REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT DE L EHPAD «LES FONTAINES»

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1 34 rue de la Pitié BP JOINVILLE Tél Fax Mél. : hopital@hl-joinville.fr Site internet : REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT DE L EHPAD «LES FONTAINES» EHPAD : Etablissement d Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes Nom et prénom du résident :... Octobre 2011

2 SOMMAIRE I. CONDITIONS D ADMISSION EN EHPAD... 3 II. LA PRISE EN CHARGE... 4 III. CONDITIONS DE SEJOUR La restauration Le linge Le courrier Le culte La communication Le dépôt d argent et objets de valeur Autres prestations... 8 IV. CONDITIONS FINANCIERES Le prix de journée Les frais de séjour liés à l hébergement Les frais de séjour liés à la dépendance Les dépenses de soins V. CONDITIONS PARTICULIERES DE FACTURATION En cas d absence pour convenances personnelles et pour hospitalisation En cas de décès VI. CONDITIONS DE RESILIATION DU CONTRAT DE SEJOUR Résiliation à l initiative du résident Résiliation pour inadaptation de l état de santé aux possibilités d accueil de l unité de vie Résiliation pour incompatibilité avec la vie en collectivité Résiliation pour défaut de paiement Résiliation en cas de décès

3 PREAMBULE L hôpital de Joinville gère un établissement d hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) de 150 lits, composé de 5 unités de vie réparties dans différents bâtiments. I. CONDITIONS D ADMISSION EN EHPAD Voir en annexe, le contrat de séjour L EHPAD accueille et héberge des personnes valides ou dépendantes des deux sexes de plus de 60 ans. Les personnes âgées de moins de 60 ans peuvent être accueillies sur dérogation. L admission est prononcée par la directrice de l établissement après examen d un dossier d inscription, comprenant une partie administrative et une partie médicale. Ce dossier est disponible sur le site internet de l établissement et auprès du service des admissions des EHPAD de la Haute-Marne. Le consentement du résident quant à son entrée en EHPAD doit être expressément exprimé sauf dans le cas où il est médicalement attesté de son incapacité à y consentir. Si la personne est incapable de consentir elle-même à son entrée en institution, un certificat médical sera établi. Il est souhaitable que le résident et/ou sa famille, avant l admission, rencontre le cadre de santé du service afin de prévoir au mieux l arrivée du futur résident. A cette occasion, la visite des locaux sera réalisée. Cependant, il existe dans l établissement des règles, ce sont celles qu impose la vie en communauté. Un climat de confiance est donc nécessaire. Il suppose la reconnaissance des droits et devoirs de chacun. 3

4 II. LA PRISE EN CHARGE Chaque résident, après une période d adaptation, participera avec l équipe professionnelle à l élaboration de son projet de prise en charge. Celui-ci précisera au regard des besoins identifiés qu elles sont les actions (aide, suppléance, accompagnement ) qui seront mises en place et réalisées par les membres de l équipe. Le projet de prise en charge vise dans tous les cas à : préserver et maintenir l autonomie soulager la douleur qu elle soit psychique et/ou physique favoriser la continuité du lien familial maintenir et/ou retrouver des liens sociaux Le projet de prise en charge est propre à une «personne» c est à dire un être indivisible, unique avec une histoire qui se poursuit et des projets singuliers. Nous garantissons à cette personne, quel que soit son degré de handicap physique et/ou psychique, le respect de sa dignité et de ses droits. L établissement s engage quant à la qualification et la formation des personnels intervenant auprès des résidents. Les résidents sont accompagnés dans leur vie quotidienne par des agents des services hospitaliers et des aides-soignantes. Les infirmières assurent la réalisation des soins qui sont prescrits et coordonnent les prises en charge. Une ergothérapeute et une kinésithérapeute peuvent être sollicitées selon les besoins. Pour l ensemble de l EHPAD, un médecin coordonnateur, capacitaire en gériatrie, assure des missions d aide, de conseil et de coordination. Certains résidents sont suivis médicalement par des praticiens hospitaliers, salariés de l établissement. D autres résidents sont suivis par les médecins libéraux de leur choix, s ils ont signé un contrat avec l établissement. Cependant, si un nouveau résident souhaite conserver son médecin traitant, ce dernier doit passer un contrat avec l établissement. La liste des médecins ayant signé un contrat avec l établissement est disponible au service des admissions. 4

