Règlements généraux du Club Aquatique de Sainte-Agathe

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1 Règlements généraux du Club Aquatique de Sainte-Agathe SECTION 1: DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 1-1 : NOM OFFICIEL DE LA CORPORATION Club Aquatique Sainte-Agathe (ci-après CASA). Article 1-2 : SIÈGE SOCIAL Le siège social du CASA est établi en la Ville de Sainte-Agathe-des-Monts (ciaprès «la Ville»), au 40 rue Brissette, ou à tout autre endroit dans la région administrative des Laurentides que le Conseil d administration du CASA peut de temps à autre déterminer. Article I-3 : OBJET OU MISSION La mission du CASA est de promouvoir l activité physique en général et plus particulièrement la natation, en organisant des cours, des compétitions, des manifestations sportives et des assemblées, en vue de faire la promotion de ce sport, en développer sa pratique et rendre ce sport accessible au plus grand nombre, en regroupant les participants aquatiques de la région de Sainte-Agathe-des-Monts. Article I-4 : TERRITOIRE Le territoire de la corporation est celui de la région des Laurentides telle que définie au décret gouvernemental en vigueur.

2 2 SECTION 2 : MEMBRES Article 2-1 : CATÉGORIES La corporation comprend trois (3) catégories de membres, à savoir : les membres réguliers, les membres représentants de la ville et les membres honoraires. Article 2-2 : QUALITÉ DE MEMBRE RÉGULIER Sont membres régulier, toutes personnes physiques (ayant 18 ans et plus) qui est pas employé du CASA et qui remplit au moins une des conditions suivantes : Détient une passe annuelle Est personnellement inscrite dans un cours ou une activité offerte par le CASA Est parent d enfant inscrit aux cours offerts par le CASA, conformément à ses règlements, pour l année précédente ou l année en cours. Article 2-3 : QUALITÉ DE MEMBRE REPRÉSENTANT DE LA VILLE Sont considérés dans cette catégorie toute personne nommée par le directeur des loisirs de la ville pour représenter les intérêts de la ville de Sainte-Agathe-des-Monts et ayant des préoccupations face aux objets de la corporation. Article 2-4 : QUALITÉ DE MEMBRE HONORAIRE Il est loisible au conseil d administration, par résolution, de désigner chaque année comme membre honoraire de la corporation toute personne ou organisme qui rend service à la corporation par son travail ou par ses donations, ou qui manifeste son appui pour les buts poursuivis par la corporation. Il est aussi loisible au conseil d administration, par résolution, d accompagner la désignation comme membre honoraire de privilèges.

3 3 Article 2-5 : SUSPENSION ET EXPULSION D UN MEMBRE Le Conseil d administration du CASA peut suspendre ou expulser un membre qui contrevient aux règlements du CASA ou dont la conduite est jugée préjudiciable au CASA. Cependant, avant de prononcer la suspension ou l expulsion d un membre, le Conseil d administration doit par lettre transmise par courrier recommandé, aviser le membre du lieu, la date et l heure de l audition de son cas, lui faire part des motifs qui lui sont reprochés et lui permettre de se faire entendre. La décision du Conseil d administration est finale. La suspension ou l expulsion d un membre ne le libère pas des obligations qu il a contractées envers le CASA et ne donne pas droit au remboursement du montant de la passe annuelle ou de l'inscription aux cours. Article 2-6 : ADRESSES DES MEMBRES Tout membre doit donner au CASA une adresse et une adresse électronique si disponible à laquelle tous les avis destinés aux membres pourront lui être remis ou expédiés. SECTION 3 : ASSEMBLÉE DES MEMBRES Article 3-1 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE L assemblée générale annuelle a lieu dans les cinq (5) mois suivant la fin de l exercice financier du CASA aux endroits, date et heure fixés par le Conseil d administration. L ordre du jour de l assemblée annuelle comprend : la réception du rapport annuel de la corporation incluant le bilan et les états financiers annuels, l'élection des administrateurs, la nomination du vérificateur des comptes de la corporation, la ratification des règlements adoptés et actes posés par le conseil d administration depuis la dernière assemblée annuelle des membres. Les membres prennent également connaissance de toute autre affaire dont l assemblée peut être saisie, et en disposent le cas échéant.

