RECUEIL DE DIRECTIVES POUR L'ARCHIVAGE DANS LES COMMUNES GENEVOISES

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1 RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE Département de la sécurité, de la police et de l'environnement Archives d'etat RECUEIL DE DIRECTIVES POUR L'ARCHIVAGE DANS LES COMMUNES GENEVOISES Document réalisé par les Archives d Etat en collaboration avec les archivistes des communes de Carouge, Cologny, Genève, Lancy et Meyrin Archives d'etat de Genève, juillet 2011

2 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction... p Constitution des fonds d'archives communales (enregistrement, tri, conditionnement)... p Plan de classement... p Conditionnement des documents... p Prescriptions techniques sur la reliure et la conservation des procèsverbaux des séances du conseil municipal et du conseil administratif... p Prescriptions techniques sur le papier, les moyens d'écriture et d'impression... p Références des personnes et des services à alerter en cas de sinistre... p Annexes I. Loi sur les Archives publiques (LArch)... p. 12 II. Extrait du Règlement d application de la LArch (titre V)... p. 17 III. Liste des papiers à éliminer («papiers de corbeille»)... p. 18 IV. Conseils pour l élaboration des inventaires... p. 19 V. Modèles d inventaires... p. 20 VI. Locaux d archives... p. 26 VII. Gestion du prêt... p. 27 VIII. Glossaire sommaire... p. 27 IX. Historique de la formation des communes... p. 29 X. Ouvrages de référence... p. 30 XI. Plan de classement détaillé... p. 31 XII. Calendrier de conservation XIII. Fiche informative : l archivage et la destruction de l information 2 v

3 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève 1. INTRODUCTION Les dispositions légales 1 relatives à la constitution d'archives dans les communes du canton de Genève donnent pour mission aux Archives d'etat : de fournir aux communes un recueil de directives sur la constitution, la conservation et la consultation des archives historiques ; de définir le sort final des archives courantes et intermédiaires, d'un commun accord avec les autorités communales. Les directives exposées dans ce document ont été conçues pour servir de modèle général et les principes énoncés sont applicables aux documents indépendamment de leur support (papier, microformes ou numérique). Les Archives d'etat se tiennent à disposition des communes pour les conseiller et adapter ce modèle à leurs situations spécifiques. 2. CONSTITUTION DES FONDS D'ARCHIVES COMMUNALES Préambule L'archivage contribue à documenter l'activité des institutions publiques, à assurer la continuité et le contrôle de leur gestion, ainsi que la sécurité du droit. Il sauvegarde les intérêts légitimes de personnes touchées ou de tiers, et ceux de la science et de la recherche historique. Il crée ainsi les conditions nécessaires à la compréhension de l'histoire 2. Le tri ou sélection L'opération du tri consiste à distinguer les documents présentant une valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle, des pièces dont l'utilité n'est que temporaire et qui devront être éliminées (cf. liste des papiers à éliminer) 3. Les documents de valeur historique sont ceux qui sont indispensables à la compréhension, a posteriori, des affaires et des événements et ceci pour un cercle élargi de personnes. Les documents de valeur juridique sont les écrits (contrats, lettres, jugements, etc.) qui créent des rapports de droit durables ou dont la conservation est prescrite par la loi. Les documents de valeur administrative sont ceux qui peuvent encore être utiles au personnel communal à moyen terme et faciliter la compréhension des dossiers actifs. Le classement Le classement a pour objectif de disposer les pièces, les dossiers ou les registres de façon à retrouver, avec le plus d'aisance possible et à n'importe quel moment, le ou les 1 Cf. annexe I 2 Larch, art. 2 al. 2 Principes 3 Cf. annexe III v

4 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève renseignements désirés. L'archivage des documents peut se décomposer en cinq étapes successives, décrites ci-dessous : 1. Constitution d'un dossier Les affaires assez importantes pour mériter la création d'un dossier, soit un ensemble de documents relatifs à une affaire à un moment donné, sont enregistrées, dès l'ouverture de celui-ci, dans un registre par ordre chronologique. L'inscription prévoit l'annotation des indications suivantes, à inscrire selon l'avancement de l'affaire puis de l'archivage du dossier : - numéro d'entrée ; - date d'ouverture du dossier ; - objet du dossier, soit dénomination du dossier ; - date de clôture du dossier ; - nombre final de pièces, de liasses, de cartons ; - cote de l'archivage du dossier définitif, attribuée selon le plan de classement. Dès réception des documents, le secrétariat de la commune appose son timbre sur les différentes pièces avec la date d'entrée et, éventuellement, avec un numéro d'ordre. 2. Structuration d'un dossier Au fur et à mesure de l'accroissement d'un dossier, les différentes pièces qui le composent sont mises en ordre, par exemple : document établissant l objet du dossier, contrat, correspondance accompagnée des annexes citées, coupures de presse en rapport avec le sujet, photographies, plans, etc. Le but de cette opération est de permettre de retrouver les pièces du dossier au besoin. Certaines pièces peuvent être éliminées d'emblée : brouillons, lettres d'accompagnement, fiches de transmission, exemplaires en surnombre, doubles, photocopies de textes législatifs, etc. Lorsqu'un document est photocopié, on prend soin également de distinguer clairement l'original des doubles au moyen d'un timbre «copie». 3. Préarchivage Lorsqu'une affaire est terminée, le dossier est clos et reçoit sa structure définitive. Un deuxième tri élimine toutes les pièces sans valeur ou inutiles à la compréhension de l'affaire. Le dossier reçoit sa cote définitive, c'est-à-dire son emplacement dans le plan général de classement. 4. Archivage Après échéance des durées d utilité légale et administrative qui sont fixées par le service producteur des documents soit l administration communale, le dossier est intégré dans les archives historiques, selon le sort final prévu dans le calendrier de conservation. Calendrier de conservation : tableau décrivant les types de documents produits et reçus par un service dans le cadre de ses fonctions administratives, et fixant pour chacun d entre eux le délai d utilité administrative (DUA), le délai d utilité légale (DUL) et le sort final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer (le sort final indique quels documents seront conservés de manière permanente et lesquels seront éliminés une fois leur durée d utilité légale échue). Durée d utilité administrative : durée pendant laquelle le document doit être conservé et rester accessible pour des raisons administratives. C'est la période 4 v

5 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève pendant laquelle les documents (documents actifs) sont indispensables au soutien des activités quotidiennes d une administration. Durée d utilité légale : durée pendant laquelle le document doit être conservé et rester accessible pour des raisons légales. C est la période pendant laquelle les documents (documents semi-actifs) doivent être conservés pour des raisons légales et financières mais ne sont plus directement utiles aux activités quotidiennes d une administration. 5. Inventaire 4 Les dossiers archivés définitivement sont inventoriés suivant l'ordre des cotes dans un système d information, quel qu il soit. Une version des inventaires, y compris ceux des éventuels fonds privés conservés dans les archives de la commune, doivent être disponibles aussi sous forme papier, et une copie de ces inventaires remise aux Archives d Etat. 3. PLAN DE CLASSEMENT 5 Table des matières du plan de classement actuel, basé sur le plan comptable des communes (les intitulés ne correspondent pas forcément aux dénominations des organismes) : 0 ADMINISTRATION 1 SÉCURITE PUBLIQUE 2 ENSEIGNEMENT, CULTURE, FORMATION 3 ÉTAT CIVIL 4 SANTÉ ET SPORTS 5 PRÉVOYANCE SOCIALE 6 TRAVAUX PUBLICS ET URBANISME 7 PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT ET AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE 8 ÉCONOMIE PUBLIQUE ET TRANSPORTS 9 FINANCES ET CONTRIBUTIONS 10 FONDS PRIVÉS 11 COLLECTIONS (plans, photos, vidéos, etc.) 4 Cf. annexe X : Modèles d inventaires 5 Cf. annexe XI : Plan de classement détaillé v

6 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève 4. CONDITIONNEMENT DES DOCUMENTS Les documents destinés à être conservés définitivement ont une valeur historique ; ils sont donc uniques et ne peuvent être remplacés. Il est important d assurer au mieux leur préservation. Les recommandations ci-dessous concernent les fournitures de bureau à utiliser pour assurer la conservation à long terme des documents. 4.1 Conditionnement des documents Afin que les documents soient conservés dans les meilleures conditions possibles, les mesures suivantes sont à prendre lors du conditionnement des documents d archives : Manipulation des documents Ne pas manger et boire en traitant les documents (La nourriture et les boissons peuvent tacher les documents et attirer des insectes qui s attaquent au papier). Ne pas entreposer les documents à même le sol (Risques liés aux fuites d eau). Chemises en plastique Enlever les chemises en plastique et les remplacer par des chemises en papier cartonné Java ou, de préférence, par des chemises ou enveloppes en papier non-acide (Elles absorbent avec le temps l encre des documents et leur imperméabilité représente un danger à moyen terme). Trombones et autres pièces de métal Enlever les attaches métalliques (Elles rouillent en prenant de l âge et endommagent les documents). Reliures métalliques en spirale Enlever les reliures métalliques et sortir les documents des classeurs à anneaux. Ruban adhésif de type «scotch» Ne pas utiliser de ruban adhésif (En vieillissant, le support plastique du scotch se dessèche, jaunit et se détache, faisant place à des espaces gras réduisant la lisibilité). Elastiques Enlever les élastiques. Taille des dossiers Diviser les dossiers de taille excessive et éviter de trop remplir les boîtes d archives (Les dossiers épais sont difficilement manipulables ; une manipulation les endommage). Plans Conserver les plans à plat dans un meuble à plans, ou roulés dans des tubes, mais jamais pliés. Documents audio-visuels Demander conseil aux Archives d Etat ou à Memoriav ( qui fait office d expert pour ce type de support. 6 v

7 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève Une fois ces opérations effectuées, les documents doivent être conditionnés de la manière suivante : il faut les placer tout d abord dans une chemise à trois rabats cartonnée de format A4 de préférence en carton non-acide, de la façon la plus ordonnée possible. Il faut faire attention de ne pas placer trop de documents dans une même chemise ; la chemise doit pouvoir être bien fermée afin d éviter que la poussière n y entre. Avant de placer les documents dans la chemise, il est nécessaire de plier les rabats à la hauteur voulue. Pour faire des séparations à l intérieur d une chemise, on utilisera des chemises sans rabat. On peut reporter sur la chemise, au crayon, l éventuelle indication qui se trouvait sur la chemise en plastique ou le séparateur en plastique remplacé (illustration 1). Illustration 1 chemise de papier sans rabat chemise à 3 rabats cartonnée Les chemises doivent être placées dans les boîtes d archives de façon assez rapprochée pour tenir debout, mais il ne faut pas les serrer au point qu il soit difficile de les ressortir. Le dos du dossier repose sur le fond de la boîte et les cotes sont visibles (illustrations 2 et 3) Illustrations 2 et 3 v

8 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève 4.2 Identification des documents d archives (cote) et inventaire (liste) Les documents d archives, une fois reconditionnés, doivent être cotés en fonction du plan de classement et de l inventaire. Un dossier est conditionné dans une chemise et identifié par une cote ; on notera ainsi la cote du dossier au crayon sur la chemise, et on reportera dans l inventaire la description correspondante. Il ne faut pas oublier de noter ensuite sur la boîte d archives, également au crayon, les cotes correspondant aux chemises qui se trouvent à l intérieur (illustration 4). Un gros dossier peut être décrit au niveau de la boîte ; les chemises à l intérieur de la boîte ne serviront alors pas de séparateur de dossier, mais éviteront que le papier ne glisse au fond du carton. On peut éventuellement reporter au crayon sur les chemises le titre de la partie de dossier correspondant. La cote sera écrite sur la boîte et la description correspondante reportée dans l inventaire (illustration 5). Lorsque les documents ont été inventoriés et les cartons cotés, ces derniers reçoivent une étiquette portant le nom de la commune et la cote, collée avec une colle spéciale (illustration 6). Il est important de ne rien écrire sur les documents d archives originaux. Illustration 4 Cote Description Dates extrêmes Type et nombre de pièces Remarque 2.56 Historique de la réorganisation comptable ; procédures d organisation et informatisation de la comptabilité chemise 8 v

9 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève Illustration 5 Cote Description Dates extrêmes Type et nombre de pièces Remarque 2.55 Réorganisation comptable (projets 9502 à 9520) boîte Illustration 6 v

10 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève Matériel de conditionnement des documents Chemises de papier, sans rabat, format A4 ; (feuille de papier fort ou de carton mince pliée en deux servant à isoler et à conserver des documents ayant un objet en commun) ; Dossiers avec trois rabats, cartonnés, format A4 ; Boîtes d archives, carton rigide ; Colle : par exemple, bidon de 5 kg de colle Eimer HERONOL Fertigkleister normal au prix de 46 F (2008) chez Briner & Co Nachfolger S. & R. Bionda, Heron, Bastelleim, Fertigkleister, Oltnerstrasse 89, 4652 Winznau ; Pinceaux pour encoller les étiquettes : pinceaux plats de peintre, poils lavables à l eau ; D une manière générale, il est recommandé d utiliser du matériel de conditionnement (papier et cartons) non-acide. 5. RELIURE ET CONSERVATION DES PROCÈS-VERBAUX DES SÉANCES DU CONSEIL MUNICIPAL ET DU CONSEIL ADMINISTRATIF Ces procès-verbaux doivent être imprimés sur du papier d archive certifié ISO (voir cidessous) et reliés en registres. La numérisation et/ou la mise en ligne des délibérations du conseil municipal ne constitue pas un mode d archivage. Elles ne suppriment pas l obligation de conserver les documents sous forme papier. 6. PAPIER, LES MOYENS D ÉCRITURE ET D IMPRESSION 6.1. Papier Archives historiques Pour les documents essentiels à l histoire de la commune, tels que les procès-verbaux du conseil administratif et du conseil municipal, il est recommandé d utiliser le papier d archives correspondant à la norme ISO 11108, afin de garantir la conservation à long terme des documents représentant une valeur patrimoniale. Ce papier filigrané, garanti 1000 ans, ne jaunit pas et ne se fragilise pas. Il est fabriqué à partir de fibres de coton, de chanvre et de lin Encres Il existe plusieurs normes concernant la qualité des encres d imprimerie, dont les normes ISO (imprimantes laser noir/blanc) et ISO (imprimantes laser couleur). Actuellement, les encres sont généralement de bonne qualité. D origine végétale et pratiquement exemptes de métaux, elles sont de plus en plus respectueuses de l environnement Imprimantes La qualité de l impression dépend en grande partie du bon entretien des imprimantes et des photocopieuses pensez-y! 10 v

11 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève 7. RÉFÉRENCES EN CAS DE SINISTRE NUMÉROS D URGENCE POMPIERS : 118 POLICE : 117 SERVICE D INTERVENTION ET DE SECOURS (SIS) : SAPEURS POMPIERS COMMUNAUX PROTECTION DES BIENS CULTURELS : le SIS doit alerter cette instance. CONGÉLATION DES DOCUMENTS MOUILLÉS Société DOCUSAVE (M. Guido VOSER) ou POUR INFORMATION COSADOCA (Consortium de sauvetage du patrimoine documentaire en cas de catastrophe) Cet organisme, regroupant les Archives cantonales vaudoises, la Bibliothèque cantonale et universitaire (site de Dorigny) et la Bibliothèque centrale de l Ecole polytechnique fédérale de Lausanne, présente sur son site internet des fiches pratiques sur la sécurité et la prévention des catastrophes et le traitement des documents suite à un sinistre. Voici l adresse de ce site : v

12 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève 8. ANNEXES ANNEXE I LOI SUR LES ARCHIVES PUBLIQUES Loi sur les archives publiques (LArch) B 2 15 du 1 er décembre 2000 (Entrée en vigueur : 1 er septembre 2001) Le GRAND CONSEIL de la République et canton de Genève décrète ce qui suit : Chapitre I Dispositions générales Art. 1 Champ d'application 1 La présente loi s'applique à l'ensemble des archives publiques genevoises, qui sont formées : a) des fonds d'archives et collections réunis aux Archives d'etat, de provenance publique ou privée; b) des archives des institutions publiques suivantes (ci-après : institutions publiques) : 1 des institutions dépendant de l'ancienne République de Genève ou aux droits desquelles cette dernière a succédé, 2 des pouvoirs exécutif, législatif et judiciaire cantonaux, ainsi que de leurs administrations et des commissions qui en ont dépendu ou en dépendent, 3 des communes, ainsi que de leurs administrations et des commissions qui en ont dépendu ou en dépendent, 4 des établissements et corporations de droit public cantonaux et communaux, ainsi que de leurs administrations et des commissions qui en ont dépendu ou en dépendent, 5 des groupements formés d'institutions publiques visées aux chiffres 1 à 4, 6 des personnes physiques ou morales et organismes chargés de remplir des tâches de droit public cantonal ou communal, dans les limites de l'accomplissement des dites tâches. 2 Les archives privées historiques qui méritent d'être protégées peuvent faire l'objet d'un classement conformément à la loi sur la protection des monuments, de la nature et des sites, du 4 juin La présente loi s'applique aux archives privées déposées aux Archives d'etat dans la mesure où une convention de dépôt n'y déroge pas. 4 La présente loi est appliquée de façon coordonnée avec la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre Art. 2 Principes 1 Tous les documents des institutions publiques qui ont une valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle sont archivés. 2 L'archivage contribue à documenter l'activité des institutions publiques, à assurer la continuité et le contrôle de leur gestion, ainsi que la sécurité du droit. Il sauvegarde les intérêts légitimes de personnes touchées ou de tiers, ainsi que ceux de la science et de la recherche. Il crée ainsi les conditions nécessaires à la compréhension de l'histoire. 3 Les archives publiques sont des biens du domaine public. Elles ne peuvent être acquises par prescription. 4 Le Conseil d'etat, soit pour lui le département qu'il désigne à cette fin (ci-après : département), veille à la conservation des archives publiques et exerce les droits de revendication de l'etat à l'égard des documents distraits indûment de leurs fonds d'origine. Le versement d'une indemnité au tiers possesseur de bonne foi est réservé. 12 v

13 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève Art. 3 Définitions Fonds d'archives 1 On entend par fonds d'archives l'ensemble des documents d'archives reçus et produits par une personne physique ou une personne morale de droit public ou de droit privé, ordonnés et conservés conformément aux principes et dispositions de la présente loi. Collections 2 On entend par collection la réunion de documents de toute provenance, groupés en fonction de leurs sujets ou de toute autre caractéristique commune. Documents 3 On entend par document tous les supports de l'information, quelle que soit leur date, qu'ils se présentent sous forme écrite ou numérisée, visuelle ou sonore. Dossiers 4 On entend par dossier un ensemble de documents assemblés pour le traitement d'une affaire. Archives administratives 5 Les archives administratives sont l'ensemble des documents utiles à l'expédition courante des affaires. Archives historiques 6 Les archives historiques sont l'ensemble des documents qui ne sont plus utiles pour l'expédition courante des affaires et qui sont conservés en raison de leur valeur archivistique définie par les principes et dispositions de la présente loi. Art. 4 Conseil en matière d'archives 1 La commission consultative en matière de protection des données, de transparence et d'archives publiques (ci-après : la commission consultative) instituée par la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre 2001, conseille le département sur la constitution, la gestion, la conservation et la consultation des archives. 2 Les restrictions d'accès aux archives prévues par la présente loi ne sont pas opposables à cette commission. Chapitre II Organisation de l'archivage Art. 5 Compétence en matière d'archivage 1 Les Archives d'etat veillent à la constitution, à la gestion et à la conservation des archives publiques dans leur ensemble et plus particulièrement à celles des archives historiques. 2 Les institutions publiques visées à l'article 1, alinéa 1, lettre b, chiffre 2, ont la garde de leurs archives aussi longtemps qu'elles en ont besoin pour la gestion des affaires courantes, sous réserve des mesures de conservation, de précaution et de surveillance qu'édicte le Conseil d'etat. 3 Les institutions publiques visées à l'article 1, alinéa 1, lettre b, chiffres 3 et 4, conservent la propriété et la garde de leurs archives, sous réserve des mesures de conservation, de précaution et de surveillance qu'édicte le Conseil d'etat. 4 Les détenteurs d'archives privées qui ont fait l'objet d'un classement conformément à l'article 1, alinéa 2, archivent et gèrent eux-mêmes ces documents conformément aux principes de la présente loi ou en proposent le versement aux Archives d'etat. La consultation et l'accès à ces archives sont fixés par convention. Art. 6 Gestion des archives par les institutions publiques 1 Les institutions publiques constituent et gèrent leurs archives conformément aux principes et dispositions de la présente loi, de ses règlements d'application et des directives des Archives d'etat. 2 Elles ne peuvent détruire des archives administratives susceptibles d'avoir une valeur archivistique au sens de l'article 2, alinéa 1, sans l'autorisation des Archives d'etat. 3 Dans les limites fixées par le Conseil d'etat, les Archives d'etat édictent à l'intention des institutions publiques des directives sur : a) la constitution, la gestion, la conservation et le versement des archives; b) les supports et les méthodes techniques de constitution et d'élaboration des documents. 4 Les Archives d'etat veillent au respect de ces dispositions. Elles peuvent se rendre dans les institutions publiques et y contrôler l'état de conservation et le classement des archives. v

