SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES ORGANISES PAR LES EPLE

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1 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES ORGANISES PAR LES EPLE Rectorat DIBAPP5 septembre 2009

2 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES ORGANISES PAR LES EPLE FICHE N 1 Sorties et voyages pédagogiques : les grands principes p 2 FICHE N 2 Les associations au sein de l E.P.L.E. et les voyages p 5 FICHE N 3 Conditions matérielles d organisation Responsabilité et couverture des dommages p 7 FICHE N 4 Les modalités d organisation budgétair e des sorties et voyages pédagogiques gérés par l E.P.L.E. p 10 FICHE N 5 Les modalités de gestion comptable des sorties et voyages pédagogiques gérés par l E.P.L.E. p 16 FICHE N 6 Les régies d avances et les régies de recettes dans le cadre des sorties et voyages gérés par l E.P.L.E. p 21 FICHE N 7 Voyages pédagogiques et marchés public s p 33 FICHE N 8 Les agences de voyages p 37 FICHE N 9 Organisation des sorties et voyages pé dagogiques : Exemple d un voyage facultatif en Italie p 39 FICHE N 10 Sources et bibliographie p 43 Rectorat DIBAPP5 septembre

3 FICHE N 1 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES GRANDS PRINCIPES Les sorties et voyages pédagogiques participent par nature à la mission de l E.P.L.E. La présente fiche a pour objet d en préciser les modalités d organisation, en alliant transparence de l organisation et respect de la réglementation. La notion de sortie et de voyage pédagogique : Une sortie ne porte que sur une journée. Un voyage comprend nécessairement une nuitée. Le caractère obligatoire ou facultatif des sorties ou voyages pédagogiques : La sortie ou le voyage doit répondre à des critères éducatifs. Leur organisation doit être arrêtée par le chef d établissement qui en détermine le caractère, obligatoire ou facultatif, en se référant aux programmes officiels, aux textes et au projet d établissement. Cette distinction entre le caractère obligatoire ou facultatif est déterminante pour les modalités de gestion financière et comptable de la sortie ou du voyage. I - LES SORTIES ET LES VOYAGES PEDAGOGIQUES OBLIGATOIRES : PRINCIPE DE GRATUITE La circulaire du 12 juin 1979 précise : «afin d aider à apprécier le caractère obligatoire ou facultatif des sorties et voyages, il convient de préciser que toute sortie qui s inscrit dans le cadre des programmes officiels d enseignement est à l évidence obligatoire pour les élèves A cet égard, le caractère obligatoire d une sortie ne peut être reconnu que si celle-ci s inscrit dans le cadre d une action éducative organisée en période scolaire.» c'est-à-dire sur le temps scolaire. Toute action obligatoire fait donc partie intégrante de la mission de service public dévolue aux E.P.L.E. Elle est en conséquence gratuite et financée sur les ressources budgétaires de l établissement. En application du principe de gratuité (articles L132.2 et L551.1 du Code de l Education), aucune participation ne doit être demandée aux familles. Tous les élèves de la classe concernée doivent participer. II - LES SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES FACULTATIFS : POSSIBILITES DE MULTIFINANCEMENT Ces actions, réalisées en marge des programmes officiels d enseignement, ne peuvent être obligatoires pour les élèves. Les élèves qui n y participent pas restent dans l établissement où l enseignement doit être Rectorat DIBAPP5 septembre

4 dispensé. Afin de limiter la gêne qui pourrait éventuellement être apportée dans le cursus scolaire des élèves par des déplacements de durée trop longue, la circulaire précise que toute sortie ne pourra excéder une durée de cinq jours prise sur le temps scolaire. Certains voyages font l objet d une réglementation particulière, tels les appariements, les classes patrimoine, Les sorties peuvent être organisées entièrement ou partiellement sur le temps scolaire. Une participation financière peut donc être demandée aux familles, le montant ne doit pas en être discriminant. Le principe et le montant de cette contribution volontaire des familles doivent être votés par le conseil d administration. Le financement doit également être recherché par des participations de l établissement sur ressources propres, des subventions d Etat (appariements, échanges), des aides des collectivités territoriales et peut être complété par des dons (FSE, ). N entrent pas dans cette catégorie les séjours liés aux stages en entreprise. III - LES SORTIES ET VOYAGES A CARACTERE NON PEDAGOGIQUE D autres types de sorties et de voyages, à caractère non pédagogique, peuvent être organisés. Ils ne relèvent pas des missions de l E.P.L.E. et ne peuvent donc être organisés que par une association ayant son siège dans l établissement (foyer socio-éducatif, association sportive ). Les accompagnateurs et les élèves sont adhérents de l association organisatrice et le voyage a lieu hors temps scolaire. Les accompagnateurs exercent alors en dehors de leur temps de travail. Les élèves sont hors temps scolaire. Ces voyages organisés sans lien avec l établissement sont placés sous la responsabilité exclusive de leurs organisateurs. **************** La comptabilité des sorties et voyages à caractère pédagogique, obligatoires ou facultatifs, doit obligatoirement être retracée dans le budget de l EPLE. Rectorat DIBAPP5 septembre

5 SCHEMA RECAPITULATIF Diagramme de décisions pour gérer un voyage A titre indicatif, critères permettant de caractériser un voyage et d en définir les modalités de gestion : CARACTERISTIQUES Relevant ou non des programmes officiels éducatif ou non éducatif obligatoire ou facultatif gratuité ou participation des familles VOYAGE Relevant des programmes officiels? NON En lien avec l action éducative? OUI OUI NON Caractère éducatif Caractère éducatif Temps scolaire Temps scolaire? NON OUI OBLIGATOIRE FACULTATIF Gratuité pour les familles Participation des familles Gestion par l EPLE Gestion par une association Rectorat DIBAPP5 septembre

6 FICHE N 2 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES ASSOCIATIONS AU SEIN DE L E.P.L.E. ET LES VOYAGES I GENERALITES SUR LES ASSOCIATIONS Toute association fonctionnant et ayant son siège dans un établissement scolaire (foyer socioéducatif, maison des lycéens, association sportive, ) constitue une personne morale de droit privé, autonome juridiquement, et distincte de l établissement lui-même. La convention de siège de l association doit être votée en conseil d administration. Les activités effectuées par une telle association le sont en son nom, et pour son propre compte ; elles doivent être conformes à son objet et compatibles avec le bon fonctionnement de l E.P.L.E. (rôle de contrôle du chef d établissement). L organisation de sortie ou de voyage doit être expressément prévue dans les statuts de l association. Ces statuts doivent être transmis au chef d établissement et l association, comme toute association dite «loi 1901», doit être déclarée à la préfecture. II LES RELATIONS FINANCIERES ASSOCIATIONS E.P.L.E. 1 Eléments d une bonne gestion Une association peut en toute légalité verser un don à l E.P.L.E., pour l aider à financer des sorties ou des voyages pédagogiques. Une telle décision est prise de manière souveraine par l association, en assemblée générale, conformément à son objet et dans le respect de ses statuts. Elle prend la forme d une notification écrite de l association à l E.P.L.E., qui en précise l objet et le montant. Ce don doit faire l objet d une délibération du conseil d administration autorisant son acceptation (article R du Code de l Education), acte immédiatement exécutoire. Le don vient abonder le budget global du voyage : en vertu du principe d égalité de traitement des usagers du service public, il doit bénéficier à tous les élèves inscrits au voyage organisé par l établissement et non aux seuls élèves membres du F.S.E. Le F.S.E. peut organiser des opérations internes telles la vente d objets non publicitaires si ce type d activités est prévu dans ses statuts et autorisé par le chef d établissement. A noter : les collectes sur la voie publique, tombolas.requièrent une autorisation préfectorale. Rectorat DIBAPP5 septembre

7 2 La gestion de fait : une démarche à proscrire «Les associations ne sauraient gérer de fait des activités qui relèvent de la mission de l E.P.L.E.» (circulaire n du 25 octobre 1996). Ainsi, une association ne peut pas : encaisser des recettes à la place de l E.P.L.E. : participation des familles, subventions diverses destinées aux voyages pédagogiques (Etat, Région ELBE-, Département, ) prendre en charge tout ou partie des dépenses relatives à un voyage pédagogique. Les conventions de mandat sont proscrites au motif que la participation de l association est limitée aux activités qui, de par ses statuts, relèvent de ses missions. Cette participation n équivaut pas à une prise en charge en lieu et place de l E.P.L.E. Ces opérations relèvent de la seule compétence de l E.P.L.E. (gestionnaire, régisseur et agent comptable). Toute immixtion de personnes n ayant pas la qualité de comptable public constitue une gestion de fait et engage la responsabilité de celles-ci. Sont ainsi visés le recouvrement de recettes, la prise en charge, même provisoire, de dépenses ou la simple détention de sommes d argent destinées à un voyage ou une sortie. L agent comptable est tenu de dénoncer ces pratiques au juge des comptes. A défaut, sa responsabilité pourra être mise en cause s il apparaît qu il en avait connaissance. Rectorat DIBAPP5 septembre

