MANUEL OS CONGES V4.1. Guide de l'utilisateur 2014

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1 MANUEL OS CONGES V4.1 Guide de l'utilisateur 2014

2 Table des matières MANUEL DE L'UTILISATEUR...4 Définition du profil "Utilisateur"....5 Se connecter à OS Congés....6 Récupérer mon mot de passe....7 Modifier mon mot de passe....9 Ma page d'acceuil et le tableau des compteurs...10 Déposer un congés Annuler une demande de congés non ouverte Annuler une demande de congés validée Modifier une demande de congés validée Imprimer mon calendrier La palette de couleur du calendrier?...21 MANUEL DU VALIDANT/VALIDEUR Définition du profil "Validant" Valider ou refuser une demande de congés Depuis votre page d'accueil Depuis le planning collectif Depuis l' de notification...30 Déposer, modifier et annuler d'un collaborateur...31 Personnaliser les plannings collectifs Consulter soldes de mon équipe...34 Exporter les absences de mon équipe Exporter les compteurs de mon équipe Indiquer les périodes propices à la prise de congés MANUEL DU GESTIONNAIRE RH Définition du profil "Gestionnaire RH" Accéder au calendrier d'un utilisateur Déposer une demande pour un utilisateur Modifier une demande d'un utilisateur Supprimer la demande d'un utilisateur Déposer une absence pour plusieurs employés Visualiser les plannings collectifs Traiter les demandes à la place du valideur MANUEL DE L'ADMINISTRATEUR Définition du profil "Administrateur" Exploitation au quotidien...56 Accéder au calendrier d'un utilisateur Déposer une demande pour un utilisateur Modifier une demande d'un utilisateur Supprimer la demande d'un utilisateur Déposer une absence pour plusieurs employés Visualiser les plannings collectifs Traiter les demandes à la place du valideur Paramétrage...68 Créer, modifier ou désactiver un service Créer, modifier ou désactiver un contrat...72 Créer, modifier ou désactiver un groupe...74 La gestion des utilisateurs...76 Accéder à la fiche d'un utilisateur...77 Créer un utilisateur...79

3 Désactiver et/ou supprimer un utilisateur...81 Activer et alimenter un compteur...82 Attribuer 1 ou 2 référents Affecter un cycle de travail...86 Supprimer un cycle de travail...88 Affecter un périmètre de planning...90 Affecter le périmètre d'un gestionnaire...92 Créer et paramétrer un type d'absence Associer un compteur...96 Définir un périmètre d'accès...98 Définir un message d'information Ordonner les motifs d'absence Créer un cycle de travail Paramétrer les référents en masse Modifier les compteurs en masse Paramétrer les s Activer/Désactiver les s générés Personnaliser le contenu des s envoyés Ajouter un lien vers l'application Valider un congé depuis l'

4 MANUEL DE L'UTILISATEUR Définition du profil "Utilisateur"....5 Se connecter à OS Congés....6 Récupérer mon mot de passe....7 Modifier mon mot de passe....9 Ma page d'acceuil et le tableau des compteurs...10 Déposer un congés Annuler une demande de congés non ouverte...14 Annuler une demande de congés validée Modifier une demande de congés validée Imprimer mon calendrier La palette de couleur du calendrier?...21

5 Définition du profil "Utilisateur". Le profil utilisateur correspond à un employé simple à qui n est attribué aucun droit de validation ni de gestiondans OS Congés. L utilisateur dépend obligatoirement d un ou plusieurs référents ou directement des Ressources Humaines. L'utilisateur peut : - Déposer, modifier ou annuler une demande de congé en son nom, - Visualiser ses compteurs, - Visualiser le planning collectif de son service d'apparetenance.

6 Se connecter à OS Congés. L'identifiant "Utilisateur" et le "Mot de passe" à entrer sur la page d'authentification OS Congés sont généralement les mêmes que vos identifiants Windows habituels, c'est-à-dire ceux que vous utilisez quand vous démarrez votre ordinateur en arrivant au bureau. Cependant, en fonction du paramétrage réalisé, il est possible que votre nom d'utilisateur soit votre adresse associé avec un mot de passe "libre" que vous avez déterminé dans le menu "mon compte" d'os Congés lors de votre première connexion. Pour plus d'information concernant l'authentification à OS Congés, vous devez vous rapprocher de votre service informatique ou de votre service RH.

7 Récupérer mon mot de passe. Vous pouvez à tout moment récupérer votre mot de passe d'accès à OS CONGES directement à partir de la page d'accueil de votre espace. En cliquant sur ce lien (ci-dessus cerclé de rouge), une fenêtre apparaît et vous demande votre adresse Une fois l'écran validé, OS Congés vous régénère un nouveau mot de passe et l'envoie à votre adresse . Pour des raisons de confidentialité, OS Congés ne stocke pas "en clair" les mots de passe, d'où l'impossibilité de récupérer le dernier mot de passe. Si le lien "Mon mot de passe" n'apparaît pas, veuillez contacter votre service informatique car cela signifie que votre mot de passe est gérer par votre annuaire interne d'entreprise.

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9 Modifier mon mot de passe. En tant qu'utilisateur, pour modifier votre mot de passe, vous devez aller dans les paramètres de votre compte. Pour cela, à partir de votre page d'accueil OS CONGES, cliquez sur l'onglet "Mon compte" : Cette fenêtre s'ouvre : Cliquez sur "Changer de mot de passe". Une nouvelle fenêtre s'ouvre : Remplissez les 3 champs ci-dessus comme demandé, puis cliquez sur "Modifier". En suivant cette procédure, vos modifications ont été effectuées avec succès!

10 Ma page d'acceuil et le tableau des compteurs

11 Déposer un congés. 1. Utiliser le mode "graphique" du CALENDRIER" : Cliquez sur le menu "Calendrier", le calendrier de l'année en cours apparaît : 1ère étape : 2ème étape :

12 Cette action va automatiquement ouvrir une nouvelle fenêtre qui reprend les informations relatives à votre demande : les dates sélectionnées et le décompte des jours demandés. 3ème étape : L'action de "Déposer" vous renvoie alors automatiquement vers un rapport de dépôt de demande. Vous constatez alors que la période de congés que vous venez de déposer s'est colorée de la couleur correspondant à l'absence choisie (chaque entreprise pouvant paramétrer ses propres codes couleur, dans notre exemple le bleu correspond à l'absence CP). Vous pouvez ensuite revenir à votre calendrier ou à votre page d'accueil. Si vous revenez au calendriet et que vous survolez la période de congés déposée avec votre souris, une bulle s'ouvre indiquant le type d'absence, les dates et le statut de votre demande. Votre demande de congés est déposée.

