2 Formalisme de la facture : mentions obligatoires

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1 Page 1 sur 8 Imprimer PRATIQUE COMPTABLE 2 Formalisme de la facture : mentions obligatoires Le formalisme de la facturation est régi à la fois par le droit commercial et par les textes liés à la TVA (c. com. art. L , R et R ; CGI, art. 289-II et ann. II, art. 242 nonies A).Certaines mentions obligatoires viennent d'être modifiées par la 3 e loi de finances rectificative pour 2012 et le décret du 24 avril 2013 applicable depuis le 26 avril, et il ne faut pas oublier que la nouvelle indemnité pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement figure également sur la facture désormais. Sur les spécificités de certains secteurs et professions, le lecteur pourra se reporter au Cahier RF HS Informations concernant le vendeur Mentions obligatoires Doivent être obligatoirement portées sur la facture les mentions suivantes : - nom (ou dénomination sociale) et adresse de l'entreprise qui a l'obligation de facturer, - forme juridique, s'il s'agit d'une société, avec mention du capital social (c. com. art. L ), - numéro d'identification unique (numéro SIREN), - mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel le vendeur est immatriculé, - lieu de son siège social, - le cas échéant, son éventuel état de liquidation, - le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire, - si l'entreprise est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d'identification, - si la société a son siège à l'étranger, s'il existe, le numéro d'immatriculation dans l'état où est son siège, - si l'entreprise a constitué un patrimoine affecté (c. com. art. L ), l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l'exercice de cette activité incorporant son nom ou nom d'usage précédé ou suivi des mots «entrepreneur individuel à responsabilité limitée» ou des initiales «EIRL», - numéro intracommunautaire d'identification à la TVA attribué à l'assujetti et sous lequel il a effectué la livraison ou la prestation de services sur le territoire national, à destination d'un autre État membre ou à l'exportation. Recommandation Les mentions suivantes ne sont pas obligatoires, mais l'administration recommande de les indiquer sur les factures pour la bonne information des clients (BOFiP-TVA-DECLA à /09/2012) : - l'option des entrepreneurs de travaux immobiliers pour le paiement de la TVA sur les livraisons ; - l'option exercée par les prestataires de services pour le paiement de la TVA d'après les débits. Informations concernant le client Les nom et adresse du client doivent figurer sur la facture. Il ne peut s'agir d'initiales ou de surnom, au risque pour le client de ne pouvoir déduire la TVA. La mention du numéro intracommunautaire d'identification à la TVA n'est exigée que lorsqu'il s'agit d'une livraison intracommunautaire. Identification de la facture La numérotation des factures doit être fondée sur une séquence chronologique et continue, qui identifie la facture de façon unique.

