Comité de suivi : relevé de conclusions

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1 Comité de suivi : relevé de conclusions Diffusion restreinte à la liste des destinataires 4 février 2014 Suivi par : Aurélie BOUKAKA MAAF - DGER - MAPAT aurelie.boukaka@educagri.fr Marie SOLEILHET Ingénierie / marie.soleilhet@educagri.fr Destinataires : Aurélie Boukaka (DGER - MAPAT) Jean Chevaldonné (ASD - Eduter) Katell Collet-Thireau (ASD - EI) Sarah Cornu (ASD - EI) Véronique Le-Guen (DGER - MAPAT) Aude Maurice (ASD - EC) Guillaume Mignotte (ASD - EC) Franck Provots (ASD - EI) Frédérique Rousseau (ASD - EI) David Séverin (ASD - EC) LISTE DES MEMBRES DU COMITE DE SUIVI Présents Margot Arrault (DGER - MAPAT) Christophe Bernard (UNMFREO) Daniel Bénistant (UNREP) Aurélie Boukaka (DGER - MAPAT) Jean Chevaldonné (ASD Eduter) Sarah Cornu (ASD Eduter Ingénierie) Franck Daniel (DRTIC) Bruno Cogourdant (DRAAF - SRFD) Véronique Duchesne (CNEAP) Véronique Le-Guen (DGER - MAPAT) Aude Maurice (ASD Eduter CNERTA) Sylvie Perget (ENFA) Cyril Samson (APREFA) Marie Soleilhet (ASD Eduter Ingénierie) Véronique Wozniak (IEA) Excusés Maud Bainvel (CNEAP) Michel Bascle (ENFA) Hervé Bizard (UNREP) Jean-Claude Daigney (MFR) Philippe Duffourd (ASD Eduter Ingénierie) Alexis Leroy (CNEAP) Bertrand Manterola (SG-DICOM) Guillaume Mignotte (ASD Eduter CNERTA) Gérard Parisot (Directeur d établissement) Emmanuel Persichini (SG-DICOM) Philippe Poussin (CNEAP) Franck Provots (ASD Eduter Ingénierie) Mireille Riou-Canals (DGER) David Séverin (ASD Eduter CNERTA) Véronique Tête (CNEAP) Laurent Villain (DRTIC) DOCUMENT DE REFERENCE (disponibles sur demande auprès de Marie Soleilhet) 1 ChloroFil.fr : guide rédacteur chlorofil-guide-typo3-complet-1211.pdf 2 : Valorisation de la veille réalisée dans l'ea chlorofil-veille-v pdf Etude des modalités de mise en oeuvre 3 : Améliorer la visibilité et l'interactivité avec les internautes Etude préliminaire chlorofil-visib-interact-v pdf TABLEAU D ETAT Etat Auteur / structure Version Date Référence du document Rédigé Marie Soleilhet (ASD - EI) 1 4 février 2014 CS-chlorofil cr-v1.doc Relu et modifié Aurélie Boukaka 2 5 mars 2014 CS-chlorofil cr-v2.doc Validé p.1/10

2 SOMMAIRE 1. FREQUENTATION ET UTILISATION DU SITE Fréquentation du site Répartition de l origine des accès Répartition des consultations Répartition des messages adressés à redaction-chlorofil@educagri.fr REALISATIONS Animation, gestion et mise en ligne des contenus du site Déploiement de nouvelles fonctionnalités Mise en œuvre et ouverture de l'espace personnalisé "Mon espace ChloroFil" Intégration des sites satellites Préparation de l'évolution de la typologie "Statistiques" Valorisation de la veille réalisée dans l'ea Amélioration de la visibilité et de l'interactivité avec les internautes Adresses web raccourcies Coordination et professionnalisation du réseau des rédacteurs PROJETS Rédaction, animation et suivi du site Suivi technique et ingénierie informatique p.2/10