13 2/ Utiliser le formulaire de "Dépôt de Demande" : Pour cela, parmi les onglets qui vous sont proposés sur le haut de votre page d'accueil OS CONGES, cliquez sur l'onglet "Dépôt de demande". Cette action vous permet d'arriver directement sur un formulaire de "Dépôt de Demande" qui vous demande le Type de Congés que vous souhaitez déposer, les dates de début et de fin, un commentaire si besoin. Il vous est également possible d'accéder à ce formulaire directement en passant par votre calendrier et en cliquant sur la date correspondant au 1er jour de la période souhaitée. En utilisant cette procédure, la date de début d'absence du formulaire est pré-remplie. Vous recevez alors un accusé réception par qui récapitule votre demande et vous confirme que celle-ci est bien prise en compte et qu'elle entre dans le circuit de validation habituel. Votre demande vient alors s'ajouter aux "Demandes en cours" de votre page d'accueil en statut "Déposée" comme cidessous : Un est envoyé à votre référent l'informant qu'une nouvelle demande est déposée.

14 Annuler une demande de congés non ouverte. Vous pouvez annuler une demande de congés qui n'a pas encore été ouverte ou consultée par votre chef de service ou référent. Pour cela, rendez-vous sur votre page d'accueil OS CONGES et cliquez sur la ligne correspondant à la demande que vous souhaitez modifier : Un nouvel écran va s'ouvrir ; cet écran reprend le détail de votre demande, les jours de congés souhaités positionnés sur un calendrier ainsi que le détail des actions effectuées sur votre demande : En bas de cet écran, vous trouvez un bouton "Annuler ma demande" ainsi qu'un rappel vous indiquant que vous pouvez annuler votre demande tant que celle-ci n'a pas été consultée par votre supérieur hierarchique. Cliquez sur le bouton "Annuler ma demande". Cette fenêtre s'ouvre :

15 Cliquez sur "OK" comme ci-dessus pour annuler votre demande. De retour sur votre page d'accueil, vous constatez que votre demande a disparu des "Demandes en cours" :

16 Annuler une demande de congés validée. Il est possible d'annuler une demande de congés "validée" uniquement si celle-ci n'est pas antérieure à la date de jour. Votre demande d'annulation requiert l'accord du ou des supérieurs hiérarchiques. Voici comment faire en quelques images : 1. Rendez-vous sur votre calendrier personnel : 2. Votre calendrier apparaît : 3. Le détail de la demande apparaît :

17 REMARQUE IMPORTANTE : si le bouton n'apparaît pas, vous vous trouvez probablement sur une demande de congés antérieure à la date du jour, dans ce cas, seul votre gestionnaire RH ou l'administrateur d'os Congés peut intervenir. 4. La fenêtre de demande d'annulation apparaît :

18 Modifier une demande de congés validée. Il est possible de faire une demande de modification une période de congés "validée" uniquement si celle-ci n'est pas antérieure à la date de jour. Votre demande de modification requiert l'accord du ou des supérieurs hiérarchiques. Voici comment faire en quelques images : 1. Rendez-vous sur votre calendrier personnel : 2. Votre calendrier apparaît : 3. Le détail de la demande apparaît :

19 REMARQUE IMPORTANTE : si le bouton n'apparaît pas, vous vous trouvez probablement sur une demande de congés antérieure à la date du jour, dans ce cas, seul votre gestionnaire RH ou l'administrateur d'os Congés peut intervenir. 4. La fenêtre de demande d'annulation apparaît :

20 Imprimer mon calendrier. Vous souhaitez avoir un support papier qui reprenne vos congés de l'année afin par exemple de connaître le nombre de jours travaillés sur une année pour déclarer vos frais réels aux impôts ou avoir sous les yeux les périodes de forte ou de faible activité insérées par votre supérieur hierarchique pour étudier le dépôt de vos congés à venir... ou pour toute autre raisons. C'est possible Rendez-vous sur votre calendrier personnel : 2. Cliquez sur l'icone "imprimante" en haut à droite de votre calendrier :

21 La palette de couleur du calendrier? En haut à droite de votre calendrier, vous trouverez une PETITE PALETTE DE COULEURS. Cette palette permet de modifier la couleur et le mode d'affichage de vos demandes dans le calendrier. Par défaut, les couleurs dans lesquelles apparaissent vos demandes sont les couleurs paramétrées pour indiquer le type de congés (CP, RTT, Maladie, etc...). Si vous survolez vos demandes avec la souris, le statut de la demande apparaît. Par contre, si vous le souhaitez, vous pouvez faire apparaître vos demandes dans les couleurs correspondant directement au statut de votre demande (Déposée, Ouverte, Validée, Demande de modification...). Pour se faire, cliquez sur la petite palette afin de faire basculer votre calendrier. Par défaut, le calendrier s'affiche comme ceci : Après avoir cliqué sur : Vous obtenez le même calendrier dans des couleurs qui correspondent cette fois à l'état d'avancement de vos demandes de congés :

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23 MANUEL DU VALIDANT/VALIDEUR. Définition du profil "Validant" Valider ou refuser une demande de congés Depuis votre page d'accueil Depuis le planning collectif Depuis l' de notification...30 Déposer, modifier et annuler d'un collaborateur...31 Personnaliser les plannings collectifs Consulter soldes de mon équipe...34 Exporter les absences de mon équipe Exporter les compteurs de mon équipe Indiquer les périodes propices à la prise de congés....39

24 Définition du profil "Validant". Le "Validant" est un utilisateur qui peut gérer ses propres congés mais qui peut également valider ou refuser les congés des membres de son équipe et visualiser les compteurs de ces mêmes employés. Le Validant est très souvent chef de service ou supérieur hiérarchique. C'est à lui que se "réfèrent" les membres de son équipe pour la prise des congés. De ce fait, il peut générer les plannings des différents services sous son autorité. Le Validant peut également déposer une absence pour une personne de son service, ou pour l'ensemble de son service. Il peut paramétrer des périodes de forte ou de faible activité afin de signaler à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés.