14 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève Art. 7 Obligation de proposer le versement des archives Les institutions publiques doivent proposer le versement aux Archives d'etat de tous les documents dont elles n'ont plus besoin en permanence, pour autant qu'elles ne soient pas chargées de les archiver elles-mêmes. Art. 8 Appréciation de la valeur archivistique et versement des documents 1 Les Archives d'etat apprécient la valeur archivistique des documents en collaboration avec les institutions publiques. 2 Les documents ainsi sélectionnés sont versés aux Archives d'etat. Art. 9 Destruction des archives historiques 1 Le Conseil d'etat autorise la destruction des archives historiques dont la conservation est jugée inutile. 2 L'institution publique considérée, les Archives d'etat et la commission consultative sont consultées au préalable. 3 L'autorisation de détruire un fonds d'archives historiques est publiée dans la Feuille d'avis officielle avec la mention des délais et voies de recours. Art. 10 Intégrité des archives historiques 1 Les archives ne peuvent être modifiées. 2 Seules des adjonctions explicitement désignées comme telles peuvent être portées à des dossiers d'archives. Chapitre III Accès aux archives Art. 11 Principe de la libre consultation 1 La libre consultation des archives publiques est garantie par la loi. 2 La consultation est gratuite. Un émolument peut être perçu pour des prestations particulières selon le tarif fixé par le Conseil d'etat pour les Archives d'etat, respectivement par l'autorité communale pour les archives communales. 3 Un exemplaire justificatif est remis gratuitement aux Archives d'etat pour tous travaux publiés ou diffusés qui se fondent entièrement ou partiellement sur les fonds et collections d'institutions publiques. Art. 12 Consultation des archives historiques 1 Les documents versés aux Archives d'etat ou que des institutions sont chargées d'archiver ellesmêmes ne peuvent en principe être consultés qu'à l'expiration des délais de protection figurant aux alinéas 3 et 4. 2 Ils demeurent toutefois accessibles pendant 5 ans dès leur archivage lorsque le requérant aurait pu y avoir accès auparavant en vertu de la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre Le délai général de protection est de 25 années à compter de la clôture du dossier. Le dernier apport organique est déterminant pour définir l'année au cours de laquelle les dossiers ont été clos. 4 Les documents classés selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité ne peuvent être consultés que 10 ans après le décès de la personne concernée, à moins que celle-ci n'en ait autorisé la consultation. Si la date de la mort est inconnue ou n'est déterminable que moyennant un travail disproportionné, le délai de protection expire 100 ans après la naissance. Si ni la date du décès, ni celle de la naissance ne peuvent être déterminées, le délai de protection expire 100 ans à compter de l'ouverture du dossier. 5 Le Conseil d'etat, soit pour lui le département, peut autoriser la consultation des archives avant l'expiration des délais prévus aux alinéas 3 et 4, si aucun intérêt public ou privé prépondérant digne de protection ne s'y oppose, en particulier : a) si la consultation est faite dans l'intérêt prépondérant de la personne touchée ou de tiers, ou b) si les documents sont nécessaires à l'exécution d'un projet de recherche déterminé; dans ce cas, il peut être exigé que les données personnelles soient rendues anonymes. 14 v

15 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève 6 La compétence prévue à l'alinéa 5 appartient au président de la commission de gestion du pouvoir judiciaire pour les archives judiciaires et à l'autorité communale pour les archives communales. 7 A l'expiration des délais de protection figurant aux alinéas 3 et 4, l'accès aux archives en question peut encore être limité, par les autorités visées aux alinéas 5 et 6, en considération d'un intérêt public ou privé majeur et manifestement prépondérant qui s'y opposerait. 8 Restent réservées les restrictions d'accès résultant de conventions de dépôt conclues avec les actuels ou précédents propriétaires d'archives d'origine privée, ou dictées par l'état de conservation des documents. Art. 13 Consultation par les institutions publiques 1 Les institutions publiques qui ont versé des documents peuvent aussi les consulter pendant le délai de protection, dans la mesure où l'exécution de leurs tâches le nécessite. 2 Les restrictions imposées par d'autres lois sont réservées. Art. 14 Accès des personnes à leurs données personnelles Toute personne a le droit d'accéder aux données personnelles archivées qui la concernent dans la mesure où les archives sont classées par noms de personnes ou que des indications sont fournies permettant de rechercher ces données. Chapitre IV Archives d'etat Art. 15 Tâches des Archives d'etat En plus des compétences qui leur sont attribuées par les autres dispositions de la présente loi, les Archives d'etat ont pour tâche de faciliter l'accès aux fonds d'archives, aussi bien pour les besoins administratifs que pour la recherche historique, de participer à la mise en valeur des fonds d'archives et d'encourager la constitution et la conservation de fonds d'archives privées. Art. 15A Direction 1 Les Archives d'etat sont placées sous la direction de l'archiviste d'etat. 2 L'archiviste d'etat se concerte avec le préposé cantonal à la protection des données et à la transparence lorsque l'application de la présente loi implique celle de la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre Il entretient des contacts réguliers avec la commission consultative. Chapitre V Interdiction d'accès Art. 16 Interdiction d'accès 1 En cas de violation de la présente loi, de ses règlements d'application et des décisions prises en application de cette législation, le Conseil d'etat, soit pour lui le chef du département, peut interdire au contrevenant l'accès aux Archives d'etat pour une durée maximale d'un an. 2 La compétence prévue à l'alinéa 1 appartient au magistrat communal responsable ou à l'organe directeur des institutions publiques visées à l'article 1, alinéa 1, lettre b, chiffre 4, en ce qui concerne l'accès à leurs locaux d'archives. 3 Cette mesure peut être assortie de la menace de la peine prévue à l'article 292 du code pénal suisse. 4 L'interdiction d'accès ne dégage en rien la responsabilité des contrevenants pour les dommages causés à des tiers, ni ne libère des conséquences civiles, pénales et administratives des infractions commises. Chapitre VI Décisions Art. 17 Contenu de la décision 1 La décision qui limite ou exclut la consultation des archives ou qui autorise la destruction d'un fonds d'archives historiques, qui ne sont pas consultables en application des articles 11 à 14 de la présente loi, indique le contenu essentiel de ces archives, conformément à l'article 45 de la loi sur la procédure administrative, du 12 septembre v

16 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève 2 La décision autorisant la destruction d'un fonds d'archives historiques mentionne en outre le préavis de la commission consultative des archives. Art. 18 Recours 1 Les décisions prises en application de la présente loi et de ses dispositions d'exécution sont sujettes à recours. 2 Le recours contre les décisions prises en vertu de la présente loi ou de ses dispositions d'application est régi par les articles 56A et suivants de la loi sur l'organisation judiciaire, du 22 novembre 1941, et par la loi sur la procédure administrative, du 12 septembre Le préposé cantonal à la protection des données et à la transparence a qualité pour recourir lorsque la décision prise suppose l'application coordonnée de la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre Art. 19 Qualité pour recourir Les associations d'importance cantonale ou actives depuis plus de trois ans qui, aux termes de leurs statuts, se vouent par pur idéal à l'étude de l'histoire ou à la sauvegarde d'archives ont qualité pour recourir contre l'autorisation de détruire un fonds d'archives historiques. Art. 20 Mesures d'instruction Dans le cadre de l'instruction du recours, le Tribunal administratif peut consulter les archives dont la décision attaquée limite ou exclut la consultation. Il prend toute mesure utile pour éviter que le recourant ait accès à ces archives avant droit jugé. Chapitre VII Dispositions finales et transitoires Art. 21 Dispositions d'application 1 Le Conseil d'etat édicte les dispositions relatives à l'application de la présente loi. 2 Il arrête le tarif de l'émolument prévu à l'article 11, alinéa 5, de la présente loi. Art. 22 Clause abrogatoire La loi sur les archives publiques, du 2 décembre 1925, est abrogée. Art. 23 Entrée en vigueur Le Conseil d'etat fixe la date d'entrée en vigueur de la présente loi. 16 v

17 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève ANNEXE II EXTRAIT DU RÈGLEMENT D APPLICATION DE LA LOI SUR LES ARCHIVES Titre V Archives communales Art. 21 Organisation 1 Les archives communales sont placées sous la responsabilité d'un magistrat communal, maire, conseiller administratif ou adjoint dont le nom est communiqué au département au début de chaque législature. 2 Les communes peuvent se regrouper pour la désignation de l'archiviste visé à l'article 7 du présent règlement. Art. 22 Collaboration des Archives d'etat Recueil de directives 1 Les Archives d'etat fournissent un recueil de directives sur la constitution, la conservation et la consultation des archives comprenant : a) un plan de classement pour les communes qui n'en possèdent pas encore; b) des prescriptions techniques sur les fournitures de bureau à utiliser pour assurer la conservation des documents; c) un tableau de tri pour les archives courantes indiquant quelles pièces peuvent être détruites et dans quel délai; d) des prescriptions techniques sur la reliure et la conservation des procès-verbaux des séances du Conseil municipal et du Conseil administratif; e) des prescriptions techniques sur la qualité du papier et les moyens d'écriture et d'impression; f) les références des personnes et services à alerter en cas de sinistre. Conseils et indications 2 Sont annexés au recueil de directives : a) un modèle d'inventaire; b) des conseils pour l'élaboration des instruments de recherche; c) des indications techniques sur l'aménagement des locaux d'archives; d) des indications pratiques pour la gestion du prêt. Art. 23 Inspection 1 Les Archives d'etat inspectent les archives communales en principe tous les 4 ans. 2 L'inspection porte essentiellement sur : a) la sécurité matérielle de la conservation; b) la tenue à jour des inventaires. 3 A l'issue de l'inspection, un rapport est établi en 2 exemplaires, dont l'un est adressé à l'exécutif communal et le deuxième conservé aux Archives d'etat. v

18 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève ANNEXE III LISTE DES PAPIERS À ÉLIMINER : «PAPIERS DE CORBEILLE» On appelle «papiers de corbeille» les documents qui peuvent être supprimés lors de l épuration périodique d un dossier ou à sa clôture. Cela permet de gagner de la place et de rendre les dossiers plus aisément consultables. Documents de pure information Par définition, ces documents ne donnent lieu à aucun début de procédure et ne servent pas à l'expédition des affaires courantes. Ce sont : les imprimés reçus par la commune (ne concerne pas les imprimés émanant de la commune) ; les revues ; les prospectus ; les bulletins officiels que le service n'est pas chargé de garder ; les propositions non sollicitées des fournisseurs ; la publicité. Documents purement consultatifs documents informatifs n'entraînant pas la responsabilité du service ; doubles de rapports n'appelant pas d'intervention ou de commentaires du service. Courrier sans importance pour l activité du service invitations refusées ; doubles ou photocopies à exemplaires multiples lorsqu'ils ne doivent pas obligatoirement s'intégrer au dossier. Pièces inutiles à la compréhension du dossier avis d'envoi, à la réception d'un envoi ; ordres du jour, à la réception du procès-verbal ; brouillon, après transcription du texte ; courrier sans intérêt patrimonial, p. ex. «La séance de 14h est déplacée à 16h» ; les enveloppes, sauf les recommandées, celles comportant une adresse non inscrite ailleurs et celles où la date du sceau postal constitue une preuve. Pièces dites «Matériel» stocks périmés ou en surnombre de circulaires ; exemplaires multiples de documents, brochures, etc., à l'intérieur des dossiers ; modèles périmés d'imprimés du service (papier à en-tête, formulaires). 18 v

19 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève ANNEXE IV CONSEILS POUR L ÉLABORATION DES INVENTAIRES DES ARCHIVES HISTORIQUES Inventaire Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant de manière structurée, selon un plan de classement défini au préalable, un ensemble de documents d'archives (fonds d archives). Un inventaire peut se faire au niveau de la boîte d archives, du dossier ou de la pièce. Eléments indispensables à définir lors de la confection d un inventaire : - Nom de la commune ; - Identification du service producteur du ou des documents : par exemple : «Secrétariat général» ou «Service financier» ou «Police municipale» ; - Nom de la série de documents : par exemple «Comptabilité» ou «Dossiers du personnel» ; - Description sommaire des documents : par exemple : «Correspondance», «Procès-verbaux», «Actes notariés», etc ; - Dates extrêmes d ouverture et de clôture du dossier, données généralement sous le format AAAA.MM.JJ ; - Niveau de description : boîte, dossier, classeur, enveloppe, plan, pièce, etc. - Nombre de boîtes, de dossiers, de pièces, etc ; - Cote : selon le plan de classement, en format numérique ou alphanumérique ; - Support : papier, numérique, microformes, audio-visuel, photographies - Localisation. Un inventaire peut être accompagné d un index alphabétique des matières pour faciliter la recherche des documents inventoriés. Le site des Archives d Etat ( rubrique «Au service de l administration et des communes») contient les recommandations suivantes : Règles de saisie pour les noms de personnes ; Règles de saisie pour les noms de collectivités ; Noms communs : liste des termes descripteurs des principales activités de gestion communes à l'ensemble de l'administration, définition et présentation ; Noms communs : liste des termes retenus, par fonctions ; Noms communs : liste des termes retenus, par ordre alphabétique ; Typologie des principaux documents produits par l'administration cantonale genevoise, définition et présentation ; Typologie des principaux documents de l'administration cantonale genevoise. v

20 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève ANNEXE V MODÈLES D INVENTAIRES Remarque générale : plus un inventaire est documenté, plus il devient intéressant. A/ Fonds d archives administratives Ville de Genève : Inventaire de la division de la voirie, levée et nettoiement, : penelement Division de la Voirie, Service Entretien du Domaine public Identification Cote : 252 Dates extrêmes : Niveau de description : fonds Contexte Nom du producteur : Service entretien du domaine public Histoire administrative Le Service entretien du domaine public gère l'aménagement et l'entretien des espaces publics. Il participe à l'élaboration de projets d'aménagements urbains. Il entretient les fontaines et points d'eau (bornes fontaines, fontaines monumentales, bassins), les sculptures et oeuvres d'art. Il est responsable de la gestion et de l'entretien des barrières ainsi que des plaques de rues. Il assure l'enlèvement des graffitis sur tous ces ouvrages ainsi que sur les espaces publics. Ce Service est responsable de la planification, de la gestion et de l'entretien du réseau d'assainissement des eaux. A ce titre, il élabore le plan général d'évacuation des eaux et tient à jour le cadastre des égouts. Il informe les professionnels de la construction désirant intervenir sur ledit domaine et ses abords. Il surveille et contrôle la bien facture des travaux de tiers autorisés sur les espaces publics. Par ailleurs, ce Service dispose d'équipes "travaux" destinées, d'une part, à intervenir pour assurer la sécurité des usagers, exécuter de petits aménagements ainsi que procéder à l'installation et à la maintenance du mobilier urbain (potelets, bornes, chaînes etc.) et, d'autre part, à exécuter et entretenir l'ensemble des marquages routiers. Rattachées en 1931 au Département cantonal des travaux publics (Service des routes et de la voirie), les 20 v

21 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève activités d'entretien du domaine public sont à nouveau placées sous la responsabilité de la Ville avec le transfert, en 1975, du Service voirie et nettoiement de l'etat à l'administration municipale. Puis, avec la création en 1983 du Département de l'aménagement, des constructions et de la voirie, l'entretien du domaine public devient un Service en soi. A partir du 1er janvier 2005, il constitue une section du Service du Génie civil. Contenu et structure Accroissements : Oui Plan de classement 252.D Fontaines 252.D.1 Plans de fontaines Conditions d'accès et d'utilisation Conditions d'accès : Consultable selon les délais et restrictions en vigueur dans les archives publiques genevoises. Instrument de recherche : Répertoire numérique Contrôle de la description Notes de l'archiviste : Description réalisée par Julien Chatillon Fauchez Date(s) de la description : Février 2005 REPERTOIRE NUMERIQUE 252.D Fontaines Niveau de description : série 252.D.1 Plans de fontaines Dates extrêmes : L'indication "postérieur à" se base sur la date de fabrication du papier, qui figure en filigrane. Niveau de description : série Importance matérielle et support : 158 plans. Papier, vélin, calques, photographies Historique de la conservation : Ces plans ont probablement dû transiter à travers les âges par divers Services municipaux, avant v

22 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève d' être livrés au Service entretien du domaine public à une date inconnue. Modalités d'entrée : Plans versés en 1986 ou 1987 aux Archives de la Ville de Genève par le Service entretien du domaine public Présentation du contenu : Cette sous série est composée de multiples plans de fontaines construites à Genève durant le XIXe et le XXe siècles. Il n'existe pas de réelle unité entre tous ces plans. Le plan le plus ancien date de Ces plans peuvent concerner tant des fontaines qui ont été construites que d'autres qui sont restées à l'état de projet. De nombreux plans ne sont pas datés. Evaluation, tris, éliminations : Tout a été conservé 252.D.1/1 252.D.1/2 252.D.1/3 252.D.1/4 252.D.1/5 252.D.1/6 252.D.1/7 252.D.1/8 252.D.1/9 252.D.1/ D.1/ D.1/ D.1/ D.1/14 Caractéristiques matérielle et contraintes techniques : Certains plans sont fragiles, notamment les calques, et doivent être maniés avec précaution sous peine de s'effriter ou de se rompre aux endroits de pliures. Gravure de la face de la fontaine; signé par Leeb Notes : Cartable N 1 Plans de fontaines, vues selon divers angles, et coupe transversale Notes : Il s'agit peut être de la place de Saint Gervais Cartable N 4 Fontaine vue de face; signé par Vaucher Ferrier Notes : Cartable N 1 Fontaine vue de face; signé par Vaucher Ferrier Notes : Cartable N 1 Plan du quartier du Seujet Notes : Cartable N 1 Détail d'une fontaine Notes : N 41 écrit dans le coin supérieur droit Cartable N 4 Détail d'une fontaine Notes : Cartable N 1 Croquis de fontaines Notes : Cartable N 4 Fontaine vue de face Notes : Cartable N 1 Dessin d'une fontaine de face Notes : Cartable N 1 Croquis de bassin de fontaine Notes : Cartable N 1 Croquis d'une fontaine de face Notes : Cartable N 1 Stèle Jacques Pradier; Plan de face d'une stèle commémorative Notes : Cartable N 1 Plan de fontaine de face Notes : "Val d'osne 5815" écrit dans le coin supérieur gauche Cartable N 1 s.d. s.d. 34x47cm 84x55,5cm ,5x39cm ,5x39cm Postérieur à 1842 s.d. s.d. s.d. s.d. s.d. s.d. s.d. Postérieur à 1852 Postérieur à x46cm 69x42cm 43,5x59,5cm 50x66cm 36,5x34,5cm 25x45cm 23x28cm 36x23cm 29,5x39,5cm 43,5x59,5 La suite de l inventaire se trouve sur le lien mentionné en titre, renvoyant au site des Archives de la Ville de Genève. 22 v

