DOSSIER D APPEL A CANDIDATURES N : COI/AC/2013/009

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1 DOSSIER D APPEL A CANDIDATURES N : COI/AC/2013/009 Intitulé du poste : Niveau : Supervision : Lieu d affectation : Poste financé par : Responsable administratif et logistique Catégorie 3 cadre intermédiaire Directement placé sous la supervision du Chef du Projet. Projet Veille Sanitaire Réseau SEGA, Ebène, Maurice Agence Française de Développement (AFD) 1. DESCRIPTION DU POSTE 1.1. Objectif du poste Les objectifs du projet correspondent aux trois composantes suivantes: Composante 1 : Consolider les capacités de la veille sanitaire régionale (réseau SEGA) Cette consolidation passe par la poursuite des échanges épidémiologiques hebdomadaires, la diffusion régulière d un bulletin épidémiologique régional, la mise en place d un partenariat avec la plateforme PIROI de la Croix Rouge française et la poursuite du programme régional de formation d épidémiologistes et du renforcement des capacités des laboratoires nationaux de référence des Etats membres. Composante 2 : Renforcer les collaborations entre santé humaine et santé animale L objectif est de pouvoir ancrer le réseau régional de surveillance animale «Animal Risk» dans le dispositif COI, dans le cadre d une convention qui sera passée avec le CIRAD. Cela permettra de renforcer dans chaque Etat membre des mécanismes de coopération entre les systèmes de surveillance en santé humaine et animale, notamment pour le partage des informations, de l'analyse des données, de la mutualisation de certains outils de laboratoire et de l harmonisation des stratégies pour la préparation et la réponse aux épidémies. Composante 3 : Pérenniser le réseau régional de veille sanitaire Pour ce faire, il conviendra de définir le mandat et les termes de référence de l Unité de veille sanitaire du Secrétariat général de la COI, ainsi que son cadre institutionnel et juridique en relation avec les Etats membres. Le projet permettra aussi le transfert de compétences de l assistance technique internationale à une équipe régionale qui aura pour vocation d animer l Unité de veille sanitaire à l issue du projet en Intervenants et mode opératoire 1.2. Description des tâches COI/AC/2013/009 1/5

2 Le (la) responsable administratif (ve) et logistique travaillera sous la supervision du chef de projet et appuiera tous les membres du personnel de l Unité de Veille Sanitaire de la COI. Il appuiera le chef de projet dans la gestion administrative du projet. Il sera également en charge de l organisation de l ensemble des évènements (ateliers, formations, stage, journée scientifique, comités de pilotage ). Ses principales responsabilités sont : Administration Assister le chef de projet dans la gestion quotidienne du projet sur le plan administratif et logistique Etablir et mettre à jour l inventaire du matériel et des équipements ainsi que, le cas échéant, l inventaire des stocks financés dans le cadre du projet Assurer les négociations tarifaires avec les fournisseurs du projet (hôtels, agence de voyage, équipement informatiques etc ) Comptables et financiers Assister l AAF dans la vérification de l existence des pièces justificatives probantes et suffisantes à l appui des engagements et des paiements ainsi que des éventuels recouvrements ; Assurer la gestion de la petite caisse Assister l AAF à la préparation des dossiers de pièces justificatives, photocopies, archivages etc. Assister l AAF dans la préparation et la supervision des missions d audit externe du projet Chargé de l organisation des évènements du projet Participer avec le chef de projet et les experts du projet à la conception des évènements liés au projet : ateliers, comités de pilotage, comité pédagogique, journée scientifique, congrès, stages et tout évènement visant à renforcer la visibilité du réseau SEGA et de la COI. Assurer la production des évènements : élaboration du planning, des actions à mener, recherche des lieux, des prestataires, d intervenants, de partenaires etc. Participer à la rédaction des différents supports de communication (communiqués de presse, invitations, programmes etc..) en coordination avec l unité de communication du secrétariat général. Définir le budget de l évènement tout en assurant l obtention des pièces justificatives probantes et suffisantes (cotations, factures etc..) à l appui des engagements et des paiements et en assurant le respect des procédures comptables et financières du projet selon le manuel de procédures approuvé par le bailleur Superviser les prestations de nombreux intervenants : traiteur, techniciens sons et images, traducteur, interprètes, hôtesses etc Organiser les voyages officiels du personnel du projet: réservation et achat de billets, demande de visa, réservation d hôtel, contacts avec les bureaux de destination, paiement de per diems au cas où cela s avère nécessaire. Organiser les voyages des visiteurs au projet (lettre à l immigration, réservation d hôtel, transfert, suivi de factures, paiement des per diem au cas où cela s avère, etc.) COI/AC/2013/009 2/5

