administration générale et culture Dispositions réglementaires municipales relatives à la prévention et à la gestion des conflits et au harcèlement

Transcription

1 administration générale et culture Dispositions réglementaires municipales relatives à la prévention et à la gestion des conflits et au harcèlement du 1 er octobre 2008 entrées en vigueur le 1 er mars 2009 état au 1 er octobre 2014

2 Table des matières Chapitre 1 : But et structure... 3 Art. 1 But du règlement... 3 Art. 2 Cellule d aide à la résolution des conflits et de lutte contre le harcèlement (cellule ARC)... 3 Chapitre 2 : Définitions... 3 Art. 3 Comportement abusif... 3 Art. 4 Conflit... 3 Art. 5 Harcèlement psychologique... 3 Art. 6 Harcèlement sexuel... 3 Chapitre 3 : Saisine de la cellule ARC... 4 Art. 7 Principes de saisine... 4 Art. 8 Détermination des démarches... 4 Chapitre 4 : Travail de prévention... 4 Art. 9 Sensibilisation de l ensemble du personnel... 4 Art. 10 Prévention auprès du personnel dirigeant... 4 Art. 11 Conseil... 4 Art. 12 Renvoi aux supérieur-e-s hiérarchiques... 4 Art. 13 Autres démarches... 5 Chapitre 5 : Médiation... 5 Art. 14 Principe... 5 Art. 15 Procédure... 5 Art. 16 Réussite de la médiation... 5 Art. 17 Echec de la médiation... 5 Art. 18 Clôture de la procédure... 5 Chapitre 6 : Procédure de concertation (table ronde)... 5 Art. 19 Principe... 5 Art. 20 Procédure... 6 Art. 21 Débats... 6 Art. 22 Réussite de la procédure... 6 Art. 23 Echec de la procédure... 6 Chapitre 7 : Enquête... 6 Art. 24 Demande d enquête... 6 Art. 25 Ouverture de l enquête, communication à la personne requérante... 7 Art. 26 Conduite de l enquête... 7 Art. 27 But de l enquête... 7 Art. 28 Droits des parties... 7 Art. 29 Témoignages... 7 Art. 30 Procès-verbal... 7 Art. 31 Clôture de l enquête... 7 Art. 32 Rapport

3 Chapitre 1 : But et structure Art. 1 But du règlement Le présent règlement a pour but de mettre en place une structure et des procédures pour prévenir et lutter contre toutes formes de comportements abusifs et de harcèlement susceptibles de nuire à la personnalité de quiconque est employé par la Commune (fonctionnaires ou autres collaborateurs/trices). Art. 2 Cellule d aide à la résolution des conflits et de lutte contre le harcèlement (cellule ARC) La cellule ARC est la structure chargée de prévenir et de lutter contre toutes formes de comportements abusifs, de conflits ou de harcèlement. A cette fin, elle peut prendre des mesures préventives, prodiguer des conseils, conduire des procédures de médiation ou de concertation (table ronde) et décider de l ouverture d enquêtes, conformément aux dispositions qui suivent. Elle est composée de personnes qualifiées en matière de gestion des conflits, de médiation et de harcèlement, qui sont affectées exclusivement à ces tâches. La cellule est composée d'au moins une femme et un homme. La cellule est rattachée administrativement au service du personnel (SPeL), avec lequel elle veille à coordonner utilement ses démarches; elle travaille en toute indépendance et rend compte directement à la délégation municipale aux affaires de personnel. Chapitre 2 : Définitions Art. 3 Comportement abusif Est défini comme abusif tout comportement visant à agresser ou à dénigrer une personne par des actes, des paroles, des gestes, des attitudes ou des écrits de nature à porter atteinte à sa personnalité, à sa dignité ou à son intégrité physique ou psychique. Art. 4 Conflit Est un conflit toute situation de désaccord susceptible d engendrer des tensions, ou des ruptures entre deux ou plusieurs personnes et d avoir ainsi une influence négative sur les rapports de travail quelle qu en soit la cause. Art. 5 Harcèlement psychologique Le harcèlement psychologique est un enchaînement de propos et/ou d agissements hostiles, répétés fréquemment pendant une période assez longue, par un ou plusieurs individus cherchant à isoler, à marginaliser, voire à exclure une personne sur son lieu de travail. Même si chaque acte pris individuellement peut éventuellement être considéré comme supportable, il y a harcèlement psychologique lorsque l ensemble des agissements constitue une déstabilisation de la personnalité, poussée jusqu à l élimination professionnelle de la personne. Il n y a, en revanche, pas harcèlement psychologique en raison de la seule existence d un conflit dans les relations de travail, d une mauvaise ambiance, d invitations pressantes et répétées (avec éventuelles menaces de licenciement) à se conformer aux obligations résultant des rapports de travail ou encore par le fait qu un supérieur hiérarchique n aurait pas satisfait toujours pleinement aux devoirs qui lui incombent à l égard de ses collaboratrices et collaborateurs. Art. 6 Harcèlement sexuel Par harcèlement sexuel, on entend tout comportement importun de caractère sexuel ou tout autre comportement fondé sur l appartenance sexuelle, qui porte atteinte à la dignité de la personne sur son lieu de travail, en particulier le fait de proférer des menaces, de promettre des avantages, d imposer des contraintes ou d exercer des pressions de toute nature sur une personne en vue d obtenir d elle des faveurs de nature sexuelle. 3