23 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève B/ Fonds d archives privées : Archives Groupe Femmes-Meyrin Intitulé : Groupe Femmes-Meyrin Dates : (avec interruptions) Niveau de description : dossier Importance matérielle : 2 boîtes d archives (env. 0,20 ml.) Producteur : Groupe Femmes-Meyrin Histoire administrative : Le Groupe Femmes (appelé à ses débuts «Groupe Jeunes Femmes») est une association féminine meyrinoise fondée à la fin des années soixante et dissoute en Cette association locale était rattachée au Mouvement Jeunes Femmes (mouvement protestant français né à la fin de la Seconde Guerre mondiale et militant pour les droits de la femme. Il s est déconfessionnalisé à la fin des années 1960). Ce mouvement, doté d une revue, organisait également des congrès et des stages auxquels des membres de Meyrin participaient. En 1975, le groupe de Meyrin s est distancé du mouvement central, en se dotant d un statut plus autonome. Dans ses statuts, le groupe Femmes-Meyrin définit ainsi ses objectifs : «Le Groupe Femmes est ouvert à toutes celles qui cherchent à mieux se situer dans un monde en changement. A partir de leurs expériences de vie, elles confrontent leurs doutes, leurs convictions, leurs espérances. Par l information, la réflexion, la formation et l action, les membres du Groupe Femmes s aident mutuellement à exercer leurs responsabilités individuelles et collectives». Dans le contexte de Meyrin et de sa cité récente et à forte population d origine étrangère, son action se traduit aussi par l aide à l intégration. Comptant jusqu à une quarantaine de membres, le groupe a mené diverses activités, notamment en sous-groupes. Ceux-ci étaient des lieux de réflexion et de discussion sur des problématiques de la société (violence à l école, rôle des médias et de la publicité, droit au travail et égalité des salaires, droit à l avortement, etc.). Parmi ceux-ci, on peut mentionner le groupe de lecture (réflexions/discussions basées sur des questionnaires de lecture à propos d un livre lu par toutes les participantes). Le Groupe Femmes a également participé à des événements ponctuels (participation à l organisation de la Semaine d information Tiers- Monde en collaboration avec la Commune (1977), exposition sur le thème de l enfant dans le cadre de l Année internationale de l enfant (1978), enquête sur les femmes à Meyrin (1973), et à l organisation de séances d information et de conférences sur des sujets utiles aux femmes. L activité la plus emblématique du Groupe Femmes était le «Bistrot-femmes», un lieu de rencontres hebdomadaires (à la buvette de l Aula de la Mairie) où toutes les femmes, même non-membres, étaient invitées à venir passer un moment autour d un café et consulter une petite bibliothèque avec des livres et de la documentation sur des sujets pouvant intéresser les femmes et sur l intégration. Suite à l évolution de la société (généralisation du travail des femmes, apparition d autres associations, développement des moyens d information) et à un faible renouvellement des membres, vieillissants, le Groupe Femmes-Meyrin a été dissous le 29 janvier v

24 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève Modalités d entrée : fonds versé par le Groupe Femmes lors de sa dissolution en janvier Les documents reçus sont ceux qui se trouvaient dans le local de réunion du groupe (buvette de l Aula de la Mairie). Les archives sont lacunaires : il manque notamment celles de la fondation et des premières années du groupe. Ces archives semblent avoir été égarées très rapidement dans l histoire du groupe: un pv du mentionne déjà que «les archives du grand groupe sont introuvables». Il manque également les documents de la dernière période du groupe. Valeur de témoignage du fonds : ce fonds offre un témoignage de l engagement (bénévolat) et du dynamisme de femmes meyrinoises, notamment au service des autres et de la cité. Témoin de la vie sociale de Meyrin dans les années septante, il renseigne également sur les questions de société que les Meyrinoises pouvaient se poser, en écho aux changements généraux et internationaux d après 1968 (contraception, avortement, égalité, etc.). Evaluation, tri et élimination : élimination des exemplaires de la revue française Jeunes Femmes ; conservation des comptes détaillés car ils contiennent des informations qui ne se retrouvent pas ailleurs en raison de lacunes dans la série des pv ; conservation de documentation, celle-ci permettant d avoir un aperçu des thèmes qui étaient abordés par le Groupe. Conditions d accès : consultable sans restrictions. Date de la description : Plan de classement : 1. Statuts et membres 2. Locaux ( ) 3. Comptes-rendus de réunion 4. Comptes ( ) 5. Activités 6. Liens avec le mouvement «Jeunes Femmes, mouvement d éducation permanente» (France) ( ) 7. Documentation Inventaire Rubrique Contenu Dates extrêmes Collation Référence 1. Statuts et membres Statuts ; membres (liste téléphonique, questionnaire, grille des cotisations) 2. Locaux Contrats de mise à disposition des locaux par la commune de Meyrin sans date 1 chemise Fourre I, boîte I chemise Fourre I, boîte I 24 v

25 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève Rubrique Contenu Dates extrêmes Collation Référence 3. Comptes-rendus de réunions Comptes-rendus de réunions (plénières ou de groupe) (mais lacunes entre 1981 et 1993) 1 chemise Fourre I, boîte I 4. Comptes Journal ( ) ; caisse de la buvette ( ) ; ventes et commandes de livres (1977?) ; relevés bancaires annuels ( ) (avec lacunes) 1 fourre Fourre II, boîte I 5. Activités 5.1. Activités chemise Fourre III, boîte I 6. Liens avec le mouvement «Jeunes Femmes, mouvement d éducation permanente» (France) ( ) 7. Documentation 5.2. Activités : groupe de lecture 5.3. Activités : organisation de la semaine d information «Tiers-Monde» 5.4. Activités : participation à Loisirama (Pavillon de la femme) 6.1. Relations avec «Jeunes Femmes, mouvement d éducation permanente» (France) 6.2. Dossier du mouvement Jeunes Femmes 6.3. Participation aux congrès du «Mouvement Jeunes Femmes» (France) 7.1. Documentation diverse 7.2. Documentation sur l intégration des étrangers 7.3. Documentation : coupures de presse chemise Fourre III, boîte I chemise Fourre III, boîte I chemise Fourre III, boîte I chemise Fourre IV, boîte II chemise Fourre IV, boîte II chemise Fourre IV, boîte II chemises Fourre V, boîte II chemise Fourre V, boîte II chemise Fourre V, boîte II v

26 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève ANNEXE VI LOCAUX D ARCHIVES Un local d archivage approprié doit satisfaire aux conditions suivantes : De bonnes conditions climatiques de conservation des documents avec une hygrométrie et une température les plus constantes possibles. Le taux d humidité relative idéal se situe aux alentours de %. La température la plus propice est à maintenir entre 18 et 22 degrés. Ce sont surtout les écarts qui sont nuisibles aux documents. Ces taux l humidité relative et de température des dépôts de conservation doivent être vérifiés si possible une fois par semaine et modifiés au besoin. Un thermomètre/hygromètre digital simple doit être déposé dans chaque local, et des relevés réguliers doivent être faits. Une bonne circulation de l air. Le manque d aération des documents accélère le pourrissement. Il faut également veiller à toujours laisser un vide d air entre les parois du local et les armoires : on a constaté quelquefois une différence d hygrométrie importante entre l intérieur et l extérieur des armoires à cause d un contact direct avec un mur humide. Une protection suffisante contre l incendie : local bétonné, extincteur à proximité. Les extincteurs à poudre sont recommandés en ce qui concerne les documents papier. Une protection contre l eau : éviter le passage des tuyaux d eau ou de chauffage au plafond ou, dans ce cas, faire installer une gaine protectrice ; veiller à l existence d une grille d évacuation d eau et à ce que les documents se trouvent à au moins 20 cm du sol, éviter les locaux ayant des lucarnes donnant directement sur l extérieur au niveau du sol. Une protection contre le vol grâce à un local fermant à clé. L'accès aux locaux d'archivage doit être est strictement réservé à l archiviste de la commune ou au préposé aux archives. Une protection contre la lumière : les documents ne doivent pas être exposés directement à la lumière solaire. Une protection contre la poussière : il est nécessaire de ne pas laisser dans des dépôts d archives des sols ou des parois de béton nu. La poussière de béton est particulièrement acide et dangereuse pour le papier. Une résistance au sol adaptée : 350 kg/m 2 pour un meuble de classement à quatre tiroirs, 400 kg/m 2 pour une armoire de 2 m de haut, 1200 kg/m 2 pour des rayonnages fixes ; 2000 kg/m 2 pour des rayonnages mobiles. Un plan du local simple : carré ou rectangulaire, sans recoins. Sur 170 m 2, on entrepose environ 1000 mètres linéaires. Norme internationale concernant les bâtiments d archives : norme ISO intitulée «Prescriptions pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèques». Mobilier Des rayonnages fixes sont en principe suffisants, mais les rayonnages mobiles (système Compactus) permettent d augmenter de 60 % la place disponible. Les documents de grands formats seront placés à plat dans des meubles à tiroirs. Les documents les plus précieux (registres des séances du conseil municipal, registres des séances du conseil administratif) seront placés dans des armoires anti-feu. 26 v

27 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève ANNEXE VII GESTION DU PRÊT D une manière générale, les documents conservés dans les archives de la commune ne devraient pas faire l objet de prêt à l extérieur. Toutefois, si un document doit tout de même sortir des archives, il convient de mettre un «fantôme» à la place du document sorti, d inscrire cette opération dans un registre, avec la description du document, sa cote ou référence, la signature de l emprunteur et de l archiviste ou de la personne de la commune ayant autorisé le prêt. ANNEXE VIII GLOSSAIRE SOMMAIRE Boîte d archives Unité matérielle de conservation se présentant sous la forme d une boîte rigide, de forme, de structure et de dimensions variables, destinée à contenir et à protéger des documents d'archives, et à faciliter leur manutention et leur rangement sur les rayonnages des magasins. Appelée communément carton. Calendrier de conservation Document décrivant les types de documents produits et reçus par un service dans le cadre de ses fonctions administratives, et fixant pour chacun d'eux le délai d'utilité administrative (D.U.A), le délai d'utilité légal (D.U.L) et le sort final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer (le sort final indique quels documents seront conservés de manière permanente et lesquels seront éliminés une fois leur durée d'utilité légale échue). Conditionnement Opération consistant à placer les documents d'archives dans des matériaux protecteurs (chemises, boîtes) de façon à assurer leur conservation et à les rendre accessibles de manière adéquate en salle de lecture. Cote La cote est la référence qui identifie un article ; elle est composée généralement d'un ensemble de lettres et de chiffres ou d'un ensemble de chiffres qui servent à classer l'article dans son fonds ou sa série et à le localiser. Cotation Opération qui consiste à doter un article de sa cote. Document administratif Document produit ou reçu par une administration ou un organisme public ou chargé d'une mission de service public. Document d archives Ensemble constitué d'un support et de l'information qu'il porte, utilisable à des fins de consultation soit comme preuve juridique soit comme matériau historique. Dossier Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d'archives. v

28 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève Durée d utilité administrative (DUA) Durée pendant laquelle le document doit être conservé et rester accessible pour des raisons administratives. C'est la période pendant laquelle les documents (on parle alors de "documents actifs") sont indispensables au soutien des activités quotidiennes d'une administration. Durée d utilité légale (DUL) Durée pendant laquelle le document doit être conservé et rester accessible pour des raisons légales. C'est la période pendant laquelle les documents (on parle alors de "documents semi-actifs") doivent être conservés pour des raisons légales ou financières mais n'ont pas à être utilisés pour soutenir les activités quotidiennes d'une administration. Inventaire Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant de manière structurée un ensemble de documents d'archives de manière à pouvoir les retrouver (les faire connaître aux lecteurs). Métrage linéaire Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés (conditionnés dans des boîtes d'archives) à la suite sur un rayonnage d'un mètre de longueur. Papiers de corbeille Documents de toutes sortes n'ayant pas vocation à être conservés dans un dossier car dénués d intérêt administratif, légal ou historique. Pièce La plus petite unité de description indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre...) Préarchivage Gestion des archives intermédiaires jusqu à l expiration de leur délai d utilité administrative ou légale, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur conservation définitive. Répertoire Instrument de recherche permettant de retrouver un document selon un classement alphabétique, chronologique ou numérique. Service versant Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d'archives, qu'il les ait lui-même produites (on parle alors de service producteur) ou qu'il les ait héritées d'un service dont il a ou non repris les attributions. Sort final Désigne le traitement réservé aux documents (conservation, échantillonnage, élimination) à l échéance de leur durée d utilité légale ou administrative. 28 v

29 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève ANNEXE IX HISTORIQUE DE LA FORMATION DES COMMUNES ET DE LA CONSTITUTION DE LEURS ARCHIVES Au niveau communal, on peut distinguer quatre types principaux d'archives, selon les institutions qui les ont créées. 1. La paroisse : dans la plupart des localités, la paroisse est l'institution la plus ancienne dont on conserve des traces documentaires. Certaines archives paroissiales suisses remontent au Moyen Age et contiennent des documents qui sont utiles non seulement à l'histoire religieuse de la communauté, mais aussi à son histoire économique, sociale et politique. Cela souvent parce que l'église était le seul bâtiment construit en dur, offrant une sécurité suffisante en cas d'incendie, et parce que l'on confiait au curé, c'est-à-dire à la personne la plus instruite, le soin de conserver et de traiter les documents de la communauté. Dans le canton de Genève, les archives paroissiales remontent en général au XVIIe siècle dans les paroisses catholiques des Communes réunies et contiennent divers titres de propriété de la cure, des procès-verbaux de visites pastorales concernant la paroisse et encore quelques registres de baptêmes, mariages et sépultures (beaucoup de ces registres sont déposés aux Archives d'etat). Les archives des paroisses protestantes sont plus récentes. Elles contiennent des registres de la bourse des pauvres, les actes de l'administration paroissiale depuis le XIXe siècle, et quelques registres de baptêmes et mariages religieux, également depuis le XIXe siècle. Les archives du Consistoire et de la Compagnie des pasteurs déposées aux Archives d'etat contiennent de nombreux documents utiles à l'histoire des paroisses protestantes dépendant de Genève sous l'ancien Régime. 2. Les associations de communiers de l'ancien Régime : aussi bien dans les terres dépendant de Genève que dans les Communes réunies savoyardes ou gessiennes, il existait sous l'ancien Régime des associations de communiers qui géraient les biens communaux et nommaient à cet effet des procureurs (dans les terres genevoises) ou des syndics (dans les terres savoyardes) et un conseil chargé de la gestion des intérêts et des deniers communs. Ces institutions, supprimées par la Révolution et par la création du département du Léman en 1798, ont produit des registres de décisions et de comptes qui sont aujourd'hui très dispersés : certains se trouvent encore dans les mairies, certains ont été donnés ou déposés aux Archives d'etat, certains se trouvent dans les archives du département du Léman (également aux Archives d'etat) ; d'autres, tenus par des notaires, sont conservés dans les séries de minutes notariales des Archives d'etat ; d'autres enfin sont en mains privées, dans les paroisses, ou encore ignorées dans les greniers des particuliers. Il convient d'être très attentif à ces documents, qui sont les rares témoignages de l'activité autonome des communes sous l'ancien Régime. 3. Les archives des communes politiques organisées par la loi cantonale sur l'administration des communes du 16 avril 1817 et par les lois successives sur le même sujet (loi actuellement en vigueur du 13 avril 1984, cote B.6.1 du Recueil systématique des lois). Les archives de ces communes d'habitants ou communes politiques contiennent tous les documents produits par l'exercice des compétences des conseils municipaux et des administrations communales depuis la Restauration, parfois depuis l'époque française, ainsi que les doubles de l'état civil. La manière de conserver ces archives était prescrite par le règlement "sur la tenue des registres et la conservation des archives dans les communes autres que la ville de Genève" du 6 juillet 1955 (cote B.6.4 du recueil systématique), dont les articles 2 à 6 ont été remplacés par le règlement sur la conservation des archives dans les communes du 2 février 1983 (cote B.2.9 du recueil systématique); la conservation des archives de la Ville de Genève est également prescrite par ce règlement depuis le 5 décembre En vertu de ce règlement de 1955, qui concerne un siècle et demi v

30 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève d'archives historiques des communes, les archives de celles-ci depuis le début du XIXe siècle se présentent matériellement sous forme d'une série de registres des délibérations du conseil municipal, la véritable "colonne vertébrale" des archives communales, d'une ou de plusieurs séries de registres de comptes, et de paquets ficelés par années contenant la correspondance de l'administration communale et les comptes. Ce mode de classement rudimentaire ne donnant pas satisfaction, quelques communes ont entrepris un classement par matières ou par types d'activités de ces archives historiques. Mais il faut savoir que lorsque ces archives sont complètes, le travail d'analyse préludant au classement par matières est long et fastidieux et ne saurait être confié qu'à une personne motivée et disposant de la formation adéquate. Les Archives d'etat sont à disposition pour diriger le travail et pour rechercher des collaborateurs compétents. En revanche, il n'est pas question de remettre aux Archives d'etat, sinon pour une période de temps très limitée, les archives des communes politiques. Mais il faut noter que l ancien département de l'intérieur, de l'agriculture et des affaires régionales a versé périodiquement aux Archives les délibérations des conseils municipaux qui lui étaient soumis, ce qui constitue à certains égards un double, à vrai dire incomplet, de cette importante série des archives communales. 4. Les sociétés locales : les associations privées, telles que laiteries, boulangeries coopératives, autres coopératives agricoles, poids public, four communal, chant, théâtre ou autres activités artistiques, ou des organisations d'utilité publique comme pompiers, etc., produisent des archives (registres de délibérations, de comptes, correspondance, actes divers) qui sont des témoignages importants de la vie communale. Leur conservation n'est pas prescrite par des règlements officiels, mais la loi sur les archives publiques et son règlement d'application visent de manière générale à la conservation de tout le patrimoine historique du canton. Tous les citoyens et particulièrement les préposés aux archives communales doivent donc être attentifs à réunir et conserver dans de bonnes conditions ces documents souvent négligés. Les Archives d'etat sont à disposition pour tous les conseils à ce sujet, et peuvent également, avec la collaboration du service cantonal de la protection des biens culturels, se charger d exécuter des microfilms de sécurité de ces documents. ANNEXE X OUVRAGES DE RÉFÉRENCE DUCHEIN Michel, Les bâtiments d archives : construction et équipements, Paris, Archives nationales, La documentation française. GIOVANNINI, Andrea, De tutela librorum, 3 e éd., SANTSCHI Catherine, «Les communes», in L Encyclopédie de Genève, tome 2, p v