3 Appuyer les assistants techniques ainsi que le personnel du projet en mission pour les tâches administratives et financières (Etat financier, fiche de présence, congés, réservation de billets d avions etc...) ; A noter que les attributions mentionnées ci-dessus sont décrites de manière non limitative et pourraient évoluer selon le besoin du service. 2. Qualifications et aptitudes Niveau Bac +2 (BTS en communication ou gestion) Avoir au moins 3 années d expérience professionnelle dans la gestion administrative ou le domaine de l organisation d évènements Avoir une bonne expérience et connaissance dans la préparation des budgets (aspects financiers et contractuels) et la négociation financière avec les fournisseurs et prestataires Avoir de bonnes capacités rédactionnelles en français - De bonnes capacités rédactionnelles en anglais seront considérées comme un avantage Maîtriser parfaitement l outil informatique de bureautique : Word, Excel, Power Point, internet. Créativité et originalité Réactivité et débrouillardise Excellente capacité à gérer l imprévu Sens du relationnel et sociabilité indispensable Rigueur, sens des priorités et sens du détail Patience et esprit de service 3. CONTEXTE Au décours de l épidémie de chikungunya en 2006, les Etat membres de la COI ont décidé de mutualiser leurs ressources et de mettre en place un réseau régional de surveillance et de réponse aux épidémies, coordonné par la COI. Cette initiative a bénéficié d une subvention de l AFD de 5,6 millions d euros octroyée en 2007: le projet «Réseau de Surveillance et d Investigation des Epidémies ou RSIE (CZZ 3068). Alors que la fin du projet est était prévue pour mi-2013, les Etats membres de la COI ont souhaité poursuivre le renforcement et la mutualisation des capacités régionales dans ce domaine et intégrer à terme, au sein d une Unité régionale de veille sanitaire, les différentes initiatives qui concourent aujourd hui à ce processus, tant en santé humaine qu en santé animale. C est dans cette optique que l AFD a maintenu son partenariat en finançant ce nouveau projet à hauteur de 6 million d euros. La convention de financement intitulée «Lutte contre les maladies infectieuses émergentes dans les Etats membres de la COI» (CZZ F) a d ailleurs été signée le 24 mai COI/AC/2013/009 3/5

4 4. INSTRUCTIONS AUX CANDIDATS 4.1. Eligibilité Les candidats doivent être ressortissants de l un des Etats membres de la COI Dossier de candidature Chaque dossier de candidature doit comporter : - Une lettre de motivation du candidat ; - Un curriculum vitae (CV) préparé conformément au modèle annexé à cet avis d appel à candidatures ; - Les copies des certificats et diplômes; - Une copie du passeport ou de la carte d identité du candidat Informations complémentaires avant la date limite de dépôt de candidatures Si la COI fournit des informations complémentaires sur l avis d appel à candidatures, elle communique ces informations à travers le site Internet de la COI ( avant le 24 octobre Date limite de dépôt de candidatures 31 octobre 2013 à 16h00 (heure de Maurice). Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération Soumission des candidatures Les candidatures peuvent être envoyées par courriel, par courrier ou par porteur, à l adresse suivante : Département des ressources humaines Secrétariat Général de la COI Blue Tower, 3ème étage, Rue de l Institut, Ebène, Maurice Tél : (230) , Fax : (230) shayaree.moorooven@coi-ioc.org Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent figurer sur l'enveloppe extérieure: - l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises; - la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en l'occurrence COI/AC/2013/009); - le nom et le pays du candidat. Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du candidat. COI/AC/2013/009 4/5

