Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique. (validité du 01/01/2012 au 31/12/2012)

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1 Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique (validité du 01/01/2012 au 31/12/2012)

2 Index 0. Introduction Bourses de courte durée Montants de référence Paiements au boursier Paiements à l unité d accueil Directives et annotations Définition et durée Allocation de subsistance (a) Frais de voyage indirects (b) Frais didactiques (c) Frais d expédition (d) Frais de déplacement dans le cadre du programme (e) Logement (f) Assurance (g) Frais de fonctionnement de l unité d accueil flamande (h) Billet d avion (i) Frais d inscription (j) Participation à des conférences (k) Bourses d études Montants de référence Paiements au boursier Paiements à l unité d accueil Directives et annotations Définition et durée Allocation de subsistance (a) Allocation familiale (b) Allocation de logement (c) Frais de voyages indirects (d) Frais de déplacement dans le cadre du programme (e) Frais d installation (f) Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 1

3 Frais didactiques (g) Frais d expédition (h) Assurance (i) Billet d avion (j) Frais d inscription (k) Frais de fonctionnement de l unité d accueil (l) Bourses de doctorat Montants de référence Paiements au boursier Paiements à l unité d accueil Directives et annotations Définition et durée Allocation de subsistance (a) Frais de voyage indirects (b) Frais d installation (c) Frais d expedition (d) Assurance (e) Frais d encadrement (f) Frais didactiques (g) Frais d inscription (h) Billet d avion (i) Billet d avion pour le promoteur belge ou local (j) Frais de voyage pour le promoteur belge ou local (k) Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 2

4 0. Introduction Les contributions financières présentées ci-dessous sont un résumé de la note «Harmonisation de la 1 typologie et des contributions pour les bourses financées par la DGD». Le groupe cible est formé par les boursiers ressortissants et résidents d un pays figurant sur la liste des pays partenaires de la coopération directe et indirecte. ( -> countries) Les tarifs et directives s appliquent à partir du 01/01/2012 pour tous les programmes VLIR-UOS qui comportent des bourses 2 couvrant un séjour d étude ou de recherche en Belgique. Les directives sont sujettes à des changements périodiques en fonction des décisions de mise en œuvre prises par l unité 3 de bourses de la DGD. Les montants sujets à indexation sont signalés. Les bourses sont de 3 types: Bourses de courte durée pour les séjours de formation et de recherche universitaire d une durée de 4 7 jours à 6 mois. Bourses d étude dans le cadre d un programme de cours ou de stages universitaires d une durée supérieure à six mois et inférieure à deux années académiques (en principe 60 ECTS minimum). Bourses de doctorat dans le cadre d un programme de recherche universitaire en Belgique d une durée maximale de quatre années académiques. Les directives mentionnent deux types de bénéficiaires, le boursier et l unité hôte. Dans tous les cas, le VLIR-UOS transfère les fonds à l université d accueil belge qui paie le boursier ou l unité hôte. Autrement dit, aucun paiement n est effectué directement du VLIR-UOS au boursier. Il existe deux catégories d'allocation : Versement forfaitaire : allocation pour laquelle aucune justification financière ne doit être soumise au VLIR-UOS. Toutefois, dans le cadre du contrôle financier, l université doit être en mesure de présenter à tout moment les factures, reçus ou relevés de transaction bancaire. Frais à justifier : montants qui doivent être justifiés au moyen de reçus, factures, relevés de transaction bancaire ou autres pièces justificatives (par ex. billets d avion, police d'assurance). 1 Ce texte constitue un guide d application du tableau d harmonisation officiellement approuvé par la DGD (novembre 2010, reconfirmé par la DGD en décembre 2011). La DGD, Direction générale de la Coopération au Développement du Gouvernement belge, finance toutes les activités du VLIR-UOS. 2 Ces programmes sont, outre d éventuels nouveaux programmes : ICP-PhD, EI, IUC, PRDC, ZI (finalisation doctorat uniquement), ITP, KOI et ICP. 3 Montants indexés tous les trois ans au mois de septembre sur la base de l index de janvier. La première indexation aura lieu le 1 er septembre 2013, sur la base de l indice santé de janvier Aucune bourse n est accordée pour les «visites», soit tout séjour de formation ou de recherche universitaire d une durée comprise entre 1 et 6 jours, ou tout séjour d une durée maximale de 3 semaines n entrant pas dans le cadre d une formation ou recherche universitaire. Dans ce cas, un per diem et des frais d hôtel sont versés. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 3

