur Composante Catégorie Département Sous Projet PCOP Fin Eligib Ligne budg Débit Ariary Crédit Ariary

19 REF PAGE 18 Identification et conception de la structure de codification : La présente codification est élaborée en tenant compte du Projet des activités du PGDI définis dans le Budget /PTA. Par conséquent, elle ne prétend être ni exhaustive, ni définitive et doit être mise à jour au fur et à mesure de l'évolution de la situation. Cette codification fait référence à une codification logique : ventilation et nomenclature des données à chaque composante/volet existant dans la description du Projet PGDI. La structure de codification est déterminée comme suit : La liste des codes préalablement définis permet à un gestionnaire d'apporter des ajouts, modification ou suppression au fur et à mesure de l'évolution du Projet. L'adaptabilité de ces codes au niveau du paramétrage du système comptable informatisé doit suivre dans tous les cas la logique de la structuration. Le degré du paramétrage du logiciel sera surtout évalué en fonction de sa capacité à : sortir les reportings voulus (Cf Chapitre 7 Etats financiers et Rapports de Gestion). La structure de codification est déterminée selon le découpage du Projet. Le Projet comprend 4 Composantes : - AMELIORATION DE L EFFICACITE ET DE LA TRANSPARENCE DE LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES, - AMELIORATION DE L'EFFICACITE ET DE LA TRANSPARENCE DE LA GOUVERNANCE LOCALE, - RENFORCEMENT DES CAPACITES DES ENTITES CLES DANS L'ACCOMPAGNEMENT DES REFORMES ET DANS LA PROMOTION D'UNE MEILLEURE, - GESTION DU PROJET. Chaque Composante comprend des activités : A titre d'exemple, la composante amélioration de l efficacité et de la transparence de la gestion des Finances Publiques comprend les activités suivantes : 1 11 Amélioration de la préparation et de l'exécution du budget 1 12 Renforcement des mécanismes de contrôle interne et externe 1 13 Institutionnalisation de la réforme sur les passations de marchés publics 1 14 Augmentation de la performance des agences de recettes Pour chaque composante/volet, le budget est déterminé selon les catégories des dépenses :

20 REF PAGE 19 Catégorie 1 : TRAVAUX Catégorie 2 : BIENS (EQUIPEMENTS) Catégorie 3 : SERVICES DE CONSULTANTS et AUDITS Catégorie 4 : FORMATIONS Catégorie 5 : FONCTIONNEMENTS Catégorie 6 : PPF Catégorie 7 : Non alloués Catégorie 8 : IMPREVUS Code de comptabilisation En suivant la logique de la construction de la codification, le code composante/volet peut être conçu comme suit : CODE Activités 1 Amélioration de l efficacité et de la transparence de la gestion des Finances Publiques 11 Amélioration de la préparation et de l'exécution du budget 111 Renforcement du reporting et de la sécurisation de la mise en œuvre du (SIGFP) 1111 Renforcement des structures informatiques du SIGFP 1112 Amélioration des outils logiciels du SIGFP et de ses domaines connexes 1113 Intégrer les Comptabilités Analytiques dans le SIGFP : 1114 Intégration de la gestion informatisée des matières consommables et des immobilisations corporelles dans le SIGFP 1115 Intégrer les Comptabilités Analytiques dans le SIGFP : Utilisation des paiements électronique dans les transactions financières du trésor 112 Renforcement de la gestion du budget 1121 Amélioration du processus budgétaire 1122 Simplification des procédures d exécution budgétaire et comptable (Etat, CTD et EPA) 1123 Accompagnement du changement 12 Renforcement des mécanismes de contrôle interne et externe 121 Renforcement du contrôle interne 1211 Améliorer le système de gestion administrative et financière de la solde et des pensions 1212 Poursuivre l'opérationnalisation du système de contrôle assisté par ordinateur (DBIVT) Promouvoir la transparence et le contrôle sous toutes ses formes par la connexion au SIGFP des différents organes de contrôles externes Renforcer le contrôle des services faits et des contrôles à posteriori (contrôle de gestion : GRH, Gestion immobilisation, ) 122 Renforcement du contrôle budgétaire et comptable par la Cour des Comptes et les six tribunaux financiers 1221 Appuyer la communication sur les résultats des contrôles 1222 Appuyer les activités de contrôle

21 REF PAGE 20 CODE Activités 1223 Appuyer la formation 1224 Appuyer la mise en place d'une bonne méthodologie de travail 1225 Doter la cour des comptes de matériels informatiques 13 Institutionnalisation de la réforme sur les passations de marchés publics 131 Renforcer l'application de la réforme avec amélioration des formations et coachings 132 Intensification du Contrôle à posteriori 133 Evaluation du Système de Passation de Marchés à Madagascar 14 Augmentation de la performance des agences de recettes 141 Renouvellement des parcs informatiques des agences 1411 Renouveler les parcs informatiques des agences des douanes et impôts 142 Amélioration des recettes fiscales au niveau de la DGI 1421 Mise en œuvre d'une politique de contrôle d'activité DGI 1422 Renforcement et modernisation des structures opérationnelles 1423 Accompagnement déconcentration des services fiscaux à créer 1424 Etablissement d'une base de données des propriétés immobilières avec attribution d une valeur vénale 1425 Appui { la mise en œuvre de la nouvelle immatriculation fiscale (NIFONLINE) 143 Amélioration des recettes douanières 1431 Appuyer la restructuration de la gestion des ressources humaines 1432 Renforcement du contrôle du dédouanement des conteneurs au port Tamatave 2 Amélioration de l'efficacité et de la transparence de la gouvernance locale 21 Appui intégré aux CTD en termes de gouvernance locale, sécurisation foncière et fiscalité locale 211 Appuyer et conseiller les communes et les organisations intercommunales pour mener des opérations combinées en matière de sécurisation foncière, de fiscalité locale et de gouvernance locale incluant les outils de TRS (BP, CSC, SPFP, gestion financière,...) 2111 Appuyer et conseiller les communes et les organisations intercommunales pour mener des opérations combinées en matière de sécurisation foncière, de fiscalité locale et de gouvernance locale incluant les outils de TRS (BP, CSC, SPFP, gestion financière,...) 2112 Appuyer la communication sur la conduite du changement au niveau local 2113 Développer des schémas directeurs d'information locaux 212 Doter des équipements à des communes ciblées 2121 Doter des équipements à des communes ciblées 213 Poursuivre la mise en œuvre d'opérations pilotes en matière de gouvernance locale 2131 Poursuivre les actions sur la gouvernance par le mobile 2132 Disséminer et capitaliser les expériences 2133 Doter de points d'accès téléphoniques dans les villages (village phone) 22 Objectif spécifique B : Amélioration de la capacité d'intervention des structures d'appui aux CTD

22 REF PAGE 21 CODE Activités 221 Appui au FDL dans sa mission de suivi-évaluation des activités appuyées 2211 Doter les nouveaux bureaux du FDL 2212 Former l'équipe du FDL sur l'analyse des données statistiques/ autres formations 2213 Appuyer le FDL par des consultants ponctuels 2214 Renforcer les capacités de contrôle des Districts, les Circonscriptions régionales de la décentralisation et les antennes régionales du FDL 2215 Appuyer la communication sur les actions du FDL 222 Amélioration de la performance de l'administration foncière 2221 Mener l'audit institutionnel du secteur foncier à Madagascar Appui à la modernisation des services fonciers suite à aux recommandations de l'état des lieux de l'informatisation Actualiser, fiabiliser et finaliser la réalisation des PLOF et faire évoluer les plans de repérage vers le PLOF Appuyer le PNF dans sa mission, de conception, de suivi évaluation et de supervision des activités appuyées 223 Objectif spécifique 3 : Appui à l'inddl 2231 Faire l'étude diagnostic du fonctionnement de l'inddl 2232 Appui aux formations des AGF 2233 Dotation des matériels 2234 Appuyer la veille sur la décentralisation et l'harmonisation de la coopération décentralisée 224 Appui à la sécurisation des droits des citoyens 2241 Appuyer l'informatisation des TPI ciblés et de l'état civil 2242 Améliorer les systèmes d'information de l'état civil 2243 Recruter une assistance technique pour le suivi et la dissémination 3 Renforcement des capacités des entités clés dans l'accompagnement des reformes et dans la promotion d'une meilleure 31 Renforcement des capacités des observatoires ciblés pour la diffusion d'analyses des politiques publiques 311 OBSERVATOIRES Appuyer les activités de collecte, de traitement et de diffusion des informations relatives à la Décentralisation, le foncier, l'aménagement du territoire (DFAT), Appuyer l Observatoire du Foncier (OF) dans la poursuite de ses missions : collecte, analyse et diffusion des informations 3113 Appuyer l Observatoire de l'intégrité (ONI) dans la poursuite de ses missions : 3114 Former et redynamiser le réseau des observatoires de l'oni sur des thématiques clés Réaliser des campagnes de sensibilisation à l'observation et à l'interpellation et sur les thématiques clés (transparence, OPEN budget index, accès à l'information, ) Effectuer des recherches opérationnelles sur la mise en place d'un système de collecte périodique (utilisation TIC, ) et de partage d'information des informations relatives aux thématiques clés (gouvernance, transparence, base de données OSCs) et analyse continue des informations

23 REF PAGE 22 CODE Activités 3117 Organiser des fora d'échange et de dissémination 3118 Mettre à la disposition des consultants 3119 Renforcement de capacités des observatoires à travers des recherches opérationnelles 3120 Faire un état de lieux des observatoires existants, de leurs missions, obligations et organisation en vue de l'intégration d'autres thématiques (Transparence des finances publiques, transparence des prix, gestion des ressources naturelles,.) et de proposer un cadre légal et organisationnel pour les observatoires 3121 Concevoir de directive (guide) pour l'opérationnalisation des observatoires et doter des matériels 3122 Mettre à la disposition des consultants d'appui 312 Appui à l'instat 3121 Promouvoir et renforcer la production des données économiques et sociodémographiques Procéder à une enquête sur les objectifs millénaire de développement (OMD) Procéder à une enquête innovante Procéder à une enquête pilote pour la réhabilitation de l exploitation des données d état civil a madagascar 3122 Renforcer la production des comptes nationaux Atelier de pre-validation au sein du sous comite Atelier de validation (sous comite, comite et autres institutions) Sensibilisation nationale Atelier/formation sur les nomenclatures (citim rév.4 et cpc rév.2) pour les 22 régions Suivi et évaluation de mise en œuvre de la nouvelle nomenclature (pour les 22 régions) 3123 Organiser un atelier/formation des comptables nationaux sur le scn 2008 Renforcer la formation des adjoints et assistants techniques de la statistique a l INFA Androhibe Prendre en charge les missions d'enseignements des enseignants de l'ensea Prendre en charge les missions d'échanges des enseignants malgaches a l'ensea Renforcer l'accès et la disponibilité des données (publiques ou prives), metadonnees et informations Assurer la phase de conception de l'intranet/extranet permettant de gérer à la fois les publications de l'instat, le site internet, les documents internes calendriers, congés, documents types (cabinet de consultants) 3124 Renforcer la documentation, l archivage et l accès aux savoirs et connaissances Réhabilitation du centre de documentation Faire l'inventaire de la documentation et mise en place d'un logiciel de référencement et de recherche par mots clés (cabinet de consultants) 3125 Renforcer la coordination du SSN avec les producteurs sectoriels Faire les diagnostics des Services statistiques Sectoriels présents Elaborer les Projets de développement des Statistiques sectorielles Exploiter les données dans les cellules statistiques sectorielles (secteur Education, Santé, Agriculture, Environnement)

24 REF PAGE 23 CODE Activités 32 Renforcement des capacités des OSC (y compris les médias) et de la médiature pour accompagner les réformes et les actions relatives à la promotion de la Transparence et redevabilité sociale (voir comp 1 et 2) 321 Renforcer les capacités techniques et organisationnelles des «OSC» pour qu'elles soient aptes à assumer leurs rôles dans la «TRS» et les citoyens mobilisés sur les problématiques liées à TRS 3211 Appuyer l'organisation/participation à des formations sur les thématiques (gestion associative, accès { l'information, lutte contre la corruption ), utilisation des outils de TRS et des visites-échanges 3212 Conception de directives d'appui aux OSC 3213 Formation des OSC sur des thématiques spécifiques 3214 Mettre à la disposition des OSCs des consultants d'appui 3215 Appuyer la mise en place d'une base de données des OSCs 3216 Etablir une base de données des OSCs 3217 Réaliser des campagnes de sensibilisation 3218 Mettre à la disposition des consultants pour la mise en réseau des acteurs de TRS 3219 Créer et mettre à jour un site web des OSCs (réseau TRS) pour la transparence et la redevabilité sociale 3220 Mise en œuvre d'action pilotes { travers le Fonds pour la société civile: FSC/TRS 3221 Allouer des dons 3222 Recruter un gestionnaire de don 322 Appuyer la Médiature de la République 3221 Renforcer les capacités des agents de la Médiature (Formations) 3222 Appuyer les campagnes nationales pour la promotion du rôle de la Médiature et les actions de sensibilisation des acteurs étatiques et non étatiques en matière d'interpellation et de gestion de doléance et de collecte d'information 3223 Créer un site web dynamique de la Médiature 33 Appui à la communication sur les réformes et à la gestion des connaissances 321 Renforcer les capacités du Centre de formation pour le développement (CFD) 3211 Appuyer le développement d un contenu de formation de qualité lié aux réformes 3212 Adopter de stratégie de PPP y compris une stratégie marketing 3213 Appuyer l opérationnalisation du CFD 322 Capitalisation des expériences et dissémination Prendre en charge la mission d'assistance technique de la mise en œuvre, de suivi et d'évaluation des activités de formations et de recherche opérationnelle Collecter, Analyser, capitaliser et diffuser les expériences et les bonnes pratiques sur les activités du projet en général Diffuser de façon périodique les expériences (au niveau régional, national et international) et les bonnes pratiques (sous forme d'atelier, bulletin périodique, ) de toutes les actions de gouvernance, transparence et redevabilité sociale, et les autres actions du projet 4 Gestion du Projet 41 Coordination General 42 Bureau de Gestion PIU

25 REF PAGE 24 CODE Activités 421 Fournitures et matériels 4211 Renouvellement matériel informatique 422 Consultants 4221 Honoraires des consultants du PIU 4222 Prestation du Service de sécurité 4223 Audit financier 4224 Mise à jour SIG 4225 Mise à jour du manuel de procédures 423 Formations 4231 Formations PIU 424 Charges récurrentes 4241 Eau et Electricité 4242 Carburant 4243 Fournitures et consommables 4244 Entretiens et réparations 4245 Loyer 4246 Téléphone et Internet 4247 Missions diverses 4248 Autres dépenses Codification budgétaire A l'intérieur de la catégorie des dépenses, les postes budgétaires sont ventilés par rubrique de dépenses d'investissements ou de fonctionnement. LIBELLE CHAPITRE NATURE DES DEPENSES CATEGORIE DE DEPENSES CODIFICATION I - INVESTISSEMENTS 1 TRAVAUX 1 11 Construction 1110 Réaménagement 1111 BIENS 2 12 Véhicules 1220 Matériels informatiques 1221 Photocopieurs 1222

26 REF PAGE 25 Matériels didactiques, de formation 1223 Fax, modem et autres 1224 Mobiliers de bureau 1225 Manuels d'exploitation (livres,publications ) 1226 SERVICE DE CONSULTANTS ET AUDITS 3 13 Consultant national 1330 Consultant international 1331 Audits 1332 FORMATIONS, SEMINAIRES 4 14 Formation locale 1440 Formation extérieure 1441 Séminaire et ateliers 1442 II -FONCTIONNEMENTS 2 Code bailleur CHARGES RENOUVELABLES 5 25 Frais de personnel 2501 Eau, élecrticité, loyer, téléphone (mobiles et fixes), internet 2502 Fournitures et services divers 2503 Transport, mission et carburants 2504 Entretien et réparation 2505 Le code bailleur permet de distinguer les opérations par bailleurs (code bailleurs) : Le code se présente comme suit par bailleurs : CODES BAILLEURS IDA Fonds de contrepartie Nationale ETAT Autres bailleurs...