25 Valider ou refuser une demande de congés. La mission principale du validant en matière de congés est la validation - ou le refus - d'une demande de congés. Pour cela, rien de plus simple. En tant que validant, vous recevez un d'alerte dès qu'une nouvelle demande est déposée par un des membres de votre équipe. Vous pouvez ensuite traiter les demandes de congés de 3 façons différentes : 1. Depuis votre page d'accueil Depuis le planning collectif Depuis l' de notification...30

26 1. Depuis votre page d'accueil Lorsque vous vous connectez à OS Congés, une petite pastille rouge clignote afin de vous informer qu'une ou plusieurs demande de congés attend votre intervention. 1. Pour traiter les demandes depuis votre page d'accueil : 2. Une fenêtre de choix apparaît :

27 3. Un mail est envoyé : - Au demandeur si vous vous êtes le valideur de plus haut niveau, - Au valideur 2 si le demandeur dépend de 2 niveaux de validation.

28 2. Depuis le planning collectif OS Congés offre la possibilité de traiter les demandes de congés directement depuis le planning collectif, permettant ainsi de superposer les plannings de l'ensemble des collaborateurs et d'assurer une permanence de service optimale. 1. Cliquez sur le menu "planning" : 2. Les périodes de congés vous concernant et nécessitant un traitement de votre part sont identifiables par un "!" : 3. Une fenêtre de choix apparaît :

29 4. Un mail est envoyé : - Au demandeur si vous vous êtes le valideur de plus haut niveau, - Au valideur 2 si le demandeur dépend de 2 niveaux de validation.

30 3. Depuis l' de notification Suite au dépôt d'une demande de congés par l'un de vos collaborateur, vous recevez une notification par . Cette notification contient un lien vous permettant de valider directement la demande sans avoir à vous connecter. REMARQUE : - Vous pouvez valider uniquement une demande, si vous souhaitez refuser, vous devez vous connecter à OS Congés et indiquer le motif du refu via un commentaire, - Si le lien de validation n'apparaît pas, contactez votre administrateur afin qu'il active cette fonction.

31 Déposer, modifier et annuler d'un collaborateur Si un membre de votre équipe n'a pas accès à son espace OS CONGES au moment où il souhaite déposer une demande d'absence, et que pour cette raison, il vous demande de déposer pour lui, en tant que validant, vous avez la possibilité de le faire. 1. Rendez dans votre espace "Calendrier", par défaut OS Congés vous propose votre calendrier personnel : 2. Sélectionnez un collaborateur : Le calendrier personnel du collaborateur sélectionné se charge. 3. Déposez, modifiez ou annulez une absences comme vous le feriez sur votre propre calendrier. (cliquez ici pour visualiser la méthode de dépôt) Si vous êtes le seul validant, la demande que vous déposez pour un tiers est automatiquement validée. Si par contre, il existe un N+2 qui valide au-dessus de vous, cette demande part au N+2.

32 Personnaliser les plannings collectifs. Par défaut, en tant que validant, vous pouvez visualiser les plannings de tous les membres des services dans lesquels vous avez un rôle de validant pour au moins une personne de ce service. L'affichage des planning se fait donc en fonction de l'organisation structurelle telle que définie par l'admistrateur d'os Congés. Cependant, si vous ne voulez visualiser que les plannings des personnes pour qui vous êtes validant, ou tout autre planning, vous pouvez vous créer une liste personnalisée. 1. Cliquez sur le menu "Planning" : Une barre d'options apparaît. 2. Faites votre choix : 3. créez une nouvelle liste :

33 4. Nommez ensuite cette nouvelle liste : 5. Associez les collaborateurs à votre nouveau planning personnalisé :

34 Consulter soldes de mon équipe En haut de votre page d'accueil, cliquez sur l'icône "Exploitation" : Une nouvelle page apparaît. Par défaut, c'est l'"etat des Soldes" qui s'affiche immédiatement: En un seul coup d'oeil, vous visualisez les compteurs des personnes dont vous validez les congés, répartis en fonction du type d'absence.

35 Exporter les absences de mon équipe. Rendez-vous sur votre page d'accueil et cliquez sur l'onglet "Exploitation" : Sur la gauche de la page qui s'affiche, vous trouverez ce petit menu vous proposant l'option "Extraction" puis "Export des demandes" : Cliquez sur "Export des demandes" : 3 encarts différents se superposent alors. Ces encarts vont permettre au système de récolter les informations nécessaires à l'extraction souhaitée. "Critères de recherche" : Le système OS CONGES vous propose ici de faire une recherche ciblée des informations sur lesquelles vous souhaitez construire votre export. Vous pouvez choisir d'exporter les données au format PDF pour impression ou au format CSV pour obtenir un tableau Excel des données. L'encart du dessous "Choix des champs" vous permet de sélectionner les informations concernant les salariés que vous souhaitez voir apparaître dans votre export :

36 Servez vous des flèches pour faire passer le nom des divers champs d'un cadre à l'autre pour qu'il ne reste dans le cadre de droite que les champs que vous souhaitez retenir pour votre export. Vous pouvez utiliser les flèches ou double-cliquer sur la dénomination. Sélectionnez-les dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les voir apparaître dans votre tableau. Puis donnez un nom à votre "Liste d'export" afin de l'identifier et la retrouver rapidement lors de votre prochaine connexion(1) : (2) La note "N'oubliez pas de vérifier les dates après chargement d'un modèle d'export" vous rappelle qu'à chaque enregistrement d'un modèle d'export, les dates ne s'enregistrent pas ; ce sont les dates de l'année en cours qui se réaffichent par défaut. Il vous faut donc les modifier à chaque retour sur une liste d'export et ce, même si vous l'avez enregistrée. (3) Enfin, "Exporter" ou "Enregistrer" : "Exporter" afin d'obtenir votre tableau immédiatement ou "Enregistrer" pour garder vos critères et vos champs en mémoire et y revenir plus tard.

