Projet de plateforme collaborative pour la mise en œuvre d'un Système de Management de la Sécurité dans les PE/TPE

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1 Projet de plateforme collaborative pour la mise en œuvre d'un Système de Management de la Sécurité dans les PE/TPE Evolution de l'offre des Services Interentreprises de Santé au Travail Présentation de la partie fonctionnelle du projet VERSION INTERMEDIAIRE (DOCUMENT DE TRAVAIL) 29 mars 2012 Mikaël GLEONNEC Maître de conférences, Université Paris 13

2 Projet de plateforme collaborative pour la mise en œuvre d'un Système de Management de la Sécurité dans les PE/TPE Evolution de l'offre des Services Interentreprises de Santé au Travail Préambule Ce projet propose une réponse aux difficultés que rencontrent les petites et très petites entreprises, particulièrement exposées aux risques professionnels, pour mettre en place et animer un système de management de la sécurité et de la santé au travail. Il repose sur l idée d un fonctionnement en réseau associant les ressources en santé-sécurité au travail de chaque entreprise à celles du Service Interentreprises de Santé au Travail (SIST) auquel elle adhère. Les principes de management de la sécurité retenus pour l'organisation de cette plateforme collaborative sont inspirés de ceux de l'ilo-osh Sur le plan technique, ce système de management "partagé" s'appuie sur une combinaison d'outils de gestion électronique des documents, de travail collaboratif (groupware) et de gestion des tâches (workflow). Les entreprises trouvent sur cette plateforme les principaux outils permettant de mettre en place et d'animer un système de management de la sécurité adapté à leur secteur d'activité, qu'il s'agisse de procédures, de modèles de documents de gestion, de veille réglementaire et technique ou de méthodes d'évaluation. Ces outils sont conçus de manière à simplifier la gestion du SMS tout en respectant les principales recommandations de l'ilo-osh Le SIST veille à ce que les ressources auxquelles ont accès les entreprises soient à jour, adaptées au secteur d'activité et facilement mobilisables dans de très petites ou petites entreprises. A la demande de l'adhérent, il peut également aider celui-ci à évaluer son système de management de la sécurité, dans l'optique d'une amélioration continue. Une labellisation du SMS des adhérents est envisageable, de même qu'une ouverture de la plateforme à d'autres partenaires du domaine de la santé et de la sécurité au travail. Ce projet s'inscrit dans le cadre d'un travail de recherche universitaire sur l'évolution des services interentreprises de santé au travail, consistant à expérimenter et observer un positionnement des SIST en tant que "facilitateurs" pour la mise la mise en place et la gestion du système de management de la sécurité de leurs adhérents. L'objectif de cette recherche-action est donc double : aider les SIST à mettre en œuvre une forme d action pluridisciplinaire efficiente et généralisable à un grand nombre d'adhérents, observer la structuration et l'usage de cette offre de service dans un contexte qui se caractérise par de fortes mutations institutionnelles, organisationnelles et identitaires (obligation de pluridisciplinarité, pénurie de médecins du travail, intégration et définition des activités des IPRP au sein des SIST). 1

3 Sommaire PREAMBULE DESCRIPTION DES USAGES DE LA PLATEFORME ET DU ROLE DU SIST POLITIQUE SST ET ORGANISATION DE L'ENTREPRISE COMPETENCES ET FORMATION EVALUATION DES RISQUES ET SUIVI DES MESURES DE PREVENTION CONSIGNATION DES EVENEMENTS SST VEILLE REGLEMENTAIRE ET TECHNIQUE PROCEDURES OUTILS COMPLEMENTAIRES POUR LA GESTION DES RISQUES EVALUATION, AUDIT ET AMELIORATION CONTINUE DU SYSTEME LABELLISATION OUVERTURE DE LA PLATEFORME A D'AUTRES ACTEURS DE LA PREVENTION CHARTE POUR L'UTILISATION DE LA PLATEFORME ASPECTS TECHNIQUES STRUCTURE DE LA BASE DE DONNEES COMPTES SCENARIOS DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) MESSAGERIE SCENARIOS DE WORKFLOW FORMAT DES DOCUMENTS MODIFICATION DES DOCUMENTS ET ARCHIVAGE DES ANCIENNES VERSIONS SAUVEGARDES ENRICHISSEMENT ET MISE A JOUR DE LA BASE DE DONNEES DE PAR LE SIST FONCTIONS COMPLEMENTAIRES SPECIFICATIONS TECHNIQUES POUR LE REGISTRE PRINCIPAL DE SECURITE INTERFACES LOGICIEL DE GED ET HEBERGEMENT DE LA PLATEFORME ACCOMPAGNEMENT SCIENTIFIQUE DU PROJET AXES D'OBSERVATION ACCOMPAGNEMENT SUR LE TERRAIN MODALITES PRATIQUES

