Nouveau numéro de Police d assurance AIG EUROPE :

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1 Septembre 2005 : Nouvelle police d assurance «voyages officiels» des agents, experts et autres personnes voyageant à la charge des budgets de l Organisation Important : Veuillez vous assurer que les agent(e)s de votre Direction Générale/Direction concernés par ces changements en soient avertis dans les meilleurs délais. La compagnie d assurance CHUBB cessant son activité d assurance risques et accidents, le contrat du Conseil de l'europe est à compter du 1 er septembre 2005 repris à l identique par la compagnie AIG EUROPE selon les modalités suivantes : Nouveau numéro de Police d assurance AIG EUROPE : Nouveau numéros d appel d urgence AIG EUROPE Assistance 24H/24 1 : Tel Fax Généralités Le contrat d assurance «voyages officiels» AIG EUROPE couvre les risques spécifiques liés aux déplacements des agents, des experts ou de toute autre personne amenée à voyager à la charge des budgets de l Organisation et vise notamment à la prise en charge d un rapatriement, de l annulation d un voyage, du retard de bagages, du vol d objets personnels, etc. Aussi, il est rappelé que ces documents préalables au voyage officiel doivent expressément contenir la formule suivante 2 : «Les risques spécifiques liés aux déplacements sont couverts par une police d assurance AIG EUROPE (contrat n ) valable jusqu à l âge de 75 ans révolus. En cas de nécessité le service d assistance AIG Europe Assistance 24h/24 peut être contacté au numéro suivant : » S agissant de la prise en charge des frais médicaux relatifs à une maladie inopinée ou à un accident qui sont exposés lors de leurs déplacements pour le compte du Conseil de l Europe, les intéressés continuent de façon générale de bénéficier du régime de base de couverture médicale et sociale dont ils relèvent dans leur pays de résidence. L assurance AIG EUROPE n ayant pas pour vocation de se substituer aux régimes médicaux de base mais ayant été souscrite pour intervenir à titre 1 La transition est assurée entre les 2 assureurs jusqu à la fin de l année, les voyageurs qui appelleront l ancien numéro de téléphone d assistance Chubb (valable jusqu à la fin de l année) seront systématiquement redirigés vers AIG EUROPE Assistance 24H/24. 2 Specific travel related risks are covered by an AIG EUROPE insurance policy (number ), which provides cover for persons up to their 76 th birthday. The following help line AIG Europe Assistance 24-Hours can be called in case of need:

2 complémentaire, les intéressés devront systématiquement obtenir une prise en charge de leur régime de base avant de soumettre, le cas échéant, une demande de remboursement à la compagnie d assurance. Il convient de préciser que pour les personnes âgées de plus de 75 ans, le bénéfice de la couverture AIG EUROPE peut désormais leur être procuré de façon ponctuelle à condition qu un certificat médical relatif à leur état de santé soit transmis à l assureur, préalablement au voyage. Au vu de ce certificat médical, l assureur sera en droit de refuser d assurer l intéressé(e), de demander une surprime ou de l assurer sans conditions particulières. Tout déplacement dont la durée excède six mois doit être notifié au Bureau de Voyages, avant que le seuil de six mois ne soit atteint. L assureur demandera alors qu une prime d assurance complémentaire soit payée. L attention des services est plus particulièrement attirée sur la situation des personnes titulaires de contrats de prestation de services, les «consultants 3», dont le déplacement effectué pour le compte de l Organisation excède une durée de six mois (les consultants engagés localement ne sont pas concernés) et doit en conséquence être notifié au Bureau de Voyages comme précédemment indiqué. S agissant des personnes qui ne voyagent pas à la charge des budgets du Conseil de l Europe mais dont les tâches s inscrivent dans le cadre d activités suivies par l Organisation, elles peuvent sur décision du service concerné être couvertes par l assurance «voyages officiels». A charge pour le service d informer par le Bureau de Voyages (bureauvoyages@coe.int) du nombre de personnes (pas d information nominatives) et des dates concernées (ces dates doivent non seulement comprendre les jours de réunion mais également les jours passés à voyager). La lettre d invitation et/ou le contrat de prestation de services devront obligatoirement comporter la formule standard précitée. Il convient de noter que l assurance AIG EUROPE n est pas applicable aux voyages à destination de l Iran, l Irak, l Afghanistan, le Pakistan et la Syrie. Tout refus de la part de l assureur de mettre en œuvre les garanties du contrat au motif que les conditions obligatoires ne sont pas satisfaites devra le cas échéant être assumé par l entité administrative responsable. 3 Parfois appelés «experts résidents».