37 Exporter les compteurs de mon équipe. Rendez-vous sur votre page d'accueil et cliquez sur l'onglet "Exploitation" : Sur la gauche de la page qui s'affiche, vous trouverez ce petit menu vous proposant l'option "Extraction" puis "Export des compteurs" : Cliquez sur "Export des compteurs" : 2 encarts différents se superposent alors. Ces encarts vont permettre au système de récolter les informations nécessaires à l'extraction souhaitée. "Critères de recherche" : Le système OS CONGES vous propose ici de faire une recherche ciblée des information sur lesquelles vous souhaitez construire votre export. Vous pouvez choisir d'exporter les données au format PDF pour impression, au format CSV pour obtenir un tableau Excel des données ou au format HTML pour afficher votre export à l'écran. L'encart du dessous "Choix des champs" vous permet de sélectionner les informations concernant les salariés que vous souhaitez voir apparaître dans votre export :

38 Servez vous des flèches pour faire passer le nom des divers champs d'un cadre à l'autre pour qu'il ne reste dans le cadre de droite que les champs que vous souhaitez retenir pour votre export. Vous pouvez utiliser les flèches ou double-cliquer sur la dénomination. Sélectionnez-les dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les voir apparaître dans votre tableau. Enfin, exportez.

39 Indiquer les périodes propices à la prise de congés. Vous pouvez parfaitement le faire! Le validant dispose d'un outil permettant d'indiquer aux membres de son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés ou périodes de forte ou de faible activité. C'est également un très bon outil d'aide à la décision quand ce dernier doit choisir de valider ou non une demande de congés. Pour cela, sur votre page d'accueil, cliquez sur l'onglet "Gestion" : Une nouvelle page s'ouvre et dans le menu s'affichant à gauche de l'écran, sélectionnez "Edition des zones" : Définissez maintenant le service pour lequel vous souhaitez indiquer les zones d'activité grâce au menu déroulant qui s'affiche : Cette action a pour effet d'afficher un calendrier de l'année en cours pour le service sélectionné. Vous pouvez alors choisir quelles sont les périodes que vous souhaitez hachurer pour signaler une forte ou une faible activité, ou selon le secteur d'activités de votre entreprise, une période singulière pour votre service comme par exemple votre présence sur un salon professionnel, une foire ou tout autre événement. Dans le calendrier affiché, cliquez alors sur la date du premier jour de la période choisie afin d'ouvrir cette fenêtre : La date de début de période est celle sur laquelle vous avez cliqué. Sélectionnez la date de fin de période,

40 Insérez votre commentaire tel que "Forte activité", "Salon XXX Paris Villepinte", "Faible Activité", "Fermeture Annuelle" ou autre... (dans notre exemple "Rush de la rentrée"), Choisissez la couleur des hachures, Enregistrez. Une fois les données enregistrées, le calendrier de l'année en cours s'affiche et la période que vous venez de paramétrer s'affiche. Si vous survolez cette période avec votre souris, une bulle indiquant votre commentaire s'affiche. Les membres de votre équipe auront donc connaissance de cette information au dépôt de leur demande.

41 MANUEL DU GESTIONNAIRE RH. Définition du profil "Gestionnaire RH" Accéder au calendrier d'un utilisateur Déposer une demande pour un utilisateur Modifier une demande d'un utilisateur Supprimer la demande d'un utilisateur Déposer une absence pour plusieurs employés Visualiser les plannings collectifs Traiter les demandes à la place du valideur....52

42 Définition du profil "Gestionnaire RH". Le profil du "Gestionnaire RH" est similaire à celui de l'"administrateur RH", excepté qu'il ne lui est pas possible d'accéder au écrans de paramétrage d'os Congés. Le gestionnaire ne peut intervenir que sur les comptes des personnes qu'il a en gestion. N attribuer ce niveau d habilitation qu aux personnes formées à l administration d OS Congés.

43 Accéder au calendrier d'un utilisateur. En tant qu'administrateur, vous avez accès aux calendriers individuel de tous les utilisateurs d'os Congés sans exception. 1. Cliquez sur le menu gestion dans le menu du haut : 2. Renseignez les critères permettant d'accéder au collaborateur souhaité : 3. Un tableau de résultat apparaît : 4. Son calendrier apparaît, vous pouvez : - Visualiser ses périodes de congés, - Déposer, modifier ou annuler un congé en son nom REMARQUE : les actions réalisées en tant que gestionnaire ou administrateur ne requièrent pas l'approbation du ou des valideurs.

44 Déposer une demande pour un utilisateur. 1. Accédez au calendrier de l'utilisateur en question comme vu dans cette procédure "Accéder au calendrier d'un utilisateur" 2. Déposez ensuite le demande de congés de la même façon que sur votre calendrier personnel (Déposer un congés) REMARQUE : - En tant qu'administrateur ou gestionnaire vous pouvez déposer une demande de congés sans limite dans le passé ou le futur, - Les demandes que vous déposez ne sont pas soumise à l'approbation de la chaine hiérarchique de l'utilisateur concerné, - L'utilisateur est notifié de votre intervention.

45 Modifier une demande d'un utilisateur. Cette action est possible à partir du calendrier de l'employé pour qui vous souhaitez modifier une demande d'absence. 1. Accédez au Calendrier de l'employé en question comme vu dans cette procédure "Accéder au calendrier d'un utilisateur". 2. Le calendrier de l'utilisateur apparaît : 3. Les détails de la demande en question vont s'afficher :

46 Supprimer la demande d'un utilisateur. Cette action est possible à partir du calendrier de l'employé pour qui vous souhaitez supprimer une demande d'absence. 1. Accédez au Calendrier de l'employé en question comme vu dans cette procédure "Accéder au calendrier d'un utilisateur". 2. Le calendrier de l'utilisateur apparaît : 3. Les détails de la demande en question vont s'afficher : Cliquez sur le bouton 4. Une fenêtre s'ouvre : en pied de page.

47 Le "traitement de la demande" propose un périmètre d'action sur la demande en fonction du statut de la demande. Dans l'exemple, comme nous travaillons sur une demande validée, il nous propose "Suppression de la demande". Cliquez donc sur "Supprimer la demande" et sur "Suivant". Un nouveau pop-up va s'ouvrir, le système vérifie que c'est bien ce que vous souhaitez faire : Si oui, "Enregistrez". La demande d'absence est supprimée. Elle disparaît du planning de l'employé concerné.

