DOSSIER PREFECTURE ET CNIL MOINS DE 8 CAMERAS ET NE FILMANT PAS LA VOIE PUBLIQUE

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1 DOSSIER PREFECTURE ET CNIL MOINS DE 8 CAMERAS ET NE FILMANT PAS LA VOIE PUBLIQUE 1

2 attestation de remise des documents Je soussigné, Mr de la société.. atteste avoir reçu ce jour de la société ADS FRANCE, les documents ci-dessous ainsi que toutes les informations y afférents. CERFA 13806*03 - DEMANDE D'AUTORISATION D'UN SYSTEME DE VIDEO-PROTECTION Que les caméras visionnent un lieu public ou privé, vous devez remplir et remettre ce formulaire à la Préfecture de votre département pour déclarer vos caméras et leurs emplacements. ANNEXE 1 - CERFA 51336*02 Questionnaire conformité vidéo à l'arrêté du 03/08/2007. ANNEXE 2 SIGNALETIQUE OBLIGATOIRE destiné à prévenir les usagers et a coller sur le site surveillé. ANNEXE 3 ATTESTATION DE CONFORMITÉ ANNEXE 4 ATTESTATION DE MAINTENANCE DU SYSTÈME Date : / / Mr :.. SIGNATURE ET CACHET COMMERCIAL Fonction :.... 2

3 Sommaire Document à remplir et à joindre au dossier vous remettrez à la Préfecture de votre département. ATTENTION, vous devez fournir DEUX enveloppes timbrées libellées à l adresse du demandeur pour le retour. 1. NOTE D'INFORMATIONS & TABLEAU «A QUI DEVEZ-VOUS DÉCLARER?» 2. PRÉSENTATION DES DOCUMENTS DU DOSSIER PREFECTURE o CERFA 13806*03 - Demande autorisation d'un système de vidéo-protection o Notice d'informations simplifiée relative au remplissage du CERFA o ANNEXE 1: CERFA 51336*02 Questionnaire conformité vidéo à l'arrêté du 03/08/2007 o ANNEXE 2: Signalétique obligatoire o ANNEXE 3: Attestation de conformité d un système de vidéo-protection o Fiche d information relative aux normes techniques des systèmes de vidéoprotection o ANNEXE 4: Attestation de maintenance du système 3. GUIDE POUR LA DÉCLARATION CNIL PAR INTERNET 4. CONSEILS PRATIQUES: LA VIDÉOPROTECTION SUR LES LIEUX DE TRAVAIL 3

4 NOTE d information Madame, Monsieur, L'implantation d'un système de Vidéo Protection est soumise à des règles précises pour assurer le respect des libertés individuelles et limiter les abus. Ces règles sont dictées à la fois par l'etat, par le biais de lois, dont l'application est contrôlée par les Services du Ministère de l'intérieur représentés par votre Préfecture, et par la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL). Pour mettre votre installation en conformité avec ces règles, nous avons le plaisir de vous remettre le dossier joint. Nous sommes à votre disposition pour tous renseignements complémentaires et vous rappelons nos différentes coordonnées : SERVICE CLIENT: Souhaitant vous apporter une totale satisfaction dans le service que vous avez souscrit, nous vous remercions pour votre confiance et vous prions de croire, Madame, Monsieur, en l'expression de nos sentiments les meilleurs. Le Service Client A QUI DEVEZ VOUS DECLAREZ? Le tableau ci-dessous vous permet de déterminer les cas où il est obligatoire de déclarer votre système de Vidéo Protection ADS France à votre PREFECTURE et/ou à la CNIL. Si au moins une de vos caméras de votre établissement se trouve dans un lieu où circule du public, il faut alors déclarer l'ensemble de vos caméras même si elles ne se trouvent pas dans une zone où n'est pas censé circuler du public. Les documents à joindre au dossier préfecture sont différents en fonction du nombre de vos caméras de votre établissement. Si votre établissement contient au maximum 7 caméras, la déclaration est simplifiée. Le détail des documents à joindre est précisé en page 3. 4