4 1. Description des usages de la plateforme et du rôle du SIST 1.1 Politique SST et organisation de l'entreprise Ce premier volet correspond aux points suivants de l'ilo-osh 2001 : 1. Objectifs 2. Le cadre national pour les systèmes de gestion de la santé et de la sécurité au travail 3.1 Politique de sécurité et de santé au travail 3.3 Responsabilités et obligations Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plateforme Le SIST met à la disposition du Chef d'entreprise et de l'ensemble de ses salariés un document présentant de manière synthétique : La définition d'un système de management de la sécurité et de la santé au travail Les enjeux pour les salariés, l'entreprise, la société Les principes directeurs de l'organisation Internationale du Travail (OIT) La politique nationale et les principes directeurs nationaux en matière de prévention des risques Le principe de l'amélioration continue (PDCA) appliqué à la gestion des risques Les principes SST spécifiques au secteur de l'entreprise Le Chef d'entreprise trouve également sur la plateforme les ressources lui permettant de rédiger sa politique SST et de de préciser, dans un organigramme fonctionnel, le rôle et les responsabilités de chacun en matière de santé et de sécurité au travail : Une notice explicative indiquant la marche à suivre Un modèle de politique SST adapté à son secteur d'activité dont il pourra s'inspirer Un modèle d'organigramme SST Fonctionnement du dispositif Dès la création d'un nouveau compte "entreprise" sur la plateforme, le Chef d'entreprise a accès à l'ensemble des documents mentionnés ci-dessus. Il reçoit par la marche à suivre pour rédiger la politique SST en concertation avec les salariés : Le Chef d'entreprise rédige une première version de la politique SST sur la base du modèle fourni par le SIST. Il rédige également l'organigramme SST de la structure. Le Chef d'entreprise organise une réunion avec les salariés (ou avec leurs représentants) afin de leur présenter le cadre et les objectifs du SMS, puis de discuter et éventuellement modifier ou compléter la politique SST de l'entreprise. Il leur présente également l'organigramme SST. Cette réunion (date, objectifs, participants, points évoqués et conclusions) est consignée dans le registre principal de sécurité (cf. infra). A l'issue de cette réunion, la politique SST et l'organigramme SST sont mis en ligne sur la plateforme. Ils pourront y être consultés librement par l'ensemble des salariés. 3

5 Le Chef d'entreprise utilise un ou plusieurs autres moyens de communication pour transmettre la politique SST et l'organigramme SST aux salariés ( , affichage, distribution d'un exemplaire papier ). Il consigne cette communication dans le registre principal de sécurité. La politique SST peut être révisée à tout moment, selon la même procédure de concertation avec les salariés ou leurs représentants (organisation d'une réunion pour discuter du texte et éventuellement le modifier, utilisation d'un ou plusieurs autres moyens de communication pour transmettre la nouvelle version de politique SST aux salariés, consignation dans le registre principal de sécurité). L'organigramme SST peut lui aussi être modifié à tout moment par le Chef d'entreprise. La nouvelle version est alors transmise aux salariés et la démarche (date, modifications apportées au document, mode de communication choisi pour informer les salariés des changements ) est consignée dans le registre principal de sécurité. Chaque année, une alerte est envoyée par au Chef d'entreprise, lui demandant s'il souhaite procéder à une révision de la politique SST et de l'organigramme SST. Rôle du SIST Le SIST rédige le document présentant les objectifs généraux, le cadre national et le cadre sectoriel du SMS. Il veille à ce que ce document soit à jour et avertit l'entreprise en cas de modification (envoi d'une alerte par e- mail). Il rédige et place sur la plateforme les modèles de politique et d'organigramme SST qui seront utilisés par l'entreprise. Lors de l'enregistrement d'un nouvel adhérent sur la plateforme, le SIST envoie par au Chef d'entreprise la procédure à suivre pour établir la politique et l'organigramme SST (il peut également expliquer cette démarche au Chef d'entreprise par téléphone ou en face-à-face). Enfin, il vérifie sur la plateforme que la politique SST et l'organigramme SST ont bien été créés (ou modifiés) conformément à la démarche prévue. Si ce n'est pas le cas, il prend contact avec le Chef d'entreprise (par ou par téléphone) pour relancer cette démarche afin que le SMS soit conforme aux attentes. 1.2 Compétences et formation Ce volet correspond au point 3.4 de l'ilo-osh 2001 ("Compétences et formation"). Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plateforme Le Chef d'entreprise et son correspondant SST disposent sur la plateforme d'un modèle de tableau de suivi des formations SST auxquelles ont participé les salariés (types, dates, recyclages à prévoir ). Ils accèdent également à un document présentant les principales formations SST dans le secteur d'activité concerné. 4

