REGLEMENT SUR LE SERVICE D AUDIT INTERNE DE LA SOCIETE ANONYME «COMPAGNIE NATIONALE «ASTAN EXPO-2017»

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1 «Approuvé» Par la décision du Conseil des Directeurs de la SA «CN «Astana EXPO-2017» du 29 août 2013 Protocole N 6 avec des amendements introduits par la décision du Conseil des Directeurs de la SA «CN «Astana EXPO-2017» du 27 mai 2014 Protocole N 12 REGLEMENT SUR LE SERVICE D AUDIT INTERNE DE LA SOCIETE ANONYME «COMPAGNIE NATIONALE «ASTAN EXPO-2017» Astana 2013

2 Règlement Sur le Service d Audit Interne 1. Dispositions Générales 1. Ce Règlement sur le Service d audit interne de la SA «CN «Astana EXPO-2017» (ci-après, le Règlement) détermine le statut du Service d audit interne (ci-après, le Service), les tâches et les fonctions exercées par le Service, les exigences de qualification pour les gestionnaires et les employés, les autorités, les pouvoirs et les responsabilités du Service, le montant et les termes du paiement, de la rémunération et de l assistance matérielle, la formation professionnelle, les exigences de base pour l évaluation de activités du Service et les limitations du Service du Service, ainsi que l interaction du Service avec le Conseil des Directeurs, le Comité de l Audit du Conseil des Directeur et le Conseil de Surveillance de la SA «Astana EXPO-2017» (ci-après, la Société), les relations avec les autres services de la Société, les filiales, les organisations (dépendantes) de la Société, ainsi que les procédures pour faire des amendements et des modifications à ce Règlement. En conformité avec les normes internationales généralement acceptées, l audit interne est une activité qui fournit l assurance et le conseil indépendants et objectifs visant à améliorer l organisation. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs par une approche systématique et disciplinée pour évaluer et améliorer l efficacité de la gestion des risques, du contrôle et de la gouvernance d entreprise. 2. Le nombre du personnel (membres) et la composition du personnel sont approuvés par le Conseil des Directeurs de la Société (ci-après, le Conseil des Directeurs) et est inclus dans le Règlement sur les ressources humaines de la Société. 3. Le service est dirigé par le Directeur. La nomination du Directeur et des employés (proposé par le Directeur du Service), et l exclusion d eux du Service, le montant et les termes de rémunération et de bonus du Directeur et des employés sont déterminés par le Conseil des Directeurs après l approbation préalable du Comité d Audit du Conseil des Directeurs (ci-après, le Comité). Il n est pas permis de nommer le Directeur du Service des anciens dirigeants de la Société. 4. La prestation des services sociaux, les garanties et les compensations pour le Directeur et des employés du Service sont établis conformément aux documents internes de la Société. 5. Le contrat de travail avec le Directeur et les employés du Service est basé sur la décision du Conseil des Directeurs prise après l ordre du Président du Conseil de Surveillance, conformément à la législation du travail de la République du Kazakhstan. 2