5 présentation des documents du dossier préfecture o CERFA 13806*03 = DEMANDE AUTORISATION D'UN SYSTEME DE VIDEOSURVEILLANCE * Si au moins une de vos caméras visionnent un lieu où circule le public, vous devez remplir et envoyer ce formulaire à la Préfecture de votre département pour déclarer vos caméras. Notice d'information relative au remplissage du CERFA 13806*03: Ce guide à pour objectif de vous aider au remplissage de la DEMANDE D'AUTORISATION PREFECTURE Cerfa 13806*03, en détaillant point par point le document (section B du document nommé «Comment remplir le formulaire de demande d'autorisation») o CERFA ANNEXE 1 = QUESTIONNAIRE DE CONFORMITE D'UN SYSTEME DE VIDEOSURVEILLANCE À L'ARRETE DU 3 AOUT 2007 * Document portant définition des normes techniques des systèmes de vidéosurveillance. Ce document permet d'assurer à la préfecture la mise aux normes définies par l'arrêté du 3 août Afin de faciliter le remplissage, ce document est pré rempli. Il vous suffit de remplir la déclaration au début de ce document ainsi que la question 1a. NOUS RAPPELONS QUE LES SOLUTIONS ADS FRANCE SONT CONFORMES À CES EXIGENCES. o ANNEXE 2 = SIGNALÉTIQUE OBLIGATOIRE * Cet autocollant doit apparaître sur votre devanture afin d'informer le public qu'il se trouve dans un espace surveillé. o ANNEXE 3 ATTESTATION DE CONFORMITÉ o ANNEXE 4 ATTESTATION DE MAINTENANCE DU SYSTÈME *Documents à joindre dans tous les cas ** Documents à joindre en plus à partir de 8 caméras par site. ***Document à joindre si la sentinelle permet de voir le domaine 5

6 DUPONT ANTOINE STOCKAGE / ENTREPOT ENTREPRISE DUPONT 30 RUE DE COURCY VAULX MILIEU DUPONT ANTOINE RUE DE COURCY VAULX MILIEU

7 3 0 ADS FRANCE Á Compléter Á Compléter Á Compléter Á Compléter NE PAS COMPLETER Bureau fermé à clés Code Méthode FIFO (FIRST IN / FIRST OUT) Á Compléter Á Compléter Gérant(e) Á Compléter Á Compléter SIGNATURE ET CACHET CLIENT

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11 11

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16 Entreprise DUPONT Á Compléter Vaulx milieu SIGNATURE CLIENT XX/XX/XXXX

17 17

18 signalétique obligatoire annexe 2 18

19 annexe 3

20 FICHE d information FICHE D'INFORMATION RELATIVE AUX NORMES TECHNIQUES DES SYSTÈMES DE VIDÉOSURVEILLANCE (ARRÊTÉ DU 3 AOÛT 2007, J.O. N 192 DU 21 AOÛT 2007) Cette fiche est un document d'information qui reprend les principales normes techniques imposées. Nous vous engageons dans tous les cas à prendre connaissance de l'arrêté. L'arrêté du 3 août 2007 impose des normes techniques auxquels doivent répondre les système de vidéosurveillance pour lesquelles une autorisation préfectorale est requise en application de la loi du 21 janvier 1995 et du décret du 17 octobre 1996 modifiés. Pour être conforme à la réglementation, votre système de vidéosurveillance doit principalement répondre aux critères suivants : DANS TOUS LES CAS : Les images doivent être de qualité suffisante pour permettre leur exploitation (luminosité, qualité de bande passante, etc...) - Si votre système comporte 8 caméras ou plus, l'enregistrement des images doit être réalisé sur support numérique. Pour les systèmes de moins de 8 caméras le stockage des images peut être effectué sur support numérique ou analogique. - Les systèmes doivent pouvoir permettre la détermination, à tout moment, de la date, de l'heure et de la caméra correspondant aux images enregistrées (prévoir notamment la création d'un journal conservant la trace de l'ensemble des actions effectuées sur le flux vidéo). - Les images issues des caméras fonctionnant principalement en plan étroit doivent avoir un format d'image au moins égal à 704 X 576 pixels. - Les autres images issues des caméras fonctionnant en plan normal doivent garantir un format d'image au moins égal à 352 X 288 pixels. SI VOUS ÊTES UN PARTICULIER : - L'enregistrement des images requiert une fréquence minimale de 6 images par seconde. SI VOUS ÊTES UNE AUTORITE PUBLIQUE : - L'enregistrement des images requiert une fréquence minimale de 12 images par seconde dans le cas où les systèmes sont mis en œuvre par des autorités publiques aux fins d'assurer la protection des bâtiments et installations publics et leurs abords, la sauvegarde des installations utiles à la défense nationale, la constatation des infractions aux règles de la circulation ou la prévention des atteintes à la sécurité des personnes et des biens dans des lieux particulièrement exposés à des risques d'agression ou de vol. 20

