Liste de vérification en cas de changement de logiciel : guide destiné aux FSS qui envisagent changer de logiciel. Projets d évaluation commune

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1 Liste de vérification en cas de changement de logiciel : guide destiné aux FSS qui envisagent changer de logiciel Projets d évaluation commune

2 Avis de non-responsabilité Les présents documents pédagogiques peuvent être reproduits ou distribués sans autorisation uniquement à des fins de formation et de mise en œuvre, à condition que (i) le présent avis figure sur toutes les copies, et que (ii) les présents documents ne soient en aucune manière modifiés, fournis ou distribués seuls ou avec d autres documents moyennant une somme d argent ou une autre contrepartie. Les présents documents pédagogiques sont fournis par la Gestion d information de soins communautaires (GISC) et doivent être utilisés avec le programme de soutien à la formation et à la mise en œuvre fourni par le Projet d évaluation commune des services de soutien communautaires (PÉC SSC), ou par le Projet d évaluation commune de la santé mentale communautaire (PÉC SMC). Ces documents utilisés seuls ne suffiront pas à mettre en œuvre efficacement et complètement les évaluations communes. Le présent document pédagogique ainsi que les renseignements qu il contient constituent la propriété exclusive de la Gestion d information de soins communautaires (GISC). La conservation et l utilisation de ce document engagent le détenteur à le protéger, ainsi que les renseignements qu il contient, contre la perte, le vol ou la compromission. Version mars 2013 Pour obtenir de l'information : Page 2 sur 14

3 Table des matières 1.0 OBJECTIF DU PRÉSENT DOCUMENT FORMAT DU GUIDE DESTINATAIRES QUESTIONS RELATIVES AUX RÉPERCUSSIONS POSSIBLES SUR LE PRÉSENT CONTRAT EN CAS DE CHANGEMENT QUESTIONS RELATIVES AU NOUVEAU CONTRAT QUESTIONS RELATIVES AUX RÉPERCUSSIONS SUR LE MATÉRIEL QUESTIONS RELATIVES AUX RÉPERCUSSIONS SUR LES DONNÉES QUESTIONS RELATIVES AUX RÉPERCUSSIONS ORGANISATIONNELLES ET OPÉRATIONNELLES CONSÉQUENCES RELATIVES À L ENVOI DE DONNÉES VERS D AUTRES SYSTÈMES Pour obtenir de l'information : Page 3 sur 14

4 1.0 OBJECTIF DU PRÉSENT DOCUMENT Le présent document vise à aider les Fournisseurs de services de santé (FSS) afin qu ils prennent en considération certains points avant de changer leur logiciel actuel. De plus, le présent document les aidera à prévoir et à entreprendre efficacement la transition de leur actuelle application vers la nouvelle. Nous encourageons les FSS à lire le présent document dans son intégralité avant qu ils ne prennent une telle décision. 2.0 FORMAT DU GUIDE Les renseignements contenus dans ce document sont présentés sous forme de questions que les FSS devraient se poser lorsqu ils envisagent ou entreprennent un changement de cette nature. Les questions sont regroupées par thèmes. Pour chacune des questions traitées, il y a certain points à prendre en considération. 3.0 DESTINATAIRES Le présent guide est destiné aux Fournisseurs de services de santé. 4.0 QUESTIONS RELATIVES AUX RÉPERCUSSIONS POSSIBLES SUR LE PRÉSENT CONTRAT EN CAS DE CHANGEMENT Questions Le FSS peut-il résilier le contrat qu il a signé avec son fournisseur de logiciels actuel? Passez en revue le contrat que vous avez signé avec le fournisseur de logiciels actuel pour savoir si vous avez le droit de résilier le contrat. Il existe diverses circonstances ou raisons qui justifient la résiliation d un contrat, par exemple : résiliation pour motif valable, par ex., les parties ont transgressé les obligations contractuelles, résiliation pour raisons de commodité, c està-dire sans raison particulière, résiliation pour insolvabilité ou faillite du fournisseur de logiciel. Pour de l'information : Page 4 sur 14

