La récupération et l intégration des bases mensuelles Rénadoc

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1 La récupération et l intégration des bases mensuelles Rénadoc (document créé avec la version 2.10 de BCDI abonnement) Ce document concerne tous les documentalistes dont les établissements sont adhérents à Rénadoc et utilisent le logiciel documentaire BCDI. 1 - Conférence Mélagri BasesmensuellesRND ou Internet Chaque mois, Marie-Véronique Robardet-Deguines envoie un message à tous les CDI adhérents pour signaler la mise en ligne de la base mensuelle. Elle profite aussi de ce message pour annoncer des changements de titre, des disparitions, des retards, ainsi que la mise à jour du fichier revue.ini. Cette base est téléchargeable : sur la conférence Mélagri BasesmensuellesRND : pour les établissements du publics uniquement sur les pages Rénadoc du site Chlorofil (Espace de mutualisation /Téléchargement des bases mensuelles et outils documentaires) pour tous les adhérents : Pour se connecter sur l espace de téléchargement des bases mensuelles, il faut indiquer : en identifiant : l adresse mail de votre CDI que vous avez donné à Sandrine Olivier ou Nathalie de Filippo (généralement cdi.xxx@educagri.fr ou cdi.xx@cneap.fr) B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 1 sur 7

2 en mot de passe : le code Rénadoc de votre CDI (si vous l avez perdu, vous pouvez le demander à la PRR ou à l adjointe) attention de bien respecter les majuscules 2 Utilitaire Gestmmn et fichier revue.ini Pour intégrer les notices de la base mensuelle dans BCDI, vous aurez besoin de l utilitaire Gestmmn (il est téléchargeable gratuitement sur le site du club BCDI ( Vous devez installer cet utilitaire sur votre ordinateur ou sur le serveur auquel vous avez accès. Afin que Gestmmn puisse gérer les notices contenues dans le fichier de la base mensuelle, il faut installer dans le répertoire de Gestmmn le fichier Revue.ini. Ce fichier contient les titres des revues. A chaque fois qu un titre change de formulation, Marie-Véronique Robardet-Deguines le signale dans le mail indiquant la sortie de la nouvelle base et elle joint à son message le nouveau fichier revue.ini. Il faut donc le télécharger à chaque fois que cela est nécessaire pour éviter des problèmes de reconnaissance des titres. 3 - Intégration dans BCDI et vérification Télécharger le fichier de la base mensuelle (extension.exe) dans un répertoire de travail et le fichier revue.ini si nécessaire dans le répertoire de Gestmmn. Dans l explorateur Windows, aller dans le répertoire où on a téléchargé le fichier de la base mensuelle puis double-cliquer dessus pour le décompacter : on obtient trois fichiers un fichier.xml qui contient toute la base un fichier.mmn qui contient aussi toute la base et qui est utilisable avec Gestmmn pour sélectionner des revues un fichier.xls qui est le bordereau de la base (liste des périodiques dépouillés dans cette base et du nombre de notices pour chacun). Ouvrir le fichier Excel et l imprimer. Vérifier dans sa base locale ce qu on a comme revues présentes dans la base mensuelle : conseil => surligner les revues à récupérer et faire la somme du nombre de notices à récupérer selon ce qu on a pointé. Ouvrir Gestmmn. On obtient l écran qui est présenté sur la page suivante. B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 2 sur 7

3 Si vous n avez pas encore créé votre profil ou si vous avez besoin de le modifier (le profil est la liste des revues du catalogue Rénadoc que vous avez au CDI, donc pour lesquelles vous voulez récupérer les notices), cliquer sur l onglet Profil, sélectionner toutes les revues dont vous avez besoin ou retirer celles dont vous ne voulez plus puis enregistrer votre profil. B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 3 sur 7