3 6. Les devoirs, les droits et les responsabilités du Directeur et des employés sont définis dans les descriptions d emploi pertinentes élaborées sur la base de ce Règlement, les contrats de travail, des documents internes de la Société et sont approuvés par le Comité. 7. Dans le cadre de ses activités, le Service d audit interne est régi par les lois de la République du Kazakhstan, par les Statuts, par les décisions de la Société, par ce Règlement et par autres documents internes. 8. Pendant l année, le Service agit en conformité avec le plan de services d audit annuel approuvé par le Conseil des Directeurs avec l approbation préalable par le Comité. Le Service effectue également les tâches non planifiées par l ordre du Président du Conseil des Directeurs et du Comité. 9. Lors de l exécution de ses tâches et ses fonctions conformément à la procédure établie, le service interagit avec toutes les divisions de la Société et de sa filiale (société affiliée) organisations, ainsi (sur son territoire) avec d autres organisations. 10. Les activités du Service sont basées sur les normes professionnelles internationales de l audit interne et du code d éthique élaboré par l Institut des auditeurs internes (The Institute of Internal Auditors, Inc.). 2. Le Statut du Service Le Service est un organisme de la société, qui organise et exécute le contrôle des activités économiques et financières de la Société, étant directement subordonné et faisant compte au Conseil des Directeur. L interaction du Service sur les questions administratives est accomplie avec le Conseil de Surveillance. Les activités du Service sont supervisées par le Comité. Cela signifie que toutes les questions liées aux activités du Service sont préalablement examinées, approuvées ou acceptées par le Comité. 12. Le service doit être indépendant de l influence des personnes dans l exercice de ses tâches et fonctions pour leur mise en œuvre et la fourniture de bon jugement objectives et impartiales. Le directeur du Service d audit interne doit confirmer l indépendance organisationnelle de l audit interne pour le Conseil des Directeurs au moins une fois par an. 13. Le critère d indépendance est l indépendance du Service dans la préparation du plan d audit annuel, dans le choix des méthodes et dans les procédures du contrôle interne, dans le cadre du travail pour atteindre cet objectif et dans la présentation des résultats. 14. Dans l accomplissement de leurs tâches et fonctions, le Directeur et les employés du Service doivent être objectifs et impartiaux et éviter les conflits d intérêts de toute sorte. Les employés du Service ne doivent pas être impliqués dans des activités qui peuvent ensuite être soumis à l audit interne. 3

4 15. Le directeur et les employés du Service doivent se conformer aux documents internes de la Société, à l exception des documents qui ne peuvent être appliquées en conformité avec le statut du Service, les Statuts et ce Règlement. 3. La Mission et les Buts 16. La mission du Service est de fournir l assistance nécessaire pour le Conseil des Directeurs et le Conseil de Surveillance dans l exercice de leurs responsabilités pour atteindre les objectifs stratégiques de la Société. 17. L objectif principal du Service est de présenter une information indépendante et objective au Conseil des Directeurs et au Conseil de Surveillance pour assurer la gestion efficace de la Société et pour promouvoir la réalisation des objectifs de la Société à travers le contrôle des activités financières et économiques, des évaluations et des recommandations pour l amélioration des systèmes de contrôle interne de la Société, de la gestion des risques et de la gouvernance d entreprise en conformité avec les pouvoirs définis par le Conseil des Directeurs et ce Règlement. 4. Les Objectifs et les Fonctions 18. Les tâches principales du Service sont : 1) l évaluation de la fiabilité et l efficacité du système de contrôle interne ; 2) l évaluation de la fiabilité et de l efficacité du système de gestion des risques ; 3) l évaluation de la mise en œuvre et l amélioration des processus de gouvernance d entreprise ; 4) l évaluation de l exhaustivité et de l exactitude de l information financière et de gestion ; 5) l évaluation de la conformité avec les lois de la République du Kazakhstan et l évaluation de l adéquation des systèmes et des procédures établies et mises en œuvre pour assurer le respect de ces exigences et des documents internes (contrôle de la conformité) ; 6) l évaluation de l efficacité et de l efficacité des ressources de l entreprise et les méthodes utilisées pour protéger les actifs de la Société. 19. Le Service assure les fonctions suivantes, conformément à ses objectifs en conformité avec la procédure établie : 1) l évaluation de l efficacité des procédures de contrôle interne (y compris dans les systèmes de comptes financiers et d information, y compris les questions de sécurité de l information et de la fiabilité et de l intégrité de l information sur les activités économiques et financières de la Société). En 4