5 III. CONDITIONS DE SEJOUR 1. La restauration Quatre repas sont servis au cours de la journée : Petit déjeuner... à partir de 7 heures Déjeuner... à partir de 12 heures Goûter... à partir de 16 heures Dîner... à partir de 18 heures 30 Les repas sont servis en salle à manger. Toutefois lorsque l état de santé du résident le nécessite, les repas peuvent être servis dans la chambre. Les désirs particuliers du résident en matière culinaire, dans la mesure où ils sont compatibles avec les règles propres à la collectivité, sont pris en compte. Les régimes spécifiques (diabétique, sans sel, ) et les allergies particulières (au vu d un certificat médical) sont pris en considération. Les menus sont établis après avis d une diététicienne. Dans la mesure du possible, il sera tenu compte des suggestions formulées par les résidents. A cet effet, une commission des menus se réunit toutes les huit semaines. Les menus de la semaine sont affichés dans tous les services. Le résident a la possibilité d inviter famille ou amis à déjeuner ou à dîner. Les repas sont à réserver 4 jours à l avance auprès du service et à régler auprès du service des admissions. Ils peuvent être pris en salle à manger avec les résidents ou en fonction des services et des conditions matérielles dans une autre pièce. 2. Le linge L établissement fournit et entretient, à titre gracieux, les draps, les couvertures, les taies d oreillers, le linge de table et de toilette. Le linge personnel du résident doit être marqué au moyen d étiquettes tissées et cousues mentionnant les nom et prénom du résident ainsi que l établissement d accueil. Ce marquage à la charge du résident ou de sa famille devra être réalisé avant l admission. Une liste minimale des effets personnels est insérée dans le contrat de séjour à titre indicatif. 5

6 Le linge personnel peut être entretenu soit par la famille soit par l établissement, dans ce cas, le linge fragile (laine, Damart, rhovyl ) résistant mal au lavage industriel sera laissé à la charge de la famille. L établissement ne pourra être tenu responsable de la perte ou de la détérioration du linge lavé industriellement. Les nécessaires de toilette (rasoir, brosse à dent, dentifrice, savon, peigne ) sont à fournir par la famille ou le représentant légal. 3. Le courrier Le courrier est distribué aux résidents chaque jour ouvrable. Le courrier «départ» pourra être remis au personnel du service le matin de chaque jour ouvrable pour un envoi l après-midi du même jour. Le vaguemestre de l établissement se tient à la disposition des résidents pour leurs opérations postales. 4. Le culte La liberté de culte des résidents est respectée. Ils peuvent faire appel au ministre du culte de leur choix par l intermédiaire du personnel de service. Des offices catholiques ont lieu régulièrement dans les services et à la chapelle, selon un calendrier établi qui se trouve à disposition auprès des cadres de santé. Santé 5. La communication Les résidents ont le droit de recevoir les informations concernant leur état de santé. Ils doivent notamment être informés des bénéfices et des risques de tout traitement. Lorsque le résident n est plus en capacité de faire connaître ses désirs, la personne de confiance s il en a désigné une ou sa famille est consultée. Satisfaction et plainte Les résidents et leurs familles peuvent rencontrer les cadres de santé des services pour leur faire part de leurs remarques, souhaits ou plaintes. Ils ont la possibilité de saisir la commission de relation avec les usagers et de la qualité de la prise en charge (CRUQ) par courrier. Une réponse avec proposition de rendez-vous avec un médiateur leur sera adressée sous huit jours. Ils peuvent également adresser un courrier au directeur de l établissement. 6

7 Conseil de la vie sociale Il «donne son avis et peut faire des propositions sur toutes questions intéressant le fonctionnement de l établissement, notamment sur l organisation intérieure et la vie quotidienne, les activités, l animation socioculturelle, les services thérapeutiques, les projets de travaux et d équipement». Il se réunit au moins deux fois par an et il est présidé par un représentant des familles, des résidents ou représentants légaux élus. Il est composé de : représentants des résidents trois représentants des familles titulaires et trois suppléants un représentant des représentants légaux des personnes accueillies deux représentants du personnel du praticien hospitalier intervenant en EHPAD du médecin coordonnateur de l EHPAD d un représentant de la direction de l établissement du cadre supérieur de santé des cadres de santé en EHPAD 6. Le dépôt d argent et objets de valeur Le résident a la possibilité de déposer des objets de valeur auprès du trésorier de l établissement. Ces objets concernent les sommes d argent, les titres et valeurs, les moyens de paiement (chéquiers, cartes bancaires ), les livrets d épargne, les bijoux et objets de valeur de petite taille dont la nature justifie la détention et dont le comptable peut assurer la conservation et la surveillance dans des conditions appropriées. Le dépôt s effectue auprès du régisseur au service des admissions aux heures et jours ouvrables. Un reçu sera délivré au résident. L argent et les biens déposés pourront être restitués au résident ou à son représentant légal, sur demande, selon les règles en vigueur. Le dépôt n est pas obligatoire. Il est toutefois vivement recommandé, la responsabilité de l établissement ne pourra être engagée que pour les objets déposés. 7