2 Page 2 sur 8 La possibilité d'une numérotation par séries distinctes est cependant prévue lorsque les conditions d'activité le justifient, notamment pour les entreprises disposant de plusieurs sites de facturation, en cas d'autofacturation ou bien lorsqu'il existe plusieurs catégories de clients pour lesquels les règles de facturation diffèrent (assujettis et particuliers, par exemple) (CGI, ann. II, art. 242 nonies A). Remarque Le mandataire (client ou tiers) qui établit les factures doit utiliser une séquence de numérotation propre à l'assujetti concerné, qui ne doit pas s'insérer dans les séquences de factures qu'il émet pour son propre compte ou pour celui d'autres mandants. Mais il n'est pas exigé que ces factures s'insèrent dans la séquence utilisée par l'assujetti. Mais des clients établis dans plusieurs États ne justifient pas, en principe, à eux seuls la création d'une série de facturation par client ou, le cas échéant, par État de destination. La date de la facture à mentionner est celle de son émission. Dans quelle langue rédiger vos factures? Les entreprises françaises et les entreprises étrangères qui réalisent des opérations en France doivent, en principe, rédiger leurs factures en français. Toutefois, lorsqu'elles sont rédigées dans une langue étrangère, l'administration peut exiger, aux fins de contrôle, une traduction par un traducteur juré. Informations sur les opérations réalisées Informations sur chaque ligne de la facture propres à un bien ou service Doivent être mentionnées, pour chaque opération, sur une ligne distincte les informations suivantes : - date de la vente ou de la prestation de services, si elle diffère de la date d'émission de la facture ; - quantité (unité de produit ou service, poids, volume, temps passé...) ; - dénomination précise des biens ou services fournis. Il convient d'en indiquer la nature et, le cas échéant, la marque, mais aussi les caractéristiques ; - prix unitaire hors TVA, hors rabais, remises ou ristournes consentis qui doivent faire l'objet d'une mention particulière ; - rabais, remises, ristournes liés à l'opération. Sont concernés ici les rabais, remises, ristournes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération. Ne sont pas à mentionner à ce niveau, mais en pied de facture, les réductions liées au montant global de la facture et qui ne sont connues qu'en fin de facture, ni les réductions liées au mode de paiement, telles que l'escompte pour règlement anticipé ; - le taux de TVA applicable. La facture doit indiquer le taux légalement applicable pour chacun des biens livrés ou services rendus ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération. Pratique L'entreprise peut soit l'exprimer sous forme de code, si la traduction du code est reportée sur la facture même, dans un emplacement nettement apparent, soit n'indiquer qu'une seule fois le taux pour toutes celles soumises au même taux à condition qu'il n'en résulte pas d'ambiguïté. Informations en pied de facture (relatives à l'ensemble des opérations facturées) Doivent figurer en pied de facture les mentions suivantes : - total hors taxes, pour chaque taux d'imposition différent, - montant total de la TVA, ventilé par taux d'imposition, - rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à l'ensemble des opérations facturées, - référence à un texte justifiant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération (sauf pour certaines factures d'un montant inférieur à 150 HT, voir ci-après). Les entreprises qui bénéficient de la franchise de TVA doivent mentionner sur la facture «TVA non applicable, article 293 B du CGI». Notons que doivent être indiquées (CGI, ann. 2, art. 242 nonies A) :

3 Page 3 sur 8 - la mention «autoliquidation» lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la TVA ; - la mention «autofacturation» lorsque le preneur ou l'acquéreur émet la facture au nom et pour le compte de l'assujetti. Par ailleurs, les régimes particuliers de TVA (agences de voyages, objets d'art) doivent faire l'objet d'une mention sur la facture, le cas échéant. Facturation dans une monnaie autre que l'euro Les montants figurant sur la facture peuvent être exprimés dans toute monnaie, pour autant que le montant de TVA soit converti en euros selon les règles applicables aux opérations exprimées en monnaie étrangère (CGI art bis). -> La conversion se fait au cours du jour de l'exigibilité de la TVA publié par la BCE. Pour éviter les litiges et informer les clients, les entreprises peuvent alors indiquer : - pour une exigibilité lors de la délivrance ou du débit, le taux de change applicable ; - pour une exigibilité lors de l'encaissement, que le montant de la TVA sera fonction du taux de change fixé lors de l'encaissement des acomptes ou du prix de l'opération. -> Pour les acquisitions provenant d'un État de l'union européenne avec TVA intracommunautaire, elle se fait au cours mensuel douanier. Lorsque cette méthode est choisie, elle doit l'être pour toutes les opérations intracommunautaires de l'année en cause. Factures simplifiées : de quoi s'agit-il? Factures inférieures à Sauf pour les opérations intracommunautaires précisées ci-après, les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150 HT ainsi que les factures de remplacement (CGI art. 289-I-5) peuvent ne pas comporter (CGI, ann. II, art. 242 nonies A-II) : - le numéro individuel d'identification de l'assujetti ; - la référence à la disposition du CGI, de la directive 2006/112/CE ou à tout autre mention indiquant le bénéfice d'un régime d'exonération (sauf régime de la marge bénéficaire et autoliquidation). Opérations ne pouvant en bénéficier Ce formalisme simplifié ne concerne pas les opérations réalisées par des PBRD, les ventes à distance, les livraisons intracommunautaires de moyens de transport neufs, les livraisons intracommunautaires et les opérations autoliquidées par un client établi dans un autre État membre, pour lesquelles ce formalisme doit être respecté (CGI, ann. 2, art. 242 nonies-a-ii). Opérations autoliquidées par un client établi dans un autre État membre - Pour ces opérations (CGI art II-2 ), la facture peut ne pas comporter les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération, ainsi que le prix HT, le taux de la TVA et son montant. Cas de facturation d'une TVA étrangère Les entreprises installées en France qui réalisent des opérations dans des pays tiers à l'union européenne ayant institué la TVA se trouvent fréquemment amenées à facturer à leurs clients étrangers une TVA autre que la TVA française. Dans de tels cas, afin d'éviter tout risque de confusion entre l'application des dispositions françaises susvisées et celle d'une législation étrangère, les entreprises concernées devront préciser très clairement sur leurs factures que la TVA facturée est la TVA de tel ou tel pays étranger. Bien entendu, ces taxes étrangères ne peuvent donner lieu à déduction par les assujettis à la TVA française. Informations sur le paiement de la facture Mentions obligatoires La facture doit mentionner (c. com. art. L ) : - la date à laquelle le règlement doit intervenir (c. com. art. L ; voir partie 3 du dossier). Si les factures émises ne mentionnent pas ce délai, c'est le délai légal de 30 jours (à compter de la date de réception des marchandises ou d'exécution de la prestation demandée) qui s'applique (c. com. art. L , al. 8) ;