8 FICHE N 3 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES CONDITIONS MATERIELLES D ORGANISATION RESPONSABILITE ET COUVERTURE DES DOMMAGES La définition de ces conditions relève de la responsabilité exclusive du Chef d établissement, en sa qualité de représentant de l État et de garant de la sécurité des personnes (article R du Code de l Education). Le Chef d établissement accorde l autorisation d effectuer la sortie ou le voyage après avoir soumis la programmation et les modalités de financement des voyages scolaires au vote du conseil d administration. Sa responsabilité se trouve engagée. Il conserve l entière responsabilité de l opération et des engagements qu elle exige. Il doit réunir les documents nécessaires et arrêter les conditions d encadrement et de transport adéquates. I - LES DOCUMENTS EIGIBLES 1 - AUTORISATIONS Autorisation parentale : la participation des élèves mineurs est subordonnée à la production d une autorisation parentale. Cette autorisation doit être écrite, et donnée pour chaque voyage. Fiche médicale : il convient d établir en lien avec l infirmière de l établissement une fiche médicale individuelle pour chaque élève participant au voyage. Autorisation de sortie du territoire : Elle peut être collective, dès lors que le nombre d élèves concernés est compris entre 10 et 100. La liste est établie par le Chef d établissement, qui la fait authentifier par la Préfecture ou la Sous Préfecture territorialement compétente, et n'est valable que pour le voyage mentionné (pré-imprimé à demander à la Préfecture suffisamment à l avance). Pour les élèves mineurs ressortissants d États tiers à l Union Européenne, scolarisés régulièrement dans un établissement, un document de voyage collectif, qui tient lieu à la fois de passeport collectif et de visa d entrée sur le territoire de la plupart des autres Etats membres de l Union peut être délivré par la Préfecture, à la demande du chef d établissement (cf. circulaire du ministère de l Intérieur du 02 janvier 1996, et note du 16 octobre 1996 BO n 38 du 24 octobre 1996). Seuls le Royaume Uni et l Irlande continuent d exiger un passeport individuel pour les élèves voyageant sous couvert du document collectif de circulation. Rectorat DIBAPP5 septembre

9 2 - ASSURANCE «RESPONSABILITE CIVILE» Dans le cadre des sorties et voyages obligatoires, le principe général selon lequel l Etat est son propre assureur s applique. Dans le cadre des sorties et voyages facultatifs, il est vivement conseillé à l'e.p.l.e. de souscrire une assurance couvrant les risques liés aux activités collectives facultatives. De même, une assurance couvrant la participation d élèves doit obligatoirement être souscrite par les familles pour les dommages subis ou causés par les élèves. Il est recommandé aux Chefs d établissement de refuser la participation d un élève non couvert par une assurance de responsabilité civile. 3 - ASSURANCE «ANNULATION» Il est vivement recommandé à l E.P.L.E. de souscrire auprès des voyagistes ou d une compagnie d assurance une assurance annulation, individuelle et collective. Dans tous les cas, il convient de préciser, sur l engagement écrit des familles, les modalités de remboursement en cas d annulation (cas limitativement énumérés par l assurance annulation), et notamment l'absence de remboursement en cas de désistement de la famille. II - LES ACCOMPAGNATEURS Selon les termes de la circulaire n du 20 ao ût 1976 relative aux sorties et voyages collectifs d élèves (R.L.R ), il appartient au chef d établissement d évaluer le nombre d accompagnateurs nécessaires, compte tenu notamment du nombre d élèves concernés, de leur âge, et des risques particuliers que peuvent comporter les excursions prévues. Sans lui donner de valeur de référence, on peut indiquer un ratio d'un accompagnateur pour 8 à 12 élèves en plus du professeur organisateur. Un ordre de mission est délivré par le chef d établissement aux personnels d enseignement, d éducation et de surveillance accompagnateurs et, plus généralement, à tous les fonctionnaires de l'e.p.l.e. auxquels serait confiée cette mission (ou un ordre de service pour les voyages à l étranger). Dans le cas de sorties sportives notamment, l ordre de mission doit mentionner si l accompagnateur est chargé de l encadrement sportif (à condition qu il possède les diplômes requis). Cette précision est importante et peut permettre le cas échéant la qualification en tant qu accident de service : en effet, seul un accident survenant à un fonctionnaire à l occasion de la mission qui lui est strictement confiée est reconnu comme accident de service. La responsabilité du fonctionnaire accompagnateur vis-à-vis des élèves doit être clairement définie par le chef d établissement. En effet, la responsabilité de l'etat se substitue à celle des membres de l'enseignement public et des collaborateurs bénévoles dans tous les cas où leur responsabilité est engagée à la suite de faits causés ou subis par les élèves qui leur sont confiés. Cependant l'etat peut, s'il y a faute détachable du service, c'est-à-dire faute personnelle, exercer une action récursoire à l'encontre de l'accompagnateur fautif. Le cas fortuit, la force majeure, le fait de la victime ou le fait d'un tiers peuvent exonérer en totalité ou en partie l'etat de sa responsabilité. Les assistants d éducation ne pourront encadrer un voyage scolaire que dans la mesure où leur Rectorat DIBAPP5 septembre

10 contrat de recrutement le prévoit expressément. Ils ne peuvent, en aucun cas, assurer seuls l encadrement des élèves. Les parents d élèves - accompagnateurs sont quant à eux, considérés comme des collaborateurs bénévoles du service public : les dommages qu ils pourraient subir seront, hors les cas de force majeure ou de faute de leur part, couverts par l État. III - LES MOYENS DE TRANSPORT Le chef d établissement fait appel à un transporteur professionnel soumis à une obligation de résultat. Les établissements disposant d un minibus répondant aux conditions d aménagement réglementaires (Cf. R.L.R ), et satisfaisant aux contrôles techniques, peuvent l utiliser sous réserve de faire appel à un chauffeur professionnel. L utilisation des véhicules personnels est proscrite. Ce n'est qu'à titre exceptionnel (nécessité absolue, urgence,...) qu'un fonctionnaire peut être autorisé à transporter des élèves dans son véhicule personnel ou dans un véhicule de location ou de service. Les parents devront être avertis, même s il s agit d activités obligatoires. Il n'entre pas dans les obligations statutaires des fonctionnaires de conduire des véhicules et cette fonction doit normalement être assurée par un professionnel soumis aux contrôles propres à sa profession. L autorisation d utiliser un véhicule personnel n ouvre aucun droit en matière d indemnisation matérielle suite à accident, puisque, réglementairement, seuls les dommages corporels sont pris en charge par l administration. IV - LES REGLES D'HYGIENE Les règles HACCP s'appliquent et doivent être respectées, notamment en matière de conservation des repas. Il convient donc d'être attentif à la composition des paniers-repas. En cas d'intoxication alimentaire, la responsabilité du chef d'établissement est susceptible d'être engagée. Rectorat DIBAPP5 septembre

11 FICHE N 4 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES MODALITES D ORGANISATION BUDGETAIRE DES SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES GERES PAR L E.P.L.E. I LE ROLE DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le Code de l Education précise en son article R que le conseil d administration donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des voyages pédagogiques. Il convient donc de soumettre au conseil d administration, ou à la commission permanente si elle a délégation, les projets de sorties et voyages. Ce vote doit intervenir en temps utile afin que les financements soient intégrés dans le budget initial de l établissement. Les projets qui n auraient pu être intégrés au budget initial devront faire l objet d une décision budgétaire modificative pour information lorsque les actes du conseil d administration relatifs à ces projets auront été rendus exécutoires. Sur l acte du conseil d administration relatif à l organisation et au financement d une sortie ou d un voyage pédagogique doivent figurer : la période et la destination du voyage, le nombre prévisionnel maximum de participants au voyage, élèves et accompagnateurs, la prévision d un montant maximum pour la participation des familles pour le voyage concerné (pas de blanc seing pour tous les voyages) ainsi que pour la participation des accompagnateurs si tel est le cas. Pour les sorties liées à l actualité (cinéma, expositions, ), le montant de la participation des familles peut être remplacé par les modalités de calcul de cette participation (ex : prix coûtant d une visite justifié par un devis). Un budget prévisionnel est joint à l acte, l autorisation donnée au chef d établissement de signer les contrats et conventions afférents à l organisation du voyage concerné, les modalités de gestion des reliquats. Un exemple d acte de conseil d administration est proposé en fin de fiche. Les délibérations du conseil d administration relatives au financement des voyages pédagogiques sont des actes relatifs au fonctionnement de l établissement soumis à transmission à l autorité académique par délégation du préfet. Ils sont exécutoires 15 jours après réception (si le budget du voyage figure au budget initial de l établissement, il est exécutoire 30 jours après réception). C est seulement à l expiration de ce délai que la signature des bons de commandes et du contrat avec l organisme de voyage peut intervenir. Ces actes peuvent également être transmis pour information à la collectivité de rattachement si Rectorat DIBAPP5 septembre

12 celle-ci en a fait la demande expresse auprès de l établissement. Un voyage pédagogique peut concerner plusieurs établissements. Une convention inter établissements adoptée par le conseil d administration des établissements concernés définit alors les modalités de gestion du voyage. II LES SORTIES ET VOYAGES OBLIGATOIRES 1 - Caractère obligatoire : gratuité Les sorties obligatoires sont financées exclusivement par le budget de l établissement, des subventions spécifiques de l Etat, ou des collectivités territoriales. Le financement ne peut être que public, ce qui exclut le F.S.E. Ces sorties qui relèvent des missions de l E.P.L.E. et qui répondent à des exigences pédagogiques sont gratuites pour les familles et les accompagnateurs. En vertu du principe de gratuité de l enseignement, il ne peut être demandé de participation des familles, et le recours aux fonds sociaux ou à la caisse de solidarité est proscrit. 2 - Les imputations budgétaires Les sorties obligatoires sont réalisées dans le cadre de l exécution budgétaire et doivent donc être prévues au budget. 1 Le chapitre A1 ou le service spécial J1 Les sorties obligatoires sont gérées directement au chapitre A1 (ex: sorties géologiques) ou au service spécial J1 (ex : visite d une usine ou d une entreprise prévue dans les programmes officiels), en fonction de leur nature. 2 Le service spécial J38 Le projet d établissement peut contenir des fiches actions sur les sorties pédagogiques en particulier. Dans ce cas, le J38 peut financer tout ou partie d une sortie. III - LES SORTIES ET VOYAGES FACULTATIFS 1 - Caractère facultatif : possibilité de participation des familles Du fait du caractère facultatif de ces voyages, qui ne sont pas inscrits dans les programmes officiels, il est possible de demander une participation financière volontaire des familles. Dans ce cas, afin d éviter une discrimination des élèves en fonction des ressources de leur famille, les fonds sociaux ainsi que la caisse de solidarité pourront aider les familles nécessiteuses. Il convient en effet de veiller à ne pas exclure d élèves de ces activités pour des raisons financières. La circulaire du 20 août 1976 précise d ailleurs que «le coût du voyage ne doit en aucun cas avoir pour conséquence une ségrégation des élèves en fonction des ressources financières de leur famille». Il est à noter que le montant de la participation volontaire des familles ne doit pas être supérieur au coût de la prestation. Les familles ne doivent pas supporter le coût du voyage des accompagnateurs. Rectorat DIBAPP5 septembre

