CAHIER DES CHARGES. Etabli le : Par : Direction Remplace la version du :

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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Direction Remplace la version du : Motif d actualisation : Nouveau poste lié à la mise en œuvre de la LHEV et du RFin 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Entité (division, secteur, établissement, office ) : HESAV N de poste : Intitulé du poste dans l entité : Contrôleur de gestion N emploi-type : Libellé : Gestionnaire financier Chaîne : 361 Niveau : Mission générale du poste (description succincte) 1. Assurer le développement d'un système de contrôle interne (SCI) en réf à la LHEV et au RFin Etre force de proposition et participer à la mise à jour des outils de gestion comptable et financier ainsi que des tableaux de bord de pilotage y relatifs Elaborer les rapports de suivi et les recommandations d'amélioration continue pour les processus comptables et financier 4. Exécuter toute mission en lien avec le contrôle de gestion 5. Contribuer au processus d'autonomisation de HESAV 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : est remplacé par son supérieur hiérarchique Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Assurer le développement d'un système de contrôle interne (SCI) en réf à la LHEV et au RFin 40% Identifier, analyser et décrire les processus comptables et financiers ainsi que les procédures de contrôle; mettre à la disposition de la direction une carte des risques avec une proposition des priorités; Formaliser et structurer l'architecture des processus comptables et financiers Documenter les processus comptables et financiers et tenir à jour les directives, procédures, formulaires et instructions internes Vérifier régulièrement que l'architecture des processus comptable et financier correspond à la réalité des activités; être force de proposition pour son adaptation Tenir à jour le registre des signatures 2. Etre force de proposition et participer à la mise à jour des outils de gestion comptable et financier ainsi que des tableaux de bord de pilotage y relatifs 20% Participer au développement et utiliser un outil analytique qui répond aux nouvelles dispositions légales et règlementaires Mettre en œuvre des outils de suivi et de pilotage au niveau comptable et financier ainsi que leurs méthodes de relevé Définir, en collaboration avec les partenaires internes et externes concernés, les indicateurs de suivi Fournir les informations nécessaires à la direction pour le pilotage statégique et la conduite opérationnelle 3. Elaborer les rapports de suivi et les recommandations d'amélioration continue pour les processus comptables et financier 20% Fournir périodiquement les tableaux de bord de pilotage financier à l'attention de la direction, du département administratif et du service financier; identifier, relever et documenter les écarts; Réaliser les contrôles nécessaires des activités (efficacité, efficience) ; proposer des mesures d'amélioration et mettre en œuvre les mesures correctives qui ont fait l'objet d'une décision Proposer, sur demande, des scénarii de prise de décisions en matière comptable et financier Répondre aux demandes d'information demandés par la direction, le département administratif, le service financier de HESAV, par la DGES et la HES-SO Participer à l'élaboration du décompte OFFT 4. Exécuter toute mission en lien avec le contrôle de gestion 15% Conseiller et assister les départements en matière de gestion financière notamment en participant à la procédure budgétaire et au reporting sur les comptes; suivre les besoins en financement S'assurer de la fiabilité des informations fournies Vérifier le respect des normes et procédures internes et externes Tenir un tableau de flux de financement ainsi que le tableau de trésorerie; vérifier les mouvements comptables et les imputations Etablir des analyses économiques ponctuelles, sur demande 5. Contribuer au processus d'autonomisation de HESAV 5% Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 Sensibiliser les collaborateurs de HESAV au besoin de contrôle interne; former sur les normes et les procédures existantes Proposer toute mesure de formation continue nécessaire aux collaborateurs impliqués dans des tâches de gestion financières; former sur les normes et les procédures existantes Entretenir de bonnes relations avec les partenaires internes et externes

4 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre Diplôme d'une Haute école (université ou HES) ou brevet fédéral dans le domaine de la comptabilité, du contrôle de gestion ou de l'organisation 8.2. Formation complémentaire Titre Connaissance des outils comptables et base de données de type Oracle Connaissance approfondie de la suite Office 8.3. Expérience professionnelle Domaine Connaissance et expérience pratique dans le domaine de la mise en place et du suivi de systèmes de contrôle de gestion: au minimum. Nbre d années 3 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Connaissance du domaine public et de règles de gestion financières Connaissance du domaine de l'enseignement supérieur 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Néant 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les éléments-clés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e Saisie ou et dans impression lequel des il/elle informations est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe Le document est protégé contre les modifications, ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes à l exception de ses supérieurs. des champs de formulaire Toute modification du cahier des charges doit être Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les soumise à l approbation de l autorité d engagement. flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier