L e-administration dans les Yvelines. 22 novembre 2005 Thierry EHRET-FRANCK Directeur des Systèmes d Information au Conseil Général des Yvelines

Transcription

1 L e-administration dans les Yvelines

2 Pourquoi? Conviction que les TIC vont permettre de : Gagner du temps Simplifier la procédure Être réactif par rapport aux urgences Améliorer la qualité du service Contrôler les dépenses

3 Intérêt de l'administration Electronique Pour l'usager : Simplification des démarches Facilité d'emploi Rapidité Accessible à tous, à tout moment via Internet Coût moindre Pour l'administration : Suppression des tâches répétitives Désengorgement des guichets Gain de temps pour un meilleur service rendu

4 Que fait-on? La démarche a été progressive : S approprier les technologies en interne Premier site Internet dès 1995 Mise en réseau du CG Mise en place d un intranet Équipement des élus Création d un service de 4 personnes à la DSI exclusivement chargé des projets d administration électronique Faciliter l appropriation par nos partenaires Les aides aux communes :» Équipement informatique, accès Internet» Formation à l utilisation d internet» Mise en ligne d un site Internet communal» Bornes Internet

5 Le premier projet Cible : l action sociale Objectif : raccourcir les délais, offrir un meilleur service Déroulement : première expérimentation - en cas de réussite utilisation du principe pour d autres projets Méthode : mise à plat complète du processus, simplifications et gains de temps à toutes les étapes Projet : cartes de transport

6 Les cartes de transport 2 types de transporteurs/3 cartes - SNCF/RATP Carte Améthyste 1/2 tarif Carte Améthyste Gratuite - Sociétés privées Carte Rubis Distribuées selon divers critères d attribution - Age - Critères de ressources - Situations personnelles particulières

7 Le fonctionnement cartes par an Coût de l aide : 2,2 M 3 agents gestionnaires au CG Plusieurs intervenants Demandeurs Communes (CCAS) Conseil Général des Yvelines Sociétés de transport

8 L intérêt de ce projet Pour le demandeur Obtenir sa carte très rapidement (En moyenne, gain de 30 jours ; Durée de 3 jours dans certains cas 10 jours au maximum) Pour la commune meilleur service aux usagers Meilleur accueil des citoyens Pour le Conseil Général de 3 postes à un demi poste Des dizaines de milliers de feuilles de papier

9 Le bilan Les coûts Mise en place du projet : 75 K Fonctionnement : 20 K / an Les délais Réflexion préalable : 18 mois Réalisation : 6 mois Le déploiement 90% des cartes délivrées par le système 70 communes (CCAS) participent

10 Les enseignements Ce qu il faut faire : Pour réussir, le projet doit être porté par les plus hautes instances de la collectivité Fixer les objectifs que l on veut atteindre Appliquer le principe gagnant-gagnant Analyser et remettre à plat toutes les étapes du processus qui peuvent concourir à ce but Privilégier l organisation plus que la technique Montrer rapidement une maquette- démythifier Le processus dématérialisé doit être plus simple que le processus papier Les freins : La résistance au changement Projet multipartenaires Le déficit d équipements connectés à Internet Manque de hauts débits

11 Et ensuite Réflexion globale, choix stratégiques Choix d architecture Mutualisation

12 Cibles Usagers Agents Élus cg78 Usagers Allocataires action sociale Collégiens Administrations Administrations état Organismes sociaux Justice Collectivités ANPE CCI Partenaires Associations CCAS Établissements d accueil

13 Les projets (1) Dématérialisation des demandes d aide sociale Aller vite Permettre aux citoyens d effectuer leurs demandes au plus proche de leur domicile (mairie, association, maison de retraite) ou de constituer leur dossier via internet. La première aide concernée est l Allocation Personnalisée à l Autonomie (APA).

14 Les projets (2) Dématérialisation du contrôle de légalité : Ce projet concerne la dématérialisation de l envoi des actes des collectivités (par exemple délibérations) au contrôle de légalité du Préfet (en millions d actes en France) Dématérialisation de la transmission des pièces justificatives au Trésor Public (projet HELIOS du Ministère des Finances) : Ce projet concerne l envoi vers le comptable de toutes les pièces justificatives permettant le paiement (séparation ordonnateur comptable) L ensemble de ces pièces justificatives représente pour le Conseil Général seulement, 3,5 tonnes par an.

15 Les projets (3) Dématérialisation des échanges entre le CG et les collèges : Ce projet consiste à dématérialiser l ensemble des échanges entre le Conseil Général et les collèges. Archivage électronique : Les Conseils Généraux sont responsables des Archives Départementales, à ce titre un projet est en cours devant permettre aux collectivités de verser aux archives des documents électroniques

16 Choix d architecture Fournir aux partenaires non informatisés une application permettant de saisir des données, de les transmettre, de les interroger et de suivre les dossiers Fournir aux partenaires informatisés un système unifié de téléprocédures permettant l échanges de données ou les échanges entre applications, sans modifier les systèmes d information en place (hormis les interfaces avec un protocole d échange standard)

17 Accès à une application hébergée Saisie en ligne du formulaire sur base hébergée + réplication avec base de production CG78 HEBERGEUR CCAS Application et base de données cartes de transport Réplication Application et base de données cartes de transport PC + connexion Internet RATP

18 Contrôle de légalité Dématérialisation des pièces justificatives - payeur Dématérialisation des échanges avec les collèges Stockage intermédiaire Authentification Identification Non Répudiation Confidentialité Horodatage FAST Services de l État Communes Organismes sociaux Associations Demandes d aide sociales Demandes de subventions Collèges Archivage électronique

19 Principe des solutions avec FAST Partenaire Logiciel métier (Compatible FAST) Les téléprocédures FAST, cryptées et sécurisées, sont adaptées aux échanges de données sensibles. Logiciel métier (Compatible FAST) OU Portail FAST (Partenaire non équipé)

20 Un standard d'échange (schéma XML) Le contrôle de légalité Collectivités Territoriales Serveur de Preuve Ministère de l'intérieur 1 - Transmission de l'ascl Traitement des messages 2 - Transfert de l ASCL 5 - Accusé de réception ASCL 3 - Accusé de réception ASCL 5 - Observations ASCL CT 6 - Transfert des Observations 7 - Réponse aux Observations 10 - Accusé de réception 8- Transfert de la Réponse aux Observations 9 - Accusé de réception

21 Mutualisation Ces projets doivent pouvoir être généralisés L ensemble de ces travaux se fait avec chaque ministère concerné Des contacts permanents existent par l intermédiaire des groupes de travail de l ADAE Les contacts entre collectivités se font dans le cadre des associations : ADF, AMF Mutualisation des développements : e-colloc à l ADAE, bouquet social avec FAST Communication