4 Chapitre 3 : Saisine de la cellule ARC Art Principes de saisine Toute personne employée par l administration communale, y compris les apprenti-e-s, le personnel auxiliaire, les stagiaires, de même que les cadres dirigeant-e-s, les conseillers municipaux et conseillères municipales, peut faire appel à la cellule ARC afin de s informer sur la prévention, la gestion des situations conflictuelles, le harcèlement et lui demander conseil. S ils s estiment victimes de comportements abusifs ou de harcèlement, de même que s il leur paraît qu une autre personne subit de tels actes, ils peuvent saisir la cellule ARC. Celle-ci est le seul organe interne à la Ville habilité à traiter ce type de problème. La consultation de la cellule ARC est strictement confidentielle. Celle-ci peut consulter des personnes soumises à l obligation de confidentialité, tels des collaborateurs/trices du SPeL, du service juridique et de l USST. Si, sur la base d indices importants, elles suspectent des cas de harcèlement ou de comportements abusifs graves, ces personnes les transmettent sans tarder à la cellule ARC. L article 24 est réservé. La personne qui saisit la cellule ARC ne doit pas subir de préjudice du fait de sa démarche. L alinéa suivant est réservé. Toute personne saisissant la cellule ARC en formulant des allégations infondées dans l intention de nuire à autrui s expose à des sanctions, telle une mise en demeure ou, dans les cas graves, un licenciement pour justes motifs. Lorsque la cellule ARC a connaissance de tels cas, elle en informe les supérieurs hiérarchiques de la personne. Art. 8 Détermination des démarches La cellule agit avec diligence et dans des délais raisonnables. Après avoir écouté la personne requérante, elle détermine la démarche la plus adaptée en fonction du cas d espèce. Avec le consentement de la personne requérante, la cellule ARC peut impliquer le SPeL si des problèmes de mise en œuvre de la politique du personnel sont en cause. Chapitre 4 : Travail de prévention Art. 9 Sensibilisation de l ensemble du personnel La cellule ARC sensibilise l ensemble du personnel communal à la prévention et à la gestion des situations conflictuelles, notamment en organisant des cours de formation continue. En outre, elle veille à ce qu il connaisse son existence et ses prestations. Art. 10 Prévention auprès du personnel dirigeant La cellule ARC veille à ce que les entretiens de collaboration annuels et la formation continue, en particulier par l offre de cours de management, contribuent à cette prévention. Elle forme le personnel dirigeant à la prévention et à la gestion des situations citées au chapitre Art. 11 Conseil La cellule ARC peut prodiguer des conseils, en particulier sur la façon de se comporter ou de communiquer pour prévenir ou résoudre les situations conflictuelles. Art. 12 Renvoi aux supérieur-e-s hiérarchiques Si des questions relatives à l organisation d un service paraissent la principale cause de la situation d espèce, la cellule ARC tente (avec l accord de la personne qui consulte) de renvoyer d abord l affaire aux supérieur-e-s hiérarchiques concerné-e-s. Ceux-ci/celles-ci font les investigations nécessaires pour établir un état de faits complet, confrontent les points de vue et adoptent les mesures adéquates dans le cadre de leurs pouvoirs. 4

