RELEVÉ-TYPE DES RECETTES ET DÉPENSES (note de couverture)

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1 APPENDICE 2 RELEVÉ-TYPE DES RECETTES ET DÉPENSES (note de couverture) Projet n :... Titre du projet : Nom du bénéficiaire:... Adresse: Formulaire présenté pour 1 : INFORMATION! PAIEMENT! Si le présent formulaire est présenté pour paiement, veuillez fournir les renseignements suivants : Type de paiement demandé:! Avance! Premier paiement! Paiement final Coordonnées bancaires: Nom et adresse de la banque: n de compte bancaire:... Code guichet :... Titulaire du compte 2 :... Référence du paiement (si nécessaire):... Nom du représentant légal :... Titre:... Fonction:... Date:... Signature: 1 2 Obligatoire! Prière de ne cocher qu'une seule case Le compte bancaire doit être au nom du bénéficiaire 1

2 ATTESTATION DU BÉNÉFICIAIRE PROJET N :... BÉNÉFICIAIRE:... TITRE: Nous certifions que les dépenses susmentionnées ont été engagées dans le cadre des travaux définis dans le projet et qu'elles étaient nécessaires à la bonne exécution de ces travaux; que ces dépenses entrent dans la définition des dépenses remboursables et que toutes les autorisations nécessaires ont été obtenues auprès de la Commission. Date: Date: Nom du chef de projet 3 : Nom du représentant légal: Signature du chef de projet: Signature: UNIQUEMENT POUR LES PROJETS LIFE-NATURE Nous certifions que les biens d'équipement durables achetés/fabriqués pour le projet durant sa période de réalisation, et qui ont une durée de vie supérieure à celle du projet seront ensuite exclusivement utilisés pour des activités de conservation de la nature 4. Nous certifions que les mesures nécessaires ont été ou seront prises pour entretenir ces biens pendant toute leur durée de vie. La durée de vie a été calculée comme suit : Infrastructures: Équipement: xxx 5 ans à compter de la date d'achat xxx 5 ans à compter de la date d'achat Nous certifions également que les terrains acquis dans le cadre du projet ont été définitivement affectés à des activités de conservation de la nature. Signature du chef de projet : Signature du représentant légal: Il s'agit de la personne désignée comme étant directement responsable de l'exécution du projet. Faute d'un tel engagement, les règles d'amortissement prévues dans les dispositions administratives standard LIFE seront applicables. Veuillez indiquer le chiffre approprié, en fonction des règles fiscales et comptables applicables dans votre cas. 2

3 ÉTAT RÉCAPITULATIF DES DÉPENSES RELATIVES AU PROJET À REMPLIR PAR LE BÉNÉFICIAIRE EN CAS DE PARTENARIAT Projet n :... Titre:... Nom du bénéficiaire: Période de référence: du... au... 6 Catégories de dépenses Montant total sans TVA Montant total avec TVA non récupérable 7 1. Personnel 2. Déplacements 3. Assistance extérieure 4. Biens durables: Infrastructures Biens d'équipement Prototypes Sous-total 5. Maîtrise foncière et d'usage (uniquement pour Life-Nature) 6. Matériel consommable 7. Autres coûts 8. Frais généraux Coût réel Coût éligible 8 Coût réel Coût éligible 8 Coût réel Coût éligible Coût réel Coût éligible Nom du chef de projet :... Fonction:... Adresse:... Date:... Signature: Ce tableau récapitule les relevés fournis par chaque participant [bénéficiaire et partenaire(s)] et indique les dépenses totales réellement engagées pour la mise en œuvre du projet. À remplir uniquement si le bénéficiaire/les partenaires ont apporté la preuve que la TVA n'est pas récupérable et doit donc être considérée comme un coût éligible. À remplir s'il y lieu (voir article 21.7 des dispositions administratives standard) 3

4 ÉTAT DES RECETTES DU PROJET PROJET N :... À REMPLIR PAR LE BÉNÉFICIAIRE Période de référence : du... au CONTRIBUTION LIFE REÇUE 2. CONTRIBUTION DES PARTICIPANTS (bénéficiaire + partenaires) 9 TYPE DE RECETTES 3. AUTRES SOURCES DE FINANCEMENT (prière de préciser le nom du ou des organismes de cofinancement ainsi que le ou les montants perçus) 4. INTÉRÊTS ÉCHUS SUR LES MONTANTS REÇUS DE LA CE 5. BÉNÉFICES GÉNÉRÉS PAR LE PROJET (prière de préciser) 9 Le bénéficiaire et les partenaires sont censés supporter une partie des coûts du projet (autofinancement). Prière d'indiquer ici le montant total versé en tant que contribution du bénéficiaire/partenaires au coût total du projet. 4