6 Fonctionnement du dispositif Le Chef d'entreprise et/ou son correspondant SST adaptent si besoin le tableau au mode de fonctionnement de l'entreprise, puis ils le complètent et le mettent en ligne sur la plateforme. Ils assurent ensuite la mise à jour du document en fonction des formations SST suivies par les salariés. Rôle du SIST Le SIST crée et met en ligne le modèle de tableau de suivi des formations ainsi que la liste des principales formations dans le secteur d'activité de l'entreprise. Il assure la mise à jour de cette liste et avertit l'entreprise par en cas de modification. 1.3 Evaluation des risques et suivi des mesures de prévention Ce volet correspond aux points suivants de l'ilo-osh 2001 : 3.7 Examen initial 3.8 Planification, élaboration et mise en œuvre du système 3.9 Objectifs de sécurité et de santé au travail Mesures de prévention et de maîtrise 3.11 Surveillance et mesure de l'efficacité Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plateforme L'entreprise trouve sur la plateforme un modèle de Document Unique d'evaluation des Risques (DUER) adapté à son secteur d'activité et conçu de manière à faciliter le suivi des actions de prévention mises en œuvre. Ce document comprend : L'évaluation et la hiérarchisation des différents risques Les objectifs à atteindre pour chaque risque ou chaque catégorie de risques La description des mesures de prévention déjà effectives L'évaluation de la maîtrise du risque La description synthétique des actions de prévention à mettre en œuvre ainsi que les échéances prévues pour ces actions Un guide méthodologique pour l'évaluation des risques et la gestion des actions de prévention est également accessible sur la plateforme. Fonctionnement du dispositif Le Chef d'entreprise et/ou son représentant SST procèdent à l'identification, l'évaluation et la hiérarchisation des différents risques présents dans leur structure. Ils complètent ensuite le DUER, en précisant les objectifs à 5

7 atteindre pour chaque risque ou catégorie de risques, les mesures de prévention mises en œuvre et les actions complémentaires à réaliser. L'entreprise peut utiliser son propre modèle de DUER, éventuellement complété par d'autres grilles de gestion et d'évaluation des actions de prévention. Dans ce cas, les informations demandées dans le modèle proposé par le SIST devront être présentes dans le ou les document(s) mis en ligne par l'entreprise. Le Chef d'entreprise et/ou son représentant SST mettent à jour le DUER en fonction des nouveaux risques identifiés dans la structure, de la mise en œuvre des actions de prévention et de l'évaluation des résultats par rapport aux objectifs fixés. Les anciennes versions du DUER sont automatiquement archivées, ce qui permet d'assurer la traçabilité de la démarche de prévention des risques. Les salariés peuvent accéder au DUER sur la plateforme (en "lecture seule") et prendre ainsi connaissance de l'évaluation des différents risques et des actions de prévention mises en œuvre ou prévues. Rôle du SIST Le SIST élabore et met en ligne un modèle de document unique d'évaluation des risques adapté au secteur d'activité de l'entreprise. Il met également à la disposition de cette dernière un guide proposant une méthodologie simplifiée d'identification et d'évaluation des risques. Enfin, il se tient à la disposition de l'entreprise en cas de question sur la démarche d'évaluation des risques et de suivi des actions de prévention. Les médecins et les IPRP du SIST ont accès au DUER (en "lecture seule") afin de les aider à orienter leurs interventions auprès de l'entreprise. Ils peuvent ainsi lui proposer un suivi et des actions ponctuelles plus ciblés. 1.4 Consignation des événements SST Ce volet correspond à la partie 3.5 de l'ilo OSH 2001 intitulé "Documentation du système de gestion de la sécurité et de la santé au travail" et plus particulièrement aux points suivants : (établissement de registres de sécurité) (précisions sur les informations devant apparaître dans ces registres) Il correspond également à la partie 3.6 ("Communication") qui préconise la consignation des communications internes et externes ayant trait à la sécurité et à la santé au travail. Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plateforme L'entreprise accède sur la plateforme à un registre principal de sécurité conçu de manière à ce qu'on puisse y consigner la plupart des événements liés à la mise en place et à la gestion du système de management de la sécurité. Ce registre est composé de fiches permettant d'indiquer : La nature de l'événement (mise à jour de l'organigramme SST de l'entreprise, incident ) La référence de la procédure SST appliquée (lorsqu' elle existe) La date ou la période concernée La description de l'événement (selon la méthode QQOQCCP) La communication faite aux salariés dans le cadre de la gestion de l'événement 6