5 Questions Si vous souhaitez résilier votre contrat afin de changer de fournisseur de logiciels, il s agit vraisemblablement d une résiliation pour raisons de commodité. En règle générale, en cas de résiliation pour raisons de commodité, la partie qui met fin au contrat est assujettie à une sanction financière pouvant être relativement importante. Si le contrat est sur le point d expirer et que vous pouvez patienter, il serait préférable de ne pas résilier le contrat. Si vous avez décidé de résilier le contrat, passez attentivement en revue les modalités du contrat, notamment les conditions associées aux éléments suivants : dispositions relatives à la résiliation du contrat; préavis de résiliation; responsabilités du fournisseur pendant la durée du contrat. À propos des dispositions relatives à la résiliation : Quelles sont les raisons qui permettraient au FSS de résilier le contrat (consultez le précédent point ci-dessus)? Le contrat mentionne-t-il des frais (par exemple, sanctions financières) à la charge du FSS en cas de résiliation? À propos du préavis : Quel préavis le FSS est-il tenu de donner au fournisseur actuel pour lui notifier son intention de résilier le contrat, en matière de durée et de format? En règle générale, un préavis est requis avant la résiliation effective pour que les deux parties puissent prévoir une «transition» réussie. Par ailleurs, le préavis doit généralement être envoyé par écrit au nom et à l adresse d une personne désignée en particulier. À propos des responsabilités : Passez le contrat en revue pour savoir si le fournisseur actuel a des obligations ou des responsabilités particulières envers le FSS à la résiliation du contrat, afin de faciliter la transition du FSS vers un nouveau fournisseur de logiciels; par exemple, le contrat peut expressément indiquer ce que le fournisseur Pour de l'information : Page 5 sur 14

6 Questions Le contrat prévoit-il un processus pour garantir «le retour ou la destruction» des renseignements confidentiels qui peuvent être en la possession du fournisseur de logiciels actuel? Avez-vous examiné le nouveau contrat que vous conclurez avec un autre fournisseur de logiciels? actuel est tenu (a l obligation) de faire afin de faciliter la transition du FSS vers le nouveau fournisseur et les coûts afférents. Si le contrat ne précise aucune obligation particulière du fournisseur actuel dans cette situation, vous devrez certainement conclure un accord avec votre fournisseur actuel pour convertir les données en convenant des coûts et des délais. Lorsque vous résiliez le contrat avec votre fournisseur de logiciels actuel, et que ce dernier est «dégagé» de ses obligations contractuelles, il est important de s assurer que l «ancien» fournisseur de logiciel n a pas de renseignements ni de données à caractère confidentiel sur le FSS en sa possession. Il est primordial que le fournisseur actuel détruise ou retourne tous les renseignements ou toutes les données à caractère confidentiel. Si la destruction des renseignements ou des données à caractère confidentiel est prévue, il serait peut-être souhaitable d y assister. Passez le nouveau contrat en revue avant de vraiment résilier le contrat avec votre fournisseur actuel afin de protéger les intérêts du FSS de soins de longue durée. Comparez les services et les responsabilités (obligations contractuelles) prévus dans le nouveau contrat aux services fournis par l actuel fournisseur comme énoncé dans le contrat. En cas de différences, il sera important de les prendre en compte et de les résoudre afin de s assurer que le FSS reçoit des services d une valeur équivalente en vertu du nouveau contrat. Comparez les modalités du nouveau contrat à celles du contrat que vous avez signé avec l ancien fournisseur de logiciels, par exemple, les dispositions relatives à la protection des renseignements et des données à caractère confidentiel. Pour de l'information : Page 6 sur 14

7 Questions Quels sont les frais qui seront facturés par le nouveau fournisseur de logiciels? Envoyez-vous actuellement des données de votre logiciel d évaluation vers un autre système, ou envisagez-vous de le faire? En cas de différences entre les deux contrats que vous devez résoudre, il convient d en aviser le nouveau fournisseur avant de signer le contrat. Par ailleurs, quels sont les éléments dont vous avez pris connaissance au cours de la validité du présent contrat que vous souhaitez «arranger ou modifier» dans le nouveau contrat? Comparez les tarifs qui seront facturés par le nouveau fournisseur de logiciels avec ceux facturés par le présent fournisseur de logiciels, puis comparez les prestations associées à ces coûts avec celles du contrat actuel. Prenez en considération que certains fournisseurs facturent des frais d achat uniques, puis les licences annuelles permanentes. Existent-ils d autres conditions associées aux frais pouvant avoir des conséquences sur les coûts supportés par les FSS, par exemple, les heures supplémentaires majorées? Si c est le cas, veuillez consulter la section 9.0 ci-dessous, car d autres conséquences et d éventuels coûts peuvent découler du changement de fournisseurs. Pour de l'information : Page 7 sur 14