48 Déposer une absence pour plusieurs employés. La Direction décide de fermer l'entreprise ou un service en particulier pour un pont par exemple ou pour toute autre raison. En tant qu'administrateur, vous souhaitez déposer cette absence en une seule fois pour tout le monde : vous avez raison, c'est un gain de temps et c'est possible! 1. dans le menu du haut, cliquez sur l'onglet "Gestion" : 2. Sur la droite de la page qui s'affiche, choississez "Dépôt de demande" dans ce petit menu : 3. Un formulaire multi-critères apparaît : 4. Sélectionnez les utilisateurs dans le tableau de résultats :

49 5. Une fenêtre s'ouvre : Sélectionnez "Non périodique" car c'est une demande d'absence ponctuelle. Une fois que vous avez cliqué sur "Suivant", s'ouvre la fenêtre habituelle de "Dépôt d'une nouvelle demande d'absence" :

50 Remplissez le formulaire de dépôt d'une nouvelle demande d'absence, cliquez sur "Déposer" et la demande sera déposée et automatiquement validée - lorsque cela est possible - pour les employés concernés. Le système vérifie au dépôt les compteurs des personnes concernées et établit un "Rapport de dépôt d'absence" si un ou plusieurs compteurs étaient insuffisants.

51 Visualiser les plannings collectifs. 1. Cliquez sur le menu "Planning" : 2. Un formulaire mutil-critères s'affiche et va vous permettre de visualiser le planning exact dont vous avez besoin : Cette page est on ne peut plus intutive : en (1), vous pouvez visualiser le planning d'un service et en (2), le planning d'un ou plusieurs utilisateur(s) en particulier. Servez-vous des flèches qui vous servent à faire passer le nom de vos collaborateurs d'un cadre à l'autre pour qu'il ne reste dans le cadre de droite que les personnes que vous souhaitez retenir pour votre planning. Vous pouvez utiliser les flèches ou juste cliquer sur le nom. En (3), vous verrez que vous pouvez vous créer des plannings personnalisés et les enregistrer en cliquant sur le bouton (4) "Gérer les listes" : pour gérer les listes personnalisées, reportez-vous à la FAQ suivante : Personnaliser les plannings collectifs. REMARQUE : les plannings et les utilisateurs affichés dans les listes de critères correspondent à ceux de votre périmètre de gestion.

52 Traiter les demandes à la place du valideur. Vous pouvez visualiser les demandes d'absence en attente de traitement par les chefs de service ou validants. En tant qu'administrateur ou gestionnaire, il vous est également possible de traiter la demande à la place du validant. 1. Cliquez sur l'ongelt "Exploitation" de votre page d'accueil : Par défaut, la page d'accueil de l'espace "Exploitation" est celle-ci : Nous constatons ici simplement qu'il reste 3 demandes en attente de traitement. Imaginons que les référents soient eux-mêmes absents en ce moment et que l'une des demandes en attente est urgente. En tant qu'administrateur ou gestionnaire, vous pouvez la traiter. 2. une fenêtre "pop-up" apparaît :

53 Il ne vous reste qu'à valider ou refuser la demande et cliquer sur "OK". Un mail de notification sera envoyé à l'utilisateur concerné. REMARQUE : le commentaire n'est obligatoire que si vous refusez la demande.

54 MANUEL DE L'ADMINISTRATEUR. Définition du profil "Administrateur" Exploitation au quotidien...56 Accéder au calendrier d'un utilisateur Déposer une demande pour un utilisateur Modifier une demande d'un utilisateur Supprimer la demande d'un utilisateur Déposer une absence pour plusieurs employés Visualiser les plannings collectifs Traiter les demandes à la place du valideur Paramétrage...68 Créer, modifier ou désactiver un service Créer, modifier ou désactiver un contrat...72 Créer, modifier ou désactiver un groupe...74 La gestion des utilisateurs...76 Accéder à la fiche d'un utilisateur...77 Créer un utilisateur...79 Désactiver et/ou supprimer un utilisateur...81 Activer et alimenter un compteur...82 Attribuer 1 ou 2 référents Affecter un cycle de travail...86 Supprimer un cycle de travail...88 Affecter un périmètre de planning...90 Affecter le périmètre d'un gestionnaire...92 Créer et paramétrer un type d'absence Associer un compteur...96 Définir un périmètre d'accès...98 Définir un message d'information Ordonner les motifs d'absence Créer un cycle de travail Paramétrer les référents en masse Modifier les compteurs en masse Paramétrer les s Activer/Désactiver les s générés Personnaliser le contenu des s envoyés Ajouter un lien vers l'application Valider un congé depuis l'

55 Définition du profil "Administrateur". Le profil administrateur a la main pour paramétrer entièrement le logiciel ; c'est un profil pilote qui n'a quasiment aucune limite dans le périmètre fonctionnel du logiciel. Il est recommandé d'attribuer ce niveau d habilitation qu aux personnes formées à l administration d OS Congés.

56 Exploitation au quotidien Accéder au calendrier d'un utilisateur Déposer une demande pour un utilisateur Modifier une demande d'un utilisateur Supprimer la demande d'un utilisateur Déposer une absence pour plusieurs employés Visualiser les plannings collectifs Traiter les demandes à la place du valideur....66

57 Accéder au calendrier d'un utilisateur. En tant qu'administrateur, vous avez accès aux calendriers individuel de tous les utilisateurs d'os Congés sans exception. 1. Cliquez sur le menu gestion dans le menu du haut : 2. Renseignez les critères permettant d'accéder au collaborateur souhaité : 3. Un tableau de résultat apparaît : 4. Son calendrier apparaît, vous pouvez : - Visualiser ses périodes de congés, - Déposer, modifier ou annuler un congé en son nom REMARQUE : les actions réalisées en tant que gestionnaire ou administrateur ne requièrent pas l'approbation du ou des valideurs.

58 Déposer une demande pour un utilisateur. 1. Accédez au calendrier de l'utilisateur en question comme vu dans cette procédure "Accéder au calendrier d'un utilisateur" 2. Déposez ensuite le demande de congés de la même façon que sur votre calendrier personnel (Déposer un congés) REMARQUE : - En tant qu'administrateur ou gestionnaire vous pouvez déposer une demande de congés sans limite dans le passé ou le futur, - Les demandes que vous déposez ne sont pas soumise à l'approbation de la chaine hiérarchique de l'utilisateur concerné, - L'utilisateur est notifié de votre intervention.