8 L'entreprise trouve également sur la plateforme : Un guide indiquant les principaux événements à consigner (avec des exemples) Des modèles de registres de sécurité qui viennent compléter le registre principal, lorsque la réglementation impose une consignation spécifique ou pour mieux garantir la confidentialité de certaines informations (suivis individuels d'exposition...) Le registre principal de sécurité peut être mis en ligne soit sous la forme d'un document Word avec archivage automatique des anciennes versions, soit sous la forme d'une base de données permettant de remplir les fiches, puis de les trier et de les éditer au format PDF en fonction des besoins (cf. 2.10). Fonctionnement du dispositif Le Chef d'entreprise (ou son correspondant SST) consignent dans le registre principal de sécurité les événements liés à la gestion de la sécurité et de la santé au travail : La description de la mise en œuvre du SMS (politique et organigramme SST, dispositif de surveillance de l'exposition des salariés, évaluation du système, communication d'informations aux salariés, réunions de concertation ) La description (non nominative) des lésions, dégradations de la santé, maladies, accidents et incidents liés au travail Le résultat des enquêtes menées suite à ces événements et la description synthétique des actions correctives prévues Les données concernant le suivi individuel (nominatif) de l'exposition des salariés ou précisant leur responsabilité en cas d'accident ou d'incident ne sont pas consignées dans le registre principal de sécurité : afin de mieux garantir la confidentialité de ces informations, celles-ci sont enregistrées dans des registres spécifiques qui ne sont pas mis en ligne sur la plateforme. Rôle du SIST Le SIST conçoit et met en ligne le registre principal de sécurité et les modèles de registres annexes. Il met également à la disposition de l'entreprise la liste des principaux événements à consigner et l'illustre avec des exemples. Les médecins et les IPRP du SIST peuvent accéder aux registres présents sur la plateforme afin d'optimiser le suivi des entreprises. 1.5 Veille réglementaire et technique Ce volet vient compléter les dispositions prévues dans le cadre du point 3.5 de l'ilo-osh 2001 ("Documentation du système de gestion de la sécurité et de la santé au travail"). 7

9 Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plateforme L'entreprise accède sur la plateforme à une veille réglementaire et technique en matière de sécurité et de santé au travail adaptée à son secteur d'activité. Les documents sont classés par thèmes afin de faciliter le repérage des usagers. Fonctionnement du dispositif L'entreprise (tous les salariés) peut consulter, en fonction de ses besoins, les documents issus de la veille réalisée par le SIST (évolutions réglementaires, nouveaux procédés, nouvelles méthodes ). Le Chef d'entreprise et son correspondant SST reçoivent par des alertes les informant des points les plus importants qui ressortent de cette activité de veille. L'entreprise peut participer à cette veille réglementaire et technique en mettant en ligne les informations issues de sa propre veille. Après validation par le SIST, ces informations sont diffusées à l'ensemble des entreprises concernées disposant d'un compte (à tous les adhérents enregistrés sur la plateforme ou aux entreprises d'un secteur d'activité donné). L'activité de veille devient ainsi collaborative, alimentée le réseau des entreprises adhérentes. Rôle du SIST Le SIST effectue la veille réglementaire et technique et met à la disposition des entreprises les informations ainsi réunies. Afin de faciliter l'accès à ces ressources, il peut les compléter avec des synthèses ou des exemples d'application. Il assure la mise à jour des informations de veille en ligne sur la plateforme. Il avertit les entreprises par en cas d'évolution réglementaire ou technique importante. Les informations sont indexées et classées de manière à mieux cibler leur diffusion : Elles peuvent concerner soit toutes les entreprises, soit uniquement un secteur d'activité Elles sont classées par thèmes couvrant les différents domaines de la santé et de la sécurité au travail et reprenant, en ce qui concerne les risques, la typologie et le classement présents dans le DUER (par souci de cohérence et de facilité d'accès) Enfin, le SIST valide et diffuse les informations transmises par les entreprises, issues de leur propre activité de veille. 8