8 5.0 QUESTIONS RELATIVES AU NOUVEAU CONTRAT Questions Avez-vous examiné le nouveau contrat que vous conclurez avec un autre fournisseur de logiciels avant de réellement résilier le présent contrat (afin de vous protéger)? Quels sont les frais qui seront facturés par le nouveau fournisseur de logiciels? Comparez les services et les responsabilités (obligations contractuelles) prévus par le nouveau fournisseur de logiciels aux services fournis par le fournisseur actuel comme stipulé dans le contrat. Comparez les modalités du nouveau contrat à celles du contrat que vous avez signé avec l ancien fournisseur de logiciels. En cas de différences qui doivent, selon vous, être résolues, il convient d en aviser le nouveau fournisseur avant de signer le contrat. EN OUTRE, vous devez examiner le nouveau contrat avant de réellement résilier le contrat actuel pour vous protéger. Quels sont les éléments que vous avez appris au cours de la validité du présent contrat que vous souhaitez «arranger ou modifier» dans le nouveau contrat? Comparez les tarifs (horaires ou journaliers) qui seront facturés par le nouveau fournisseur de logiciels avec ceux facturés par l actuel fournisseur de logiciels, puis comparez les prestations associées à ces coûts avec celles du contrat actuel. Examinez les dispositions relatives à l inflation (clauses relatives au coût de la vie) qui peuvent être incluses. Quelles sont les conditions associées aux frais pouvant avoir des conséquences sur les coûts supportés par les FSS, par exemple, les heures supplémentaires majorées? Y a-t-il des coûts supplémentaires, par exemple, des frais de déplacement, des déboursements que vous devez envisager? Pour de l'information : Page 8 sur 14

9 6.0 QUESTIONS RELATIVES AUX RÉPERCUSSIONS SUR LE MATÉRIEL Questions Faudra-t-il mettre à niveau ou remplacer le matériel actuel pour qu il convienne au nouveau logiciel y compris le réseau et les périphéries? Demandez au nouveau fournisseur de logiciels d évaluer l environnement actuel de votre matériel pour déterminer si des modifications ou des mises à niveau sont nécessaires et pour connaître les frais afférents, ainsi que les répercussions sur votre environnement opérationnel, par exemple, la durée d indisponibilité lors du remplacement ou de la mise à niveau du matériel. Quels sont les coûts associés à la mise à niveau ou au remplacement de matériel? 7.0 QUESTIONS RELATIVES AUX RÉPERCUSSIONS SUR LES DONNÉES Questions Des données figurant sur le logiciel et le matériel actuels doivent-elles être éventuellement transférées, converties ou migrées? Vérifiez si des données doivent être transférées, converties ou migrées de votre système actuel vers le nouveau système (on entend par système le logiciel et le matériel). En cas de transfert, de conversion ou de migration de données, déterminez si vous pouvez réaliser cette activité (transfert et essais) avant de résilier l actuel contrat afin de mobiliser l appui ou la participation du présent fournisseur au cours de ce processus. En cas de transfert, de conversion ou de migration des données, identifiez les données à transférer ou à migrer; déterminez le processus, l ampleur des efforts à déployer ainsi que le délai prévu pour le transfert ou la migration des données. Il est conseillé qu une personne désignée dans le FSS et auprès du nouveau fournisseur se charge de la gestion du projet et de la planification de toutes les activités nécessaires Pour de l'information : Page 9 sur 14

10 Questions Si le nouveau fournisseur fournit des services Internet, peut-il garantir la disponibilité des données en cas de panne de courant de son côté? Qui est le propriétaire des données si la relation avec le fournisseur prend fin? Quelles sont les politiques et les procédures relatives à la protection des renseignements personnels et à la sécurité du fournisseur? Sont-elles prévues pour chaque utilisateur? au transfert, à la conversion ou à la migration. Il peut être recommandé d effectuer des essais sur le nouveau système afin de s assurer de la réussite du transfert, de la conversion ou de la migration des données. En préparant les essais, déterminez au préalable des critères de réussite, à savoir les critères que vous pouvez utiliser pour savoir si la transition vers le nouveau logiciel a été réussie. Incluez tous les extraits et les rapports sur les données des essais, les soumissions de données (le cas échéant) et ainsi de suite, dans le cadre de la planification et des activités des essais. Pour ce faire, envisagez de solliciter la participation du nouveau fournisseur de logiciel. Quels sont les plans de continuité des activités et de reprise après sinistre mis en place par le fournisseur? Assurez-vous que les ententes relatives aux données précisent que le FSS est le propriétaire des données. Quelles sont les politiques et les procédures du fournisseur? 8.0 QUESTIONS RELATIVES AUX RÉPERCUSSIONS ORGANISATIONNELLES ET OPÉRATIONNELLES Questions Quelles seront les répercussions du changement de fournisseur sur votre organisme? Évaluez de quelle manière les activités quotidiennes seront perturbées au cours du changement. Prévoyez le «temps perdu» au cours de ce changement. Déterminez si votre personnel devra suivre une formation (fonctionnelle ou technique) et les Pour de l'information : Page 10 sur 14

