Éléments hors bilan Rapport de vérification final Rapport N o 20/12 18 février 2013

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1 Éléments hors bilan Rapport de vérification final Rapport N o 20/12 18 février 2013 Diffusion : Destinataires : Président et chef de la direction Premier vice-président et chef de la direction financière Premier vice-président, Solutions d affaires et innovation Vice-président et contrôleur général Vice-président, Veille stratégique et Innovation Contrôleur général adjoint, Financement des opérations Directeur de groupe, Centre de veille stratégique Directeur de groupe, Comptabilité générale Directeur, Comptabilité des assurances et Établissement des coûts Directeur, Comptabilité des prêts c.c. : Premier vice-président, Assurances Premier vice-président, Groupe des produits de financement Premier vice-président, Affaires générales et secrétaire Premier vice-président, Ressources humaines et communications Premier vice-président, Développement des affaires Premier vice-président et chef de la gestion des risques Directeur de groupe, Planification et Relations extérieures Directeur principal, Bureau du vérificateur général Directeur de groupe, Bureau du vérificateur généra Équipe de vérification Allison Lowe Eric Hunter Lawrence Di Stefano Vice-présidente, Vérification interne Monica Ryan

2 Table des matières Introduction... 3 Objectifs et portée de la vérification... 3 Opinion de la Vérification interne... 3 Résultats de la vérification et recommandations... 4 Conclusion... 6 Éléments hors bilan 18 février

3 Introduction Conformément au plan de mission de 2012, la Vérification interne d EDC a vérifié les processus entourant la production des rapports financiers des éléments hors bilan suivants : passifs éventuels, engagements de financement et entités ad hoc. Les passifs éventuels étaient de millions de CAD, les engagements de financement étaient de millions de CAD et les entités ad hoc avaient des valeurs d actifs de millions de CAD et un risque maximal de perte de millions de CAD à la fin du mois de décembre Objectifs et portée de la vérification La vérification visait de manière générale à évaluer la conception et l efficacité opérationnelle des opérations et des contrôles de surveillance entourant les processus de production de rapports financiers pour les éléments hors bilan. La portée de cette vérification comprenait les contrôles mis en place pour la détermination des montants reliés aux passifs éventuels, à l exception de l assurance ARI pour acheteur unique et de la couverture sélective, qui ont été exclues pour des raisons d importance relative; aux engagements de financement, à l exception des engagements liés aux transactions d investissement d EDC, qui ont été incluses dans la portée de la vérification des placements de 2012; aux entités ad hoc. La vérification détaillée sur le terrain a été réalisée de septembre à novembre Opinion de la Vérification interne À notre avis, il existe des possibilités d amélioration des contrôles 1 entourant la divulgation des montants des passifs éventuels associés aux produits d assurance et aux montants liés aux entités ad hoc non contrôlées par EDC. Nous avons constaté que certaines caractéristiques de produits ne sont pas connues ou bien que leur impact n a pas été examiné du point de vue des exigences de divulgation comptable. Par exemple, le risque associé aux frais imposés aux titulaires de police pour disponibilité future n est pas toujours traité comme un passif éventuel. Nous avons également constaté des problèmes de configuration en ce qui concerne les rapports utilisés pour déterminer les montants des passifs 1 Nos opinions de vérification standard sont les suivantes : - Contrôles forts : Des contrôles clés ont été efficacement conçus et fonctionnent comme prévu. Il existe des contrôles internes exemplaires. Les objectifs du processus vérifié sont très probablement atteints. - Bien contrôlé : Des contrôles clés ont été efficacement conçus et fonctionnent comme prévu. Les objectifs du processus vérifié sont probablement atteints. - Possibilités d améliorations : Un ou plusieurs contrôles clés n existent pas, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié est plus qu insignifiante. De promptes mesures s imposent. - Non contrôlé : De nombreux contrôles clés n existent pas, ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu. Les objectifs du processus ne sont probablement pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la réputation, l incidence sur le processus vérifié est importante. Des mesures doivent être prises immédiatement. Éléments hors bilan 18 février