3 1. FREQUENTATION ET UTILISATION DU SITE 1.1. Fréquentation du site En 2013, le site ChloroFil a totalisé visites (+3% par rapport à 2012) qui correspondent à plus de 3 millions de pages vues (progression de 7% par rapport à 2012) Répartition de l origine des accès L'accès principal au site se fait par les moteurs de recherche et, majoritairement, par l'intermédiaire de Google marque l'arrivée de nouveaux acteurs de l'accès au site : les réseaux sociaux Répartition des consultations Les rubriques "Diplômes et référentiels", et "Système éducatif" restent stables (respectivement 55% et 9%) ; les rubriques "Emplois" et "Ressources" perdent chacune 1 point (déplacement des concours pour l'une, diminution des mises en ligne pour l'autre suite à reprise en main par MISSI avec fiche modèle de "méta-données") et la rubrique "Vie scolaire", qui a fait l'objet d'une réorganisation complète pendant l'été, double sa fréquentation. L'accès par typologies représente 10% des consultations (+ 2 points par rapport à 2012) et ce sont toujours les "Textes officiels" qui représentent la plus grande part. p.3/10

4 1.4. Répartition des messages adressés à Une quarantaine de méls est, en moyenne, adressée chaque mois à l'équipe de rédaction du site (10 de moins par mois qu'en 2012). La répartition des méls reçus par rubrique concernée est quasiment superposable à la répartition de la fréquentation du site. Globalement, 90% des méls reçoivent une réponse en moins d'une semaine (dont 75% en moins de 3 jours). 2. REALISATIONS Animation, gestion et mise en ligne des contenus du site Rubrique 1 - Système, notamment la convention interministérielle égalité, le guide de bonnes pratiques en formation, la concertation sur l'avenir de l'ea, les cartes de l'ea et la restructuration de la rubrique SST (en cours de validation BVIE) Rubrique 2 - Emploi, notamment la documentation statutaire et indemnitaire (projet avec SG et MISSI, Intranet), les portraits, les informations relatives au recrutement (hormis les nouveaux concours 2014), à la formation continue et à la mobilité Rubrique 3 - Diplômes, notamment l'actualisation régulière de toutes les pages "diplômes" en lien avec le BDET mais aussi les informations relatives à l'accompagnement des rénovations de diplômes, les comptes-rendus des opérations pilotes, les sujets des examens de l'ea et les certifications informatiques Rubrique 4 - Vie scolaire, notamment de nouvelles informations relatives au handicap, aux bourses, à l'égalité et à l'accompagnement éducatif des 4e et 3e Rubrique 5 - Ressources, notamment celles issues des opérations pilotes, le simulateur Engele, le portail documentaire du MEDDE Question : Les ressources partagées notamment à l'intérieur des conférences Mélagri pourraientelles alimenter la rubrique 5 de ChloroFil et si oui, selon quelles modalités? Réponse : Actuellement, la procédure est la suivante : toute personne peut proposer une ressource à condition de remplir une fiche de "méta-données" permettant la caractérisation de ladite ressource. Cette fiche est soumise à la relecture d'un groupe de validation qui peut solliciter en tant que de besoin des "experts" (disciplinaires, etc.). Aujourd'hui, les 2 principales difficultés rencontrées sont non seulement le repérage (conduisant à la rédaction des fiches) mais également l'expertise de la pertinence des ressources proposées (si les p.4/10

5 ressources éditées et les ressources validées par l'iea ne posent pas de problème d'expertise, la question se pose en revanche pour les ressources plus informelles issues de communautés de travail, de groupes de pairs, etc.). Sur le principe, il n'est pas exclu que ces ressources plus informelles puissent être mises à disposition sur ChloroFil, mais, compte tenu de la dimension institutionnelle du site, cela nécessitera certainement de délimiter certains critères et, en tout état de cause, d'indiquer très précisément la source et la provenance. La rubrique "Ressources" fera l'objet d'une attention particulière en 2014 (voir ci-après les "projets 2014") Déploiement de nouvelles fonctionnalités Mise en œuvre et ouverture de l'espace personnalisé "Mon espace ChloroFil" Conformément à ce qui avait été annoncé, l'espace personnalisé a été lancé en avril A ce jour, plus de 700 comptes ont été créés. 75% des inscrits déclarent appartenir à l'enseignement agricole et parmi ces internautes, plus des 2/3 sont des enseignants, 10% des personnes de direction, 8% des personnels de l'administration et 5% de personnel d'éducation. Dans les 25% hors enseignement agricole, les élèves représentent la plus grande part avec 1/4 des inscriptions suivis de près par les enseignants et formateurs de l'éducation nationale. Deux groupes tournent ensuite autour de 15% : les professionnels de l'agriculture, les cadres et employés de la fonction publique autre que EA et EN. Prochainement, 2 espaces spécifiques s'appuyant sur la fonction des "groupes thématiques" devraient voir le jour : l'un dédié au BTSA-LMD et l'autre à SIRENA (Rénovation du système d'information de l'enseignement agricole). Question : est-il possible de connaître les temps de connexion des internautes par profil? Réponse : ces données statistiques provenant de 2 sources différentes (Typo3 pour les profils et Google Analytics pour la consultation) il n'est pas possible de les croiser pour obtenir ces informations d'usages. p.5/10

