Démarches en ligne Inscription sur les Listes Electorales et Recensement Citoyen Obligatoire. Août 2011

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1 Démarches en ligne Inscription sur les Listes Electorales et Recensement Citoyen Obligatoire Août 2011

2 Sommaire 1. La demande en ligne du point de vue de l usager 2. Le raccordement de la commune aux démarches en ligne 3. Le traitement de la demande par le service instructeur 2

3 Démarches en ligne Inscription sur les Listes Electorales (ILE) et Recensement Citoyen Obligatoire (RCO) 1. La demande en ligne du point de vue de l usager La mairie informe ses administrés de son raccordement au service en ligne et communique aux usagers des éléments leur permettant d effectuer leur démarche Pour pouvoir effectuer ses démarches en ligne, l usager doit créer son compte sur mon.service-public.fr Liens vers les démarches que vous pouvez indiquer sur votre site internet ILE : RCO : 3

4 Mon.service-public.fr Mon.service-public.fr : le compte personnel des démarches administratives en ligne Un compte unique et sécurisé pour les démarches en ligne dont l inscription sur les listes électorales et le recensement citoyen obligatoire Un espace confidentiel pour : stocker ses pièces justificatives et les réutiliser plus simplement enregistrer ses données usuelles (nom, prénom, adresse ) pour remplir automatiquement les formulaires en ligne Un suivi des démarches grâce au tableau de bord de suivi qui permet à l usager de savoir où en est sa démarche Quelle différence entre mon.service-public.fr et Service-public.fr? Service-public.fr informe l usager et l oriente vers les services qui lui permettent de connaître ses obligations, d exercer ses droits et d accomplir ses démarches. Mon.service-public.fr est le compte personnel en ligne des démarches administratives Une quinzaine de partenaires de la sphère publique sont partenaires de mon.service-public.fr CNAM, CNAV, CNAF, MSA, Leurs démarches sont accessibles directement depuis mon.service-public.fr 2 millions d utilisateurs réguliers de mon.service-public.fr! 4

5 Mon.service-public.fr : page d accueil Espace de connexion au compte personnel Création d un compte Visite guidée 5 Adresse du site :

6 Mon.service-public.fr : page d accueil, après l identification Espace confidentiel C est ici que l usager trouvera les documents déposés par la mairie suite à sa demande en ligne Suivi des démarches Ici, l usager est informé immédiatement de l avancée des dernières démarches effectuées Accès aux démarches 6

7 DEMARCHES EN LIGNE ILE et RCO 2. Le raccordement de la commune aux démarches en ligne Déjà plus de 1500 communes raccordées aux démarches en ligne «Inscription sur les listes électorales» et «Recensement citoyen obligatoire» 7

8 Les deux modes de raccordement aux démarches en ligne Il existe deux modes de raccordement aux démarches en ligne : 1. «classique» pour un traitement manuel avec récupération des dossiers via le gestionnaire de suivi : Pour ce type de raccordement, nous conseillons fortement aux communes de fournir un courriel comportant le nom de la ville (de préférence dans le nom de domaine tel que : prenom.nom@nom-de-la-commune.fr). Cette adresse sera utilisée pour recevoir les notifications de dépôt des télédossiers. Dans le cas de l'utilisation du Gestionnaire de Suivi pour la récupération des télédossiers, les informations devront être saisies dans votre outil. L'attestation de recensement peut être ensuite transmise à l'usager, toujours via le Gestionnaire de Suivi, mais il est également possible de lui envoyer par courriel en mode sftp pour un traitement automatique : Dans le cas d'un raccordement par sftp, l'agent n'a pas besoin de se connecter au gestionnaire de suivi, les télédossiers sont envoyés directement sur un serveur de la mairie. A partir de là, deux solutions de traitement sont envisageables : soit le logiciel métier utilisé est capable d'intégrer directement les télédossiers et de produire les flux d'information en retour vers mon.service-public.fr afin de mettre à jour l'état du télédossier et de transporter les éventuelles pièces jointes. Dans ce cas, il suffit de travailler dans le logiciel métier et le reste est transparent ; soit l intégration des données des télédossiers se fait «à la main» dans le logiciel métier. Dans ce cas, il faut instruire l'état du télédossier via le gestionnaire de suivi. Certains éditeurs travaillent actuellement à développer l'intégration directe des flux dans leurs logiciels métier.