5 Si cette démarche s avère d emblée inutile ou ne débouche sur aucune solution adéquate et que l une des parties sollicite à nouveau la cellule ARC, celle-ci propose une procédure de concertation. Art. 13 Autres démarches Si la personne requérante ou mise en cause le demande ou si la démarche mentionnée cidessus n apparaît pas adéquate ou opportune, notamment en présence de problèmes relationnels entre des membres du personnel, la cellule ARC ouvre une procédure de médiation, de concertation ou d enquête. Sauf en cas de harcèlement ou de comportements abusifs graves, le consentement de la personne requérante est demandé pour ouvrir une procédure. En cas de besoin et avec le consentement des parties ou à la demande d un intéressé, la conduite de ces procédures peut être confiée à des personnes dûment qualifiées, externes à l administration communale, auxquelles le présent règlement est applicable. Chapitre 5 : Médiation Art. 14 Principe Lorsque cela paraît possible et que les parties l acceptent, la cellule ARC entreprend en premier lieu une procédure de médiation. Sauf accord des intéressé-e-s, le/la chef-fe du service dans lequel les parties concernées travaillent est informé-e seulement de leur identité et de l existence de la procédure. Le conseiller ou la conseillère municipal-e est informé-e confidentiellement. Art. 15 Procédure Les parties en conflit sont tout d abord entendues séparément et confidentiellement par la cellule ARC qui les réunit ensuite pour tenter de trouver avec elles un consensus. Le contenu des discussions est strictement confidentiel. Art. 16 Réussite de la médiation En cas de réussite de la médiation, la cellule ARC assure le suivi des solutions adoptées et fixe les délais nécessaires, notamment les échéances auxquelles elle rencontre les parties pour discuter de l évolution de leurs relations. Art. 17 Echec de la médiation En cas d échec de la médiation, la cellule ARC peut soit tenter une nouvelle démarche de médiation si les parties le souhaitent et si cela paraît possible, soit proposer une procédure de concertation. Art. 18 Clôture de la procédure Un rapport écrit faisant état du résultat de la médiation est soumis aux parties pour approbation et signature. Le/la chef-fe de service et le conseiller ou la conseillère municipal-e sont informé-e-s par écrit du résultat de la procédure. Dans la mesure où les parties y consentent, d autres indications leur sont communiquées. Le/la chef-fe de service et le conseiller ou la conseillère municipal-e sont informé-e-s des éléments touchant à l'organisation du service ou de la direction. Chapitre 6 : Procédure de concertation (table ronde) Art. 19 Principe La cellule ARC propose d emblée une procédure de concertation lorsqu une médiation paraît impossible, en particulier lorsque : a) la multiplicité des personnes concernées ne permet pas une médiation ; 5

6 b) les supérieur-e-s hiérarchiques doivent être impliqué-e-s dans la démarche, sans qu il s agisse d une question d organisation qu un renvoi au sens de l art. 12 puisse résoudre ; c) une ou plusieurs personnes concernées refusent d entreprendre des démarches (médiation ou intervention des supérieurs hiérarchiques) et que les problèmes apparaissent graves ou risquent de le devenir, singulièrement s ils ont ou peuvent avoir des influences négatives sur l ensemble des rapports de travail d un service ou d une unité organisationnelle. Art. 20 Procédure La cellule ARC convoque les personnes en cause et, au besoin, leur supérieur-e hiérarchique immédiat-e, voire le/la chef-fe de service. Si le conflit a un rapport avec l'application de la politique du personnel, elle veille à ce que le SPeL participe à la procédure. La cellule peut s adjoindre toute autre personne ayant les compétences professionnelles utiles, par exemple un médecin, un-e psychologue ou un-e juriste. Le/la chef-fe de service et le conseiller ou la conseillère municipal-e concerné-e sont informé-es de l existence de la procédure et des noms des personnes qui y participent. Art. 21 Débats La cellule ARC mène les débats, donne équitablement la parole aux parties et aux divers intervenant-e-s pour cerner les causes des problèmes et leur contexte, puis, séance tenante oralement ou par écrit après les débats, elle propose des mesures propres à rétablir un cadre de collaboration serein. Il est tenu un bref procès-verbal des discussions et des mesures à prendre qui est distribué à toutes les personnes ayant pris part aux débats, ainsi qu au ou à la chef-fe du service et au conseiller ou à la conseillère municipal-e. Art. 22 Réussite de la procédure Si les personnes prenant part à la procédure acceptent à l unanimité les mesures proposées, la cellule ARC en surveille régulièrement l'application. Art. 23 Echec de la procédure Si une ou plusieurs personnes convoquées refusent de participer à la procédure de concertation, l affaire est transmise à la délégation municipale aux affaires de personnel qui a le pouvoir d entamer et de mener la procédure, avec l'appui de la cellule ARC. Si la procédure de concertation échoue soit en raison de l impossibilité de décider de mesures propres à résoudre le conflit, soit parce que les mesures décidées n ont pas été appliquées, les supérieur-e-s hiérarchiques concerné-e-s sont invité-e-s par la cellule ARC à décider de mesures. Si ils/elles ne le font pas ou n y parviennent pas, la cellule ARC transmet le dossier à la délégation municipale aux affaires de personnel, qui prend toutes les mesures utiles pour rétablir un cadre de travail serein. Chapitre 7 : Enquête Art. 24 Demande d enquête La cellule ARC peut demander une enquête si les problèmes lui semblent particulièrement graves ou risquent de le devenir. Avec ou sans le consentement de la partie requérante, la cellule ARC doit obligatoirement demander une enquête lorsqu elle se trouve en présence d indices importants selon lesquels existerait une situation de harcèlement ou de comportements abusifs graves. Lorsque le comportement paraît d emblée pouvoir constituer une infraction, elle doit immédiatement consulter le service juridique pour savoir si la justice pénale doit être saisie. Cette disposition prime sur toute considération de confidentialité. 6