27 REF PAGE 26 A.I. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME 1. PRINCIPE La gestion financière du Projet est assurée directement par le BdG. Il sera donc doté d'un système comptable permettant la tenue à jour de la comptabilité du Projet. 2. SUPPORTS COMPTABLES UTILISES Ces moyens comprennent, quel que soit le système, en mode manuel ou informatique : - l'établissement d'une fiche d imputation - les journaux auxiliaires - les grands livres généraux et analytiques - la production des balances et situations comptables - Les balances des comptes généraux et analytiques - Les situations périodiques et les comptes annuels Les opérations sont saisies au jour le jour sur micro-ordinateur aux JA et les opérations traitées sur le logiciel de comptabilité de Projet utilisé à cet effet qui sortira périodiquement les documents output nécessaires aux besoins du Projet. Les journaux auxiliaires reçoivent une { une et chronologiquement l enregistrement comptable des opérations classées préalablement par source de financement ou Bailleurs de fonds. Les journaux auxiliaires, suivant le schéma du système financier à utiliser, sont les suivants (à titre indicatif et non limitatif) : Journaux auxiliaires : Journaux auxiliaires de banque (JAB) : Il doit être ouvert des comptes bancaires pour gérer les fonds du Projet. Il est ouvert par compte bancaire. Les opérations sont enregistrées à la date de leur exécution (date d émission des chèques et non date de leur paiement par la banque). Le pointage des opérations comptabilisées est effectué avec les relevés de comptes reçus de la banque et mensuellement un Etat de rapprochement est établi entre le deux. - JAB Compte Désigné IDA (JABIDA) - JAB Compte de Crédit PGDI (JABPGDI) Journaux auxiliaires de crédit (JAC): Ces journaux enregistrent les opérations financières ne transitant pas dans une banque primaire tenue par la Direction du Projet. Les opérations sont enregistrées à la date de leur exécution (date) et régularisés lors de leur paiement effectif au vu des relevés des bailleurs. On distingue les JA suivants :

28 REF PAGE 27 - JAC Tirages directs IDA (JACIDA) Journaux de caisse : Il n est pas prévu de détenir de façon permanente des fonds en caisse. Mais il a été impossible d exclure totalement les paiements en numéraire des petits achats au comptant. Aussi l ouverture d un journal de caisse s impose. Journaux des achats : Il est enregistré sur ce journal les factures d achats { crédit d immobilisations, de divers matériels et équipements, et de fonctionnement qui sont payés localement par le Bureau de Gestion du Projet ou directement par les bailleurs de fonds en devises. Pour des raisons d information et de contrôle interne les factures sont suivies sur des comptes individuels de fournisseurs. Afin de ne pas multiplier les enregistrements, les achats réglés au comptant sont enregistrés directement sur les journaux de trésorerie (Banque, Crédits et Caisse) avec imputation directe aux comptes de charges ou d immobilisations (Pas d inscription aux comptes fournisseurs). Journaux des opérations diverses Les opérations qui ne peuvent pas être enregistrées sur l un des journaux précités sont portés sur un journal d OD. Il s agit notamment : - des demandes de remboursement adressées { l IDA, - des demandes de paiements directs aux fournisseurs adressées { l IDA, - des écritures de redressement des comptes, - des écritures d inventaires. Journaux des stocks - L enregistrement des mouvements de stocks est prévu pour le Projet. Grands Livres et balances : Divers grands livres et balances sont sortis par le système. Ce sont les suivants : - Grands livres généraux qui reprennent une à une les opérations saisies dans les journaux auxiliaires et qui sont tenus suivant la nature des opérations et suivant la nomenclature des comptes du plan comptable général ; - Grands livres ou fiches analytiques qui reprennent une à une les dépenses enregistrées dans les journaux auxiliaires et qui sont tenus par élément de la composante/volet du Projet et par catégorie suivant la nomenclature du plan des comptes analytiques adoptés par le Projet; Les comptes analytiques permettent d établir périodiquement la ventilation des dépenses suivant le plan des comptes analytiques et par :

29 REF PAGE 28 - source de financement : - IDA, - RPI. - catégorie de dépenses : - Travaux, - Equipements, - Services de Consultants, - Formations et Fonctionnements. - composantes : Amélioration de l'efficacité et de la transparence de la gestion des finances publiques, Amélioration de l'efficacité et de la transparence de la gouvernance locale, Renforcement des capacités des entités clés dans l'accompagnement des reformes et dans la promotion d'une meilleure, Gestion du projet. - Balance générale et balance analytique qui permettent d établir les documents de synthèse. - Balance des comptes généraux comptables, - Balance des codes analytiques. Documents de synthèse : ils sont établis à partir des informations saisies dans les journaux auxiliaires générales et analytiques. Le système permet la production de documents de synthèse sur une base mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Les documents de synthèse comprennent : - l Etat des Emplois et des Ressources de l exercice et cumulé par Bailleurs et par monnaie de financement, - Le Bilan du Projet, - l Etat de justification du Compte désigné, - l Etat des relevés de dépenses, - la situation des dépenses engagées, payées, en cours par composante/volet et par bailleurs de fonds, - les états de rapports de suivi financier (suivant directives de la Banque Mondiale Novembre 2001)

30 REF PAGE 29 INTITULE DU JOURNAL.(1) PERIODE DU :.(4).AU..(5) JOURNAL AUXILIAIRE CODE JOURNAL :.(2). DATE :..(3).. PAGE :..(6) DATE SENS COMPTE Composante /volet Débit Categ Dép N INT N FS N Réf Reglt LIBELLE OPERATION DEBIT CREDIT Crédit (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) TOTAL (18) (19) Le Journal Auxiliaire fait ressortir l historique de toutes les opérations : (1) Intitulé du journal (2) Code journal (3) Date d édition (4) Période de début (5) Fin de période (6) Page en cours (7) Date de l opération (8) Sens Débit et Sens Crédit (9) Numéro de compte PCG (10) Numéro Code Analytique Composante/Volet (11) Numéro attribué au sous-projet (12) Code Catégories des dépenses (13) Numéro interne de la pièce (14) Numéro de la Fiche de Saisie (15) Réf du Règlement en cas de paiement (16) Libellé de l opération (17) Montant au débit en US Dollars et en MGA (18) Montant au crédit en US Dollars et en MGA (19) Total des montants au débit en US Dollars et en MGA (20) Total des montants au crédit en US Dollars et en MGA

31 REF PAGE 30 INTITULE DU COMPTE.(1) PERIODE DU :.(4).AU..(5) DATE COMPTE N INT N FS GRAND LIVRE GENERAL ET ANALYTIQUE N COMPTE :.(2). DATE :..(3).. PAGE :..(6) LIBELLE OPERATION DEBIT CREDIT SOLDE (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) TOTAL (14) (15) (16) GRANDS LIVRES GENERAUX SI EDITION A PARTIR DE LA NOMENCLATURE DU PCG Le Grand Livre retrace le détail de toutes les opérations concernant un numéro de compte donné : (1) Intitulé du journal (2) Code journal (3) Date d édition (4) Période de début (5) Fin de période (6) Page en cours (7) Date de l opération (8) Codification du compte (9) Numéro interne de la pièce (10) Num Bordereau de saisie1 (11) Libellé de l'opération (12) Montant au débit (13) Montant au crédit (14) Total des montants au débit (15) Total des montants au crédit (16) Solde du compte (différence entre (14) et (15) GRANDS LIVRES ANALYTIQUES SI EDITION A PARTIR DE LA CODIFICATION ANALYTIQUE DES CODES COMPOSANTES/VOLETS ET/OU CODES CATEGORIES DES DEPENSES :

32 REF PAGE 31 MOIS D ARRETE :...(1) BALANCE GENERALE ET ANALYTIQUE PAGE..(2) NUMERO DU COMPTE INTITULE DU COMPTE ANTERIEUR MOUVEMENT CUMUL SOLDE MOIS D C D C D C DR CR (3) (4) (5) (6) (7) 8) 9) (10 ) (11) (12) TOTAL (13) (14) (15) (16) (17) (18 ) (19) (20) Balance des comptes généraux si édition à partir de la nomenclature du PCG La Balance Générale fait apparaître les soldes (débiteur ou créditeur) de tous les comptes du plan comptable: (1) Mois d'arrêté (2) Page en cours (3) Num de compte (4) Intitulé du compte (5) Solde antérieur au débit (6) Solde ant au crédit (7) Mouvement du mois au débit (8) Mouvement du mois au crédit (9) Cumul du débit (10) Cumul du crédit (11) Solde débiteur (12) Solde créditeur (13) Total des soldes antérieurs au débit (14) Total des soldes antérieurs au crédit (15) Total des mouvements du mois au débit (16) Total des mouvements du mois au crédit (17) Total des cumuls au débit (18) Total des cumuls au crédit (19) Solde total au débit (20) Solde total au crédit

33 REF PAGE 32 BALANCE DES COMPTES ANALYTIQUES SI EDITION A PARTIR DE LA NOMENCLATURE DES CODES COMPOSANTES/VOLETS OU CODES CATEGORIES DES DEPENSES NB : l'édition des balances analytiques avec Mouvement débit et crédit n'est pas prévu dans certains Projets comptables informatiques, tout simplement sous forme de tableau.

34 REF PAGE 33 ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE Compte Banque N : SOLDE AU 30 DU MOIS DE.. : Livre du Projet Extrait du Compte Banque Débit Crédit Débit Crédit... Ecritures passées par le Projet et non passées par la Banque : 1. Chèques émis et non encaissés 2. Chèque N Ecritures passées par la Banque et non passées par le Projet : 1. Intérêt financier Solde rapproché au 30. L état de rapprochement bancaire est nécessaire pour rapprocher les soldes selon les livres tenus par le Projet et le solde du relevé bancaire : les écritures en suspens concernent généralement les chèques émis par le Projet et non encore encaissés par le bénéficiaire et les intérêts précomptés par la banque. Les opérations en suspens pendant 3 mois doivent faire l objet d une vérification particulière.

35 REF PAGE 34 D.II. LES PRINCIPES ET NORMES COMPTABLES ET PROCEDURES D ARRETE DES COMPTES. La production d informations financières fiables, claires et exploitables par les utilisateurs des données comptables nécessite l utilisation des principes et conventions bien définis et conformes aux pratiques et usages en la matière pour permettre aux parties de se faire une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des opérations réalisées dans le cadre du Projet. 3. PRINCIPES COMPTABLES GENERAUX La comptabilité sera tenue conformément aux directives publiées par la Banque Mondiale dans le Manuel de Comptabilité Générale - Information financière et Audit (FARAH) et aux normes comptables internationales reconnues par l «International Accounting Standard Committee (IASC)». Les principes à adopter sont les suivants : a) Le principe de la partie double Le principe de l enregistrement en partie double offre, d une part, l avantage sur le plan du contrôle interne et pour la gestion du crédit, de permettre l établissement de la situation cumulée des montants débloqués sur les fonds alloués au Projet et les réalisations correspondantes, d autre part, la permission d établir facilement les comptes du Projet suivant le système comptable des Emplois et Ressources de l exercice, et cumulé ; ainsi que de s assurer du respect des équations comptables fondamentales (égalité constante entre débit et crédit, égalité entre ressources et emplois, etc.). b) Le principe de la comptabilité d engagement Les transactions sont enregistrées en comptabilité dès qu elles sont réalisées indépendamment de leur liquidation. c) Présentation des états financiers sur une base comparative La présentation des états financiers d un exercice donné doit inclure les états financiers de l exercice précédent. Cette présentation suppose que les états financiers des deux exercices consécutifs présentés ont été établis sur les mêmes bases et même principes à des fins de comparabilité. Si tel n est pas le cas, les divergences d application doivent faire l objet d une information explicite.