5 parallèle, le Conseil de Surveillance de la Société développe et met en œuvre des procédures de contrôle interne pour les différentes sphères de la Société et contrôle leur mise en œuvre ; 2) l évaluation de l exhaustivité et l efficacité de la méthodologie d évaluation des risques et des procédures de gestion des risques ; 3) l évaluation de la mise en œuvre et l amélioration des principes de gouvernance de l entreprise adoptés en conformité avec les normes et les valeurs éthiques de la Société ; 4) la vérification de la conformité avec les exigences de la législation de la République du Kazakhstan, accords internationaux, documents internes, ainsi que la conformité avec les instructions des organismes agréés et de surveillance et les décisions de la Société ; 5) l évaluation de la pertinence des mesures appliquées par les divisions structurelles de la société pour assurer la réalisation de leurs objectifs dans les objectifs stratégiques de la Société ; 6) l interaction avec les divisions structurelles de la société sur les questions relevant de la compétence du Service ; 7) la réalisation des inspections pour protéger les actifs de la Société ; 8) la surveille de la mise en œuvre des recommandations de l auditeur externe ; 9) le contrôle de la mise en œuvre des recommandations du Service ; 10) les propositions pour le Conseil des Directeurs, le Comité, le Conseil de Surveillance et les divisions de la société sur les questions relative à la compétence du Service ; 11) la participation en tant que consultant dans le processus de sélection des auditeurs externe de la Société ; 12) l évaluation de l efficacité de la coopération et l échange d informations entre l auditeur externe et le Conseil des Directeurs, le Comité, le Conseil de Surveillance et le Service ; 13) l interaction avec l auditeur externe sur les questions soulevées dans le cadre de l audit externe. 20. L analyse des progrès réalisés dans la mise en œuvre des tâches et des fonctions attribuées au Service est effectuée par le Comité de Audit sur la base des résultats du Service résumés annuellement ; 21. Sur la base des résultats des évaluations, le Service élabore des recommandations (y compris les propositions visant à améliorer les systèmes existants du processus de contrôle interne et de la gestion des risques, des principes et des pratiques commerciales) et des commentaires sur des questions relatives à de la compétence du service. Le chef de l entité audité est personnellement responsable pour la nonapplication ou la mise en œuvre tardive des recommandations du Service et doit contrôler le respect de la discipline exécutive auprès du Président du Conseil des Directeurs. 5

6 5. Les Exigences de Qualification 22. Les candidats aux postes vacants sont de répondre aux critères d admissibilité suivants : 1) Le directeur du Service doit respecter les conditions suivantes, à savoir, il doit avoir : - la formation supérieure professionnelle (économique et financière) ; - l expérience dans l audit et/ou la comptabilité et/ou les finances - au moins sept ans ; - l expérience dans un poste de direction - au moins trois ans ; - la connaissance des normes internationales des comptes financiers et les normes de l audit interne professionnelles internationales, élaborées par l Institut des auditeurs internes (The Institute of Internal Auditors, Inc.) ; - connaissance des actes juridiques normatifs de la République du Kazakhstan. Le directeur du Service de la Société est soumis aux exigences minimales suivantes en matière de formation spéciale supplémentaire : certification obligatoire dans la qualification «Auditeur» reçu, conformément à la loi de la République du Kazakhstan «sur l Audit» et/ou un certificat de l Association des comptables certifiés (ACCA) et/ou diplôme de DipIFR (Diplôme international des Comptabilité Financière), et/ou un diplôme en audit interne DipCPIA (Diplôme de Professional Certified Internal Auditor), et/ou DipPIA (Diplôme de Professional Internal Auditor), et/ou DipIA (Diplôme de l auditeur interne), et/ou Certified International Professional Accountabt (CIPA), et de préférence des connaissances de la langue kazakhe et des langues étrangères. 2) L employé du Service doit répondre aux exigences suivantes : - la formation supérieure professionnelle dans les domaines de l économie et de la finance et/ou la comptabilité et/ou l audit et/ou le domaine juridique ; - l expérience dans les domaines mentionnés dans le paragraphe 1) du présent article - au moins trois ans ; - la connaissance des normes internationales des comptes financiers et des normes de l audit interne professionnelles internationales, élaborées par l Institut des auditeurs internes (The Institute of Internal Auditors, Inc.) ; - La connaissance de la législation de la République du Kazakhstan. En outre, l employé doit de préférence avoir un certificat et/ou une qualification dans le domaine de l audit et/ou des comptes financiers, la connaissance du Kazakhstan et les langues étrangères. 6