13 Avec l accord avec l agent comptable, il est recommandé de proposer aux familles le fractionnement du coût du voyage en plusieurs mensualités, et si nécessaire sur deux exercices comptables. L échéancier sera fixé en fonction des dates de paiement des acomptes au voyagiste. Dans tous les cas, le versement total sera demandé avant le départ. La note de service n du 30 novembre 2005 permet aux E.P.L.E. d obtenir, avec l accord de leur conseil d administration, l agrément de l A.N.C.V. (Agence Nationale des Chèques Vacances) permettant aux familles de payer par chèques vacances. Les frais de gestion seront imputés au chapitre D, compte 627 services bancaires. Les remises d ordre relèvent actuellement du règlement de l E.P.L.E. relatif à la restauration et à l hébergement voté par le conseil d administration (décret du 06 octobre 2000). 2 - Les imputations budgétaires Un service spécial unique a été créé pour comptabiliser l ensemble des sorties et voyages facultatifs, le chapitre N3 appariements, voyages, échanges. C est un service spécial sans réserves, équilibré en recettes et en dépenses, géré en tant que ressources affectées. Une recette dite "affectée" a une affectation précise (réalisation d'un voyage autorisé par le conseil d administration et clairement défini, tant au niveau des dépenses que des recettes, par un budget prévisionnel). Le montant de la recette doit toujours être égal au montant de la dépense mandatée ce qui explique que la recette ne soit définitivement acquise à l'établissement que lorsque la dépense correspondante a été effectuée. Il est indispensable de suivre chaque voyage en comptabilité budgétaire à l aide d un code de gestion spécifique. La création de codes de gestion doit précéder tout mouvement du compte concerné. 3 - Les sources de financements Les voyages facultatifs peuvent être financés, en tout ou partie : par des subventions publiques : Etat, Collectivités territoriales (ELBE), fonds européens (OFAJ, SOCRATES, ) par prélèvement sur fonds disponibles : le service spécial N3 ne disposant pas de réserves, il faut procéder à une ouverture de crédit au service général (chapitre A1 ou D, compte 6588 contribution entre services de l établissement, pour ordre), une prévision de recettes au service spécial (chapitre N3 compte 7588 contribution entre services de l établissement, pour ordre) et une ouverture de crédit aux comptes de charges du chapitre N3 sur lesquels seront imputés les mandats par dons du F.S.E. par dons d autres organismes privés, (le don d un voyagiste qui conditionnerait la signature d un contrat avec celui-ci ne peut être admis) par la participation volontaire des accompagnateurs, par la contribution volontaire des familles. Aucun engagement (bon de commande, bon de réservation..) ne peut être pris si les recettes ne sont pas inscrites au budget et dans la pratique on veillera à la réalisation des recettes à hauteur au moins des paiements à effectuer (premier versement des familles notamment). Rectorat DIBAPP5 septembre

14 Précision concernant les fonds sociaux : Les fonds sociaux ne sont pas une recette. Le mandat se fait au chapitre F. Le compte est soldé par le compte de classe 4 correspondant. Afin de ne pas adresser, à tort, ou pour des montants erronés, des demandes de versement aux familles, la créance peut être modifiée par l agent comptable dès que la notification d aide à un élève a été signée par l ordonnateur, sous réserve d émission rapide du mandat. Précision concernant la prise en charge des frais d encadrement : Les frais des accompagnateurs ne doivent pas être supportés par les contributions volontaires des familles. Une lettre d'observation de la Chambre Régionale des Comptes de Lorraine en date du 1er février 2001 rappelle que "l'encadrement des voyages qui relèvent d'une mission de service public ne saurait être mis, même indirectement, à la charge des familles et ce, en vertu du principe de gratuité de l'enseignement (article L du Code de l'education). Par ailleurs, le ministère (bureau DAF A3) dans un message du 21 mai 2002 précise que les frais de transport des accompagnateurs, qui exercent une mission au service de l'établissement, n'ont pas à être mis à leur charge. De manière générale, les frais d'encadrement peuvent être couverts par le budget de l'établissement (fonds de réserves si nécessaire), par les subventions des collectivités territoriales, de l'etat, et les dons. 4 La gestion des reliquats Le bilan financier de chaque voyage doit être établi dès que l'ensemble des charges (dépenses avant ordonnancement incluses) est comptabilisé et que l'ensemble des recettes est arrêté (encaissement des subventions). Les reliquats éventuels sont inscrits en classe 4. En cas de reliquat significatif, le montant sera reversé aux familles en distinguant, aux termes de la loi de finances du 22 décembre 1966 modifiée : les reliquats inférieurs ou égaux à 8 par participant : les familles sont informées par courrier de la possibilité qu'elles ont d'en demander le remboursement dans un délai de 3 mois. Si la famille ne répond pas, le compte de classe 4 est soldé par l'émission d'un ordre de recette exceptionnelle. les reliquats supérieurs à 8 par participant : ils doivent être obligatoirement reversés aux familles, ou, avec leur accord, affectés aux créances de demi pension ou d internat ou virés sur le compte"restauration" de leur enfant en cas de repas payés à la prestation. L établissement ne peut pas utiliser le reliquat d un voyage pour la réalisation d un autre voyage, sauf si les mêmes élèves sont concernés. En effet, il n'est pas acceptable d'utiliser, même partiellement, la participation de familles pour une destination autre que celle pour laquelle cette participation a été autorisée par le conseil d administration. En revanche, les reliquats des participations des familles concernant les appariements peuvent être conservés pour le retour de l échange. Les reliquats de faible importance pourront être affectés à la couverture des charges administratives telles les photocopies, le téléphone... Rectorat DIBAPP5 septembre

15 IV LES POSSIBILITES DE PAIEMENT DES DEPENSES AVANT SERVICE FAIT Les arrhes et les acomptes sont des sommes versés à l occasion d une commande ou d un contrat de vente. 1 - Versement d arrhes Sauf dispositions contraires prévues au contrat, l annulation d une commande ou un désistement à l initiative de l E.P.L.E. entraîne leur perte. Si le voyagiste se dédit, il doit rembourser à l établissement le double du montant des arrhes. La circulaire n du 28 mars 1988 (paragraphe 4222), complétée par l instruction M9 du 23 juillet 2008 sur la modernisation des procédures de dépenses, prévoit certains assouplissements à la règle du paiement après service fait et notamment la possibilité de verser des arrhes en vue de prestations de voyages, réservation de salles de réunions ou de chambres d hôtel. 2 - Versement d acompte Il s agit d un paiement partiel à valoir sur le montant d une somme due qui interdit ensuite le dédit. L engagement entre l établissement et le fournisseur est réciproque : si le contrat est rompu, il peut y avoir paiement de dommages et intérêts. La réglementation permet, aux EPLE, de verser des acomptes dans deux cas : - le recours à des agences de voyages - le recours à des associations à but non lucratif justifiant de l agrément tourisme L acompte versé ne doit en aucun cas dépasser 70% du montant de la facture. Cette règle est d application stricte et ne pourra donner lieu à aucune dérogation. Le solde de 30% est versé au fournisseur lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour, tels des billets de train, des billets d entrée de musée, (article 98, 10 ème alinéa du décret n du 15 juin 1994). Dans la pratique, il convient d être attentif à la date de la dernière échéance compte tenu des délais de mandatement et de virements. Il est rappelé que le paiement par virement est obligatoire pour toute dépense supérieure à 750 TTC. V PAIEMENT PAR L AGENT COMPTABLE DES FACTURES EMANANT DE L ETRANGER Les factures d origine étrangère, rédigées en monnaie étrangère, ou en euros hors France, donnent lieu à l émission d un ordre de virement international (imprimé ou logiciel DVINT de création des fichiers d ordre de virements internationaux à se procurer auprès de la Trésorerie Générale), à transmettre à la Trésorerie Générale, accompagné d une copie de la facture. Le virement sera ensuite effectué et débité du compte trésor en fonction du taux en vigueur le jour de la transaction. Les délais de cette procédure sont variables et parfois assez longs, 2 semaines pour les virements en euros, de 3 à 4 semaines pour les virements effectués dans une autre monnaie. Les taux de change sont consultables sur le site du ministère des finances, à l adresse suivante : Rubrique accueil Europe international : données chiffrées, taux de chancellerie. Rectorat DIBAPP5 septembre