4 éventuels. Enfin, les critères utilisés pour déterminer quelles transactions impliquant des entités ad hoc doivent être incluses dans les informations présentées sous forme de notes n ont pas été révisés récemment par la haute direction. Un certain nombre de problèmes ont été résolus pendant la vérification et d autres plans d action sont en train d être mis en œuvre. Résultats de la vérification et recommandations 1. Détermination des montants des passifs éventuels Au cours de la vérification, nous avons constaté que l impact de certaines caractéristiques de produits sur les montants des passifs éventuels n avait pas été déterminé ou examiné récemment. Par exemple, certaines polices PRI permettent aux titulaires de police de rétablir automatiquement le passif d assurance au moment du paiement d une indemnité admissible. La valeur combinée de ces «rétablissements automatiques» est incluse dans le calcul de la portion PRI de la provision pour sinistres sur assurances, mais n est pas actuellement comprise dans le montant consigné comme passifs éventuels. Nous avons également constaté que des caractéristiques de produits semblables ne sont pas toujours traitées de la même façon lorsque l on détermine les montants des passifs éventuels. Par exemple, en vertu des conditions d utilisation de certains produits comme les obligations du financement du commerce extérieur (TFO) et l assurance risques politiques (PRI), les titulaires de police peuvent «réserver» une capacité de crédit pour utilisation future moyennant le paiement d un droit. Cette réservation de capacité de crédit est connue sous le nom de période d engagement pour les TFO et de période d attente pour l assurance PRI. La capacité de crédit réservée dans le cadre d une période d engagement pour les TFO est comptabilisée comme passif éventuel. Toutefois la capacité de crédit détenue pendant une période d attente n est pas comptabilisée comme passif éventuel, mais est comprise dans le calcul de la provision pour sinistres sur assurances. Nous avons recommandé que des lignes directrices soient élaborées pour déterminer et calculer les montants des passifs éventuels. De plus, il faudrait mettre en œuvre un processus permettant d examiner le calcul à la fin de chaque trimestre pour assurer la conformité aux lignes directrices. Nous recommandons également que la Comptabilité des assurances et le Groupe des assurances se réunissent une fois par an pour s assurer que les changements apportés aux produits, aux caractéristiques ou aux pratiques de souscription n ont pas eu de répercussions sur les montants des passifs éventuels. Constatation de la vérification problème majeur 2 Responsable de l intervention Directeur, Comptabilité des assurances et Établissement des coûts 2 Voici le classement de nos constatations de vérification : - Problème majeur - Un contrôle clé n existe pas, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu et le risque financier et/ou de réputation est plus qu insignifiant. L objectif du processus sur lequel porte le contrôle n est probablement pas atteint. Des mesures correctives sont requises pour que les contrôles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints. - Problème modéré - Un contrôle clé n existe pas, est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu et le risque financier et/ou de réputation pour le processus est plus qu insignifiant. Toutefois, il existe un contrôle de compensation. Des mesures correctives sont requises pour éviter que l on se fie seulement au contrôle de compensation et pour que les contrôles soient rentables. - Problème mineur - Faiblesse dans la conception et/ou dans le fonctionnement d un contrôle qui n est pas un contrôle clé. Il est peu probable qu il y ait des répercussions sur la capacité d atteindre les objectifs. Des mesures correctives sont recommandées pour que les contrôles soient rentables. Éléments hors bilan 18 février