21 Annexe 4 attestation de Maintenance du système NOM & ADRESSE DE LA SOCIETE DE MAINTENANCE ADS France Parc Technologique NORD 101 Condorcet VAULX MILIEU Siret APE 8010Z Autorisation CNAPS n 85 délivré par la préfecture de l Isère Service Client:

22 Guide de la déclaration cnil par internet DÉCLARER UN DISPOSITIF DE VIDÉOSURVEILLANCE QUAND ET COMMENT DÉCLARER? o Une déclaration auprès de la CNIL doit être effectuée si les caméras filment un lieu non ouvert au public (par exemple la réserve d un magasin) ET o si elles permettent l enregistrement et la conservation des images sur support numérique. QUELLES FORMALITÉS ACCOMPLIR? Quel formulaire de déclaration choisir? La plupart des dispositifs de vidéosurveillance relèvent de la DÉCLARATION NORMALE sauf cas exceptionnels : o Si vous constituez ou alimentez d'un fichier d'infractions o Si vous mettez en œuvre ce dispositif pour le compte de l'etat (Article 26 de la loi informatique et libertés modifiée) o Si le dispositif est couplé à de la BIOMÉTRIE (reconnaissance faciale, analyse comportementale) Si vous pensez relever d'un de ces cas, contactez la CNIL au Vidéosurveillance dans une copropriété: Si les caméras filment des lieux non ouverts au public (par exemple, hall d entrée accessible à l aide d une clé détenue uniquement par les occupants de l immeuble) et enregistrent les images, le dispositif doit être déclaré. La déclaration doit être faite au nom du syndicat des copropriétaires et non au nom du syndic de copropriété. 22

23 Guide de la déclaration cnil par internet COMMENT REMPLIR MA DÉCLARATION CNIL? Complétez l'intégralité du formulaire de déclaration complète Dans l'onglet Finalité du formulaire: o Précisez l'objectif poursuivi par l'installation du système de vidéosurveillance (par exemple : "dispositif de vidéosurveillance ayant pour objet d'assurer la sécurité des biens et des personnes") o Cochez " vidéosurveillance " dans " technologie particulière utilisée". Dans l'onglet "données traitées" du formulaire: o Ne sélectionnez que la 1ère catégorie de données "Etat civil, identité, données d identification" ; o Indiquez que la collecte des données s effectue indirectement en cochant la case "de manière indirecte", et en précisant dans le champ texte "par caméra" ; o Indiquez la durée de conservation des images enregistrées en cochant la case "1 mois" (la durée de conservation des images de vidéosurveillance est d'1 mois maximum), ainsi que les éventuels destinataires des images (s il n y en a pas, inscrivez "aucun" ou "interne" dans la case prévue à cet effet). o N'inscrivez rien dans la rubrique "données sensibles". 23

24 Guide de la déclaration cnil par internet FORMULAIRE DE DÉCLARATION NORMALE Terminez votre déclaration: Après avoir envoyé votre formulaire à la CNIL, vous recevrez un accusé de réception par courrier électronique. Le message vous indique le numéro CNIL attribué à votre dossier. Après vérification de votre déclaration, un récépissé vous sera adressé par voie électronique dans un délai maximum de 4 jours. Vous pourrez alors mettre en œuvre le dispositif de vidéosurveillance. 24