36 REF PAGE 35 Par ailleurs, suivant la présentation préconisée par le Manuel FARAH, les états financiers doivent être présentés comparativement au budget annuel et au budget cumulé avec mise en évidence de l écart. 4. PRINCIPES COMPTABLES SPECIFIQUES Conformément aux principes édictés par les bailleurs, «Les états financiers du Projet (Etat des emplois et ressources du Projet, Bilan du Projet, Etat de justification du solde du Compte désigné ) sont établis sur la base des coûts totaux d acquisition et/ou de construction des réalisations du Projet (réalisations corporelles et incorporelles)». Suivant ces principes, nous précisons les points suivants : Valorisation des transactions La valeur d une acquisition inclut tous les coûts totaux engagés et éligibles comprenant le prix d achat, les frais accessoires d achat, les frais d installation, les taxes, etc. Constatation des Emplois et Ressources «Les emplois et ressources de l année seront pris en compte dès que les factures éligibles (conformes aux accords de crédit, contrats spécifiques) de travaux effectués ou services livrés sont acceptées par l administration du Projet. Ces factures éligibles sont enregistrées dans les comptes de l exercice comptable auquel les transactions y afférentes se rapportent même si leur règlement n intervient qu ultérieurement. Transactions en devises La comptabilisation des transactions est effectuée en monnaie du pays. Les opérations en devises (monnaies étrangères) seront comptabilisées au taux du jour de l engagement de la transaction ; à la liquidation, la différence de change est affectée soit en augmentation ou diminution du coût de l activité des dépenses ou travaux à laquelle se rapporte la transaction. Le solde disponible de trésorerie en devises est évalué au taux en vigueur à cette date ; la différence de conversion qui en résulte viendra en augmentation ou diminution des fonds reçus ayant financé cette trésorerie.

37 REF PAGE PROCEDURES D'ARRETE DES COMPTES Trois types d arrêtés de comptes sont effectués : l arrêté mensuel, l arrêté semestriel et l arrêté annuel. A chaque type d arrêté correspondent des opérations spécifiques indiquées dans le tableau ciaprès : Arrêté Opérations comptables Documents comptables Mensuel Analyse des comptes Ecritures de régularisation Fermeture des comptes Journaux mensuels Grands livres mensuels (Analytique, généraux et auxiliaires) Balances générales mensuelles Balances auxiliaires Semestriel Annuel Analyse des comptes Ecritures de régularisation Fermeture des comptes Analyse des comptes Ecritures de régularisation et de rattachement Ecritures d inventaire (Amortissements...) Fermeture des comptes Balances analytiques mensuelles Journaux mensuels Grands livres mensuels (Analytique, généraux et auxiliaires) Balances générales mensuelles Balances auxiliaires Balances analytiques mensuelles Journaux mensuels Grands livres mensuels (Analytique et généraux) Balances générales mensuelles Balances analytiques mensuelles Comptes annuels Procès-verbal d inventaire des immobilisations L arrêté mensuel doit avoir lieu au plus tard le 15 du mois suivant (M+1). - Les pièces comptables du mois M doivent être enregistrées dans les journaux du mois M et les pièces comptables du mois M+1 sont classées en attente de comptabilisation - Les écritures de régularisation sont passées - Les comptes sont ensuite clôturés et les états comptables La procédure d arrêté semestriel et annuel est identique { l exception des points suivants : - l arrêté n intervient que lorsque toutes les opérations concernant la période ont pu être comptabilisées, ce qui peut exiger 1 mois ou plus après la fin de la période - Les écritures de rattachement en fin de période concernent principalement les charges à payer et le financement à mobiliser.

38 REF PAGE 37 - Les opérations concernant la période suivante (second semestre ou exercice suivant) sont journalisées normalement. - Des contrôles de forme doivent être effectués à chaque arrêté de comptes. Il s agit de vérifier : - l égalité des totaux des soldes débiteurs et créditeurs des balances, - l égalité en comptabilité générale des mouvements et créditeurs débits et crédits des journaux/grands livres/balance, - l égalité des totaux des soldes de la balance des comptes de fonctionnement (comptes de généraux). Les travaux informatiques d arrêtés des comptes sont effectués sous la responsabilité du comptable. Rappelons que la protection des données est assurée par des procédures mensuelles de sauvegarde. Avant chaque arrêté le Comptable doit éditer les balances et les grands livres provisoires afin de contrôler l exhaustivité et la régularité des imputations comptables. Les travaux consistent à : - justifier les soldes comptables : - soldes des comptes «Banques» : recoupement avec les états de rapprochement bancaire, - solde des comptes «Fournisseurs» : analyse des comptes individuels non soldés et rapprochement avec le compte «Demandes de paiement IDA», - solde des comptes «Demandes de remboursement IDA», «Demandes de paiement IDA» et «Crédit IDA en fonds de financement : recoupement avec les avis de décaissement adressés par l IDA, - soldes des comptes d immobilisations : recoupement avec les factures, mise à jour des tableaux d immobilisations et le procès-verbal d inventaires des immobilisations. D.III. PLAN COMPTABLE GENERAL ET MECANISMES DES COMPTES SPECIFIQUES 6. PLAN DES COMPTES Le présent plan comptable a été élaboré en tenant compte du contexte, des activités, et du système comptable mis en place au sein du Projet pour la Bonne Gouvernance, le Développement Institutionnel et la Réduction de la Pauvreté.

39 REF PAGE 38 Le plan comptable proposé n est pas limitatif et doit être mis { jour au fur et { mesure de l évolution des activités du Projet. Le plan comptable comporte 3 niveaux se décomposant en classes, sous classes et comptes auxiliaires, soit 6 positions pour les comptes et 4 positions pour les comptes auxiliaires. Le plan comptable des comptes généraux est conforme à la nomenclature du Plan Comptable Général Les adaptations nécessaires sont réalisées au fur et à mesure des besoins. Le Plan comptable se subdivise en 6 classes : Classe 1 : Classe 2 : Classe 4 : Classe 5 : Classe 6 : Classe 7 : Comptes de ressources Comptes des immobilisations Comptes de tiers Comptes financiers Comptes de charges Compte de produits La liste du plan comptable CLASSE 1: COMPTE DE RESSOURCES 10 FINANCEMENTS 101 FINANCEMENTS IDA Financements IDA à recevoir Financements IDA reçus 102 FINANCEMENTS ETAT Financements ETAT/RPI à recevoir Financements ETAT/RPI reçus Financements ETAT/DTI à recevoir Financements ETAT/DTI reçus 103 AUTRES FINANCEMENTS Autres financements reçus 11 REPORT A NOUVEAU Report à nouveau solde créditeur Report à nouveau solde débiteur 12 RESULTAT DE L'EXERCICE Excédant de charges par rapport aux produits Insuffisance de charges par rapport aux produits

40 REF PAGE EMPRUNTS ET DETTES ASSIMILES Dépôts et cautionnements reçus Le compte de ressources enregistre au crédit les montants des financements reçus par le débit des comptes de trésorerie ou le compte de dépense concerné pour les paiements par tirage direct. Ce compte est subdivisé en autant de sous-comptes qu il y a de bailleurs de fonds. Dans le cas d un financement en devises, la partie effectivement reçue est { enregistrer dans le souscompte du bailleur concerné au cours du jour de chaque opération. Cette distinction facilite le suivi comptable des différences de conversion sur trésorerie. CLASSE 2: COMPTES D'IMMOBILISATIONS 20 IMMOBILISATIONS INCORPORELLES 204 Logiciels informatiques et assimilés Logiciels informatiques et assimilés 21 IMMOBILISATIONS CORPORELLES 212 Travaux et réhabilitation Réhabilitation des bâtiments Travaux de construction 215 INSTALLATIONS TECHNIQUES Réseaux informatiques Autres installations techniques 218 AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES Matériels photocopieurs et Fax Matériels et mobiliers de bureau Matériels informatiques Matériels roulants Autres matériels CLASSE 4: COMPTE DE TIERS 40 FOURNISSEURS 401 FOURNISSEURS Fournisseurs IDA Fournisseurs ETAT RPI Fournisseurs ETAT DTI 408 FOURNISSEURS FACTURES A RECEVOIR Fournisseurs IDA Fournisseurs ETAT RPI Fournisseurs ETAT DTI

41 REF PAGE ORGANISMES NATIONAUX ET INTERNATIONAUX IDA DRF à recevoir ETAT RPI - dépenses en attente de financement Etat : Intérêt créditeur à verser 46 CREDITEURS ET DEBITEURS DIVERS Débiteurs divers Créditeurs divers 47 COMPTE D'ATTENTE, DIFFERENCE DE CONVERSION Compte d attente : pièces { justifier Autres comptes d'attente Remarque : - Le compte Fournisseurs enregistre les dettes du Projet auprès des tiers. - Pour faciliter le regroupement, les fournisseurs identiques doivent avoir le même numéro d identification, ils sont seulement distingués par le code bailleurs. CLASSE 5: COMPTES FINANCIERS 51 BANQUES ET ORGANISMES FINANCIERS Banque compte désigné en USD Banque compte de projet en MGA Autres organismes financiers 53 CAISSE Petite CAISSE CLASSE 6: COMPTES DES CHARGES 60 ACHATS 602 FOURNITURES CONSOMMABLES Consommables informatiques Consommables photocopieurs/fax Produits d'entretien et consommables Fournitures de bureau Autres consommables et petites fournitures 606 CONSOMMABLES NON STOCKEES Eau et électricité Carburants et lubrifiants Petits matériels et outillages divers Fournitures administratives Autres fournitures 61 SERVICES EXTERIEURS 613 LOCATIONS Location bureau Location voiture Diverses locations

42 REF PAGE ENTRETIEN ET REPARATION Maintenance bureaux et mobiliers Maintenance voiture et moto Maintenance matériels informatiques/photocopieurs /fax Maintenance diverses 616 PRIMES D'ASSURANCE Assurance bâtiments Assurance matériels électroniques Assurance voitures Assurance santé 618 DOCUMENTATIONS ET DIVERS Documentations (livres, journaux, magazines, ) Frais de colloque, séminaires, conférences Autres services 62 AUTRES SERVICES EXTERIEURS 621 SERVICES DE CONSULTANTS Honoraires Per diem Déplacements Autres 622 FORMATIONS, SEMINAIRES ET ATELIERS Honoraires Per diem et Transports/déplacements Frais d'organisation Autres dépenses 623 PUBLICITE, PUBLICATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES Annonces, insertions et publications Relations publiques et maquettes 624 TRANSPORTS DE BIENS ET PERSONNEL Frets et frais de transport administratifs Déplacements du personnel 625 DEPLACEMENTS, MISSION ET RECEPTION Voyages et déplacements Missions Réceptions 626 POSTES ET TELECOMMUNICATIONS Frais d'envoi de documents et affranchissements Téléphones mobiles Téléphones fixes Internet 627 SERVICES BANCAIRES Commissions et frais bancaires 628 AUTRES SERVICES EXTERIEUR

43 REF PAGE IMPOTS ET TAXES Autres impôts et taxes 66 CHARGES FINANCIERES 666 PERTES DE CHANGE Pertes de change CLASSE 7: COMPTES DE PRODUITS 70 VENTES ET PRESTATIONS DE SERVICE 701 VENTE DAO Vente DAO Primes d'assurance 76 AUTRES PRODUITS D'EXPLOITATION 760 AGIOS CREDITEURS Agios créditeurs 766 GAINS DE CHANGE Gains de change 7. MECANISMES DES COMPTES SPECIFIQUES Le schéma de comptabilisation se repose toujours selon le principe de la comptabilité en partie double tant sur le plan analytique des comptes du Projet qu'au niveau du plan des comptes généraux (comptabilité générale). Nous donnons ci-après la définition et la présentation des schémas d écritures comptables de certaines opérations spécifiques propres à la comptabilité de Projet. Il convient de rappeler que toutes écritures doivent faire l objet d établissement de Fiche de codification par opération à comptabiliser. OPERATIONS DE FINANCEMENTS Les opérations de financements traitent de la réception et constatation des ressources reçus des bailleurs pour financer les activités du Projet. Ils sont enregistrés par nature de bailleurs.

44 REF PAGE 43 Nature des opérations a) Dépôt initial Le dépôt initial est constitué par une avance prélevée par le bailleur IDA sur le compte de crédit et déposé à un compte bancaire dénommé couramment «Compte Désigné» après l entrée en vigueur du crédit. Les responsables du Projet utilisent ces fonds pour payer les dépenses effectuées à des tiers dans les limites autorisées par l Accord de crédit. Supports comptables JAC IDA CS (Compte Désigné) Comptabilité devises Ecritures comptables Débit : 512XX Banque Compte Désigné USD Crédit : 1012XX Fonds reçus IDA Suivant Avis de crédit Banque locale Saisie montant en USD b) Opérations de réapprovisionnements Les opérations de réapprovisionnement concernent l'émission de demande de remboursement des dépenses effectuées auprès des bailleurs de fonds. A l envoi des DRF { l IDA (Taux utilisé : Taux du jour de l opération) A réception Avis de crédit Banque locale Nature des opérations c) Ressources Tirages directs Les paiements directs effectués à partir des comptes des Bailleurs de Fonds sur le compte Crédit ou autres comptes sont considérés comme des ressources du JOD JAC IDA JO Comptabilité devises Supports comptables JAC Tirages Directs Débit : 4481 IDA DRF à recevoir Crédit : 4711 Fonds à recevoir IDA Suivant Demande envoyée Débit : 512XX Banque Compte Désigné USD Crédit : 1011XX Fonds reçus IDA Suivant Avis de crédit Banque locale Débit : Fonds à recevoir IDA Crédit : 4481 IDA DRF à recevoir Extourne écriture initiale Saisie montant en USD Ecritures comptables Débit : Cl 2 ou 6 Dépenses Crédit : 1012 Fonds reçus IDA Suivant Avis de crédit Banque IDA

45 REF PAGE 44 Projet. Comptabilité devises Saisie montant en DTS / USD d) Virement Contribution de l Etat La contribution est virée dans le compte bancaire du Compte Banque Etat JAC Etat Compte Projet Débit : 5122 Banque Etat Crédit : 1020 Fonds reçus Etat Suivant Avis de crédit Banque locale e) Traitement à la date de clôture La comptabilité étant tenue en MGA, le montant en devises est converti en MGA au taux en vigueur à la date de paiement (taux de paiement de la banque). A la date de clôture, le solde disponible en devise est valorisé en MGA au taux de clôture communiqué par la Banque. L écart constaté vient en augmentation ou en diminution des Fonds reçus en contrepartie du compte de disponible (Banque Compte Désigné). JAC IDA CS (Compte Désigné) Si Profit de change : Débit : 5121XX Banque CD USD Crédit : 1012XX Fonds reçus IDA Si Perte de change : Débit : 1012XX Fonds reçus IDA Crédit : 5121XX Banque CD USD OPERATIONS DE DECAISSEMENTS Nature des opérations Supports comptables Ecritures comptables a) A réception des factures Les opérations de dépenses sont constituées par la constatation des dépenses encourues éligibles dans le cadre du Projet : investissements, financements. J Achats Débit : Cl 2 ou 6 Dépenses + Codes Analytiques et autres Crédit : Fournisseurs IDA Crédit : Fournisseurs ETAT Selon % de financement dans Accord de crédit