16 MODELE Voyage facultatif Exemple d acte du conseil d administration et de budget prévisionnel Acte relatif au fonctionnement de l établissement Le conseil d administration (ou la commission permanente) donne son accord sur la programmation du voyage et approuve le budget prévisionnel afférent. Le montant de la participation des familles est fixé à... maximum Le montant de la participation des accompagnateurs est fixé à.. maximum (le cas échéant) Les reliquats éventuels seront reversés aux familles, les trop perçus inférieurs ou égaux à 8 étant apurés 3 mois après notification aux familles. Il autorise le chef d établissement à signer les contrats afférents à ce voyage (si ces voyages ne sont pas inscrits dans l Etat Prévisionnel de la Commande Publique). Destination : Nombre maximum de participants : Elèves : : Accompagnateurs : DEPENSES RECETTES Frais de transport - aller-retour - circuit sur site - transports locaux (bus, métro) Hébergement Repas Visites, spectacles, conférences Documentation et fournitures pédagogiques Frais divers de gestion : - fournitures administratives - frais de téléphone - assurances (annulation, responsabilité civile) Divers : menues dépenses ex: pourboires (chauffeurs, guides) TOTAL DES DEPENSES = TOTAL DES RECETTES Subventions spécifiques des collectivités locales Subventions spécifiques de l Etat (Ministère de l Education Nationale, Ministère de la Culture, Ministère de la Jeunesse et des Sports ) Subventions spécifiques d organismes internationaux (hors fonds européens) Participation de l établissement : - dans le cadre du projet d établissement - participation du A1 ou d autres chapitres Participations éventuelles des associations type FSE ou sponsoring sous forme de dons à l EPLE. Ce don a un caractère certain d affectation qu il doit conserver. Participation volontaire des familles et, le cas échéant, des accompagnateurs Rectorat DIBAPP5 septembre

17 FICHE N 5 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES MODALITES DE GESTIONCOMPTABLE DES SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES GERES PAR L E.P.L.E. La nature du voyage, obligatoire ou facultatif, induit les modalités de comptabilisation des opérations. Les sorties obligatoires, financées par le budget de l établissement, sont comptabilisées en charge, comme toutes les dépenses pédagogiques ordinaires, sur le chapitre A1 ou sur les services spéciaux J1 ou J38. Les sorties ou voyages facultatifs, dont les sources de financement peuvent être multiples, sont comptabilisés au chapitre N3 en charges et en produits, en tant que ressources affectées. I ECRITURES EN COMPTABILITE BUDGETAIRE OUVERTURE CREDITS DE MONTANT PREVISIONS DE RECETTES MONTANT Chapitre N3 Divers comptes de classe 6 par nature et codes de gestion Ex : * compte 6245 transports pour voyages d études, visites, sorties ; * compte 6248 transports divers ; * compte 6284 sorties pédagogiques (hors transport) ; 150 Chapitre N Contribution des familles aux voyages scolaires Contribution des accompagnateurs : subventions diverses de l Etat ou : autre subvention de la collectivité territoriale, 7588 : contribution d un autre service total 150 total Rectorat DIBAPP5 septembre

18 II ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE Cas d un voyage facultatif autorisé et réalisé sur l exercice n. Le ministère ne recommande plus l utilisation systématique des comptes produits à recevoir appariements voyages et charges à payer appariements voyages. En effet, ces comptes fonctionnent sur conventions et autres ressources affectées, ce qui limite leur utilisation. Or, les participations des familles n ont pas le caractère de ressources affectées. Néanmoins si la technique des produits à recevoir et des charges à payer était utilisée, elle devrait concerner l ensemble du projet, et comporter une subdivision par voyage. 1 Encaissement des contributions et subventions Encaissement contribution des familles (contribution directe ou chèques vacances) D classe 5 C D 4118 C Encaissement contribution des accompagnateurs D classe 5 C D 4632 C Encaissement subvention de l Etat D classe 5 C D C Encaissement subvention de la collectivité D classe 5 C D ou C Mandatement Prise en charge du mandatement D N3 6. C D 4012 C Paiement du mandatement D 4012 C D classe 5 C Rectorat DIBAPP5 septembre

19 3 Ordre de recettes Prise en charge ordres de recettes (le montant de la participation des familles inclut les éventuelles aides au titre des fonds sociaux et des chèques vacances) D N C D 4118 C D N C D N C D 4632 C D C D N ou C D ou C D N C D 4662 C Dans cet exemple, le bilan du voyage fait apparaître un solde créditeur du compte 4118, à rembourser aux familles selon l acte du conseil d administration pris en application des dispositions de la loi de finances du Contribution entre services de l établissement Prise en charge du mandat pour ordre du montant de la recette émise au N D 6588 C D 4662 C Gestion des trop perçus Constatation et reversement des trop perçus D 4118 C D 4664 C Emission de l ordre de paiement D 4664 C D classe 5 C III ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE Cas d un voyage facultatif autorisé et faisant l objet d un acompte versé au voyagiste sur l exercice n, mais réalisé sur l exercice n+1 : Rectorat DIBAPP5 septembre

20 Paiement de l acompte sur l exercice n au chapitre N ou 6. D 6245 ou 6 C D 4012 C D 5159 C Etablir un ordre de reversement au N ou 6. D 6245 ou 6 C D 486 C Au début de l exercice n+1, mandater à nouveau pour ordre l acompte au N ou 6.: D 6245 ou 6 C D 486 C La charge, sur l exercice n, figurera au débit du compte 486 charges constatées d avance, au compte financier, mais ne figurera pas en comptabilité budgétaire, puisqu elle aura été annulée par l ordre de reversement, alors qu elle figurera bien dans la comptabilité budgétaire de l exercice n+1. IV ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE Voyage autorisé et faisant l objet d une avance versée par les familles sur l exercice n, mais réalisé sur l exercice n+1 : Encaissement de l avance sur l exercice n D 5151/531 C D 419 C En fin d exercice n, solde du compte d avance par le compte 487 D 419 C D 487 C Au début de l exercice n+1, ordre de recette du montant de l avance au N D 7067 C D 487 C Le produit, sur l exercice n, figurera au crédit du compte 487 produits comptabilisés d avance, au compte financier, mais ne figurera pas en comptabilité budgétaire, il figurera dans la comptabilité budgétaire de l exercice n+1. Rectorat DIBAPP5 septembre

21 V GESTION DES CREANCES VOYAGES OU SORTIES PEDAGOGIQUES (INFORMATION) La prochaine version de l application de gestion financière des élèves (Sconet Gestion Financière des Elèves) permettra aux établissements de disposer d une gestion automatisée des créances relatives aux voyages et sorties pédagogiques en lien avec le module de comptabilité générale de l application GFC. Dans l application Sconet GFE, un menu «gestion des voyages» permettra de saisir les éléments nécessaires : dates du voyage, nature, montant et référence de la délibération du conseil d administration. Une créance «voyage sortie scolaire» sera affectée au responsable financier de l élève. Cette saisie sera suivie d un transfert, par voyage, des créances vers le module de comptabilité générale de GFC, transfert accompagné de l édition d avis aux familles spécifiques. Dans l application GFC, la réception de ce nouveau type de créance se fera par le menu encaissement créances créances automatiques, pour l origine «élèves». Le transfert contiendra par créance un libellé décrivant un intitulé de sortie ou voyage. Le comptable pourra ainsi déterminer le compte de classe 4 de préférence subdivisé qui sera affecté à l ensemble des créances générées par la réception. Rectorat DIBAPP5 septembre

22 FICHE N 6 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES REGIES D AVANCES ET DE RECETTES DANS LE CADRE DES SORTIES ET VOYAGES GERES PAR L E.P.L.E. Seul un comptable public a qualité pour manier les deniers publics. Or les impératifs de la gestion d un voyage pédagogique peuvent amener d autres personnes que l agent comptable de l établissement à recouvrer les recettes et payer les dépenses afférentes à ce type d opération. Des avances peuvent être confiées à des personnels pour le règlement au comptant de menues dépenses de faible montant, inférieur à 300. Ces avances constituent un mode de règlement des dépenses confiées à un tiers sous la responsabilité de l agent comptable. Pour des dépenses plus importantes, et afin d éviter toute gestion de fait, il est nécessaire d instaurer une régie définissant le cadre légal dans lequel le régisseur est chargé d effectuer des opérations pour le compte du comptable public. L ensemble de ces opérations concernant les régies peut être traité à l aide du logiciel GFC-régie. La régie peut être permanente ou temporaire. La régie permanente a pour avantage de simplifier les procédures : il suffit au chef d établissement de nommer à chaque nouveau voyage un régisseur, sachant que sur une période donnée, il ne peut y avoir plusieurs régisseurs sur une même régie. Une régie temporaire est a contrario créée pour chaque voyage et pour sa durée. C est la solution privilégiée par les trésoreries générales de l Académie. Les arrêtés de création de régie et de nomination du régisseur ne sont pas soumis à l approbation du conseil d administration. En revanche, ils constituent des actes administratifs soumis aux règles d affichage pour revêtir un caractère exécutoire. I CREATION DES REGIES Le chef d établissement est habilité à instituer des régies (arrêté du 10 septembre 1998). Il ne s agit pas d un acte du conseil d administration, mais d un acte du chef d établissement non soumis à transmission à l autorité académique pour devenir exécutoire. Conformément à l arrêté du 11 octobre 1993 modifié, les décisions de création de régies sont exécutoires dans un délai de 15 jours après leur transmission au comptable supérieur du Trésor. En application de l'arrêté du 21 novembre 2005, l'accord du comptable supérieur du Trésor sera réputé acquis à l'issue d'un délai de 15 jours, en l'absence d'observation de sa part (annexe 1). Rectorat DIBAPP5 septembre