4 4 Article 3-2 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE L assemblée générale spéciale est convoquée à la demande du Conseil d administration du CASA ou par le représentant de la ville. L avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée. Le conseil d administration est tenu de convoquer une assemblée spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins un dixième (1/10) des membres en règle, et cela dans les vingt et un (21) jours suivant la réception d une telle demande écrite, qui devra spécifier le but et les objets d une telle assemblée spéciale ; à défaut par le conseil d administration de faire convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite. Article 3-3 : AVIS DE CONVOCATION Toute assemblée des membres est convoquée au moyen d un avis écrit transmis aux membres par affichage à l intérieur du centre sportif de Sainte-Agathe-des-Monts et par voie de publication sur le site internet du CASA. Cet avis doit faire mention de l endroit, la date, et l heure, de l assemblée. Le délai de convocation de toute assemblée des membres est d au moins quatorze (14) jours avant la date fixée pour l assemblée. Les simples irrégularités dans l avis ou dans la manière de le donner, de même que le fait qu un membre n aurait pas reçu un avis validement donné, n invalideront pas les actes faits ou posés à l assemblée concernée. Article 3-4 : QUORUM Le quorum à l assemblée générale annuelle ou spéciale est établi à partir des membres présents. Article 3-5 : ÉLECTION Lors de l assemblée générale, les personnes présentes ayant droit de vote procéderont à l élection d un président et d un secrétaire d assemblée Article 3-6 : DROIT DE VOTE Chaque membre présent lors de l assemblée a droit à un vote.

5 5 Ont aussi droit de vote les représentants de la Ville qui siègent sur le conseil d administration du CASA. Le vote par procuration n est pas autorisé. Le vote est pris à main levée sauf s il en est du vœu de l assemblée d exiger le vote au scrutin secret. Article 3-7 : DÉCISION À LA MAJORITÉ Sauf disposition contraire dans la loi, toutes les questions soumises à une assemblée des membres sont tranchées par une majorité simple (50% + 1) des voix validement données. Article 3-8 : EXCEPTION AU DROIT DE VOTE Un maximum d un (1) membre par domicile peut exercer son droit de vote lors de l assemblée. Article 3-9 : VOIX PRÉPONDÉRANTE En cas de partage des voix, le président de l assemblée a une voix prépondérante. Article 3-10 : LIEUX DES ASSEMBLÉES Toutes les assemblées de membre doivent se tenir à l intérieur des limites de Sainte- Agathe-des-Monts. Le lieu exact, la date et l heure sont déterminés par le conseil d administration. Aucun amendement à cet article ne peut être effectif sans avoir au préalable obtenu l assentiment du 2/3 des membres réunis en assemblée générale. SECTION 4- CONSEIL D ADMINISTRATION Article 4-1 : SENS D ÉLIGIBILITÉ AFIN DE SIÉGER AU CONSEIL D ADMINISTRATION Tout membre en règle, tel que spécifié aux articles 2-1 à 2-4, n étant pas en tutelle ou en curatelle, n étant pas un faillit ou un interdit par jugement est éligible comme membre du Conseil d administration et peut remplir une telle fonction. Un seul membre par domicile est éligible à siéger au conseil d administration.

6 6 Article 4-2 : ÉLECTION Il y a élection des membres du conseil d administration une fois l an, à l occasion de l assemblée générale annuelle des membres du CASA. Dans le but d assurer une continuité, trois (3) postes seront en élection dans les années impaires (postes 1,3,5) et deux (2) postes dans les années paires (postes 2,4). Toute personne désirant poser sa candidature comme membre du conseil d administration, doit faire parvenir au CASA un bulletin de candidature dûment complété au moins sept (7) jours avant la date prévue de l assemblée. Dans l éventualité où le CASA n aurait pas reçu, sept (7) jours avant l assemblée, suffisamment de candidatures pour combler tous les postes qui doivent être comblés, une personne pourra être mise en candidature lors de l assemblée générale annuelle, par proposition d un membre. Article 4-3 : COMPOSITION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le conseil d administration du CASA est composé de cinq (5) membres et de deux (2) représentants de la ville. Les membres sont élus aux sièges 1, 2, 3, 4 et 5. Les sièges 3, 4 et 5 ne peuvent être occupés que par des membres qui ont leur domicile dans la ville de Sainte-Agathe-des-Monts. Les administrateurs, représentants de la ville, sont nommés par le directeur des loisirs de la ville. Article 4-4 : DURÉE DU MANDAT La durée du mandat des membres administrateurs est de deux (2) années. L administrateur demeure en fonction jusqu à l expiration de son mandat, soit jusqu à la seconde assemblée annuelle suivant celle ou il a été élu, soit jusqu à ce que son successeur ait été nommé ou élu, le cas échéant. Les administrateurs représentants de la ville sont nommés chaque année. Article 4-5 : DÉMISSION D UN ADMINISTRATEUR Cesse de faire partie du Conseil d administration tout administrateur qui offre, par écrit, sa démission au Conseil d administration à compter du moment où celui-ci par résolution l accepte, elle est effective. La démission d un administrateur ne le libère pas des obligations qu il a contractées envers le CASA.