7 Art. 25 Ouverture de l enquête, communication à la personne requérante La cellule ARC adresse sans délais sa demande d'enquête sous forme d une note confidentielle à la Municipalité, avec copie à la personne requérante. La Municipalité doit ouvrir l enquête et informe la personne requérante, de même que celle mise en cause. Toutefois, la cellule ARC doit négocier l opportunité de l enquête avec la Municipalité lorsque celle-ci le demande. A ce titre, cette dernière peut proposer d autres mesures, en particulier suggérer de charger le SPeL de mener des investigations préliminaires en cas de doute sur la nécessité d une enquête approfondie. Un rapport signé par les représentants des deux entités faisant état des propositions et du résultat de la négociation est établi. Art. 26 Conduite de l enquête Si l enquête est ouverte, la Municipalité choisit la personne chargée de l enquête qui doit être qualifiée utilement (connaissance dans l investigation, en matière de harcèlement, etc.), tel un ancien juge ou tout autre professionnel spécialisé. La personne chargée de l enquête mène ses investigations en toute indépendance auprès du ou des services concerné-s. Le service juridique assure la supervision administrative de l enquête et permet à l enquêteur d avoir accès à tous les renseignements et documents utiles (dossiers des parties, coordonnées de témoins, etc.) Art. 27 But de l enquête L enquête a pour objectif de déterminer s il y a effectivement des problèmes, en particulier un cas de harcèlement ou de comportement abusif grave, cas échéant de décrire leur contexte. Art. 28 Droits des parties Au cours de l instruction, les parties peuvent se faire assister et représenter conformément à l art. 56 RPAC. Le droit d être entendu leur est garanti de la façon la plus large. En cas de nécessité de protéger la confidentialité des intervenants, en particulier celle des témoins, seules des pièces anonymisées ou des résumés de leurs éléments essentiels peuvent être remis en consultation. Art. 29 Témoignages Toute personne susceptible de détenir des informations utiles à l enquête est tenue de témoigner ; elle ne doit subir aucun préjudice du fait de sa déposition, sous réserve des cas visés par l art. 7 al. 5. En cas de refus, la Municipalité peut convoquer les personnes concernées. En principe, les membres de la cellule ARC ne peuvent être amenés à témoigner dans le cadre de l enquête. Généralement, les témoins sont entendus hors de la présence des parties. Art. 30 Procès-verbal Un procès-verbal des opérations, notamment des auditions, est établi. Signé par les personnes entendues, il mentionne expressément que les pièces sont susceptibles d être consultées par les parties et que celles-ci en ont été informées. Art. 31 Clôture de l enquête Avant de rédiger son rapport, l enquêteur permet aux parties de consulter le dossier contenant les pièces et les témoignages réunis. Il leur impartit un délai pour faire valoir leurs propres preuves ou témoignages et leur donne la possibilité de procéder à un contre-interrogatoire des témoins de la partie adverse, y compris au moyen d une confrontation. 7

8 Art. 32 Rapport L enquête fait l objet d un rapport final qui contient un exposé des faits recueillis durant l instruction, ainsi que leur appréciation, singulièrement par une confrontations des différents éléments (documents, dires de témoins, etc.), et indique l existence ou non de comportements décrits au chapitre 2, cas échéant leurs auteurs. Le rapport est transmis à la Municipalité par l intermédiaire du/de la conseiller/ère municipale en charge de la direction où l enquête s est déroulée. Sur cette base, la Municipalité décide de la suite à donner dans le cadre de ses compétences. Avec l aide de la cellule ARC, elle informe les parties du résultat de l enquête de la manière la plus appropriée, par exemple au moyen d une réunion entre un représentant de la Municipalité, de la cellule ARC et les parties, dans le respect de la personnalité de celles-ci et des témoins. Sauf en cas de nécessité, elle évite de rendre le résultat de l enquête en présence simultanée des deux parties. Les parties peuvent consulter en tout temps le rapport final dans les locaux de la cellule ARC. Les avocats inscrits au barreau et, en fonction des circonstances, d autres mandataires, sont admis à consulter le dossier en leur bureau. Ainsi adopté par la Municipalité dans sa séance du 1 er octobre 2008 Le syndic Daniel Brélaz Le secrétaire Philippe Meystre Approuvé par le Chef du Département de l intérieur en date du 3 décembre 2008 Modifications aux articles 7, 24, 26, 28, 29, 31 et 32 adoptées par la Municipalité dans sa séance du 24 avril 2014 Le syndic Daniel Brélaz La secrétaire adjointe Sylvie Ecklin Approuvé par la Cheffe du Département des institutions et de la sécurité le 18 août