Heures supplémentaires et heures complémentaires

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1 INSTRUCTION n du 8 janvier 2015 Heures supplémentaires et heures complémentaires Emetteur : Direction des ressources humaines et des relations sociales - Direction gestion administrative du personnel Correspondants : Josepha COSTA Guillaume GODIN Destinataires Les directeurs régionaux Le directeur territorial de Pôle emploi Mayotte Les directeurs d établissements Les directeurs des ressources humaines Les responsables GAP Tous les agents Publication au Bulletin officiel de Pôle emploi Oui Diffusion sur l espace réservé aux DR Non Thème RH > Durée et aménagement du temps de travail RH > Eléments de rémunération non permanents Annexes 1. Quelques exemples en droit privé Complète, remplace, Remplace l instruction n du 02/04/08 Source(s) Code du travail CCN Accord national OATT du 30 septembre 2010 Décret n du 14 janvier 2002

2 L essentiel à retenir Agents privés Les heures supplémentaires sont les heures réalisées à la demande expresse de la hiérarchie et validées par la Direction de l établissement en plus de la durée conventionnelle du travail, autrement dit celles réalisées au-delà des 37 h. 30 min. effectives hebdomadaires prévues par l accord 0ATT du 30 septembre L accomplissement d heures supplémentaires ne peut avoir pour effet de porter la durée du travail audelà des limites fixées par la loi, à savoir : 10 heures par jour (et 11 heures de repos consécutifs) ; 48 heures hebdomadaires et 44 heures en moyenne calculées sur une période quelconque de 12 semaines. Les heures complémentaires sont les heures réalisées à la demande expresse de la hiérarchie en plus de la durée contractuelle telle que prévue dans l avenant à temps partiel. Le nombre maximal d heures complémentaires est de 1/10 e de la durée du travail prévue dans le contrat. Agents publics Sont considérées comme heures supplémentaires les heures effectuées à la demande expresse de la hiérarchie et validées par la Direction (régionale ou générale) dès qu'il y a dépassement de la durée hebdomadaire de travail fixée à 37 heures 30 min. pour un agent à temps plein, par l accord national OATT du 30 septembre Le maximum d'heures supplémentaires pouvant être autorisé est fixé à 25 heures par mois (pour un agent à temps plein). Les agents de droit public à temps partiel sont éligibles aux heures supplémentaires et n effectuent pas d heures complémentaires.

3 Instruction n Heures supplémentaires et heures complémentaires Paris, le 8 janvier 2015 AGENTS DE DROIT PRIVE I HEURES SUPPLEMENTAIRES A la demande du responsable hiérarchique, un agent à temps plein peut effectuer des heures supplémentaires dans les conditions prévues par la loi, la CCN de Pôle emploi (article 9 de la CCN de Pôle emploi) et l accord OATT du 30 septembre 2010 (article 3 2). 1. DEFINITION DES HEURES SUPPLEMENTAIRES Les heures supplémentaires sont les heures réalisées à la demande expresse de la hiérarchie et validées par la Direction de l établissement en plus de la durée conventionnelle du travail, autrement dit celles réalisées au-delà des 37 h. 30 min. effectives hebdomadaires prévues par l accord 0ATT du 30 septembre Seules les heures de travail effectif sont prises en compte pour calculer et qualifier les heures commandées par la Direction. Rappel : les motifs suivants ne constituent pas du temps de travail effectif pour le décompte des heures supplémentaires : congés payés, JRTT, jour mobile, jour de pont, jour de fractionnement, congé d ancienneté, arrêt maladie, jours fériés En revanche, constitue notamment du temps de travail effectif pour le décompte des heures supplémentaires : temps de trajet inter-sites, réunions extérieures Le nombre d heures de travail effectif se calcule sur la semaine civile qui s'étend du lundi à 0 heure jusqu'au dimanche à 24 heures. Par ailleurs, l accomplissement d heures supplémentaires ne peut avoir pour effet de porter la durée du travail au-delà des limites fixées par la loi, à savoir : 10 heures par jour (et 11 heures de repos consécutifs) ; 48 heures hebdomadaires et 44 heures en moyenne calculées sur une période quelconque de 12 semaines. N.B. : La notion d heures supplémentaires n est pas juridiquement applicable aux cadres au forfait jours ainsi qu aux agents à temps partiel dont les contrats aidés à temps partiel. 2. DECOMPTE DES HEURES COMMANDEES Toutes les heures supplémentaires sont obligatoirement des «heures commandées» ; elles sont réalisées à la seule demande de la Direction. En revanche, toutes les heures «commandées» ne sont pas des heures supplémentaires. La qualification d heures supplémentaires dépendra du nombre d heures de travail effectif réalisé sur la semaine. En pratique, la hiérarchie demande préalablement par écrit à un agent de réaliser un nombre d heures dites «heures commandées» («heures excédentaires» dans l outil de gestion des temps), en 1/7