4 Dans l onglet Décompression, choisir le fichier de la base mensuelle sur laquelle on veut travailler. Cliquer sur le bouton Profil : toutes les revues qui se trouvent à la fois dans le profil et la base mensuelle sont sélectionnées (fenêtre de droite). Vérifier avec le bordereau qu il n y a pas d erreurs. Vérifier le répertoire source sélectionné (normalement par défaut c est le répertoire Temp de BCDI). Vérifier que le bon format est sélectionné et que Fichier unique est sélectionné. Lancer l extraction avec ok. Voici un exemple d écran après avoir cliquer sur Profil. Quand l extraction est terminée, on obtient un écran de ce type : Quitter Gestmmn. Un fichier contenant les notices voulues et nommé toutmmn.xml a été créé dans le répertoire source sélectionné précédemment. B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 4 sur 7

5 Ouvrir BCDI en gestionnaire. Conseil : noter le nombre de notices indiquées dans les statistiques Fichier avant et après l intégration pour repérer d éventuelles erreurs (création de notice générale, intégration de notices non voulues). Importer le fichier toutmmn.xml obtenu avec Gestmmn : Gestion du fonds / Importation de notices / Au format Mémonotices. Choisir son fichier à importer : B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 5 sur 7

6 Sur l écran, cocher «Toutes» et «Sans mise à jour». Pour les exemplaires, cocher «Sans exemplaire» si vous avez déjà fait le bulletinage des périodiques dans votre base locale ; cocher «Avec exemplaire» si vous voulez que BCDI fasse le bulletinage au moment de l intégration des notices. Cliquer sur ok. Laisser faire l importation. Corriger les erreurs le cas échéant : on les repère en vérifiant si le nombre de notices après intégration est bien égal au nombre de notices avant intégration + le nombre de notices repérées dans le fichier Excel (consulter les statistiques fichier pour cela). Si on a bien fait le bulletinage en respectant les règles d écriture de Rénadoc, il n y a normalement pas de problème à l importation et BCDI n ajoute que les notices de parties qui correspondent à des dépouillements d articles. Pour corriger les erreurs : aller en Recherche / Recherche Gestionnaire / Notices sélectionner Notices générales dans la zone Chercher cliquer sur Date d importation puis sur = puis touche F2 et choisir la date de l importation lancer la recherche B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 6 sur 7

7 Deux types de problèmes sont possibles : une revue que l on n a pas dans notre base a été intégrée : il suffit de supprimer la notice générale et toutes les notices de parties sont supprimées il y a eu une différence d écriture dans le titre (ou le numéro) de la revue de notre base et de celle de la base mensuelles Rénadoc : o soit on reprend notice de dépouillement par notice et on réassocie à la bonne fiche (puis on supprime la notice générale fausse : généralement celle de Rénadoc car notre exemplaire est associé à la notice de notre base / Mais il peut alors être nécessaire de modifier par la suite la façon dont on a saisi le titre de la revue pour respecter les règles de Rénadoc) o soit on exporte les notices qui posent problème dans une autre base de travail : on les supprime de notre base Data, on les corrige dans la base de travail intermédiaire, puis on les réimporte dans la base Data (mais il peut alors être nécessaire de modifier par la suite la façon dont on a saisi le titre de la revue pour respecter les règles de Rénadoc) o soit on supprime les notices qui posent problème, on rectifie ce qu on a mal saisi dans l intitulé de la revue dans notre base, on réutilise Gestmmn pour ne récupérer que les notices de cette revue et on refait une importation dans BCDI o soit on note le numéro d exemplaire de notre notice erronée, puis on supprime la notice puis le numéro d exemplaire, enquite on recherche la notice Rénadoc à laquelle à réattribue le numéro d exemplaire => comme BCDI utilise le dernier numéro d exemplaire supprimé, cela est bien pratique dans ce cas-là (un rappel tout de même : en supprimant un exemplaire on supprime les fiches de prêt associées). B. Jouhannaud-Dubost, PRR Rhône-Alpes, et C. Jacquot, PRR Lorraine Page 7 sur 7