SharePoint 2010 : Travaux pratiques corrigés pour contributeurs

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1 SharePoint 2010 : Travaux pratiques corrigés pour contributeurs De Claude COUDERC Formateur, Consultant certifié sur Microsoft SharePoint 2010

2 Copyright 2012 Claude COUDERC Tous droits réservés. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite, stockée ou introduite dans un système, ou transmis sous quelque forme ou par quelque moyen (électronique, mécanique, photocopie, enregistrement ou autre), ou pour n'importe quel but, sans autorisation écrite expresse de Claude COUDERC. Image de la couverture : Microsoft, Windows, Internet Explorer, Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint sont des marques enregistrées de Microsoft Corporation. Tous Droits Réservés. Toutes les marques citées dans ce document sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Ce document exprime les opinions de l'auteur et son avis. Les informations contenues dans ce document sont fourni sans aucune garantie expresse, garanties statutaires, ou implicite. Ni l'auteur, ni Microsoft Corporation, ni leurs revendeurs respectifs ou distributeurs, sera tenu pour responsable des dommages causés ou prétendument causé directement ou indirectement par de telles informations. Table des matières Introduction TPC 01 Vocabulaire du ruban SharePoint TPC 02 Interfaces pour créer des sites TPC 03 Supprimer un site TPC 04 Récupérer un site supprimé TPC 05 Modifier un site TPC 06 Modèles de sites différents TPC 07 Barre de navigation supérieure TPC 08 Ordre des sites

3 TPC 09 Barre de navigation du parent TPC 10 Modifier le thème d'un site TPC 11 Créer un nouveau thème TPC 12 Afficher le plan d'un site TPC 13 Modifier la navigation TPC 14 Liste d annonces TPC 15 Contacts Outlook dans SharePoint TPC 16 Liste de tâches TPC 17 Projets sous forme de Gantt TPC 18 Favoris Internet dans SharePoint TPC 19 Préparer une réunion TPC 20 Sondage avec plusieurs questions TPC 21 Branchements dans un sondage TPC 22 Exporter une liste vers Excel TPC 23 Liste personnalisée TPC 24 Affichage personnalisé avec tri TPC 25 Affichage avec un regroupement TPC 26 Bibliothèque de documents TPC 27 Modèle de document TPC 28 Bibliothèque d images TPC 29 Redimensionner une image TPC 30 Changer le logo de votre site TPC 31 Définir un affichage par défaut

4 TPC 32 Mettre en œuvre les versions TPC 33 Insérer une liste avec un WebPart TPC 34 Connexion de composants WebPart TPC 35 Ajout d une page wiki TPC 36 Modifier la page d'accueil TPC 37 Modifier la mise en forme TPC 38 Page de composants WebPart TPC 39 Page de publication TPC 40 Modifier la mise en page TPC 41 Approbation d une page TPC 42 Modification de la page d'accueil TPC 43 Affichage automatique d une page Pour aller plus loin Introduction À l'origine, le contenu de ce document est un recueil de travaux pratiques destinés à des stagiaires de formation utilisant les sites SharePoint dans leurs activités bureautiques ou ayant en charge la gestion de sites Intranet hébergés sur Microsoft SharePoint En particulier, ce livre d'exercices couvre l'organisation des contenus et leur mise à disposition pour les utilisateurs finaux. Il s'adresse donc à une population d'usagers communément appelés contributeurs ou concepteurs. Les outils qui permettent de modifier l'interface utilisateur de SharePoint sont de trois natures différentes. Celui qui demande le moins d'effort est le navigateur Internet. Son principal avantage est sa simplicité car il suffit de savoir cliquer. La seule difficulté est de savoir où cliquer. L'objet de ce document est de vous expliquer où cliquer pour réaliser les changements.