5 RELEVÉ DE DÉPENSES DES PARTICIPANTS, À REMPLIR PAR CHAQUE PARTICIPANT (Bénéficiaire et partenaires) Projet n :... Titre du projet: Nom du participant :... Nom abrégé:... Statut: Bénéficiaire! Partenaire! Adresse:... Catégories de dépenses 1. Personnel 2. Déplacements 3. Assistance extérieure 4. Biens durables: Infrastructures Biens d'équipement Prototypes Sous-total 5. Maîtrise foncière et d'usage (Uniquement pour Life-Nature) 6. Matériel consommable 7. Autres coûts 8. Frais généraux... Montant total sans TVA Coût réel Montant total avec TVA non récupérable 10 Coût Coût réel Coût éligible 11 élligible 11 Coût réel Coût éligible Coût réel Coût éligible - TVA non récupérable : PREUVE FOURNIE! (voir note...) DATE: À remplir uniquement si le bénéficiaire/les partenaires ont apporté la preuve que la TVA n'est pas récupérable et doit donc être considérée comme un coût éligible. À remplir s'il y lieu (voir article 21.7 des dispositions administratives standard) 5

6 À REMPLIR PAR CHAQUE PARTICIPANT (BÉNÉFICIAIRE ET PARTENAIRES) 1. PERSONNEL 12 NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT:... PROJET N :... Nom Catégorie dans le projet Unité de temps (prière de préciser jour/mois/heure par an) 13 Tarif unitaire14 (a) Nombre d'unités de temps affectées au projet (b) Total (a x b) Les dépenses de personnel comprennent le coût du personnel participant directement à la réalisation du projet. Prière d'utiliser la même unité de temps que dans la proposition de projet, pour tous les partenaires. Charges sociales comprises, à l'exclusion de tout autre coût. 6

7 2. DÉPLACEMENTS 15 NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT:... PROJET N :... Objet du déplacement Date du déplacement Date d'approbation CE (le cas échéant) Lieu (ville, pays) Nom des personnes concernées Facture/reçu (le cas échéant) N Date Date de paiement Total sans TVA Total avec TVA non récupérable Il est conseillé d'établir ce tableau en suivant l'ordre des dates de paiement. 7

8 3. ASSISTANCE EXTÉRIEURE 17 NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT :... PROJET N :... Facture/reçu N Date Date de paiement Date des prestations du... au... Nom / raison sociale du prestataire de services Description de la prestation Total sans TVA 18 Total avec TVA non récupérable Il est conseillé d'établir ce tableau en suivant l'ordre des dates de paiement. 8

9 4. BIENS DURABLES NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT:... PROJET N : Infrastructures 19 Facture /reçu N Date Date de paiement Fournisseur Description Total sans TVA Coût réel Total avec TVA non récupérable 20 Coût Coût réel Coût éligible 21 éligible Il est conseillé d'établir ce tableau en suivant l'ordre des dates de paiement. Indiquer le coût éligible des biens durables acquis pour le projet durant la période de validité de la décision/convention de subvention. Prière de se reporter aux articles 21.5 et 21.6 des dispositions administratives standard pour calculer le montant éligible. À remplir uniquement s'il y a lieu (voir article 21.7) 9

10 4. BIENS DURABLES NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT:... PROJET N : Biens d'équipement 22 Facture/reçu N Date Date de paiement Fournisseur Description Total sans TVA Coût réel Total avec TVA non récupérable 23 Coût Coût réel Coût éligible 24 éligible Il est conseillé d'établir ces tableaux en suivant l'ordre des dates de paiement des factures. Indiquer le coût éligible des biens durables acquis pour le projet durant la période de validité de la décision/convention de subvention. Prière de se reporter aux articles 21.5 et 21.6 des dispositions administratives standard pour calculer le montant éligible. À remplir uniquement s'il y a lieu (voir article 21.7). 10

11 4. BIENS DURABLES NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT : Prototypes 25 (uniquement pour les projets LIFE-Environment et LIFE-Pays tiers) PROJET N :... Facture/reçu N Date Date de paiement Fournisseur Description Total sans TVA Total avec TVA non récupérable

12 5.1 MAÎTRISE FONCIÈRE ET D'USAGE: ACQUISITION 27 (uniquement pour les projets LIFE-Nature) NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT :... PROJET N :... Localisation du bien Surface (ha) Identif. cadastra -le Date Acte notarié 28 N Nom du notaire Clause incluse? 29 Prix d'acquisition Taxes associées Total sans TVA Total avec TVA non récupérable Il est conseillé d'établir ce tableau en suivant l'ordre des dates d'actes notariés. Si le terrain est acquis suivant d'autres modalités (expropriation, usucapion, etc.), prière de l'indiquer au-dessous du tableau. Pour les terrains acquis grâce au soutien financier de la Communauté, un engagement spécifique d'affectation du bien à des activités de conservation de la nature doit figurer dans l'acte notarié et/ou dans l'inscription au cadastre. 12

