I Calendrier. Nice, le 15 février Le Directeur Académique Des Services de l Education Nationale

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1 Nice, le 15 février 2012 MINISTÈRE DE L'ÉDUCATION NATIONALE, DE LA JEUNESSE, ET DE LA VIE ASSOCIATIVE Le Directeur Académique Des Services de l Education Nationale à Boulevard Slama BP Nice cedex 3 Secrétariat Général Contrôle des actes des collèges - Monsieur le Proviseur du lycée du Parc Impérial, - Mesdames et Messieurs les Principaux des collèges publics, - Madame l Agent comptable du lycée du Parc Impérial, - Mesdames et Messieurs les Agents comptables des collèges publics, Réf : 2012/ Affaire suivie par : Gilles CRIVELLARO Téléphone : Télécopie : Mél : Objet : Compte financier de l exercice Réf. : - Code de l Education, article L et R , - Code des Juridictions financières, articles L et R.231-2, - Circulaire n du 28 mars 1988, - Circulaire n du 10 juin 1991 modifiée par la circulaire n du 12 juillet 1993, - Circulaire n du 5 octobre 2004 relative à la simplification du régime d entrée en vigueur, de transmission et de contrôle des actes des EPLE. - Lettre DAF A3 n du 18 novembre Lettre DAF A3 n du 22 décembre 2009 Je vous prie de trouver ci-après un rappel de la réglementation en vigueur en matière de reddition et de présentation du compte financier de l exercice I Calendrier Aux termes de l article R du Code de l éducation, le calendrier de production des comptes financiers est le suivant : avant l expiration du quatrième mois suivant la clôture de l exercice, le Conseil d administration arrête le compte financier après avoir entendu l Agent comptable, soit au plus tard le 30 avril PJ : - Annexe 1 : liste des pièces à fournir. - Annexe 2 : aide à la vérification du compte financier.

2 2 / 6 Je vous rappelle, à toutes fins utiles, les termes d une note du réseau interministériel de conseil aux établissements : «afin de garantir la continuité du service et lui permettre d être représenté au conseil d administration, l agent comptable peut déléguer, conformément à l article n 14 du déc ret n du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, ses pouvoirs à un ou plusieurs mandataires ayant la qualité pour agir en son nom et sous sa responsabilité. Ceux-ci seront désignés conformément aux dispositions du chapitre V de l instruction générale du 16 août 1966 précisant qu en principe le mandataire ne peut être désigné que parmi les agents placés sous l autorité du comptable». Il vous appartiendra dans cette hypothèse de joindre le mandat à la délibération du compte financier. dans un délai de trente jours suivant le vote du Conseil d administration, le compte financier (accompagné éventuellement des observations du Conseil d administration et de l Agent comptable), est transmis à la Direction des Services Départementaux de l'education Nationale des Alpes-Maritimes et au Conseil Général des Alpes-Maritimes, soit au plus tard le 30 mai avant l expiration du sixième mois suivant la clôture de l exercice, le compte financier, accompagné des pièces justificatives, est adressé en double exemplaire par l Agent comptable au Comptable supérieur du Trésor territorialement compétent, soit au plus tard le 30 juin avant la fin du dixième mois suivant la clôture de l exercice, le compte financier, mis en état d examen par le Comptable supérieur du Trésor territorialement compétent, est transmis à la Chambre régionale des Comptes, soit au plus tard le 30 octobre 2012, La Direction Départementale des Finances Publiques peut être amenée à faire des observations sur les documents présentés ; vous êtes invité, le cas échéant, à y répondre dans les meilleurs délais possibles. II Remontée des comptes financiers Conformément à la circulaire n du 5 octob re 2004, je vous demande d effectuer dès que possible et en tout état de cause avant le 16 avril 2012, la remontée de vos comptes financiers par le biais de TransCofi, indépendamment de la présentation du compte financier au conseil d administration. La transaction de remontée académique du COFI (menu «compte financier», «remontée académique», «effectuer la remontée académique») permet, via un assistant, de créer les fichiers de remontée et a prévu de générer (en plus des fichiers habituels) un fichier zippé nommé «N RNE.zip». C est uniquement ce fichier que l établissement devra transmettre. Dès que le compte financier est terminé, indépendamment de sa présentation au Conseil d administration, les opérations sont effectuées depuis l agence comptable pour chaque établissement du groupement selon la chronologie suivante : 1) Dans l application COFI, lancer la transaction de remontée académique qui va générer plusieurs fichiers dans un emplacement de votre choix ; vous pouvez choisir de l enregistrer sur un dossier que vous aurez créé sur le bureau ou sur votre disque, sur une disquette ou une clé USB.