46 REF PAGE 45 b) Paiement des factures Les paiements se font sur les comptes bancaires des bailleurs. A cet effet l Assistant RAF établit des Ordres de virement correspondant aux quotes-parts à payer par bailleurs selon les catégories de dépenses dans l Accord de crédit. JAC Bailleurs IDA ou ETAT Comptabilit é devises Débit : Fournisseurs IDA Crédit : 5121 Banque CD Crédit : 5122 Banque Compte ETAT Selon % de financement dans Accord de crédit Saisie montant en USD/Autres devises d) Paiement des factures sur Tirages directs IDA Les écritures sont passées au vu de l avis de règlement de l IDA. JAC IDA TD Comptabilit é Devises Débit : Fournisseurs IDA Crédit : Fonds reçus IDA Selon les sources de financement dans Accord de crédit Saisir montant en DTS Remarques : Le N de compte du fournisseur diffère suivant les sources de financement : IDA, Etat ou autres Bailleurs de fonds. D ailleurs le code analytique (code financement bailleurs) permet de le distinguer lors de la saisie des informations sur la Fiche de codification. Les comptes des Fournisseurs seront traités en auxiliaires. Généralement dans les contrats, les conditions de paiements sont effectuées par tranches. Les écritures ci-dessus sont valables à chaque réception des factures des titulaires de contrats : avance, 10%, 80%, etc. Toutefois quelques différences apparaissent, selon que les écritures concernent l Etat des Ressources et Emplois ou le Bilan. Exceptionnellement, pour la comptabilité générale (Bilan), une avance sera comptabilisée dans un compte de trésorerie (Crédit) et Fournisseurs (Débit), tandis que dans la Comptabilité de Projet (Etat des Emplois et Ressources) l avance suivra le schéma ci-dessus, c est { dire que les dépenses seront comptabilisées directement dans les catégories correspondantes (Débit) et non en Compte Fournisseurs.

47 REF PAGE 46 Décaissements Date d'opération, DEBIT Classe 2 ou 6 Dépenses CREDIT 40X : Fournisseurs IDA 40X : Fournisseurs Etat Suivant les sources de financement utilisé lors des paiements de la prestation. Si l'opération est dénouée avant la clôture, Deux cas se présentent à cet effet, - S'il y a baisse du taux de change : DEBIT 40X : Fournisseurs IDA 40X : Fournisseur Etat CREDIT : Banque CD : Banque Compte Etat 7660 : Différence de change - Profit - S'il y a flambée du cours de change, DEBIT 40X : Fournisseurs IDA 40X : Fournisseur Etat 6660 : Différence de change - Pertes CREDIT : Banque CD : Banque Compte Etat Si l'opération n'est pas dénouée avant la clôture, L'écriture à passer à la clôture de l'exercice en fonction du taux de change applicable, - S'il y a hausse du cours, DEBIT CREDIT 6660 : Différence de change - Pertes 40X : Fournisseurs IDA 40X : Fournisseur Etat

48 REF PAGE 47 - S'il y a baisse du cours, DEBIT 40X : Fournisseurs IDA 40X : Fournisseur Etat CREDIT 7660 : Différence de change - Profit Retenue de Garantie, Caution de bonne fin d'exécution - Engagement Initial avec retenu de garantie DEBIT 2XX ou 6XX Immobilisations et Dépenses CREDIT Fournisseurs IDA 40101X Fournisseurs : retenue de garantie 467X Retenue de Garantie - Paiement des factures ou décomptes DEBIT CREDIT : Fournisseurs IDA : Banque CD : Banque Compte Etat Caution versée par le Soumissionnaire - Caution de Soumission ou garantie d'offre DEBIT CREDIT : Banque Compte Etat : Dépôt et cautionnement versé (Caution de bonne fin d'exécution) - Suivant clauses du DAO A la libération de la caution, si soumissionnaire non retenue ex-tourner l'écriture ci-dessus.

49 REF PAGE 48 DEBIT : Dépôt et cautionnement versé (Caution de bonne fin d'exécution) CREDIT : Banque Compte Etat Suivant Certificat de Mainlevée de caution.

50 REF PAGE ETATS DE SYNTHESE COMPTABLES ET FINANCIERS. LES ETATS FINANCIERS Le système comptable du Projet doit être capable de produire les rapports suivants : - Etats financiers: - Etat des Ressources et Emplois par Bailleurs et par monnaie de financement - Bilan - Etat justificatif du compte désigné - Etat de relevés de dépenses - Rapports de suivi financier trimestriel : - Rapports financiers : - Etat récapitulatif des décaissements par activité et/ou par catégorie de dépenses comparant le réel par rapport au prévu ; - Solde d ouverture et de clôture des comptes de trésorerie du Projet - Rapport d avancement physique du Projet - Rapport sur la passation des marchés - Rapport de gestion sur le processus de Passation de marchés : Travaux - Fournitures - Rapport de gestion sur le processus de Passation de marchés : Consultants - Rapport de dépenses contractuelles Travaux - Fournitures - Rapport de dépenses contractuelles Consultants - Les rapports suivants sur une base trimestrielle : - Etat récapitulatif des décaissements du Projet - Rapport d audit interne - Autres rapports à la demande du Bureau de Gestion du Projet. L édition des rapports doit être exprimée en MGA et en USD pour l IDA ou en autres devises pour les autres bailleurs.

51 REF PAGE 50 ETAT DES RESSOURCES ET EMPLOIS Etat Financier du Projet AU 31 DECEMBRE 20XX Par Bailleurs et par Monnaie de financement RESSOURCES Trimestre en cours Cumulé depuis le début de l exercice Prévision Fonds reçus IDA Fonds reçus autres bailleurs (à détailler) EMPLOIS Total RESSOURCES Travaux Equipements et Biens Service de consultants Formation Fonctionnements Total des EMPLOIS Les emplois peuvent être par catégories de dépenses : - Travaux - Equipements et Biens - Services de consultants - Formation - Fonctionnements

52 REF PAGE 51 BILAN DU PROJET BILAN Exercice terminé le 31 / 12 / N Le Bilan du Projet se présente comme suit : PASSIF Au 31/12/N Au 31/12/N-1 Description En Ariary Dollars US En Ariary Dollars US Contributions IDA FONDS RECUS IDA Contributions Etat FONDS RECUS ETAT Autres Ressources Fournisseurs Débiteurs divers TOTAL PASSIF ACTIF Au 31/12/N Au 31/12/N-1 Description En Ariary Dollars US En Ariary Dollars US Immobilisations Corporelles Immobilisation incorporelles Immobilisation en cours Coût de fonctionnement Disponible Charges constatées d'avance TOTAL ACTIF

53 REF PAGE 52 b1) Immobilisations incorporelles Il s agit des frais de formations et études, de financement de sous-projets, frais engagés pour l acquisition des licences d utilisation de logiciels b2) Immobilisations corporelles Il s agit des investissements durables du Projet, tels les : - Equipements, fournitures et matériels b3) Coûts de fonctionnement récurrents Ils sont constitués par les soldes des comptes de la classe 6 du Plan comptable générale du Projet : les ressources sont en effet comptabilisées au fur et à mesure de leur décaissement, (Ressources-Passif) et même les autres sources de revenus ou recettes sont comptabilisées directement dans le compte c/10310 Autres Fonds Reçus et de plus il n est pas établi comme dans les comptabilités d entreprise un compte de résultat.dégageant un solde du c/12 Résultat net. Pour équilibrer l Etat des Ressources et Dépenses, tous les comptes de la classe 6 et assimilés sont logés au poste «Coûts de fonctionnements récurrents» à la partie Emplois-Actif b4) Ressources Les ressources sont constituées par les contributions de chaque bailleur dans le cadre du financement du Projet (Classe 1 du Plan comptable général). b5) Fournisseurs Les Fournisseurs sont constitués par les engagements en cours de chaque bailleur dans le cadre du financement du Projet (Classe 4 du Plan comptable général). b6) Disponibles Ils sont constitués par le solde disponible à la date de clôture des comptes bancaires du Projet : compte désigné IDA, Compte désigné autres bailleurs et compte de Projet PGDI. Pour le compte désigné, le solde disponible en devises est évalué au cours en vigueur à la date de clôture communiqué par la Banque Centrale de Madagascar.

54 REF PAGE 53 ETAT JUSTIFICATIF DU COMPTE DESIGNE Cet état se présente comme suit : Relevé d'activité du compte désigné Projet Gouvernance et Développement Institutionnel II Crédit N 4411 MAG Pour la période de : xxxxx N compte désigné : Antananarivo 101 MADAGASCAR Relève des activités du compte désigné pour la période : 1ere partie Montant en USD Montant cumulé en USD 1. Avance cumulées a la fin de la période en cours 2. Dépenses cumulées a la fin de la dernière période 3. Encours des avances a comptabiliser (ligne 1- ligne 2) 2eme PARTIE 4. Solde d'ouverture du compte au début de la période couverte 5. Additioner/soustraire : ajustements cumules (le cas échéant) 6. Avances provenant de la BM au cours de la période considérée 7. Faire la somme des lignes 5 et 6

55 REF PAGE 54 Relevé d'activité du compte désigné Projet Gouvernance et Développement Institutionnel II Crédit N 4411 MAG Pour la période de : xxxxx N compte désigné : Antananarivo 101 MADAGASCAR Relève des activités du compte désigné pour la période : 8. Encours des avances a comptabiliser (faire la somme des lignes 4 et 7) 9. Solde de clôture du compte désigné a la fin de la période en cours 10. Additionner /soustraire: ajustements cumules (le cas échéant) 11. Dépenses au titre de la période en cours a) Travaux, fournitures, consultants et formations b) Redevabilité sociale c) Fonctionnement 12. Faire la somme des lignes 10 et Somme ligne 9 et Différence (le cas échéant) (ligne 8 moins ligne 13) 3eme PARTIE Montant en USD Montant cumulé en USD

56 REF PAGE 55 Relevé d'activité du compte désigné Projet Gouvernance et Développement Institutionnel II Crédit N 4411 MAG Pour la période de : xxxxx N compte désigné : Antananarivo 101 MADAGASCAR Relève des activités du compte désigné pour la période : 15. Montant estime a payer par la banque mondiale 16. Moins : solde de clôture du compte désigné après ajustements 17. Paiements directs/engagements 18. Faire la somme des lignes 16 et 17) 19. Besoins de trésorerie pour les 2 prochaines périodes 20. Besoins de trésorerie soumis a la banque mondiale pour les 2 prochaines périodes (ligne 15-18) Montant en USD Montant cumulé en USD

57 REF PAGE 56 a) Dépôt initial Le dépôt initial est constitué par les fonds alloués { titre d avance initiale par la Banque Mondiale et sa mise à niveau périodique. b) Reconstitutions opérées par l IDA Elles sont constituées par les réapprovisionnements IDA. c) Paiements Les paiements concernent tous les décaissements effectués par le Projet pour le paiement des fournisseurs. d) Intérêts Ils sont constitués par les intérêts débiteurs et créditeurs alloués par les banques gérant les ressources du Projet.

58 REF PAGE 57 Cet état se présente comme suit : Etat récapitulatif des dépenses catégorie 1 supérieur au seuil ETAT DES RELEVES DE DEPENSES (RDD) ETAT RECAPITULATIF Projet Gouvernance et Développement Institutionnel Demande N : 00/00/00 00/00/00 Paiements effectués pendant la période du à IDA Crédit N 4411 MAG Pour les dépenses en dessus de : Plus de US $ équiv. Catégorie Catégorie N 1 Etat récapitulatif Travaux $ N Biens $ Contrats avec les Bureaux d'études $ Date: Contrats individuel $ Article N (BR n ) Nom et Adresse du fournisseur ou entrepreneur Brève description des biens ou services des consultants N et date du marché ou bon de commande ( ou autre référence) Montant et monnaie total du marché Montant total des factures éligibles Elig. % Montant remboursabl e par l'ida Date de paiement Taux de change à la date de paiement Montant débité au compte désigné Remarq ues (Référe nce relevé) TOTAL 0,00 USD TF MAG i 2 ii C

59 REF PAGE 58 Etat récapitulatif des dépenses catégorie 1 inférieur au seuil RELEVÉ DE DÉPENSES (SOE) Projet Gouvernance et Développement Institutionnel Date: Demande N : 00/00/0 00/00/00 Paiements effectués pendant la période du 0 à IDA Crédit N 4411 MAG Moins de US $ équiv. Catégorie Catégorie N 1 Etat récapitulatif Travaux $ N Biens $ Contrats avec les Bureaux d'études $ Contrats individuel $ Article N (BR n ) Nom et Adresse du fournisseur ou entrepreneur Brève description des biens ou services des consultants N et date du marché ou bon de commande ( ou autre référence) Montant et monnaie total du marché Montant total des factures éligibles Elig. % Montant remboursable par l'ida Date de paiement Taux de change à la date de paiement Montant débité au compte désigné Remarques (Référence relevé) TOTAL i 2 ii 3 0, CS USD TF MAG

60 REF PAGE 59 Etat récapitulatif des dépenses catégorie 2 supérieur au seuil Projet Gouvernance et Développement Institutionnel ETAT RECAPITULATIF 00/00/00 00/00/00 Paiements effectués pendant la période du à Pour les dépenses en dessus de : Plus de US $ équiv. Catégorie Travaux $ Biens $ Date: Demande N : IDA Crédit N 4411 MAG Catégorie N 2 Etat récapitulat if N Contrats avec les Bureaux d'études $ Contrats individuel $ Article N (BR n ) Nom et Adresse du fournisseur ou entrepreneur Brève description des biens ou services des consultants N et date du marché ou bon de commande ( ou autre référence) Montant et monnaie total du marché Montant total des factures éligibles Elig. % Montant remboursable par l'ida Date de paiement Taux de change à la date de paiement Montant débité au compte désigné Remarques (Référence relevé) TOTAL 0,00 USD i ii 3 2 TF MAG C