5 4.6. Sélection des candidatures Le recrutement se déroule comme suit : - Une phase de présélection sur dossier effectuée par le Département des Ressources Humaines qui pourrait être assisté par un Bureau de recrutement ; - Une phase de sélection des candidats présélectionnés : entretien par téléphone, Skype ou entretien en personne. - Approbation du résultat de la sélection par les autorités compétentes ; - Notification au candidat retenu. Il est à noter que la confirmation du recrutement d un candidat est également soumise aux conditions suivantes : - le candidat retenu a satisfait aux aptitudes médicales en vigueur ; - le candidat retenu n a pas fait l objet d une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée (c est-à-dire, contre lequel il n y a plus de recours possible) pour tout délit mettant en cause sa conduite professionnelle Durée du contrat Le premier contrat (avec 3 mois de période d essai s étend jusqu en Octobre 2017) sera conclu dans le cadre du devis programme actuel du projet. Dépendant de l exécution satisfaisante des tâches par le titulaire, le contrat sera renouvelé dans le cadre des devis programmes successifs du projet Veille Sanitaire Réseau SEGA. Il convient de noter que les contrats de travail dans le cadre de cet engagement ne peuvent courir au-delà de la date de fin de la mise en œuvre opérationnelle du projet Veille Sanitaire Réseau SEGA Rémunération Le salaire de base au moment du recrutement sera déterminé conformément à la grille salariale de la COI et en fonction de la qualification et de l expérience du candidat (i.e. : Salaire de Base mensuelle pour la Catégorie III - échelon 1 : 935 Euros) 5. EVALUATION DES CANDIDATURES - Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées. - Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés. - Les candidatures soumises par des candidats non éligibles (cf. point 4.1) seront rejetées. - Chaque dossier de candidature (non rejeté) sera évalué conformément à la grille d évaluation ci-après : Maximum Qualification et compétence 20 Expérience professionnelle générale 20 Expérience professionnelle spécifique 50 Expérience dans la région COI 10 Total 100 COI/AC/2013/009 5/5

6 NB : Seuls les candidats ayant obtenu le score minimum de 75 / 100 seraient qualifiés à l interview ou au concours sur épreuves. COI/AC/2013/009 6/5

7 CURRICULUM VITAE 1. Nom de famille: 2. Prénoms: 3. Date de naissance: 4. Nationalité: 5. État civil: 6. Sexe : 7. No de Carte D identité No de Passeport : 8. Adresse : 9. Téléphone (Domicile) : Portable : Education Photo Institution Date début Date Fin certificat(s) obtenu(s): 12. Diplôme: Institution Date début Date Fin Diplôme(s) obtenu(s): 13. Connaissances Linguistiques Langue Lu Parlé Écrit Commentaires COI/AC/2013/009 7/5

8 N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire) 14. Expérience Professionnelle Date Debut Date Fin Position Organisation/ Compagnie Brève Description du poste N/B : A indiquer également votre situation actuelle 15. Références Nom Prénom Position Organisation/ Compagnie coordonnées de contact Justification : N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence.si vous êtes dans l impossibilité de fournir cette référence, veuillez apporter une justification 16. Affiliation à une organisation professionnelle: Date Debut Nom Adresse Domaine (Mgt- Recherche-RH etc ) Apport a votre personne COI/AC/2013/009 8/5

9 17. Autres compétences: Domaine (Ex : Connaissances informatiques-formateurgestion de projets etc...) Détails 18. Expérience spécifique dans la région: Date début Date fin Pays Actions 19. Autres informations pertinentes Items (Ref de publication etc ) Details COI/AC/2013/009 9/5