3 Parmi les fichiers générés, celui qui doit être remonté, est : N RNE-établissement.zip (exemple ; F.zip). Rappel : à la suite de la génération de ces fichiers, est proposée une génération de fichiers pour l application ADAGIO : sur cet écran-là, cliquer sur «fermer». 3 / 6 2) Utiliser un navigateur Internet (Internet Explorer ou Firefox) pour accéder à l adresse suivante : Choisir la rubrique «Services de gestion (accès restreint)» puis «Services de gestion pour les établissements scolaires» ; enfin, à la page suivante, utiliser l ascenseur et cliquer sur le lien «TransCofi Transfert de vos fichiers GFC» ; suivre les indications données à l écran pour transmettre chacun des fichiers «N RNE.zip» des établissements composant votre groupement comptable. En cas de problème technique, vous pouvez formuler une demande d assistance informatique par la voie habituelle. III Présentation du compte financier au conseil d administration La présentation du compte financier au conseil d administration donnera lieu à deux délibérations distinctes faisant l objet de deux actes distincts qui seront transmis à l Autorité académique et à la Collectivité de rattachement avec les pièces du compte financier : un premier acte relatif à l adoption du compte financier arrêté en dépenses et en recettes faisant notamment apparaître dans l énoncé de la délibération la mention suivante : «Le compte financier de l exercice 2011 est adopté sans réserves». Un vote contre le compte financier équivaut à mettre en cause la gestion de l ordonnateur et celle de l agent comptable. un second acte relatif à l affectation du résultat de l exercice, précisant les montants affectés au service général et aux différents services spéciaux. Ces montants seront reportés manuellement sur la pièce n 14 du compte financier à la colonne intitulée : «Situation à la clôture de l exercice 2011». Cas d un compte financier non approuvé : Si le compte financier n est pas adopté, la délibération relative à l affectation des résultats ne pourra avoir lieu et les réserves de l établissement ne pourront pas être abondées des résultats de l exercice. En conséquence, les prélèvements sur fonds disponibles ne pourront être éventuellement autorisés que sur la base des réserves de l exercice antérieur, diminuées, le cas échéant, des prélèvements opérés lors de l exercice achevé. Il est donc conseillé de soumettre une seconde fois le compte financier à l approbation d un Conseil d administration ultérieur. Dans le cas où le Conseil d administration formulerait des réserves, celles-ci doivent être exprimées par écrit, motivées de façon exhaustive et jointes aux différents envois du compte financier (Autorité académique, Collectivité de rattachement et Direction Départementale des Finances Publiques). Toutefois, il est rappelé que le contrôle financier est exercé exclusivement par la Chambre régionale des Comptes. Le Juge des Comptes statuera lors de l examen du compte financier.

4 4 / 6 S agissant de la transmission pour mise en examen d un compte financier non approuvé (Cf. circulaire N du 28 mars 1988, 4421 m odifié) : La date du 30 juin étant impérative, l Agent comptable doit envoyer le compte financier et toutes les pièces annexes au Comptable supérieur du Trésor territorialement compétent dans les délais requis (Cf. supra) même si le Conseil d administration a refusé de l approuver. En effet, le refus n est pris en compte que s il constitue une réserve sur la régularité des opérations comptables ; réserve qu il appartiendra au Juge des Comptes d apprécier et l absence de vote du Conseil d administration ne constitue pas un obstacle à l examen du compte par le Juge. En l absence de production du compte dans le délai prescrit, l Autorité académique peut, après avis du Comptable supérieur du Trésor territorialement compétent, désigner un comptable commis d office chargé de la reddition du compte financier (Cf. décret n du 27 août 2007). IV Présentation des pièces générales Les pièces dont la liste est précisée en annexe 1, seront présentées déliassées et classées. L envoi du compte financier devra être accompagné des documents suivants : les 2 actes précités du Conseil d Administration (Cf. III), le procès verbal détaillé du Conseil d administration, le rapport du Chef d établissement et de l Agent comptable. J attire votre attention sur la présentation de certaines pièces : PIECE N 2 «Balance définitive des comptes du grand livre» : elle doit être présentée, pour chaque classe, avec les feuillets des débits en regard des feuillets des crédits. PIECES N 9 et 9 bis «Rapport du Chef d établissement et de l Agent comptable» : elles doivent être signées par les intéressés et peuvent faire l objet d un rapport conjoint chiffré et argumenté de façon circonstanciée. le rapport sur la gestion économique sera développé comme suit : - l organisation de l intendance (dotation en personnels, équipements, organisation comptable, trésorerie), - le service annexe d hébergement, - le chauffage et l éclairage des locaux, - l entretien des bâtiments (travaux réalisés par la Collectivité de rattachement et/ou par l établissement), le rapport de l Agent comptable devra être présenté aux membres du Conseil d administration, d où la nécessité de faire apparaître le bilan comptable de l établissement. Un commentaire relatif aux différents postes du bilan sera très utile.