6 Intégration des sites satellites L'intégration du site VAE s'est totalement achevée dans le 1er trimestre Celle du site de l'enseignement supérieur et de la recherche était prête depuis septembre mais l'ouverture a été réellement faite le 21 janvier 2014 après la parution de l'arrêté modifiant l'organisation et les attributions de la DGER. La quasi-totalité des fiches du site dédié à l'environnement de la FOAD ont été actualisées et réintégrées dans la rubrique "Ressources" (à l'exception de celles qui présentaient des outils obsolètes). Seules deux d'entre-elles sont encore en cours de relecture avant d'être intégrées à leur tour prochainement dans ChloroFil Préparation de l'évolution de la typologie "Statistiques" Par son positionnement transversal au sein de la DGER, la MISSI (Mission de la stratégie et des systèmes d'information) intervient dans différents domaines notamment le recueil et l'analyse des statistiques. Actuellement, certaines données sont diffusées dans les différentes rubriques de ChloroFil et accessibles de manière regroupée dans la typologie "Statistiques" (Fiches insertion, Statea, Panorama) mais MISSI a souhaité d'une part qu'un nombre plus important d'informations soit relayé et d'autre part que la visibilité soit améliorée. L'étude conduite a mené aux décisions suivantes : - l'entrée "Statistiques" sera renommée "Statistiques et résultats", - elle sera extraite des typologies qui ne seront donc plus qu'au nombre de 3 (Textes officiels, Salle de presse et Réseaux et annuaires), - le nouvel affichage graphique devra être similaire au modèle préparé pour l'enseignement supérieur et la recherche. La saisie des contenus est en cours et l'ouverture au public devrait être faite en mars p.6/10

7 Valorisation de la veille réalisée dans l'ea Différents bulletins issus d'activités de veille (web, presse, etc.) sont réalisés par et pour l'ea mais leur diffusion utilise différents canaux. Ce constat a porté la réflexion du projet "Valorisation de la veille réalisée dans l'ea" remis à MISSI en novembre Il comporte 2 volets : - valorisation intégrale des bulletins répertoriés (ensemble de liens permettant d'accéder aux différents bulletins) selon 4 provenances : * administration centrale, * fédération nationale d'établissement privé, * établissement d'enseignement supérieur (public et privé), * établissement du système national d'appui (SNA), (la liste recensée actuellement n'est pas exhaustive, les bulletins régionaux et locaux sont exclus de l'inventaire initial mais les propositions seront étudiées au cas par cas ; en tout état de cause, les informations des bulletins doivent pouvoir répondre aux préoccupations de la communauté éducative de l'ea dans l'exercice des missions dévolues à l'ea). - diffusion sélective d'informations "butinées" dans les bulletins répertoriés sur 4 thématiques : * informations officielles (gouvernement : loi, rapport, note de service, circulaire, etc.), * informations professionnelles (missions locales, fédérations professionnelles, etc.), * informations scientifiques (chercheurs, INRA, CEMAGREF, etc.), * informations journalistiques (presse quotidienne, hebdomadaires, etc.). Il nécessitera un travail de restructuration du sommaire de la typologie "Salle de presse" pour accueillir ces 2 entrées. La "Salle de presse" (qu'il est proposé de renommer "ea-kiosque") serait donc composée de 3 zones : 1- "Le fil de ChloroFil": références internes à ChloroFil (qui occupent actuellement la totalité de la "Salle de presse") composées d'un titre, d'un sous-titre et éventuellement d'une illustration, 2- "La sélection de la rédaction" : diffusion sélective des informations comprenant les 4 catégories citées précédemment dans le document composée des intitulés des DSI et de leurs dates de mise à jour (ex : 15 mai 2013). 3- "Bulletins de veille et d'infos" : valorisation intégrale des bulletins répertoriés composée des titres des bulletins, d'un sous-titre (brève description, indication d'auteur, etc.) et de leurs dates de mise à jour (ex : 15 mai 2013). Des contacts seront prochainement pris par la DGER-MAPAT aux différents partenaires identifiés. Synthèse des remarques et échanges L'inventaire est une première étape nécessaire et indispensable et sa diffusion devrait être particulièrement utile à la communauté de travail surtout si l'émetteur/l'auteur est clairement identifié. Une attention particulière doit être portée dans la DSI afin de limiter la redondance d'informations et de bien "catégoriser" les informations retenues (un des biais actuels des partages de veille sur les réseaux sociaux réside dans l'abondance d'informations non classées donc difficilement ré-exploitables). p.7/10