61 REF PAGE 60 Etat récapitulatif des dépenses catégorie 2 inférieur au seuil Projet Gouvernance et Développement Institutionnel Paiements effectués pendant la période du RELEVÉ DE DÉPENSES (SOE) 00/00/00 00/00/00 à Moins de US $ équiv. Catégorie Travaux $ Biens $ Contrats avec les Bureaux d'études $ Contrats individuel $ Article N (BR n ) Date: Demande N : IDA Crédit N 4411 MAG Catégorie N 2 Etat récapitulat if N N et date du Montant Taux de Montant Nom et Adresse Brève description marché ou bon Montant et Date de Montant total des Elig. rembours change à la débité au du fournisseur ou des biens ou services de commande ( monnaie total paiemen factures éligibles % able par date de compte entrepreneur des consultants ou autre du marché t l'ida paiement désigné référence) Remarques (Référence relevé) TOTAL 0,00 USD

62 REF PAGE 61 Etat récapitulatif des dépenses catégorie 3 Projet Gouvernance et Développement Institutionnel RELEVÉ DE DÉPENSES (SOE) Date: Demande N : Paiements effectués pendant la période du à IDA Crédit N 4411 MAG Moins de US $ équiv. Catégorie Catégorie N Frais de fonctionnements 100% 3 Etat récapitulatif N Article N (BR n ) Nom du fournisseur Description des dépenses N et date du marché ou bon de commande ( ou autre référence) Dépenses jusqu'à cette période Dépenses durant période considérée Fin IDA % Montant de cette demande Date de paiement Taux de change à la date de paiement Paiement équivalent en dollars Remarques (Référence relevé) 0,00 USD

63 REF PAGE 62 II. LES RAPPORTS DE SUIVI FINANCIERS Outre les états financiers, le Projet est tenu de produire des rapports périodiques de suivi financier. Ces rapports comprennent : - Rapports financiers : - Etat récapitulatif des décaissements par activité et/ou par catégorie de dépenses comparant le réel par rapport au prévu ; - Solde d ouverture et de clôture des comptes de trésorerie du Projet - Rapport d avancement physique des activités du Projet - Rapport d exécution budgétaire - Rapport sur la passation des marchés - Rapport de suivi du processus de Passation de marchés : Fournitures - Rapport de suivi du processus de Passation de marchés : Consultants - Rapport de dépenses contractuelles Fournitures - Rapport de dépenses contractuelles Consultants Les rapports suivants sont également établis sur une base trimestrielle : - Etat récapitulatif des décaissements du Projet - Rapport d audit interne - Autres rapports à la demande du Bureau de Gestion du Projet. L édition des rapports doit être exprimée en Ariary et en US Dollars pour l IDA ou en autres devises pour les autres bailleurs

64 REF PAGE 63 ETAT RECAPITULATIF DES DECAISSEMENTS Projet de Gouvernance et le Développement Institutionnel MADAGASCAR Crédit n 4411-MAG Tableau 2.1. Utilisation des fonds par composantes et activités pour le trimestre finissant le xxx en Ariary (MGA) Réalisations Prévus Ecarts Doc. Eval COMPOSANTES ET ACTIVITES DU PROJET Antérieurs Mouvements Cumulés Antérieurs Mouvements Cumulés Antérieurs Mouvements Cumulés Montant durée du projet en USD 1 Amélioration de l efficacité et de la transparence de la gestion des Finances Publiques 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 A 1 B Amélioration de la préparation et de l'exécution du budget Renforcement des mécanismes de contrôle interne et externe 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 C Institutionnalisation de la réforme sur les passations de marchés publics 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 D Augmentation de la performance des agences de recettes 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 Amélioration de l'efficacité et de la transparence de la gouvernance locale 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

65 REF PAGE 64 Projet de Gouvernance et le Développement Institutionnel MADAGASCAR Crédit n 4411-MAG Tableau 2.1. Utilisation des fonds par composantes et activités pour le trimestre finissant le xxx en Ariary (MGA) Réalisations Prévus Ecarts Doc. Eval COMPOSANTES ET ACTIVITES DU PROJET Antérieurs Mouvements Cumulés Antérieurs Mouvements Cumulés Antérieurs Mouvements Cumulés Montant durée du projet en USD 3 2 A 2 B 3 A Capacité e gestion du changement et la qualité de leadership Capacité managériale au sein des institutions publiques sélectionnées Renforcement des capacités des entités clés dans l'accompagnement des reformes et dans la promotion d'une meilleure Qualité des services juridiques et judiciaires 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 B Lutte contre la corruption 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 Supervisions externes : Assemblée 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 C nationale et sénat 4 Gestion du Projet 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 DEPENSES TOTALES DU PROJET 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 - Cette colonne est basée sur la réévaluation des coûts du Projet effectuée au début de l'année en cours.

66 REF PAGE 65 AVANCEMENT DES ACTIVITES Avancement des contrats/travaux Code composante 1 Activité Amélioration de l efficacité et de la transparence de la gestion des Finances Publiques Projet pour la bonne Gouvernance et le Développement Institutionnel MADAGASCAR N contrat Crédit n 4411 MAG Rapport sur l'avancement des activités Pour le trimestre finissant le xxx Prévisions initiales Coût en Ariary (MGA) Date d'achèvement Progrès réalisés jusqu'à maintenant Coût Réalisation Coût jusqu'à présent en % du total des coûts prévus Commentaire Résultats et/ou impacts 1 A 1 B 1 C 1 D Amélioration de la préparation et de l'exécution du budget Renforcement des mécanismes de contrôle interne et externe Institutionnalisation de la réforme sur les passations de marchés publics Augmentation de la performance des agences de recettes

67 REF PAGE 66 Avancement des contrats/travaux Amélioration de l'efficacité et de la 2 transparence de la gouvernance locale Projet pour la bonne Gouvernance et le Développement Institutionnel MADAGASCAR Crédit n 4411 MAG Rapport sur l'avancement des activités Pour le trimestre finissant le xxx en Ariary (MGA) 2 A Appui intégré aux CTD en termes de gouvernance locale, sécurisation foncière et fiscalité locale 3 2 B Objectif spécifique B : Amélioration de la capacité d'intervention des structures d'appui aux CTD Renforcement des capacités des entités clés dans l'accompagnement des reformes et dans la promotion d'une meilleure 3 A Renforcement des capacités des observatoires ciblés pour la diffusion d'analyses des politiques publiques

68 REF PAGE 67 Avancement des contrats/travaux Renforcement des capacités des OSC (y compris les médias) et de la médiature pour accompagner les réformes et les actions relatives à la 3 B promotion de la Transparence et redevabilité sociale (voir comp 1 et 2) Projet pour la bonne Gouvernance et le Développement Institutionnel MADAGASCAR Crédit n 4411 MAG Rapport sur l'avancement des activités Pour le trimestre finissant le xxx en Ariary (MGA) 3 C Appui à la communication sur les réformes et à la gestion des connaissances 4 Gestion du Projet 4 A Coordination General 4 B Bureau de Gestion PIU

69 REF PAGE 68 Etat de suivi des marchés de consultants à priori RAPPORT DE SUIVI DU PROCESSUS DE LA PASSATION DES MARCHES (simplifiés) N Contra t Code PTA Description Monta nt estimé (en USD) Méthode de sélection Prévisions et réalisation s Publicit é Début préparatio n DP Date ANO DP Expéditio n DP Ouvert. Prop. Tech./Réc ep. CV ou dossiers cab. Fin de l'évaluati on Tech. Date ANO Rapport Techniq ue Fin de l'évaluat ion finale Date ANO Rappor t finale Signatu re du Contrat Date ANO Projet Contrat Fin du trava il Mont ant du Contr at (en USD) Nom du Cons./ de la société Prévu Effectif Prévu Effectif SFQC : SCI : SED : Sélection fondée sur la Qualité technique et le Coût Sélection de Consultants Individuels Sélection par Entente Directe

70 REF PAGE 69 Etat de suivi des marchés de fournitures à priori N Marc hé Code PTA Description Montant estimé (en USD) Méthode de passatio n Prévisions et réalisation s Publicité Début préparatio n DAO Date ANO DAO Appel d'offres Ouvert. Des plis Fin de l'évaluatio n Date ANO Rapport d'évaluatio n Signatur e du Contrat Date ANO Projet Contrat Livr aiso n final e Mont ant du Cont rat (en USD) Nom du Fourni sseur / Entrep rise Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif AOI : AON : CF/D D : Appel d'offres ouvert International Appel d'offres ouvert National Consultation de Fournisseurs/Demande de Devis

71 REF PAGE 70 A. SYSTEME DE TRESORERIE B.II. GENERALITE Cette partie décrit les étapes de procédures en matière de gestion de trésorerie du Projet. Elles se présentent comme suit : 1. Décaissements sur banque (Cf. Procédure de Paiements) 2. Encaissements des fonds (Cf. procédure de Réapprovisionnements) 3. Gestion comptable de la trésorerie : Etablissement Etat de rapprochement bancaire B.III. ETABLISSEMENT ETATS DE RAPPROCHEMENTS BANCAIRES DESCRIPTION NARRATIVE

72 REF PAGE 71 Etapes Descriptions Exécutant Moyens, supports 1. Etablissement de rapprochement bancaire - Déclassement des Relevés bancaires du mois considéré - Etablissement, au vu des Relevés bancaires, d Etat de rapprochement bancaire pour tous les comptes en banque du Projet. - Transmet du dossier au RAF pour «contrôle et approbation». AC1 Etat de rapprochement bancaire 2. Approbation de l état de rapprochement - Vérification et approbation d Etat de rapprochement établis. - Communication à l AC1 des anomalies ou omissions éventuelles constatées. RAF Relevés bancaires Etat de rapprochement bancaire 3. Corrections des anomalies - Exécution des éventuelles observations du RAF AC1 Etat de rapprochement bancaire 4. Classement - Classement ses Etats de rapprochement avec les relevés bancaires correspondants. AC1

73 REF PAGE 72 RAF AF Directeur de BdG Relevés bancaires du mois considéré Etablissement etat de rapprochement bancaire pour tous les compte en banque du Projet 1 Etat de rapprochement bancaire Relevés bancaires du mois considéré Etat de rapprochement 2 bancaire Relevés bancaires du mois considéré Vérification et approbation Communication au RAF des anomalies ou omissions Etat de rapprochement bancaire Relevés bancaires du mois considéré Etat de rapprochement bancaire Relevés bancaires du mois considéré Etat de rapprochement bancaire Relevés bancaires du mois considéré Exécution des éventuelles observations du Directeur du BdG 3 4 Classements des dossiers Etat de rapprochement bancaire Relevés bancaires du mois considéré Etat de rapprochement bancaire Relevés bancaires du mois considéré

74 REF PAGE 73 B. TENUE DE CAISSE C.IV. PROCESSUS Une caisse est tenue au niveau de du BdG avec un plafond de MGA pour le paiement des menues dépenses. La caisse est tenue sur un «livre de caisse» sur lequel sont enregistrés, de façon chronologique, les opérations de recettes et de dépenses. A chaque fois qu une opération est effectuée, une pièce de caisse doit être fournie et celle-ci tant pour les dépenses que pour les recettes. La gestion de la caisse est sous la responsabilité de l Attaché de direction mais reste toutefois sous la supervision et le contrôle du RAF. Ainsi, à chaque fois que la somme de la caisse est insuffisante, le RAF effectue l approvisionnement sur réception de «demande d approvisionnement de caisse» effectuée par l Attaché de direction. A noter que l approvisionnement ne doit pas dépasser pas le montant indiqué ci-dessus et cela sur approbation du RAF. Description narration Les procédures à suivre pour la tenue et le contrôle de la caisse : Etapes Procédures Exécutant Moyens, supports 1 Demande d autorisation de dépense Etablissement de la demande d autorisation de dépense par la caisse. Demandeur 2 Visa demande d autorisation de dépense Contrôle et visa de la demande d autorisation de dépense pour «sortie de la caisse du montant demandé». RAF Demande d autorisatio n de dépense

75 REF PAGE 74 Etapes Procédures Exécutant Moyens, supports 3 Etablissement pièce de caisse et paiement A la réception de d une demande d autorisation de dépense de paiement par la caisse : Etablissement de la pièce de caisse prénumérotée pour «indication de la somme reçu et signature du demandeur». Remise de la somme demandée. Classement de la demande et de la pièce de caisse pour «attente des pièces justificatives de la dépense». Attaché de direction Demande d autorisatio n de dépense Pièce de caisse 4 Classement et mise à jour du livre de caisse A la réception des pièces justificatives de la dépense fournies par le demandeur : classement de la demande d autorisation et de la pièce de caisse des dépenses. Mise à jour du livre de caisse en inscrivant l opération de décaissement. Classement du livre de caisse avec les pièces justificatives Attaché de direction Livre de caisse 5 Arrêté de caisse En fin de journée : Arrêté de caisse et comparaison du solde de caisse avec livre de caisse. 6 Contrôle caisse Contrôle périodique de la caisse. Dans tous les cas, lors de la transmission des pièces comptables au RAF : En fin de contrôle, signature pour matérialiser sur le livre de caisse pour «attestation de la conformité de la solde en caisse, et exactitude du calcul arithmétique et du report de solde». En cas d écart : Etablissement d un PV de contrôle de caisse mentionnant les vérifications effectuées, les observations sur la tenue de caisse et l explication donnée par l Attaché de direction tout écart. Transmission du PV au Directeur du BdG pour «compte rendu». Attaché de direction RAF Livre de caisse Livre de caisse Pièces justificatives

76 REF PAGE 75 Etapes Procédures Exécutant Moyens, supports 7 Comptabilisatio n Chaque fin de semaine : Comptabilisation des opérations du caisse sur fiche d imputation comptable Saisie dans les journaux auxiliaires de caisse. AC1 A noter que : A chaque fin de semaine au plus tard, le livre de caisse, la demande d autorisation des dépenses, les originales des pièces de caisse prénumérotées et les pièces justificatives des dépenses sont transmis au RAF pour «comptabilisation». Procédures à suivre pour l approvisionnement de caisse :

