A. Introduction. Chapitre 7

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1 Chapitre 7 A. Introduction Le concept des listes SharePoint est parfois le plus difficile à appréhender tellement ses applications sont sans limites. Une liste SharePoint est l équivalent d un tableau Excel ou d une table Access mais disponible via l interface d un site web. Une liste SharePoint contient des colonnes et des éléments de listes. Les colonnes équivalent aux colonnes d'un tableau Excel ou aux champs d'une table Access. Les éléments de liste équivalent aux lignes du tableau Excel ou aux enregistrements de la table Access. Ce qui fait son attrait, c est la faculté d ajouter un élément de liste dans un mode de saisie qui fait penser à un formulaire électronique. Les puristes réserveront ce terme pour les formulaires créés avec des outils comme InfoPath, nous parlerons donc plus d un masque de saisie. L utilisateur remplit chaque champ en ajoutant un enregistrement (un élément) dans le tableau (la liste) via une page de saisie au format HTML. En résumé, une liste SharePoint permet de stocker des données saisies via un masque de saisie s apparentant pour un utilisateur à un formulaire électronique. Ainsi tous les tableaux Excel de l entreprise devant être partagés (ou qui ne le sont pas mais dont le travail de saisie est réalisé par plusieurs personnes en redondance) peuvent être rendus disponibles de la sorte. L énorme avantage supplémentaire de SharePoint est la faculté d affecter un flux de travail (ou workflow en anglais) aux listes. Un flux de travail est un ensemble de tâches qui se déclenchent en fonction d un événement (cf. chapitre Les flux de travail). Prenons l'exemple d'une liste SharePoint disponible sur un Intranet pour la saisie des demandes de congés. Lors d une nouvelle saisie, un message est envoyé au supérieur hiérarchique ou au responsable RH pour l avertir de la demande. Ce dernier doit donner une réponse (approbation ou rejet). Après cette phase, un second message est retourné à l émetteur de la demande pour lui signifier la réponse de son supérieur. C'est un flux de travail qui peut être affecté à une liste SharePoint. Ce chapitre traite exclusivement des listes personnalisées (c est-à-dire construites à partir d une page blanche). Les listes existantes feront l objet du chapitre suivant. Nous prendrons deux exemples pour la création de listes personnalisées : - L'enregistrement des non conformités (dans le cadre de la gestion de la qualité). - L'enregistrement des réponses des acheteurs aux appels d offres soumissionnés. Dans le premier cas, l entreprise qui entreprend une démarche qualité doit gérer ses non conformités. Tout utilisateur de n'importe quel site doit être capable de signifier un problème de n'importe quelle classification via un outil formalisé pour la collecte de ces données. 196 SharePoint Foundation 2010

2 Une liste SharePoint sera créée dans le sous-site Qualité et rassemblera les informations suivantes : - Émetteur - Mise en évidence par (liste de choix) - Catégorie (liste de choix) - Détail de la non conformité - Cause possible de la non conformité - Coût estimé... Dans le second cas, les trois personnes qui gèrent les réponses aux appels d offres renseignent une liste SharePoint (dans le sous-site Appels d offres) à but statistique pour connaître le pourcentage de dossiers acceptés et rejetés et saisissent : - L acheteur - L objet de la consultation - L acceptation ou le rejet de l offre (bouton d options) - Le motif du rejet (liste de choix) - Une remarque... Les applications sont nombreuses, cela peut aller d une simple liste de contacts à une liste pour la gestion de parc informatique... Tout ce qui peut se faire par un tableau Excel ou une base Access nécessitant l intervention de plusieurs personnes et dont il faut formaliser la saisie dans l entreprise peut être représenté par une liste SharePoint. Insistons à nouveau sur le fait qu il ne faut pas réinventer les outils qui existent déjà dans l entreprise (progiciels de gestion, CRM, GPAO...) mais plutôt créer des outils dans un environnement unique (un site web). Ceci peut éviter l'achat d'applications ou le partage de fichiers. D ailleurs, l interaction avec des outils comme Excel ou Access est très présente. B. Création de liste personnalisée Les listes SharePoint Editions ENI - All rights reserved Pour créer une liste à partir d'une page quelconque du sous-site concerné : Utilisez le bouton Actions du site. Utilisez la commande Autres options. Sélectionnez la catégorie Liste. Sélectionnez Liste personnalisée. Saisissez le nom de la liste. Cliquez sur le bouton Autres options de la boîte de dialogue. Construire un intranet collaboratif en PME 197