7 6. Formation Professionnelle 23. Le directeur et les employés du Service sont obligés de développer leurs connaissances et compétences professionnelles en prenant part à des programmes annuels (séminaires ou cours) de formation, de reformation et d amélioration professionnelle et de certification de la gestion et des employés du Service et à des programmes de certification des auditeurs internes. 24. Le Conseil de Surveillance de la Société doit aider à l amélioration des connaissances et des compétences du Directeur et les employés du Service en veillant à l inclusion dans le budget de la Société, de la manière prescrite, du coût de la formation et de l entrainement sur des sujets et des programmes spécialisés développés par le Directeur du Service et convenues avec le Comité de l Audit aux fins de la formation continue professionnelle. 25. Le plan de formation pour le Directeur et les employés du Service doit inclure, en tant que priorité, la formation et l amélioration de la qualification sur les procédures et les méthodologies de la réalisation d audit interne, la comptabilité et les comptes financiers, les systèmes du contrôle interne, gestion des risques, les principes de gouvernance d entreprise et la gestion des processus d affaires de base de la Société. 26. La procédure de préparation des applications pour la formation et les entrainements et autres procédures liées à ce processus sont effectués conformément aux documents internes de la Société. 7. Droits et Pouvoirs du Service 27. Le service est autorisé pour ce qui suit : 1) d avoir l accès à toute la documentation et toute autre information demandée dans le cadre de l audit interne, y compris les preuves et les informations, les secrets commerciaux et officiels sur demande écrite ; 2) d avoir l accès administratif aux bases de données (logiciels de comptabilité, etc.) sur une base continue en mode passif, c est-à-dire sans le droit de faire des entrées ou des corrections ; 3) de demander par écrit et de recevoir des documents, y compris les projets de documents soumis à l approbation par l actionnaire unique, le Conseil des Directeurs, le Conseil de Surveillance de la Société et de recevoir toutes les ordres/protocoles et d autres décisions de ces organes ; 4) d exécuter ses fonctions conformément à la procédure établie à l accord préalable avec le Comité : - de recevoir des services de consultation (y compris la sous-traitance de toute activité dans le domaine de l audit interne, etc.); - d engager des employés de la Société en consultation avec le Conseil de Surveillance de la Société ; 7

8 5) de mener des consultations et des entrevus avec le Conseil de Surveillance de la Société, ses filiales, d autres organisations et divisions structurelles, ainsi que d autres entités juridiques sur les questions relevant de la compétence du Service ; 6) de faire des propositions au Conseil des Directeurs, au Comité et au Conseil de Surveillance sur les questions relevant de la compétence du Service ; 7) de faire des propositions au Conseil des Directeurs sur la détermination des procédures du Service, le montant et les termes de rémunération et de bonus de Directeur et des employés du Service, le soutien organisationnel et technique du Service, après l accord préalable de la Commission; 8) à participer à la préparation et à la mise en œuvre des programmes et projets de la Société lié au Service ; 9) à participer à des programmes de formation, de reformation et de formation professionnelle des employés de la Société, y compris les programmes de certification des auditeurs internes ; 10) d exercer d autres droits non pas contredisant à la législation de la République du Kazakhstan, les Statuts de la Société, le présent Règlement et les documents internes de la Société. 28. Le service a les pouvoirs suivants : 1) d avoir un plan d audit annuel du Service et de contrôler sa mise en œuvre ; 2) d assurer le développement de documents concernant les activités du Service ; 3) d assurer la présentation de rapports sur les activités du Service au Conseil des Directeurs et du Comité ; 4) d avoir une évaluation périodique de la pertinence des objectifs et des fonctions du Service à l égard de la réalisation de ses objectifs ; 5) de réaliser des mesures sur la formation d amélioration des employés du Service ; 6) périodiquement ou dans le cas échéant, de mettre en œuvre la rotation des fonctions des employés du Service, afin d éviter les conflits d intérêts, et de faciliter l échange d expériences ; 7) de soumettre des propositions sur le développement et l efficacité du Service au Conseil des Directeurs et du Comité ; 8) d initier la réunion du Conseil des Directeurs et/ou du Conseil de Surveillance sur les questions relevant de la compétence du Service ; 9) de prendre des décisions sur toutes les questions relevant de la compétence du Service. 29. Les pouvoirs du Directeur du Service comprennent également : 1) de mettre en œuvre la gestion du service, d organiser son travail, de créer les conditions nécessaires pour la mise en œuvre réussie de ses fonctions par les employés du Service ; 8