11 Questions Quelles seront les répercussions sur les activités? Avez-vous élaboré un plan sur la procédure à suivre lors du changement de logiciel? coûts afférents. Informez vos employés de votre intention de changer de logiciel dès que vous signez le nouveau contrat. Aidez-les à se sentir intégrés, afin d apaiser leurs craintes relatives à ce grand changement. Dans quelle mesure les activités quotidiennes pourraient-elles être perturbées lors du changement de logiciel? Envisagez toutes les répercussions possibles sur vos activités. Si le système est indisponible au cours de la conversion, assurez-vous de disposer de copies papier de tous les renseignements indispensables, par exemple, les registres de paie, l information sur la facturation, les évaluations de tableaux des résidents et les plans des soins. Déterminez comment le nouveau logiciel s adapte aux orientations stratégiques du FSS/de l organisme à propos des solutions électroniques, par exemple, les applications sans fil. Il se peut également que les FSS veuillent déterminer la compatibilité avec d autres programmes fonctionnant dans leurs organismes tels que les comptes financiers, la gestion des incidents, etc. Préparez un plan «A» visant à déterminer chacune des étapes à franchir pour permettre une transition vers le nouveau logiciel dans de bonnes conditions - demandez l aide du fournisseur dans ce processus de planification en tirant profit de son expérience dans des cas similaires. Veillez à ce que tous les participants du plan comprennent leur rôle, les interdépendances, les délais, etc. Préparez un plan «B» pour gérer d éventuels imprévus afin de mettre en place des solutions de rechange pour que les tâches principales ne soient pas perturbées. Pour de l'information : Page 11 sur 14

12 Questions Il est souvent souhaitable de prévoir qu aucun des systèmes ne sera disponible durant un certain temps, et de préparer des solutions de rechange pour les tâches essentielles afin que les activités quotidiennes puissent continuer sans heurt. En règle générale, il est souhaitable de mettre en place des solutions de rechange pour les tâches essentielles afin de gérer les situations dans lesquelles nos systèmes deviennent indisponibles, par exemple, lors d une panne électrique. Pour de l'information : Page 12 sur 14

13 9.0 CONSÉQUENCES RELATIVES À L ENVOI DE DONNÉES VERS D AUTRES SYSTÈMES Questions Si vous envoyez actuellement des données de votre logiciel d évaluation vers un autre système, ou si vous envisagez de le faire, avezvous prévu de transférer vos données du système actuel de votre fournisseur vers le nouveau? Si vous envoyez actuellement des données d évaluation vers un autre système et que vous envisagez d accéder aux évaluations existantes dans votre système actuel (c est-à-dire sans transférer toutes les données vers le nouveau système), déterminez comment vous pouvez faire des modifications dans les évaluations de l ancien système pour qu elles puissent être téléchargées de nouveau vers le système destinataire. Que se passe-t-il si un client modifie son consentement à une évaluation qui est saisie dans l ancien système et que les données ont Évaluez le mécanisme de numérotation concernant l identifiant du client et l identifiant de l évaluation dans les deux systèmes. Il est important qu aucun chevauchement d identifiants ne se produise lorsque les données passent de l ancien système vers le nouveau système (par exemple, le client A dans l ancien système a le même identifiant que le client B du nouveau système). Ceci nécessite généralement une réunion ou une téléconférence avec les deux fournisseurs. Évaluez le mécanisme de numérotation pour l identifiant du client et celui de l évaluation dans les deux systèmes. Il est important de ne jamais avoir de double identifiant pour le client ou l évaluation. En cas de chevauchement, collaborez avec le fournisseur ou le propriétaire du système destinataire pour vous assurer que les numéros seront uniques (par exemple, ajoutez un préfixe aux deux identifiants). Exemple : Le système actuel utilise des numéros séquentiels commençant par 1 pour les deux identifiants. Votre nouveau fournisseur pourrait ajouter un préfixe à deux caractères ou à deux chiffres pour identifier les évaluations et les clients par exemple, ancien identifiant n o ; nouvel identifiant n o ou n o NV («NV» pour new vendor en anglais, ou nouveau fournisseur). Les évaluations modifiées doivent comporter les mêmes identifiants d évaluation que les originaux pour tenir compte des modifications apportées dans le système destinataire. Vous devez collaborer avec votre fournisseur actuel pour conserver une ou plusieurs licences afin que votre responsable de la protection de la vie privée puisse retourner dans l ancien Pour de l'information : Page 13 sur 14

14 Questions été téléchargées vers un système destinataire? système, modifier le consentement de l évaluation concernée et qu un employé puisse télécharger de nouveau cette évaluation vers le système destinataire. Les évaluations ayant un consentement modifié doivent avoir les mêmes identifiants d évaluation que les originaux pour tenir compte des modifications apportées dans le système destinataire. Pour de l'information : Page 14 sur 14