4 indiquant les jours concernés. C est à la fin de la semaine considérée que les heures réalisées à la demande préalable de la Direction pourront être qualifiées ou non d heures supplémentaires. Dans le cas où les heures «commandées» préalablement par l employeur ne constituent pas des heures supplémentaires (l agent ayant effectué une durée hebdomadaire de travail effectif inférieure ou égale à 37 h. 30 min.), elles sont dites «normales» et ne bénéficient pas de la majoration au titre des heures supplémentaires. 3. COMPENSATION DES HEURES SUPPLEMENTAIRES (EFFECTUEES DU LUNDI AU VENDREDI) 3.1 Paiement Les heures supplémentaires donnent droit à une majoration de salaire Les 8 premières heures supplémentaires (de 37 h. 31 min. à 45 h. 30 min.) sont majorées de 25 %. Au-delà de 45 h. 30 min., les heures supplémentaires sont majorées de 50 % 3.2 Repos de remplacement Les heures supplémentaires donnant droit à majoration de salaire peuvent être remplacées totalement ou partiellement, à la demande de l agent, par un repos compensateur dit de remplacement. Le repos de remplacement est calculé comme suit : 1 h. 15 min. de repos pour une heure majorée à 25 % ; 1 h. 30 min. de repos pour une heure majorée à 50 %. L agent doit prendre ce repos par journée entière ou demi-journée ou dans son intégralité si le nombre d heures est inférieur à 3 h. 45 min. Ce repos est à prendre dans les 2 mois qui suivent l'ouverture du droit. Les heures supplémentaires donnant lieu à un repos compensateur de remplacement ne s imputent pas sur le contingent annuel d heures supplémentaires. 3.3 Contrepartie obligatoire en repos (COR) : En cas de dépassement du contingent d'heures supplémentaires annuel (220 heures par an et par agent), l agent bénéficie, en plus du paiement ou du repos de remplacement au titre des heures supplémentaires, d une contrepartie obligatoire en repos (COR) : 100 % des heures supplémentaires réalisées au-delà du contingent annuel. 4. HEURES DU WE, JOURS FERIES ET ENTRE 21 ET 7 HEURES L agent doit bénéficier d'un repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives, auquel il faut ajouter l'obligation de repos quotidien de 11 heures consécutives. Par conséquent, la durée minimale du repos hebdomadaire est fixée à 35 heures. La CCN prévoit deux jours consécutifs de repos hebdomadaires : le samedi et le dimanche. A titre exceptionnel, un agent peut réaliser sur la base du volontariat des heures commandées le samedi ou dimanche et également un jour férié ou entre 21 et 7 heures. Il est cependant interdit de faire travailler un même agent plus de 6 jours par semaine. 4.1 Modalités de réalisation des heures Les heures «commandées» un samedi, un dimanche, un jour férié ou entre 21 et 7 heures sont réalisées exclusivement sur la base du volontariat de l agent. 2/7