4 Page 4 sur 8 - le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture et la mention de l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 (voir partie 3 du dossier) ; Remarque L'indemnité s'adresse à tous les professionnels, à l'exclusion des particuliers, soumis aux règles relatives aux délais de paiement figurant au code de commerce. Afin d'éviter toute confusion, les entreprises devront établir deux modèles de facture, l'indemnité ne figurant pas sur les factures adressées aux consommateurs (DGCCRF, note d'information du 29 novembre 2012). - les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente. Cas de l'escompte conditionnel Il arrive fréquemment qu'une facture porte mention d'un escompte qui sera consenti en cas de paiement comptant ou sous un certain délai. Il est admis, dans ce cas, que le vendeur soit dispensé d'adresser ultérieurement une note d'avoir à ses clients, sous réserve qu'une mention apposée sur la facture précise que, dans le cas où ceux-ci usent de la faculté de bénéficier d'un escompte qui leur est offerte, seule la taxe correspondant au prix effectivement payé par eux ouvre droit à déduction. Bien entendu, par analogie avec la faculté ouverte en cas d'établissement d'une note d'avoir, le vendeur peut aussi renoncer à l'imputation de la taxe correspondant à l'escompte offert. Il doit, dans ce cas, apposer sur sa facture une mention précisant que l'escompte offert est «net de taxe» (BOFiP TVA-DED /09/2012 et TVA-DECLA /09/2012). Une facture en date du 31 janvier N porte notamment les mentions suivantes : - prix de vente hors taxes : 100,00 ; TVA (19,6 %) : 19,60 ; prix de vente TTC : 119,60 ; - date de règlement : 31 mars N ; - escompte de 2 % pour tout paiement intervenant avant le 15 février N. La facture est enregistrée, tant chez le client que chez le fournisseur, pour le montant TTC de 119,6. - Le paiement intervient le 12 février N pour un montant de 117,21. Solution 1 : émission d'une note d'avoir d'un montant TTC de 2,39, soit 2,00 HT. Solution 2 : mention sur la facture «seule la TVA correspondant au prix payé ouvre droit à déduction». Enregistrement du paiement chez le fournisseur 512 Banques (119,6 X 98 %) 117, Escompte accordé (100 X 2 %) 2, TVA collectée (19,6 X 2 %) 0, Clients 119,60 Enregistrement du paiement chez le client 4011 Fournisseurs 119, Escompte obtenu 2, TVA déductible 0, Banques 117,21 Solution 3 : Mention sur la facture «net de taxe» Enregistrement du paiement chez le fournisseur 512 Banques (119,6 X 98 %) + 19,6 117, Escompte accordé (100 X 2 %) 2,00