5 SharePoint Designer est puissant car sans programmation il permet une personnalisation avancée comme pouvoir afficher des informations d'une base de données externes dans SharePoint. Toutefois, il nécessite un effort cérébral particulier. A priori, il est plutôt destiné à des informaticiens ou des graphistes. Visual Studio vous permet de procéder aux personnalisations que vous n'avez pas réussi à faire avec le navigateur ou SharePoint Designer. Outre sa propre utilisation, c'est un outil qui nécessite de connaître un langage comme le C#, le Framework.net, et le modèle objet SharePoint. Il permet une personnalisation poussée (parfois à l extrême). Il s'adresse uniquement à des programmeurs. Vous l'avez compris, ces Travaux Pratiques Corrigés (TPC) traiteront des possibilités de personnalisation offertes par le navigateur. Bien qu'il soit simple d'usage, il permet des manipulations souvent insoupçonnées, même par certains utilisateurs chevronnés de SharePoint! En effet, la richesse du produit le rend difficile à appréhender dans sa globalité. C'est en pratiquant beaucoup SharePoint que vous pourrez progresser dans son utilisation. C'est un peu comme quand vous avez appris à marcher en marchant: vous apprenez SharePoint en le pratiquant. Même si cela est vrai pour beaucoup de produits, ça l'est encore plus pour ce logiciel compte tenu des possibilités parfois "cachées" de Microsoft SharePoint Les 40 travaux pratiques (TP) de ce document ont été peaufinés par la pratique de plusieurs centaines de stagiaires depuis plus de deux ans. Conçus dans un réel souci pédagogique, ils commencent par des manipulations de base (création de sites, création de listes etc.). Progressivement, vous apprendrez des usages plus complexes comme par exemple, la connexion de composants WebPart. Ces exercices seront aussi l'occasion de comprendre leur intérêt et de découvrir de nouvelles notions. Afin de tenir compte de l'absence du formateur, nous avons inséré plus de 160 illustrations, notamment à l'occasion de passages plus délicats. En particulier, nous avons rédigé ce recueil en gardant en permanence à l'esprit les questions soulevées par les très nombreux stagiaires qui ont déjà pratiqués ces exercices. Par ailleurs, tous les exercices ont été testés et validés une fois que le livre a été entièrement rédigé. Il est insupportable qu'un livre d'exercices corrigés comporte des erreurs. Toutefois, certaines particularités de votre environnement de travail

6 peuvent être un obstacle à la réalisation des exercices. Par exemple, sans être exhaustif, votre environnement peut vous cacher des options disponibles par défaut ou bien vous ne disposez pas des autorisations nécessaires. Les corrigés sous forme de solutions SharePoint ou de modèles de listes sont téléchargeables directement sur le site Qui doit lire ce livre? Ce livre est pour vous si vous voulez grandir dans l'utilisation de SharePoint 2010 et notamment pour créer un contenu dynamique et l'organiser. Vous n'avez absolument pas besoin d'être informaticien pour faire les exercices. Ceux-ci ont formé avec succès des stagiaires qui étaient de simples utilisateurs (ou utilisatrices) de l'informatique. Il est juste nécessaire que vous sachiez utiliser un ordinateur (par exemple, pour ouvrir un fichier sur le disque dur), et que vous ayez une expérience d'internet (par exemple, savoir surfer sur le web). Si vous savez utiliser Word de Microsoft, c'est encore mieux mais ce n'est pas obligatoire. La pratique des exercices de ce document suppose aussi que vous ayez accès à Microsoft SharePoint 2010, soit Microsoft SharePoint Foundation 2010, soit Microsoft SharePoint Server 2010 au sein de votre organisation. Très souvent, SharePoint vous donne un droit à l'erreur pour les manipulations de ce document. Si vous vous trompez, il est possible de revenir à la situation avant la manipulation, sans être obligé de tout refaire. Dans ce document, vous apprendrez à le faire dans la plupart des situations. Toutefois, il serait plus sûr que vous disposiez d'un environnement de type "bac à sable" dans lequel vous pourriez faire toutes vos manipulations sans crainte. Ce livre ne vous conviendra pas si Vous êtes déjà à l'aise avec la création de sites ou de pages SharePoint, la création de listes, de bibliothèques ou de leurs affichages, la modification de la mise en forme des pages et de la navigation, l'utilisation des composants WebPart et les fonctions de publication.

