La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local.

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1 DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES PUBLIQUES DIRECTION DÉPARTEMENTALE DES FINANCES PUBLIQUES DE l EURE Division secteur public local boulevard Georges Chauvin Evreux Cedex Affaire suivie par mr Kerbaul maurice responsable de la division secteur public local La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local. - A : les enjeux la dématérialisation répond à des exigences de développement durable 630 millions de feuilles A4 sont adressées par les collectivités à leurs comptables le remplacement progressif de cette masse de documents par des fichiers numériques génére des économies de papier, d'impression,de stockage et de transport au bénéfice de tous les acteurs de la chaîne.

2 La dématérialisation permet une gestion plus performante des recettes et des dépenses locales. L application hélios a été conçue dès son origine pour fonctionner en mode dématérialisation. - la dématérialisation vise à simplifier la circulation de l'information dans toute la chaîne comptable et financière. - chaîne réorganisée, modernisée,et sécurisée (chez l'ordonnateur,le comptable,jusqu'au juge des comptes). - un seul flux qui permet de transporter (les pièces comptables, justificatives,le bordereau si signé) flux sécurisé(le flux signé est verrouillé, et ne peut être modifié (rejet du flux si tentative). - un flux plus riche permettant le transport des toutes les informations de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires. - un compte de gestion totalement dématérialisé,expérimentation de la validation informatisée par tous les acteurs (comptable,ordonnateur et ddfip).

3 B :que dématérialiser dans les échanges avec le comptable le nouveau format d'échange électronique de documents proposé,le PES V2 permet : a : le passage à la démat des pièces comptables avec les pièces justificatives (dans ce cas ces pièces justificatives sont directement attachées aux mandats et titres dans le même flux informatique) ; différents format de fichiers prévu : word, pdf, zippés ext... b :chaque organisme public local étant libre de recourir ou non à la dématérialisation des pièces justificatives,(factures,pièces d'exécution des marchés publics, paye,ext). dans ce cas deux flux demeurent : un flux informatique,et un flux papier pour les pièces justificatives,(attention dans ce cas les pj doivent être référencées). le nouveau format transportant aussi le bordereau si ce dernier est signé électroniquement. les documents budgétaires peuvent être transmis dématérialisés vers la préfecture sous le même format,ce même flux sera le même qui sera transmis au comptable. il est préférable de privilégier une approche globale du projet pour en tirer tous les gains.

4 C : Les étapes de la mise en place du PES V2 points à étudier : 3- choix démat des pièces comptables,avec les pj ou sans. raisons : organisation des services à revoir, acquisition de matériel de numérisation, d' outil de signature avec parapheur, solution archivage électronique. 4 :les tests : base des tiers à nettoyer,mettre à niveau (typages des tiers entre personnes physiques, morales de droit privé, droit public), renseignement des civilités, les sirets. mise aux normes postales des adresses. s approprier les nouvelles normes des pièces comptables (typages des pièces,et nature de ces pièces, vérification des modes de règlement, des dates du DGP ext... tests avec outil pesos (accès commun ordonnateur, comptable,correspondant démat ddfip). après validation des flux,passage en production après signature d un formulaire d'adhésion au pes ;, et si dématérialisation totale signature d'une convention de dématérialisation.

5 D : le schéma final de la dématérialisation a : chez l'ordonnateur saisie des pièces comptables (mandats, titres), récapitulés sur un bordereau en y attachant les pièces justificatives ; signature du bordereau (signature gratuite DGFip, ou celle proposée par les éditeurs) : - gratuite (petites collectivités) ;, - éditeurs(possibilité avec parapheur électronique de signature à distance (accès web sécurisé). la signature est individuelle et personnelle, il y aura autant de signatures que de délégations de signatures, ps cnes < 3500 habitants signature pour Budget principal est admise pour le ccas b : transmission du flux par la passerelle du portail gestion publique,ou par un tiers de télétransmission. c : génération d'un fichier d'acquittement (si acquit valide, point départ du délai du comptable du DGP(délai global de paiement : 20 jours ordo,10 jours comptables). si acquit non acquitté :rejet du bordereau avec explication du rejet). d : réception du fichier par le comptable qui pour ces contrôles visualise, les pièces comptables,les pièces justificatives et la signature du bordereau.

6 E : un cadre juridique et technique sécurisé mise en place en 2004 la structure nationale partenariale,au sein de laquelle 13 associations nationales d'élus locaux,six administrations d'état et des représentants de la cour des comptes élaborent des solutions de dématérialisation partagées par tous les acteurs du monde local. cette structure a rédigée une convention cadre nationale évolutive. la dernière étant du 17 janvier l'arrêté du 03 août 2011 a prévu la généralisation du protocole PES V2,en remplacement des protocoles historiques.

7 F :informations générales le comptable sera votre interlocuteur premier sur le site collectivités locales,vous trouverez la documentation sur la dématérialisation ; dans finances locales, puis lien sur la dématérialisation (ci dessus), toute la documentation : la charte partenariale, la convention cadre, le PES V2, la signature de la DGFIP, ext..., ainsi que des fiches pratiques, et autres documents,

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