5 CTB DGD ICP ICP-PhD ITP CUI KOI PRDC EI RIP ZI VLIR-UOS Coopération technique belge Direction générale de la Coopération au Développement (anciennement DGCD) Programme de cours internationaux (PCI) Bourses de doctorat pour diplômes ICP Programme de stages internationaux (PSI) Coopération universitaire institutionnelle Stage intensif de courte durée Projects Congo Initiatives propres Research Initiative Programme Initiatives Sud Conseil interuniversitaire flamand Coopération universitaire au développement Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 4

6 1. Bourses de courte durée 1.1. Montants de référence Paiements au boursier Montant de référence Base (en ) Forfait Remarques Par jour (a) Allocation de subsitance 30 X Paiement unique (b) Frais de voyage indirects 100 X (c) Frais didactiques 300 X (d) Frais d expédition 200 X (e) Frais de déplacement dans le cadre du programme Tarifs économiques Uniquement pour programmes interuniversitaires reconnus par le VLIR-UOS. Remboursement sur présentation de pièces justificatives Paiements à l unité d accueil Montant de référence Base (en ) Forfait Remarques Par jour (f) Logement 15 Montant maximum indicatif, dans le cadre d une gestion rationnelle financière visant à éviter les dépenses superflues Par mois (g) Assurance 125 Montant maximum indicatif (h) Frais de fonctionnement 0 KOI, ITP 500 X autres Paiement unique Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 5

7 (i) Billet d avion) (j) Frais d inscription Tarifs économiques Tarifs économiques 1 billet aller-retour, classé économique (k) Participation à des conférences 300 Maximum 1.2. Directives et annotations Définition et durée Ces bourses sont attribuées pour tous séjours de formation et de recherche universitaire d une durée de 7 jours à 6 mois. Ce financement est destiné à l actualisation des connaissances, à l acquisition de compétences ou à des activités de recherche. Le boursier est tenu de rentrer dans son pays d origine le plus tôt possible après l achèvement de son stage de formation ou d étude. En principe, la durée de la bourse est limitée à une semaine maximum avant le début du programme et à une semaine maximum après la fin du programme. Les bourses sont habituellement dénommées en anglais «allowances» pour les durées inférieures à trois mois. Le boursier peut être inscrit sous le statut de «visiting scholar». Les bourses accordées pour une durée supérieure à 3 mois sont dénommées «grants» et le boursier ne peut pas être inscrit sous le statut de «visiting scholar» dans ce cas. Les deux types de bourses suivent les mêmes dispositions financières, stipulées ci-dessous Allocation de subsistance (a) Ce forfait journalier est destiné à couvrir les dépenses quotidiennes de subsistance Frais de voyage indirects (b) Ce forfait couvre : Frais médicaux pour l obtention d une attestation médicale (y compris vaccinations obligatoires et médicaments nécessaires) ; Frais de légalisation de documents (photographies, etc.) ; Déplacement aller-retour à l ambassade et/ou à l aéroport dans le pays d origine et en Belgique (remarque : les vols intérieurs faisant partie d un itinéraire au départ ou à destination de la Belgique sont financés selon les modalités de la rubrique «billet d avion (i)»). Concernant l obtention du visa 5 ou la légalisation de documents, des frais supplémentaires peuvent être 5 La procédure définie par la DGD concernant les visa doit être respectée de manière à éviter toutes dépenses superflues : guidelines for project execution sur Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 6