5 PIECE N 14 «Situation des réserves à la clôture de l exercice» : elle doit être renseignée manuellement après affectation par le Conseil d administration des résultats des différents services. 5 / 6 PIECE N 19 «Développement du solde» : elle doit être établie pour tous les soldes de la classe 4 à solde non nul, pour les comptes d attente de la classe 5, pour les comptes de placement (C/500) et pour les comptes de dépôt et cautionnement de la classe 2. Les développements des soldes de la classe 4 devront impérativement être détaillés, préciser l exercice d origine et la nature de chaque opération incluse dans le solde. Outre l intérêt quant à la lisibilité du solde, ces informations sont importantes pour le suivi des reliquats de subventions en général et, en particulier, pour le suivi des crédits qui demeurent de la compétence de l Etat. Si le recouvrement ou le paiement sont intervenus entre la fin de la période d inventaire et l édition du compte financier, il conviendra alors d indiquer la date de la fiche quotidienne d encaissements ou du mandat. PIECE N 21 «Etat des consommations afférentes aux concessions de logement» : concernant tous les personnels logés, elle doit être renseignée et assortie de la décision de la collectivité de rattachement fixant, pour 2011, la valeur des prestations accessoires accordées aux différentes catégories de personnels logés par nécessité absolue de service (décret n du 14 Mars 198 6). EN CAS DE GESTION SCINDEE, il conviendra de renseigner les pièces suivantes : N 23 : «Procès verbal de remise de service», N 24 : «Attestation administrative» N 25 : «Balance générale du grand livre établie au jour de la mutation» Cf. M9.1 Tome 1 (mutation, interim). Les noms des agents comptables et la période d exercice de chacun d eux, doivent figurer en page de garde du compte financier ; le comptable sortant a la possibilité de donner à son successeur une procuration pour signer à sa place les comptes de gestion (Cf. note de service n du 27 avril B O n 15 du 6 mai 1993). V Aide aux contrôles Je vous rappelle qu un certain nombre de contrôles bloquants ont été mis en place pour le compte financier des exercices comptables 2008, 2009 et 2010 comme cela vous a été indiqué par les lettres DAF A3 n du 18 novembre 2008 et DAF A3 n du 22 décembre Ces lettres ont été mises en ligne sur l intranet de la DAF/EPLE, rubrique Références/Textes DAF A3. Ainsi, certains comptes pour lesquels un solde anormalement débiteur ou créditeur bloqueront, désormais, la confection du compte financier. La fonctionnalité «vérification périodique» du module de comptabilité générale de GFC a été aménagée afin d annoncer les blocages de l édition du compte financier en cas d anomalies constatées dans le sens des soldes.

6 Le contrôle relatif aux sorties d inventaires et aux dépréciations (contrôle n 20 dans les vérifications préalables du compte financier) aménagé comme décrit cidessous est maintenu bloquant pour l exercice Ce contrôle est composé de deux sous-contrôles : 1) Comparaison entre le débit du compte 675 et le crédit du compte 1069 : anomalie signalée si D/675 < C/1069 ; 2) Stricte égalité entre le crédit du compte 1069 et le débit des comptes 28.. bis. 6 / 6 Vous trouverez à l annexe 2 de la présente circulaire, des fiches permettant de contrôler les données de votre compte financier élaborées par la DACES du Rectorat. Il est recommandé d effectuer les contrôles proposés avant l édition définitive du compte financier afin de pouvoir, le cas échéant, opérer les régularisations nécessaires. Pour faciliter les contrôles relevant de la compétence de l autorité académique, je vous demande de bien vouloir joindre ces fiches à l envoi de votre compte financier. Pour le Directeur Académique et par délégation, la Secrétaire Générale Geneviève NECAS-MICHELINI