TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D UN ASSISTANT DE DIRECTION DU PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE INSTITUTIONNELLE (PAGI)

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1 TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D UN ASSISTANT DE DIRECTION DU PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE INSTITUTIONNELLE (PAGI) I. Contexte de la mission et du projet La République de Madagascar a bénéficié d un appui institutionnel financé par un don FAD (0,180 millions d Unités de Compte) et un prêt FAD (4,320 millions d Unités de Compte) pour mettre en œuvre le Projet d Appui à la Gouvernance Institutionnelle (PAGI). Le PAGI bénéficie aussi d une contrepartie nationale d un montant de 0,318 millions d Unités de Compte. Il s agit d un appui institutionnel destiné à aider à la restauration des capacités de mobilisation des ressources publiques et de contrôle, de bonne gouvernance dans le secteur extractif, et de la préparation du réengagement des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) après la crise politique et institutionnelle. La mise en œuvre du PAGI est prévue sur trente-six (36) mois. Le but global du projet est de contribuer à restaurer les capacités institutionnelles pour une meilleure mobilisation des ressources publiques, un renforcement de la gouvernance financière, et une transparence dans le secteur extractif. Le PAGI est structuré en deux composantes opérationnelles, à savoir : (i) l amélioration de la mobilisation des ressources publiques et des systèmes de contrôles, à travers une amélioration du cadre de mobilisation des recettes fiscales et parafiscales et des recettes douanières, de la comptabilité publique et de la vérification des comptes, et du contrôle interne et externe a posteriori ; (ii) le renforcement de la lutte contre la corruption et l amélioration de la transparence dans le secteur extractif, à travers un appui à la lutte contre la corruption et l amélioration de la transparence dans le secteur extractif. Une troisième composante portant sur la gestion du projet, les études et la gestion du savoir est également prévue. Le PAGI est sous la tutelle de la Primature et rattaché au Programme de Réformes pour l Efficacité de l Administration (PREA) lequel assure la coordination de tous les projets qui y sont rattachés. Le Bureau de gestion du projet assure la mise en œuvre du PAGI. Les présents termes de référence sont établis pour le recrutement d un Assistant de direction du PAGI.

2 II. Mission et tâches de l Assistant de direction du PAGI Placé sous l autorité du Directeur du projet, l Assistant de direction assurera la mission habituelle d un secrétariat de direction, et assistera le Directeur et toute l équipe du projet pour la bonne exécution de leurs missions. Il sera le responsable de la bonne tenue du secrétariat du Directeur ainsi que de l exécution de toutes autres missions spécifiques confiées par le Directeur. Il sera également responsable des activités ayant trait aux communications extérieures du Projet. Pour accomplir ces missions, l Assistant de direction du projet réaliser ces tâches 1- En tant que Secrétaire de Direction : a. Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du Projet dont il est chargé, et en particulier : i. ouvrir et enregistrer le courrier Arrivée, sauf le courrier confidentiel, qui doit rester fermé et numéroté et enregistré à part ii. transmettre le courrier ouvert et numéroté au Directeur pour lecture, iii. ventiler les courriers sortant du Directeur pour traitement aux différents responsables, iv. rédiger, saisir et mettre en forme et numéroter, selon un chrono tenu à jour, le courrier départ du Directeur et veiller à son envoi dans les meilleurs délais et selon la méthode la plus appropriée, v. répertorier et classer les documents et archives du Directeur et plus particulièrement le courrier du Directeur, les PTA, les rapports d activités, les correspondances avec la Primature et les bailleurs de fonds, et tous autres dossiers recommandés par le Directeur, vi. gérer les stocks des fournitures de bureau du Directeur et de l Assistant et proposer l approvisionnement par l Assistant en Passation des Marchés au moment opportun b. Exécuter les tâches relatives aux communications (courrier, mail, présentation) du Projet c. Gérer la logistique pour l organisation des missions de la CEP, réunions, ateliers (voyages, hébergements, restauration, ) ; d. Exécuter les autres travaux de secrétariat recommandés par le Directeur et entrant dans le cadre des activités du Projet e. Recevoir les visiteurs et veiller à ce que ceux-ci soient correctement accueillis, informés et dirigés s il y a lieu, vers la personne ou le service demandé f. Exécuter, à la demande du Directeur, les missions ou démarches particulières auprès des services administratifs ou des personnes physiques ou morales qui ont des rapports ou liens avec le Projet. g. Assurer le bon fonctionnement du service du standard h. Assurer les communications du PROJET avec ses correspondants et/ou la transmission des messages à leurs destinataires respectifs,