9 2) de faire des propositions au Conseil des Directeurs et au Comité pour déterminer le nombre, la durée du mandat, le fonctionnement, le montant et les termes de rémunération et les bonus des employés, le soutien organisationnel et technique du Service ; 3) de faire des propositions au Comité sur l admission, le transfert, la sanction, et le licenciement des employés du Service ; 4) de représenter le Service dans les organismes, départements et filiales et sociétés affiliées de la Société sur les questions relevant de la compétence du Service ; 5) de considérer et de signer la correspondance sur les questions relevant de la compétence du Service. 8. Responsabilité du Service 30. Le Service est responsable de l exécution en temps opportun et approprié de ses objectifs et fonctions. 31. Le Directeur du Service est personnellement responsable de ce qui suit de la manière prescrite : 1) La qualité et l exécution en temps opportun des objectifs et des fonctions du Service conformément au présent Règlement, la législation de la République du Kazakhstan, le contrat de travail et la description de l emploi ; 2) L élaboration d un plan d audit annuel et son exécution ; 3) Le contrôle/monitoring de conformité avec les recommandations antérieures ; 4) La présentation au Conseil des Directeurs et au Comité du rapport sur les activités du Service. 32. Les employés du Service doivent de la manière prescrite être personnellement responsables de la qualité et de l exécution en temps opportun de leurs fonctions conformément au présent Règlement, à la législation de la République du Kazakhstan, aux descriptions d emploi et aux contrats de travail. 9. Les Restrictions des Fonctions 33. Le Directeur et les employés du Service ne doivent pas : 1) faire des fonctions de la Société qui ne sont pas liés au Service conformément au présent Règlement ; 2) participer aux activités pouvant nuire à l impartialité de l évaluation faite par le Directeur et les employés du Service, ou pouvant être perçues comme infligeant une telle nuisance ; 3) être impliqué dans les comités et autres groupes de travail/commissions créées par la Société comme membres ayant le droit de 9

10 signature. Dans le travail de ces comités et d autres groupes de travail/commissions, le Directeur et les employés du Service doivent être impliqués seulement à titre consultatif, sans droit de vote ; 4) diriger les actions des employés des divisions structurelles de la Société, sauf si ces employés sont impliqués de la manière prescrite à participer à l exécution d une mission d audit ; 5) utiliser les informations confidentielles pour des avantages personnels ou de toute autre manière incompatible avec les lois de la République du Kazakhstan, ou qui peut causer des dommages à la Société 6) accepter de cadeaux ou d utiliser des services qui pourraient entraîner des dommages à l indépendance, à l objectivité et à l impartialité ou pourraient être perçus comme causant tels dommages. 10. L Interaction entre le Service et le Conseil des Directeurs 34. Les relations entre le service et le Conseil des Directeurs doivent être construites sur le rôle clé du Service liée à la fourniture du Conseil des Directeurs de l information objective et indépendante pour assurer une gestion efficace de la Société. 35. Le Service doit fournir au Conseil des Directeurs des rapports trimestriels et annuels sur les activités du Service, avec l accord préalable du Comité, en respectant les délais suivants : 1) trimestriel - au plus tard le 25 e jour du deuxième mois suivant le trimestre rapporté ; 2) annuel - au plus tard le 1 er jour du troisième mois suivant l année considérée. 36. À la demande du président du Conseil des Directeurs ou un membre du Conseil des Directeurs, le directeur du Service doit fournir un rapport mensuel résumé sur les activités du Service, préalablement convenu avec le Comité. 37. Le directeur du Service doit fournir une analyse des informations soumises au Comité pour l exhaustivité et l exactitude. 38. Les rapports trimestriels et annuels sur les activités du Service doivent inclure : 1) des informations sur la mise en œuvre du plan de l audit du Service ; 2) des rapports de synthèse sur les résultats de la réalisation de missions d audit en conformité avec le plan de travail/actions du Service, en indiquant les recommandations élaborées (ajoutant des matériaux appropriés) ; 3) des informations sur d autres actions/travaux effectués par le Service au cours de la période considérée (les résultats de missions d audit non planifié, des informations sur la participation aux cours de formation professionnelle, formation, etc.) ; 4) le conclusion sur les résultats de l audit en ce qui concerne les objectifs et la portée de l audit avec la description des résultats des activités d audit 10