25 BESOIN DE CONSEILS? ADS France est à votre disposition au La VIDEOPROTECTION sur les lieux de travail QUELLES PRÉCAUTIONS PRENDRE LORS DE L INSTALLATION D UN DISPOSITIF DE VIDÉOSURVEILLANCE SUR UN LIEU DE TRAVAIL? Les caméras peuvent être installées au niveau des entrées et sorties des bâtiments, des issues de secours et des voies de circulation. Elles peuvent aussi filmer les zones où des marchandises sont entreposées. Par contre, les caméras ne doivent pas être installées pour filmer exclusivement les employés sur leur poste de travail. L installation de caméras sur les lieux de travail pour surveiller les salariés n est légale que si elle est justifiée par des préoccupations de sécurité et non pour surveiller l activité des salariés. En effet, sur le lieu de travail, les employés ont droit au respect de leur vie privée. Ainsi, la Cour de Cassation a indiqué dans un dernier arrêt (Cass.soc. du 10 janvier 2012 n ) que tout employeur a le droit de filmer ses salariés par vidéosurveillance pendant leur temps de travail, mais à la condition de les avoir informés préalablement de l existence d un tel système soit dans leur entreprise soit sur le site d une société cliente où ils exécutent leur travail. La mise en œuvre d un système de vidéosurveillance des employés doit nécessairement respecter un principe de proportionnalité. Elle doit donc s effectuer de façon adéquate, pertinente, et non excessive. Le nombre, l emplacement, l orientation, les fonctionnalités et les périodes de fonctionnement des caméras, ou la nature des tâches accomplies soumises à la vidéosurveillance sont autant d éléments à prendre en compte lors de l installation du système. Les caméras ne doivent pas, par exemple, filmer les zones de pause ou de repos des employés, ni les toilettes. 25

26 Conseils Pratiques: La VIDEOPROTECTION sur les lieux de travail QUELLES FORMALITÉS? Les formalités à accomplir varient en fonction des lieux qui sont filmés, car deux régimes juridiques concurrents existent : celui de la loi «informatique et libertés» (C.N.I.L.) et celui de l article 10 de la loi du 21 janvier 1995 (modifiée depuis) imposant une autorisation préfectorale préalable. Pour savoir quelle formalité préalable est nécessaire, il convient de déterminer si le dispositif de vidéosurveillance concerne un lieu public (ouvert ou accessible au public : commerces, ) ou un lieu privé (non ouvert et non accessible au public). Cela pose problème lorsque le système de vidéosurveillance est installé dans un lieu mixte (lieu ouvert au public qui comporte également des zones privées). A) AUPRÈS DE LA C.N.I.L. Si les caméras filment seulement un lieu non ouvert au public (tel que les lieux de stockage, réserves, ), le dispositif de vidéosurveillance doit être déclaré uniquement à la C.N.I.L. lorsque les images sont enregistrées ou conservées au moyen de traitements informatisés ou dans des fichiers permettant d identifier des personnes. Cette déclaration d ordre technique est à remplir par l employeur directement à partir du site Internet de cet organisme, mais il a tout intérêt de négocier avec l installateur du système de vidéosurveillance lors de son achat. Ce prestataire réalisera alors cette formalité administrative, pour le compte de l employeur, évitant à ce dernier des déboires liés aux descriptions techniques à préciser. Un système qui n aurait pas fait l objet d une déclaration à la C.N.I.L. ne peut être opposé aux employés. B) AUPRÈS DE LA PRÉFECTURE Si les caméras filment un lieu ouvert au public, le dispositif doit être autorisé par le Préfet du département (le Préfet de police à Paris), mais à la condition qu aucune image ne soit enregistrée, ni conservée au moyen de traitements informatisés ou dans des fichiers permettant d identifier des personnes. Le formulaire peut être retiré auprès des services de la Préfecture du département ou téléchargé sur le site du Ministère de l Intérieur. Là encore, l employeur a tout intérêt à se faire accompagner du prestataire installateur du système de vidéosurveillance pour effectuer cette formalité. C) EN CAS DE LIEUX À CARACTÈRE MIXTE (LIEU OUVERT AU PUBLIC COMPORTANT DES ZONES PRIVÉES) Une évidence en premier lieu, si les images sont enregistrées dans un fichier ou traitées informatiquement, une déclaration auprès de la C.N.I.L. est nécessaire. En second lieu, tant un tel cas de lieux à caractère mixte, se pose la question du cumul avec la loi du 21 janvier 1995 (modifiée depuis) imposant une autorisation préfectorale préalable. La question n est pas encore tranchée mais la prudence voudrait que l employeur établisse également une déclaration auprès de la Préfecture, sauf avis contraire expresse du prestataire installateur, engageant ainsi sa responsabilité personnelle. 26

