Guide Sudoe - Pour l'élaboration et la gestion de projets Version Française Fiche 8.5 Dépenses d'équipement

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1 Guide Sudoe - Pour l'élaboration et la gestion de projets Version Française Fiche 8.5 Dépenses d'équipement

2 2 Fiche 8.5 Dépenses d'équipement

3 Index 1 Dépenses d'équipement Contexte Définition Principes généraux Éléments éligibles des dépenses d'équipement Piste d'audit Principale réglementation applicable... 6 Fiche 8.5 Dépenses d'équipement 3

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5 1 Dépenses d'équipement 1.1 Contexte. Les règles d éligibilité des dépenses d équipement dans le programme Sudoe sont basées principalement sur les dispositions du règlement délégué (UE) nº 481/2014, en particulier sur son article Définition. Dépense pour le financement d'équipement acquis ou loué par un bénéficiaire. L'équipement doit être nécessaire pour les objectifs du projet. Cette catégorie inclut aussi les coûts liés à un équipement se trouvant en possession du bénéficiaire de manière préalable à l'approbation du projet et ayant une relation avec l'exécution d'activités de ce dernier. 1.3 Principes généraux. Les dépenses d équipement seront éligibles si elles ont été approuvées par le programme. À cet effet, elles devront être convenablement identifiées dans le formulaire de candidature et, en particulier, dans la justification du plan financier. Comme il a été précisé dans le point « » de la fiche 5 «appels à projets», le document de justification du plan financier est contraignant en ce qui concerne la catégorie de «dépenses d'équipement». Les dépenses d'équipement devront respecter les normes fixées dans ce guide en matière de contractualisation, en particulier dans la fiche 8 «éligibilité des dépenses», paragraphe 5 «respect de la réglementation applicable en matière d appels d offres externes». Les dépenses d'équipement pourront être éligibles si aucun autre fonds de l'union européenne n a contribué à son financement, afin d'éviter le double financement (article du règlement (UE) nº 1302/ Éléments éligibles des dépenses d'équipement. Le règlement délégué (UE) nº 481/2014 établit dans un listing les éléments qui peuvent être éligibles. Aucun autre élément ne peut être éligible : le matériel de bureau ; le matériel et les logiciels informatiques ; le mobilier et les accessoires ; le matériel de laboratoire ; les machines et instruments ; les outils ou dispositifs ; les véhicules ; tout autre équipement spécifique nécessaire aux opérations. Précisions : Les dépenses consistant en achat d'équipements peuvent être éligibles si ces équipements vont uniquement être utilisés dans le cadre du projet cofinancé et constituent en soi un produit prévu dans le formulaire de candidature, ou bien s il s'agit d'équipements pour lesquels il est crédité que, sans leur acquisition, il n'était pas possible d'atteindre les résultats prévus par le projet, Dans les cas où l'équipement est acquis de manière préalable à la date d'approbation du projet, et où l'équipement respecte les conditions du point précédent, seul le pourcentage du montant de l acquisition lié à la durée du projet pourra être éligible. Ce cas sera aussi appliqué à des situations où l'équipement est utilisé uniquement de manière partielle : dans ces cas, on devra calculer le montant à déclarer en fonction du temps et du pourcentage d'utilisation dans le cadre du projet, L'achat d'équipements pourra aussi être éligible dans le cas de biens d'une durée de vie utile inférieure à la période d'exécution du projet, ou dans des cas de biens où il n'est pas nécessaire, de par la quantité concernée, d'établir un plan d'amortissement, Fiche 8.5 Dépenses d'équipement 5

6 Dans les cas où les conditions citées préalablement pour pouvoir imputer le montant de l'acquisition ne sont pas respectées, le montant éligible sera limité à l'amortissement du bien, en accord avec les normes d'amortissement admises dans le territoire où est situé le bénéficiaire. Ce pourcentage devra à son tour être proratisé en fonction du degré d'utilisation de l'équipement dans les cas où cet équipement n est pas exclusivement utilisé pour le projet cofinancé, L'acquisition d'équipements d occasion pourra être éligible dans les termes décrits précédemment si : o Ils n'ont pas reçu une autre aide communautaire, o Leur prix ne dépasse pas les coûts généralement admis sur le marché, Outre les cas de l'achat ou l'amortissement, pourront également être éligibles les dépenses de location d'équipements, y compris les figures de crédit-bail ou «renting», À moins que cela soit expressément prévu dans le dossier de candidature, il ne sera pas possible de considérer comme éligible la dépense consistant en l'acquisition d'un équipement si la date d'acquisition se situe dans les six derniers mois d'exécution du projet. Les contributions en nature liées à des dépenses d équipement ne seront pas éligibles, à l exception des dispositions prévues par rapport aux facturations internes (voir fiche 8, point 2). Les équipements pour lesquels un cofinancement est sollicité par le projet devront être prévus dans la justification du plan financier. Ce document sera contraignant, dans le sens où aucun équipement non inclus dans ce dernier ne pourra être éligible. 1.5 Piste d'audit. Il sera nécessaire d'apporter l'information suivante : Preuves du processus de sélection du fournisseur de l'équipement, respectant les normes du programme, nationales et communautaires en fonction du montant de la contractualisation, Facture ou document justificatif de valeur équivalente émise par le prestataire du service, Dans le cas particulier d amortissement d un équipement, la documentation justificative du plan d'amortissement appliqué, Document officiel avec le calcul de l'amortissement applicable, Preuve de paiement, Tout élément permettant d attester de la matérialité de l équipement, Tampon du programme, (son utilisation sera régulée dans de futures versions de cette fiche) 1.6 Principale réglementation applicable Règlement (UE) nº 1299/2013, Règlement délégué (UE) nº 481/2013 Règlement (UE) nº 1301/2013 Règlement (UE) nº 1303/ Fiche 8.5 Dépenses d'équipement