Procédure pour la lecture de rayons et l inventaire de la collection. Inventaire 1 Liste des documents pour la lecture des rayons (#391)

Transcription

1 Procédure pour la lecture de rayons et l inventaire de la collection 1. Rapport SQL Inventaire 1 Liste des documents pour la lecture des rayons 2. Fichier Excel 2010 pour la saisie des code-barres «Squelette magique» 3. Rapport SQL Inventaire 2 Liste des documents prêtés aujourd hui 4. Modification de la «DateLastSeen» des documents dans le module Inventaire/récolement 5. Rapport SQL Inventaire 3 Liste des anomalies La première étape de l inventaire consiste à produire la liste des documents, pour une section de la collection, en ordre topo, tels que ceux-ci devraient théoriquement se trouver sur les rayons. Les livres prêtés, au moment de son exécution, n y apparaissent pas. Ajouter la liste suivante dans vos rapports SQL. Inventaire 1 Liste des documents pour la lecture des rayons (#391) SELECT barcode as 'No document', biblioitems.biblionumber, datelastseen as 'Date vu', concat(replace(extractvalue(marcxml,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="a"]'),'/',''),' ', replace(extractvalue(marcxml,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="b"]'),'/','')) as 'Titre', notforloan, itemlost, wthdrawn, itemcallnumber FROM items LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) WHERE items.location='loup.bib.cg' and itemcallnumber>= '000' and itemcallnumber< '100' and itemnumber NOT IN (SELECT itemnumber FROM issues) /* no de document pas dans la table des doc en circulation */ ORDER BY items.itemcallnumber ASC LIMIT Modifier les paramètres, apparaissant en rouge, avant de produire le rapport : 1 : Code de localisation 2 : Plus petite cote 3 : Plus grande cote (exclusivement)

2 Une fois ce rapport exécuté, copier l intégralité du résultat de cette liste en utilisant l extension pour Firefox «Table2clipboard». ( Le contenu de cette liste doit être collé sur une feuille du fichier Excel 2010 nommée «Squelette magique», en positionnant votre souris sur la cellule jaune (D1). Identifier la section inventoriée en renommant la feuille. Exemple de ce que ça donnera : Fichier Excel 2010 pour la saisie des code-barres «Squelette magique» La validation de l ordre des documents sur les rayons se fait grâce à une série de fonctions qui ont été sauvegardées dans un fichier Excel de base nommé «Squelette magique» Il est essentiel de noter que ce fichier fonctionnera uniquement avec Excel 2010 ou supérieur. Nous avons reproduit ce fichier un certain nombre de fois pour diviser notre inventaire par classes de cotes. Ainsi, nous avons un fichier Excel «CG 000», «CG 100», etc. Le fichier «squelette magique» comporte dix feuilles identiques. Vous devez utiliser autant de feuilles que vous diviserez votre classe de cotes. Ainsi, nous avons utilisé trois feuilles pour la classe des 300 : «300 à 330», «330 à 360» et «360 à 400». Chaque feuille ne doit pas comporter plus de 8460 documents. Mais il faut éviter de trop subdiviser le fichier, on risque de se perdre inutilement. Chaque feuille comporte une formule de recherche dans la colonne B. Le principe est de scanner les codes à barres, les uns sous les autres, en se positionnant pour commencer dans la cellule A2. La colonne A est en format TEXTE afin de préserver les «0» qui peuvent se trouver au début du numéro d inventaire. Lorsqu un numéro d inventaire est inscrit dans la colonne A, la formule de la colonne B recherche ce numéro dans la colonne D et lorsqu elle le trouve, elle rapporte la cote correspondante située sur la même ligne dans la colonne K. Si le numéro d inventaire scanné n est pas trouvé dans la colonne D (c est donc que le livre ne devrait pas se retrouver dans cette section), la cellule B continue d afficher la valeur «#N/A». On doit probablement retirer ce document des rayons et voir à corriger l anomalie.