7 7 Article 4-6 : DESTITUTION D UN ADMINISTRATEUR Le Conseil d administration du CASA peut destituer un administrateur qui contrevient aux règlements du CASA, qui est absent sans raison valable durant trois (3) assemblées consécutives, qui devient insolvable ou interdit, ou dont la conduite est jugée préjudiciable au CASA ou aux autres administrateurs. La décision doit être prise, par voie de résolution, à l unanimité des administrateurs restants ou lors d une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, au moyen d'une résolution adoptée à la majorité simple. L'administrateur visé par la résolution de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l'heure de l'assemblée convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu par le présent règlement pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l'assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution. La décision du Conseil d administration est finale. L administrateur expulsé demeure membre du CASA à moins que le conseil d administration n en décide autrement. La destitution d un administrateur ne le libère pas des obligations qu il a contractées envers le CASA et ne donne pas droit au remboursement du montant de la passe annuelle ou inscription aux cours. Article 4-7 : FIN DU MANDAT Le mandat d'un administrateur prend fin automatiquement en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou s'il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur. Article 4-8 : VACANCES AU CONSEIL D'ADMINISTRATION Le Conseil d administration peut combler les vacances survenues dans ses rangs en convoquant une assemblée générale spéciale aux fins d élection de nouveaux administrateurs. L administrateur ainsi élu termine le mandat de son prédécesseur.

8 8 Dans l éventualité où il n y ait plus assez d administrateurs pour avoir quorum, la ville peut nommer des administrateurs temporaires afin de permettre au CASA d opérer jusqu à la tenue de l assemblée générale spéciale. Article 4-9 : RÉMUNÉRATION Les administrateurs du CASA ne sont pas rémunérés pour siéger au Conseil d administration.. Ils ne peuvent bénéficier personnellement d intérêt pécuniaire lors de l attribution de subvention provenant des différents programmes de l organisme. Ils ont cependant droit d être remboursés pour les dépenses qu ils ont encourues dans l exercice de leur fonction conformément aux normes déterminées à cet égard par le Conseil d administration. De plus, les administrateurs du CASA bénéficient d une passe familiale annuelle, applicable au bain libre du club aquatique de Ste-Agathe (CASA). Les administrateurs qui auront défrayé pour une passe de bain libre seront remboursés à la fermeture des activités de la piscine et si le conseil le juge opportun, au prorata de leur présence aux rencontres du conseil. Article 4-10 : ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ Tout membre du conseil d administration s engage à ne pas divulguer les renseignements à caractères confidentiels qui lui seront révélés ou auxquels il aura accès dans le cadre de l exécution de ses fonctions au sein de la corporation. L administrateur qui après avoir reçu un premier avis par le conseil d administration et inscrit au procès verbal, ne respecte toujours pas la confidentialité qui lui est imposé par sa position au sein du conseil d administration se verra suspendu de ses fonctions, entre le moment de l infraction et la prochaine assemblée des membres. Cette période ne peut pas excéder six (6) mois à défaut de quoi une assemblée spéciale des membres devra être convoquée afin de prendre une décision finale sur le sujet. Article 4-11 : CONFLIT D INTÉRÊT Toute personne membre du conseil d administration, doit divulguer aux autres membres du conseil d administration, lors de la première réunion suivant son élection, tout lien d intérêt avec toute personne physique ou morale, pouvant elle-même avoir des liens avec la corporation, afin d éviter toute apparence de conflits d intérêts. Sera considérée comme situation de conflits d intérêts, toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est objectivement de nature à compromettre l indépendance et l impartialité nécessaire à l exercice d une fonction, ou à l occasion de laquelle une personne utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un tel avantage à une tierce personne physique ou morale.

9 9 SECTION 5- LES DIRIGEANTS Article 5-1 : DÉSIGNATION Les dirigeants de la corporation sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Une même personne peut cumuler le poste de secrétaire et de trésorier. Article 5-2 : ÉLECTION Le conseil d administration doit, à sa première réunion suivant l assemblée annuelle des membres, élire les dirigeants de la corporation. Article 5-3 : DÉLÉGATION DE POUVOIR Au cas d absence ou d incapacité d un des dirigeants de la corporation, ou pour toute raison jugée suffisante par le conseil d administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de ce dirigeant à un autre dirigeant ou à un membre du conseil d administration. Article 5-4 : POUVOIRS ET DEVOIRS DES DIRIGEANTS Les dirigeants du CASA ont tous les pouvoirs et les devoirs ordinairement inhérents à leur charge, sous réserve des dispositions de la loi ou des règlements, et ils ont en plus les pouvoirs et devoirs que le conseil d administration leur délègue ou impose. Article 5-5 : LE PRÉSIDENT Le président est l officier exécutif en chef du CASA. Il préside toutes les assemblées du Conseil d administration et des membres. Il voit à l exécution des décisions du Conseil d administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu il exerce tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le Conseil d administration. Il est le lien direct entre le conseil d administration et le responsable aquatique du CASA. Article 5-6 : LE VICE-PRÉSIDENT En cas d absence ou d incapacité d agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions.