8 remboursés si la résidence du boursier est très éloignée de l ambassade. Dans ce cas, le trajet national ou international le plus économique (avion ou car, 1 billet classe économique) doit être choisi par le boursier, et une allocation per diem (couvrant les frais de logement) peut également être payée pour une période de 10 jours maximum si l ambassade en fait la demande. Ces frais peuvent être remboursés à 6 l université d accueil en Belgique sur présentation des originaux des pièces justificatives Frais didactiques (c) Ce montant forfaitaire est payé au début du programme. Il est destiné à couvrir les dépenses de matériel didactique et les frais personnels relatifs aux études exposés par le boursier (papier, stylos, manuels, cours, ordinateur, supports de stockage, etc.) Frais d expédition (d) Ce montant forfaitaire est payé à la fin du programme. Il est destiné à couvrir les frais de courrier/expédition du matériel didactique (manuels, cours, ordinateur, etc.) vers le pays d origine et comprend l impression de la thèse Frais de déplacement dans le cadre du programme (e) Ces frais (déplacements entre des campus belges situés dans des villes différentes) ne seront remboursés que s ils concernent un programme ou une section de programme interuniversitaire officiel, reconnu par le VLIR-UOS. La formule de transport la plus économique doit être utilisée (par ex. abonnement, train ou bus) Logement (f) L université d accueil belge se charge d organiser un hébergement adéquat, compte tenu du montant maximum indicatif figurant dans le tableau, et dans le cadre d une saine gestion financière visant à éviter les dépenses superflues. En ce sens, la priorité sera donnée aux résidences universitaires, particulièrement pour les programmes d une durée supérieure à deux semaines. Ces frais de logement seront remboursés à l université d accueil. Si un logement adéquat est introuvable en centre-ville, le remboursement du coût du mode de transport le moins cher (transports en commun) à partir et à destination d un lieu de résidence excentré est admissible à condition de constituer une solution moins onéreuse, le montant mensuel versé au titre du logement et du transport ne pouvant dépasser celui de l allocation de logement Assurance (g) Les polices d assurance doivent au moins couvrir : responsabilité civile, maladie, accident 7 et 6 Les directives liées aux partenariats VLIR-UOS en cours doivent être respectées. En l absence de telles directives, le montant des per diem locaux fixé par le Ministère des Affaires étrangères (catégorie 2) s applique : guidelines for project execution sur 7 L'assurance accident couvre l étudiant boursier contre les dommages corporels liés à un accident survenu sur le campus ou entre le campus et son lieu de résidence. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 7

9 rapatriement. L institution d accueil flamande est censée souscrire une assurance pour le boursier au tarif maximum indicatif figurant dans le tableau Frais de fonctionnement de l unité d accueil flamande (h) Il s agit d une somme forfaitaire octroyée à l université d accueil flamande pour couvrir les frais de recherche et d encadrement. Les frais de fonctionnement de cette unité d accueil ne sont pas payés si le boursier suit un programme financé par le VLIR-UOS (KOI ou ITP) parce que le VLIR-UOS finance déjà les dépenses liées au fonctionnement et à l organisation de ces programmes. Toutefois, si le boursier suit un programmé financé par le VLIR-UOS (KOI ou ITP) et bénéficie d une bourse payée par le VLIR- UOS dans le cadre budgétaire d un projet (Initiative propre, Projet Congo, CUI, ZI), les frais de fonctionnement seront payés. 8 Les frais de fonctionnement sont calculés sur base mensuelle. Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois, les frais de fonctionnement de cette partie du séjour («mois incomplets») sont calculés comme suit : montant mensuel des frais de fonctionnement divisé par le nombre total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre effectif de journées de présence du boursier pour ce mois Billet d avion (i) Le boursier a droit à un billet aller-retour en classe économique par année académique, y compris vols intérieurs nécessaires. Toute taxe d aéroport additionnelle est remboursée séparément sur présentation de pièces justificatives en bonne et due forme. 9 Dans le cas (exceptionnel) d une nuitée d hôtel entrant dans le cadre du voyage, son coût est remboursable et un per diem versé. 10 Le surpoids de bagages n est en aucun cas pris en charge au titre du billet d avion Frais d inscription (j) Montant variable en fonction de l institution. Le barème le plus bas doit être accordé par l université qui gère le programme auquel participe le boursier. Les cours de langue ne sont pas couverts par les frais d inscription. Les frais d inscription sont payés directement à l université. Le montant n est pas transféré sur le compte du boursier Participation à des conférences (k) Les frais de participation à des conférences en Europe sont payés à condition que la conférence soit une partie officielle du curriculum (crédits). 8 Pour les séjours d une durée inférieure à un mois, l organisateur peut demander le forfait complet pour un mois ou une partie de ce montant correspondant au nombre de jours passés en Belgique. 9 La taxe d aéroport pour le dernier vol retour sera remboursée sur la base de la facture de taxe d aéroport précédente. Les frais de voyage des membres de la famille du boursier ne sont pas remboursés. 10 Les directives liées aux partenariats VLIR-UOS en cours doivent être respectées. En l absence de telles directives, le montant des per diem locaux fixé par le Ministère des Affaires étrangères (catégorie 2) s applique: guidelines for project execution sur Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 8