7 Vous cherchez un document exhaustif qui présente toutes les possibilités de SharePoint À notre connaissance, vous ne trouverez jamais un livre, ni une formation, qui puisse tout expliquer. Vous travaillez sur une version antérieure à SharePoint 2010, notamment Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) ou Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0). Même si les concepts sont similaires, voire identiques avec SharePoint 2007 (MOSS ou WSS), les écrans sont très différents à cause du ruban. Le ruban a été introduit avec Office Depuis, Microsoft l'étend à la plupart de ces logiciels. De plus, SharePoint 2010 introduit de nouvelles possibilités totalement inconnues dans SharePoint Vous n'avez jamais vu un site SharePoint et vous ignorez totalement de quoi il s'agit. Bien que ce livre s'adresse à des débutants, il suppose que vous ayez eu au moins une fois l'occasion d'utiliser SharePoint. Même si nous vous expliquerons l'intérêt des exercices, il nous paraît risqué de les faire si vous découvrez pour la première fois un site SharePoint. Vous voulez apprendre à utiliser Microsoft SharePoint Designer 2010, Microsoft SharePoint Workspace 2010, Microsoft InfoPath Designer 2010 ou Microsoft InfoPath Filler Ces logiciels sont passionnants car ils permettent d'étendre votre expérience de SharePoint. Ils feront l'objet des autres volumes de la collection Travaux Pratiques Corrigés. (TPC). Dans ce document, vous ferez pratiquement toutes les manipulations avec Internet Explorer. Vous serez certainement surpris de découvrir ce qu'il est possible de faire rien qu'en cliquant aux bons endroits. Avant de commencer les exercices Pour que l'exercice se déroule dans les meilleures conditions, il est nécessaire que vous ayez accès à Microsoft SharePoint 2010 à l'aide d'un navigateur web. Très souvent, dans les organisations, le navigateur web est Internet Explorer. Il est possible d'accéder à un site SharePoint à l'aide d'un autre navigateur comme Firefox. Toutefois, celui-ci ne vous proposera pas toutes les fonctionnalités. Aussi, nous vous conseillons d'utiliser de préférence Internet Explorer dans ses versions 8 ou 9. Quelques exercices (très peu) nécessitent Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook et Microsoft PowerPoint. La version minimale à utiliser est

8 Office 2003, mais celle-ci souffre de quelques limitations. Les versions Office 2007 ou Office 2010 sont préférables. Tous les exercices sont présentés avec Internet Explorer 8 ou 9 et Office 2010 quand c'est nécessaire. Le site de travail principal est basé sur le modèle de site d'équipe standard de SharePoint. Derniers conseils pratiques Un exercice c'est un peu comme une recette de cuisine: lisez une première fois l exercice en entier, avant de le commencer. La barre de ruban est dynamique : selon la résolution de l écran, la taille de votre écran et la taille de votre fenêtre les menus s affichent différemment. Par exemple : Figure 1 Affichage détaillé des paramètres de liste Figure 2 Affichage condensé des paramètres de liste Dans la Figure 1, l'accès aux paramètres de la liste de fait en deux clics (Paramètres puis Paramètres de liste). Tandis que dans la Figure 2, l'accès aux paramètres de la liste de fait en un seul clic (Paramètres de liste). Dans les exercices de ce document, la collection de sites SharePoint est accessible à partir d'une URL (de l'anglais Uniform Resource Locator,

9 littéralement "localisateur uniforme de ressource") arbitraire En fonction de votre environnement réel, vous devrez vous adapter. Pensez-y Silverlight Les écrans présentés dans les exercices utilisent Silverlight, sauf mentions contraires. Ce logiciel de Microsoft est un concurrent du produit Adobe Flash, plus connu du grand public car plus ancien. Silverlight permet de présenter des pages Web plus dynamiques, avec plus d'interactivité. Il permet aussi d'afficher des diaporamas ou des films développés pour lui. Ce n'est pas un produit indispensable pour utiliser SharePoint mais il contribue à rendre l'expérience plus riche et intéressante. Si Microsoft Silverlight n est pas installé sur votre ordinateur et si vous êtes administrateur de votre machine, vous pouvez installer Silverlight. Pour l installer, allez sur le lien Internet avec Internet Explorer: une boite de dialogue s ouvre. Cliquez sur le bouton Exécuter: attendez la fin du téléchargement. Une fois le téléchargement terminé, une nouvelle boîte de dialogue s ouvre: cliquez sur le bouton Exécuter. Dans la fenêtre Installer Silverlight, cliquez sur le bouton Installer maintenant: l installation se déroule. Une fois que la fenêtre Installation réussie apparaît, cliquez sur le bouton Fermer puis redémarrez votre ordinateur. Site de confiance Afin de pouvoir exécuter les consignes des exercices sans pop-up intempestive, votre site principal de travail SharePoint doit être défini comme site de confiance dans le navigateur Web Internet Explorer. Normalement, cela doit avoir été déjà fait. Il s'agit donc plus d'une vérification au cas où Pour cela, ouvrez votre site principal de travail SharePoint avec Internet Explorer. Dans la barre d état (tout en bas du navigateur), s il est écrit Sites de confiance (à gauche de Mode protégé), vous n avez rien à faire. S il est écrit autre chose, par exemple Intranet local, double-cliquez sur Intranet local: la fenêtre Propriété de la Sécurité Internet s affiche. Dans cette