10 1.6 Procédures Ce volet correspond aux parties 3.5 (Documentation du système de gestion de la sécurité et de la santé au travail) et 3.10 (Prévention des dangers) de l'ilo-osh 2001 : d (établissement d'une documentation sur les dispositions, procédures, instructions ou autres documents internes mis en œuvre dans le cadre du SMS) (clarté et accessibilité de ces documents) (établissement de procédures ou mesures de prévention et de maîtrise des dangers) à (précisions sur certaines catégories de risques à prendre en compte) Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plateforme L'entreprise trouve sur la plateforme des modèles de procédures adaptés à son secteur d'activité et couvrant les différents domaines de la gestion des risques pour la sécurité et la santé au travail. Ces documents sont classés par thèmes : Mise en place et fonctionnement global du SMS Gestion des changements ayant un impact sur la SST Acquisition de biens et de services Sous-traitance Prévention, préparation et réaction aux urgences Autres procédures classées par types de risques (selon la même logique que dans le DUER) Evaluation, audit et amélioration continue du système Fonctionnement du dispositif Les modèles en ligne sur la plateforme peuvent être repris intégralement ou modifiés par le Chef d'entreprise ou par son correspondant SST afin de mieux prendre en compte le fonctionnement de la structure. Des procédures complémentaires peuvent être créées. Ces documents sont accessibles (en lecture seule) à tous les salariés. Pour devenir applicables, les procédures doivent être enregistrées dans le répertoire "procédures en vigueur", ce qui fait office de validation. Lors de la mise en place du SMS, les procédures sont communiquées aux salariés concernés (à l'occasion d'une réunion, par affichage ). Cette communication est consignée dans le registre principal de sécurité (cf. supra). Par la suite, lorsqu'une procédure est modifiée ou ajoutée, elle est également communiquée aux salariés et cette communication est consignée dans le registre principal de sécurité. Enfin, un ou plusieurs classeurs regroupant les procédures sous une forme imprimée peuvent être mis à la disposition des salariés afin de faciliter leur consultation (à mentionner dans le registre principal de sécurité). Rôle du SIST Le SIST met à la disposition de l'entreprise des procédures types adaptées à son secteur d'activité et couvrant les différents domaines de la gestion des risques. Ces procédures sont rédigées de manière à être directement applicables. Elles sont également conçues pour être facilement adaptables au fonctionnement de chaque structure. 9

11 1.7 Outils complémentaires pour la gestion des risques Ces outils viennent compléter le dispositif de gestion des risques décrit dans les rubriques précédentes. Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plateforme L'entreprise trouve sur la plateforme des ressources complémentaires, adaptées à son secteur d'activité, lui permettant de mettre en place et d'animer efficacement son système de management de la sécurité : Des guides méthodologiques (par exemple sur l'analyse des accidents) Des bases de données (par exemple pour la gestion des produits chimiques) Des modèles de documents (FDS simplifiées, livret d'accueil, tableaux de suivi pour la vérification périodique de certains équipements de sécurité ) Des supports de formation (diaporamas, livrets, scénarios de formation ) Ces ressources sont classées par thèmes (même classement que pour les procédures, cf. supra). Fonctionnement du dispositif Le Chef d'entreprise et son correspondant SST puisent librement dans ces ressources. Ils mettent en ligne sur la plateforme les outils qu'ils utilisent (bases de données, tableaux de suivi ) et consignent la mise en œuvre de ces outils dans le registre principal de sécurité. Rôle du SIST Le SIST conçoit les différentes ressources et les met en ligne sur la plateforme. Il assure également la mise à jour des modèles proposés. 1.8 Evaluation, audit et amélioration continue du système Ce volet correspond à la partie 3.11 (surveillance et mesure de l'efficacité) de l'ilo-osh Ressources mises à la disposition de l'entreprise sur la plateforme L'entreprise a accès sur la plateforme à une procédure lui permettant d'évaluer le bon fonctionnement et l'efficacité de son système de management de la sécurité. Cette procédure est accompagnée d'un guide méthodologique. 10