10 2. Bourses d études 2.1. Montants de référence Paiements au boursier Montant de référence Base (en ) Forfait Remarques Par mois (a) Allocation de subsitance 800 X Indexation tous les trois ans Paiement unique (b) Allocation familiale 62 X Par personne à charge (c) Allocation de logement 350 X Indexation tous les trois ans Par sèjour en Belgique (d) Frais de voyages indirects 100 X Paiement unique (e) Frais de déplacement dans le cadre du programme Tarifs économiques Uniquement pour programmes interuniversitaires reconnus par le VLIR-UOS. Remboursement sur présentation de pièces justificatives (f) Frais d installation 550 X La première année (g) Frais didactiques 700 X 500 la première année; 200 la deuxième année (le cas échéant) (h) Frais d expédition 250 X L année de la thèse Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 9

11 Paiements à l unité d accueil Montant de référence Base (en ) Forfait Remarques Par mois (i) Assurance 125 Montant maximum indicatif Par année académique (j) Billet d avion (k) Frais d inscription Paiement unique Tarifs économiques Tarifs économiques 1 billet aller-retour, classé économique (l) Frais de fonctionnement 0 Boursiers ICP 2000 X Boursiers IUC ou EI, année de la thèse 2.2. Directives et annotations Définition et durée Les bourses d étude sont accordées dans le cadre d un programme de cours ou de stages universitaires d une durée supérieure à six mois, ne pouvant dépasser deux années académiques et débouchant sur l obtention d un diplôme officiel, soit en principe 60 ECTS minimum (European Credit Transfer and Accumulation System, système européen de transfert et d accumulation de crédits d'enseignement). La durée de la bourse d étude est limitée à 15 jours maximum avant le début du programme et se termine à la fin du mois d août pour les étudiants qui réussissent la première session. Cela en vue de stimuler le boursier à finir ses études dès la première session. La bourse vient à échéance le 15 septembre au plus tard pour les étudiants qui ont une deuxième session. Une prolongation de bourse n est possible que si la proclamation a lieu à une date ultérieure ou pour des raisons médicales urgentes, justifiées par une attestation médicale délivrée par un service médical ou un médecin agréé par l université. La demande doit être soumise pour approbation au VLIR-UOS par le biais du promoteur du programme. Pour les masters d une durée de deux ans, les étudiants peuvent prendre des vacances d été, sur approbation du programme organisateur (par ex. avoir obtenu un nombre de crédits suffisants). Le programme organisateur est chargé des dispositions pratiques concernant les vacances d été. La bourse n est pas suspendue durant les vacances d été. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 10

12 Allocation de subsistance (a) L allocation de subsistance (pour repas, transport personnel et dépenses personnelles) ne comprend pas l allocation de logement. Cette allocation est calculée sur base mensuelle. Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois, l allocation pour cette partie du séjour («mois incomplets») est calculée comme suit : montant mensuel de l allocation divisé par le nombre total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre effectif de journées de présence du boursier pour ce mois. Si certains cours, dans le cadre officiel du programme, sont suivis dans un autre pays européen, le montant est calculé de la manière suivante : allocation de subsistance plus allocation de logement, multipliée par le per diem pour le pays concerné, divisé par le per diem en vigueur en Belgique Allocation familiale (b) Allocation pour conjoint (un par boursier) et par enfant à charge, qu ils résident en Belgique ou non. Pour obtenir l allocation familiale, le boursier doit produire un contrat de mariage (à légaliser par l ambassade belge) ou démontrer qu il cohabite depuis au moins six mois (attestation de cohabitation, légalisée par l ambassade belge). 11 Les enfants à charge sont déterminés sur la base de certificats de naissance ou d adoption (légalisés par l ambassade belge et le Ministère des Affaires étrangères du pays concerné). L allocation est accordée à compter du jour d inscription de l enfant. L âge maximum des enfants à charge est fixé à 18 ans. Le nombre maximum d enfants à charge pour lesquels l allocation familiale est octroyée est fixé à 5. Aucune adoption supplémentaire ne sera prise en compte après le dépôt de la demande de bourse et pendant la durée de la bourse. Cette allocation est calculée sur base mensuelle. Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois, l allocation pour cette partie du séjour («mois incomplets») est calculée comme suit : montant mensuel de l allocation divisé par le nombre total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre effectif de journées de présence du boursier pour ce mois Allocation de logement (c) L allocation est le montant de référence, y compris factures d eau et d électricité. 12 Le lieu de résidence est pris en compte (il peut dans de rares cas être différent du lieu d études). Cette allocation correspond à la durée du contrat de location. 11 Lorsque les deux partenaires bénéficient d une bourse, un seul des deux partenaires recevra l allocation familiale pour les enfants à charge. 12 Les boursiers devront présenter un contrat de location pour montrer qu ils sont logés conformément aux normes définies par le service logement de l université et que l allocation est utilisée pour payer le loyer. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 11

