Processus de clôture des états financiers Rapport d audit Rapport n o 3/14 26 août 2014

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1 Diffusion : Processus de clôture des états financiers Rapport d audit Rapport n o 3/14 26 août 2014 Destinataires : Président et chef de la direction Premier vice-président et chef de la direction financière Vice-président et contrôleur général Contrôleur général adjoint Directeur de groupe, Comptabilité générale c. c. : Premier vice-président et chef de la gestion des risques Premier vice-président, Affaires générales et secrétaire Premier vice-président, Ressources humaines et Communications Premier vice-président, Développement des affaires Premier vice-président, Solutions d affaires et Innovation Premier vice-président, Groupe des produits de financement Premier vice-président, Assurances Directeur, Planification financière et Établissement de rapports financiers Directeur, Comptabilité des assurances et Établissement des coûts Directeur, Comptabilité de trésorerie Directeur de groupe, Gouvernance des assurances Directeur de groupe, Planification stratégique et Relations gouvernementales Directeur principal, Bureau du vérificateur général Directeur, Bureau du vérificateur général Équipe d audit Souhail Sadaka Adnan Zia Vice-présidente, Vérification interne Monica Ryan

2 Table des matières Introduction... 3 Objectif et étendue de l audit... 3 Opinion de la Vérification interne... 3 Constatations de l audit et plans d action... 4 Conclusion... 5 Processus de clôture des états financiers 26 août

3 Introduction Conformément à son plan d audit pour 2014, la Vérification interne a réalisé un audit des contrôles clés liés au processus de clôture des états financiers. Les états financiers d EDC sont préparés conformément aux Normes internationales d information financière (IFRS) et présentés trimestriellement au Conseil d administration aux fins d examen et d approbation avant leur publication. Le processus de clôture définit les contrôles et les mécanismes de surveillance qui veillent à ce que les états financiers soient exacts, complets et produits en temps utile. Objectif et étendue de l audit L objectif général de l audit consistait à évaluer l efficacité opérationnelle des contrôles mis en place dans le cadre du processus de clôture des états financiers. L audit s étendait aux contrôles relatifs aux écritures de journal, aux rapprochements de comptes, à l ouverture et à la clôture des périodes intermédiaires, au mappage du plan de comptes par rapport aux états financiers, à l examen de l ensemble des rapports financiers, au suivi des changements apportés aux IFRS et à la documentation du processus de clôture. Opinion de la Vérification interne À notre avis, le processus de clôture des états financiers est bien contrôlé 1. Nous avons constaté que les contrôles clés s y rapportant ont bien été conçus et fonctionnent comme prévu. Deux problèmes modérés 2 ont cependant été constatés et sont décrits ci-après. La direction s est engagée à prendre les mesures correctives au plus tard au deuxième trimestre de Nos opinions d audit standards sont les suivantes : - Contrôle rigoureux : Les contrôles clés ont bien été conçus et fonctionnent comme prévu. Des contrôles internes exemplaires sont en place. Les objectifs du processus vérifié seront très probablement atteints. - Bien contrôlé : Les contrôles clés ont bien été conçus et fonctionnent comme prévu. Les objectifs du processus vérifié seront probablement atteints. - Possibilités d amélioration des contrôles : Un ou plusieurs contrôles clés sont absents, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié n est pas négligeable. De promptes mesures s imposent. - Non contrôlé : De nombreux contrôles clés sont absents, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Les objectifs du processus ne seront probablement pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié est importante. Des mesures doivent être prises immédiatement. 2 Les constatations de l audit sont établies comme suit : Problème majeur : Un contrôle clé est absent, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque financier et/ou de réputation n est pas négligeable. L objectif du processus sur lequel porte le contrôle ne sera probablement pas atteint. Des mesures correctives s imposent pour que les contrôles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints. Problème modéré : Un contrôle clé est absent, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu, et le risque financier et/ou de réputation pour le processus n est pas négligeable. Cependant, un contrôle compensatoire existe. Des mesures correctives s imposent pour éviter de compter uniquement sur les contrôles compensatoires et/ou pour s assurer que les contrôles sont rentables. Problème mineur : Faiblesse dans la conception et/ou le fonctionnement d un contrôle qui n est pas un contrôle clé. Il est peu probable que l atteinte des objectifs soit compromise. Il est recommandé de mettre en place des mesures correctives pour rentabiliser les contrôles. Processus de clôture des états financiers 26 août

4 Constatations de l audit et plans d action 1. Politiques et procédures Les politiques et les procédures forment le cadre à l intérieur duquel fonctionne une organisation. Quand elles sont claires, elles favorisent l efficacité des processus décisionnels et de la délégation en indiquant ce que les gens peuvent faire, les décisions qu ils peuvent prendre et quelles activités sont convenables. L audit a révélé qu aucun processus courant n est en place pour l examen périodique des politiques et procédures, y compris celles affichées sur Le fil conducteur. D ailleurs, nous avons constaté que Le fil conducteur contenait des versions périmées des politiques et que, parfois, les anciennes versions des procédures n étaient pas supprimées après la diffusion des nouvelles. La direction s est engagée à instaurer un examen annuel des politiques et lignes directrices en matière de comptabilité en visant l objectif de procéder aux mises à jour nécessaires, y compris l actualisation des documents affichés sur Le fil conducteur, s il y a lieu. Constatation de l audit Problème modéré 2 Responsable de l intervention Contrôleur général adjoint Date d échéance Deuxième trimestre de Procès-verbal des réunions importantes portant sur le processus de clôture Selon les lignes directrices concernant le processus de clôture des états financiers, le procès-verbal de telles réunions constitue un contrôle clé. En effet, le procès-verbal est un document de la Société illustrant la surveillance de la gestion exercée pendant le processus. Il contribue aussi au suivi des questions soulevées, des mesures convenues et des personnes chargées de traiter les questions. Chaque mois, les états financiers mensuels font l objet d une réunion où sont analysés notamment les écarts avec la période précédente. Ces réunions rassemblent le chef de la direction financière, le contrôleur général, le contrôleur général adjoint, le directeur de groupe, Comptabilité générale, et les directeurs d équipe de la comptabilité. L audit a révélé que ces réunions avaient lieu régulièrement, mais qu aucun procès-verbal n était rédigé. La direction a accepté de veiller à ce qu on rédige des procèsverbaux qui feront état des questions soulevées pendant les réunions, des dates de résolution visées et des personnes responsables. Ils seront revus et approuvés par le contrôleur général adjoint. Les directeurs de secteurs d activités et les membres des différentes équipes comptables au sein des Finances de la Société se réunissent régulièrement pour discuter des changements aux activités et de leur incidence sur les états financiers. Aucun procès-verbal de ces réunions n est rédigé. Il est donc impossible de connaître les questions traitées et de savoir comment leurs conséquences potentielles sur les états financiers ont été analysées. La direction a accepté de veiller à ce qu on rédige des procès-verbaux de ces réunions, qui seront revus par les directeurs des équipes comptables concernées. Constatation de l audit Problème modéré 2 Responsable de l intervention Contrôleur général adjoint et directeur de groupe, Comptabilité générale Date d échéance Quatrième trimestre de 2014 Processus de clôture des états financiers 26 août

5 Conclusion Les constatations et les recommandations de l audit ont été communiquées à la direction, qui les a acceptées et a élaboré des plans d action dont la mise en œuvre est prévue au plus tard au deuxième trimestre de Nous tenons à remercier la direction de son appui tout au long de l audit. Processus de clôture des états financiers 26 août