3 i. Assister aux réunions et établir les Procès-verbaux y afférents, j. Effectuer les coupures de presse quotidiennes, k. Recevoir les visiteurs et veiller à ce que ceux-ci soient correctement accueillis, informés et dirigés s il y a lieu, vers la personne ou le service demandé l. Exécuter, à la demande du Directeur, les missions ou démarches particulières auprès des services administratifs ou des personnes physiques ou morales qui ont des rapports ou liens avec le Projet. 2- Sur le plan communication interne et externe du projet : a. Entretenir les relations avec les entités bénéficiaires b. Assurer la circulation de l information au sein de la Cellule d exécution du projet 3- L Assistant de direction pourra être sollicité pour toute autre tâche qui lui serait confiée : Participer et contribuer à la mise en œuvre des activités techniques du projet. III. Résultats attendus de l Assistant de direction du PAGI Les résultats attendus de l intervention du Consultant sont les suivants : - Les travaux de secrétariat sont assurés de façon professionnelle, contribuant ainsi à l efficacité du centre ; - La coordination et la circulation des informations au sein du centre sont améliorées. L Assistant de direction du projet sera évalué selon la qualité de ses prestations. Sa performance est directement appréciée par le Directeur, en tenant compte des critères ciaprès : - Nombre d erreurs et fautes dans les textes dactylographiés - Délai de traitement des documents et des demandes du Directeur - Organisation des dossiers - Qualité d accueil des visiteurs IV. Profil de l Assistant de direction du PAGI L Assistant de direction du PAGI doit présenter les qualifications suivantes : - Etre titulaire d un Diplôme de Grandes Ecoles ou d Université (Bacc +3) en Administration, dans les domaines de l Economie, de gestion, de Droit, des domaines techniques, ou équivalents ; - Avoir des expériences dans les projets financés par les Partenaires Techniques et Financiers de Madagascar ; - Savoir gérer un planning, organisé, discrète - Disponibilité immédiate ; - Avoir une très bonne capacité d initiative et de jugement ; - Une maîtrise de la langue française (écrite et orale) et anglais ; - Capacité en communication - Bonne maîtrise de l informatique ;

4 V. Rapport à produire Le Consultant remettra, pour le PAGI, un rapport mensuel validé par le Directeur du projet, qui servira de base à son paiement. VI. Critères de sélection 1. Qualification générales et aptitude pour la tâche à accomplir 40% 2. Expérience dans la tâche décrite dans les Termes de référence 40% 3. Expérience avec les Partenaires Techniques et Financiers 10% 4. Capacité linguistique 05% 5. Connaissance du pays 05% VII. Durée du contrat Un (1) an, renouvelable pendant la durée de vie du projet sur la base des résultats du contrat de performance signé avec le Projet. VIII. Lieu de travail Poste basé à Antananarivo, Madagascar.

5 INFORMATION ADDITIONNELLE SUR LA MISSION ET LES MODALITES DE DEPOT DE CANDIDATURE : Si le candidat retenu appartient à la fonction publique, la régularisation de sa position de fonctionnaire pour être conforme aux directives de la BAD sera une condition de mise en vigueur de son contrat. Les éléments à fournir pour le dossier de candidature sont les suivants : CV : une version dans un format libre et une version dans le format standard de la BAD SANS PHOTO Lettre de motivation (maximum 2 pages, caractère times new roman, 12, simple interligne) Lettre de candidature manuscrite adressée à Madame le Directeur du Projet d Appui à la Gouvernance Institutionnelle Une copie certifiée des diplômes Les expressions d intérêt doivent être déposées ou envoyées par courrier électronique ( ) à l adresse mentionné ci-dessous au plus tard le vendredi 05 Décembre 2014 à 16 heures (heure locale) et porter expressément la mention : «Recrutement d un Assistant de direction pour le Projet d Appui à la Gouvernance Institutionnelle (PAGI)» A l attention de Madame le Directeur du PAGI, C/o Madagascar Development Learning Center Rue Andriamifidy, Anosy ANTANANARIVO, MADAGASCAR pagi_mg_dir@yahoo.fr / pagi_mg_rpm@yahoo.fr

6 Curriculum vitae standard BAD 1. Titre Assistant de Direction du PAGI 2. Nom du consultant 3. Nom de l employé 4. Date de naissance 5. Education ANNEE DIPLOME INSTITUTION, PAYS, VILLE 6. Affiliation à des associations professionnelles 7. Autres formations (depuis 5) ORGANISMES, INTITULE DE LA FORMATION 8A. Pays où le consultant a travaillé (liste 10 dernières années, par ordre alphabétique) 8B. Régions de Madagascar où le consultant a vécu et travaillé au cours des 10 dernières années 9. Langues (0 : mauvais 5 : Excellent) Malagasy Anglais Français Dialecte 1 : PARLEE LUE ECRITE

7 Dialecte 2 : 10. Expérience Professionnelle : (En commençant par son poste actuel, donner la liste par ordre chronologique inverse de tous les emplis exercés par l employé depuis la fin de ses études. Pour chaque emploi (voir le formulaire cidessous), donner les dates, le nom de l employeur et le poste occupé). DEPUIS JUSQU A EMPLOYEUR (DONNER LA REFERENCE ET CONTACT) 11. Détail des prestations 12. Expérience qui illustre le mieux sa compétence (Donner exécutées (Indiquer toutes les prestations notamment les informations suivantes qui illustrent au mieux la exécutées pour chaque mission) compétence professionnelle de l employé pour les prestations mentionnées au point 11) NOM DU PROJET/MISSION NOM DU PROJET/MISSION

8 NOM DU PROJET/MISSION

9 NOM DU PROJET/MISSION Références Autres Eléments pertinents Attestation Je, soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience. J accepte que toute déclaration volontairement erronée puisse entraîner mon exclusion, ou mon renvoi si j ai été engagé.