13 Frais de voyages indirects (d) 13 Ce forfait couvre : Frais médicaux pour l obtention d une attestation médicale (y compris vaccinations obligatoires et médicaments nécessaires) ; Frais de légalisation de documents (photographies, etc.) ; Déplacement aller-retour à l ambassade et/ou à l aéroport dans le pays d origine et en Belgique (à noter que les vols intérieurs faisant partie d un itinéraire au départ ou à destination de la Belgique sont financés selon les modalités de la rubrique «billet d avion (i)»). Concernant l obtention du visa 14 ou la légalisation de documents, des frais supplémentaires peuvent être remboursés si la résidence du boursier est très éloignée de l ambassade. Dans ce cas, le trajet national ou international le plus économique (avion ou car, 1 billet classe économique) doit être choisi par le boursier, et une allocation per diem (couvrant les frais de logement) peut également être payée pour une période de 10 jours maximum si l ambassade en fait la demande. Ces frais peuvent être remboursés à l université d accueil en Belgique sur présentation des originaux des pièces justificatives Frais de déplacement dans le cadre du programme (e) Ces frais (déplacements entre des campus belges situés dans des villes différentes) ne seront remboursés que s ils concernent un programme ou une section de programme interuniversitaire officiel, reconnu par le VLIR-UOS. La formule de transport la plus économique doit être utilisée (par ex. abonnement, train ou bus) Frais d installation (f) Ce montant forfaitaire est payé au début du premier séjour en Belgique. 16 I sert à couvrir divers frais généraux de l étudiant boursier au démarrage de la bourse (par ex. ustensiles de cuisine et de ménage,etc.) Frais didactiques (g) Ce forfait est différent pour la première année et les années suivantes. Il est destiné à couvrir les dépenses de matériel didactique et les frais personnels relatifs aux études exposés par le boursier (papier, stylos, manuels, cours, ordinateur, supports de stockage, etc.). 13 Durant un master de deux ans, les vacances d été donnent aussi lieu à des frais de voyages indirects. 14 La procédure définie par la DGD concernant les visa doit être respectée de manière à éviter toutes dépenses superflues : guidelines for project execution sur 15 Les directives liées aux partenariats VLIR-UOS en cours doivent être respectées. En l absence de telles directives, le montant des per diem locaux fixé par le Ministère des Affaires étrangères (catégorie 2) s applique : guidelines for project execution sur 16 Comme les frais d installation ne sont payés qu une fois au boursier, les bourses subséquentes n incluront pas ces frais. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 12