31 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève ANNEXE XI PLAN DE CLASSEMENT DÉTAILLÉ 0 ADMINISTRATION 0.0 Autorités fédérales et cantonales : instructions générales 0.1 Législatif : conseil municipal 0.2 Exécutif : maire et adjoints, conseil administratif 0.3 Elections, votations 0.4 Secrétariat, courrier 0.5 Dossiers du personnel 0.6 Assurances, contrats, pièces juridiques 0.7 Relations extérieures, sociétés cantonales et fédérales 0.8 Commissions 0.9 Autres dossiers ; divers 1 SÉCURITÉ PUBLIQUE 1.0 Police cantonale, fédérale, internationale 1.1 Police municipale 1.2 Justice 1.3 Exécution des peines, prisons 1.4 Service du feu, incendie et secours, ramonage, sécurité des bâtiments 1.5 Militaire, défense nationale 1.6 Protection civile : administration, économie de guerre 1.7 Protection civile : matériel, bâtiments 1.8 Sauveteurs auxiliaires, organisation des secours en cas de catastrophe 1.9 Autres dossiers, divers 2 ENSEIGNEMENT, CULTURE, FORMATION 2.0 Sociétés municipales, sociétés privées 2.1 Ecoles publiques : locaux + concierge 2.2 Ecoles spécialisées 2.3 Instruction publique : élèves 2.4 Formation professionnelle, formation des instituteurs, corps enseignant 2.5 Bibliothèque 2.6 Relations avec les médias 2.7 Encouragement à la culture 2.8 Manifestations, fêtes scolaires 2.9 Autres dossiers, divers 3 ÉTAT CIVIL 3.0 Etat civil 3.1 Naturalisations 3.2 Fichier de l Office cantonal de la population 3.3 Recensements, statistiques 3.4 Cimetière : certificats de décès et concessions v

32 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève 3.5 Cimetière : correspondance concernant les inhumations 3.6 Plan du cimetière + fichier 3.7 Permis d'inhumer 3.8 Crémation, crématoire 3.9 Autres dossiers, divers 4 SANTÉ ET SPORTS 4.0 Hôpitaux 4.1 Aide aux personnes âgées, homes médicalisés 4.2 Cliniques psychiatriques 4.3 Croix-Rouge genevoise 4.4 Soins ambulatoires 4.5 Vaccinations, prophylaxie, lutte contre les maladies 4.6 Sports 4.7 Autres dossiers, divers 5 PRÉVOYANCE SOCIALE 5.0 A.V.S. et A.I. 5.1 Assurance maladie et autres assurances sociales 5.2 Protection de la jeunesse, institutions pour la jeunesse 5.3 Centres de loisirs 5.4 Jardins d'enfants, crèches 5.5 Logements, encouragement à la construction de logements 5.6 Emplois, travail, aide sociale, assistance 5.7 Actions d'entraide 5.8 Eglises, communautés religieuses 5.9 Autres dossiers, divers 6 TRAVAUX PUBLICS ET URBANISME 6.0 Bâtiments : construction, entretien 6.1 Routes et chemins communaux : construction, entretien, numérotation 6.2 Routes nationales, cantonales 6.3 Emplacements communaux : entretien, aménagement 6.4 Zones de construction 6.5 Cadastre 6.6 Autorisations de construire 6.7 Servitudes, transformations litigieuses 6.8 Services industriels, énergie 6.9 Autres dossiers, divers 7 PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT ET AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE 7.0 Approvisionnement en eau, fontaines 7.1 Collecteurs, égouts, épuration des eaux 7.2 Voirie, décharge municipale, traitement des déchets 7.3 Abattoirs et traitement des matières carnées 32 v

33 Recueil de directives pour l archivage dans les communes genevoises - Archives d Etat de Genève 7.4 Protection des sites, protection du patrimoine 7.5 Correction des eaux, nappe phréatique, lac 7.6 Parcs et promenades, élagage 7.7 Protection de la nature 7.8 Aménagement du territoire 7.9 Autres dossiers, divers 8 ÉCONOMIE PUBLIQUE ET TRANSPORTS 8.0 Agriculture, élevage, chasse et pêche, sylviculture 8.1 Tourisme 8.2 Industrie et commerce 8.3 Artisanat 8.4 Transports publics 8.5 Circulation publique, trafic régional 8.6 Navigation aérienne, chemins de fer 8.7 Navigation lacustre et fluviale 8.8 Communications, poste, téléphone 8.9 Autres dossiers, divers 9 FINANCES ET CONTRIBUTIONS 9.0 Contributions publiques, impôts, taxes 9.1 Budgets, programmations, vérification des comptes 9.2 Liquidités et réserves 9.3 Subventions, rétrocessions 9.4 Emprunts, banques 9.5 Payements, règlements 9.6 Loyers, redevances, états locatifs 9.7 Débiteurs, impôts anticipés 9.8 Placements 9.9 Autres dossiers, divers 10 FONDS PRIVÉS 11 COLLECTIONS (plans, photos, vidéos, etc.) v

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35 ANNEXE XII RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE Département de la sécurité, de la police et de l'environnement (DSPE) Archives d'etat Calendrier de conservation pour les communes genevoises juin 2011 Ce calendrier de conservation est le fruit d une collaboration entre des archivistes de communes et les Archives d Etat. Ce document est évolutif. Cependant, si vous souhaitez y apporter des changements, il faut prendre contact avec les Archives d Etat. La compétence de déterminer les durées d utilité administrative (DUA) et légale (DUL) relève des services de l administration communale. Les durées peuvent donc parfois être différentes de celles qui sont mentionnées dans le calendrier de conservation. Selon les recommandations de l archiviste d Etat et du préposé cantonal à la protection des données et à la transparence, les institutions soumises à la LArch et à la LIPAD sont invitées à annoncer aux Archives d Etat et au préposé cantonal les documents qu elles entendent conserver sous leur responsabilité au-delà de la durée d utilité administrative ou légale. Lorsque le document doit être archivé en application du calendrier de conservation, le service ne peut logiquement pas le détruire. Définitions DUA : «Durée d utilité administrative» soit la durée pratique pendant laquelle un document ou un dossier est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur. Cette période correspond à des dossiers dits actifs. DUL : «Durée d utilité légale» soit la durée de conservation prescrite par une base réglementaire. Il peut s agir d un texte de loi, mais également d une directive ou décision interne. Pendant cette période l'organisme créateur peut avoir besoin de se référer au document ; ces archives consultées occasionnellement sont dites semiactives. Codes : 777 : conservation tant qu en vigueur et ne sous-entend pas une nouvelle version 888 : tant qu utilisé 999 : jusqu à réception de la nouvelle version A : archiver définitivement D : détruire Ech : échantillonner Les formulations épicènes ou féminines sont supprimées au profit de la forme masculine, afin de favoriser la lisibilité du texte. v

36 Table des matières : Calendrier de conservation...p Autorités politiques...p Relations internationales...p Relations transfrontalières...p Secrétariat général...p Information et communication...p Ressources humaines...p Informatique...p Finances...p Etat civil...p Population...p Archives...p Affaires culturelles...p Sports...p Action sociale...p Jeunesse...p Aînés...p Environnement, voirie et transports...p Sécurité publique...p Gérance et entretien des bâtiments...p Urbanisme, travaux publics et énergie...p Litige et contentieux...p Militaire...p Agriculture...p Territoire...p. 32 Papiers de corbeille...p. 33 Index...p v

37 Calendrier de conservation N de règle Intitulés DUA + DUL 01 Autorités politiques Sort final Remarques 01.A Exécutif 01.A A.0200 Ordre du jour de séance du Conseil administratif Procès-verbal de séance du Conseil administratif 2 D 5 A imprimé sur du papier archive et relié 5 A 01.A.0300 Extrait de procès-verbal de séance du Conseil administratif 01.A.0400 Rapport annuel du Conseil administratif 5 A 2 exemplaires 01.A.0500 Programme de législature 5 A 2 exemplaires 01.A.0600 Organigramme de l administration 999 A 01.A.0700 Correspondance 5 A dont invitation au Maire 01.A.0800 Discours des magistrats 888 A 01.A.0900 Pétition 888 A 01.B Législatif 01.B.0100 Séances du Conseil municipal 01.B.0101 Convocation 1 D 01.B.0102 Ordre du jour 2 D 01.B.0103 Procès-verbal de séance 5 A imprimé sur du papier archive et relié 01.B.0104 Motion 5 A 01.B.0105 Résolution 5 A 01.B.0106 Délibération 5 A 01.B.0107 Règlement 999 A 01.B.0108 Liste des conseillers municipaux 999 A 01.B.0109 Démission de conseiller municipal 5 A 01.B.0110 Arrêté du Conseil d Etat validant les 1 A décisions du Conseil municipal 01.B.0111 Correspondance 5 A 01.B.0112 Pétition 888 A 01.B.0113 Jeton de présence 10 D 01.B.0114 Liste de présences 888 D destruction dès l approbation du pv 01.B.0200 Commissions 01.B.0201 Convocation 1 D 01.B.0202 Ordre du jour 2 D 01.B.0203 Procès-verbal de séance et rapport 5 A 01.B.0204 Liste des commissions et de leurs membres 999 A v

38 N de règle Intitulés DUA + DUL 01.B.0300 Voyages et sorties 2 A 01.C Relations intercommunales Sort final 01.C.0100 ACG (Association des communes genevoises) 01.C.0101 Statuts 999 D 01.C.0102 Correspondance 5 A 01.C.0103 Adhésion 5 A 01.C.0104 Participation financière 10 D 01.C.0105 Procès-verbal 10 D 01.C.0106 Rapport d activité 5 D 01.C.0107 Budget et bilan 2 D 01.C.0108 Organisation de réunion 2 D 01.C.0200 SIACG (Service intercommunal d informatique de l association des communes genevoises) 01.C.0201 Statuts 999 D 01.C.0202 Correspondance 5 A 01.C.0203 Adhésion 5 A 01.C.0204 Participation financière 10 D 01.C.0205 Procès-verbal 10 D 01.C.0206 Rapport d activité 5 D 01.C.0207 Budget et bilan 2 D 01.C.0208 Organisation de réunion 2 D 01.C.0300 GIAP (Groupement intercommunal pour l animation parascolaire) 01.C.0301 Statuts 999 D 01.C.0302 Correspondance 5 A 01.C.0303 Adhésion 5 A 01.C.0304 Participation financière 10 D 01.C.0305 Procès-verbal 10 D 01.C.0306 Rapport d activité 5 D 01.C.0307 Budget et bilan 2 D 01.C.0308 Organisation de réunion 2 D 01.C.0400 CIDEC (Centre intercommunal des déchets carnés) 01.C.0401 Statuts 999 D 01.C.0402 Correspondance 5 A 01.C.0403 Adhésion 5 A 01.C.0404 Participation financière 10 D 01.C.0405 Procès-verbal 10 D 01.C.0406 Rapport d activité 5 D 01.C.0407 Budget et bilan 2 D 01.C.0408 Organisation de réunion 2 D Remarques 4 v

39 N de règle Intitulés DUA + DUL Sort final Remarques 01.C.0500 Autres associations de communes dès que la question de la gestion des archives de l association est réglée 01.C.0501 Statuts 999 D 01.C.0502 Correspondance 5 A 01.C.0503 Adhésion 5 A 01.C.0504 Participation financière 10 D 01.C.0505 Procès-verbal 10 D 01.C.0506 Rapport d activité 5 D 01.C.0507 Budget et bilan 2 D 01.C.0508 Organisation de réunion 2 D 01.D Votations, élections 01.D.0100 Liste des jurés électoraux 2 D 01.D.0200 Correspondance avec le service des 2 A votations et élections 01.D.0300 Liste électorale 2 D 01.D.0400 Organisation des élections/votations 2 A 01.D.0500 Référendum 2 A 01.D.0600 Contrôle des signatures pour référendum et initiative 5 D 01.D.0700 Procès-verbal ou résultat d élection/ votation 2 A 01.E Autorités cantonales 01.E.0100 Point de presse du Conseil d Etat 999 D 01.E.0200 Correspondance avec le Conseil d Etat 5 A 01.E.0300 Correspondance avec les départements 5 A 01.E.0400 Service de protection de la jeunesse 5 A 01.E E E.0502 Publications du canton Feuille d avis officielle (FAO), Mémorial du Grand Conseil, Recueil des lois Annuaire statistique et tiré à part concernant la commune 01.F Autorités fédérales 01.F.0100 Correspondance 5 A 02 Relations internationales 02.A Association ou organisme international 02.A.0100 Statuts 999 D 888 D sort applicable aux publications postérieures à Pour celles antérieures : A 888 A v

40 N de règle Intitulés DUA + DUL Sort final 02.A.0200 Correspondance 5 A 02.A.0300 Adhésion 5 A 02.A.0400 Participation financière 10 D 02.A.0500 Procès-verbal 10 D 02.A.0600 Rapport d activité 5 D 02.A.0700 Budget et bilan 2 D 02.A.0800 Organisation de réunion 2 D 02.B Jumelage 02.B.0100 Correspondance 5 A 02.B.0200 Convention 5 A 02.B.0300 Activités 5 A 03 Relations transfrontalières 03.A Association ou organisme transfrontalier 03.A.0100 Correspondance 5 A 03.A.0200 Adhésion 5 A 03.A.0300 Participation financière 10 D 03.A.0400 Procès-verbal 10 D 03.A.0500 Rapport d activité 5 D 03.A.0600 Budget et bilan 2 D 03.A.0700 Organisation de réunion 2 D 04 Secrétariat général 04.A Réception 04.A.0100 Caisse des ventes (publications, médailles ) 10 D 04.B Gestion du courrier 04.B.0100 Correspondance générale 2 A 04.B.0200 Copie-lettre 2 A 04.C Economat 04.C.0100 Inventaire des fournitures 999 D 04.C.0200 Fournisseurs 04.C.0201 Liste 999 D 04.C.0202 Offre 888 D 04.C.0203 Catalogue 999 D 04.C.0300 Bon de commande 10 D 04.C.0400 Commande 10 D 04.C.0500 Bulletin de livraison 888 D 04.C.0600 Vie de l administration 04.C.0601 Soirée et sortie du personnel communal 2 A Remarques destruction dès réception de la facture 6 v

41 N de règle Intitulés DUA + DUL 05 Information et Communication 05.A Communication interne Sort final 05.A.01 Site intranet 05.A.0101 Contenu 999 D 05.A.0102 Manuel de l utilisateur/éditeur 999 D 05.A.0103 Charte graphique 999 D 05.A.0104 Charte rédactionnelle 999 A 05.A.0200 Bulletin interne 2 A 05.A.0300 Revue de presse 2 A 05.B Communication externe Remarques 05.B.0100 Site internet 05.B.0101 Contenu - - Archivé par la Bibliothèque de Genève dans le cadre du projet d archivage du web en Suisse de la Bibliothèque nationale suisse 05.B.0102 Charte graphique 999 D 05.B.0103 Charte rédactionnelle 999 A 05.B.0104 Manuel de l utilisateur/éditeur 999 D 05.B.0105 Procédure 999 D 05.B.0106 Contrat de maintenance 999 D 05.B.0107 Correspondance avec l éditeur du site 5 A 05.B.0108 Statistiques 5 A 05.B.0200 Journal communal 05.B.0201 Journal communal 2 A + 1 exemplaire à déposer à la Bibliothèque de Genève (dépôt légal) 05.B.0202 Charte rédactionnelle 999 A 05.B.0203 Charte graphique 999 D 05.B.0204 Planning (avec délais de 2 D rédaction/publication) 05.B.0205 Procès-verbal de séance de rédaction 2 A 05.B.0206 Gestion des annonces/publicité 10 D 05.B.0207 Correspondance technique (avec 5 D imprimeur, graphiste, photographe) 05.B.0208 Correspondance avec les lecteurs 5 A 05.B.0300 TV locale (si municipale) 05.B.0301 Conseil d administration 10 D v

42 N de règle Intitulés DUA + DUL Sort final Remarques 05.B.0302 Budget, comptes et bilan 2 A 05.B.0303 Correspondance avec la mairie 5 A 05.B.0304 Rapport annuel 999 A 05.B.0400 Téléréseau 05.B.0401 Correspondance 5 A 05.B.0402 Rapport annuel 5 A 05.B.0500 Information à la population 05.B.0600 Publication/plaquette communale 05.B.0601 Dossier d élaboration 2 D 05.B.0602 Document final 777 A 2 exemplaires + 1 exemplaire à déposer à la Bibliothèque de Genève (dépôt légal) 05.B.0700 Tous ménages 1 A 2 exemplaires 05.B.0800 Compte-rendu administratif et 5 A 2 exemplaires financier 05.B.0900 Compte-rendu administratif 5 A 2 exemplaires quadriennal / Rapport de législature 05.B.1000 Horaires d ouvertures 999 D 05.B.1100 Information aux médias 05.B.1101 Communiqué de presse 5 A 06 Ressources humaines 06.A Statut du personnel et règlement 06.A.0100 Statut du personnel 999 A 06.A.0200 Règlement 999 A 06.B Evaluation des fonctions et cahier des charges 06.B.0100 Cahier des charges 999 A 06.B.0200 Classification des fonctions 999 A 06.C Engagement y compris offre spontanée 06.C.0100 Offre d emploi 2 A 06.C.0200 Offre spontanée 2 D 06.C.0300 Postulation 2 D 06.C.0400 Réponse au postulant 2 D 06.D Gestion du personnel (dossier du personnel) 06.D.0100 Dossier du personnel fixe (détails des documents sur html) 06.D.0101 En fonction v

43 N de règle Intitulés DUA + DUL Sort final 06.D.0102 Ayant quitté 10 A 06.D.0200 Dossier du personnel auxiliaire (apprentis, stagiaires, etc.) 10 après le Ech départ de l employé 06.D.0300 Enquête administrative 888 A 06.E Gestion des salaires et des assurances sociales 06.E.0100 Echelle de traitement 999 A 06.E.0200 Décompte des salaires 5 D 06.E.0300 Récapitulatif annuel des salaires 10 D 06.E.0400 Récapitulatif annuel du paiement des assurances sociales (accident, CAP, AVS, chômage, AI, allocations familiales) 10 D Remarques archiver les dossiers de personnes ayant travaillé plus de 2 mois à la commune 06.E.0500 Demande de cartes AVS 2 D 06.E.0600 Note de frais 10 D 06.F Gestion du temps de travail (horaires, absences, congés) 06.F.0100 Planning des congés 10 D 06.F.0200 Demande de congé 10 D 06.F.0300 Fiche vacances 10 D 06.F.0400 Fiche d absence 10 D 06.F.0500 Fiche de timbrage 10 D 06.G Formation y compris apprentis 06.G.0100 Support de cours de formation continue 888 D 06.G.0200 Inscription aux cours de formation continue 5 D 06.G.0300 Correspondance avec le centre de 5 A formation des apprentis 06.G.0400 Directive aux maîtres d apprentissage 999 D 06.H Santé et sécurité au travail 06.H.0100 Déclaration d accident 10 A 06.H.0200 Mesures de prévention 10 D 07 Informatique 07.A Gestion informatique 07.A.0100 Inventaire du parc informatique 999 D 07.A.0200 Achat de matériel et de logiciel 888 D (commande, bulletin de livraison) 07.A.0300 Contrat de maintenance 999 D 07.A.0400 Relevé des photocopieurs 999 D 07.A.0500 Procédure/mode d emploi 999 D 07.A.0600 Gestion des infrastructures (fibre optique, raccordements) 5 D v