5 Si l agent réalise des heures le samedi et le dimanche, il doit pouvoir bénéficier d au moins 1 jour de repos hebdomadaire dans la semaine considérée. Si l agent réalise des heures entre 21 et 7 heures, il doit pouvoir bénéficier d au moins 11 heures de repos avant la reprise de son travail. 4.2 Compensation des heures Les heures supplémentaires sont payées et majorées de 50 % le samedi et de 100 % le dimanche, les jours fériés ou entre 21 et 7 heures. Les agents qui le souhaitent peuvent bénéficier d un repos de remplacement majoré en lieu et place du paiement des heures supplémentaires effectuées. Le repos de remplacement est calculé comme suit : 1 h. 30 min. de repos pour une heure majorée à 50 % ; 2 h. de repos pour une heure majorée à 100 %. En ce qui concerne les heures commandées le samedi, dimanche, jour férié et entre 21 et 7 heures qui n ont pas la nature d heures supplémentaires (c'est-à-dire comprises dans les 37 heures 30 minutes hebdomadaires), une rémunération complémentaire de 50 % pour les heures du samedi ou de 100 % pour les heures du dimanche, jour férié et entre 21 et 7 heures sera ajoutée au salaire habituel de l agent concerné. 4.3 Autorisation préalable pour le travail du dimanche Les heures supplémentaires commandées pour un dimanche sont subordonnées à la procédure d autorisation préfectorale. 5. OBLIGATIONS VIS-A-VIS DES IRP 5.1 Obligation annuelle Le Comité d établissement est consulté au moins une fois par an sur la programmation de recours des heures supplémentaires dans le contingent (220 heures / an /agent) et de son éventuel dépassement. 5.2 Obligations périodiques Les heures supplémentaires réalisées dans le cadre du contingent font l objet d un point périodique d information au Comité d établissement. Toutefois, si la réalisation des heures doit conduire à une modification importante des horaires de travail, le Comité d établissement est consulté. Au-delà du contingent, le Comité d établissement doit être préalablement consulté. Par ailleurs, l employeur rend compte au Comité d établissement du nombre d heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent libre lors de la première réunion qui suit leur réalisation. De plus, un bilan annuel sur le volume et l utilisation des heures est transmis au comité. Le CHSCT est compétent dès lors qu il y a un impact collectif sur les conditions de travail ou une conséquence sur la sécurité. 3/7

6 II HEURES COMPLEMENTAIRES (POUR LES AGENTS A TEMPS PARTIEL) A la demande du responsable hiérarchique, un agent à temps partiel peut effectuer des heures complémentaires dans les conditions prévues par la loi et la CCN de Pôle emploi (article 9 de la CCN de Pôle emploi). 1. DEFINITION Les heures complémentaires sont les heures réalisées à la demande expresse de la hiérarchie en plus de la durée contractuelle telle que prévue dans l avenant à temps partiel. Seules les heures de travail effectif sont prises en compte pour calculer et qualifier les heures commandées par la Direction. Le nombre d heures de travail effectif se calcule sur la semaine civile qui s'étend du lundi à 0 heure jusqu'au dimanche à 24 heures. Le nombre maximal d heures complémentaires est de 1/10 e de la durée du travail prévue dans le contrat. Elles sont donc limitées au cours d'une semaine sur laquelle s'effectue la répartition du temps de travail prévue dans l avenant de passage à temps partiel. De plus, les heures complémentaires ne peuvent pas avoir pour effet de porter la durée du travail de l agent au niveau de la durée légale du travail (soit 35 heures pour un agent à temps partiel organisé sur la semaine). La notion d heures complémentaires n est pas juridiquement applicable aux agents en forfait jours à temps réduit. 2. CONDITIONS D EXECUTION L employeur doit prévenir l agent au moins 3 jours à l avance s il veut lui faire effectuer des heures complémentaires. 3. DECOMPTE DES HEURES COMMANDEES Toutes les heures complémentaires sont obligatoirement des «heures commandées» ; elles sont réalisées à la seule demande de la Direction. En revanche, toutes les heures «commandées» ne sont pas des heures complémentaires. La qualification d heures complémentaires dépendra du nombre d heures de travail effectif réalisé sur la semaine. En pratique, la hiérarchie demande préalablement par écrit, avec un délai de prévenance de 3 jours, à un agent de réaliser un nombre d heures dites «heures commandées», («heures excédentaires» dans l outil de gestion des temps), en indiquant les jours concernés. C est à la fin de la semaine que les heures réalisées à la demande préalable de la Direction pourront être qualifiées ou non d heures complémentaires. Dans le cas où les heures «commandées» préalablement par l employeur ne constituent pas des heures complémentaires (l agent ayant effectué une durée hebdomadaire de travail effectif inférieure ou égale à sa durée contractuelle de temps partiel), elles sont dites «normales» et font partie de l horaire de travail habituel de l agent. 4/7