23 1 - Régie de recettes La création d une régie de recettes ne se justifie que rarement puisque l agent comptable ou le gestionnaire (régisseur) de l établissement sont à même d encaisser directement les recettes autorisées pour les voyages. Dans le cas, exceptionnel, de création d une régie temporaire de recettes, l acte constitutif de la régie devra préciser : les visas constitutifs de la régie le nom de l établissement auprès duquel est la régie instituée l objet et la nature des recettes à encaisser les types d encaissements autorisés (chèques, numéraire) : les recettes doivent avoir été approuvées par le conseil d administration le montant des recettes à encaisser les modalités de versement de ces fonds à la caisse de l agent comptable : les recettes encaissées en numéraire, dès qu elles atteignent 1 000, doivent être remises au comptable. Le régisseur remet les chèques à l encaissement le lendemain, au plus tard, de leur réception. Il justifiera ses encaissements par un état récapitulatif des versements reçus le cas échéant, le cautionnement. 2 - Régie d avances La création d une régie d avances pour le paiement des dépenses courantes lors des séjours n est à envisager que pour les dépenses qui n auraient pas pu être prises en charge dans le cadre de la procédure normale des bons de commande et de paiement par mandat administratif après service fait. L acte constitutif de régie d avance devra préciser : les visas : l acte constitutif doit viser les textes généraux concernant les régies. Ces visas devront être actualisés lors des modifications réglementaires le nom de l établissement auprès duquel est instituée la régie l objet de la régie le montant de l avance : il s agit du montant total de l avance accordée au régisseur le montant maximum des dépenses par opération : il s agit du montant maximum par opération des dépenses à effectuer par le régisseur durant le voyage. Il doit être inférieur ou égal à Le fractionnement d une facture est illégal le lieu et la durée du voyage (ajouter quelques jours avant et après les dates du voyage pour permettre le rendu des comptes) le délai de remise des pièces justificatives au comptable assignataire le cautionnement : la dispense de cautionnement doit figurer dans l acte constitutif de la régie la suppléance du régisseur titulaire la prise d effet de la décision et les conditions dans lesquelles elle sera exécutoire. Rectorat DIBAPP5 septembre

24 II NOMINATION ET RESPONSABILITE DU REGISSEUR 1 Nomination du régisseur Le chef d établissement désigne par arrêté le régisseur avec l agrément de l agent comptable (annexe 2) et peut désigner nominativement un régisseur suppléant. L arrêté prévoit les modalités de cautionnement et d indemnités. 2 Cautionnement et indemnité de responsabilité Les modalités de cautionnement sont déterminées par l arrêté du 28 mai 1993 modifié. Il n est obligatoire que pour les régies permanentes d avances ou de recettes, et seulement à partir d un seuil de (2 440 pour une régie d avances et de recettes). Il permet de couvrir tout ou partie de la responsabilité personnelle du régisseur. La demande d adhésion doit être faite auprès de l Association Française de Cautionnement Mutuel (A.F.C.M. : 36, avenue Marceau PARIS cedex 08) en joignant à la demande les copies de l arrêté de création de régie ainsi que de l arrêté de nomination en tant que régisseur. L indemnité de responsabilité est due trimestriellement en fonction du montant moyen des recettes ou du montant de l avance consentie (barème fixé par l arrêté du 28 mai 1993 modifié). Le montant à allouer à un régisseur temporaire doit être notifié au service de gestion du personnel concerné du rectorat pour mise en paiement. NB : la modicité des avances ne justifie généralement pas le versement de cette indemnité. Les régisseurs temporaires étant souvent peu familiarisés avec le dispositif financier des régies, les explications nécessaires doivent leur être dispensées par le gestionnaire ou le comptable et une fiche d informations, précisant la nature de la responsabilité et des obligations afférentes, remise (annexe 3). Dans la pratique, il peut être utile également de formaliser la demande d avance de fonds du régisseur (annexe 4). III FONCTIONNEMENT DE LA REGIE Les opérations effectuées par le régisseur sont imputées sur la caisse de l agent comptable de l établissement s il s agit d opérations en numéraire, sur le compte Trésor propre à l établissement s il s agit de chèques ou sur un compte Trésor spécifique «voyage» ouvert à la demande de l agent comptable. Dans le cadre d une régie de recettes, une quittance doit être remise en contrepartie d un encaissement en espèces (voir fiche d aide à la gestion sur les régies). Les chèques doivent être libellés à l ordre de l établissement titulaire du compte Trésor. Dans le cas de chèques sans provision, il appartient au comptable d engager la procédure de recouvrement. Les régies d avances sont en principe créées pour effectuer des paiements en numéraire. Toutefois les régisseurs peuvent également effectuer le paiement des dépenses par carte de paiement ou travellers chèques. Rectorat DIBAPP5 septembre

25 1 - Avance en numéraire Cette avance est consentie par l agent comptable. Il convient d appeler l attention des régisseurs sur les risques de vol ou de perte. 2 - Carte bancaire Après ouverture d un compte de dépôt spécifique «voyage pédagogique» au Trésor Public, l agent comptable peut souscrire un contrat d attribution d une carte bleue professionnelle délivrée au nom patronymique du régisseur. Cette dernière peut être nationale ou internationale. Lors de la demande de carte, le futur titulaire doit préciser, en accord avec l'agent comptable, si cette carte sera utilisée - uniquement chez les commerçants, - uniquement dans les distributeurs automatiques de billets, - ou devra avoir les deux fonctionnalités. La carte bleue donne lieu à une cotisation dont le montant est fixé par instruction de la Direction du Trésor. Si les montants maxima de retrait et/ou de paiement par CB sont insuffisants, l'agent comptable peut demander à la Trésorerie générale de les augmenter sur une période définie. Le compte de dépôts spécifique «voyages pédagogiques» ne peut être résilié avant le terme de la régie. Le régisseur est entièrement responsable de l utilisation et de la conservation de la carte bleue dont il est le seul à en détenir le code confidentiel. Elle est strictement personnelle, ne peut être utilisée que par son titulaire et doit impérativement être restituée à la fin de la nomination du régisseur au comptable du Trésor teneur du compte. 3 - Travellers chèques (ou «chèques voyage») Les Travellers chèques sont libellés au nom du régisseur avec l autorisation de l agent comptable. Ils ne nécessitent pas l ouverture d un compte bancaire puisqu ils sont débités du compte courant du comptable. Ils sont établis en euros ou en devises. Ils doivent être commandés et retirés auprès d'un organisme bancaire (la Trésorerie Générale n'en délivre pas). Il convient d être vigilant sur les délais d émission qui peuvent aller jusqu à une dizaine de jours. Des frais bancaires sont comptabilisés pour les travellers chèques. Le régisseur ne doit pas accepter à l étranger de remboursement sous forme de travellers. Ceux-ci ne sont pas échangés en France (dans ce cas exceptionnel demander un chèque). IV CLOTURE DE LA REGIE D AVANCE A son retour, le régisseur remettra le bordereau récapitulatif des dépenses (annexe 5) ainsi que toutes les pièces justificatives (tickets de caisse, billets d entrée, etc...) et l éventuel reliquat de sa régie. Les facturettes de carte bleue ne constituent pas des pièces justificatives de la dépense. Rectorat DIBAPP5 septembre

26 Elles constituent une preuve de paiement mais n en justifient pas la nature. Le régisseur doit obtenir un acquit sur les factures. Les dépenses exécutées dans des circonstances particulières et exceptionnelles -comme un pourboire accordé au chauffeur du car - pourront être justifiées par une attestation du régisseur, avec mention de la nature de la dépense, de la date, du lieu d exécution et du montant, attestation approuvée par l ordonnateur. Lors des déplacements à l étranger, le régisseur d avances est autorisé à effectuer les opérations de change : les justificatifs doivent être remis au comptable. Il est à noter que ces pièces seront produites à l appui du compte financier. Le régisseur pourra obtenir du comptable assignataire, à sa demande, un certificat de libération définitive de ses obligations s il a justifié de l emploi de l avance mise à sa disposition et si le comptable a accepté ses justifications. V - REGIE MITE Il s agit d une régie qui permet au régisseur d effectuer les dépenses et d encaisser les recettes. L intérêt de l institution d une régie mixte est très limité, la création d une régie de recettes étant généralement injustifiée. Rectorat DIBAPP5 septembre

27 ANNEE 1 DECISION PORTANT INSTITUTION D'UNE REGIE D'AVANCES TEMPORAIRE AUPRES DE (DESIGNATION ETABLISSEMENT) Le chef d établissement du..., ordonnateur, Vu le décret n du modifié, port ant règlement général de la comptabilité publique, et notamment l'article 18 Vu la loi n du modifiée, sur la responsabilité des comptables ; Vu le décret n du , relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs, modifié par le décret n du ; Vu le décret n du repris au code de l éducation ; Vu le décret n du , relatif aux r égies de recettes et aux régies d'avances des organismes publics modifié par les décrets n du et du ; Vu l'arrêté du relatif au seuil de dispense de cautionnement des régisseurs d'avances et des régisseurs de recettes ; Vu l'arrêté du fixant le taux de l'indemnité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et aux régisseurs de recettes et le montant du cautionnement imposé éventuellement à ces agents modifié par l'arrêté du ; Vu l'arrêté du habilitant les Chefs d'eple à instituer des régies d'avances et de recettes modifié par l'arrêté du et l'arrêté du ; Vu l arrêté du relatif au montant par opération des dépenses de matériel et de fonctionnement payables par l intermédiaire d un régisseur d avances modifié par l arrêté du ; DECIDE Article 1 Il est institué auprès du (établissement) une régie d'avances temporaire pour le règlement des frais exposés lors des voyages pédagogiques et des appariements autorisés par le conseil d'administration en date du... Article 2 Le montant de l'avance accordée au régisseur est fixé à.... Le montant maximal des dépenses par opération est fixé à.... (1 500 au maximum) Article 3 La régie d'avances temporaire est instituée du... au.... Les pièces justificatives des dépenses payées au moyen de cette avance doivent être remises au comptable assignataire dans le délai maximum de... jours après la date du retour. Article 4 Le régisseur sera dispensé de cautionnement sur décision du Chef d'établissement avec l'agrément de l'agent Comptable, et ne percevra pas d'indemnité de responsabilité. Article 5 Le régisseur titulaire, en cas d empêchement, pourra être suppléé dans ses fonctions par un régisseur suppléant. Article 6 La présente décision ne prendra effet qu'en l absence d observation du Comptable supérieur du Trésor territorialement compétent et sera rendue exécutoire dans la forme prévue pour les actes du Chef d'établissement. Transmis le Fait à.., le... au Trésorier Payeur Général, Le Chef d établissement, Rectorat DIBAPP5 septembre