5 Date d échéance 2T Intégralité et exactitude des données utilisées pour compiler les informations présentées sous forme de notes Le rapport en souffrance du MTIP est utilisé comme base pour consigner les montants des passifs éventuels associés aux produits PRI et CIB. Cependant nous avons remarqué que les montants de passifs éventuels compris dans ce rapport ne correspondent pas toujours aux montants consignés dans le système de souscription (MBC). Les écarts semblent être le résultat de problèmes de configuration du rapport. Par exemple dans certains cas, le ratio de coassurance est appliqué deux fois, ce qui entraîne une sousestimation des passifs éventuels. Dans d autres cas, le passif à court terme est consigné deux fois, ce qui entraîne une surestimation des passifs éventuels. Le rapport d estimation d exposition réelle aux risques de Globex est utilisé comme base pour déterminer et consigner les passifs éventuels associés au produit ARI. La configuration de ce rapport repose sur des règles commerciales servant à déterminer une estimation des passifs éventuels. Ces règles ont été créées en 2004 et certaines ne semblent pas être en harmonie avec le profil actuel du programme ARI. Par exemple, le rapport applique toujours une période de préexpédition de 30 jours en calculant la durée d exposition officielle pour EDC. Cependant, la durée de préexpédition peut varier fortement. Le processus utilisé pour déterminer et comptabiliser les montants d engagement de financement (non déboursés) liés spécifiquement aux lettres d offres est principalement manuel et suppose l utilisation de rapports d engagement de crédit distincts du système ACBS et du système MBC. Par conséquent, nous avons trouvé des erreurs qui n ont pas été identifiées dans le processus d examen et de production de rapport. Par exemple, les montants de lettres d offre indiqués dans les engagements de financement peuvent parfois comprendre les montants originaux qui ont déjà été déboursés et les montants de renouvellement non déboursés. Nous avons recommandé que soit effectuée une révision approfondie du rapport du MTIP et du rapport d estimation d exposition réelle aux risques de Globex pour faire en sorte que les montants consignés dans ces rapports soient exacts. De plus, nous avons recommandé que le Centre de veille stratégique (BIC) effectue une révision complète des rapports d engagement de crédit des systèmes ACBS et MBC pour détecter toutes les transactions qui ne sont pas des lettres d offre et pour que le traitement des données soient approprié. Enfin, nous recommandons que le BIC repense son processus d examen manuel et de production de rapports et envisage de l améliorer afin de réduire les risques d erreurs. Constatation de la vérification problème majeur Responsables de l intervention Directeur, Comptabilité des assurances et Établissement des coûts et directeur de groupe, Centre de veille stratégique Date d échéance 3T2013 Éléments hors bilan 18 février

6 3. Entités ad hoc Les états financiers annuels d EDC comprennent une note sur les entités ad hoc donnant des renseignements sur la nature des transactions conclues par EDC qui donnent lieu à des entités ad hoc, leurs valeurs d actifs comparatives et la perte maximale qu EDC risque de subir en raison des transactions conclues avec ces entités. L information contenue dans cette note est obtenue à partir d un questionnaire rempli par les directeurs du Financement du Groupe des produits de financement pour chaque transaction. Nous avons examiné la conception du questionnaire ainsi que les réponses aux questions et nous avons remarqué ce qui suit : Les directeurs du Financement ne comprennent pas toujours clairement la signification des questions. Nous n avons pas pu déterminer la base de certaines questions; par exemple, l importance de la différenciation entre les entités ad hoc où EDC a un certain pourcentage de participation ou de financement. La raison pour laquelle la participation d EDC aux entités ad hoc par des transactions de financement structuré et de financement de projets est exclue, n est pas évidente. La note sur les entités ad hoc comprend de l information sur des entités ad hoc qui n ont pas été créées par EDC et dont les activités ne sont pas contrôlées ou influencées par EDC. L obligation de faire rapport sur ces entités ad hoc est obscure. Nous avons recommandé que le directeur, Comptabilité des prêts, étudie les normes de comptabilité IFRS relatives au traitement des entités ad hoc et mette en œuvre un processus normalisé de production de rapports financiers qui garantira la conformité des rapports d EDC. Constatation de la vérification problème majeur Responsable de l intervention directeur, Comptabilité des prêts Date d échéance 2T2013 Conclusion Les constatations et recommandations de la vérification ont été communiquées à la direction, qui les a acceptées et a élaboré des plans d action dont la mise en œuvre devrait se faire au plus tard au troisième trimestre de Nous tenons à remercier la direction de son appui tout au long de la vérification. Éléments hors bilan 18 février