3 Chapitre 7 Le titre de la liste, qui sera transformé en lien, est repris dans la zone Nom. Saisissez la description et choisissez de faire apparaître ou non le lien dans la barre de lancement rapide à gauche de la page web puis utilisez le bouton Créer au base de la page. Par défaut, la liste est vide et son contenu n est pas encore personnalisé. Le lien est présent à gauche dans les listes du site (barre de lancement rapide) et le titre en haut de la page web. 198 SharePoint Foundation 2010

4 Les listes SharePoint Rappel : selon que le poste de travail servant à l'accès au site SharePoint 2010 est équipé du plug-in Silverlight ou pas, l'aspect des pages de création de liste est différent. Les illustrations proposées utilisent Internet Explorer 8 avec Silverlight. 1. Paramètres généraux de la liste Pour gérer les paramètres de la liste, utiliser le bouton Paramètres de la liste du ruban Liste. La page web affichée permet quelques opérations basiques sur la liste. La seconde partie de la page comporte les champs de la liste à créer. - Le lien Titre, description et navigation permet de modifier le titre de la liste, sa description affichée et l'option de création du lien dans la barre de lancement rapide du site (mêmes possibilités que lors de la création). - Le lien Paramètres de contrôle de version permet d'activer ou de désactiver la gestion des versions des éléments de liste (principe et fonctionnement identiques aux bibliothèques de documents), de l'extraction et de l'approbation. - Le lien Supprimer le composant liste est disponible pour détruire la liste SharePoint (la suppression utilise la corbeille pour une récupération rapide pendant trente jours). - Le lien Autorisations pour le composant : liste permet de gérer la sécurité de l'objet. - La section Colonnes affiche les champs par défaut ou personnalisés de la liste. Editions ENI - All rights reserved Construire un intranet collaboratif en PME 199

5 Chapitre 7 2. Créer et organiser les éléments d une liste Ce paragraphe décrit la création et la personnalisation des champs et de leur contenu dans une liste SharePoint. Pour personnaliser les champs de la liste qui seront à renseigner, il faut définir leur type de contenu et diverses caractéristiques en se posant les questions suivantes : - Le champ doit-il être obligatoirement renseigné d une valeur (ou peut-il être vide)? - Longueur maximale (en nombre de caractères)? - Type (texte, nombre, valeur monétaire, liste de choix...)? - Valeur calculée (à partir d autres champs de cette liste)? Dans la gestion des champs de la liste SharePoint (bouton Paramètres de la liste du ruban Liste), deux liens sont à retenir dans la seconde partie de la page web intitulée Colonnes : - Le lien Créer une colonne permet d ajouter un champ à la liste. - Le lien Classement des colonnes permet de changer l ordre de saisie des champs (c'est-à-dire sur le masque de saisie lors de la création d un nouvel élément de liste). 200 SharePoint Foundation 2010

6 Les listes SharePoint La liste présentée ci-dessous comporte neuf champs, dont six sont obligatoires lors de la saisie. Un champ est de type Nombre, quatre de type Texte et deux de type Choix (aussi appelée liste déroulante). Editions ENI - All rights reserved Pour créer un champ, utilisez le lien Créer une colonne. Créez un champ de type Choix comme le champ Motif refus. - Nom de la colonne : saisir le nom du champ. - Le type d'informations figurant dans cette colonne est : choisir le type du champ. - Description : si le nom du champ n'est pas explicite, ajouter ici une rapide légende sur ce que l'utilisateur doit saisir. Cette description apparaîtra en dessous de la colonne. - Exiger que cette colonne contienne des informations : la saisie d'un contenu est-elle obligatoire ou non pour ce champ? - Appliquer des valeurs uniques : la valeur saisie doit-elle être unique dans toute la liste (à la façon d'une clé primaire de table dans Access)? - Tapez chaque choix sur une ligne distincte : si le type de colonne est Choix, saisir les valeurs proposées à l'utilisateur dans la liste déroulante du champ (chaque valeur sur une nouvelle ligne). Construire un intranet collaboratif en PME 201