44 N de règle Intitulés DUA + DUL 07.A.0700 Gestion du profil des utilisateurs (y compris POSI) Sort final 07.B Téléphonie, Fax 07.B.0100 Inventaire du matériel 999 D 07.B.0200 Documentation technique (mode d emploi) 888 D 07.B.0300 Liste des numéros de téléphone 999 D 07.B.0400 Contrat avec l opérateur 999 D 07.B.0500 Correspondance avec l opérateur 5 A 07.C Relations avec le SIACG (Service intercommunal d informatique de l association des communes genevoises) 07.C.0100 Correspondance 5 A 07.C.0200 Signalement de dysfonctionnement 5 D 08 Finances Remarques 999 D POSI : Politique de sécurité informatique sauf assemblée générale 08.A Budget 08.A.0100 Document d élaboration du budget 2 D 08.A.0200 Projet de budget 2 Ech archiver la 1ère version et celle soumise au Conseil municipal 08.A.0300 Budget 2 A 08.B Contrôle financier 08.B.0100 Rapport de vérification des comptes 2 A par la fiduciaire 08.B.0200 Relations avec la fiduciaire 5 A 08.C Subventions 08.C.0100 Dossier de subvention fédérale 5 A 08.C.0200 Dossier de subvention cantonale 5 A 08.D Taxe professionnelle 08.D.0100 Dossier de la TPC classement par entreprise 08.D.0101 Déclaration 10 D 08.D.0102 Bilan 10 D 08.D.0103 Taxation 10 D 08.D.0104 Correspondance 10 D 08.D.0105 Statut fiscal 10 D 08.D.0106 Arrêté d imposition 10 D 08.D.0200 Dossier de mise aux poursuites 10 D 08.E Impôts 08.E.0100 Demande de remboursement d impôts 10 D anticipés 08.E.0200 TVA (déclaration) 10 D avec pièces justificatives 10 v

45 N de règle Intitulés DUA + DUL Sort final 08.E.0300 Centimes additionnels 10 A 08.F Péréquation 08.F.0100 Correspondance 5 A 08.F.0200 Statistiques, relevés 10 D 08.F.0300 Décision de péréquation 10 A 08.G Placement et emprunt 08.G.0100 Emprunt 10 A 08.G.0200 Avis de renouvellement 10 A 08.G.0300 Relevé et attestation bancaires 10 A 08.G.0400 Prêt accordé 888 A 08.G.0500 Fonds spécial et legs 10 A 08.G.0600 COFICOGE (Coopérative financière des 10 D communes genevoises) 08.H Amortissement et réserves 10 A Remarques 08.I Assurances 08.I.0100 Offre 2 D 08.I.0200 Police d assurance et conditions générales 777 D 08.I.0300 Facture de prime 10 D 08.I.0400 Déclaration de sinistre 5 A 08.J Comptabilité 08.J.0100 Facture entrante 10 D 08.J.0200 Facture sortante 10 D 08.J.0300 Facture annulée 5 D avec avis d erreur 08.J.0400 Compte-rendu financier 5 A 08.J.0500 Journal des écritures 10 D 08.J.0600 Journal d intégration 10 D 08.J.0700 Journal de facturation 10 D 08.J.0800 Journal des paiements 10 D 08.J.0900 Interfaces et journaux 10 D listings pour contrôle interne 08.J.1000 Relevé bancaire 10 D 08.J.1100 Avis de virement 10 D 08.J.1200 Caisse 10 D par service ; avec pièces comptables : tickets, factures, quittances 08.J.1300 Bon de commande (aux fournisseurs) 10 D 08.J.1400 Paiement DTA (soit système de paiement 10 D électronique) : listing pour contrôle interne : ordre de bonification, ordre de paiement 08.J.1500 Liste des postes ouverts 999 D 08.J.1600 Note de frais 10 D v

46 N de règle Intitulés DUA + DUL Sort final 08.J.1700 Liste des personnes autorisées à signer 10 A 08.J.1800 Récépissé 10 D 08.J.1900 Grand-livre 10 A 09 Etat civil 09.A Enregistrement des événements d état civil et délivrance d actes Remarques 09.A.0100 Mariage 09.A.0101 Dossier de mariage 10 A avec pièces annexes 09.A.0102 Confirmation de date de mariage et 888 D demande de couverture de frais 09.A.0103 Registre de mariage 888 A 09.A.0200 Partenariat enregistré (fédéral) 09.A.0201 Dossier de partenariat enregistré 10 A avec pièces annexes 09.A.0202 Confirmation de date de partenariat 888 D enregistré et demande de couverture de frais 09.A.0300 Divorce et dissolution de partenariat 09.A.0301 Extrait de jugement 888 D 09.A.0400 Décès 09.A.0401 Certificat de décès 888 A 09.A.0402 Certificat du médecin 888 A 09.A.0403 Registre des décès 888 A 09.A.0500 Naissance 09.A.0501 Notification de naissance 888 A 09.A.0502 Registre des naissances 888 A 09.A.0600 Reconnaissance en paternité 09.A.0601 Registre des reconnaissances 888 A 09.A.0700 Attestation d origine 10 D 09.A.0800 Reprise de nom 888 A 09.B Etablissement de document d identité 09.B.0100 Formulaire (rempli) de demande 1 D 09.C Correspondance 5 A 09.D Association des officiers de l état civil 5 D principalement demandes d extraits d actes 12 v

47 10 Population 10.A Contrôle des habitants fichier, attestation de domicile 10.A.0100 Fichier des habitants 5 D 10.A.0200 Attestation de domicile 5 D 10.A.0300 Attestation d arrivée 5 D 10.A.0400 Attestation de départ 5 D 10.A.0500 Certificat de déménagement 5 D double-jaune 10.A.0600 Accueil (fête) des nouveaux habitants 10.A.0700 Correspondance 5 A 10.A.0800 Programme 5 A 10.A.0900 Liste des invités 5 D 10.A.1000 Dossier d organisation 5 A 10.B Correspondance 5 A 10.C Naturalisations 10.C.0100 Enquête 5 A 10.C.0200 Préavis municipal 5 A 10.C.0300 Avis de taxation 5 A 10.C.0400 Correspondance 5 A 10.C.0500 Accueil (fête) des nouveaux naturalisés 10.C.0600 Correspondance 5 A 10.C.0700 Programme 5 A 10.C.0800 Liste des invités 5 D 10.C.0900 Dossier d organisation 5 A 10.D Réintégration de nationalité 5 A 11 Archives 11.A Acquisition 11.A.0100 Politique d acquisition 999 A 11.A.0200 Bordereau de versement 888 A 11.A.0300 Bordereau de versement (exemplaire 10 D secondaire) 11.B Evaluation et élimination 11.B.0100 Calendrier de conservation 999 A 11.B.0200 Bordereau de destruction 888 A 11.B.0300 Bordereau de destruction (exemplaire 10 D secondaire) 11.C Traitement 11.C.0100 Plan de classement 999 A 11.C.0200 Plan de classement (exemplaire 999 D secondaire) 11.C.0300 Gestion du matériel 10 D inventaire, achat 11.D Description v

48 11.D.0100 Normes 999 A 11.D.0200 Inventaire 888 A transmettre un exemplaire de l inventaire du fonds historique, imprimé sur papier archive, aux Archives d Etat (AEG), au minimum tous les 10 ans et en cas de modifications importantes 11.E Conservation et sécurité 11.E.0100 Plan d urgence 999 A 11.E.0200 Restauration de documents 11.E.0201 Devis 777 D 11.E.0202 Procès-verbal de restauration 888 A 11.E.0203 Facture 10 D sauf si pas de procès-verbal de restauration 11.F Diffusion et mise en valeur 11.F.0100 Règlement de consultation 999 A 11.F.0200 Demande LIPAD (Loi sur l information du 10 A public, l accès aux documents et la protection des données) 11.F.0300 Demande de recherche 10 D 11.F.0400 Recherche 10 A 11.F.0500 Fiche de consultant / registre de consultation 888 A 11.F.0600 Article pour le journal communal 2 D 11.F.0700 Organisation d exposition 5 A 11.G Fonds iconographiques 11.G.0100 Inventaire 777 A 11.G.0200 Demande et autorisation de consultation 777 A 11.H Fonds spéciaux (cartes, objets, audio-visuels, etc.) 11.H.0100 Correspondance avec les 5 A donateurs/déposants 11.H.0200 Convention de donation/de dépôt 777 A 11.H.0300 Inventaire 777 A 11.H.0400 Demande et autorisation de consultation 777 A 11.I Fonds privés 11.I.0100 Correspondance avec les 5 A donateurs/déposants 11.I.0200 Convention de donation/de dépôt 777 A 11.I.0300 Inventaire 777 A 14 v

49 11.I.0400 Demande et autorisation de consultation 777 A 11.J Relations avec les Archives d Etat 11.J.0100 Correspondance 5 A 11.J.0200 Rapport de visite des Archives d Etat 999 A 11.J.0300 Rapport annuel des Archives d Etat 5 D 12 Affaires culturelles 12.A Bibliothèque 12.A.0100 Correspondance 5 A 12.A.0200 Politique d acquisition 999 A 12.A.0300 Achat d ouvrages 12.A.0301 Liste de fournisseurs 999 D 12.A.0302 Commande 10 D 12.A.0303 Bulletin de livraison 888 D destruction dès réception de la facture 12.A.0400 Liste des nouvelles acquisitions 5 A 12.A.0500 Dossier d animation 12.A.0501 Contrat 10 A 12.A.0502 Programme 5 A 2 exemplaires 12.A.0503 Publicité (dépliant, affiche, affichette) 5 A 2 exemplaires 12.A.0600 Signalétique 12.A.0601 Projet de signalétique 5 A 12.A.0700 Dossier d exposition 12.A.0701 Livre d or 5 A 12.A.0702 Catalogue d exposition 5 A 2 exemplaires + 1 exemplaire à déposer à la Bibliothèque de Genève (dépôt légal) 12.A.0703 Publicité (dépliant, affiche, affichette) 5 A 2 exemplaires 12.A.0800 Abonnement de périodique 10 D 12.A.0900 Bibliographie sélective 5 A 2 exemplaires 12.A.1000 Statistiques de prêts annuels 5 A 12.A.1100 Règlement 999 A 12.A.1300 Fiche d inscription 888 D 12.A.1400 Charte d utilisation d internet par les lecteurs 12.A.1401 Charte 999 A 12.A.1402 Charte signée par l utilisateur 888 D 12.B Théâtre (si municipalisé) 12.B.0100 Correspondance 5 A 12.B.0200 Programme 5 A 2 exemplaires 12.B.0300 Publicité (dépliant, affiche, affichette) 5 A 2 exemplaires v

50 12.B.0400 Promotion 5 A 12.B.0500 Vente d abonnement 2 D carte de commande d abonnement 12.B.0600 Vente de billet 2 D 12.B.0700 Redevances à la SUISA (Société suisse pour les droits des auteurs d œuvres musicales) 10 D 12.B.0800 Dossier de spectacle 10 A 12.B.0900 Photo de spectacle 10 A 12.B.1000 Film de spectacle 10 A 12.B.1100 Contrat 10 A 12.B.1200 Comptes par spectacle 10 Ech spectacles ayant lieu pendant les saisons se terminant en 0 et en 5 12.B.1300 Budget et bilan 5 A 12.B.1400 Location de la salle pour spectacles 10 A 12.C Musée et galerie (si municipalisés) 12.C.0100 Correspondance 5 A 12.C.0200 Inventaire 888 A 12.C.0300 Publicité (dépliant, affiche, affichette) 5 A 2 exemplaires 12.C.0400 Catalogue d exposition 5 A 2 exemplaires + 1 exemplaire à déposer à la Bibliothèque de Genève (dépôt légal) 12.C.0500 Livre d or 888 A 12.C.0600 Dossier d exposition 5 A 12.C.0700 Dossier d artiste 5 A 12.C.0800 Artiste en résidence 10 A 12.C.0900 Dossier d œuvre et d objet 888 A Y compris facture 12.C.1000 Dossier de réparation/restauration d œuvre et d objet 777 A avec PV de restauration et facture 12.C.1100 Contrat 10 A 12.C.1200 Contrat de prêt d œuvre 5 A 12.C.1300 Publication 5 A 2 exemplaires + 1 exemplaire à déposer à la Bibliothèque de Genève (dépôt légal) 12.C.1400 Carton d invitation au vernissage 5 A 2 exemplaires 12.C.1500 Liste des invités au vernissage 5 D 16 v

51 12.D Manifestation culturelle, exposition 12.D.0100 Correspondance 5 A 12.D.0200 Redevances à la SUISA 10 D 12.D.0300 Catalogue d exposition 5 A 2 exemplaires + 1 exemplaire à déposer à la Bibliothèque de Genève (dépôt légal) 12.D.0400 Livre d or 888 A 12.D.0500 Invitation au vernissage (carton, etc.) 5 A 2 exemplaires 12.D.0600 Liste des invités au vernissage 5 D 12.D.0700 Publicité (dépliant, affiche, affichette) 5 A 2 exemplaires 12.D.0800 Coupure de presse 5 A 12.D.0900 Demande d autorisation et de matériel 5 D 12.D.1000 Contrat de prêt d œuvre 5 A 12.D.1100 Police d assurance échue 5 D 12.D.1200 Budget et bilan 5 A 12.D.1300 Procès-verbal de séance 5 A 12.D.1400 Dossier de presse 5 A 12.D.1500 Décompte du nombre de visiteurs 5 A si possible sous forme récapitulative 12.E Publication culturelle et historique 12.E.0100 Dossier d élaboration 888 A 12.E.0200 Document final imprimé 1 A 2 exemplaires + 1 exemplaire à déposer à la Bibliothèque de Genève (dépôt légal) 12.F Musique municipale (fanfare) 12.F.0100 Correspondance 5 A 12.F.0200 Rapport d activité 5 A si siège dans la commune 12.F.0300 Statuts 5 A 12.F.0400 Budget et bilan 5 A 12.F.0500 Carton d invitation 5 A 2 exemplaires 12.F.0600 Liste des invités 5 D 12.G Ecole de musique 12.G.0100 Correspondance 5 A 12.G.0200 Subvention 5 A 12.G.0300 Budget et bilan 5 D 12.G.0400 Rapport d activité 5 D 12.H Sociétés communales 12.H.0100 Correspondance 5 A v

52 12.H.0200 Rapport d activité 5 A 12.H.0300 Budget et bilan 5 A 12.I Fonds de décoration / achat d œuvres d art 12.I.0100 Correspondance 5 A 12.I.0200 Inventaire des œuvres 777 A 12.I.0300 Dossier d œuvre 777 A acquisition et facture 12.I.0400 Dossier de réparation/restauration d œuvre 777 A avec PV de restauration et facture 12.J Subventions 12.J.0100 Subvention accordée 5 A 12.J.0200 Subvention refusée 5 D 12.J.0300 Bourse accordée 5 A 12.J.0400 Bourse refusée 5 D 13 Sports 13.A Gestion des installations sportives 13.A.0100 Contrat d entretien 999 D 13.A.0200 Correspondance 5 A 13.A.0300 Horaire d ouverture 999 D 13.A.0400 Tarif 999 A 13.A.0500 Règlement 999 A 13.A.0600 Planning d occupation 999 D 13.A.0700 Planning des surveillants 999 D 13.A.0800 Récapitulatif des statistiques de 5 A fréquentation 13.B Gestion des abonnements et entrées 13.B.0100 Formulaire (rempli) de demande d abonnement 10 D pour piscine, patinoire, etc. 13.C Manifestation 13.C.0100 Programme 5 A 2 exemplaires 13.C.0200 Carton d invitation 5 A 13.C.0300 Liste des invités 5 D 13.C.0400 Publicité et promotion 5 A 13.C.0500 Demande d autorisation et de matériel 5 D 13.C.0600 Budget et bilan 5 A 13.C.0700 Procès-verbal de séance 5 A 13.C.0800 Dossier de presse 5 A 13.D Associations et clubs sportifs 13.D.0100 Correspondance 5 A 13.D.0200 Statuts 999 A 18 v

53 13.D.0300 Rapport d activité 999 Ech A si siège dans la commune 13.D.0400 Procès-verbal de l assemblée générale 5 D 13.E Subventions aux associations et clubs sportifs financières ou en nature 13.E.0100 Subvention accordée 5 A 13.E.0200 Subvention refusée 5 D 13.E.0300 Rapport d activité 999 Ech A si siège dans la commune 13.F Subventions aux jeunes sportifs 13.F.0100 Subvention accordée 5 A 13.F.0200 Subvention refusée 5 D 13.G Mérite sportif 13.G.0100 Candidature 5 D 13.G.0200 Liste des lauréats 5 A 13.G.0300 Organisation de la cérémonie 13.G.0301 Budget et bilan 5 D 13.G.0302 Programme des animations 5 A 13.G.0303 Liste des invités 5 D 14 Action sociale 14.A Aide au développement 14.A.0100 Dossier de demande d aide acceptée 14.A.0101 Demande de soutien 5 A 14.A.0102 Présentation du projet 5 A 14.A.0103 Documentation du projet 5 D 14.A.0104 Lettre d accord 5 A 14.A.0105 Rapport final 5 A 14.A.0200 Dossier de demande d aide refusée 5 D 14.B Subventions aux institutions d aide sociale 14.B.0100 Dossier de demande d aide acceptée 14.B.0101 Demande de soutien 5 A 14.B.0102 Présentation du projet 5 A 14.B.0103 Documentation du projet 5 D 14.B.0104 Lettre d accord 5 A 14.B.0105 Rapport final 5 A 14.B.0200 Dossier de demande d aide refusée 5 D 14.C Soutien financier, administratif, psychologique et juridique demande, lettre de réponse v

54 14.C.0100 Demande d aide Ech archiver les dossiers clos les années se terminant par 0 et 5 14.C.0200 Dossier d aide financière Ech archiver les dossiers clos les années se terminant par 0 et 5 14.C.0300 Dossier de la personne suivie Ech archiver les dossiers clos les années se terminant par 0 et 5 14.C.0400 Demande de remise de cotisation AVS 100 D 14.D Aide à la formation et à l intégration professionnelle 14.E Centre d action sociale (CASS / CAS) 14.E.0100 Correspondance 5 A 14.F Travail social hors murs (TSHM) dépend de la FASe (Fondation genevoise pour l'animation socioculturelle) 14.F.0100 Correspondance 5 D 14.F.0200 Procès-verbal 5 D 14.F.0300 Rapport 5 D 14.G Allocations au logement 14.G.0100 Garantie de loyer Ech archiver les années se terminant par 0 et 5 15 Jeunesse 15.A Crèche, garderie et établissement similaire 15.A.0100 Liste d attente 999 D 15.A.0200 Dossier de l enfant 15.A.0201 Contrat 5 A 15.A.0202 Certificat de salaire des parents 888 D 15.A.0203 Notes des éducateurs 888 D 15.A.0300 Conventions avec des entreprises ou d autres communes 777 A 15.B Associations liées à la petite enfance, bénévolat, maman de jour 15.B.0100 Correspondance 5 A 20 v

55 15.B.0200 Statuts 999 Ech A si siège dans la commune 15.B.0300 Rapport d activités 5 Ech A si siège dans la commune 15.B.0400 Procès-verbal d assemblée 5 Ech A si siège dans la commune 15.C Ecoles 15.C.0100 Bâtiments 5 A 15.C.0200 Relations avec les enseignants, le département 15.C.0201 Correspondance 5 A 15.C.0202 Circulaire 888 D 15.C.0203 Statistiques du nombre d élèves 5 A 15.C.0204 Liste de répartition des élèves, des classes et des maîtres 5 A 15.C.0205 Directrice / Directeur d établissement(s) 5 A 15.C.0206 Conseil d établissement 5 D 15.D Parascolaire 15.D.0100 Restaurant scolaire 5 A Tout garder sauf les rubriques cidessous 15.D.0200 Formulaire d inscription pour les 888 D repas 15.D.0300 Liste des élèves inscrits 5 D 15.D.0400 Demande de réduction de prix de repas 15.D.0401 Formulaire de demande 5 A 15.D.0402 Attestation de revenu des parents 888 D 15.D.0500 Correspondance avec le GIAP (Groupement intercommunal pour l animation parascolaire) 5 A 15.D.0600 Devoirs surveillés 5 A 15.D.0700 Patrouilleurs 5 A directive, lettre, etc. 15.D.0701 Contrat 5 A 15.D.0702 Formation 5 A 15.D.0703 Signalement d incident 5 A 15.E Manifestations 15.E.0100 Promotions 15.E.0101 Dossier d organisation 5 A location matériel, contrat des forains, animations 15.E.0200 Fête des 18 ans Promotions civiques 5 A 15.F Associations de jeunesse si siège dans la commune 15.F.0100 Correspondance 5 A 15.F.0200 Statuts 999 A v