14 Frais d expédition (h) Ce montant forfaitaire est payé à la fin du programme. Il est destiné à couvrir les frais de courrier/expédition du matériel didactique (manuels, cours, ordinateur, etc.) vers le pays d origine et comprend l impression de la thèse Assurance (i) Les polices d assurance doivent au moins couvrir : responsabilité civile, maladie, accident et rapatriement. 17 L institution d accueil flamande est censée souscrire une assurance pour le boursier au tarif maximum indicatif figurant dans le tableau Billet d avion (j) Le boursier a droit à un billet aller-retour en classe économique par année académique, y compris vols intérieurs nécessaires. Toute taxe d aéroport additionnelle est remboursée séparément sur présentation de pièces justificatives en bonne et due forme. 18 Dans le cas (exceptionnel) d une nuitée d hôtel entrant dans le cadre du voyage, son coût est remboursable et un per diem versé. 19 Le surpoids de bagages n est en aucun cas pris en charge au titre du billet d avion Frais d inscription (k) Montant variable en fonction de l institution. Le barème le plus bas doit être accordé par l université qui gère le programme auquel participe le boursier. Les cours de langue ne sont pas couverts par les frais d inscription. Les frais d inscription sont payés directement à l université. Le montant n est pas transféré sur le compte du boursier Frais de fonctionnement de l unité d accueil (l) Il s agit d une somme forfaitaire payée à l unité d accueil de l université flamande durant l année de la thèse pour couvrir les frais de recherche et d encadrement. Les frais de fonctionnement de l unité d accueil ne sont pas payés si le boursier suit un master financé par le VLIR-UOS (ICP) et bénéficie d une bourse ICP, parce que le VLIR- UOS finance déjà les dépenses liées au fonctionnement et à l organisation de ces programmes. Toutefois, si le boursier suit un master financé par le VLIR-UOS (ICP) et bénéficie d une bourse payée par le VLIR- UOS dans le cadre budgétaire d un projet (Initiative propre, Projet 17 L'assurance accident couvre l étudiant boursier contre les dommages corporels liés à un accident survenu sur le campus ou entre le campus et son lieu de résidence. 18 La taxe d aéroport pour le dernier vol retour sera remboursée sur la base de la facture de taxe d aéroport précédente. Les frais de voyage des membres de la famille du boursier ne sont pas remboursés. 19 Les directives liées aux partenariats VLIR-UOS en cours doivent être respectées. En l absence de telles directives, le montant des per diem locaux fixé par le Ministère des Affaires étrangères (catégorie 2) s applique : guidelines for project execution sur 20 La taxe d aéroport pour le dernier vol retour sera remboursée sur la base de la facture de taxe d aéroport précédente. Les frais de voyage des membres de la famille du boursier ne sont pas remboursés. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 13

15 Congo, CUI, ZI), les frais de fonctionnement seront payés. Cela parce que, pour ces bourses supplémentaires, le financement ICP ne prévoit pas de frais de fonctionnement ou d organisation liés à ces programmes. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 14

16 3. Bourses de doctorat 3.1. Montants de référence Paiements au boursier Montant de référence Base (en ) Forfait Remarques Par mois (a) Allocation de subsistance (Belgique) 800 X Tous frais inclus, indexation tous le trois ans Allocation de subsistance (pays d origine ou autre pays du Sud) Variable X Alignement aux règles de l institution universitaire d origine et du programme VLIR- UOS, tous frais inclus Par sèjour en Belgique (b) Frais de voyages indirects 100 X Paiement unique (c) Frais d installation 550 X La première année (d) Frais d expédition 700 X La dernière année Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 15

17 Paiements à l unité d accueil Montant de référence Base (en ) Forfait Remarques Par mois (e) Assurance 125 Montant maximum indicatif, variable (f) Frais d encadrement (Belgique) Frais d encadrement (pays d origine) 500 X Tous programmes 0 Projets CUI et EI 500 X Boursiers ICP-PhD (g) Frais de recherche (Belgique) Frais de recherche (pays d origine) 500 Tous programmes 0 Projets CUI et EI 500 X Boursiers ICP-PhD Par année académique (h) Frais d inscription (i) Billet d avion pour le boursier Tarifs économiques Tarifs économiques 1 billet aller-retour, classe économique (j) Billet d avion pour le promoteur belge ou local Tarifs économiques 1 billet aller-retour, classe économique (k) Frais de voyage pour le promoteur belge ou local Tarifs économiques Maximum 10 jours Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 16

18 3.2. Directives et annotations Définition et durée Ces bourses sont octroyées dans le cadre d un programme de recherche de doctorat en Belgique d une durée maximale de quatre années. Un maximum de 24 mois peuvent être passés en Belgique ou dans l Union européenne (minimum 16 mois). Le reste du temps, le doctorat doit se dérouler dans le pays d origine. C est pour cette raison que nous qualifions ces bourses de doctorat de mixtes ou «sandwich». Il existe trois types de bourses de doctorat financées par le VLIR-UOS : Bourses de doctorat ICP pour diplômés ICP ; Bourses de doctorat EI et MPRDC : dans le cadre d un projet Initiative propre ; Bourses de doctorat IUC : dans le cadre d un programme de coopération universitaire institutionnelle Allocation de subsistance (a) 21 L allocation de subsistance (pour repas, transport personnel et dépenses personnelles) couvre les frais de logement. Dans ce cas, il n y a pas d allocation familiale. Cette allocation est calculée sur base mensuelle. Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois, l allocation pour cette partie du séjour («mois incomplets») est calculée comme suit : montant mensuel de l allocation divisé par le nombre total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre effectif de journées de présence du boursier pour ce mois. L allocation octroyée localement (ou dans un autre pays du Sud) dépend de la convention conclue 21 Toutes les bourses de doctorat «sandwich» financées par la DGD et octroyées par le VLIR-UOS mais administrées et payées (allocation) au boursier par les universités flamandes font l objet d une «couverture de sécurité sociale partielle» (ou couverture de sécurité sociale intégrale dans le cadre de conventions bilatérales de sécurité sociale conclues entre la Belgique et le pays d origine du boursier) pour les périodes de recherche passées en Belgique (max. 24 mois), comme l impose la loi belge. Le terme «partielle» se rapporte au régime visant les boursiers originaires de pays ne faisant pas partie de l EEE, soit entre autres la plupart de pays en développement. Cette couverture comprend une assurance santé ainsi qu une assurance accidents et maladies au travail, et donne droit à des allocations pour enfants à charge. Le VLIR- UOS prend ce coût en compte pour permettre aux universités flamandes de verser la «cotisation employeur» (23,84 %) se rapportant à cette charge sociale. Le boursier verse la «cotisation individuelle» (4,7 %), qui est déduite de l allocation. Pour plus d information, se renseigner auprès de l université flamande. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 17

