Créer un modèle de lettre avec LibreOffice Writer

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1 Créer un modèle de lettre avec LibreOffice Writer Table des matières 1 Création de la lettre Format de la page Mise en place de l'adresse du destinataire Mise en place de l'adresse de l'expéditeur Positionnement du premier paragraphe Enregistrement en tant que modèle utilisation du modèle...8 Ce document montre comment créer une lettre utilisable pour du courrier officiel et comment le sauvegarder en tant que modèle de document. Un modèle définit la structure de base d'un document et contient les paramètres du document tels que la mise en page, les styles, les insertions automatiques, les polices, les affectations de touches, les macros, les menus, les mises en forme spéciales etc. Le modèle est enregistré dans un dossier particulier de Writer. Ouvrir un document d'après un modèle c'est créer un nouveau document en tout point identique au modèle mais qui n'est pas le modèle lui-même. Le nouveau document ainsi crée peut être modifié puis enregistré comme un document standard, le modèle n'en sera pas affecté. Conséquence du passage de la suite bureautique d'openoffice à la suite bureautique LibreOffice Ce tutoriel a été réalisé dans le contexte d'openoffice Writer. L'évolution des logiciels libres de bureautique fait qu'il est, aujourd'hui, préférable d'utiliser la suite bureautique de LibreOffice et en particulier son traitement de texte «Writer». Les procédures décrites restent valables, seul le graphisme des icônes dans les barres d'outils change légèrement. L'impact de cette évolution est donc mineur ; de ce fait nous n'avons pas modifié les illustrations qui restent avec une représentation «OpenOffice Writer». Modèle de lettre_v2.odt - Jean LANGJAHR Page 1 / 9

2 1 CRÉATION DE LA LETTRE La lettre que je vous propose de créer se glisse dans une enveloppe à fenêtre normalisée. Ainsi, il ne sera pas nécessaire d'écrire l'adresse du destinataire sur l'enveloppe. 1.1 Format de la page La page est celle que Writer propose par défaut. Elle est au format A4 (21 x 29,7 cm), en orientation "Portrait" et dispose d'une marge de 2 cm sur tout son pourtour. Vous pouvez vérifier ce formatage en cliquant sur le menu Format / Page Mise en place de l'adresse du destinataire Pour positionner l'adresse du destinataire de façon à ce qu'elle se présente précisément en face de la fenêtre de l'enveloppe, nous allons nous servir d'un cadre. Cliquez sur le menu Insertion / Cadre... Modèle de lettre_v2.odt - Jean LANGJAHR Page 2 / 9

3 Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, dans l'onglet Type, et dans la section Taille indiquer la largeur (9,00 cm) et la hauteur (4,5 cm) du cadre. Dans la section Ancrer, cocher le bouton d'option "A la page" de façon à figer la position du cadre par rapport à la page Dans la section Position / Horizontal choisissez "De gauche", puis entrez la distance de 10 cm et enfin choisissez pour "Page entière". Ainsi, le bord supérieur du cadre est positionné horizontalement à 10 cm du bord gauche de la page. Dans la section Position / Vertical choisissez "Du haut", puis entrez la distance de 4,5 cm et enfin choisissez pour "Page entière". Ainsi, le bord gauche du cadre est positionné verticalement à 4,5 cm du bord supérieur de la page. Cliquez ensuite sur OK. Le cadre est en place. Il présente une marque de paragraphe en haut à gauche. Par défaut, il est entouré d'une bordure. Il présente également des poignées, les huit petits carrés verts, ce qui signifie qu'il est sélectionné. Vous ne pouvez pas écrire à l'intérieur du cadre tant qu'il est sélectionné. Cliquez n'importe ou sur la feuille, en dehors du cadre, pour le dé sélectionner. Modèle de lettre_v2.odt - Jean LANGJAHR Page 3 / 9

4 1.3 Mise en place de l'adresse de l'expéditeur Sur le même principe que pour le destinataire, nous allons maintenant mettre en place les coordonnées de l'expéditeur, vous. Cliquez sur le menu Insertion / Cadre... Dans la boîte de dialogue Cadre, dans l'onglet Type,et dans la section Taille indiquer la largeur (6,50 cm) et la hauteur (2,00 cm) du cadre. Dans la section Ancrer, cocher le bouton d'option "A la page" de façon à figer la position du cadre par rapport à la page Dans la section Position / Horizontal choisissez "De gauche", puis entrez la distance de 2,00 cm et enfin choisissez pour "Page entière". Ainsi, le cadre est positionné horizontalement à 2 cm du bord gauche de la page. Dans la section Position / Vertical choisissez "Du haut", puis entrez la distance de 2,5 cm et enfin choisissez pour "Page entière". Ainsi, le cadre est positionné verticalement à 2,5 cm du bord supérieur de la page. Cliquez ensuite sur OK. Comme pour le précédent, la cadre vient se mettre en place, avec une bordure, et il est sélectionné. Cliquez n'importe ou, en dehors du cadre, pour le dé sélectionner Remarquez aussi que les premières marques de paragraphe hors cadre ont été repoussées vers la droite. Nous allons déplacer ces premières marques de paragraphe qui n'ont pas lieu d'être dans cette zone de la page. Modèle de lettre_v2.odt - Jean LANGJAHR Page 4 / 9