8 7. Autres prestations Lors d élections, les résidents ne pouvant se rendre à leur bureau de vote, peuvent exercer leur droit de vote par procuration. A chaque opération électorale, le cadre de santé du service recense les résidents désireux de voter. Le service des admissions se chargera des démarches administratives. Le résident ou son représentant légal peut faire appel à d autres professionnels (coiffeur, esthéticienne, pédicure, podologue, orthophoniste non salariés de l établissement) de son choix qu il devra rémunérer. 8

9 IV. CONDITIONS FINANCIERES 1. Le prix de journée Suite à la mise en place de l allocation personnalisée d autonomie et à la signature de la convention tripartite, la tarification applicable en EHPAD s établit comme suit. Pour les résidents de plus de 60 ans, le prix de journée se décompose en deux parties : une partie fixe (identique pour tous les résidents âgés de plus de 60 ans) correspondant au prix d hébergement «gîte et couverts», c'est-à-dire recouvrant l ensemble des prestations d administration générale, d accueil hôtelier, de restauration, d entretien et d animation sans lien avec la dépendance. une partie variable selon le niveau de dépendance couvrant forfaitairement les aides pour l accomplissement des actes essentiels de la vie courante et l exercice d une surveillance régulière. Pour les résidents de moins de 60 ans, le prix de journée est fixe et identique quel que soit l état de dépendance de la personne hébergée. Le tarif journalier relatif à l hébergement et à la dépendance est fixé annuellement par arrêté du président du conseil général sur proposition du directeur. Des précisions sur l évolution des tarifs sont délivrées aux résidents et aux représentants des familles lors des réunions du conseil de la vie sociale. Les arrêtés des tarifs journaliers applicables sont affichés sur les tableaux prévus à cet effet dans chaque unité de vie de l établissement. Des recours dirigés contre ces arrêtés sont possibles et prévus par la réglementation. Les tarifs en vigueur pour l année en cours sont annexés au contrat de séjour. 2. Les frais de séjour liés à l hébergement La facturation des frais de séjour liés à l hébergement est mensuelle et à terme échu. Elle n a lieu qu après la parution de l arrêté du président du conseil général. Le résident ou sa famille règle la facture directement auprès de la trésorerie de Joinville par tout moyen à sa convenance (le prélèvement automatique sur un compte bancaire ne peut être pratiqué). 9

10 Le résident a la possibilité de faire une demande d aide au logement auprès de la caisse d allocations familiales de Haute-Marne ou auprès de la mutualité sociale agricole pour les ressortissants d un régime agricole. L attribution et le montant de cette aide sont soumis à condition de ressources. Si les ressources du résident et/ou celles des obligés alimentaires ne permettent pas de couvrir les frais d hébergement ou si un accord amiable entre les obligés alimentaires s avère impossible, une demande d aide sociale aux personnes âgées sera déposée. Dans ce cas, l établissement sera contraint d assigner tous les obligés alimentaires (enfants, gendres, belles-filles et petits enfants majeurs) auprès du juge aux affaires familiales du tribunal de grande instance de Chaumont afin de faire fixer la participation de chacun en fonction de son propre pouvoir contributif. Les ressources des personnes admises au titre de l aide sociale pourront être perçues directement par le comptable de l établissement qui tiendra à disposition du résident concerné 10% des revenus mensuels de ce dernier au titre de «l argent de poche». Cette somme ne peut être inférieure à un minimum prévu par la réglementation et révisé au début de chaque année. 3. Les frais de séjour liés à la dépendance L état de dépendance est défini comme la situation «de la personne qui, malgré les soins qu elle est susceptible de recevoir, a besoin d être aidée dans l accomplissement des actes essentiels de la vie courante ou requiert une surveillance régulière». Le degré de dépendance est évalué par l équipe médicale et paramédicale du service à l aide d une grille d analyse, appelée «grille AGGIR» permettant de répartir les personnes âgées en fonction de leur état de dépendance en six groupes d après un barème national. Les personnes se trouvant classées en groupe de dépendance appelé GIR (Groupe Iso-Ressources) 1 sont les plus dépendantes et les personnes classées en GIR 6 sont les plus autonomes. En cas de classement dans un des niveaux les plus élevés GIR 1 à 4 (GIR 1 et 2 tarif identique et GIR 3 et 4 tarif identique), le résident peut obtenir une prise en charge partielle de ses frais liés à la dépendance par le conseil général au titre de l allocation personnalisée d autonomie (APA), s il remplit les conditions d attribution prévues par la législation. Pour le résident provenant d un autre département que la Haute-Marne, il appartient à celui-ci ou à sa famille de solliciter directement le conseil général du département de sa dernière résidence avant l entrée en institution. 10