12 Fonctionnement du dispositif Le Chef d'entreprise et son correspondant SST procèdent régulièrement à l'évaluation du SMS en suivant la procédure établie. Les résultats de cette évaluation sont consignés dans le registre principal de sécurité, de même que les actions prévues pour améliorer le système suite à ce diagnostic. L'entreprise peut demander au SIST d'évaluer son SMS. Un premier niveau d'évaluation est réalisable à distance grâce à l'analyse des documents en ligne sur la plateforme. Ce premier niveau peut être complété par une évaluation sur le terrain (en fonction de la disponibilité des ressources du SIST). L'évaluation a lieu au moins une fois par an. Un de rappel est envoyé au Chef d'entreprise et à son correspondant. Rôle du SIST Le SIST édite la procédure et le guide méthodologique permettant à l'entreprise d'évaluer son SMS. Il veille à ce que le Chef d'entreprise et son correspondant reçoivent annuellement un de rappel. A la demande de l'entreprise et en fonction des ressources dont il dispose, le SIST procède à l'évaluation du SMS de l'adhérent et lui communique ses conclusions. 1.9 Labellisation Un label peut être attribué par le SIST aux entreprises dont le SMS répond au référentiel établi. Les adhérents pourraient alors faire valoir ce label auprès de leurs partenaires (assureurs, acteurs institutionnels, clients ). A terme, cette démarche de labellisation, adaptée aux PE/TPE, pourrait être proposée par d'autres SIST, ce qui accroîtrait sa visibilité et son intérêt pour les différents acteurs Ouverture de la plateforme à d'autres acteurs de la prévention Une ouverture de la plateforme à d'autres partenaires des entreprises en charge de la prévention des risques peut être envisagée afin de mutualiser les ressources existantes (veille, documentation, services ) et renforcer la synergie entre les acteurs du domaine Charte pour l'utilisation de la plateforme Les entreprises et le SIST s'engagent à respecter une charte commune précisant le cadre d'utilisation des ressources proposées sur la plateforme (confidentialité des informations, diffusion des outils ). 11

13 2. Aspects techniques 2.1 Structure de la base de données Rubriques Politique et organisation SST de l'entreprise Compétences et formation Document unique d'évaluation des risques Registres de sécurité Prévention par familles de risques Risques d accident de plain-pied Risques de chute de hauteur Risques liés aux circulations internes Risque routier Risques liés à l activité physique Risques liés à la manutention mécanique Risques liés aux produits chimiques Risques liés aux agents biologiques Risques liés aux équipements de travail Risques liés aux effondrements et aux chutes d objets Risques et nuisances liés au bruit Risques liés aux ambiances thermiques Risques d incendie-explosion Risques liés à l électricité Risques liés à l éclairage Risques liés aux rayonnements Autres risques Gestion des changements organisationnels Acquisition de biens et de services Sous-traitance Préparation et réaction aux urgences Evaluation et amélioration continue (Contacts et assistance) Sous-rubriques (pour chaque rubrique) Procédures en vigueur Modèles de procédures Outils et documents utilisés Modèles d'outils et de documents Guides Veille Mise en ligne par le SIST Mise en ligne par l'entreprise (usage interne) Partagée par les entreprises 12

14 Accessibilité des données dans les sous-rubriques Données destinées à toutes les entreprises Données destinées aux entreprises d'un secteur d'activité Garages Imprimeries Pressings / / Données de chaque entreprise adhérente (non-accessibles par les autres entreprises) Entreprise 1 Entreprise 2 Entreprise 3 / / 2.2 Comptes L'accès à la plateforme n'est possible qu'après s'être identifié. Chaque identifiant est rattaché à un type de comptes : Chef d'entreprise Correspondant SST désigné par le Chef d'entreprise parmi ses salariés Salariés de l'entreprise (un seul compte par structure) Médecins et IPRP du SIST Administrateur SIST Invité (par l'entreprise) 2.3 Scénarios de Gestion Electronique des Documents (GED) Chaque compte permet d'accéder aux documents présents dans chaque rubrique soit en lecture (consultation uniquement) soit en écriture (consultation, modification et suppression des documents). Lorsqu'un document est modifié ou ajouté, le nom de l'utilisateur qui a procédé à l'ajout ou à la modification est consigné. Il en va de même lors de la suppression d'un document (qui sera automatiquement archivé). 13