27 Conseils Pratiques: La VIDEOPROTECTION sur les lieux de travail QUELLES SONT LES OBLIGATIONS D INFORMATION? Il est interdit d effectuer une vidéosurveillance à l insu des personnes. Il faut alors respecter les trois obligations d information suivantes : A) UNE CONSULTATION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL (SI L ENTREPRISE EN POSSÈDE) Les instances représentatives du personnel, lorsqu elles existent, doivent être consultées avant toute mise en œuvre de vidéosurveillance et précisément informées des fonctionnalités envisagées, c est-à-dire l objectif recherché. De plus, l affichage de façon visible de panneaux, dans les locaux sous vidéosurveillance, est obligatoire. Ils serviront à informer : o que l'entreprise est sous vidéosurveillance ; o des raisons pour lesquelles elle l'est ; o des coordonnées de l'autorité ou de la personne chargée de l'exploitation du système ; o des modalités d'exercice du droit d'accès des personnes filmées aux enregistrements qui les concernent (loi du 6 août 2004). B) UNE INFORMATION À DESTINATION DES EMPLOYÉS Les employés doivent tout d abord être informés individuellement et préalablement de l installation du système au moyen d un avenant au contrat de travail ou d une note de service, par exemple, dans la mesure ou le système vidéo permet un contrôle de l activité des salariés. C) UNE INFORMATION À DESTINATION DES CLIENTS (OU VISITEURS) Les panneaux d affichage présentés précédemment sont la seule signalisation à mettre en place à destination des clients ou visiteurs. Qui peut consulter les images? Seules les personnes habilitées et dans le cadre de leurs fonctions peuvent visionner les images enregistrées. Ces personnes (employeur, responsable de la sécurité, ) doivent être particulièrement formées et sensibilisées aux règles de mise en œuvre d un système de vidéosurveillance. Pendant combien de temps conserver les images? La conservation des images ne doit pas excéder 30 jours. Mais, le plus souvent, une conservation de quelques jours est suffisante pour effectuer les vérifications nécessaires en cas d incident et permet d enclencher d éventuelles procédures disciplinaires ou pénales. Lorsque c est techniquement possible, une durée maximale de conservation des images doit être paramétrée dans le système. Il effacera ainsi automatiquement les enregistrements après écoulement du délai choisi. 27

28 Conseils Pratiques: La VIDEOPROTECTION sur les lieux de travail EXEMPLE DE COURRIER : Identité de l entreprise employeur Adresse Code postal / ville Nom Prénom destinataire Adresse destinataire Code postal / ville Date LETTRE RECOMMANDÉE AVEC AVIS DE RÉCEPTION Objet : Information des salariés de la présence de caméras au sein de l'entreprise. Madame, Monsieur, Par la présente, je vous informe de ma volonté de mettre en place au sein de l'entreprise un système de vidéosurveillance pour des raisons de sécurité des biens et des personnes, qui sera aussi signalé par la mise en place de panneaux d'information situés dans l'établissement. Cette démarche est réalisée au titre des articles L et L du Code du travail qui nécessite une information individuelle des salariés sur l'existence d'un traitement contenant des données personnelles les concernant. Je vous prie d agréer, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses. L employeur. 28

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