56 15.F.0300 Procès-verbal d assemblée 5 D 15.F.0400 Rapport d activité 5 A 15.G Activités de loisirs 15.G.0100 Colonie de vacances 15.G.0101 Correspondance 5 A 15.G.0102 Statuts 15.G.0103 Rapport d activité 999 Ech 5 Ech 15.G.0104 Subvention accordée 5 A 15.G.0105 Subvention refusée 5 D 15.G.0106 Contrat de location 5 A 15.G.0200 Centre de loisirs 15.G.0201 Correspondance 5 A 15.G.0202 Statuts 999 Ech 15.G.0203 Rapport d activité 5 Ech A si émanation de la commune A si émanation de la commune A si émanation de la commune A si émanation de la commune 15.G.0204 Budget 5 A 15.G.0205 Programme des animations 5 A 15.H Parlement des jeunes 15.H.0100 Convocation et ordre du jour 5 D 15.H.0200 Procès-verbal de séance 5 A 15.H.0300 Correspondance 5 A 15.H.0400 Règlement 999 A 15.H.0500 Liste des membres 5 A 15.I Subventions aux associations financières ou en nature 15.I.0100 Subvention accordée 5 A 15.I.0200 Subvention refusée 5 D 16 Aînés 16.A Club des aînés 16.A.0100 Statuts 999 A 16.A.0200 Règlement 999 A 16.A.0300 Liste des membres 5 A 16.A.0400 Correspondance 5 A 16.B Parlement des aînés 16.B.0100 Convocation et ordre du jour 5 D 16.B.0200 Procès-verbal de séance 5 A 16.B.0300 Correspondance 5 A 16.B.0400 Règlement 999 A 16.B.0500 Liste des membres 5 A 16.C Manifestations 16.C.0100 Course des aînés, sorties 5 A 16.C.0101 Correspondance 5 A 16.C.0102 Programme 5 A 22 v

57 16.C.0103 Inscription 5 A 16.C.0104 Réservation 5 D 16.C.0200 Thé dansant 16.C.0201 Correspondance 5 A 16.C.0202 Liste d inscriptions 5 D 16.C.0203 Réservation 5 D 16.D Repas pour événements divers 16.D.0100 Anniversaire 5 A 16.D.0200 Anniversaire de mariage 5 A 16.E Visite des nouveaux centenaires ou nonagénaires, etc. 16.E.0100 Liste des centenaires 5 A 16.F Prévention canicule, conférence sur la santé, etc. 16.F.0100 Dossier d organisation et programme 5 A 16.F.0200 Documentation 888 D 17 Environnement, voirie et transports 17.A Agenda A.0100 Procès-verbal de séance 5 A 17.A.0200 Rapport 5 A 17.A.0300 Comité Agenda A.0301 Liste des membres 5 A 17.A.0302 Procès-verbal 5 A 17.A.0303 Rapport 5 A 17.A.0400 Mobilité alternative 5 A 17.A.0500 Vélos électriques 5 A 17.A.0600 Mobility (ou autres agences) 5 A 17.A.0700 Pedibus 5 A 17.A.0800 Transports publics 5 A 17.A.0801 Parc and Ride 5 A 17.A.0802 Participation abonnement 10 D 17.B Gestion des déchets 17.B.0100 Levée et collecte des déchets 17.B.0101 Plan / calendrier des tournées 5 D 17.B.0102 Statistiques (tonnage) 5 A 17.B.0103 Mandataire (contrat, correspondance) 5 A 17.B.0200 Déchetterie 17.B.0201 Plan 5 A 17.B.0202 Correspondance 5 A 17.B.0203 Contrat 888 A 17.B.0300 Valorisation des déchets 17.B.0301 Correspondance 5 A v

58 17.B.0302 Contrat avec l entreprise de recyclage 888 A 17.B.0303 Statistiques (tonnage) 5 A 17.C Gestion des espaces verts 17.C.0100 Correspondance 5 A 17.C.0200 Planning des interventions 5 D 17.C.0300 Plan des aménagements floraux 5 D 17.C.0400 Concours de décorations florales 5 A 17.C.0500 Floralies 10 A 17.D Gestion des espaces de jeux 17.D.0100 Correspondance 5 A 17.D.0200 Planning des interventions 10 D 17.E Entretien du domaine public communal (routes, fossés, abribus, etc.) 17.E.0100 Planning des interventions 5 D 17.E.0200 Procès-verbal de réception de chantier 5 A 17.E.0300 Procès-verbal de chantier 5 D 17.E.0400 Correspondance 5 A 17.F Entretien des canalisations 17.F.0100 Correspondance 5 A 17.F.0200 Planning des interventions 5 D 17.F.0300 Procès-verbal de chantier 5 D 17.F.0400 Procès-verbal de réception de chantier 5 A 17.F.0500 Film passage de caméra 888 D 17.G Entretien des terrains de sports 17.G.0100 Terrain de sport 5 D 17.G.0200 Piscine 5 D 17.G.0300 Patinoire 5 D 5 D 17.H Gestion du parc de véhicules d entretien 17.I Gestion du matériel pour manifestation 18 Sécurité publique 18.A Agents de police municipale (APM), agents de civilité, gardes champêtres, agents de sécurité municipale (ASM) 18.A.0100 Prévention 18.A.0101 Demande d installation de radars préventifs 5 D 18.A.0102 Planning des patrouilles 5 D 18.A.0200 Intervention 18.A.0201 Rapport de signalement et de déprédation 5 A 5 D tentes, bancs, etc. 24 v

59 18.A.0202 Dépôt de plainte (de la commune) pour 5 A déprédation 18.A.0203 Rapport de dénonciation 5 A 18.A.0300 Amendes d ordre (AO) 18.A.0301 AO (souches) 10 D 18.A.0302 Correspondance (contestation) 10 A 18.A.0400 Gestion de la circulation et de la 10 A signalisation 18.A.0401 Statistiques de passage de véhicules 888 D 18.A.0402 Plan de marquage 5 A 18.A.0403 Dossier pour la signalisation amovible 5 D 18.A.0404 Arrêté du département pour la signalisation 5 A routière 18.A.0500 Gestion et surveillance des marchés 18.A.0501 Demande de location de place 5 D 18.A.0502 Liste d attente 888 D 18.A.0503 Contrat de location de place 10 D 18.A.0504 Quittance d encaissement des places 10 D 18.A.0600 Encadrement des manifestations 18.A.0601 Procès-verbal de séance avec les 5 D organisateurs 18.A.0700 Contrôle des établissements publics patentes 18.A.0701 Autorisation d exploitation 888 D délivrée par le département - copie pour information 18.B Occupation du domaine public et affichage 18.B.0100 Demande d autorisation pour occupation 5 D du domaine public 18.B.0200 Autorisation pour occupation du domaine 5 A public 18.B.0300 Autorisation de fouille et empiètement 5 D (utilisation accrue du domaine public) 18.B.0400 Requête en autorisation pour pose 888 A d enseigne 18.B.0500 Requête en autorisation pour pose 888 D d affiche et de banderole 18.B.0600 Vente de médailles pour chiens et de vignettes pour cycles 18.B.0601 Liste des médailles 10 D 18.B.0700 Objets trouvés 18.B.0701 Rapport au Service cantonal des objets 5 D trouvés 18.B.0702 Accusé de réception d objet de valeur 5 D 18.B.0800 Collaboration avec d autres communes manèges, marchands ambulants, etc. v

60 18.B.0801 Patrouilles en commun 5 A 18.B.0802 Convention de collaboration 5 A intercommunale 18.B.0900 Engagements APM (Agent de police 5 A municipal) au profit du canton 18.B.1000 Sociétés privées de sécurité 18.B.1001 Correspondance 5 A 18.B.1002 Rapport d intervention 5 A 18.B.1003 Rapport d activité 888 D 18.B.1004 Contrat 888 A 18.C Protection civile (PC) 18.C.0100 Organisation et formation 18.C.0101 Questionnaire pour incorporation 888 D 18.C.0102 Liste des astreints 888 A 18.C.0103 Relations avec le service cantonal de la PC 5 D 18.C.0104 Directive du service cantonal de la PC 888 D 18.C.0105 Compte-rendu administratif cantonal 999 D 18.C.0106 Statistiques communales 5 A 18.C.0107 Interventions 5 A 18.C.0200 Organisation d exercices/cours 18.C.0201 Programme 888 D 18.C.0202 Procès-verbal 5 A 18.C.0203 Liste des participants 5 A 18.C.0204 Correspondance 5 A 18.C.0205 Liste des personnes convoquées aux 888 D cours/exercices 18.C.0206 Demande de report ou de dispense de 10 D cours 18.C.0207 Rapport d activités de la PC communale / 5 A intercommunale 18.C.0208 Formulaire (rempli) de l Office fédéral de la 888 D PC avec décompte des jours effectués 18.C.0300 Procès-verbal de l état-major 5 A 18.C.0400 Gestion et contrôle des abris 18.C.0401 Location des abris PC 10 D 18.C.0402 Demande de prêt de matériel auprès de 10 D l Office cantonal 18.C.0403 Visites de contrôle 10 D Sauf pour les abris propriété de la commune (A) 18.C.05 Protection des biens culturels 18.C.0501 Inventaire des biens culturels 888 A 18.C.0502 Fiche de sauvetage des biens culturels 888 A 18.D Feu 18.D.0100 Organisation et instruction 5 A 26 v

61 18.D.0200 Compagnie des sapeurs-pompiers 18.D.0201 Certificat de vie et mœurs 888 D 18.D.0202 Admission 5 A 18.D.0203 Démission 5 A 18.D.0204 Promotion 5 A 18.D.0300 Inspection cantonale 5 A 18.D.0400 Gestion des exercices 10 D mise à disposition de lieux, déroulement, liste des présents, etc. 18.D.0500 Prévention 10 A 18.D.0600 Intervention 18.D.0601 Rapport d intervention 10 A 18.D.0602 Rapport de commandement 10 A 18.D.0700 Gestion du matériel et des véhicules 888 D 18.E Sauveteurs auxiliaires et samaritains 18.E.0100 Correspondance 5 A 18.E.0200 Statuts 999 D Sauf si siège dans la commune 18.E.0300 Rapport d activité 5 D Sauf si siège dans la commune 18.E.0400 Interventions et activités 10 D 18.E.0500 Comptes et bilan 10 D 18.F OCoAE (Office communal pour l approvisionnement économique du 18.F.0100 pays) Relations avec l OCAE (Office cantonal pour l approvisionnement économique du pays) 5 A 18.F.0101 Correspondance 5 A 18.F.0102 Séance d information 10 D 18.F.0103 Documentation 888 D 18.F.0200 Organisation OCAE 18.F.0201 Organigramme, etc. 888 D 18.F.0300 Organisation OCoAE 18.F.0301 Organigramme, etc. 888 A 18.F.0400 Infrastructure OCoAE 5 A 19 Gérance et entretien des bâtiments 19.A Location et mise à disposition des biens communaux Patrimoine immobilier administratif et financier locaux, terrains, matériel, véhicules, etc. v

62 19.A.0100 Demande de location 5 D 19.A.0200 Formulaire de location 5 D 19.A.0300 Liste d attente 888 D 19.A.0400 Autorisation de location 5 Ech par exemple une année tous les 10 ans 19.A.0500 Refus de location 5 D 19.A.0600 Convention de mise à disposition de locaux 888 A pour sociétés communales; sur le long terme 19.A.0700 Planning d occupation 999 D 19.A.0800 Règlement 999 A 19.A.0900 Tarif des locations 999 A 19.A.1000 Bail à loyer 888 A 19.A.1100 Correspondance A 19.A.1200 Entretien des bâtiments 19.A.1201 Contrat d entretien D 19.A.1202 Documentation des installations techniques 888 D 19.A.1203 Correspondance 10 D Y compris bons de commande 19.B Gestion du mobilier et du matériel 19.B.0100 Inventaire du mobilier 888 D 19.B.0200 Inventaire du matériel 888 D 19.B.0300 Achat de mobilier/matériel 19.B.0301 Offre 888 D 19.B.0302 Catalogue 888 D 19.B.0303 Devis 888 D 19.B.0400 Gestion des accès clefs 19.B.0401 Mise en passe 888 D 19.B.0402 Formulaires de prise et remise de clés 888 D 19.C Gestion des inscriptions pour les jardins familiaux si géré par la commune 19.C.0100 Bulletin d inscription 888 D 19.C.0200 Liste d attente 888 D 19.C.0300 Liste des jardins attribués 888 A 19.C.0400 Correspondance 5 A avec le groupement propriétaire des Jardins/avec les candidats 19.D Gestion administrative du/des cimetière(s) 19.D.0100 Règlement du cimetière 999 A 19.D.0200 Fiches nominatives des tombes 999 A 19.D.0300 Plan du cimetière 888 A 28 v

63 19.D.0400 Plan d occupation des columbariums 888 A 19.D.0500 Demande d inhumation 888 D destruction à la désaffectation de la tombe 19.D.0600 Permis d inhumer 888 A 19.D.0700 Demande d exhumation 5 A 19.D.0800 Permis d exhumer 5 A 19.D.0900 Renouvellement de concession 888 A 19.D.1000 Désaffectation 5 A 19.D.1100 Correspondance 5 A 19.D.1200 Patrimoine funéraire remarquable 5 A 19.D.1300 Entretien communal de sépulture 5 A 19.D.1400 Jardin du souvenir 5 A 19.E Déprédation de bâtiments communaux 19.E.0100 Dépôt de plainte 5 A 19.E.0200 Déclaration aux assurances 10 D 19.E.0300 Remise en état 10 D 19.F Gestion des véhicules 19.F.0100 Fiche d entretien de véhicule 5 D 19.F.0200 Documents des véhicules 10 D y compris assurance 19.F.0300 Accidents, etc. 10 D 19.F.0400 Correspondance 10 D 20 Urbanisme, travaux publics et énergie 20.A Gestion du territoire plan localisé de quartier, promotion pour l implantation d entreprises, etc. 20.A.0100 Tableau de mutation 10 A 20.A.0200 Etude directrice 888 A 20.A.0300 Plan directeur 999 A 20.A.0400 Plan localisé de quartier 888 A 20.A.0500 Plan d aménagement 888 A 20.A.0600 Etude de circulation, comptage routier 5 A 20.B Aménagements et constructions y compris rénovations, transformations 20.B.0100 Concours d architecture 20.B.0101 Plan 5 A 20.B.0102 Maquette 5 Ech ne garder que les projets primés 20.B.0103 Devis estimatif 888 D 20.B.0104 Devis 10 D v

64 20.B.0200 Soumission 20.B.0201 En blanc 888 D 20.B.0202 Retenue 10 A 20.B.0203 Non-retenue 10 D 20.B.0204 Tableau récapitulatif des entreprises 10 A soumissionnaires 20.B.0205 Liste des entreprises invitées à 5 D soumissionner 20.B.0206 Procès-verbal d ouverture publique des 10 A soumissions 20.B.0300 Réalisation 20.B.0301 Correspondance avec les mandataires 10 A y.c. contrats 20.B.0302 Plan 10 A architecte et ingénieur - d avant-projet, d autorisation de construire, de révision 20.B.0303 Correspondance avec l architecte 10 A 20.B.0304 Planning des travaux 888 D 20.B.0305 Procès-verbal de rendez-vous de chantier 10 D 20.B.0306 Facture de l architecte 10 A 20.B.0307 Facture des entreprises 10 A 20.B.0308 Bon de paiement 5 D 20.B.0309 Décomptes intermédiaires 999 D 20.B.0310 Décompte final 10 A 20.B.0311 Procès-verbal de réception provisoire 10 D 20.B.0312 Procès-verbal de réception définitive 10 A 20.B.0313 Bon de commande 888 D jusqu à réception de la facture 20.B.0314 Pose de la première pierre 10 A 20.B.0315 Bouquet de chantier 10 A 20.B.0316 Dossier d inauguration 10 A organisation, invitations, liste invités, programme 20.B.0317 Dossier de démolition 5 A 20.B.0318 Dépollution, décontamination du sol 5 A 20.C Autorisation de construire APA, LER, M, APAT, DD, DR, DP, etc. 20.C.0100 Déposée par la commune 20.C.0101 Dossier de demande 10 A 20.C.0102 Préavis municipal 10 A 20.C.0103 Autorisation acceptée 10 A 20.C.0104 Autorisation refusée 10 A 20.C.0105 Autorisation abandonnée 10 A 20.C.0106 Recours 10 A 30 v

65 20.C.0200 Déposée par les particuliers 20.C.0201 Dossier de demande 5 D 20.C.0202 Préavis municipal 5 D 20.C.0203 Autorisation accordée 5 D 20.C.0204 Autorisation refusée 5 D 20.C.0205 Autorisation abandonnée 5 D 20.C.0206 Recours de la commune 5 A 20.D Travaux publics, routes et chemins 20.D.0100 Plans 10 A routes, chemins, collecteurs 20.D.0200 PGEE (Plan général d'évacuation des eaux) et PREE (Plan régional d'évacuation des eaux) 999 A 20.E Gestion de l énergie 20.E.0100 Bilan énergétique 888 A 20.E.0200 Label Cité de l énergie 888 A liste des réalisations, statistiques, rapport d évaluation, correspondance 20.E.0300 Raccordement chauffage à distance 10 A 20.E.0400 SIG (Services industriels de Genève) 20.E.0401 Correspondance 10 D 20.E.0402 Contrat 5 A 20.E.0403 Projet énergies renouvelables 5 A panneaux solaires, etc. 21 Litige et contentieux 21.A Dossiers 888 A 22 Militaire 22.A Service des affaires militaires 5 D 22.B Cantonnement de troupe 10 A 22.C Stand de tir 10 D 23 Agriculture 23.A Emplois 23.A.0100 Recensement 5 A 23.B Prix et production 23.B.0100 Les mercuriales communales A ces listes de prix ne sont plus produites 23.C Bétail 23.C.0100 Recensement 5 A 23.C.0200 Assurances 5 A v

66 23.C.0300 Vaccination 5 A 23.C.0400 Inspecteur du bétail 23.C.0401 Rapport et nomination 5 A 23.C.0402 Epizootie 5 A 23.D Laiterie 5 A 23.E Cultures 23.E.0100 Recensement des cultures 5 A 23.E.0200 Déclaration de récoltes 5 A 23.E.0300 Recensement des arbres 5 A 23.E.0400 Autres types de recensements 5 A 23.F Nuisances 23.F.0100 Insectes nuisibles 5 A 23.G Statistiques agricoles 5 A 24 Territoire 24.A Limites communales 24.A.0100 Modification 10 A 24.B Cadastre 24.B.0100 Relevés et cartes 888 A 24.B.0200 Cadastre viticole 888 A 24.B.0300 Registre des propriétaires 888 A 24.B.0400 Registre des mutations 888 A 24.B.0500 Correspondance avec le cadastre/registre 5 A foncier 24.B.0600 Correspondance avec le département 5 A 24.B.0700 Servitude 5 A 24.B.0800 Acquisition et vente de terrain 5 A actes notariés 24.C Cours d eau 24.C.0100 Aménagement 5 A 24.D Aménagements fonciers 24.D.0100 Syndicat de drainage 5 A 24.D.0200 Remaniement parcellaire 5 A 32 v