11 pour la période considérée (si nécessaire, avec l indication de l adéquation des ressources, des services). 39. Le Conseil des Directeurs prend note des rapports trimestriels et annuels sur les activités du Service. 40. Le Directeur du Service a le droit d assister aux réunions du Comité au cours desquelles les questions de ses activités sont examinées et est tenu de participer aux réunions du Comité par l invitation du Président du Comité. 41. Le directeur du Service a le droit : 1) d exiger de tenir une réunion du Conseil des Directeurs de la Société de la manière prescrite, y compris pour la discussion des sujets les plus sensibles et les plus importants ; 2) d avoir des réunions régulières avec le Président du Comité pour coordination des actions relatives aux renseignements des membres du Conseil des Directeurs et pour déterminer la portée dans laquelle les documents d information sont nécessaires pour le Conseil des Directeurs. 42. Les états financiers annuels de la Société, examinés par le Conseil des Directeurs, doivent être accompagnés de la Conclusion du Service d audit interne à l égard de la fiabilité de l information sur la base de l audit effectué selon les normes professionnelles internationales de l audit interne. 11. L Interaction entre le Service and le Conseil de Surveillance 43. Les relations entre le Service et le Conseil de Surveillance la Société doivent être fondées sur le principe de l indépendance parce que le niveau d indépendance organisationnelle et fonctionnelle du service a un impact direct sur l objectivité des auditeurs internes. 44. Le Service a l information sur tous les aspects clés des activités et a des outils pour la compilation et l analyse des données de la Société et doit fournir l information au Conseil de Surveillance de la Société sur la mise en œuvre des décisions de la gestion de la Société. 45. Dans le cadre de son interaction avec le Conseil de Surveillance de la Société, le Service doit : 1) présenter le plan annuel d audit au Conseil de surveillance approuvé par le Conseil des Directeurs pour la considération par le Conseil de Surveillance de la Société ; 2) de fournir au Conseil de Surveillance le rapport d audit/la conclusion sur la base des résultats des missions pour la considération du Conseil de Surveillance. 46. Le Conseil de Surveillance de la Société doit: 1) promouvoir la mise en place d un environnement de contrôle efficace dans la Société; 11

12 2) assurer l utilisation de la sous-traitance pour les activités dans le domaine de l audit interne par la décision du Conseil des Directeurs, de la manière prescrite ; 3) fournir appui organisationnel et technique administrative (pour le service). 47. Le Conseil de Surveillance ne doit pas s ingérer dans les activités du Service. 12. L Evaluation des Activités 48. Le Service peut fournir des évaluations régulières (interne et externe) de l efficacité de son propre travail 49. L évaluation interne du service est effectuée par le Conseil de Surveillance sur les recommandations du Comité. 50. L évaluation externe de la qualité du service est effectuée au moins une fois tous les cinq ans, avec l aide d experts externes, conformément aux normes professionnelles internationales de l audit interne. 13. Dispositions Finales 51. L accès aux documents de travail et autres matériaux est réservé aux employés du Service. L accès aux documents de travail et autres matériaux du Service aux personnes qui ne sont pas employés par le Service est fourni conformément à la législation. 52. Les chefs de divisions structurelles de la société doivent se familiariser avec le contenu de ce Règlement. 53. Les modifications et amendements à ce Règlement peuvent être faits par la décision du Conseil des Directeurs avec l approbation préalable du Comité. 12