10 fenêtre, cliquez une fois sur Sites de confiance pour sélectionner cette zone. Cliquez ensuite sur le bouton Sites: la fenêtre Sites de confiance s affiche. Décochez la case Exiger un serveur sécurisé ( pour tous les sites de cette zone. Ensuite cliquez sur le bouton Ajouter puis sur le bouton Fermer. Dans la fenêtre Propriété de la Sécurité Internet, cliquez sur le bouton OK. Fermez toutes les instances d Internet Explorer. Création de sites SharePoint La création d'un site correspond au besoin d'organiser et de classer le contenu numérique sur SharePoint. C'est un peu à l'image du disque dur, où vous ajoutez progressivement des dossiers et sous-dossiers pour gérer vos fichiers. Plus vos fichiers deviennent nombreux, plus vous éprouvez le besoin de les organiser en les classant dans des dossiers différents pour constituer une arborescence. Toutefois la comparaison s'arrête là. Grâce aux sites, SharePoint propose un classement des données numériques de façon thématique et non pas uniquement arborescente. Ainsi, vous pouvez regrouper dans un site du contenu aussi différent que des fichiers, un calendrier, une liste de contacts Outlook, etc. Notamment le site d'équipe, très répandu, sert à créer, organiser et partager rapidement des informations au sein d'une équipe, d'un service ou d'une direction de taille limitée. C'est pour cette raison que certains qualifient SharePoint comme un" superorganiseur". TPC 01 Vocabulaire du ruban SharePoint Le ruban est une nouveauté de SharePoint 2010 qui modifie son interface utilisateur. Le ruban est structuré précisément en onglet, groupe, menu et sousmenu. Par ailleurs, il est fortement interactif: les menus proposés varient selon vos droits et selon l état de l élément (document, page, etc.) sur lequel vous travaillez.

11 Objectif L'objectif est de manipuler l'interface graphique et être capable de distinguer les éléments constitutifs du ruban: onglet, groupe, menu et sous-menu. Pour faire cet exercice, vous devez disposer des droits de contrôle total ou d administrateur sur votre site principal de travail SharePoint. Solution 1. Ouvrez votre site de travail principal avec Internet Explorer. Le site de travail principal a été créé à partir du modèle de site d'équipe standard de SharePoint. 2. Sur la gauche, notez la présence du lien Actions du site: Figure 3 Actions du site 3. À la droite d Actions du site se trouvent deux icônes. La première, qui a la forme d'un dossier avec une flèche verte qui remonte, permet de naviguer vers le haut. La seconde icône, qui a la forme d'une page d'écriture avec un crayon, permet de modifier la page: pour l instant ne cliquez pas dessus, vous le ferez dans un instant. 4. À la droite des deux icônes, se trouvent deux rubans: Parcourir et Page. Cliquez sur le ruban Page: de nouvelles options apparaissent. Nous passerons en revue les plus importantes par la suite. Figure 4 Ruban Page

12 5. Maintenant, cliquez sur le ruban Parcourir: vous revenez à la page d accueil de votre site de travail principal. Le ruban Parcourir permet aussi de retrouver le nom du site sur lequel vous êtes en train de travailler. 6. À la gauche du ruban Parcourir, cliquez sur l icône Modifier la page, celle qui a la forme d'une page d'écriture avec un crayon: l'onglet Outils d édition apparaît. L'onglet Outils d édition possède 2 rubans: Format du texte et Insérer. Cliquez sur Insérer: le ruban s actualise. Figure 5 Détail du ruban Insérer 7. Le ruban Insérer est constitué de 4 groupes intitulés: Tableaux, Média, Liens et Composants WebPart. Si vous ne voyez pas les groupes, c est que vous ne disposez pas des droits suffisants pour le faire. Demandez à votre Administrateur de vous accorder les droits nécessaires. 8. Maintenant, cliquez sur le ruban Format du texte: le ruban s actualise. Le ruban Format du texte possède 7 groupes: Modifier, Presse-papiers, Police, Paragraphe, Styles, Mise en page, Marques de révision. 9. Le groupe Modifier possède 2 menus: Enregistrer et fermer, Extraire. Cliquez sur la flèche noire qui se trouve sous le menu Extraire: un sous-menu apparaît. Dans ce sous-menu, certaines options sont grisées. Les options grisées ne sont pas accessibles pour l instant. 10. Cliquez sur la flèche noire qui se trouve sous le menu Enregistrer et fermer: Cliquez sur Arrêter la modification. Si une fenêtre vous propose d enregistrer les modifications, cliquez sur le bouton Non.