67 Les «papiers de corbeille» On appelle «papiers de corbeille» les documents qui peuvent être supprimés lors de l épuration périodique d un dossier ou à sa clôture. Cela permet de gagner de la place et de rendre les dossiers plus aisément consultables. Documents de pure information Par définition, ces documents ne donnent lieu à aucun début de procédure et ne servent pas à l'expédition des affaires courantes. Ce sont : les imprimés (non produits par la commune) ; les revues (non produits par la commune); les prospectus (non produits par la commune) ; les bulletins officiels que le service/la commune n'est pas chargé/e de garder ; les propositions non sollicitées des fournisseurs ; la publicité ; les modes d emploi. Documents purement consultatifs documents informatifs n'entraînant pas la responsabilité du service ; doubles de rapports n'appelant pas d'intervention ou de commentaires du service. Courrier sans importance pour l'activité du service invitations refusées ; doubles ou photocopies à exemplaires multiples lorsqu'ils ne doivent pas obligatoirement s'intégrer au dossier. Pièces inutiles à la compréhension d'un dossier avis d'envoi, à la réception d'un envoi ; ordres du jour, à la réception du procès-verbal ; brouillon, après transcription du texte ; courrier électronique sans intérêt patrimonial, p.ex. «La séance de 14h est déplacée à 16h» ; les enveloppes, sauf celles des recommandés, celles comportant une adresse non inscrite ailleurs et celles où la date du sceau postal constitue une preuve. Documents émanant d autres entités administratives législation cantonale et fédérale ; Mémorial du Grand Conseil ; rapports administratifs et financiers ou de législature d autres communes ; rapport de gestion du Conseil d Etat, rapports annuels de services de l administration cantonale et fédérale. Pièces dites «matériel» stocks périmés ou en surnombre de circulaires ; v

68 stock périmés ou en surnombre de publications ; exemplaires multiples de documents, brochures, etc., à l'intérieur des dossiers ; modèles périmés d'imprimés du service. 34 v

69 Index Index des intitulés N de règle Accidents, etc. 19.F.0300 Accueil (fête) des nouveaux habitants 10.B.0600 Accueil (fête) des nouveaux naturalisés 10.B.0500 ACG (Association des communes genevoises) 01.B.0100 Achat de matériel et de logiciel (commande, bulletin de livraison) 07.B.0200 Acquisition 11.B Acquisition et vente de terrain 24.B.0800 Action sociale 14 Activités de loisirs 15.B Affaires culturelles 12 Agenda A Agents de police municipale (APM), agents de civilité, gardes 18.A champêtres, agents de sécurité municipale (ASM) Agriculture 23 Aide à la formation et à l intégration professionnelle 14.D Aide au développement 14.A Aînés 16 Allocations au logement 14.G Aménagements et constructions 20.B Amendes d ordre (AO) 18.A.0300 Amortissement et réserves 08.H Anniversaire 16.D.0100 Anniversaire de mariage 16.D.0200 Annuaire statistique et tiré à part concernant la commune 01.E.0502 AO (souches) 18.A.0301 Archives 11 Archives d Etat 11.J Arrêté du Conseil d Etat validant les décisions du Conseil municipal 01.B.0110 Arrêté du département pour la signalisation routière 18.A.0404 Artiste en résidence 12.C.0800 Association des officiers de l état civil 09.D Association ou organisme international 02.A Association ou organisme transfrontalier 03.A Associations de communes 01.C.0500 Associations de jeunesse 15.F Associations et clubs sportifs 13.D Associations liées à la petite enfance, bénévolat, maman de jour 15.B Assurances 08.I Attestation d arrivée 10.A.0300 Attestation d origine 09.A.0700 Attestation de départ 10.A.0400 Attestation de domicile 10.A.0200 v

70 Index des intitulés N de règle Autorisation d exploitation 18.A.0701 Autorisation de construire 20.C Autorisation de fouille et empiètement (utilisation accrue du domaine 18.B.0300 public) Autorisation pour occupation du domaine public 18.B.0200 Autorités cantonales 01.E Autorités fédérales 01.F Autorités politiques 01 Avis de virement 08.J.1100 Bail à loyer 19.A.1000 Bâtiments des écoles 15.C.0100 Bétail 23.C Bibliothèque 12.A Bilan énergétique 20.E.0100 Bon de commande (aux fournisseurs) 08.J.1300 Bordereau de destruction 11.B.0200 Bordereau de versement 11.A.0200 Bouquet de chantier 20.B.0315 Bourse accordée 12.J.0300 Bourse refusée 12.J.0400 Budget 08.A Bulletin interne 05.A.0200 Cadastre 24.B Cadastre viticole 24.B.0200 Cahier des charges 06.B.0100 Caisse 08.J.1200 Caisse des ventes (publications, médailles ) 04.A.0100 Calendrier de conservation 11.B.0100 Cantonnement de troupe 22.B Catalogue d exposition 12.D.0300 Centenaires 16.E Centimes additionnels 08.E.0300 Centre d action sociale (CASS / CAS) 14.E Centre de loisirs 15.G.0200 Certificat de décès 09.A.0401 Certificat de déménagement 10.A.0500 Charte graphique 05.A.0103 Charte graphique 05.B.0102 Charte rédactionnelle 05.A.0104 Charte rédactionnelle 05.B.0103 Chauffage à distance 20.E.0300 CIDEC (Centre intercommunal des déchets carnés) 01.C.0400 Cimetière(s) 19.D 36 v

71 Index des intitulés N de règle Classification des fonctions 06.B.0200 Club des aînés 16.A COFICOGE (Coopérative financière des communes genevoises) 08.G.0600 Colonie de vacances 15.G.0100 Comité Agenda A.0300 Commissions 01.B.0200 Communication externe 05.B Communication interne 05.A Communiqué de presse 05.B.1101 Compagnie des sapeurs-pompiers 18.D.0200 Comptabilité 08.J Compte-rendu administratif et financier 05.B.0800 Compte-rendu administratif quadriennal / Rapport de législature 05.B.0900 Compte-rendu financier 08.J.0400 Concours d architecture 20.B.0100 Concours de décorations florales 17.C.0400 Conseil administratif - Extrait de procès-verbal de séance 01.A.0300 Conseil administratif - Ordre du jour de séance 01.A.0100 Conseil administratif - Procès-verbal de séance 01.A.0200 Conseil administratif - Rapport annuel 01.A.0400 Conseil d établissement 15.C.0206 Conseil municipal - Jeton de présence 01.B.0113 Conseil municipal - Liste de présences 01.B.0114 Conseil municipal - séances 01.B.0100 Contrat avec l opérateur 07.B.0400 Contrat d entretien 19.A.1201 Contrat de maintenance 07.A.0300 Contrôle des établissements publics 18.A.0700 Contrôle des habitants 01.A Contrôle financier 08.B Convention de donation/de dépôt 11.H.0200 Convention de donation/de dépôt 11.I.0200 Convention de mise à disposition de locaux 19.A.0600 Correspondance avec le Conseil d Etat 01.E.0200 Correspondance avec les départements 01.E.0300 Correspondance générale 04.B.0100 Cours d eau 24.C Course des aînés, sorties 16.C.0100 Crèche, garderie et établissement similaire 15.A Cultures 23.E Décès 09.A.0400 Déchetterie 17.B.0200 Déclaration d accident 06.H.0100 Déclaration de sinistre 08.I.0400 v

72 Index des intitulés N de règle Décompte des salaires 06.E.0200 Délibération 01.B.0106 Demande d aide 14.C.0100 Demande d exhumation 19.D.0700 Demande d inhumation 19.D.0500 Demande de cartes AVS 06.E.0500 Demande de congé 06.F.0200 Demande de remboursement d impôts anticipés 08.E.0100 Demande de remise de cotisations AVS 14.C.0400 Démission de conseiller municipal 01.B.0109 Dépollution, décontamination du sol 20.B.0318 Dépôt de plainte (de la commune) pour déprédation 18.A.0202 Déprédation de bâtiments communaux 19.E Désaffectation 19.D.1000 Devoirs surveillés 15.D.0600 Directrice / Directeur d établissement(s) 15.C.0205 Discours des magistrats 01.A.0800 Divorce et dissolution de partenariat 09.A.0300 Document d élaboration du budget 08.A.0100 Document d identité - établissement de 09.B Dossier d aide financière 14.C.0200 Dossier d artiste 12.C.0700 Dossier d exposition 12.C.0600 Dossier d inauguration 20.B.0316 Dossier d œuvre 12.I.0300 Dossier d œuvre et d objet 12.C.0900 Dossier de démolition 20.B.0317 Dossier de la personne suivie 14.C.0300 Dossier de mise aux poursuites 08.D.0200 Dossier de réparation/restauration d œuvre 12.I.0400 Dossier de réparation/restauration d œuvre et d objet 12.C.1000 Dossier de subventions cantonales 08.C.0200 Dossier de subventions fédérales 08.C.0100 Dossier du personnel auxiliaire (apprentis, stagiaires, etc.) 06.D.0200 Dossier du personnel fixe 06.D.0100 Echelle de traitement 06.E.0100 Ecole de musique 12.G Ecoles 15.C Economat 04.C Emprunt 08.G.0100 Encadrement des manifestations 18.A.0600 Engagement 06.C Engagements APM au profit du canton 18.B.0900 Enquête administrative 06.D v

73 Index des intitulés N de règle Enseignants, le département (Relations avec les) 15.C.0200 Entretien communal de sépulture 19.D.1300 Entretien des bâtiments 19.A.1200 Entretien des canalisations 17.F Entretien des terrains de sports 17.G Entretien du domaine public communal (routes, fossés, abribus, etc.) 17.E Environnement, voirie et transports 17 Etat civil 09 Etude de circulation, comptage routier 20.A.0600 Etude directrice 20.A.0200 Evaluation des fonctions et cahier des charges 06.B Exécutif 01.A Facture annulée 08.J.0300 Facture entrante 08.J.01 Facture sortante 08.J.02 Feuille d avis officielle (FAO), Mémorial du Grand Conseil, Recueil des 01.E.0501 lois Fête des 18 ans Promotions civiques 15.E.0200 Feu 18.D Fiche d absences 06.F.0400 Fiche de sauvetage des biens culturels 18.C.0502 Fiche de timbrage 06.F.0500 Fiche vacances 06.F.0300 Fichier des habitants 10.A.0100 Finances 08 Floralies 17.C.0500 Fonds spécial et legs 08.G.0500 Fonds de décoration / achat d œuvres d art 12.I Fonds iconographiques 11.G Fonds privés 11.I Fonds spéciaux (cartes, objets, audio-visuels, etc.) 11.H Formation 06.G Garantie de loyer 14.G.0100 Gérance et entretien des bâtiments 19 Gestion de l énergie 20.E Gestion de la circulation et de la signalisation 18.A.0400 Gestion des accès 19.B.0400 Gestion des déchets 17.B Gestion des espaces de jeux 17.D Gestion des espaces verts 17.C Gestion des installations sportives 13.A Gestion des salaires et des assurances sociales 06.E Gestion des véhicules 19.F Gestion du matériel pour manifestation 17.I v

74 Index des intitulés N de règle Gestion du mobilier et du matériel 19.B Gestion du parc de véhicules d entretien 17.H Gestion du profil des utilisateurs (y compris POSI (Politique de sécurité 07.A.0700 informatique) Gestion du temps de travail (horaires, absences, congés) 06.F Gestion du territoire 20.A Gestion et surveillance des marchés 18.A.0500 GIAP (Groupement intercommunal pour l animation parascolaire) 01.C.0300 Grand-livre 08.J.1900 Impôts 08.E Information et communication 05 Informatique 07 Infrastructures (fibre optique, raccordements) - Gestion des 07.A.0600 Inspecteur du bétail 23.C.0400 Interfaces et journaux 08.J.0900 Inventaire (des archives communales) 11.D.0200 Inventaire (de fonds iconographiques) 11.G.0100 Inventaire (de fonds spéciaux) 11.H.0300 Inventaire (de fonds privé) 11.I.0300 Inventaire des biens culturels 18.C.0501 Inventaire des œuvres 12.I.0200 Inventaire du matériel 19.B.0200 Inventaire du mobilier 19.B.0100 Inventaire du parc informatique 07.A.0100 Jardin du souvenir 19.D.1400 Jardins familiaux 19.C Jeunesse 15 Journal communal 05.B.0200 Journal d intégration 08.J.0600 Journal de facturation 08.J.0700 Journal des écritures 08.J.0500 Journal des paiements 08.J.0800 Jumelage 02.B Jurés électoraux 01.D.0100 Label «Cité de l énergie» 20.E.0200 Laiterie 23.D Levée et collecte des déchets 17.B.0100 Limites communales 24.A LIPAD (Loi sur l information du public, l accès aux documents et la 11.F.0200 protection des données personnelles) Liste des conseillers municipaux 01.B.0108 Liste des numéros de téléphone 07.B.0300 Liste des personnes autorisées à signer 08.J.1700 Liste des postes ouverts 08.J v

75 Index des intitulés N de règle Liste électorale 01.D.0300 Litige et contentieux 21 Location des abris PC (Protection civile) 18.C.0401 Location et mise à disposition des biens communaux 19.A Manifestation 13.C Manifestation culturelle, exposition 12.D Manifestations (promotions scolaires et civiques) 15.E Manifestations (aînés) 16.C Mariage 09.A.0100 Mémorial du Grand Conseil, Recueil des lois, Feuille d avis officielle 01.E.0501 (FAO) Mérite sportif 13.G Mesures de prévention 06.H.0200 Militaire 22 Mise en passe 19.B.0401 Mobilité alternative 17.A.0400 Mobility (ou autres) 17.A.0600 Motion 01.B.0104 Musée et galerie (si municipalisés) 12.C Musique municipale (fanfare) 12.F Naissance 09.A.0500 Naturalisations 10.C Note de frais (personnel communal) 06.E.0600 Note de frais (comptabilité générale) 08.J.1600 Objets trouvés 18.B.0700 OCAE (Office cantonal pour l approvisionnement économique du pays) 18.F.0100 Occupation du domaine public et affichage 18.B OCoAE (Office communal pour l approvisionnement économique du 18.F pays) Offre d emploi 06.C.0100 Offre spontanée 06.C.0200 Organigramme de l administration 01.A.0600 Organisation d exposition 11.F.0700 Paiement DTA (listing pour contrôle interne : ordre de bonification, ordre 08.J.1400 de paiement DTA) Parascolaire 15.D Parc and Ride 17.A.0801 Parlement des aînés 16.B Parlement des jeunes 15.H Partenariat enregistré (fédéral) 09.A.0200 Participation abonnement TPG 17.A.0802 Patinoire 17.G.0300 Patrimoine funéraire remarquable 19.D.1200 Patrouilleurs 15.D.0700 v

76 Index des intitulés N de règle Pedibus 17.A.0700 Péréquation 08.F Permis d exhumer 19.D.0800 Permis d inhumer 19.D.0600 Pétition (au Conseil administratif) 01.A.0900 Pétition (au Conseil municipal) 01.B.0112 PGEE (plan général d'évacuation des eaux) et PREE (plan régional 20.D.0200 d'évacuation des eaux) Piscine 17.G.0200 Placement et emprunt 08.G Plan d aménagement 20.A.0500 Plan d urgence 11.E.0100 Plan de classement 11.C.0100 Plan de marquage 18.A.0402 Plan des aménagements floraux 17.C.0300 Plan directeur 20.A.0300 Plan du cimetière 19.D.0300 Plan localisé de quartier 20.A.0400 Planning des congés 06.F.0100 Point presse du Conseil d Etat 01.E.0100 Police d assurance et conditions générales 08.I.0200 Population 10 Pose de la première pierre 20.B.0314 Postulation 06.C.0300 PREE (plan régional d'évacuation des eaux) et PGEE (plan général 20.D.0200 d'évacuation des eaux) Prêt accordé 08.G.0400 Programme de législature 01.A.0500 Projet de budget 08.A.0200 Promotions 15.E.0100 Promotions civiques 15.E.0200 Protection civile 18.C Protection des biens culturels 18.C.0500 Publication 12.C.1300 Publication culturelle et historique 12.E Publication/plaquette communale 05.B.0600 Publications du canton 01.E.0500 Rapport d activité 13.E.0300 Rapport de dénonciation 18.A.0203 Rapport de vérification des comptes 08.B.0100 Récapitulatif annuel des salaires 06.E.0300 Récapitulatif annuel du paiement des assurances sociales (accident, 06.E.0400 CAP, AVS, chômage, AI, allocations familiales) Recensement des cultures 23.E v

77 Index des intitulés N de règle Récépissé 08.J.1800 Réception 04.A Recueil des lois, FAO, Mémorial du Grand Conseil 01.E.0501 Référendum 01.D.0500 Registre des reconnaissances 09.A.0601 Règlement de consultation 11.F.0100 Règlement du Conseil municipal 01.B.0107 Règlement du personnel 06.A.0200 Réintégration de nationalité 10.D Relations avec la fiduciaire 08.B.0200 Relations intercommunales 01.C Relevé bancaire 08.J.1000 Remaniement parcellaire 24.D.0200 Renouvellement de concession 19.D.0900 Repas pour événements divers 16.D Requête en autorisation pour pose d affiche et banderole 18.B.0500 Requête en autorisation pour pose d enseigne 18.B.0400 Résolution 01.B.0105 Ressources humaines 06 Restaurants scolaires 15.D.0100 Restauration de documents 11.E.0200 Revue de presse 05.A.0300 Samaritains et sauveteurs auxiliaires 18.E Santé et sécurité au travail 06.H Sauveteurs auxiliaires et samaritains 18.E Secrétariat général 04 Sécurité publique 18 Service de protection de la jeunesse 01.E.0400 Service des affaires militaires 22.A Servitude 24.B.0700 SIACG (Service intercommunal d informatique de l association des 01.C.0200 communes genevoises) SIG (Services industriels de Genève) 20.E.0400 Signalement d incident 15.D.0703 Site internet 05.B.0100 Site intranet 05.A.0100 Sociétés communales 12.H Sociétés privées de sécurité 18.B.1000 Soirée et sortie du personnel communal 04.C.0601 Soutien financier, administratif, psychologique et juridique 14.C Sports 13 Stand de tir 22.C Statistiques 05.B.0108 Statistiques agricoles 23.G v

78 Index des intitulés N de règle Statistiques, relevés 08.F.0200 Statut du personnel 06.A.0100 Subventions 08.C Subvention accordée (en matière culturelle) 12.J.0100 Subvention accordée (aux associations et clubs sportifs) 13.E.0100 Subvention accordée (aux jeunes sportifs) 13.F.0100 Subvention accordée (à des associations) 15.I.0100 Subventions aux associations 15.I Subventions aux associations et clubs sportifs 13.E Subventions aux institutions d aide sociale 14.B Subventions aux jeunes sportifs 13.F Subvention refusée (en matière culturelle) 12.J.0200 Subvention refusée (aux associations et clubs sportifs) 13.E.0200 Subvention refusée (aux jeunes sportifs) 13.F.0200 Subvention refusée (aux associations) 15.I.0200 Syndicat de drainage 24.D.0100 Tableau de mutation 20.A.0100 Taxe professionnelle 08.D Téléphonie, Fax 07.B Téléréseau 05.B.0400 Terrain de sport 17.G.0100 Territoire 24 Thé dansant 16.C.0200 Théâtre (si municipalisé) 12.B Tous ménages 05.B.0700 Transports publics 17.A.0800 Travail Social Hors Murs (TSHM) 14.F Travaux publics, routes et chemins 20.D TV locale (si municipale) 05.B.0300 TVA (Taxe sur la valeur ajoutée, déclaration) 08.E.0200 Urbanisme, travaux publics et énergie 20 Valorisation des déchets 17.B.0300 Vélos électriques 17.A.0500 Vente de médailles pour chiens et de vignettes pour cycles 18.B.0600 Votations, élections 01.D Voyages et sorties 01.B v