3 2. Caractéristiques principales et conditions de mise en oeuvre - L assurance est applicable quel que soit le moyen de transport utilisé pourvu que le bénéficiaire soit en possession d un ordre de mission (avec ou sans frais) ou d une lettre d invitation portant mention de l assurance AIG EUROPE ; - L assurance ne nécessite aucune démarche préalable pour être mise en oeuvre ; - En cas de nécessité, un service d assistance AIG Europe Assistance 24H/24 peut être contacté : Numéro de téléphone en Belgique : Ce numéro de téléphone, ainsi que la référence du contrat, seront indiqués sur les ordres de mission, les lettres d invitation et contrats de prestation de services, et il vous appartient de vérifier qu ils sont bien mentionnés sur les documents remis aux personnes effectuant des voyages officiels pour le compte de l Organisation. Afin de bénéficier des garanties prévues par le contrat d assurance, les bénéficiaires doivent se conformer aux procédures suivantes : - En cas de problème médical sérieux et avant d engager des frais importants il est indispensable de se mettre en rapport avec la compagnie d assurance (numéro de téléphone indiqué précédemment) afin de définir les modalités d assistance. - La décision d un éventuel rapatriement médical revient exclusivement aux assureurs, aucun remboursement ne sera accordé pour des billets d avion achetés par des agents ou experts ayant décidé de leur propre chef de rentrer dans leur pays d origine afin de bénéficier de soins médicaux sans l accord du service d assistance AIG Europe Assistance 24h/24. - Des justificatifs, le cas échéant originaux et traductions correspondantes, doivent toujours accompagner une demande de remboursement de frais. - En cas de perte ou de vol d objets personnels, seuls les dommages ou pertes déclarés à la police ou à la Compagnie de transport sont indemnisés. - La déclaration de sinistre (formulaire spécifique prévu à cet effet, disponible auprès du Bureau de Voyages) doit être effectuée dans les délais les plus brefs. Elle sera adressée, accompagnée des pièces demandées, au Bureau de Voyages qui la transmettra aux assureurs. Toute demande d information ou de clarification peut être adressée au Bureau de Voyages ( bureau-voyages@coe.int )

4 ASSURANCE «VOYAGES OFFICIELS» AIG EUROPE RESUME DES GARANTIES RISQUE Rapatriement, Frais médicaux 4 et Assistance (envoi d un médecin, transport vers un centre médical) GARANTIES COUVERTES PAR AIG EUROPE AIG EUROPE rembourse les dépenses engagées: - Jusqu à uros pour un rapatriement dans un pays membre du Conseil de l Europe (les frais médicaux engagés dans le pays de résidence suite à un rapatriement sont pris en charge dans la limite de uros) - Jusqu à uros pour un rapatriement dans un pays non-membre du Conseil de l Europe Décès 5 Invalidité permanente et totale Invalidité permanente et partielle Assistance psychologique en cas d invalidité Frais de rééducation en cas d invalidité Frais de voyage et de séjour : - de proches du bénéficiaire hospitalisé, - du bénéficiaire assistant à l enterrement d un proche Cette assurance vient en complément de toute autre assurance médicale de base qui couvre ce risque Versement d un capital de uros en cas de décès consécutif à un accident visé par le contrat Versement d un capital de uros en cas d invalidité permanente et totale consécutive à un accident visé par le contrat Versement d un capital En cas d invalidité permanente et partielle consécutive à un accident visé par le contrat Prise en charge dans la limite de 1525 uros, pour une invalidité supérieure à 10 %. Prise en charge dans la limite de 6098 uros, pour une invalidité supérieure à 66% contrat, dans la limite de uros 4 Une franchise de 38 uros est appliquée. 5 Une désignation du bénéficiaire peut être adressée sous pli confidentiel portant la mention «Désignation assurance décès AIG EUROPE», à l attention du Bureau des Voyages, qui transmettra à la Direction des Ressources Humaines.

5 RISQUE Frais de recherche et de sauvetage Détournement, prise d otage et enlèvement Rapatriement du corps / frais funéraires à l étranger Perte ou vol de bagages et d effets personnels 6 Perte ou vol d ordinateurs et téléphones portables personnels 5 Retard de plus de 8 heures des bagages 5 Perte, vol ou destruction du passeport ou de la carte d identité 5 Annulation, limitation, adaptation de voyage Voyage retardé de plus de 4 heures Frais de transport d un collaborateur de remplacement Assistance juridique et avance sur caution pénale Responsabilité Civile GARANTIES COUVERTES PAR AIG EUROPE contrat, dans la limite de uros. Indemnisation de 152 uros par jour avec un maximum de 50 jours contrat, dans la limite de uros contrat, dans la limite globale de uros avec plafonds suivants 762 uros par bagage, uros pour les valeurs dont 762 uros pour l argent liquide. contrat, dans la limite de uros par ordinateur et 762 uros par téléphone Remboursement des frais raisonnables pour l achat d articles de première nécessité jusqu à 610 uros Remboursement des frais de voyage et de séjour afin d obtenir un visa/document de remplacement dans la limite de 762 uros contrat, dans la limite de uros contrat des frais de transport et séjour dans la limite de 610 uros Pris en charge dans les conditions prévues au contrat, dans la limite de uros Couverts, dans les limites prévues, en cas d accident de la circulation (le montant de la caution doit être remboursé) contrat et dans la limite de uros 23/11/2004 : L agence de voyages change de nom. Suite à une fusion commerciale entre les réseaux de Protravel et Carlson Wagonlit Travel, l agence de voyage implantée au Conseil de l Europe change de nom. Le prestataire et le personnel en place resteront, mais l agence de voyages Protravel s appellera désormais Carlson Wagonlit Travel. 6 Une franchise de 38 uros est appliquée.