5 Page 5 sur Clients 119,60 Enregistrement du paiement chez le client 4011 Fournisseurs 119, Escompte obtenu 2, Banques 117,60 Cas des factures d'acomptes L'obligation d'établir des factures d'acomptes ne concerne plus les opérations intracommunautaires qui sont exonérées de TVA (CGI art. 289-I-1-c). Les factures d'acomptes peuvent ne pas comporter certaines mentions, lorsque les informations correspondantes ne sont pas encore connues (BOFiP TVA-DECLA et /09/2012). Exemples Pourraient ne pas être déterminés au moment de l'émission de la facture d'acompte : le taux de conversion à retenir en cas de facturation dans une monnaie autre que l'euro, la date exacte de l'opération, la quantité ou le prix exact du bien ou service lorsqu'ils sont variables ou aléatoires. Spécificités des factures rectificatives Les factures rectificatives doivent comporter toutes les mentions obligatoires listées ci-dessus. En effet, tout document ou tout message qui modifie la facture initiale en y faisant clairement référence est assimilé à une facture. Facture de remplacement La nouvelle facture doit faire référence à la facture initiale et mentionner expressément son annulation par la mention «Annule et remplace». Les mentions obligatoires doivent également figurer sur ce type de facture, mais les mêmes allégements sont prévus que pour les factures de 150 ou moins (voir ci-avant) (dispense du numéro d'identification, notamment) (CGI, ann. 2, art. 242 nonies-a-ii ; BOFiP TVA-DECLA et /09/2012). Note d'avoir -> L'entreprise veut récupérer la TVA. Pour bénéficier de la possibilité d'imputer ou de se voir restituer la TVA afférente à l'avoir, les notes d'avoir doivent mentionner : - les noms et adresses des parties, - la référence à la facture initiale ou, à défaut, par exemple pour les remises de fin d'année, à un ensemble de factures ou au contrat auquel se rapportent les factures en cause, à condition de préciser la période d'émission de ces factures, - le montant HT du rabais et celui de la TVA correspondante, - le montant du total HT et celui de la TVA due après application de la remise. -> L'entreprise renonce à récupérer la TVA. Si l'entreprise renonce à l'imputation ou au remboursement de cette taxe, le montant de la TVA de la facture initiale ne doit pas être modifié et la note d'avoir doit mentionner que le rabais est «net de taxe» (BOFiP TVA-DED /09/2012 et TVA-DECLA à /09/2012). Remarque En cas d'escompte conditionnel, le vendeur peut se dispenser d'établir une note d'avoir suite au paiement comptant sous réserve d'une mention sur la facture initiale (BOFiP TVA-DECLA /09/2012). Opérations impayées

6 Page 6 sur 8 En cas de non-paiement, total ou partiel, d'une facture, l'imputation ou la restitution de la TVA est subordonnée à la justification de la rectification de la facture initiale (CGI art ; BOFiP TVA-DED /09/2012 et TVA-DECLA à /09/2012). -> Duplicata rectifié de la facture. Le vendeur doit envoyer à son client un duplicata de la facture initiale avec ses indications réglementaires (prix «net» et montant de la TVA correspondant) surchargées de la mention ci-après en caractères très apparents : «facture demeurée impayée pour la somme de... (prix net) et pour la somme de... (TVA correspondante) qui ne peut faire l'objet d'une déduction (CGI art. 272)». -> Simplification : récapitulatif des impayés. Les entreprises sont dispensées d'adresser ce duplicata pour chaque facture impayée, à condition de délivrer à chaque client défaillant un état récapitulatif des factures impayées mentionnant pour chacune : - le numéro d'ordre, le libellé et la date de la facture initiale, - le montant HT et celui de TVA, - la mention «facture impayée pour la somme de... (HT) et pour la somme de... (TVA correspondante) qui ne peut faire l'objet d'une déduction (CGI art. 272)».

7 Page 7 sur 8 Article paru le 06/2013 Droits de reproduction et de diffusion réservés Groupe Revue Fiduciaire Usage strictement personnel. L'utilisateur du site reconnaît avoir pris connaissance de la licence de droits d'usage, en accepter et en respecter les dispositions.