77 REF PAGE 76 Etapes Descriptions Exécutant Moyens, supports 1 Etablissement demande d approvisionnem ent de caisse - Prépare un arrêté de caisse, - établit la demande d approvisionnement de caisse en joignant un état des prévisions de dépenses à effectuer, - joint les différentes pièces justificatives { l arrêté de caisse avec l'état de prévision de caisse et la demande d approvisionnement, - transmet le dossier au RAF Attaché de direction Arrêté de caisse prévision de caisse pièces de caisse demande d approvisionnement 2 Visa de la demande d approvisionnem ent - vérifie l arrêté de caisse ainsi que le solde en caisse, - approuve l arrêté de caisse et vise la demande d approvisionnement - transmet le dossier au Directeur du BdG pour approbation RAF Arrêté de caisse prévision de caisse pièces de caisse demande d approvisionnement 3 Approbation du Directeur du BdG - approuve la demande d approvisionnement et la vise, - remet la demande d approvisionnement au RAF Directeur du BdG Arrêté de caisse prévision de caisse pièces de caisse demande d approvisionnement 4 Etablissement du chèque - fait établir le chèque par l Attaché de direction - transmet le chèque au Directeur pour signature, accompagné de l état et des pièces validées pour paiement RAF 5 Accord du directeur du BdG - signe le chèque et le retourne au RAF Directeur du BdG cheque cheque 6 Remise chèque 7 Encaissement chèque - remet le chèque { l Attaché de direction contre décharge - classe la copie déchargée du chèque pour comptabilisation - encaisse le chèque - met à jour le brouillard de caisse RAF Attaché de direction Chèque Brouillard de caisse

78 REF PAGE 77 C. PROCEDURE D ENGAGEMENT DES DEPENSES : MARCHE ET CONTRAT D.V. GENERALITES L engagement est l acte par lequel le Projet crée ou constate { son encontre une obligation de laquelle résultera une charge. Lors de l engagement, le Projet n est pas encore débiteur mais il le deviendra indubitablement. L engagement est alors autorisé sur les opérations génératrices de dépenses suivantes : - la passation de marché des fournitures, équipements, de travaux et de Génie civil - l emploi de Consultant L'engagement est ainsi matérialisé par : - l approbation finale du marché et sa signature par les deux contractants, ou - la conclusion de contrat dans le cas de services de consultants, et - l'arrivé de «l'accusé de réception» en provenance du Titulaire. A noter que dans les paragraphes qui vont suivre, le mot «Titulaire» désigne le Titulaire du Marché ou du Contrat. D.VI. REGLE DE GESTION D ENGAGEMENT DES DEPENSES L écriture de l engagement ou l enregistrement administratif constitue «l Acte d engagement» et le déclenchement de l opération au niveau du RAF s appuie sur la réception des documents suivants : - Cas de marché de travaux et de fournitures : réception du marché signé et de l ANO de la BM et de l accusé de réception. - Cas de marché pour emploi de consultants : réception du contrat signé, de l ANO de la BM et de l accusé de réception D.VII. PROCEDURES D ENGAGEMENT DES DEPENSES Le schéma ci-après présente la synthèse des grandes étapes pour l engagement des dépenses :

79 REF PAGE 78 ETAPES Attaché de direction INTERVENANTS RAF Assistant RAF 1 1 Réception de l engagement au niveau du PGDI X 2 Ecriture de l engagement X X Description narrative : ETAPES DESCRIPTION INTERVENANTS DOCUMENTS 1. Réception de l engagement au niveau du PGDI Réception de l accusé de réception provenant du «Titulaire» par l Attaché de direction Envoi d une copie au RPM pour «mise à jour information du processus de passation de marché». Envoi d une copie au RAF pour «saisie de la modalité de règlement et suivi d exécution budgétaire». Attaché de direction Courrier arrivée Registre suivi processus de passation de marché 2. Ecriture de l engagement NB : Réception de l accusé de réception par le RAF Déclassement du marché ou du contrat correspondant Saisie des informations du marché ou du contrat sur le registre d engagement pour «suivi des engagements». Cette opération représente la comptabilisation de l engagement. RAF Assistant RAF 1 RAF Registre des engagements Du moment où l engagement est effectif, le RAF peut fournir à tout moment la situation des engagements, des liquidations et des paiements par composante/volet, par activité et par source de financement aux fins de «suivi d exécution budgétaire».

80 REF PAGE 79 D.VIII. DOCUMENT UTILISE : - ANNEXE-1 : REGISTRE D ENGAGEMENT ANNEXE-1 REGISTRE D ENGAGEMENT COMMENTAIRES DIRECTIVES DE REMPLISSAGE Ce registre sert à enregistrer les marchés et les contrats engagés par le Projet après approbation finale du Directeur, après avoir obtenu le numéro d enregistrement auprès du Service de l enregistrement et des Timbres. Ce registre est tenu par le RAF. (1) numéro interne d enregistrement contrat, marché signé et engagé (2) date de la non objection de l attribution du marché (3) numéro et date de signature finale du marché ou contrat (4) intitulé du marché: objet du marché (5) titulaire du marché ou contrat (6) montant du marché (7) unité monétaire (8) valeur en dollars (9) taux de change (10) montant total en dollars FORMAT REGISTRE D ENGAGEMENT N EGAGEM ENT DATE N.O N et DATE DE CONTR AT INTITULE TITULAIR E MONTANT UNITE MONETAI RE (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) VALEUR EN US (8) Taux (9) Montant (10)

81 REF PAGE 80 D.IX. PROCEDURE DE LIQUIDATION : MARCHE ET CONTRAT 9. GENERALITES La liquidation est l opération qui consiste { vérifier l exactitude et la régularité de la dette du Projet envers les fournisseurs. 10. REGLE DE GESTION DE LIQUIDATION DES DEPENSES La liquidation est effectuée sur présentation de facture et autres pièces justificatives comme le Bon de Commande, le Bon de Livraison ou Bon de Réception établissant les droits acquis par les créanciers du Projet. La liquidation rend la dette certaine L arrivée de la facture génère la liquidation. Dans ce cas, Le BdG exige : - Deux (02) exemplaires de facture à la composante origine de la requête ou au Titulaire du marché ou du contrat - Rapport technique et financier de prestation validé - Rapport de qualité et de performance validé (Cf contrats de prestation) - Que les deux (02) factures soient certifiées par le Secrétaire Général de la composante. La certification est matérialisée par la «Signature» du Chef de Composante. 11. PROCEDURES DE LIQUIDATION DES DEPENSES Le schéma ci-après présente la synthèse des grandes étapes pour la liquidation des dépenses :

82 REF PAGE 81 ETAPES Attach é de directi on Assistan t en suivi évaluati on INTERVENANTS Responsabl es techniques de la composant e ou de consultant externe qualifié. Directe ur RA F Assistant RAF 1 1 Réception de la facture et du Bon de livraison (BL) X 2 Contrôle de l effectivité des dépenses X X 3 Vérification de la conformité des factures X X 4 Vérification arithmétique et paiement de la facture X X 5 Enregistrement de la facture X 6 Contrôle et vérification X

83 REF PAGE 82 Description narrative : ETAPES DESCRIPTION INTERVENANTS DOCUMENTS 1. Réception de la facture et du Bon de livraison (BL) Réception de la facture et du BL en deux (02) exemplaires Consignation de l arrivée de ces documents dans le «Registre d arrivée facture» en mentionnant : - Le numéro interne d enregistrement, - La date d arrivée, - L origine de la facture, - La nature de l opération, - L émargement du réceptionnaire Envoi de la facture { l Assistant en Suivi Evaluation pour «Avis d'autorisation de Prise en charge». Attaché de direction Facture / BL Registre d arrivée facture

84 REF PAGE 83 ETAPES DESCRIPTION INTERVENANTS DOCUMENTS 2. Contrôle de Contrôle à effectuer : Spécialiste en Marché l effectivité des - Travaux : rapprochement avec Suivi Evaluation Contrat dépenses attachement établi avec le BDE. Responsables PTA Constatation physique de la techniques de la réalisation. composante ou de - Fournitures : Vérification de la Conformité des spécifications techniques avec le cahier des charges. Test de fonctionnement. consultant externe qualifié. - Services de consultants : -- conformité du rapport d'avancement par rapport aux termes de référence de la mission, conformité par rapport aux critères de performance et de qualité 3. Vérification de la conformité des factures Avis d'autorisation de Prise en charge (ou non) : en fournissant un rapport de compte rendu mentionnant «l avis d'autorisation de paiement ou de non paiement», et en apposant sur la facture son nom (Cachet) et sa signature précédée de la mention «BON POUR PRISE EN CHARGE» ou «NE PAS PRENDRE EN CHARGE». Transmission de la facture et le rapport de compte rendu au RAF pour «contrôle». Contrôle de la facture par rapprochement en déclassant le dossier du contrat, du marché Approbation de la facture en apposant son nom (Cachet) et sa signature précédée de la mention «VU ET VERIFIE». Transmission de la facture avec les pièces justificatives au Directeur du BdG pour «bon à payer». RAF Pièces justificatives

85 REF PAGE 84 ETAPES DESCRIPTION INTERVENANTS DOCUMENTS 4. Vérification de la Vérification de l éligibilité de la Directeur conformité des facture selon les pièces fournies factures Approbation par le Directeur de PGDI (Régisseur) de la facture en apposant son nom (Cachet) et sa signature précédée de la mention «BON A PAYER». 5. Vérification arithmétique et paiement de la facture 6. Enregistrement de la facture Retour de la facture et des pièces au RAF. Classement des PJ Réception de la facture par le RAF et vérification arithmétique (calcul du montant et de la facture) Annulation du double de la facture n apposant sur les deux factures : - l'exemplaire n 1 «ORIGINAL» pour «approbation et autorisation de paiement» - l'exemplaire n 2 «DOUBLE A NE PAS PAYER» pour «archivage». Préparation de la fiche d imputation comptable pour «Enregistrement Comptable de la facture». RAF Assistant RAF 1 Facture Assistant RAF 1 Facture Fiche d imputation comptable 7. Contrôle et vérification Enregistrement de l écriture comptable après contrôle par le RAF de la fiche d imputation comptable Etablissement du BR et de l OV pour «paiement». Transmission du BR et de l OV au RAF pour «contrôle et vérification». Contrôle et vérification du BR et de l OV Présentation du BR et de l OV au Directeur de PGDI en sa qualité de Régisseur pour «contrôle et signature» et les pièces du dossier y sont jointes. BR OV RAF BR OV PJ NB : Périodiquement, le RAF doit procéder au contrôle d exhaustivité des factures reçues par rapprochement avec la liste des factures enregistrées sur le «Registre d arrivée facture».

86 REF PAGE 85 II.1. DOCUMENTS UTILISES : - LIQ-1 : BORDEREAU DE REGLEMENT - LIQ-2 : ORDRE DE VIREMENT - LIQ-3 : BORDEREAU DE PAIEMENT

87 REF PAGE 86 COMMENTAIRES BORDEREAU DE REGLEMENT DIRECTIVES DE REMPLISSAGE LIQ-1 Le Bordereau de règlement, servant de justificatif de l utilisation du Compte spécial. C est un document présentant d une manière détaillée : - La situation du compte - La nature des dépenses objet de l ordre de virement ou de la mise { disposition, - Les bénéficiaires te ses coordonnées bancaires, - Le décompte ou facture. Ce BR est établi par l Assistant RAF et est contrôlé par le RAF (1) numéro du BR (2) catégorie de dépense (3) numéro de la cadence de la demande (4) nature de dépense relative { l objet du marché (5) coordonnées bancaires du bénéficiaire (6) date ou référence de la facture (7) montant de la facture (8) code à remplir par la banque primaire (9) débit: à remplir par la banque primaire (10) date de la valeur: à remplir par la banque primaire (11) observations: virement ou mise à la disposition au guichet (12) total du montant à payer (13) somme en toute lettre (14) montant en chiffre (15) signatures du Régisseur FORMAT

88 REF PAGE 87 REPUBLIQUE DE MADAGASCAR Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana PGDI COMPTEDESIGNE N. Dépôt initial: $US BORDEREAU DE REGLEMENT SUR LE COMPTE DESIGNE N (1). Catégorie:...(2)... N (3) NATURE DE DEPENSES (4) BENEFICIAIR ES ET COORDONNE ES (5) FACTUR E (6) MONTA NT (7) CODE OPERA- TION (8) DEBIT EFFECTI F (9) DATE DE VALEU R (10) OBSERVATI ONS (11) Total (12) Arrêté le présent Bordereau de Règlement à la somme de :...(13 )..... (14).... Le Régisseur...(15)...

89 REF PAGE 88 ORDRE DE VIREMENT LIQ-2 COMMENTAIRES DIRECTIVES DE REMPLISSAGE L ordre de virement est un document ayant pour objet l utilisation des fonds déposés au compte désigné (pour le fonds IDA), et au compte du Programme (pour les RPI). L ordre de Virement se présente sous deux formes: - Un ordre de virement proprement dit à un compte de tiers, et - Une mise à disposition au Guichet. (1) date de l envoi (2) Numéro chrono (3) numéro de l Ordre de Virement (4) somme en toute lettre (5) montant en chiffre (6) signatures des régisseurs Cet OV est établi par l Assistant RAF 1 et est contrôlé par le RAF FORMAT

90 REF PAGE 89 REPUBLIQUE DE MADAGASCAR Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana PREA PGDI BUREAU DE GESTION DU PROGRAMME N (2) / BdG/PGDI Antananarivo, le.. (1).. Le(s) régisseur(s) à Monsieur le Directeur Général de la BANQUE OBJET: Utilisation des Fonds déposés au Compte désigné USD Intitulé CP- Programme de...mag OV N (3). Monsieur Le Directeur Général, Nous avons l honneur de vous demander de bien vouloir faire effectuer le paiement de la somme de..(4).... (5).. Objet du Bordereau de Règlement ci-joint. Après ces opérations, imputables sur le Compte Spécial, Vous voudriez bien nous faire retourner le double du Bordereau de Règlement indiquant le montant du débit effectif et la monnaie à laquelle la transaction a été faite. Vous souhaitant bonne réception, Veuillez agréer, Monsieur Le directeur Général, l assurance de notre considération distinguée. Le(s) Régisseur(s):.. (6)..