28 ANNEE 2 DECISION PORTANT NOMINATION D'UN REGISSEUR D'AVANCES A TITRE TEMPORAIRE Le Chef d établissement du..., ordonnateur des dépenses, Vu le décret n du portant règle ment général de la comptabilité publique, et notamment l'article 18 ; Vu le décret n du relatif à la r esponsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs, modifié par le décret n du ; Vu le décret n du repris au code de l éducation ; Vu le décret n du relatif aux ré gies d'avances et aux régies de recettes, modifié par les décrets n du et du ; Vu l'arrêté du relatif au seuil de dispense de cautionnement des régisseurs d'avances ; Vu l'arrêté du fixant le taux de l'indemnité susceptible d'être allouée aux régisses d'avances ; Vu l'arrêté du modifié habilitant les Chefs d'eple à instituer des régies d'avances ; Vu l arrêté du, instituant une régie d'avances temporaire auprès du... pour la durée du voyage pédagogique à...du...au... DECIDE Article 1 : M..., grade... est nommé régisseur de la régie d'avances temporaire pour la durée du voyage. Article 2 : Le montant de l avance accordée au régisseur est fixé à... Article 3 : M... est responsable de la garde et de la conservation des fonds qui lui sont avancés par le comptable assignataire, du maniement des fonds, de la conservation des pièces justificatives, ainsi que de la tenue de la comptabilité des opérations conformément aux dispositions du décret. Les pièces justificatives des dépenses seront remises à l Agent Comptable du... dans le délai fixé par celui-ci sur la fiche d information à l attention du régisseur. Article 4 : M... est dispensé de cautionnement et ne percevra pas d'indemnité de responsabilité. Article 5 : En cas d empêchement de M..., régisseur titulaire, les articles 2 à 4 s appliqueront à M..., régisseur suppléant. Pour agrément, L'Agent comptable, Fait à..., le Le Chef d établissement, Le titulaire Vu pour acceptation Le suppléant Vu pour acceptation P.J. : Décision de création de régie d avance temporaire transmise à M. le Trésorier Payeur Général (département) en date du... Rectorat DIBAPP5 septembre

29 ANNEE 3 Fiche d information à l attention du régisseur temporaire ETENDUE DE LA RESPONSABILITE DU REGISSEUR Pendant le voyage il est indispensable d EIGER et de CONSERVER TOUS LES JUSTIFICATIFS DE DEPENSES Y COMPRIS LES TICKETS DE CAISSE. Les points suivants doivent être précisés spécifiquement à l occasion de chaque création de régie : Nature des dépenses : Frais exposés lors du voyage pédagogique et prévus au budget ci-joint. Montant de l avance :. Montant maximum par opération : Délai de production des pièces justificatives., soit au plus tard le... Contrôle à effectuer par le régisseur : justification du service fait : le paiement n est à effectuer qu après service fait (repas, hébergement) ou en contrepartie d un droit acquis (tickets d entrée...) vérification de l exactitude matérielle des décomptes et des calculs de liquidation. Les pièces justificatives ne doivent comporter ni rature, ni altération ou surcharge. Les mémoires et factures doivent être établis sur du papier à «en-tête» comportant le nom du fournisseur et l adresse commerciale. Le créancier doit porter sur la facture la mention «facture acquittée». La production de facture n est pas obligatoire pour les dépenses inférieures à 230, cependant une pièce justificative doit être produite (tickets de caisse...) ATTENTION : TOUTE DEPENSE IRREGULIERE OU INJUSTIFIEE SELON LES REGLES DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE RESTERA A LA CHARGE PERSONNELLE DU REGISSEUR. Extrait de l instruction codificatrice n A-B -K-O-P-R du 29 juin 1993 L étendue de la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs est fixée par les articles 1 et 3 du décret du 15 novembre Aux termes de l article 1er de ce décret : «Les régisseurs chargés pour le compte de comptables publics d opérations d encaissement (régisseurs de recettes) ou de paiement (régisseurs d avances) sont personnellement et pécuniairement responsables de la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu ils recueillent, ou qui leur sont avancés par les comptables publics, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, de la conservation des pièces justificatives ainsi que de la tenue de la comptabilité des opérations». La responsabilité pécuniaire des régisseurs s étend à toutes les opérations de la régie depuis la date de leur installation jusqu à la date de cessation des fonctions. Responsables en cas de perte, vol ou disparition, pour un motif quelconque, des fonds, valeurs et pièces justificatives, les régisseurs sont tenus de prendre toutes dispositions utiles pour assurer la sécurité de ces fonds, valeurs, pièces justificatives, et d une manière générale de tous les documents comptables. Rectorat DIBAPP5 septembre

30 En outre, il leur est interdit de confondre les fonds et valeurs de la régie avec ceux qu ils possèdent à titre personnel, ainsi que de verser sur un compte personnel tout ou partie des fonds détenus ès qualités. En cas d infraction, ils seraient présumés coupables de malversation. Enfin, responsables de toutes les opérations de la régie pendant la durée de leur gestion, les régisseurs sont responsables non seulement des opérations qu ils ont exécutées personnellement, mais également de celles exécutées par les agents placés sous leurs ordres ; de plus, cette responsabilité court de l installation du régisseur à la clôture de la régie. ASSURANCE : Le régisseur peut contracter une assurance en vue de couvrir tout ou partie de sa responsabilité pécuniaire. Les dépenses qui en résultent pour le régisseur sont à sa charge et ne peuvent en aucun cas être imputées au budget de l établissement. Jusqu à concurrence de 1 600, sa responsabilité est couverte par la MAIF si l établissement de scolarisation des élèves a souscrit auprès de cet organisme un contrat établissement. Rectorat DIBAPP5 septembre

31 ANNEE 4 DESIGNATION DE L ETABLISSEMENT DEMANDE D AVANCE DE FONDS A DEPOSER AVANT LE : Nom, Prénom, grade... soussigné(e), chargé(e) de la régie d avance temporaire instituée par arrêté du... pour les dépenses relatives au voyage pédagogique en..., du...au... demande l attribution d une avance de... (montant en toutes lettres) se répartissant comme suit, dans le chapitre N3 «Voyages scolaires et appariements» : NUMERO COMPTES DES INTITULE DES COMPTES MONTANT Total égal au montant de l avance demandée Nature de l avance (barrer les mentions inutiles) : Numéraire Valeurs des coupures : Devises (à préciser) Valeurs des coupures : Chèques voyages A..., le... Signature du Régisseur, L ordonnateur de (EPLE)...autorise le versement de l avance demandée A..., le... Date du versement de l avance au régisseur (à compléter par le comptable ) RECU la somme de. Le Régisseur, Rectorat DIBAPP5 septembre

32 ANNEE 5 AGENCE COMPTABLE DU Etablissement organisateur : REGIE D AVANCES TEMPORAIRE VOYAGE : lieu... Régisseur :.Nom Prénom... Grade :... BORDEREAU RECAPITULATIF des dépenses payées par le régisseur d avances pendant la période du... au... Montant de l avance :... ¹ Euros ¹ Devises (à préciser)... Montant maximum par opération :... Taux de conversion :... N d inscription au bordereau Fournisseur Date paiement Montant Désignation des pièces produites à l appui de l acquit TOTAU GENERAU (A) A..., le... Le Régisseur d avances Rectorat DIBAPP5 septembre

33 N d inscription au bordereau Fournisseur PIECES REJETEES PAR L ORDONNATEUR Date paiement Montant Désignation des pièces produites à l appui de l acquit Montant des rejets (B) : Montant des dépenses ordonnancées (C = A-B) : = A.., le.. L ordonnateur, PIECES REJETEES PAR LE COMPTABLE Montant des rejets (D) : Montant des dépenses admises (C-D) : = A.., le Le Comptable, Rectorat DIBAPP5 septembre

34 FICHE N 7 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LE RESPECT DU CODE DES MARCHES PUBLICS I GENERALITES Les marchés publics sont des contrats conclus à titre onéreux entre des pouvoirs adjudicateurs et des opérateurs économiques publics ou privés, pour satisfaire les besoins de l établissement en matière de travaux, fournitures et services. Le domaine des sorties et voyages pédagogiques comprend une grande diversité de prestations, dont la plupart entrent dans le champ d application du code des marchés publics (C.M.P.). Quel que soit leur montant, les marchés doivent respecter les principes fondamentaux du code. Ils exigent une définition préalable des besoins, le respect des obligations de publicité et de mise en concurrence et le choix de l offre économiquement la plus avantageuse, permettant d assurer l efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics. Il est de la responsabilité des ordonnateurs de s assurer du respect de ces obligations. II DEFINITION DES BESOINS La programmation des voyages pédagogiques, si possible, au cours du premier trimestre de l année scolaire, doit permettre de recenser les besoins de l établissement afin que la passation des marchés s en trouve facilitée. Il y a lieu de prendre en compte toutes les dépenses se rapportant à tous les voyages envisagés (sorties à la journée, voyages sur le temps scolaire et en dehors, appariements ). Le gestionnaire doit évaluer avec un maximum de précision la valeur totale des fournitures et des services considérés comme homogènes, soit en raison de leurs caractéristiques, soit parce qu ils constituent une unité fonctionnelle. L acheteur public définit cette notion d homogénéité en élaborant une classification propre de ses achats, selon une typologie cohérente de son activité, ou par référence à la nomenclature fixée par l arrêté du 13 décembre A titre d exemple, cette nomenclature comprend notamment les familles suivantes : transports ferroviaires de personnes (60.01), transports aériens (60.02), transports routiers et urbains (60.04), agences de voyages (60.07), hébergement (68.01), services de restauration (68.02), services concernant les actions éducatives péri et postscolaires (77.21). Rectorat DIBAPP5 septembre