7 4. PAIEMENT DES HEURES COMPLEMENTAIRES Chaque heure complémentaire effectuée au-delà de la durée contractuelle du temps partiel donne lieu à une majoration de 25 %. Les heures complémentaires sont majorées de 50 % le samedi et de 100 % le dimanche, les jours fériés et entre 21 et 7 heures. En ce qui concerne les heures commandées le samedi, dimanche, jour férié et entre 21 et 7 heures qui n ont pas la nature d heures complémentaires, une rémunération complémentaire de 50 % pour les heures du samedi ou de 100 % pour les heures du dimanche, jour férié et entre 21 et 7 heures sera ajoutée au salaire habituel de l agent concerné. 5. OBLIGATIONS VIS-A-VIS DES IRP Un bilan annuel sur le temps partiel ainsi que sur le volume et l utilisation des heures complémentaires est transmis au comité d établissement. Ce bilan est communiqué aux délégués syndicaux. N.B. : Les agents dans les situations suivantes ne peuvent effectuer ni heures supplémentaires, ni heures complémentaires : Les agents en forfait jours Les agents à temps partiel thérapeutique, Les agents à temps partiel annualisé, Les agents en congé parental d'éducation à temps partiel, Les agents bénéficiant de la réduction horaire (agent privé) ou de la facilité horaire (agent public) maternité ou plus de 60 ans, Les personnes en contrats aidés. 5/7

8 AGENTS DE DROIT PUBLIC I DÉFINITION ET CALCUL DES HEURES SUPPLEMENTAIRES Sont considérées comme heures supplémentaires les heures effectuées à la demande expresse de la hiérarchie et validées par la Direction (régionale ou générale) dès qu'il y a dépassement de la durée hebdomadaire de travail fixée à 37 heures 30 min. pour un agent à temps plein, par l accord national OATT du 30 septembre Le travail supplémentaire, tel que défini ci-dessus, accompli entre 22 et 7 heures est considéré comme travail supplémentaire de nuit La réalisation des heures supplémentaire est exceptionnelle et commandée à l avance. Les modalités d indemnisation et/ou de récupération diffèrent selon le niveau d emploi de l agent. Le maximum d'heures supplémentaires pouvant être autorisé est fixé à 25 heures par mois (pour un agent à temps plein). II MODALITES D INDEMNISATION OU DE RECUPERATION Seuls les agents publics des niveaux d emploi 1, 1 bis et 2 peuvent percevoir une indemnisation financière de leurs heures supplémentaires lorsque la récupération n est pas possible pour raisons de service. Les modalités et les conditions d indemnisations des heures supplémentaires sont fixées par le décret n du 14 janvier 2002 relatif aux indemnités horaires pour travaux supplémentaires : - 25 % pour les 14 premières heures, - 27 % pour les heures au-delà de 14 heures, - 2/3 pour les dimanches et jours fériés, % pour les nuits de 22 heures le soir à 7 heures du matin. Tous les autres agents publics, en dehors des niveaux d emploi 1, 1 bis et 2, peuvent effectuer des heures supplémentaires, mais elles ne peuvent être compensées que sous forme de temps récupérable. Les heures supplémentaires font l objet d une récupération dans la limite du temps effectué. La durée de cette récupération est égale à la durée du temps de travail supplémentaire effectué par l agent, majorée de 25 % pour les heures effectuées le samedi, de 50 % pour les heures effectuées le dimanche et de 100 % pour les heures effectuées les jours fériés. La durée du repos compensateur pour les heures supplémentaires effectuées de nuit (de 22 à 7 heures) est majorée de 100 %. A noter que les majorations envisagées dans les développements qui précèdent ne s appliquent qu aux heures qualifiées comme des heures supplémentaires. Par conséquent, les heures effectuées un samedi, dimanche ou un jour férié ne constituent pas automatiquement des heures supplémentaires et ne sont donc pas automatiquement majorées. III CAS DES AGENTS A TEMPS PARTIEL Les agents de droit public à temps partiel sont éligibles aux heures supplémentaires et n effectuent pas d heures complémentaires. Sont considérées comme heures supplémentaires les heures effectuées par un agent à temps partiel à la demande expresse de la hiérarchie et validées par la Direction (régionale ou générale) dès qu'il y a dépassement de la durée hebdomadaire de travail découlant de la décision d autorisation de travail à temps partiel (quotité de temps de travail x 37 h. 30 min. soit par exemple 30 heures pour un agent à 80 %). 6/7

9 Pour les agents à temps partiel, le plafond mensuel des heures supplémentaires est fixé comme suit. Taux de temps partiel Plafond mensuel des heures supplémentaires 50 % % % % % 22 Le directeur général adjoint Ressources Humaines Jean-Yves CRIBIER 7/7

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