10 10 Article 5-7 : LE SECRÉTAIRE Le secrétaire assiste à toutes les assemblées du Conseil d administration. Il en rédige les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d administration. Il a garde et la responsabilité du registre des procès verbaux. Il a la responsabilité des archives du CASA. Article 5-8 : LE TRÉSORIER Le trésorier a la charge et la garde des fonds du CASA et de ses livres de comptabilité ainsi que tout autre registre corporatif. Article 5-9 : COMITÉ Il est loisible au Conseil d administration d établir, par résolution, un (1) ou plusieurs comités, permanents ou temporaires et d en déterminer la composition, afin que lesdits comités puissent s acquitter du mandat qui leur a été dévolu par le conseil d administration. La ou les personnes composant le(s) comité(s) ainsi formé(s) se conformeront aux instructions reçues dudit conseil et ils lui fourniront les renseignements que celui-ci pourra exiger relativement aux affaires qui auront été confiées au(x)dit(s) comité(s). Article 5-10 : DROIT DE VÉTO Le conseil municipal de la Ville de Sainte-Agathe-des-Monts peut, par voie de résolution, exercer un droit de véto sur toutes les décisions du conseil d administration. SECTION 6 - ASSEMBLÉE DU CONSEIL Article 6-1 : FRÉQUENCE Le conseil se réunit aussi souvent que jugé nécessaire, pour un minimum de cinq (5) rencontres annuelles ou sur demande du président ou de quatre (4) administrateurs.

11 11 Article 6-2 : CONVOCATION Les réunions du conseil d administration sont convoquées par le secrétaire ou le président, soit sur instruction du président, soit sur demande écrite d au moins quatre (4) des administrateurs. L avis de convocation doit être transmis par courrier ordinaire ou courrier électronique aux membres du conseil au moins cinq (5) jours francs avant la date prévue d une assemblée. Sont autorisés à être présent lors des assemblés du conseil, les administrateurs, le responsable aquatique du CASA ainsi que toute personne invitée par le conseil d administration. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, la réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. La réunion du conseil d administration tenue immédiatement après l assemblée annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation. La présence d un administrateur à une assemblée couvre le défaut d avis quant à cet administrateur. Article 6-3 : QUORUM Le quorum aux assemblées du Conseil est établi à quatre (4) administrateurs. Le quorum doit être présent pour toute la durée des assemblées. Article 6-4 : VOTE Les questions sont décidées à la majorité des voix. Cette majorité est établie en fonction du nombre d administrateur présent à la réunion en autant que ce nombre soit l équivalant ou supérieur au quorum établie Le vote est pris à main levée. Le vote par procuration n est pas permis. Article 6-5 : RÉSOLUTION SIGNÉE Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procèsverbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu un procès-verbal régulier.

12 12 SECTION 7 : AUTRES DISPOSITIONS Article 7-1 : EXERCICE FINANCIER L exercice financier du CASA commence le 1er août et se termine le 31 juillet de chaque année ou à toute autre date qu il plaît au Conseil d administration de fixer de temps à autre. Article 7-2 : VÉRIFICATION Les livres et états financiers du CASA sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l expiration de l exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin à l assemblée générale annuelle. Article 7-3 : EFFETS BANCAIRES Tous les chèques, billets et autres effets bancaires du CASA sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d administration. Article 7-4 : CONTRATS Les contrats et autres documents requérant la signature du CASA sont au préalable approuvés par le Conseil d administration et signés ensuite par les personnes désignées à cette fin par le Conseil d administration. Article 7-5 : DÉCLARATION Le président du Conseil d administration ou toute autre personne désignée à cette fin par le conseil d administration sont autorisés à représenter le CASA devant les tribunaux et à répondre pour et au nom du CASA à toute procédure qui pourrait lui être intentée ou adressée.

13 13 Article 7-6 : AMENDEMENTS AUX RÈGLEMENTS Le Conseil d administration peut dans les limites permises par la loi sur les compagnies, amender les présents règlements, les abroger et en adopter de nouveau ; ses amendements, cette abrogation et ces nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu à la prochaine assemblée générale annuelle ou spéciale des membres du CASA où ils doivent alors être approuvés pour continuer d être en vigueur. Article 7-8 : DISSOLUTION DU CASA En cas de dissolution, les actifs du CASA seront remis à la ville de Sainte-Agathe-des- Monts jusqu à ce qu un organisme avec les mêmes objectifs soit en place.