35 III CHOI DES PROCEDURES La nomenclature ainsi établie et toutes les dépenses évaluées sont comparées aux seuils fixés par le C.M.P. et inscrites dans les colonnes de l état prévisionnel de la commande publique (E.P.C.P.) en fonction du mode de procédure d achat retenu (marché à procédure adaptée, appel d offres, groupement de commandes ). L E.P.C.P. permet donc d une part, de recenser les besoins et de définir la politique d achat de l établissement, et d autre part de passer les marchés prévus sans avoir à réunir spécifiquement le conseil d administration pour avoir son accord préalable. Il est soumis au conseil d administration, et annexé au budget ou à une décision budgétaire modificative en cours d année. Deux cas de figure peuvent se présenter : Si l établissement dispose d un programme comprenant plusieurs voyages clairement identifiés, il est possible de faire un lot par voyage. Chaque lot donne lieu à l attribution d un marché séparé. Plusieurs lots peuvent être attribués à un même candidat, voire la totalité. Si plusieurs voyages sont envisagés, mais ne sont pas clairement identifiés, il est possible d effectuer un appel à candidature unique pour l ensemble des marchés. 1 - Choix de la publicité Le C.M.P. fixe précisément les modalités de publicité en fonction de seuils : entre ,00 et ,00 euros hors taxes, le pouvoir adjudicateur choisit librement les modalités de publicité adaptées au montant et à la prestation concernée. Trois supports peuvent être envisagés : - la presse écrite - l affichage - l internet Le recours à l affichage ou à l internet est envisageable lorsque le coût de la publicité dans la presse écrite constitue une charge financière importante au regard du montant du marché envisagé. Une plate-forme de dématérialisation des marchés peut être un recours satisfaisant. Les E.P.L.E. de l académie de Dijon qui ont signé une convention avec le GIP e-bourgogne peuvent en utiliser la plate-forme. entre ,00 et ,00 H.T. pour les fournitures et les services, il convient de publier un avis d appel public à la concurrence, soit dans le bulletin officiel des annonces des marchés publics, soit dans un journal d annonces légales. Quel que soit le montant du marché, l acheteur public devra, le cas échéant à l occasion de contrôles, prouver que les modalités de publicité retenues ont permis de respecter les principes fondamentaux de la commande publique et ont suscité une mise en concurrence suffisante. Rectorat DIBAPP5 septembre

36 2 - Choix de la procédure Le C.M.P. définit plusieurs types de procédures de marchés en fonction de seuils. L appel d offres est la règle de droit commun pour les marchés formalisés. Toutefois les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée lorsque le montant estimé du besoin est inférieur à ,00 H.T. pour les fournitures et services. Cette procédure convient bien aux dépenses liées aux voyages scolaires. Les modalités de procédure sont librement fixées par l acheteur public en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire. Le pouvoir adjudicateur peut s inspirer des procédures formalisées, sans pour autant que le marché en cause ne soit soumis aux règles formelles applicables à ces procédures. IV PRINCIPAU DOCUMENTS A ETABLIR 1 L avis d appel public à la concurrence (A.A.P.C.) L A.A.P.C. doit mentionner au moins l identification de l établissement, l objet du marché et ses principales caractéristiques, la procédure de passation, les critères de choix des offres 2 Le cahier des clauses particulières (C.C.P.) Le C.C.P. détermine les conditions dans lesquelles le marché est exécuté. Les dispositions administratives, financières et techniques du marché peuvent être regroupées dans un seul document qui retrace les spécifications du marché. Il doit préciser les caractéristiques du marché : - organisation d un voyage scolaire précis ou de plusieurs voyages au cours de l année - définition des lots - lieu de destination, dates, public concerné, effectifs - mode de transport, d hébergement - objectifs du voyage, activités pédagogiques - conditions de sécurité Ce document doit être rédigé avec beaucoup de soin, en lien avec le gestionnaire et les professeurs organisateurs, sous couvert du chef d établissement. 3 L acte d engagement (A.E.) L acte d engagement, pièce essentielle du marché, est d abord signé par le soumissionnaire. Dans ce document, celui-ci présente son offre et accepte les clauses rédigées par la personne publique. Lorsque le candidat est retenu après examen des offres, l acte d engagement est ensuite signé par le représentant du pouvoir adjudicateur. L intérêt d une programmation des voyages apparaît de toute évidence afin de les organiser dans les meilleures conditions. Néanmoins les sorties imprévues peuvent être envisagées lors de l A.A.P.C portant sur un marché de voyages organisés dans l année. Rectorat DIBAPP5 septembre

37 Vous trouverez sur le site du ministère de l éducation nationale à l adresse menu EPLE, rubrique commande publique, puis CCAP/CCTP des modèles de documents concernant les marchés de voyages scolaires. Ces documents pourront vous servir de base, mais devront être adaptés au cas particulier de chaque établissement et mis à jour conformément à l évolution de la réglementation sur l achat public. Rectorat DIBAPP5 septembre

38 FICHE N 8 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES AGENCES DE VOYAGES L activité des agences de voyage est régie par les dispositions du Code du Tourisme (articles L211.1 à L212.11). Ces dispositions s appliquent aux personnes physiques ou morales qui se livrent ou apportent leur concours, quelles que soient les modalités de leur rémunération : 1 - aux «opérations consistant en l organisation ou la vente : o de voyages ou de séjours individuels ou collectifs ; o de services pouvant être fournis à l occasion de voyages ou de séjours, notamment la délivrance de titres de transport, la réservation de chambres dans des établissements hôteliers ou dans des locaux d hébergement touristique, la délivrance de bons d hébergement ou de restauration ; o de services liés à l accueil touristique, notamment l organisation de visites de musées ou de monuments historiques» ; 2 - aux «opérations de production ou de vente de forfaits touristiques». Elles encadrent lesdites opérations et apportent des garanties aux acheteurs, qu ils soient privés ou publics. Au nombre de ces garanties, figure en premier lieu l obligation d information préalable à laquelle est tenu le vendeur. Il incombe en effet à ce dernier d «informer les intéressés, par écrit, préalablement à la conclusion du contrat, du contenu des prestations proposées relatives au transport et au séjour, du prix et des modalités de paiement, des conditions d annulation du contrat ainsi que des conditions de franchissement des frontières». L établissement veillera à ce que cette obligation d information soit respectée et établira, sur cette base, un contrat comportant «( ) toutes indications relatives aux noms et adresses de l organisateur, du vendeur, du garant et de l assureur, à la description des prestations fournies, aux droits et obligations réciproques des parties en matière notamment de prix, de calendrier, de modalités de paiement et de révision éventuelle des prix, d annulation ou de cession du contrat, d information de l acheteur avant le début du voyage ou du séjour». Il convient d être attentif, en particulier, aux prix et aux éventuelles conditions de révision des tarifs, ainsi qu aux modalités d annulation du contrat. I LES PRI Prévus au contrat, ils revêtent un caractère ferme, sauf à ce que ledit contrat en aménage la révision. Une clause de révision de prix, à la hausse comme à la baisse, peut en effet figurer au contrat Rectorat DIBAPP5 septembre

39 conclu avec l agence mais «uniquement pour tenir compte des variations : a) du coût des transports, lié notamment au coût du carburant ; b) des redevances et taxes afférentes aux prestations offertes, telles que les taxes d atterrissage, d embarquement, de débarquement dans les ports et les aéroports ; c) des taux de change appliqués au voyage ou au séjour considéré». La loi, au surplus, interdit toute majoration des prix fixés au contrat «au cours des trente jours qui précèdent la date de départ prévue». II LES MODALITES D ANNULATION DU CONTRAT La loi protège l acheteur en prévoyant, outre l obligation pour le vendeur de justifier d une garantie financière, que : - «lorsque, avant le départ, le respect d un des éléments essentiels du contrat est rendu impossible par suite d un événement extérieur qui s impose au vendeur, celui-ci doit le plus rapidement possible en avertir l acheteur et informer ce dernier de la faculté dont il dispose soit de résilier le contrat, soit d accepter la modification proposée par le vendeur». - «lorsque, avant le départ, le vendeur résilie le contrat en l absence de faute de l acheteur, la totalité des sommes versées par ce dernier lui sont restituées sans préjudice des dommages et intérêts auxquels celui-ci pourrait prétendre». - «lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être exécuté, le vendeur doit, sauf impossibilité dûment justifiée, proposer à l acheteur des prestations en remplacement de celles qui ne sont pas fournies». Une vigilance accrue sur l ensemble des points sus évoqués devrait permettre de contracter dans de meilleures conditions de sécurité. xxxxxxxxxx L attention est tout particulièrement appelée sur deux types de pratiques proposées par certains organismes dans le cadre de l organisation de voyages scolaires : - Certains organismes ou agences de voyages proposent un système de bourses dont l attribution s effectue sur la base de critères liés aux revenus des familles et au mérite des élèves, la sélection étant directement opérée par l agence. Ces informations, de caractère personnel ne sauraient en aucun cas, être communiquées à une entreprise. - Certaines agences proposent des primes aux enseignants faisant preuve de fidélité à un organisme particulier. Cette pratique est susceptible d être qualifiée de corruption passive commise par une personne exerçant une fonction publique et d être sanctionné, selon les termes de l article du code pénal par une peine d emprisonnement et une amende. Ces pratiques doivent faire l objet d un refus immédiat. Rectorat DIBAPP5 septembre