5 1.4 Positionnement du premier paragraphe Positionnez le pointeur de la souris sur la toute première marque de paragraphe et cliquez sur le menu Format / Paragraphe. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, dans l'onglet Retraits et espacement, à la section Retrait / Avant le texte, tapez 8 cm A la section Espacement / Au dessus du paragraphe, tapez 7,00 cm et 2,00 cm En dessous du paragraphe. Attention : Ici, les valeurs de retrait et d'espacement s'entendent par rapport à la zone de texte c'est à dire par rapport aux marges de la page et non pas par rapport aux bords de la page. La première marque de paragraphe vient maintenant se placer sous le cadre Destinataire et elle est aligné avec le bord gauche. Ici, nous mettrons le lieu et la date de la lettre. Quant au corps de la lettre, il se trouve maintenant aligné à gauche et à 2 cm sous la date Modèle de lettre_v2.odt - Jean LANGJAHR Page 5 / 9

6 Nous allons maintenant pré remplir notre modèle de lettre. Le cadre expéditeur sera rempli avec vos données personnelles. L'adresse du destinataire est appelée à changer à chaque utilisation du modèle. Nous allons la remplir avec du texte ou des caractères propres à la matérialiser. Le premier paragraphe contient le lieu d où est écrite la lettre. Ce sera souvent la ville de votre résidence. Enfin, on pourra compléter notre modèle de lettre avec une formule de politesse et notre signature. Les emplacements des adresses Expéditeur et Destinataire étant matérialisés par le texte, on peut maintenant supprimer les bordures des cadres. Remarque : Si vous avez à écrire très souvent à un même destinataire, vous pouvez vous créer un modèle de lettre pour ce destinataire en particulier et y inscrire définitivement son nom et son adresse. Modèle de lettre_v2.odt - Jean LANGJAHR Page 6 / 9

7 Sélectionner un premier cadre pour en faire apparaître les poignées vertes. Cliquer le menu Format / Cadre Objet (dernière ligne) Dans l'onglet Bordure, section Disposition des lignes, cliquez sur le plus à gauche des cinq petits carrés. Une infobulle vous indique "ne définir aucune bordure". Cliquez sur OK. Le cadre n'est plus entouré. Procédez de même pour l'autre cadre. 2 ENREGISTREMENT EN TANT QUE MODÈLE Il faut maintenant sauvegarder notre document en tant que modèle de document. Cliquez sur le menu Fichier / Modèles / Enregistrer... Modèle de lettre_v2.odt - Jean LANGJAHR Page 7 / 9

8 Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, à la section Catégorie, sélectionnez "Mes modèles". Sous Nouveau modèle de document, donner un nom à votre modèle, par exemple "Ma lettre" Cliquez sur OK Vous venez de créer un modèle de lettre utilisable chaque fois que vous aurez une nouvelle lettre à rédiger. Vous pouvez formater votre modèle en changeant la police de caractère, en mettant en gras le nom du destinataire etc, comme cela a été fait sur le modèle page suivante (police Comic sans SF, taille 11 pour le texte normal, taille 12 et gras pour le nom du destinataire et sa ville qui apparaissent dans la fenêtre de l'enveloppe) 3 UTILISATION DU MODÈLE Pour utiliser votre modèle de lettre, cliquez sur le menu Fichier / Nouveau / Modèles et documents. Dans Catégorie, sélectionnez "Mes modèles" et dans Modèles sélectionnez Ma lettre. Un nouveau document s'ouvrira, identique à celui que nous venons de créer, que vous pourrez compléter, modifier et sauvegarder comme il vous plaira. Remarques : Les hauteurs du cadre expéditeur (2,0 cm) a été fixée arbitrairement. Si vous voulez ajouter à vos coordonnées un numéro de téléphone et un , il suffit d'appuyer sur la touche entrée pour créer de nouvelles lignes et la hauteur du cadre s'ajustera automatiquement en conséquence. En revanche le cadre ne s'ajuste pas automatiquement en largeur. Si votre adresse est plus longue que le cadre, une nouvelle ligne sera créée. La hauteur du cadre Destinataire, elle, est dictée par les dimensions de la fenêtre de l'enveloppe. En cas d'ajustement automatique de la hauteur de ce cadre, veillez à ce que l'adresse soit toujours entièrement inscrite dans la fenêtre de l'enveloppe. Evolution du document Dernière modification : 12/11/2012 Modèle de lettre_v2.odt - Jean LANGJAHR Page 8 / 9

9 Michel Martin 10, chemin de l'abreuvoir ORGERUS DESTINATAIRE Adresse 1 Adresse2 CodePostal Ville Orgerus, le Messieurs, Je vous prie d'agréer, Messieurs, mes salutations distinguées Michel MARTIN Modèle de lettre_v2.odt - Jean LANGJAHR Page 9 / 9