79 Annexe XIII. L archivage et la destruction de l information ANNEXE XIII REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Bureau des préposées à la protection des données et à la transparence FICHE INFORMATIVE destinée aux institutions publiques et parapubliques soumises à la LIPAD L ARCHIVAGE ET LA DESTRUCTION DE L INFORMATION Préambule Comment s articulent l obligation de suppression des données personnelles dont le traitement n est plus nécessaire et l obligation d archivage de certains documents? Le respect des exigences énoncées, d une part, par la loi du 1 er décembre 2000 sur les archives publiques (LArch 6 ) et, d autre part, par la loi du 5 octobre 2001 sur l information du public, l accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD 7 ) peut parfois s avérer malaisé. Pour répondre à cette question, il convient, dans un premier temps, de préciser les différents statuts qu un document peut acquérir du fait de l écoulement du temps. Il y aura lieu, ensuite, d examiner la question particulière de la destruction de l information, telle qu exigée dans certaines circonstances par la protection de la personnalité relativement aux données personnelles, au regard des normes qui régissent la conservation des documents. Sur ces bases, quelques recommandations pourront être faites. Les statuts d un document À teneur de l art. 29 LIPAD, la conservation et l archivage des documents sont régis par la LArch (al. 1 er ), de même que l accès aux documents versés aux Archives d État ou que des institutions sont chargées d archiver elles-mêmes en lieu et place des archives d État (al. 2). L alinéa 2 s applique également aux documents archivés avant l entrée en vigueur de la LIPAD (al. 3). En vertu de son art. 1 er, la LArch s applique à l ensemble des archives publiques genevoises, qui sont formées : des fonds d archives et collections réunis aux Archives d État, de provenance publique ou privée ; des archives des institutions publiques suivantes : des institutions dépendant de l ancienne République de Genève ou aux droits desquelles cette dernière a succédé, des pouvoirs exécutif, législatif et judiciaire cantonaux, ainsi que de leurs administrations et des commissions qui en ont dépendu ou en dépendent, des communes, ainsi que de leurs administrations et des commissions qui en ont dépendu ou en dépendent, 6 rsge B rsge A 2 08 v

80 Annexe XIII. L archivage et la destruction de l information des établissements et corporations de droit public cantonaux et communaux, ainsi que de leurs administrations et des commissions qui en ont dépendu ou en dépendent, des groupements formés des institutions publiques précitées, des personnes physiques ou morales et organismes chargés de remplir des tâches de droit public cantonal ou communal, dans les limites de l accomplissement desdites tâches. Les institutions publiques et parapubliques chargées d effectuer des tâches de droit public sont toutes soumises à la LArch et à la LIPAD 8, deux lois qui doivent être appliquées de manière coordonnée 9. La loi distingue deux types d archives (art. 3 al. 5 et 6 LArch) : les archives administratives, qui sont l ensemble des documents 10 utiles à l expédition courante des affaires, et les archives historiques, qui sont l ensemble des documents qui ne sont plus utiles pour l expédition courante des affaires et qui sont conservées en raison de leur valeur archivistique définie par les principes et dispositions de la loi. Autrement dit, les documents exploités par les institutions constituent d abord des archives administratives. Leur consultation est alors réglée par la LIPAD, par des lois spéciales 11 ou par des lois de procédure judiciaire ou administrative. 12 Une fois qu ils ont perdu toute utilité, les documents détenus par les institutions sont soumis à la LArch, indépendamment de leur lieu de conservation. 13 À teneur de l art. 7 al. 3 let. e du règlement d application de la loi sur les archives publiques (RArch 14 ), les archivistes des institutions ont, en collaboration avec les Archives d État, notamment pour tâche d élaborer les plans de classement et calendriers de conservation, déterminant pour chaque type de dossier ou chaque série de documents la durée d utilité administrative ou légale. La durée de conservation des documents établie par les institutions varie donc en fonction de leur nature particulière ; elle est conditionnée au respect de délais prévus par une loi ou un règlement ou, à défaut, par le calendrier de conservation ; elle peut également être illimitée en raison du caractère impérissable des données qui y figurent, telles celles de l État civil ou du Registre foncier par exemple. Les documents sont considérés comme actifs lorsqu ils sont en cours de traitement ; ils sont alors généralement conservés dans les bureaux des collaborateurs chargés de ce traitement ou dans les systèmes d information lorsqu il s agit de documents numériques. Les documents deviennent semi-actifs ou «préarchivés» lorsqu ils ne sont plus en cours de traitement mais peuvent occasionnellement être utilisés à des fins administratives, financières ou légales ; ils sont alors généralement conservés dans des locaux d entreposage distincts ou restent dans les systèmes d information. Enfin, les documents sont inactifs d un point de vue administratif lorsqu ils n ont plus d utilité juridique ou financière ; ils sont alors soit détruits, soit considérés comme documents d archives à valeur permanente, dans leur totalité ou après un tri qualitatif ou quantitatif ; c est le 8 Toutefois, les personnes physiques ou morales de droit privé soumises à la LIPAD ne le sont pas nécessairement à la LArch, et inversement (comparer les champs d application définis aux art. 1 er al. 1 à 3 LArch et 3 al. 1 et 2 LIPAD). 9 Voir les art. 1 er al. 4 LArch et 2 al. 2 LIPAD. 10 Aux termes de l art. 3 al. 3 LArch, on entend par document tous les supports de l information, quelle que soit leur date, qu ils se présentent sous forme écrite ou numérisée, visuelle ou sonore (comp. art. 25 LIPAD). 11 Voir, par exemple, les art. 52 et suivants de la loi du 7 avril 2006 sur la santé (rsge K 1 03) et la loi du 29 septembre 1977 sur les renseignements et les dossiers de police et la délivrance des certificats de bonne vie et mœurs (rsge F 1 25). 12 Voir le commentaire article par article du PL9780 ad art. 34 al. 3 LPDP, p. 89, et le rapport de la Commission judiciaire et de la police (PL9870-A), p Voir le commentaire article par article du PL8182 ad art. 3 LArch, p rsge B v

81 Annexe XIII. L archivage et la destruction de l information «sort final» des documents, défini par les Archives d État et précisé comme tel dans les calendriers de conservation. Au vu de ce qui précède, il convient de considérer que : les archives administratives, dont la consultation est régie par la LIPAD, par des lois spéciales ou par des lois de procédure judiciaire ou administrative, comprennent : les documents actifs et les documents semi-actifs (ou préarchivés) ; les archives historiques, dont la consultation est régie par la LArch, comprennent les documents inactifs. Dans un premier temps, le basculement du statut «actif» au statut «semi-actif» d un document a lieu le jour de la «clôture» du dossier auquel il appartient. Un dossier est clos à la date du dernier apport organique 15 qui y est opéré (voir l art. 12 al. 3 LArch). Le passage du statut «actif» au statut «semi-actif» est cependant réversible. Ainsi, par exemple, les dossiers judiciaires sont, dans un premier temps, préarchivés par les différentes juridictions, notamment du fait de l existence de voies de recours extraordinaires telles que la révision 16. Ces dossiers peuvent, pendant la durée d utilité administrative ou légale, alternativement passer du statut de documents actifs à celui de documents semiactifs. Dans un deuxième temps, le basculement du statut «semi-actif» (préarchivé) au statut «inactif» (archive historique) d un document a lieu, de plein droit, à l échéance de sa durée d utilité légale ou administrative. Le passage du statut «semi-actif» au statut «inactif» est irréversible 17. La destruction de l information L art. 40 LIPAD prévoit que les institutions publiques détruisent ou rendent anonyme les données personnelles dont elles n ont plus besoin pour accomplir leurs tâches légales, dans la mesure où ces données ne doivent pas être conservées en vertu d une autre loi (al. 1 er ). Sur décision de l instance dirigeante de l institution publique concernée, la destruction de données personnelles peut être différée durant deux ans au maximum à des fins d évaluation de politiques publiques. Ces données sont dès lors soustraites à la communication, sauf si elles sont accessibles au regard de la LArch ou du titre II de la LIPAD (transparence) (al. 2). En outre, à teneur de l art. 47 al. 2 LIPAD, toute personne physique ou morale de droit privé est, sauf disposition légale contraire, en droit d obtenir des institutions publiques, qu elles détruisent les données personnelles qui ne sont pas pertinentes ou nécessaires. La notion de «destruction» La destruction de données personnelles suppose l anéantissement des supports physiques sur lesquelles elles figurent (originaux et copies), ou leur effacement de telle sorte qu elles ne puissent plus être techniquement reconstructibles (caviardage avec perte de l information sous-jacente, démagnétisation ou écrasement). 18 Il découle donc notamment de là que l in- 15 Un apport est «organique» s il est en rapport direct avec le but pour lequel les documents ont été archivés. Ceci exclut des prolongations plus ou moins artificielles du délai de protection. Par exemple, un article, l avis de décès de la personne concernée ou une demande de certificat ne constitue pas un apport organique (Commentaire article par article du PL8182, p. 26). 16 Voir par exemple les art. 328 et suivants CPC (RS 272) et 410 et suivants CPP (RS 312.0). 17 Des circonstances exceptionnelles peuvent justifier une réversion, sur demande de l institution 18 Voir Philippe MEIER, Protection des données, Stämpfli Éditions SA, Berne, 2011, n ss. v

82 Annexe XIII. L archivage et la destruction de l information formation caviardée sur l original d un document n est pas «détruite» au sens de la loi, pas plus qu un fichier informatique qui a simplement été «effacé» ou «supprimé». Dans la pratique, il est extrêmement malaisé de garantir la rupture complète et définitive du lien qui existe entre une personne physique ou morale et son implication dans une circonstance déterminée. Par exemple, les exigences liées à la sécurité des données personnelles, soit en particulier à leur disponibilité et à leur intégrité 19, entraînent en effet la mise en œuvre d importants moyens de sauvegarde, qui ont notamment pour conséquence d en multiplier les copies physiques ou numériques. Cela étant, il ressort des travaux préparatoires à la réglementation en matière de protection des données personnelles qu une telle donnée doit être détruite ou rendue anonyme «aussitôt qu [elle] est devenue inutile» 20, par quoi il faut entendre, au vu de ce qui précède, aussitôt que la tâche en vue de laquelle elle a été collectée a abouti, c est-à-dire à l échéance de la durée d utilité administrative ou légale du document qui la contient. En matière de vidéosurveillance, par exemple, la durée d utilité légale des enregistrements visuels ou audiovisuels contenant des données personnelles est en principe de sept jours, ce délai pouvant être porté à trois mois dans certaines circonstances 21. Les organes des institutions 22 sont tenus d informer le responsable sous la surveillance duquel ils sont placés de toute intention de destruction de données personnelles, à moins que ces opérations ne soient prévues explicitement par une loi, un règlement ou une décision du Conseil d État (art. 51 al. 1 er let. b LIPAD). Dans l exemple qui précède, la destruction des données personnelles résultant de la surveillance étant explicitement prévue par la loi, elle n est, sauf directive contraire (art. 37 al. 2 LIPAD), pas soumise à ce devoir d information. La destruction des données personnelles et la conservation des documents L art. 40 al. 1 er LIPAD précité pose clairement le principe selon lequel la destruction de données personnelles, ou leur «anonymisation» (c est-à-dire leur conservation moyennant rupture du lien avec une personne identifiée ou identifiable), est toujours subsidiaire à une obligation légale de conservation. À cet égard, l art. 6 al. 2 LArch dispose que les institutions ne peuvent détruire des archives administratives susceptibles d avoir une valeur archivistique 23 sans l autorisation des Archives d État. En outre, conformément à l art. 7 LArch, les institutions publiques doivent proposer le versement aux Archives d État, de tous les documents dont elles n ont plus besoin en permanence, pour autant qu elles ne soient pas chargées de les archiver ellesmêmes. On le voit, les exigences de la LArch et celles du volet «protection des données personnelles» de la LIPAD ne portent pas tout à fait sur le même objet : la LArch porte sur la conservation de documents tandis que la LIPAD porte sur la destruction ou l «anonymisation» de données personnelles. Au sens de la LArch, sont des documents tous les supports de l information, quelle que soit leur date, qu ils se présentent sous forme écrite ou numérisée 24, visuelle ou sonore (art. 3 al. 3 LArch). Au sens de la LIPAD, sont des données personnelles toutes les informations qui se rapportent à une personne physique ou morale de droit privé, identifiée ou identifiable (art. 4 let. a LIPAD). La LArch réglemente donc la conservation de supports d informations 19 Voir l art. 37 al. 2 LIPAD. 20 PL9870-A, ad art. 40 LIPAD, p Voir l art. 42 al. 2 LIPAD. 22 Est un «organe» tout membre ou tout mandataire d une institution qui assume, pour le compte de celle-ci, la diffusion active des informations, le traitement des demandes d accès aux documents, ou celui de données personnelles (art. 4 let. h LIPAD). 23 Il s agit, conformément à l art. 2 al. 1 er LArch, de tous les documents des institutions publiques qui ont une valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle. 24 Numérisée et/ou numérique 4 v

83 Annexe XIII. L archivage et la destruction de l information et, partant, des informations qui y figurent, alors que la LIPAD fixe les conditions et modalités de la destruction ou de l «anonymisation» de certaines informations seulement, conditions et modalités qui peuvent cependant, dans certaines circonstances exceptionnelles, entraîner la destruction de leurs supports. La coordination de la LArch et de la LIPAD La principale difficulté soulevée par la coordination des deux lois réside dans le fait que, pour le biographe ou pour l administration d une succession par exemple, l intérêt archivistique d un document disparaît avec la destruction ou l «anonymisation» des données personnelles qui y figuraient. Les exigences, en apparence contradictoires, de destruction et de conservation des informations détenues par les institutions peuvent cependant être résumées de la manière suivante. Les données personnelles, et en particulier les données personnelles sensibles, sont protégées tant par la LArch que par la LIPAD. Les demandes individuelles d accès à ses propres données personnelles ainsi que toute autre prétention fondée sur les art. 47 ou 48 LIPAD (notamment demande de mise à jour, rectification, suppression) doivent être examinées, cas par cas, par l institution. Il y est fait droit lorsque, s agissant de données qui ne figurent pas dans une archive historique, les conditions en sont réalisées. Plus spécifiquement, les requêtes individuelles qui tendent à la destruction ou l «anonymisation» de données personnelles doivent être traitées ou du moins signalées par le responsable LIPAD. Les fichiers (ou registres) 25 exploités par les institutions soumises à la LIPAD, contenant les données personnelles de tout ou partie de la population, sont des documents au sens de la LArch, qu ils soient sur un support physique ou informatique. Ils doivent être conservés intégralement pendant toute leur durée d utilité légale ou administrative, et les données qu ils contiennent traitées conformément aux exigences légales. 26 À l échéance de la durée d utilité légale ou administrative, le versement de tous les documents dont le «sort final» a été préalablement défini (conservation ou échantillonnage) doit être proposé aux Archives d État. Il en de même, dès lors, de ces fichiers. Les données personnelles qu ils contiennent seront, de fait, protégées par les règles sur la consultation des archives, mentionnées ci-dessous. Tous les autres documents contenant des données personnelles doivent être détruits ou «anonymisés» et, s ils sont néanmoins conservés, le sont, avec le statut d archives historiques, sous la responsabilité de l institution concernée. Dans ce dernier cas, l institution annonce sa volonté de conservation tant aux Archives d État qu au préposé cantonal à la protection des données et à la transparence. La consultation des documents et l accès aux données personnelles L accès aux archives administratives (les documents actifs et semi-actifs) est soumis, sauf exceptions 27, au principe de la transparence, régi par les art. 24 et suivants LIPAD, par des 25 Par «fichier», on entend tout système destiné à réunir, sur quelque support que ce soit, des données personnelles d un segment de la population déterminé, et structuré de manière à permettre de relier les informations recensées aux personnes qu elles concernent (art. 4 let. d LIPAD). 26 Le traitement est licite (nécessaire, voire indispensable, à l accomplissement d une tâche légale), les données sont de qualité (pertinentes et exactes) et sécurisées (art. 35 à 38 LIPAD). Le traitement de données personnelles qui ne répond pas à ces exigences doit être corrigé, spontanément (art. 36 LIPAD) ou à la demande des personnes concernées (art. 47 LIPAD). 27 Voir l art. 26 LIPAD. Aux termes de cette disposition, les documents à la communication desquels un intérêt public ou privé prépondérant s oppose sont soustraits au droit d accès institué par la loi (al. 1 er ). Pour autant v

84 Annexe XIII. L archivage et la destruction de l information lois spéciales et par des lois de procédure judiciaire ou administrative. Pour ce qui est des archives historiques, les documents versés aux Archives d État ou que les institutions sont chargées d archiver elles-mêmes ne peuvent en principe être consultés qu à l expiration d un délai de protection de vingt-cinq années à compter de la clôture du dossier ; ils demeurent toutefois accessibles pendant cinq ans dès leur archivage lorsque le requérant aurait pu y avoir accès auparavant en vertu de la LIPAD (art. 12 al. 1 à 3 LArch). Autrement dit, quand il était possible sous l empire de la LIPAD, l accès à un document doit encore être admis au cours des cinq années qui suivent l acquisition de son statut d archive historique. Comme déjà dit, il convient de considérer que le changement de statut intervient, de plein droit, à l échéance de la durée d utilité administrative ou légale, laquelle court à compter de la «clôture» du dossier, c est-à-dire à partir de la date du dernier apport organique qui y a été opéré 28. Par ailleurs, toute personne conserve le droit d accéder à ses données personnelles aux conditions prévues par l art. 14 LArch. Mais, contrairement à ce qui prévalait avant cette échéance, la personne concernée ne peut plus faire valoir les droits consacrés à l art. 47 LIPAD, comme par exemple celui de requérir la rectification ou la destruction de ses données personnelles ; en effet, les archives historiques ne peuvent pas être modifiées, seules des adjonctions explicitement désignées comme telles pouvant être portées à des dossiers d archives historiques (art. 10 LArch). De même, le droit des proches d une personne décédée d accéder aux données personnelles de celles-ci dans les limites fixées à l art. 48 LIPAD s éteint à l échéance de la durée d utilité administrative ou légale 29, c est-àdire au moment où le document qui les contient acquiert le statut d archive historique Recommandations de l archiviste d État et du préposé cantonal 1. Les institutions soumises à la LArch et à la LIPAD sont invitées à élaborer le calendrier de conservation des documents qu elles détiennent et à le rendre consultable. 2. Elles sont également invitées à annoncer, aux Archives d État et au préposé cantonal à la protection des données et à la transparence, les documents contenant des données personnelles qu elles entendent conserver à titre d archives historiques sous leur seule responsabilité au-delà de la durée d utilité administrative ou légale. 3. Dans le cadre de la gestion des documents contenant des données personnelles qu elles détiennent, les institutions sont invitées à appliquer les principes suivants : a) Les fichiers (ou registres) qu elles exploitent contenant les données personnelles de tout ou partie de la population doivent être proposés aux Archives d Etat avant toute suppression totale ou partielle. Les Archives d État détermineront s il convient de les conserver à titre d archives historiques. Dans la négative, le fichier devra être supprimé ou anonymisé. Dans l affirmative, il sera versé aux Archives d État. b) Les demandes individuelles de suppression ou d anonymisation de données personnelles sont examinées, cas par cas, par l institution. Il y est fait droit lorsque, s agissant de données qui ne figurent pas dans une archive historique, les conditions en sont réalisées. À défaut, la procédure prévue par l art. 49 LIPAD est appliquée et le dossier est transmis au préposé cantonal. * Document élaboré par l archiviste d Etat et le préposé cantonal, juillet 2011 que cela ne requière pas un travail disproportionné, un accès partiel doit être préféré à un simple refus d accès à un document dans la seule mesure où seules certaines données ou parties du document considéré doivent être soustraites à communication (art. 27 al. 1 er LIPAD). 28 Voir la note 15 ci-dessus. 29 Voir le commentaire article par article du PL8182, ad art. 13 al. 4 LArch, p v