3 Tant que les cotes générées dans la colonne B sont en ordre croissant, tout se déroule normalement. Si un document n est pas à sa place sur les rayons et que la cote est plus petite que la précédente, celle-ci apparaîtra en rouge et le système émettra un BIP sonore signifiant que la validation n accepte pas la saisie de la cote en cours. L employé peut alors porter son attention sur la cote et replacer le document au bon endroit. On peut quand même laisser le numéro dans la colonne A qui servira ensuite à l inventaire, puisque ce document a bel et bien été rencontré pendant la lecture des rayons. On clique sur «OK» pour poursuivre la lecture des code-barres. Habituellement, c est le livre précédent celui qui a causé le BIP qui doit être relocalisé. Exemple de ce que ça donne au moment de la lecture de rayons : À la fin de la section, ou à la fin de la journée, on prend en note la date à laquelle ces documents ont été scannés. On aura besoin de cette date à l étape suivante, celle de l inventaire/récolement, dans Koha. Quand le fichier est complété, on le sauve et on le renomme «Retour CG 000» pour distinguer ceux qui sont à l étape de la lecture et ceux qui sont à l étape de l inventaire.

4 Production de la liste des documents prêtés entre la lecture des rayons et la modification de la «DateLastSeen» Comme nous le verrons dans la prochaine étape, des documents peuvent être prêtés entre le moment où ceux-ci sont scannés et le moment où nous modifierons leur «DateLastSeen». Quand cela arrive, Koha fait automatiquement un retour du document et le rend «disponible». Afin de palier à ce problème, il est intéressant de produire la liste «Inventaire 2 Liste des documents prêtés aujourd hui». Comme son nom l indique, à moins de modifier les paramètres de date, vous devez avoir réalisé la lecture des rayons, produit cette liste et modifié la «DateLastSeen» dans la même journée. Inventaire 2 Liste des documents prêtés aujourd hui (#451) SELECT concat(borrowers.firstname,' ',borrowers.surname,' ',borrowers.cardnumber) as name, issues.issuedate as 'Prêté le', issues.date_due as 'Retour prévu', concat(replace(extractvalue(marcxml,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="a"]'),'/',''),' ', replace(extractvalue(marcxml,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="b"]'),'/','')) as 'Titre', items.itemcallnumber as 'Cote', items.barcode, concat('<img src=',extractvalue(marcxml,'//datafield[@tag="856"]/subfield[@code="u"]'),' />') FROM issues INNER JOIN items ON issues.itemnumber = items.itemnumber INNER JOIN biblio ON items.biblionumber = biblio.biblionumber INNER JOIN biblioitems ON items.biblioitemnumber = biblioitems.biblioitemnumber INNER JOIN borrowers ON issues.borrowernumber = borrowers.borrowernumber WHERE (TO_DAYS(curdate())-TO_DAYS(issues.issuedate)) = '0' and returndate IS NULL ORDER BY items.itemcallnumber ASC LIMIT 1000

5 Exemple de cette liste (avec les imagettes à Rivière-du-Loup) : Modification de la date «DateLastSeen» des documents scannés, à l aide du module inventaire/récolement Une fois qu une section de la collection a été versée dans le fichier Excel, on doit utiliser la fonction «Inventaire/récolement» de Koha qui servira uniquement à modifier la date «DateLastSeen» des documents. Ce champ de Koha conserve la date où le document a été «vu» pour la dernière fois, soit au prêt ou soit dans une opération d inventaire. Quand les documents ont été versés dans Koha, au moment de l implantation, ils avaient tous la même date. À Rivière-du-Loup, c était le 31 mars On doit d abord copier tous les numéros d inventaire apparaissant dans la colonne A dans un fichier BlocNote, par exemple. On sélectionne uniquement les numéros qui ont été scannés dans une même journée. On fournit ensuite le chemin de ce fichier à Koha, dans le champ «Fichier de code à barres». Et on fournit la date de la journée. Tous ces documents auront alors cette date dans le champ «DateLastSeen». Les trois autres sections de cette fonction ne sont pas utilisées. On clique ensuite sur «Valider» en bas de la page pour démarrer le processus.