8 Amélioration de la visibilité et de l'interactivité avec les internautes Ce projet a été remis à MISSI en novembre Il fusionne en réalité 3 projets annoncés au précédent comité à savoir : - amélioration du référencement naturel de ChloroFil dans les moteurs de recherche, - étude préliminaire à la mise en œuvre d'enquêtes et de sondages en ligne destinés à recueillir les avis, attentes, besoins et remarques des internautes, - étude préliminaire à l'utilisation des nouveaux médias et réseaux sociaux pour améliorer la visibilité de ChloroFil et les services rendus aux internautes. Les travaux menés sur chacun de ces 3 items ont en effet conduit l'équipe à regrouper les synthèses et hypothèses dans un projet plus global d'amélioration de la visibilité et de l'interactivité avec les internautes structuré en 12 propositions d'actions répondant à 3 priorités : Priorités Phase 1 (juin 2014) Phase 2 (décembre 2014) Phase 3 (2015) Enrichir les informations proposées Renforcer le relais des informations sur le web de l'information Etudier l'opportunité d'une présence sur le web social - (re-)dynamiser un réseau d'auteurs tant au niveau de l'administration centrale qu'au niveau des services déconcentrés et des établissements locaux - établir un planning de diffusion pour certaines informations sous responsabilité éditoriale propre et/ou en relation avec les auteurs - optimiser le contenu (améliorer les titres et inter-titres, utiliser les balises, choisir et utiliser les mots-clés dans les contenus, etc.). - travailler avec soin les titres des actualités qui seront repris dans le flux RSS - mailler le site en augmentant les liens internes sur les mots clés principaux - développer de nouveaux sujets et diffuser de l'information en lien avec les actualités éducatives mais aussi en lien avec les actualités agricoles et en fonction des attentes de la communauté - lorsque les sujets le permettent, proposer des compléments pour approfondir (texte, images fixes et animées, données brutes, cartes, graphiques, etc.) - identifier les outils sociaux sur lesquels il serait pertinent de relayer de l'information en distinguant 5 groupes d'outils : * les plus connus (facebook, google+ et twitter), * les plateformes de publication (blog), * les sites de partage (notamment d'images, de vidéos, de diaporamas), * les espaces de discussion (forums), * les réseaux (professionnels type linkedin, viadeo), - étudier l'adaptation du site sur différents supports (ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.) - identifier un réseau de partenaires professionnels avec lesquels partager de l'information (liens) - étudier la pertinence d'une participation des internautes sur le site (commentaires, suggestions, etc.) - étudier les possibilités, usages et intérêts des microformats/micro-données et du web sémantique. p.8/10