59 Modifier une demande d'un utilisateur. Cette action est possible à partir du calendrier de l'employé pour qui vous souhaitez modifier une demande d'absence. 1. Accédez au Calendrier de l'employé en question comme vu dans cette procédure "Accéder au calendrier d'un utilisateur". 2. Le calendrier de l'utilisateur apparaît : 3. Les détails de la demande en question vont s'afficher :

60 Supprimer la demande d'un utilisateur. Cette action est possible à partir du calendrier de l'employé pour qui vous souhaitez supprimer une demande d'absence. 1. Accédez au Calendrier de l'employé en question comme vu dans cette procédure "Accéder au calendrier d'un utilisateur". 2. Le calendrier de l'utilisateur apparaît : 3. Les détails de la demande en question vont s'afficher : Cliquez sur le bouton 4. Une fenêtre s'ouvre : en pied de page.

61 Le "traitement de la demande" propose un périmètre d'action sur la demande en fonction du statut de la demande. Dans l'exemple, comme nous travaillons sur une demande validée, il nous propose "Suppression de la demande". Cliquez donc sur "Supprimer la demande" et sur "Suivant". Un nouveau pop-up va s'ouvrir, le système vérifie que c'est bien ce que vous souhaitez faire : Si oui, "Enregistrez". La demande d'absence est supprimée. Elle disparaît du planning de l'employé concerné.

62 Déposer une absence pour plusieurs employés. La Direction décide de fermer l'entreprise ou un service en particulier pour un pont par exemple ou pour toute autre raison. En tant qu'administrateur, vous souhaitez déposer cette absence en une seule fois pour tout le monde : vous avez raison, c'est un gain de temps et c'est possible! 1. dans le menu du haut, cliquez sur l'onglet "Gestion" : 2. Sur la droite de la page qui s'affiche, choississez "Dépôt de demande" dans ce petit menu : 3. Un formulaire multi-critères apparaît : 4. Sélectionnez les utilisateurs dans le tableau de résultats :

63 5. Une fenêtre s'ouvre : Sélectionnez "Non périodique" car c'est une demande d'absence ponctuelle. Une fois que vous avez cliqué sur "Suivant", s'ouvre la fenêtre habituelle de "Dépôt d'une nouvelle demande d'absence" :

64 Remplissez le formulaire de dépôt d'une nouvelle demande d'absence, cliquez sur "Déposer" et la demande sera déposée et automatiquement validée - lorsque cela est possible - pour les employés concernés. Le système vérifie au dépôt les compteurs des personnes concernées et établit un "Rapport de dépôt d'absence" si un ou plusieurs compteurs étaient insuffisants.

65 Visualiser les plannings collectifs. 1. Cliquez sur le menu "Planning" : 2. Un formulaire mutil-critères s'affiche et va vous permettre de visualiser le planning exact dont vous avez besoin : Cette page est on ne peut plus intutive : en (1), vous pouvez visualiser le planning d'un service et en (2), le planning d'un ou plusieurs utilisateur(s) en particulier. Servez-vous des flèches qui vous servent à faire passer le nom de vos collaborateurs d'un cadre à l'autre pour qu'il ne reste dans le cadre de droite que les personnes que vous souhaitez retenir pour votre planning. Vous pouvez utiliser les flèches ou juste cliquer sur le nom. En (3), vous verrez que vous pouvez vous créer des plannings personnalisés et les enregistrer en cliquant sur le bouton (4) "Gérer les listes" : pour gérer les listes personnalisées, reportez-vous à la FAQ suivante : Personnaliser les plannings collectifs. REMARQUE : les plannings et les utilisateurs affichés dans les listes de critères correspondent à ceux de votre périmètre de gestion.

66 Traiter les demandes à la place du valideur. Vous pouvez visualiser les demandes d'absence en attente de traitement par les chefs de service ou validants. En tant qu'administrateur ou gestionnaire, il vous est également possible de traiter la demande à la place du validant. 1. Cliquez sur l'ongelt "Exploitation" de votre page d'accueil : Par défaut, la page d'accueil de l'espace "Exploitation" est celle-ci : Nous constatons ici simplement qu'il reste 3 demandes en attente de traitement. Imaginons que les référents soient eux-mêmes absents en ce moment et que l'une des demandes en attente est urgente. En tant qu'administrateur ou gestionnaire, vous pouvez la traiter. 2. une fenêtre "pop-up" apparaît :

67 Il ne vous reste qu'à valider ou refuser la demande et cliquer sur "OK". Un mail de notification sera envoyé à l'utilisateur concerné. REMARQUE : le commentaire n'est obligatoire que si vous refusez la demande.

68 Paramétrage Créer, modifier ou désactiver un service Créer, modifier ou désactiver un contrat...72 Créer, modifier ou désactiver un groupe...74 La gestion des utilisateurs...76 Accéder à la fiche d'un utilisateur...77 Créer un utilisateur...79 Désactiver et/ou supprimer un utilisateur...81 Activer et alimenter un compteur...82 Attribuer 1 ou 2 référents Affecter un cycle de travail...86 Supprimer un cycle de travail...88 Affecter un périmètre de planning...90 Affecter le périmètre d'un gestionnaire...92 Créer et paramétrer un type d'absence Associer un compteur...96 Définir un périmètre d'accès...98 Définir un message d'information Ordonner les motifs d'absence Créer un cycle de travail Paramétrer les référents en masse Modifier les compteurs en masse Paramétrer les s Activer/Désactiver les s générés Personnaliser le contenu des s envoyés Ajouter un lien vers l'application Valider un congé depuis l'

69 Créer, modifier ou désactiver un service. OS CONGES permet d'associer les utilisateurs à un service, une équipe, etc... Dans OS Congés, la notion de service a pour but : - Générer des plannings collectifs, - Faire du reporting. 1. Cliquez sur le menu "Paramétrage" : 2. Dans le menu "Général" sur la gauche de votre page, cliquez sur "Service/Section" : 3. Pour créer un service : Une fenêtre apparaît :