13 11. Fermez Internet Explorer. Dans cet exercice, vous avez appris le vocabulaire du ruban (onglet, groupe, menu, sous-menu) et vous avez appris son fonctionnement. Dans les exercices qui suivent, vous découvrirez d autres caractéristiques du ruban. TPC 02 Interfaces pour créer des sites Dans SharePoint, la création d'un nouvel objet (site, bibliothèque, pages, etc.) se fait toujours à partir d'un modèle. La création d'un nouveau site se fait donc à partir d'un modèle de site. Lorsque vous choisissez un modèle, vous choisissez bien sûr une apparence pour votre nouveau site. En fait, le choix d'un modèle c'est bien plus qu'une apparence. C'est aussi choisir un ensemble de fonctionnalités. Dans SharePoint, une fonctionnalité est un programme précis qui peut s'exécuter ou non. Par exemple, il existe une fonctionnalité qui permet d'avoir des pages qui seront planifiées. Autrement dit, vous pouvez créer vos pages SharePoint à l'avance, puis les planifier pour qu'elles apparaissent le moment voulu. Dans les exercices à venir, vous allez découvrir plusieurs de ces fonctionnalités. Objectif L'objectif est de connaître les méthodes et les interfaces pour créer 1 sous-site. Vous allez créer votre premier site. Il portera votre prénom, par exemple Claude et il est basé sur le modèle Site d'équipe. Ce modèle est très souvent utilisé car il permet de créer et d'organiser simplement des informations au sein d'une équipe. De plus, le site créé possède d'emblée une bibliothèque de documents et des listes prêtes à l'emploi: annonces, calendrier, tâches et forums. C'est aussi le premier modèle qui apparaît dans la liste et il est sélectionné par défaut. Notez qu'une fois que vous avez utilisé un modèle pour créer un site, il n'existe aucun moyen simple pour changer le modèle d'un site. C'est la raison pour laquelle vous devez apprendre à créer des sites à partir de plusieurs modèles et à connaître les caractéristiques des différents modèles proposés dans SharePoint: vous le ferez dans les exercices suivants. Pour faire cet exercice, vous devez disposer des droits de contrôle total ou d administrateur sur votre site de travail principal.

14 Solution 1. Avec Internet Explorer, ouvrez votre collection de sites: à modifier l'url selon votre environnement réel). Figure 6 Page d'accueil du site de travail principal 2. Cliquez sur le lien Actions du site (à gauche de l'écran): un menu apparaît.

15 Figure 7 Menu Actions du site 3. Dans le menu, cliquez sur Nouveau site: une fenêtre intitulée Créer s'ouvre.

16 Figure 8 Fenêtre Créer (un nouveau site) Si vous ne voyez pas le pop-up de la Figure 8, cela signifie que Silverlight n est pas installé (cf. le paragraphe Silverlight). Dans ce cas, un nouvel écran apparaît simplement comme celui-ci:

17 Figure 9 Création d'un site sans Silverlight Si vous avez Silverlight d'installé, vous verrez que sur la droite, la fenêtre vous demande quelques informations indispensables. Une fois que le modèle Site d'équipe est sélectionné (il doit l'être par défaut), il faut donner un titre. Le titre est le nom visible par les autres utilisateurs et qui leur permet d'identifier le site. Enfin, vous devrez fournir aussi un nom d'url. Tous les objets de SharePoint sont accessibles à partir d'une URL comme sur Internet.

18 Figure 10 Informations minimales pour créer un site 4. Sélectionnez le modèle: Site d équipe (il doit être déjà sélectionné par défaut) puis renseignez les valeurs suivantes : a. Titre: Claude b. Nom d URL: claude Figure 11 Création du site Claude Autant que possible, utilisez un nom plutôt court pour le titre. Un titre long peut générer des "retours à la ligne" intempestifs. Évitez aussi les espaces dans le nom d'url. Les protocoles Web remplacent l'espace par le %20. C'est illisible pour un utilisateur. De plus la longueur des URL est limitée. 5. Cliquez sur le bouton Créer: patientez quelques secondes. 6. Une fois le site créé, appuyez sur CTRL+D pour l enregistrer dans vos favoris Internet Explorer: la boîte de dialogue intitulée Ajouter un favori s'ouvre.