9 Question : est-il possible de conduire à la fois l'étude sur la diversification des supports et la mise en œuvre des modifications nécessaires à cette diversification en 2014? Réponse : l'étude doit commencer prochainement et il n'est pas possible, sans les conclusions de celle-ci, de pouvoir établir précisément la liste des impacts et des modifications nécessaires (ceux-ci pouvant aussi bien concerner le socle informatique que la charte graphique ou même les contenus rédigés). La DGER- MAPAT sera informée en priorité des avancées de cette étude. Remarque : les actions et le phasage proposés sont extrêmement proches des réflexions et programmes d'actions en cours actuellement du côté de la DICOM, en particulier sur les usages des médias sociaux ou bien sur la recherche de partenariats professionnels. Des rapprochements et mutualisations d'efforts sont à souhaiter pour la bonne marche des projets respectifs Adresses web raccourcies Dans un souci d'amélioration de l'accès aux informations sur le site, nous avons créé un certain nombre d'adresses extrêmement brèves destinées à être communiquées facilement dans les notes de services, par téléphone ou par mél. Elles commencent toutes par " et sont ensuite complétées par 1, voire 2, mots comme par exemple : etc. On peut aussi conjuguer l'appellation "officielle" et l'appellation plus "courante" comme pour et La liste n'est pas exhaustive et peut être complétée très rapidement et en tant que de besoins Coordination et professionnalisation du réseau des rédacteurs Il s'agit là d'assurer le suivi de la cohérence d'affichage des pages du site (contenus, développement et charte graphique) notamment en ce qui concerne les espaces à délégation de rédaction (VAE, ADT, sup et coop) En 2013, 2 nouveaux rédacteurs ont été formés (Yannick Meneux et Nassim Ziane) ce qui porte à 11 le nombre de comptes "actifs" : - enseignement supérieur et recherche (Nathalie Lacroix et Christine Rousseau), - coopération internationale (Blaise Forest), - animation et développement des territoires (Yannick Meneux), - données statistiques (Nassim Ziane), - diplômes et référentiels (Frédérique Rousseau, Florence Russ et Nadine Hirtzlin), - ressources et pratiques éducatives (Katell Collet-Thireau et 1 nouveau à venir), - autres mises en ligne (Marie Soleilhet). Le guide rédacteur ChloroFil dans sa partie institutionnelle, précise qu il peut être mis fin au mandat du rédacteur dans le cadre d'un changement de mission par exemple ou en cas de défaut de mise à jour du(es) dossier(s) ou de la (des) rubrique(s) dont le rédacteur a la charge. A ce jour, 3 comptes présentent plus d'une année d'inactivité et 3 rédacteurs ont changé de fonction. Concernant les rédacteurs sous responsabilité de la DGER, il est proposé que la MAPAT adresse un courrier aux responsables de bureaux concernés afin de les informer de la procédure ChloroFil et de leur indiquer que, sauf indication contraire de leur part, il sera procédé à la fermeture des comptes. p.9/10

10 Le changement de version Typo3 (étude et préparation de la migration 4.5 à 6.2) et l'actualisation du guide Typo3 (passage à une version numérique) prévus en 2013 sont reportés à 2014 (la migration technique n'intervenant qu'en avril 2014, ce report est sans dommage pour le travail réalisé par les rédacteurs). 3. PROJETS Rédaction, animation et suivi du site Outre l'animation et la gestion quotidienne du site, de nouveaux projets seront conduits : - mise en place d'une dynamique éditoriale spécifique à l'espace personnalisé, - mise en œuvre des projets de "valorisation de la veille" et "d'amélioration de la visibilité et de l'interactivité" suite aux deux études conduites en 2013 et selon les validations des instances de pilotage, - contributions aux projets conduits pour refondre le module "sujets-examens", synchroniser les accès réservés avec l'espace personnalisé, adapter les sites à différents supports, - contribution à l'adaptation du guide Typo3 suite à la migration technique, - contribution aux projets portés par la DGER : * mise à disposition d'informations et de ressources sur la thématique "enseigner à produire autrement", * mise à disposition d'informations et de ressources sur le numérique éducatif, * mise à disposition d'informations et de ressources sur les initiatives des établissements et l'innovation dans l'ea, * communication sur les missions de l'ea (notamment l'adt et la coopération internationale pour les apprenants), * enrichissement de la rubrique "Ressources et pratiques éducatives" Suivi technique et ingénierie informatique Outre la maintenance en condition opérationnelle et la participation aux différentes actions, des projets spécifiques seront conduits parmi lesquels : - refonte du module " de ChloroFil, - mise en œuvre d'accès réservés en lien avec l'espace personnalisé, - migration technique de Typo3 et adaptation du guide, - étude préliminaire à l'adaptation des sites sur différents supports (tablettes, smartphone). p.10/10