13 5.2 MAîTRISE FONCIÈRE ET D'USAGE: LOCATION 31 (uniquement pour les projets LIFE-Nature) NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT :... PROJET N :... Facture/reçu N Date Date de paiement Localisation du bien Surface (ha) Identification cadastrale Date du contrat Durée du contrat (mois) Type de paiement (mensuel, annuel, etc.) Total sans TVA Total avec TVA non récupérable Il est conseillé d'établir ce tableau en suivant l'ordre des dates de paiement. 13

14 6. MATÉRIEL CONSOMMABLE 33 NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT:... PROJET N :... Facture/reçu N Date Date de paiement Fournisseur Description Total sans TVA Total avec TVA non récupérable Il est conseillé d'établir ce tableau en suivant l'ordre des dates de paiement. 14

15 7. AUTRES COÛTS 35 NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT :... PROJET N :... Facture/reçu N Date Date de paiement Nom / raison sociale 36 Description de la dépense Total avec TVA Total avec TVA non récupérable Il est conseillé d'établir ce tableau en suivant l'ordre des dates de paiement. Prière de se reporter à l'article des dispositions administratives standard pour plus de précisions. Il s agit de la personne ou de la société à laquelle le paiement est effectué 15

16 8. FRAIS GÉNÉRAUX 38 (partie 1) NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT:... PROJET N :... Facture/reçu ou référence comptable 39 N Date Date(s) de paiement Période de référence du... au... Type de frais généraux Coût total sans TVA pour la période de référence Coût total avec TVA non récupérable 41 pour la période de référence Coût total imputé au projet Il est conseillé d'établir ce tableau en suivant l'ordre des dates de paiement. Prière de se reporter à l'article des dispositions administratives standard pour plus de précisions. Vous pouvez faire une énumération analytique des frais généraux (par ex. chaque facture de téléphone) ou les grouper par type et période. En cas de recours à un système de codification international, prière d'indiquer ici la référence comptable appropriée. Décrire clairement et brièvement le type de frais généraux (par ex. téléphone, loyer du bureau xx, etc.) Sur la page suivante, veuillez décrire et justifier la méthode utilisée pour imputer les frais généraux à ce projet 16

17 8. FRAIS GÉNÉRAUX (partie 2) NOM ABRÉGÉ DU PARTICIPANT:... PROJET N :... Type de frais généraux Description de la méthode d'imputation des frais généraux au projet 17

18 LIFE LISTE DE CONTRÔLE POUR LES DEMANDES DE PAIEMENT 43 Cette liste de contrôle a été conçue dans le but d'éviter les problèmes les plus fréquemment rencontrés lors de la présentation des demandes de paiement à la Commission. Veuillez vérifier et cocher chaque point avant d'envoyer votre demande; cela vous fera gagner du temps et nous permettra de procéder au paiement sans tarder. Indiquer clairement dans la note de couverture si le relevé est présenté pour information ou pour paiement. Deux exemplaires de chaque formulaire financier standard doivent être envoyés à la Commission. Toutes les parties de ces formulaires doivent être dûment remplies. Chaque exemplaire est un original portant signature et cachet. Un exemplaire du rapport technique doit également être joint. Un exemplaire complet de chacune des deux parties susmentionnées doit également être adressé à l'équipe externe compétente (voir liste jointe). Avant d'introduire une demande de paiement, assurez-vous toujours que vous pouvez prétendre à ce paiement. Seules les dépenses entièrement acquittées sont remboursables; les engagements ne doivent jamais être considérés comme des dépenses remboursables. Si la demande de paiement concerne un paiement final, joindre un rapport d'audit établi par un vérificateur indépendant. Si la demande concerne un paiement intermédiaire, fournir les coordonnées du vérificateur. Les frais généraux ne doivent pas dépasser 7% du budget total (voir dotation budgétaire dans le projet). Une modification de la dotation budgétaire n'est possible qu'avec l'accord préalable de la Commission, sauf si cette modification concerne moins de euros () ou 10% du sous-total prévu pour chaque catégorie de dépenses dans le budget prévisionnel. Avez-vous vérifié si vos dépenses sont compatibles avec le budget? 43 Destinée au bénéficiaire. Ne pas envoyer à la Commission. 18

19 Avez-vous vérifié avec soin si vos dépenses sont conformes aux règles rappelées dans les dispositions administratives standard et dans les différentes notes de bas de page de chaque formulaire (missions hors d'europe, clause d'affectation pour acquisition de terrains, etc.)? Avez-vous clairement indiqué le soutien financier octroyé par la Communauté sur tous les documents établis dans le cadre du projet (le logo standard doit être utilisé)? Avez-vous adressé vos documents au bon destinataire? EN TOUT ÉTAT DE CAUSE, LA COMMISSION NE SERA PAS EN MESURE D'EFFECTUER LE PAIEMENT SI LES CONDITIONS SUSMENTIONNÉES NE SONT PAS RESPECTÉES. EN CAS DE DOUTE, NOUS VOUS CONSEILLONS DE VOUS ADRESSEZ À L'ÉQUIPE EXTERNE COMPÉTENTE. 19