15 Tableau 1 : paramétrage des droits d'accès aux ressources en ligne Comptes Chef d'entreprise Correspondant SST Salariés de l'entreprise Médecins et IPRP Administrateur SIST Invité Procédures en vigueur Modèles de procédures Outils et documents utilisés Modèles d'outils et de documents Veille Guides Mise en ligne par le SIST Mise en ligne par l'entreprise Partagée par l'entreprise Contacts et assistance Lecture V V V Ecriture V V V Lecture V V V Ecriture V V Lecture V V V Ecriture V V V Lecture V V V Ecriture V V Lecture V V V V Ecriture V V Lecture V V V V Ecriture V V Lecture V V V Ecriture V V V Lecture V V V V Ecriture V V Lecture V V V V V Ecriture V 2.4 Messagerie La plateforme permet de créer des listes de diffusion permettant au SIST d'envoyer des messages électroniques en croisant les différentes catégories ci-dessous : Les Chefs d'entreprise Les correspondants SST Toutes les entreprises Les entreprises d'un secteur d'activité donné Elle permet également au SIST d'envoyer un message à un ou plusieurs destinataires au choix. Enfin, l'entreprise peut envoyer un message (demande d'assistance, demande d'une évaluation du SMS) au SIST via la plateforme (accès à cette fonctionnalité à partir de la rubrique Contacts) 14

16 2.5 Scénarios de workflow L'entreprise peut soumettre au SIST une ressource issue de sa veille réglementaire et technique qu'elle souhaite partager avec les autres adhérents. Une fois validée et indexée par le SIST, cette ressource devient accessible aux autres entreprises (toutes les structures ou celles appartenant à un secteur d'activité donné) 2.6 Format des documents Les documents sont créés avec des logiciels usuels (Word, Excel ) et convertis au format PDF lorsqu'ils ne sont pas destinés à être modifiés (guides mis en ligne par le SIST ) 2.7 Modification des documents et archivage des anciennes versions Les documents ouverts à partir de la plateforme peuvent être modifiés puis réenregistrés directement dans la base de données, à l'emplacement initial (il n'est pas nécessaire de faire une copie en local, que l'on met ensuite en ligne en remplacement de l'ancienne version). Les anciennes versions des documents modifiés sont systématiquement sauvegardées. L'utilisateur peut accéder à ces sauvegardes s'il souhaite restaurer une version antérieure d'un document (par exemple suite à une erreur de manipulation). Cette version restaurée remplace alors le document actuel et ce dernier est archivé. 2.8 Sauvegardes Tous les documents de la base (y compris les versions antérieures) sont sauvegardés automatiquement de manière à pouvoir être restaurés en cas de problème technique. L'entreprise peut effectuer une sauvegarde en local (sur un de ses postes informatiques) des documents qu'elle a créés ("procédures en vigueur", "outils et documents utilisés", "veille mise en ligne par l'entreprise"). 2.9 Enrichissement et mise à jour de la base de données de par le SIST Afin de faciliter la mise en ligne par le SIST des ressources destinées aux entreprises, un même document peut être affecté à plusieurs rubriques et devient ainsi visible dans ces dernières sans qu'il soit nécessaire de le dupliquer. Les médecins et les IPRP du SIST, ainsi que l'administrateur de la plateforme, peuvent visualiser les données selon trois modes de classement : documents communs à toutes les entreprises documents concernant un des secteurs d'activité documents créés et utilisés par chaque entreprise (même affichage que pour le Chef d'entreprise) 15