19 Figure 12 Ajout d'un site comme favori 7. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Ajouter (ou Add en version anglaise) pour ajouter la page actuelle à vos Favoris. Pour faire apparaître vos favoris, il suffit d'appuyer sur ALT+V (ou ALT+a en version anglaise). 8. Prenez le temps de parcourir ce nouveau site. 9. Ensuite, cliquez sur l icône Naviguer vers le haut (en haut à gauche à côté du menu Actions du site) puis cliquez pour remonter d'un niveau: vous voyez apparaître l onglet Claude(ou équivalent): 10. Fermez Internet Explorer. Figure 13 Nouveau site Claude Dans cet exercice, vous avez appris à créer votre premier site. Ce site apparait comme situé au même niveau que le site racine de la collection de sites

20 ( dans notre exemple) car il a été créé immédiatement endessous du site racine. TPC 03 Supprimer un site Au début, il est plus simple de supprimer un site puis de le recréer pour corriger une erreur. C'est une méthode radicale mais qui n'est pas gênante puisque vous n'avez encore rien fait sur le site. Cela vous donne aussi l'occasion de pratiquer un peu plus. Remarque importante: la suppression d'un site doit demander toute votre attention. Nous connaissons des utilisateurs qui croyant supprimer un simple site, ont supprimé toute une collection de sites en production! Objectif L'objectif est de supprimer le site Claude, nouvellement créé. Pour faire cet exercice, vous devez disposer des droits de contrôle total ou d administrateur sur votre site de travail principal. Solution 1. Ouvrez votre site de travail Claude avec Internet Explorer: normalement, il figure dans vos favoris. 2. Pour supprimer un site, cliquez dessus et vérifiez bien que son nom apparaît bien dans la zone réservée au titre du site. Figure 14 Vérifier d'être bien sur le site à supprimer 3. Ensuite, cliquez sur le menu Actions du site, puis Paramètres du site: la fenêtre Paramètres du site s'ouvre. Les paramètres sont regroupés par fonctions dans des catégories intitulées: Utilisateurs et

21 autorisations, Galeries, Administration du site, Administration de la collection de sites, Aspect, Actions du site et Reporting Services. Figure 15 Catégorie Actions du site: Supprimer ce site 4. Sous la catégorie Actions du site (attention, ce n'est pas le menu en haut à gauche), cliquez sur Supprimer ce site: une boîte de dialogue s'ouvre. Figure 16 Suppression du site Claude 5. Vérifiez bien que l'url concerne le site Claude, puis s'il n'y a aucun doute sur l'identité du site à supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. Un pop-up de confirmation apparaît. Si vous êtes sûr, cliquez sur le bouton OK. 6. Une fois le site supprimé, cliquez sur le lien Revenir au site: 7. Fermez Internet Explorer. Figure 17 Revenir au site

22 TPC 04 Récupérer un site supprimé Un site supprimé est mis dans la corbeille de la collection de sites sous certaines conditions. Notamment, si le site ne possède pas de dépendances comme par exemple un sous-site. Objectif L'objectif est de récupérer le site Claude, précédemment supprimé. Pour faire cet exercice, vous devez être administrateur de la collection de sites. Solution 1. Avec Internet Explorer, ouvrez votre collection de sites: Vérifiez que vous êtes bien à la racine de votre collection de sites. 2. Cliquez sur le menu Actions du site, puis Paramètres du site: la fenêtre Paramètres du site s'ouvre.

23 Figure 18 Catégorie Actions du site: Supprimer ce site 3. Sous la catégorie Administration de la collection de sites, cliquez sur Corbeille: le contenu de la corbeille apparaît. Figure 19 Éléments présents dans la corbeille La Corbeille possède deux affichages intitulés: Éléments de la Corbeille de l'utilisateur final et Supprimé de la Corbeille de l'utilisateur final. Le premier affichage liste les éléments que l'utilisateur peut récupérer lui-même. Le second affichage liste les éléments que seuls les administrateurs de la collection de sites peuvent récupérer. En quelque sorte, il s'agit de la corbeille de la corbeille. C'est dans le second affichage que vous trouverez le site Claude. 4. Cliquez sur l'affichage Supprimé de la Corbeille de l'utilisateur final: votre site apparaît. Figure 20 Site Claude dans la Corbeille 5. Cochez la case en face de votre site puis cliquez sur le lien Restaurer la sélection. 6. Dans le pop-up de confirmation, cliquez sur OK: le site disparaît de la Corbeille. 7. Grâce aux favoris Internet Explorer, accédez à votre site restauré. Attention, le menu de navigation n'est pas restauré car il dépend du