11 Dans tous les cas, il sera laissé à la charge du résident le minimum correspondant à la part de dépendance des GIR 5 et 6 (appelé ticket modérateur dépendance). Ce montant peut être éventuellement pris en charge dans le cadre de l aide sociale aux personnes âgées. 4. Les dépenses de soins L établissement bénéficie d une convention avec les différents régimes d assurance maladie pour la prise en charge des frais afférents aux soins dispensés aux résidents. Le forfait attribué par l assurance maladie couvre la rémunération du praticien hospitalier, des médecins généralistes, des auxiliaires médicaux salariés, des infirmiers et aides-soignants affectés à cette section et permet à l établissement de prendre en charge les actes de biologie et de radiologie, les médicaments et les dispositifs médicaux fournis aux résidents. Les consultations auprès de spécialistes, les soins et examens pratiqués à l extérieur, les transports qu ils nécessitent, les appareillages, etc sont à la charge du résident, qui pourra en obtenir le remboursement auprès des organismes sociaux (assurance maladie et mutuelle complémentaire), suivant la réglementation. Certains résidents sont suivis par des praticiens hospitaliers, salariés de l établissement. D autres résidents ont le libre choix de leur médecin traitant (s il a signé un contrat avec l établissement). La liste des médecins ayant signé un contrat est disponible au service des admissions, dont les honoraires sont pris en charge par l établissement. Toutefois, si un nouveau résident souhaite conserver son médecin traitant, ce dernier doit signer un contrat avec l établissement. 11

12 V. CONDITIONS PARTICULIERES DE FACTURATION 1. En cas d absence pour convenances personnelles et pour hospitalisation Conformément aux dispositions du code de l'action sociale et des familles, tout résident a la faculté de s'absenter de l'établissement. Toutefois, il doit en informer le service 48 heures à l avance (dans la mesure du possible) afin d adapter la préparation du congé (médicaments ). Pendant cette absence, les trois premiers jours seront facturés au tarif normal d'hébergement. A compter du quatrième jour, le tarif sera diminué du forfait fixé par le règlement départemental d'aide sociale (actuellement égal au forfait journalier hospitalier) ou diminué du forfait journalier en cas d'hospitalisation. Dès le premier jour d'absence, le tarif dépendance n'est pas facturé. Le résident peut à tout moment décider de libérer sa chambre; dans ce cas, les formalités décrites cidessous, au titre 6 "Conditions de résiliation du contrat de séjour", sont à appliquer. 2. En cas de décès Le prix de journée est appliqué jusqu au jour du décès inclus. 12

13 VI. CONDITIONS DE RESILIATION DU CONTRAT DE SEJOUR 1. Résiliation à l initiative du résident La décision doit être notifiée par écrit à la directrice de l établissement dans un délai de 7 jours avant la date prévue du départ. La chambre du résident devra être libérée pour la date prévue du départ. 2. Résiliation pour inadaptation de l état de santé aux possibilités d accueil de l unité de vie Si l état de santé du résident ne permet plus son maintien, dans l unité de vie ou l établissement, la directrice prend toutes les mesures appropriées en concertation avec les parties concernées. Le résident ou son représentant légal est averti par la directrice de l établissement des mesures prises et de leurs conséquences. 3. Résiliation pour incompatibilité avec la vie en collectivité Au cas où il s avérerait que le résident ait un comportement provoquant des incidents ou des conflits au sein de l unité de vie ou s il contrevient de manière répétée aux dispositions du règlement intérieur, la directrice mettra fin au contrat par lettre recommandée avec accusé de réception précisant les motifs de la rupture. La chambre devra être libérée au maximum dans les trente jours qui suivront la réception du courrier. 4. Résiliation pour défaut de paiement Lorsque le résident ne s acquitte pas des frais de séjour qui lui incombent, il devra rencontrer la directrice ou son représentant pour obtenir éventuellement des délais de paiement ou faire établir une demande d aide sociale aux personnes âgées ou solliciter la participation de ses obligés alimentaires. Si aucune solution n a pu être trouvée et que la situation perdure, il sera mis fin au contrat. Le résident ou son représentant légal en sera averti par lettre recommandée avec accusé de réception précisant les motifs de la rupture. La chambre devra être libérée au maximum dans les trente jours qui suivront la réception du courrier. Ceci n exonérera en aucun cas le résident des frais de séjour non réglés dont il restera bien évidemment redevable. 13

14 5. Résiliation en cas de décès En cas de décès, la directrice s engage à respecter les vœux éventuellement exprimés avant le décès. La famille ou le représentant légal devra libérer la chambre dans les 72 heures suivant le décès. Fait à Joinville, le Le résident ou son représentant légal, La directrice, Laure BALTAZARD. 14