91 REF PAGE 90 LIQ-3 BORDEREAU DE PAIEMENT COMMENTAIRES Le Bordereau de paiement, servant de justificatif de l utilisation du Compte du Programme. C est un document présentant d une manière détaillée : - La situation du compte - La nature des dépenses objet de l ordre de virement ou de la mise { disposition, - Les bénéficiaires te ses coordonnées bancaires, - Le décompte ou facture. Ce BP est établi par l A RAF1 et est contrôlé par le RAF DIRECTIVES DE REMPLISSAGE (1) Numéro BP (2) Numéro Compte du Programme (3) Composante concernée (4) Catégorie de dépense (5) Numéro de la pièce justificative (6) Coordonnées bancaires du bénéficiaire (7) Nature de dépense relative { l objet du marché (8) Décompte ou facture (9) Date ou référence de la facture (10) Montant de la facture (11) Montant paye sur part IDA (12) Référence bordereau de règlement (13) Pourcentage d éligibilité (14) Montant payable par RPI (15) Débit: à remplir par la banque primaire (16) Somme en toute lettre (17) Montant en chiffre (18) Date et Signatures du Régisseur FORMAT

92 REF PAGE 91 BORDEREAU DE PAIEMENT N...(1) SUR COMPTE DE PROGRAMME EN MGA N... (2)... INTITULE : PGDI COMPOSANTE/VOLET :... (3)... CATEGORIE:... (4)... N Pièce (5) BENEFICIAIRE S ET COORDONNEE S BANCAIRES (6) NATURE DES DEPENSES (7) N et Date (9) FACTURE (OU DECOMPTE) et MARCHE (8) MONTAN T TOTAL FACTURE (10) MONTAN T PAYE SUR IDA (11) REFEREN CE BR (12) % Elig. (13) MONTANT PAYABLE PAR RPI (14) DEBIT EFFECTIF EN MGA (15) TOTAL... MGA ARRETE LE PRESENT BORDEREAU A LA SOMME DE :... (16).... =... (17)....

93 REF PAGE 92 MONNAIE DE PAIEMENT: ARIARY ANTANANARIVO, LE... (18)... LE REGISSEUR DU COMPTE DU PROGRAMME

94 REF PAGE 93 A. PROCEDURE DE LIQUIDATION : MARCHE ET CONTRAT I- GENERALITES Le paiement au sens strict du terme peut être défini comme étant l'opération matérielle consistant à verser aux créanciers bénéficiaires du Programme le montant de sa facture. II- REGLE DE GESTION DE LIQUIDATION DES DEPENSES Les paiements prévus peuvent se subdiviser en deux selon les termes de l Accord de crédit pour la catégorie de dépenses : - paiement des dépenses éligibles sur Fonds IDA, et - paiement des dépenses devant être financées par des ressources propres internes ou la Contrepartie de l Etat malgache. La signature par le Régisseur du BR et l OV en cas de paiement par «compte désigné» ou du BP en cas de paiement par «compte du Programme» génère l opération de paiement. Pour les dépenses éligibles pour paiement sur fonds de l'ida, il existe deux types de paiement : - Paiement à partir du «compte désigné» ou paiement par «mise à disposition au guichet», - Paiement direct, et - Engagements spéciaux. III- PAIEMENT PAR COMPTE DESIGNE Le Compte désigné peut être défini comme, étant un compte ouvert au sein d une banque commerciale ou primaire sur laquelle ont été déposés les fonds en provenance du Compte de Crédit IDA. Le compte désigné sert à payer les dépenses éligibles catégorisées, normalement, dans une Annexe de l Accord de Crédit définies par le terme : «catégories autorisées» sur fonds IDA. En effet, le terme «catégories autorisées» désigne les catégories de dépenses ci-après : - Travaux, - Fournitures, - Services de Consultants et Formation, et - Charges d exploitation.

95 REF PAGE 94 IV- Le terme «dépenses autorisées» désigne également les dépenses effectuées pour régler le coût raisonnable des fournitures et des services nécessaires pour la bonne marche du Programme et devant être financés sur les fonds du Crédit affectés aux catégories autorisées conformément aux dispositions de l Annexe de l Accord de Crédit.

96 REF PAGE 95 V- PROCEDURES DE PAIEMENT DES DEPENSES PAR LE COMPTE DESIGNE Le schéma ci-après présente la synthèse des grandes étapes des procédures de paiements par compte désigné : INTERVENANTS ETAPES Directeur BdG Assistant RAF 1 Vérification des dossiers de paiement - Recéption dossier du RAF X 1 - Contrôle de la régularité de la dépense. X - Approbation et signature du BR et de l OV. X - Retour du dossier au RAF X 2 Paiement X Description narrative : ETAPES DESCRIPTION INTERVENANTS DOCUMENTS 1. Vérification des dossiers de paiement 2. Paiement Réception du dossier suivant du RAF : - Marché ou contrat ou BC avec BL, PV de comparaison des prix, ou Rapport d évaluation ou PVCAO - La facture certifiée du Titulaire, - Le BR - L OV. Contrôle de la régularité de la dépense. Approbation et signature du BR et de l OV. Retour du dossier au RAF. Reception du dossier Réception du dossier. Photocopie du BR et de l OV signés. Envoi à la Banque primaire des originaux des BR et OV signés. Régisseur Dossier de paiement Assistant RAF 1 Marché Contrat BR OV signés BC,BL PV PVCAO NB : Le paiement ne peut être considéré comme effectif qu après : - Réception de l avis de débit de la Banque primaire pour paiement par le «compte désigné», - Réception d avis de déboursement venant de l IDA pour «les paiements directs» Par contre, le paiement par «Ressources Propres Internes» ou RPI est effectif dès l émission de chèque signé par le Régisseur

97 REF PAGE 96

98 REF PAGE 97 VI- PAIEMENTS DIRECTS La présente procédure, rappelons-le, concerne le paiement de facture d un fournisseur étranger ou de facture résultant des engagements spéciaux pris par la Banque Mondiale (IDA) et présentant une somme supérieure à USD. VII- PROCEDURES DE PAIEMENT DES DEPENSES PAR LE COMPTE DESIGNE Le schéma ci-après présente la synthèse des grandes étapes des procédures de paiements directs par compte désigné : 1 INTERVENANTS ETAPES Regisseur Directeur Attaché de Direction Vérification des dossiers de paiement 2 Visa BE X 3 Circuit dossiers de paiement X 4 Classement de dossier X X Description narrative :

99 REF PAGE 98 ETAPES DESCRIPTION INTERVENANTS DOCUMENTS 1. Vérification des Régisseur Dossier de dossiers de paiement paiement 2. Visa BE 3. Circuit dossiers de paiement 4. Classement de dossier NB : Réception facture certifiée «Bon pour prise en charge et Bon à payer». Préparation opération de paiement : - Rédaction Bordereau d'envoi - Etablissement Tableau récapitulatif à partir des données de la Facture. Constitution de dossier suivant : - 3 exemplaires de facture (l original de facture provenant du Titulaire, et 2 photocopies conformes à l'original), - Dossier relatif aux dépenses (Facture, Marché, Caution, Non objection, etc.), - Bon de livraison, - Document transitaire. Duplication du dossier en trois (04) exemplaires. Remise du dossier au Directeur pour «signature du BE». Signature du BE. Remise du dossier à l Assistante de Direction pour «envoi». Envoi du dossier, trois (03) exemplaires, à la Direction de la Dette Publique pour «visa et signature et envoi à la mission résidente de la BM». Remise du 4 exemplaire du dossier au RAF pour «classement». Réception du dossier. Classement du dossier pour «dossier de réapprovisionnement et d audit». Directeur BE Assistante de Direction Assistante de Direction Le paiement n est effectif qu après réception du relevé bancaire de la BM. Courrier sortant

100 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 99 VIII- ENGAGEMENTS SPECIAUX Les engagements spéciaux peuvent être considérés comme un autre type de paiement direct. Le RAF procède à la constitution de dossiers suivants relatifs aux engagements spéciaux : - Formulaire d engagement indiquant le montant de la facture, - Trois (03) exemplaires de facture pro forma, - Lettre de crédit (ou crédit documentaire), - Contrat, marché ou BC - Non objection de la BM dans le cas d une somme dépassant USD. Pour la suite de l opération, il faut se reporter { la procédure de paiements directs. IX- PAIEMENT PAR COMPTE DU PROGRAMME Ce Compte de paiement, ouvert par l Etat Malagasy auprès de la Banque Centrale ou d une Banque Primaire est appelé «Compte du Programme» et dont le libellé est au nom du Programme, est le compte de déposition des Fonds de contrepartie du Financement Extérieur, il représentant la contribution de l Etat Malagasy dans le financement pour l exécution du Programme. Ces fonds servent également à payer les dépenses encourues au titre du Programme telles que les taxes ou autres dépenses éligibles, relatives { l exécution du Programme mais le montant est calculé { partir de pourcentage de dépenses non payées par l IDA. X- PROCEDURES DE PAIEMENT DES DEPENSES PAR LE COMPTE DU PROGRAMME Le schéma ci-après présente la synthèse des grandes étapes des procédures de paiements directs par compte désigné : ETAPES Directeur BdG INTERVENANTS Attaché de Direction Vérification des dossiers de paiement - Réception du dossier du RAF X 1 - Contrôle de la régularité de la dépense X - Approbation et signature du BP et du chèque X - Retour du dossier au RAF X 2 Préparation du paiement X

101 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 100 Description narrative : ETAPES DESCRIPTION INTERVENANTS DOCUMENTS 1. Vérification des Réception du dossier suivant dossiers de du RAF : paiement 2. Préparation du paiement - Le marché ou le contrat ou BC avec BL, PV de comparaison des prix, ou Rapport d évaluation ou PVCAO - La facture certifiée du Titulaire, - Le BP, - Le chèque. Contrôle de la régularité de la dépense. Approbation et signature du BP et du chèque. Retour du dossier au RAF. Réception du dossier. Photocopie du chèque signé. Remise au Bénéficiaire du chèque signé. Classement des de la facture, marché ou contrat ou BC avec BL, PV de comparaison, PVCAO, du BP et de la copie du chèque pour «classement et dossier de réapprovisionnement et d audit». Régisseur Dossier de paiement Assistant de Direction

102 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 101 PAIEMENT PAR LE TRESOR (TTL et DTI) En ce qui concerne le paiement des TTL et DTI, seul le gestionnaire de crédit désigné comme responsable de tutelle du Programme au niveau de la Présidence de la République est habilité à effectuer les engagement s correspondants. De l engagement au mandatement, la procédure { suivre est celle de l engagement de dépenses publiques et c est le gestionnaire de crédit qui est en charge d effectuer cette procédure. Toutefois, le B dg doit fournir les pièces nécessaires pour effectuer cette opération. Ainsi, pour le paiement de la TTL les pièces nécessaires pour arriver au paiement au niveau du Trésor sont les suivantes : - Copie de la facture du fournisseur - Etat de paiement des taxes locales En retour, après que la procédure de mandatement a abouti, le gestionnaire de crédit transmet au B dgdeux (02) exemplaires du dossier comprenant : - Bordereau des pièces - Copie Etat de paiement des taxes signé - Copie de la facture fournisseur signé - Copie de l Avis de crédit du Trésor - Copie de l ordre de paiement - Copie du bordereau d émission - Copie du titre de paiement. Un exemplaire du dossier est remis par le R AF au fournisseur et l autre gardé pour «classement au dossier». Pour le paiement du DTI, le service des douanes transmet au niveau du BdG le dossier accompagné de l Etat bleu pour «demande de règlement des taxes douanière correspondantes aux marchandises du fournisseur». A la réception du dossier, le R AF le transmet au gestionnaire de crédit pour «engagement, liquidation et paiement des taxes douanières au niveau du Trésor».

103 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 102 XI- AUTRES TYPES DE DECAISSEMENT Les factures directes Ce volet concerne les dépenses ne nécessitant pas de BC, ni de contrat, ni marché, telles que : - Loyer, - Facture téléphonique TELMA, - Facture JIRAMA, - Etc. Le Comptable Assistant 1 effectue directement l enregistrement comptable de l opération pour le règlement de ces dépenses, en précisant : - l imputation budgétaire - le montant - l objet de la dépense - la date et la référence de la facture La saisie de ces informations constitue l acte d engagement. La liquidation et le paiement des factures suivent la procédure normale. Les dépenses remboursables Ce sont des dépenses pouvant être classées comme imprévues mais rattachées ou non à un engagement (contrat ou marché) générateur de facture. Ces dépenses sont déjà liquidées. Le traitement de facture au niveau de procédure normale se fait ultérieurement. Ce genre de dépenses est aussi lié à la réalisation des prestations et concerne essentiellement les frais de déplacement des consultants et dont le paiement se fait sur présentation de pièces justificatives.