17 2.10 Fonctions complémentaires Un certain nombre de fonctions programmées sur la plateforme en facilitent l'usage et l'administration : Lors de l'ouverture d'un nouveau compte "entreprise", le SIST enregistre les informations sur la structure dans un formulaire alimentant une base de données d'administration des utilisateurs (nom du Chef d'entreprise, adresse , secteur d'activité, nom et coordonnées du correspondant SST ) Le Chef d'entreprise peut à tout moment, grâce à un formulaire, accéder à ces données et les modifier. Le SIST est alors averti automatiquement par de cette modification. Le Chef d'entreprise et son correspondant SST ont accès sur la plateforme à un formulaire de demande d'assistance (envoi de la demande au SIST par ). Les documents contenus dans certains répertoires peuvent être imprimés de façon groupée : o Procédures en vigueur o Outils et documents utilisés o Veille mise en ligne par l'entreprise 2.11 Spécifications techniques pour le registre principal de sécurité Le registre principal de sécurité se présente, pour l'utilisateur, sous la forme d'un formulaire avec différents champs à compléter (type d'événement SST, date, informations sur l'événement ). Une fois enregistrées dans la base, les données ne sont plus modifiables afin de respecter le principe de conservation de l'historique des événements SST (les informations concernant un événement peuvent toutefois être précisées ou complétées en remplissant à nouveau le formulaire, ce qui crée un nouvel enregistrement s'ajoutant au précédent). Les informations consignées dans la base peuvent être visualisées sous forme de fiches reprenant les entrées du formulaire initial. Il est possible de ne visualiser qu'une partie des fiches (tri en fonction des dates et du type d'évènement). Cette visualisation peut être éditée au format PDF ou imprimée Interfaces L'interface "chef d'entreprise" comprend des raccourcis, toujours visibles, vers le DUER et vers le Registre principal de sécurité. Elle permet de visualiser et d'éditer de façon ergonomique les fichiers contenus dans les rubriques et sous-rubriques de la base de données. Elle donne également accès au formulaire permettant de modifier le profil de l'entreprise, ainsi qu'à la fonction d'envoi au SIST d'une demande d'assistance ou d'une demande d'évaluation du SMS. L'interface "correspondant SST" reprend la même ergonomie et propose les mêmes fonctions que celle destinée au Chef d'entreprise, à l'exception de la possibilité de modifier les informations contenues dans le profil de l'entreprise. L'interface "salariés" s'inspire de la précédente (il s'agit d'une interface de consultation des documents uniquement). 16

18 L'interface "médecins et IPRP" permet d'accéder aux différents schémas de visualisation décrits précédemment (cf. 2.8). Elle facilite l'édition, la modification et la mise à disposition ciblée des documents. Elle donne accès au formulaire de création / modification du profil d'une entreprise et permet également de contacter par les adhérents enregistrés. L'interface "administrateur" complète celle utilisée par les médecins et les IPRP avec les fonctions d'administration de la base (options de sauvegarde des données, migration ) Logiciel de GED et hébergement de la plateforme La plateforme nécessite l'utilisation d'un logiciel de Gestion Electronique des Documents suffisamment évolué pour gérer les sauvegardes, les processus simples de workflow (notamment la validation de documents avant diffusion), les alertes par et l'envoi de messages électroniques à des listes d'utilisateurs. Certains logiciels libres, comme Alfresco ou Nuxeo, présentent ces caractéristiques. L'hébergement de la plateforme peut être soit réalisé en interne (mais cela demande un investissement et des compétences spécifiques), soit externalisé auprès d'un prestataire privé ou d'un organisme institutionnel. 3. Accompagnement scientifique du projet 3. 1 Axes d'observation Le positionnement des différents acteurs (médecins, IPRP, Chefs d'entreprise, direction du SIST ) en fonction de leur identité professionnelle et des enjeux qui en découlent La communication formelle et informelle entre les acteurs lors de la mise en place de la plateforme au sein du SIST (réunions, transmission de documents, s ) Les usages des technologies d'information et de communication dans le cadre du fonctionnement de la plateforme 3.2 Accompagnement sur le terrain L'accompagnement se traduira par un rôle de conseil à titre gratuit lors des différentes phases de réalisation et d'exploitation de la plateforme (définition des documents mis en ligne, élaboration des procédures de gestion de la base de données, répartition des tâches au sein du SIST ). Les observations réalisées sur le terrain alimenteront ce suivi (enquête auprès des Chefs d'entreprise, restitution de résultats intermédiaires ). 3.3 Modalités pratiques 17 Trois formes d'observation sont à prévoir : une observation participative à l'occasion de l'accompagnement du projet des entretiens individuels et/ou collectifs (enregistrés) le recueil des documents de travail (synthèses, diaporamas, s ) utilisés pour communiquer dans le cadre du projet