9 Pré requis pour une demande de raccordement en sftp Ce type de raccordement nécessite que la mairie dispose d'un serveur sftp sur lequel seront déposés les télédossiers au fil de l eau Les équipes techniques de la DGME prendront contact avec la personne identifiée en tant que "contact technique" dans le formulaire de demande, pour échanger les paramètres de connexion : Pour la mairie : adresse du serveur + répertorie + identifiant + mot de passe utilisés pour envoyer les télédossiers Pour la DGME : adresse du serveur + port + répertoire + identifiant + mot de passe utilisé pour le flux retour Le contact technique sera également sollicité pour des tests A noter : le mode sftp peut également être associé à un compte utilisateur sur le Gestionnaire de Suivi. Dans ce cas les télédossiers sont envoyés en sftp mais ne sont pas disponibles en téléchargement sur Gestionnaire de Suivi. En revanche, Gestionnaire de Suivi permet de mettre à jour l'état d avancement des télédossiers Si vous choisissez un raccordement en sftp, le délai pour que votre commune puisse bénéficier du télé-service sera plus long qu'avec un raccordement en SMTP, c est-à-dire par courriel. 9

10 DEMARCHES EN LIGNE ILE et RCO 3. Le traitement de la demande par le service instructeur 10

11 L agent est informé par un courriel «classique» Etape 1 Bonjour, Un Un usager a déposé un un dossier destiné à votre service dans le le cadre d'une démarche en en ligne. Le Le dossier complet n A-9-NKT2G5KB est disponible à l'url suivante :: Pensez à vous munir de de vos accès (login // mot de de passe) pour vous connecter sur le le portail sécurisé. Cordialement, L'équipe "Suivi des démarches en en ligne" PS :: ce ce message a été envoyé automatiquement. Merci de de ne ne pas y répondre. A chaque fois qu une demande en ligne est effectuée par un usager, le service instructeur reçoit un courriel qui comporte un numéro de dossier et une URL En cliquant sur l URL, l agent se connecte au «Gestionnaire de suivi» 11

12 L agent se connecte au Gestionnaire de suivi «classique» Etape 2 «sftp» Etape 1 Le gestionnaire de suivi permet : de télécharger les télédossiers afin de les traiter ; mettre à jour l'état du télédossier pour informer l'usager de l'avancement de sa demande ; mettre également des pièces jointes à destination de l'usager (attestation de recensement par exemple dans le cas de RCO). Cela se fait simplement via une interface web. 12 Chaque commune dispose d un seul compte «administrateur» qui permet de créer des comptes «utilisateur» L agent se connecte au «Gestionnaire de suivi» avec ses «identifiant» et «mot de passe»

13 L agent visualise les demandes en ligne à traiter «classique» Etape 3 «sftp» Etape 2 Grâce au numéro de télédossier, l agent retrouve rapidement le dossier de la demande en ligne pour lequel il avait été notifié par courriel Les demandes en ligne sont classées par type 13 Pour accéder au dossier, l agent doit cliquer sur son numéro

14 L agent télécharge le dossier de la demande à traiter «classique» Etape 4 ATTENTION! Les télédossiers doivent être traités dans un délai de 30 jours maximum, à compter de leur réception. 14 Plusieurs informations sont disponibles : Le numéro de dossier Le type de démarche (ILE ou RCO) L adresse courriel de l usager La date et l heure de dépôt par l usager de la demande En cliquant sur «Télécharger les éléments du dossier», l agent télécharge : Le formulaire CERFA pré-rempli Les pièces justificatives scannées Un fichier informatique XML (utile uniquement pour le service informatique de la commune)

15 L agent met à jour l avancement du traitement du dossier pour l usager «classique» Etape 5 «sftp» Etape 3 Trois états d avancement du dossier sont disponibles : «Dossier transmis au service traitant» : il s agit de l état «par défaut» «Dossier reçu par le service traitant» : le service informe ainsi que le traitement est en cours «Dossier clos» : le service a fini de traiter le dossier. Le dossier disparaît alors du «Gestionnaire de suivi» Une fois l état sélectionné, il faut cliquer sur «Envoyer» L agent peut communiquer avec l usager en utilisant la zone «Commentaires» 15 ATTENTION! Quand l agent sélectionne l état «Dossier clos», le dossier disparaît automatiquement du «Gestionnaire de suivi» Nous vous recommandons de faire une sauvegarde du dossier avant de sélectionner cet état

16 L agent dépose les documents dans l espace confidentiel «classique» Etape 6 «sftp» Etape 4 Les documents à remettre à l usager (Attestation de recensement pour RCO) sont déposés dans l espace confidentiel du compte mon.service-public.fr de l usager grâce au «Gestionnaire de suivi» Pour envoyer un document, l agent doit cliquer sur «Ajouter un exemplaire». Une fenêtre s ouvre : l agent sélectionne le document puis l envoie Une fois les documents envoyés et la demande traitée, l agent peut renseigner l état du dossier en «Dossier clos» 16

17 17 Processus de la demande d inscription sur les listes électorales

18 18 Processus de la demande de recensement citoyen obligatoire