40 FICHE N 9 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES CAS PRATIQUE : EEMPLE D UN VOYAGE FACULTATIF EN ITALIE Le professeur présente son projet de voyage en Italie au chef d établissement. Le chef d établissement considère que ce voyage ne s inscrit pas dans le cadre des programmes officiels d enseignement : il sera donc facultatif. En revanche, ce voyage a lieu sur le temps scolaire, il a un intérêt éducatif et pédagogique : il sera donc géré par l EPLE. Le professeur doit avec le gestionnaire élaborer un projet de budget, le plus précis possible, afin notamment de fixer le montant prévisible de la participation financière des familles. Ce projet de budget sera réactualisé par la suite, chaque fois qu il pourra être affiné. Dépenses Recettes Transport euros Familles 30 élèves x euros Subvention de l Etat 800 euros Visites euros Participation de l EPLE 900 euros (par prélèvement sur réserve) Hébergement euros Don du FSE 300 euros euros euros I AUTORISATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le chef d établissement soumet le projet de voyage au vote du Conseil d Administration. Cet acte, accompagné du budget prévisionnel, est transmis à l autorité académique et sera exécutoire 15 jours après réception (si le budget du voyage figure au budget initial de l établissement, il est exécutoire 30 jours après réception). «Le conseil d administration autorise le chef d établissement à organiser un voyage en Italie au mois de mai pour environ 30 élèves et 3 accompagnateurs. Le montant maximum de la participation des familles est de 150 euros. Le conseil d administration accepte que le foyer socioéducatif verse un don au lycée pour financer une partie de ce voyage. Les reliquats éventuels seront reversés aux familles, les trop perçus inférieurs ou égaux à 8 étant apurés 3 mois après notification aux familles. Le chef d établissement est autorisé à signer les contrats et conventions afférents à l organisation Rectorat DIBAPP5 septembre

41 de ce voyage.» Remarques : L organisation de ces voyages, quelque soit leur catégorie, peut, en effet, donner lieu à des conventions d adhésion à des associations ayant l agrément tourisme ou à des contrats avec les agences de voyages. Ces documents doivent faire l objet d un examen attentif, notamment en ce qui concerne les prestations fournies, les assurances et les clauses d annulation. Un contrat type peut être corrigé. Ces contrats et ces conventions doivent être autorisés par le conseil d administration, soit dans le cadre de l Etat Prévisionnel de la Commande Publique, soit par décision expresse et préalable. Cette autorisation du conseil d administration donne lieu à une ouverture de crédits et une prévision de recettes, soit dès le budget si cela est possible, soit par une décision budgétaire modificative. Dans ce dernier cas, il faudra prévoir deux décisions budgétaires modificatives : une décision budgétaire modificative pour information du conseil d administration, pour le montant global de la participation des familles, de la subvention et du don du foyer socio-éducatif : N3 6. «Italie» N3 7. «Italie» une décision budgétaire modificative pour vote du conseil d administration pour la participation de l établissement : DBM 32 - A DBM 38 - N N3 6. «Italie» 900 II COMPTABILITE GENERALE Le suivi des créances peut être fait avec GFC dans le module «encaissement», en créant des créances, ou par Sconet à l avenir. L agent comptable, à qui le gestionnaire aura transmis le budget du voyage et la liste des participants, arrêtée par l ordonnateur, suit les encaissements des familles, de la subvention et du don : D 5 C D 4118 C D 5 C D C D 5 C D 4632 C Rectorat DIBAPP5 septembre

42 III COMPTABILITE BUDGETAIRE 1 - mandats * mandats au chapitre N3, selon la nature de la dépense : comptes 6245 transports pour voyages d études, visites et sorties pédagogiques, sorties pédagogiques (hors transport), hébergements, N Classe 5 * une aide du fonds social collégien ou lycéen de 80 pour deux élèves se traduit par un mandat de 160 au F ordres de recette * ordre de recette de 160 au : les aides sociales viennent éteindre ou réduire les créances. Elles ne font pas l objet d un ordre de recette spécifique au chapitre N3 mais sont intégrées dans l ordre de recette établi sur les familles. * ordres de recettes au chapitre N3 du montant de la dépense. - Participation des familles (fonds sociaux inclus) N La liste des élèves et le montant définitif dû par les familles doivent figurer sur la pièce justificative de l ordre de recettes relatif au N Ce montant doit être identique pour tous les élèves. - Subvention Etat N Financement par l EPLE N Don du FSE N D 7067 C D C D 7588 C D 7468 C D 4118 C D C D 4662 C D 4632 C 3 contribution entre services mandat au compte A pour la participation de l établissement Rectorat DIBAPP5 septembre

43 4 gestion des reliquats S il subsiste un reliquat, l agent comptable devra rembourser les familles par un ordre de paiement NB : La procédure est identique, quelque soit l origine du financement du reliquat. Rectorat DIBAPP5 septembre

44 FICHE N 10 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES REFERENCES REGLEMENTAIRES ET BIBLIOGRAPHIE I REFERENCES LEGISLATIVES ET REGLEMENTAIRES 1 - Relatives aux régies et à la gestion financière et comptable des sorties et voyages dans les établissements publics locaux d enseignement. Loi n du 23 février 1963 (2 ème partie) sur la responsabilité des comptables. Loi n du 22 décembre 1966 modifiée portant loi de finances Code du Tourisme Décret n du 29 décembre 1962 (article 16 et 18) portant règlement général sur la comptabilité publique Décret n du 4 février 1965 modifié par le décret n du 30 novembre relatif aux modes et aux procédures de règlement des dépenses des organismes publics. Décret n du 05 mars 2008 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs Décret n du 30 août 1985 modifié relatif aux E.P.L.E. repris au Code de l Education Décret n du 20 juillet 1992 relatif aux régies de recettes et aux régies d avances des organismes publics modifié par les décrets n du 23 décembre 1992 et n du 13 janvier 1997 Décret n du 01 août 2006 modifié portant Code des Marchés Publics. Arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d EPLE à instituer des régies des recettes et des régies d avances, modifié par l arrêté du 10 septembre Note de service n du 11 octobre Instruction codificatrice n A-B-K-O-P-R du 29 juin 1993 du Ministère du Budget. Instruction codificatrice n M9-R du 4 mai 1998 du Ministère du Budget. Arrêté du 28 mai 1993 fixant le taux de l indemnité de responsabilité susceptible d être allouée aux régisseurs et le montant du cautionnement imposé à ces agents. Circulaire du 06 octobre 1988 relative à la déconcentration de la délivrance des autorisations de sorties et voyages collectifs d élèves du second degré Circulaire du 27 mai 1997 sur la «dérogation à la règle du paiement après service fait pour les établissements publics locaux d enseignement (E.P.L.E.) ayant recours à des agents de voyage». Circulaire DAF A3 n du 23 décembre 1998 relative à la «participation des foyers socioéducatifs au financement des voyages scolaires». Circulaire DAF A3 n du 23 février 1999 adressée à Monsieur le Recteur de l Académie de Créteil sur «les voyages scolaires des établissements publics locaux d enseignement Gestion du service spécial N3 Régies d avances temporaires». Circulaire DRIC B3 N du 5 mai 1999 sur «les voyages collectifs d élèves dans les pays soumis à visa». Circulaire DAF A3 n du 18 mai 1999 adressée à Madame le Recteur de l Académie de Dijon sur le «budget des établissements publics locaux d enseignement (E.P.L.E.) règles comptables applicables à certains financements». Circulaire du Ministère de l Economie et des Finances Direction de la Comptabilité Publique n du 8 mars 2000 relative à la «dérogation à la règle du paiement après service fait Voyages scolaires organisés par des associations à but non lucratif». Note de service n du 30 novembre 2005 re lative à l agrément des EPLE auprès de l ANCV Rectorat DIBAPP5 septembre

45 2 - Relatives à l organisation des sorties et voyages scolaires RLR Circulaire n du 20 août 1976 sur les «sorties et voyages collectifs d élèves». Circulaire n du 12 juin 1979 sur les «sorties et voyages collectifs d élèves à caractère facultatif». Note de service n du 21 juin 1985 relative aux assurances dans les établissements publics d enseignement général. Circulaire n du 22 octobre 1986 sur la «déconcentration de la délivrance des autorisations de sorties et voyages collectifs d élèves». II JURISPRUDENCE ET DEBATS PARLEMENTAIRES Conseil d Etat statuant au contentieux, Jurisprudence MAUROU n Séance du 8 février 1999 sur la gratuité et les sorties scolaires. Tribunal administratif de Caen, jurisprudence EMERAS, n du 10 mars 1998 sur le principe de gratuité de l enseignement. Journal Officiel Débats parlementaires du Sénat Séance du mardi 9 février 1999 Journal du 10 février 1999 Extrait sur l organisation des voyages scolaires. Question à Madame la Ministre déléguée à l enseignement scolaire. Réponse JO du Sénat n 13 du 01 avril 1999 sur les sorties scolaires et la gratuité de l enseignement. Journal Officiel Question publiée au JO le 23 mai 2006, réponse publiée au JO le 29 août 2006, sur la prise en charge des frais des accompagnateurs de voyages scolaires Journal Officiel Question 118 publiée au JO le 22 janvier 2008, réponse publiée au JO le 23 janvier 2008 sur la prise en charge des frais de déplacement des enseignants accompagnant des sorties scolaires III BIBLIOGRAPHIE Flash Achats Publics, n 31 de juin 1999, «E.P.L.E. en voyages», pp Guide juridique du Chef d Etablissement Fiche n 37 : sorties et voyages scolaires. Rectorat DIBAPP5 septembre