24 site parent et non pas du site restauré. Dans un exercice, vous apprendrez à restaurer la navigation. 8. Fermez Internet Explorer. TPC 05 Modifier un site Les besoins pour modifier les paramètres d'un site, comme par exemple son intitulé, sont nombreux. Il peut s'agir d'une erreur ou non d'un changement dans votre organisation qui doit être reflété dans votre site. Objectif L'objectif est de changer la description du site Claude. Pour faire cet exercice, vous devez disposer des droits de contrôle total ou d administrateur sur votre site de travail principal. Solution 1. Grâce aux favoris Internet Explorer, accédez à votre site Claude. 2. Pour modifier un site, cliquez dessus et vérifiez bien que son nom apparaît bien dans la zone réservée au titre du site. Par exemple, nous voulons modifier le site Claude. Figure 21 Modifier le site Claude 3. Ensuite, cliquez sur Actions du site, puis Paramètres du site: la fenêtre Paramètres du site s'ouvre. 4. Sous la catégorie Aspect, cliquez sur Titre, description et icône: une boîte de dialogue s'ouvre.

25 Figure 22 Titre, Logo et URL 5. Ajoutez la Description: Site d'équipe Claude pour la formation SharePoint 2010 et fièrement propulsé by cognitifs.com Notez que dans cette boîte de dialogue, vous pouvez aussi modifier le titre, et le nom d'url, ainsi que le logo. 6. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos modifications. 7. Cliquez sur Accueil pour voir la description modifiée. 8. Fermez Internet Explorer. Figure 23 Description modifiée TPC 06 Modèles de sites différents La création d'un nouveau site correspond à un besoin d'organiser les informations. Généralement, vous créez un nouveau site lorsque vous voulez

26 isoler le contenu spécifique de ce site. Toutefois, il peut y avoir d'autres raisons comme par exemple l'archivage de données. En effet, SharePoint vous offre la possibilité d'avoir un site dans lequel vous gardez vos fichiers sous forme d'archives. Objectif L'objectif est de créer 3 sites à partir de modèles différents. Ces 3 sites doivent être tous rattachés directement au site racine de la collection de sites. Vous allez créer un site intitulé Jupiter et basé sur le modèle Site d'équipe, comme le site Claude. Votre second site intitulé Lune sera basé sur le modèle Centre de documents. Ce modèle, moins utilisé que le précédent, permet de gérer les documents de votre organisation. Votre troisième site intitulé Mars sera basé sur le modèle Centre des enregistrements. Ce modèle, utilisé pour les fonctions de GED (Gestion électronique des documents) est conçu pour gérer les enregistrements. Dans SharePoint, un enregistrement est un document considéré comme officiel et inaltérable. Un site basé sur ce modèle permet de configurer une table pour router les fichiers vers des emplacements spécifiques. Pour faire cet exercice, vous devez disposer des droits de contrôle total ou d administrateur sur votre site de travail principal. Solution 1. Avec Internet Explorer, ouvrez votre collection de sites: 2. Cliquez sur le lien Actions du site (à gauche de l'écran): un menu apparaît. 3. Dans le menu, cliquez sur Nouveau site: une fenêtre intitulée Créer s'ouvre. 4. Sélectionnez le modèle: Site d équipe (il doit être déjà sélectionné par défaut). Sur la droite apparaît le panneau d'informations du modèle.

27 Figure 24 Panneau d'informations du modèle 5. Cliquez directement sur le bouton Autres options: le détail apparaît. 6. Renseignez les valeurs suivantes : a. Titre: Jupiter b. Description: Site d'équipe Jupiter c. Nom d URL: jupiter

28 Figure 25 Création du site Jupiter Pour l'instant, ne cliquez pas sur le bouton Créer. Lisez les explications de la section Autorisations et laissez l'option sélectionnée par défaut (Utiliser les mêmes autorisations que le site parent). Cette option permet au site Jupiter d'hériter par défaut des autorisations du site parent, c'est-à-dire le site racine de la collection de sites. 7. Dans la section Navigation (un peu plus bas), lisez les explications qui sont suffisamment explicites et laissez les options sélectionnées. 8. Dans la section Héritage de navigation (juste en dessous), cochez l'option Utiliser la barre de liens supérieure du site parent à Oui. Quand cette option est activée, elle permet de remonter rapidement sur le site parent. 9. Maintenant, vous pouvez cliquer sur le couton Créer pour créer votre site: patientez quelques secondes. Figure 26 Site Jupiter créé