19 entre l institution partenaire locale (IPL) et le VLIR-UOS et sera alignée sur les règles du programme VLIR-UOS concerné. Cela signifie que le contrat de bourse doit être négocié et signé par l IPL. 22 L octroi d une allocation mensuelle vise à optimiser les conditions de travail et le temps disponible pour le travail de recherche. Pour des raisons d équité, l IPL peut décider de ne pas financer une bourse locale Frais de voyage indirects (b) Ce forfait couvre : Frais médicaux pour l obtention d une attestation médicale (y compris vaccinations obligatoires et médicaments nécessaires) ; Frais de légalisation de documents (photographies, etc.); Déplacement aller-retour à l ambassade et/ou à l aéroport dans le pays d origine et en Belgique (à noter que les vols intérieurs faisant partie d un itinéraire au départ ou à destination de la Belgique sont financés selon les modalités de la rubrique «billet d avion (i)»). Concernant l obtention du visa 23 ou la légalisation de documents, des frais supplémentaires peuvent être remboursés si la résidence du boursier est très éloignée de l ambassade. Dans ce cas, le trajet national ou international le plus économique (avion ou car, 1 billet classe économique) doit être choisi par le boursier, et une allocation per diem (couvrant les frais de logement) peut également être payée pour une période de 10 jours maximum si l ambassade en fait la demande. Ces frais peuvent être remboursés à l université d accueil en Belgique sur présentation des originaux des pièces justificatives Frais d installation (c) Ce montant forfaitaire est payé au début du premier séjour en Belgique. 25 Il sert à couvrir divers frais généraux de l étudiant boursier au démarrage de la bourse (par ex. ustensiles de cuisine et de ménage, etc.). 22 Il peut être octroyé un maximum de 100 % du salaire/bourse (au niveau de l institution) d un doctorant local. 23 La procédure définie par la DGD concernant les visa doit être respectée de manière à éviter toutes dépenses superflues : guidelines for project execution sur 24 Les directives liées aux partenariats VLIR-UOS en cours doivent être respectées. En l absence de telles directives, le montant des per diem locaux fixé par le Ministère des Affaires étrangères (catégorie 2) s applique : guidelines for project execution sur 25 Comme les frais d installation ne sont payés qu une fois au boursier, les bourses subséquentes n incluront pas ces frais. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 18