104 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 103 D. ENGAGEMENTS DIVERS ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS E.X. PROCESSUS L engagement divers est une autre catégorie de dépenses inscrite dans le PTA et initié au niveau de la composante/volet ou du BdG mais finalisé par l établissement d un BC au niveau du BdG. Ainsi, l engagement divers désigne ici toutes dépenses ne nécessitant pas de contrat ou de marché et sont identifiées par un BC dont le montant ne doit pas toutefois dépasser en valeur la somme de USD. Ces dépenses concernent les achats de fournitures usuelles de bureau et autres petits achats, tels que l exécution d atelier et de formation, les séminaires ou autres réunions, les enquêtes ou autres évaluations diverses, les déplacements sur terrain pour vérification, etc. La demande d avis de non objection de la Banque Mondiale n est pas obligatoire avant d engager ces dépenses, néanmoins le PTA approuvé reste une référence en termes de justification de l engagement et ainsi de l éligibilité de ces dépenses. Ce type de dépenses doit faire l'objet de consultation des prix à certains fournisseurs potentiels (Trois au minimum dans la mesure du possible). Pour l attribution du bon de commande, une Commission appelée «Commission interne des dépouillement des offres de prix» doit être constituée. Les membres de cette Commission sont normalement : - Le Directeur du BdG - Le Responsable Administratif et Financier - Le Responsable Passation des Marchés DESCRIPTION NARRATIVE Etapes de la procédure Descriptions Exécutant Moyens, supports 1 Expression des besoins Dans le cadre du PTA, conformément SG ou Assistant PTA aux restrictions réglementaires prévues et citées ci-dessus : - Etablissement de l état des Besoins «engagements divers» exprimant les besoins de la

105 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 104 Etapes de la procédure Descriptions Exécutant Moyens, supports composante/volet du BdG ; - Envoi de l état au RAF pour «contrôle et vérification». 2 Contrôle de l engagement Les tâches de validation et de contrôle sont attribuées au RAF qui effectue : - La vérification de l'éligibilité des dépenses sur la base du PTA ; - La vérification de la disponibilité Budgétaire RAF PTA Etat de suivi budgétaire 3 Consultation des fournisseurs Consultation restreinte de prix par RPM demande de facture pro forma auprès d au moins trois(03) fournisseurs. 4 Dépouillement des offres A la réception des offres : - Dépouillement des offres. Membre de la Commission interne de dépouillement des offres 5 Comparaison des prix - Rédaction de P.V. intitulé "Procès Verbal de comparaison des prix" ou " PV de jugement des offres". Le PV de comparaison des prix doit indiquer : - l objet de l achat, - la référence du PV (numéro interne, date de dépouillement), - le nombre de fournisseur consulté, - les membres de la RPM Directeur BdG du Directives de la BM sur les achats et engagements divers PV de comparaison de prix Directives de la BM sur les achats et

106 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 105 Etapes de la procédure Descriptions Exécutant Moyens, supports Commission interne de dépouillement signataires du PV, - l état comparatif des offres, - La conclusion de la commission interne de dépouillement. - Duplication en quatre (04) exemplaires. - Présentation du PV aux membres de la Commission pour «signature». - Classement provisoire du PV. Si l avis de la BM est nécessaire, rédaction d une lettre de demande d avis de non objection (DANO). Pour cela envoi à la BM de : - Un (01) exemplaire du dossier avec les pièces suivantes : - Un BE rédigé par le RPM et signé par le Directeur du BdG, - La lettre de requête de la composante (copie), - Le PV de comparaison des prix. - La facture pro forma - Contrôle du dossier sur la base du PV de comparaison des prix par le Directeur du BdG. engagements divers 6 Etablissement du Bon de Commande - Après réception de l ANO, si nécessaire, transmission du dossier (Lettre de requête + PV + Facture pro forma + ANO) : Une (01) copie au RAF pour «établissement et émission de Bon de Commande». Un double du dossier est gardé par le RPM pour «classement au dossier». - Etablissement du Bon de RPM RAF Directeur BdG du BC

107 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 106 Etapes de la procédure Descriptions Exécutant Moyens, supports Commande en trois (03) exemplaires. - Approbation et Signature du Bon de Commande. 10 Emission du Bon de commande - Emission du Bon de Commande : - Un (01) exemplaire au Titulaire pour «exécution du bon de commande». - un (01) exemplaire à l Assistant RAF 2 pour «comptabilisation de l engagement». - un (01) exemplaire gardé par le RAF pour «suivi des engagements». - Inscription au registre spécifique de Bon de Commande pour «suivi de bon de commande et contrôle facture». RAF Registre spécifique de bon de commande A Noter que : - A la présentation de facture, en deux exemplaires, au BdG, le Titulaire joint à la facture un Bon de Livraison. - L émission du BC constitue l acte d engagement.

108 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 107 E.XI. DOCUMENTS UTILISES : - ACH-1 : PROCES VERBAL DE COMPARAISON DES PRIX - ACH-2 : BON DE COMMANDE - ACH-3 : REGISTRE SPECIFIQUE DE BON DE COMMANDE

109 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 108 ACH-1 PROCES VERBAL DE COMPARAISON DES PRIX COMMENTAIRES DIRECTIVES DE REMPLISSAGE Le PV de comparaison de prix est rédigé par le RPM. A la fin, le PV doit conclure sur l attribution de l offre. (1) désignations des fournitures demandées (2) dénomination de la composante bénéficiaire (3) numéro de référence de la consultation (4) date de lancement de la consultation (5) nombre et liste de fournisseurs consultés (au moins trois fournisseurs) (6) nombre et liste des fournisseurs ayant répondu à la consultation (7) date de l'ouverture des offres (8) liste des membres de la commission de dépouillement (9) colonne contenant la liste des fournisseurs (10) remplir la colonne par "conforme" ou "non conforme" selon le fournisseur (11) colonne contenant le montant financier de l'offre de chaque fournisseur (12) colonne contenant l classement des fournisseurs (1 er, 2 ème,...) (13) partie contenant la conclusion de la commission ainsi que ses justificatifs (14) désignation des fournisseurs ayant les offres recevables (15) nom du fournisseur ayant l offre moins disante (16) nom du fournisseur retenu par la commission (17) signatures des membres de la commission FORMAT

110 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 109 REPOBLIKAN I MADAGASIKARA Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana PRIMATURE PGDI BUREAU DE GESTION DU PROJET Objet: Consultation de prix pour l'acquisition de...(1)...pour...(2)... Référence : Consultation N...(3)... en date du...(4)... PROCES VERBAL DE COMPARAISON DES PRIX Nombre de fournisseurs consultés:...(5)... Nombres d'offres reçus:...(6)... Date de dépouillement:...(7)... Membre de la Commission interne de dépouillement:...(8)... ETATS COMPARATIFS DES OFFRES DESIGNATION DES FOURNISSEURS EVALUATIONS DES OFFRES TECHNIQUES EVALUATIONS DES OFFRES FINANCIERES CLASSEMENT DES OFFRES PAR RAPPORT AU PRIX (9) (10) (11) (12) Conclusion de la commission de dépouillement:...(13)... La commission déclare: - recevables les offres,...(14)... - que l'offre de...(15)... est la moins disante. La commission propose de retenir l'offre de...(16)... classée première compte tenu qu'elle est la moins disante et conforme aux spécifications techniques de l consultation de prix. Fait à Antananarivo, aux date et heure que dessus. Les membres de la Commission interne de dépouillement...(17)...

111 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 110 COMMENTAIRES BON DE COMMANDE DIRECTIVES DE REMPLISSAGE ACH-2 Le Bon de commande est établi par le RAF, signé et approuvé par le Directeur du BdG et marquant ainsi l acte d engagement du PROJET envers un tiers appelé «Fournisseur». Le Bon de commande établi généralement { partir d une facture pro forma sert de base de contrôle de la facture envoyée par ce fournisseur. 1) numéro du feuillet du carnet du BC. 2) Numéro du BC 3) destinataire du BC (fournisseur) 4) objet de la commande 5) forme de la prestation à commander; service, ou 6) achat à effectuer, ou 7) commande pour stockage, ou 8) commande de matériels des immobilisations 9) codification de la composante et volet 10) codification de la rubrique budgétaire utilisée 11) libellé catégorie de la dépense 12) codification du compte créancier en cas de besoin 13) numéro d ordre de commande 14) désignation des prestations à commander 15) unité de commande 16) unité de stock en cas de stock 17) facteur de conversion (en cas de besoin de conversion de l unité) 18) prix unitaire 19) quantité commandée 20) montant de commande par ligne (par ordre) 21) commande exécutée 22) prix unitaire exécuté 23) quantité exécutée 24) somme en lettre du montant total de la commande (HT) 25) total hors taxes montant en chiffre 26) taxes montant en chiffre 27) total toutes taxes comprises montant en chiffre 28) répartition de financement de la commande 29) financement Ida 30) financement prévu pour des autres bailleurs 31) financement Etat Malagasy

112 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE ) financement par RPI 33) financement par des RP/TTL ou RP/DTI 34) date d envoi du BC 35) cachet et signature du responsable habilité à signer le BC FORMAT

113 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 112 PRIMATURE PGDI BUREAU DE GESTION DU PROJET N / BdG/PGDI Adresse : Tél: (22) 101 Antananarivo. CODE COMPOSANTE/VOLET :... (9)... RUBRIQUE BUDGETAIRE:... (10)... Libellé Catégorie de dépense:... (11)... ORIGINAL FEUILLET N...(1)... BON DE COMMANDE N... (2)... Adressé à :... (3) OBJET:... (4) Compte Créancier :... (12)... N ORDRE (13) Désignation des prestations (14) Unité de commande (15) Unité de stock (16) facteur de conversion (17) PRIX UNITAIRE (18) Qté commandée (19) MONTANT (20) EXECUTION (21) PRIX UNITAIRE (22) QUANTITE (23) Arrêtée le présent Bon de commande à la somme de :... ( 24)... Vu: Antananarivo le... (34)... Le... (35)... TOTAL HORS TAXES (25) TAXES (26) TOTAL TTC (27) IDA (29) REPARTITION (28) AUTRES BAILLEURS RPI (32) TAXES (33) (30)

114 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 113 ACH-3 REGISTRE SPECIFIQUE DE BON DE COMMANDE COMMENTAIRES DIRECTIVES DE REMPLISSAGE Ce registre sert à enregistrer la commande passée par le Projet après approbation du Directeur du BdG de l éligibilité des dépenses, commande matérialisée par le BC Ce registre est tenu par le RAF, et sert de base de contrôle de la facture. (1) désignation des prestations (2) date d émission du BC (3) description de la commande (4) prix unitaire prévisionnel, prévu dès l établissement du BC (5) quantité commandée (6) montant prévisionnel (7) commande exécutée (8) prix unitaire exécuté (9) quantité exécutée FORMAT REGISTRE SPECIFIQUE DE BON DE COMMANDE Désignation des prestations (1) Date d émission (2) Prix Unitaire Prévisionnel (5) Commande (3) Exécution (4) Quantité commandée (6) Montant prévisionnel (7) Prix unitaire (8) Quantité (9)

115 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 114 E.XII. FORMATIONS, SEMINAIRES ET ATELIERS Pendant l exécution du Projet, il existe des activités prévues dans les termes de l Accord de Crédit, référencées dans le PTA établit par le BdG, ces activités sont réalisées dans le cadre de «formations, séminaires et ateliers». L exécution de ces activités générant des dépenses ne nécessitant la conclusion d un contrat ni la réalisation d u n marché au préalable, ni l émission de Bon de Commande est soumise à une procédure spéciale. La réalisation de «formations et séminaires» prévues se subdivise en deux : - les formations, séminaires, et ateliers réalisés localement, et - celles réalisés à l extérieur 12. FORMATIONS ET SEMINAIRES LOCAUX Les Responsables au niveau des différentes pôles établissent sur la base du PTA une requête présentant les activités { effectuer, accompagnée d un devis estimant les dépense s à réaliser. Les Responsables au n iveau des différentes pôles doit produire des pièces justificatives pouvant faire l objet d une justification de l établissement du devis estimatif. Description narrative N Etapes de procédures Exécutant Moyens, supports 1 Etablissement de la requête Présentation de la requête au Directeur du BdG pour «Accord». Responsables au niveau des différents pôles Requête 2 Vérification de la requête - Vérification de la requête sur la conformité des taux, pour le cas de la fixation du per diem, à ceux fixés par le texte ou décret y afférent. - Transmission de la requête au RAF pour «contrôle et vérification de la dépense». Directeur du BdG Requête

116 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 115 N Etapes de procédures Exécutant Moyens, supports 3 Etablissement Bon de commande - Le RAF procède au contrôle en effectuant les opérations suivantes : - Vérification de l éligibilité de la dépense - vérification de la conformité au PTA (montant budgétisé au PTA, référence) - vérification de la disponibilité budgétaire, - vérification, par tous les moyens, de la sincérité des estimations de dépenses et des prix, base de l estimation - En cas d accord, établissement Bon de commande. A noter que : RAF Requête PTA - Des vérifications des dépenses encourues peuvent être effectuées par le RAF : - Vérification sur place des participants présents, des paiements effectués. - Vérifications des toutes les pièces justificatives des dépenses (état émargé, facture, reçus, billets, fiche de présence, etc.). - L ATN en Gestion de l information, de la connaissance, de la communication et du changement doit produire un rapport d évaluat ion de la formation. 13. FORMATIONS ET SEMINAIRES A L EXTERIEUR La composante/volet exprime son besoin par une requête établie sur la base du PTA et du plan de formation de son département. Elle établit un devis estimatif présentant le détail des dépenses p révues (frais de déplacement, montant des allocations de subsistance, frais d inscription et de scolarité ).

117 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 116 Description narrative N Etapes de procédures Exécutant Moyens, supports 1 Etablissement de la Requête - Présentation de la requête au Directeur du BdG pour «Accord». - Vérification de la requête sur la conformité des taux, pour le cas de la fixation du per diem, à ceux fixés par le texte ou décret y afférent et validation de la requête par le Directeur ;. - Transmission de la requête au RAF pour «contrôle et vérification de la dépense». Bénéficiaires Directeur du BdG Requête 2. Contrôle et vérification Le RAF procède au contrôle en effectuant les opérations suivantes : - Vérification de l éligibilité de la dépense - vérification de la conformité au PTA (montant budgétisé au PTA, référence) - vérification de la disponibilité budgétaire, - vérification, par tous les moyens, de la sincérité des estimations de dépenses et des prix, base de l estimation RAF Requête

118 BUREAU DE GETION PERMANENT DU PROGRAMME DE GOUVERNANCE ET DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL REF PAGE 117 N Etapes de procédures Exécutant Moyens, supports 3-Etablissement de la lettre de proposition 4. Etablissement du BC Après «contrôle et visa» du RAF : Etablissement d une lettre de proposition à envoyer à la Banque Mondiale pour «non-objection».la lettre signée par le Directeur du BdG doit indiquer : - l objet de la formation, - la durée et le lieu, - les bénéficiaires proposés, - le détail des coûts de la formation ou de séminaire. Pièces jointes à la lettre : - Requête de financement de la composante - CV du ou des bénéficiaires proposés A la réception de la Non objection de la BM, établissement du bon de commande. Attaché de direction RAF Requête Requête A noter que : Le ou les bénéficiaires de la formation ou du séminaire devront produire un rapport relatant le déroulement et les points essentiels abordés lors de cette formation ou de ce séminaire et les pièces comptables justifiant les dépenses agréées.