29 10. Une fois le site créé, appuyez sur CTRL+D pour l enregistrer dans vos favoris Internet Explorer: la boîte de dialogue intitulée Ajouter un favori s'ouvre. Figure 27 Ajout d'un site comme favori 11. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la page actuelle à vos Favoris. Pour faire apparaître vos favoris, il suffit d'appuyer sur ALT+V. 12. Ensuite, cliquez sur Accueil pour remonter d'un niveau: vous voyez apparaître l onglet Jupiter: Figure 28 Nouveau site Jupiter Maintenant, vous allez créer votre second site basé sur un autre modèle. Le modèle choisi est Centre de documents.

30 13. Normalement, vous êtes sur la page d'accueil du site racine de la collection de sites. Dans ce cas, cliquez sur le lien Actions du site puis Nouveau site. 14. Sélectionnez le modèle: Centre de documents (il est dans la seconde moitié inférieure) puis renseignez les valeurs suivantes : d. Titre : Lune e. Nom d URL : lune 15. Cliquez sur le bouton Créer: patientez quelques secondes. 16. Une fois le site créé, appuyez sur CTRL+D pour l enregistrer dans vos favoris Internet Explorer: la boîte de dialogue intitulée Ajouter un favori s'ouvre. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la page actuelle à vos Favoris. Pour faire apparaître vos favoris, il suffit d'appuyer sur ALT+V. 17. Prenez le temps de parcourir ce nouveau site. Notez que le site Lune ne dispose pas de la barre de navigation supérieure. Un TP (Afficher la barre de navigation du parent) vous apprend comment la faire apparaître. 18. Ensuite, cliquez sur l icône Naviguer vers le haut (en haut à gauche à côté du menu Actions du site) puis cliquez pour remonter d'un niveau: vous voyez apparaître l onglet Lune à côté de l onglet Accueil et Jupiter:

31 Figure 29 Nouveau site Lune Maintenant, vous allez créer votre troisième site basé sur un autre modèle. Le modèle choisi sera Centre des enregistrements. 19. Normalement, vous êtes sur la page d'accueil du site racine de la collection de sites. Dans ce cas, cliquez sur le lien Actions du site puis Nouveau site. 20. Sélectionnez le modèle: Centre des enregistrements (il est dans la seconde moitié inférieure) puis renseignez les valeurs suivantes : f. Titre : Mars g. Nom d URL : mars 21. Cliquez sur le bouton Créer: patientez quelques secondes. 22. Une fois le site créé, appuyez sur CTRL+D pour l enregistrer dans vos favoris Internet Explorer: la boîte de dialogue intitulée Ajouter un favori s'ouvre. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la page actuelle à vos Favoris. 23. Prenez le temps de parcourir ce nouveau site. 24. Ensuite, cliquez sur l icône Naviguer vers le haut puis cliquez pour remonter d'un niveau: vous voyez apparaître l onglet Mars à côté de l onglet Accueil, Jupiter et Lune: Figure 30 Les sites figurent dans les onglets

32 25. Fermez Internet Explorer. Dans cet exercice, vous avez appris à créer 3 sous-sites, basés sur des modèles de sites différents. Les sites apparaissent comme situés au même niveau que le site d accueil car ils ont été créés immédiatement en-dessous du site parent.

33 Pour aller plus loin Le sujet est loin d'être épuisé: il a été difficile de s'arrêter tant le désir de montrer les possibilités de ce produit fabuleux est intense. Cela étant, maintenant que les bases de l'organisation de contenu sont claires dans votre esprit, il devient possible de s'intéresser à des sujets encore plus riches. Avec ces Travaux Pratiques Corrigés (TPC), vous disposez des outils pour créer et organiser votre contenu numérique dans SharePoint Le reste n'est qu'une question de pratique et d'imagination. Pour aller plus loin, il existe encore de nombreux sujets à explorer. Parmi les thèmes qu'il devient possible de traiter, les workflows (les flux de travail), les types de contenus, les formulaires InfoPath, l'utilisation de SharePoint Designer, la sécurité dans SharePoint etc. sont autant de sujets passionnants. Ces sujets feront l'objet des prochains TPC! N oubliez pas : les corrigés sous forme de solutions SharePoint ou de modèles de listes sont téléchargeables directement sur le site