20 Frais d expedition (d) Ce montant forfaitaire est payé à la fin du programme. Il est destiné à couvrir les frais de courrier/expédition du matériel didactique (manuels, cours, ordinateur, etc.) vers le pays d origine et comprend l impression de la thèse Assurance (e) Les polices d assurance doivent au moins couvrir : responsabilité civile, maladie, accident et rapatriement. 26 L institution d accueil flamande est censée souscrire une assurance pour le boursier au tarif maximum indicatif figurant dans le tableau Frais d encadrement (f) Cette allocation forfaitaire vise à couvrir les frais encourus par le boursier. Elle est versée à titre de soutien à l institution d accueil. Elle suit la localisation effective du doctorant, mais est payée à l unité/division de son promoteur. Cette allocation est calculée sur base mensuelle. Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois, l allocation pour cette partie du séjour («mois incomplets») est calculée comme suit : montant mensuel de l allocation divisé par le nombre total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre effectif de journées de présence du boursier pour ce mois. Pour les doctorants d un projet IUC ou EI, les frais d encadrement sont payés uniquement à l unité d accueil belge. Localement, l unité d accueil bénéficie du financement du projet pour l encadrement du doctorant Frais didactiques (g) Cette allocation est destinée à couvrir les frais matériels liés aux besoins spécifiques de la recherche menée par le doctorant (aide à l université). Elle vise à aider le boursier, et est versée à l université d accueil flamande. Il ne s agit pas d un forfait : les frais doivent être justifiés par des factures, reçus ou relevés de transaction bancaire à présenter à l université flamande en vue de leur remboursement. La participation à des congrès est également remboursable sur ce poste budgétaire. Cette allocation est calculée sur base mensuelle. Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois, l allocation pour cette partie du séjour («mois incomplets») est calculée comme suit : montant mensuel de l allocation divisé par le nombre total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre effectif de journées de présence du boursier pour ce mois. Dans le cas d un doctorant préparant une thèse dans le cadre d un projet IUC ou EI, les frais de 26 L'assurance accident couvre l étudiant boursier contre les dommages corporels liés à un accident survenu sur le campus ou entre le campus et son lieu de résidence. Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 19

21 recherche ne sont octroyés que pour ses périodes de présence en Belgique. Localement, le doctorant bénéficie du financement du projet pour les frais d équipement et de logistique nécessaires Frais d inscription (h) Montant variable en fonction de l institution. Le barème le plus bas doit être accordé par l université qui gère le programme auquel participe le boursier. Les cours de langue ne sont pas couverts par les frais d inscription. Les frais d inscription sont payés directement à l université. Le montant n est pas transféré sur le compte du boursier Billet d avion (i) Le boursier a droit à un billet aller-retour en classe économique par année académique, y compris vols intérieurs nécessaires. Toute taxe d aéroport additionnelle est remboursée séparément sur présentation de pièces justificatives en bonne et due forme. 27 Dans le cas (exceptionnel) d une nuitée d hôtel entrant dans le cadre du voyage, son coût est remboursable et un per diem versé. 28 Le surpoids de bagages n est en aucun cas pris en charge au titre du billet d avion Billet d avion pour le promoteur belge ou local (j) En plus des frais d encadrement, un billet d avion aller-retour (classe économique) est payé chaque année (5 maximum par bourse) au promoteur belge ou au promoteur local pour lui permettre de faire le point sur l avancement de la recherche du doctorant Frais de voyage pour le promoteur belge ou local (k) Un per diem incluant les frais de logement peut être payé pour une période de 10 jours maximum. 30 Par ailleurs, les frais liés à l obtention du visa 31, aux vaccinations nécessaires et/ou à la 27 La taxe d aéroport pour le dernier vol retour sera remboursée sur la base de la facture de taxe d aéroport précédente. Les frais de voyage des membres de la famille du boursier ne sont pas remboursés. 28 Les directives liées aux partenariats VLIR-UOS en cours doivent être respectées. En l absence de telles directives, le montant des per diem locaux fixé par le Ministère des Affaires étrangères (catégorie 2) s applique : guidelines for project execution sur 29 La taxe d aéroport pour le dernier vol retour sera remboursée sur la base de la facture de taxe d aéroport précédente. Les frais de voyage des membres de la famille du boursier ne sont pas remboursés. 30 La liste des montants effectifs des per diem et des montants maximums des frais d hôtel est consultable sur: guidelines for project execution sur 31 Concernant l obtention du visa, des frais supplémentaires peuvent être remboursés si la résidence du promoteur est très éloignée de l ambassade. Dans ce cas, le trajet national ou international le plus économique (avion ou car, 1 billet classe économique) doit être choisi, et une allocation per diem (couvrant les frais de logement) peut également être payée pour une période de 10 Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 20

22 prévention de la malaria sont également remboursés. Enfin, les frais de transport à destination et au départ de l ambassade et/ou de l aéroport sont pris en charge. jours maximum si l ambassade en fait la demande. Ces frais peuvent être remboursés à l université d accueil en Belgique sur présentation des originaux des pièces justificatives. Les directives liées aux partenariats VLIR-UOS en cours doivent être respectées. En l absence de telles directives, le montant des per diem locaux fixé par le Ministère des Affaires étrangères (catégorie 2) s applique : guidelines for project execution sur Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique 21