70 Il ne vous reste plus qu'à entrer le LIBELLE DU SERVICE, sa LOCALISATION, le rendre ACTIF ou non et l'enregistrer grâce au bouton "Créer". 4. pour modifier un service : Une fenêtre apparaît : Vous pouvez désormais modifier l'un des 3 champs, puis enregistrer grâce au bouton "Enregistrer les modifications". 5. pour désactiver / supprimer un service :

71 Une fenêtre apparaît : Suite à cette action le service est désactivéet un bouton "supprimer" apparaît : REMARQUE : il est impossible de supprimer un service si celui-ci contient encore des utilisateurs (même désactivés)

72 Créer, modifier ou désactiver un contrat Notions de base : Le paramétre "contrat" est souvent directement lié à des règles de gestion, il est donc utile de pouvoir associer un salarié avec un type de contrat permettant ainsi à OS Congés de mettre en oeuvre les règles de gestion adéquats. 1. Pour cela, rendez-vous sur votre page d'accueil Administrateur et cliquez sur l'onglet "Paramétrage" : 2. Sélectionnez ensuite "Types de contrats" dans le menu proposé : L'écran de paramétrage des types de contrat apparaît. 3. Pour créer un contrat :

73 4. Pour modifier ou désactiver un contrat : La ligne correspondante se place en édition :

74 Créer, modifier ou désactiver un groupe Notions de base : Le paramétre "groupe" est souvent directement lié à des règles de gestion, il est donc utile de pouvoir associer un salarié avec un groupe permettant ainsi à OS Congés de mettre en oeuvre les règles de gestion adéquats. Exemple : - Le groupe "CADRE" a droit à X jours de RTT et le groupe "non cadre" a Y jours sur la base d'un temps plein, - Etc. 1. Pour cela, rendez-vous sur votre page d'accueil Administrateur et cliquez sur l'onglet "Paramétrage" : 2. Sélectionnez ensuite "Groupes employés" dans le menu proposé : L'écran de paramétrage des groupes apparaît. 3. Pour créer un groupe :

75 4. Pour modifier ou désactiver un groupe : La ligne correspondante se place en édition :

76 La gestion des utilisateurs Accéder à la fiche d'un utilisateur...77 Créer un utilisateur...79 Désactiver et/ou supprimer un utilisateur...81 Activer et alimenter un compteur...82 Attribuer 1 ou 2 référents Affecter un cycle de travail...86 Supprimer un cycle de travail...88 Affecter un périmètre de planning...90 Affecter le périmètre d'un gestionnaire...92

77 Accéder à la fiche d'un utilisateur 1. Cliquez sur le menu "Paramétrage" : 2. Cliquez sur le sous-menu "Gérer les employes" dans le menu de gauche : 3. Saisissez un ou plusieurs critères de recherche : 4. Sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez accéder :

78 Sa fiche utilisateur se charge. REMARQUE : si l'utilisateur que vous recherchez n'apparaît pas, celui-ci est peut être désactivé, par défaut les utilisateurs inactif ne sont plus affichés, pour cela, ajustez les critères de recherche correspondant :

79 Créer un utilisateur 1. Cliquez sur le menu "Paramétrage" : 2. Cliquez sur le sous-menu "Gérer les employes" dans le menu de gauche : 3. Sur l'écran principal, cliquez sur le bouton "Créer un utilisateur" : 4. Le formulaire de création apparaît :

80 Une fois la fiche crée, OS Congés vous redirige vers le compte du nouvel utilisateur afin que vous puissiez finir de compléter sa fiche.

81 Désactiver et/ou supprimer un utilisateur 1. Pour désactiver et/ou supprimer un utilisateur, accédez au compte de l'utilisateur en question comme vu dans cette procédure "Accéder à la fiche d'un utilisateur" 2. Désactivé l'utilisateur : A cette étape, l'utilisateur est simplement désactivé, il n'apparaît plus dans les états ni dans les plannings collectifs, un bouton "Supprimer" apparaît en pied de tableau : 3. Supprimer l'utilisateur :

82 Activer et alimenter un compteur Notions de base : Une absence est associée à un compteur si : L'absence est sujette à une acquisition périodique de jours (exemple 2.08j ou 2,5j de CP acquis par mois), Le nombre de jours de congés peut potentiellement être différent d'un utilisateur à un autre. OS Congés dispose de fonctions permettant de calculer des droits périodiquement et de mettre à jour automatiquement les compteurs et/ou de les récupérer automatiquement de votre logiciel de paye. 1. Pour activer et alimenter un compteur pour un utilisateur, accédez au compte de l'utilisateur en question comme vu dans cette procédure "Accéder à la fiche d'un utilisateur" 2. Rendez vous dans l'onglet "Infos RH" de sa fiche utilisateur : 3. Renseignez la valeur du compteur :

83 Suite à l'action de modification, une ligne d'historique apparaît dans le tableau en pied de page avec votre commentaire :

84 Attribuer 1 ou 2 référents. Gestion de la hiérarchie principe de base : OS Congés offre la possibilité d affecter 1 à 2 niveaux hiérarchiques de validation, Seuls les profils utilisateur, référent et gestionnaire peuvent se retrouver sous la responsabilité d une autre personne, Une action réalisée par un administrateur RH ou un gestionnaire pour le compte d'un tiers n'est pas soumise à validation, ces profils représentent le plus haut niveau d autorité dans OS Congés, Seuls les employés possédant le profil «validant», «gestionnaire» ou «administrateur RH» peuvent être affectés comme référent 1 ou référent 2 à un utilisateur. 1. Accédez au compte de l'utilisateur en question comme vu dans cette procédure "Accéder à la fiche d'un utilisateur" 2. Lancez une recherche pour trouver l'utilisateur à qui vous voulez attribuer un ou deux validants et cliquez sur le résultat de votre recherche pour arriver sur la fiche d'"informations Générales" de l'employé concerné. Parmi ces informations générales, et selon le profil attribué à l'utilisateur (1) : Référent 1 (2) Lorsqu un employé (utilisateur ou référent) dépose une nouvelle demande, une demande de modification ou une demande d annulation, celle-ci est transmise automatiquement au «référent 1». Le référent 1 est averti par et peut traiter cette demande directement à partir de la page d accueil de son espace personnel (Cf. onglet nouvelles demandes). Scénario de traitement par référent 1 :

85 Dans le cas où le référent 1 refuse la demande, un mail de refus est envoyé à l employé concerné et la demande se place dans l onglet «Demandes refusées» Si référent 1 valide la demande, OS Congés vérifie si l employé possède un référent 2 : Si oui, envoi de la demande au référent 2 Si non, envoi d un mail à l employé concerné et la demande se place dans l onglet «Demandes validées» Référent 2 (3) Le référent 2 ne peut intervenir uniquement que sur une demande préalablement validée par un référent 1. Suite à la validation d une demande par un référent 1, un mail d alerte est envoyé au référent 2 ; ce dernier pourra traiter cette demande directement à partir de la page d accueil de son espace personnel. Notion de suppléant (4) Si, lors du dépôt d une demande par un utilisateur, son référent 1 n est pas au moins présent 1 journée avant le premier jour de la période d'absence pour traiter sa demande ; celle-ci est transmise au référent 2 suppléant.