6 Koha pourra alors vous fournir des cas dont vous pourriez avoir à tenir compte. Exemple :

7 Souvent, les cas des «exemplaires qui étaient en prêt» sont des documents qui ont été prêtés entre le moment où le document a été scanné et où la «DateLastSeen» a été modifiée. Il faut alors retourner dans l historique du document et refaire un prêt spécial à l usager qui a encore réellement le document en main. C est à ce moment que la liste précédente peut être utilisée pour sauver du temps. Ensuite, on modifie les paramètres de la liste suivante et on l exécute. SELECT barcode as 'No document', biblioitems.biblionumber, datelastseen as 'Date vu', Inventaire 3 Liste des anomalies (#211) concat(replace(extractvalue(marcxml,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="a"]'),'/',''),' ', replace(extractvalue(marcxml,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="b"]'),'/','')) as 'Titre', notforloan, itemlost, wthdrawn, itemcallnumber FROM items LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) WHERE DateLastSeen<>' ' and items.location='loup.bib.cg' and itemcallnumber>= '000' and itemcallnumber<'100' and itemnumber NOT IN (SELECT itemnumber FROM issues) ORDER BY items.itemcallnumber ASC LIMIT Modifier les paramètres apparaissant en rouge dans le rapport : 1 : Date de la lecture de rayons 2 : Code de localisation 3 : Plus petite cote 4 : Plus grande cote (exclusivement) Copier l intégralité du résultat de cette liste en utilisant l extension pour Firefox «Table2clipboard». Chez nous, on colle le résultat de cette liste sur la même feuille Excel que celle de la lecture de rayons correspondante, en positionnant la souris sur la cellule M1.

8 Cette liste fournit les documents qui étaient absents lors de la lecture de rayons, sauf ceux qui étaient en prêt. Certains, sont des items perdus (colonne «itemlost»), ou autres. Parfois, le document est sur les rayons et n a pas été scanné On doit alors investiguer. En dernier recours, soit on inscrit le document comme étant introuvable, soit on l élague. Si un document «introuvable» est numérisé de nouveau (au prêt ou dans une lecture de rayons subséquente), ce statut disparaîtra automatiquement. Conditions de réalisation de l inventaire L inventaire peut être réparti dans le temps, si on le divise en petites sections. Mais idéalement, toutes les étapes, pour une même section, devraient être réalisées dans la même journée. Les seuls équipements dont nous avons besoin sont un lecteur de code-barres relié à un portable avec le logiciel Excel Les listes peuvent être produites sur un poste de travail ordinaire. Celui-ci devrait également être muni d Excel Une seule personne est nécessaire à l opération. Une agente est habituellement assignée à la tâche de lecture des rayons. Si plus d une personne est disponible, elles pourront, si elles ont accès à un lecteur et un portable, se consacrer à d autres sections. Une technicienne devrait s occuper de la production des rapports et de traiter les anomalies rapportées en fin de processus. Pour vous donner une idée, ici à Rivière-du-Loup, nous avons complété l inventaire de la collection générale de documents en moins de 6 jours, avec 2 agentes et une technicienne. Tout ça, sans le fouet ;-) Je l utilise très rarement Imaginez le temps sauvé! Sans compter le moral épargné! De plus, à tort ou à raison, on a l impression que le travail réalisé est «parfait», on fait un méchant beau ménage. C est presque amusant, tout le monde voulait participer. Alors si la description de toutes ces étapes vous rebute, j espère que cette finale vous encouragera à, au moins, tenter l expérience. Chose certaine, nous on ne reviendrait pas en arrière! Merci à Koha et à toutes ses possibilités de listes qui nous permet de laisser libre cours à notre imagination.