86 Affecter un cycle de travail Notions de base : Le cycle de travail d'un utilisateur permet : D'identifier sur son calendrier individuel et sur les plannings collectifs les jours chômés liés au repos hebdomadaire et au temps partiels, De gérer le décompte de jours pour une période d'absence donnée, De calculer les droits à congés dans certains cas (obligation de service hebdomadaire dans la fonction publique). OS Congés est capable de gérer tous les types de cycle de travail ainsi que les alternances de semaines. 1. Accédez au compte de l'utilisateur en question comme vu dans cette procédure "Accéder à la fiche d'un utilisateur" 2. Lancez une recherche pour trouver l'utilisateur à qui vous voulez ajouter ou modifier un cycle de travail et cliquez sur le résultat de votre recherche pour arriver sur la fiche "Cycle de travail" de l'employé concerné. 3. Renseignez le cycle : Nb. : si le cycle de travail souhaité n'apparaît pas dans la liste déroulante, vous pouvez le créer grace à cette procédure "Créer un cycle de travail". Ce message informatif s'affiche : En effet, le mode de calcul des périodes de congés peut diffèrer si le salarié est à plein temps ou à 80%. Cliquez sur OK OS Congés va vérifier l'ensemble des périodes de congés impactées par le changement de cycle à compter de la date de prise en compte.

87 D'un simple coup d'oeil, vous visualisez les demandes d'absence selon leur type ainsi que le décompte avant et après modification. Si vous êtes d'accord avec le nouveau décompte, "Valider" grâce au bouton en bas de page. Si vous n'êtes pas d'accord pour toutes les absences, il vous est possible d'annuler. Lorsque vous validez, les compteurs du salarié se remettent alors à jour en fonction du nouveau planning ou cycle de travail. Ce message apparaît : REMARQUE : dans le cas d'un paramétrage fonction publique, le changement de cycle entraine un recalcule automatique des droits à congés annuels, un tableau dédié a ce recalcule apparaît en plus du tableau de recalcule des périodes d'absence.

88 Supprimer un cycle de travail 1. Accédez au compte de l'utilisateur en question comme vu dans cette procédure "Accéder à la fiche d'un utilisateur" 2. Lancez une recherche pour trouver l'utilisateur à qui vous voulez supprimer un cycle de travail et cliquez sur le résultat de votre recherche pour arriver sur la fiche "Cycle de travail" de l'employé concerné. 3. Sélectionnez le cycle : Le cycle sélectionné passe en mode "modification" : Ce message informatif s'affiche : En effet, le mode de calcul des périodes de congés peut diffèrer si le salarié est à plein temps ou à 80%. Cliquez sur OK OS Congés va vérifier l'ensemble des périodes de congés impactées par la suppression de cycle à compter de la date de prise en compte.

89 D'un simple coup d'oeil, vous visualisez les demandes d'absence selon leur type ainsi que le décompte avant et après modification. Si vous êtes d'accord avec le nouveau décompte, "Valider" grâce au bouton en bas de page. Si vous n'êtes pas d'accord pour toutes les absences, il vous est possible d'annuler. Lorsque vous validez, les compteurs du salarié se remettent alors à jour en fonction du nouveau planning ou cycle de travail. Ce message apparaît : REMARQUE : dans le cas d'un paramétrage fonction publique, la suppression de cycle entraine un recalcule automatique des droits à congés annuels, un tableau dédié a ce recalcule apparaît en plus du tableau de recalcule des périodes d'absence.

90 Affecter un périmètre de planning Notions de base : Par défaut OS Congés attribue les droits de visibilité des plannings collectifs en fonction du profil : Un utilisateur simple voit le planinng collectif de son service d'appartenance, Un référent valideur voit les plannings collectifs des services dans lesquels il a un rôle de valideur (pour au moins 1 utilisateur), Le gestionnaire n'a par défaut aucun périmètre, L'administrateur voit la totalité du périmètre d'os Congés. L'administrateur peut étendre les droits de visibilité au cas par cas en fonction du besoin (le gestionnaire bénéficie du même droit mais uniquement sur son périmètre d'attribution). Pour étendre les droits d'un utilisateur donné : 1. Accédez au compte de l'utilisateur en question comme vu dans cette procédure "Accéder à la fiche d'un utilisateur" 2. Cliquez sur l'onglet "Planning" de la fiche utilisateur : Lorsque les services souhaités sont positionnés sur la liste de droite :

91 L'utilisateur voit désormais les plannings collectifs des services "production", "exploitation" et "communication" en PLUS de son service d'appartenance.

92 Affecter le périmètre d'un gestionnaire Notions de base : Le profil du "Gestionnaire RH" est similaire à celui de l'"administrateur RH", excepté qu'il ne lui est pas possible d'accéder au écrans de paramétrage d'os Congés. Contrairement à l'administrateur, il est possible d'attribuer TOUT ou PARTIE du périmètre utilisateur dans son porte feuille de gestion et restreindre ainsi son périmètre d'intervention. Le périmètre de gestion d'un gestionnaire est indissociable de son périmètre d'accès aux plannings collectifs, vous devez donc suivre la procédure "Affecter un périmètre de planning" pour affecter le périmètre de gestion et de visibilité des plannings à un gestionnaire. REMARQUE : Un gestionnaire peut configurer le profil d'un autre gestionnaire, uniquement si celui-ci fait partie de son périmètre de gestion, Un gestionnaire ne peut pas augmenter ses droits et s'auto-attribuer le droit administrateur.