Structure de fonctionnement du Fonds de développement durable de l'aééts

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1 Structure de fonctionnement du Fonds de développement durable de l'aééts 1. Nom a. Fonds Désigne le Fonds de développement durable de l AÉÉTS. b. Comité Désigne le comité de gestion composé des personnes responsables de la gestion du Fonds. 2. Principes généraux a. Création du Fonds i. Lors de l Assemblée générale tenue le 31 juillet 2008, les membres de l AÉÉTS ont décidé de contribuer trimestriellement sur une base volontaire au Fonds de développement durable de l AÉÉTS. ii. Le Fonds s inscrit dans le cadre du Pacte des générations signé par l AÉÉTS et l ÉTS en avril 2008, dont une copie est jointe en annexe A. b. Mission et objectifs i. Mission : La mission du Fonds de développement durable de l AÉÉTS est de financer les projets favorisant l intégration et l application du développement durable avec et pour la communauté universitaire. ii. Objectif : 1. Financer des projets étudiants ayant trait au développement durable; 2. Mettre en place des incitatifs à la création de projet de développement durable; 3. Effectuer le suivi nécessaire pour obtenir le financement octroyé par Le Pacte des générations (pouvant provenir de plusieurs sources); 4. Engager et motiver les gens sur la voie du développement durable; 5. S arrimer à la Politique de développement durable de l ÉTS. c. Financement i. Sources : Le Fonds a trois sources principales de revenus 1. Contribution volontaire des étudiants de l ÉTS; 2. Contribution de l École de technologie supérieure; 3. Contribution autre. ii. Contribution volontaire des étudiants de l ÉTS La contribution volontaire d un étudiant est prélevée 1

2 iii. iv. trimestriellement sur le relevé d inscription-facture émise par l ÉTS à moins que ce dernier exerce son droit de rétractation. Il s agit d un montant établi par l Assemblée générale des étudiants. Le montant doit être reconduit annuellement par le Comité. Si le Comité désire modifier le montant établi, ce dernier recommande au conseil d administration de l AÉÉTS de tenir une assemblée extraordinaire sur le sujet. Contribution de l École de technologie supérieure La contribution de l ÉTS est établie annuellement par le directeur général de l ÉTS. Contribution autre D autres sources de financement peuvent contribuer au soutien financier de projets si ces projets sont soumis à la coordination du Pacte des générations et qu ils répondent aux critères établis par son propre Fonds. Il ne s agit pas d un financement garanti. Le programme Action-Climat du Fonds d action québécois pour le développement durable (FAQDD) est un exemple d'une telle source de financement. d. Fonctionnement général i. Afin de prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement du Fonds et à l attribution des fonds, le Comité s appuie sur les sous-comités décrits ci-après, ainsi que sur les dispositions prévues dans le présent document. ii. L année financière du Fonds débute le premier (1 er ) janvier et se termine le trente un (31) décembre. iii. Les promoteurs devront soumettre leur proposition de projet dans le cadre de concours qui auront lieu durant l année. e. Politique d attribution des Fonds i. Les projets financés par le Fonds émanent essentiellement des étudiants ou suscitent l engagement de la communauté étudiante. Ils sont choisis par le Comité, qui administre ainsi l attribution des Fonds. Le Comité doit respecter les règles fondamentales suivantes : 1. Le Fonds ne peut être utilisé à des fins politiques ou partisanes. 2. Le Fonds soutient les projets de développement durable, soit les projets qui répondent «aux besoins des générations du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs en conciliant les trois aspects économiques, sociaux et environnementaux.» [Rapport Brundtland] 1 3. L attribution des sommes issues du Fonds doit respecter le code d éthique décrit dans le présent document. 4. Un projet ne peut être financé plus d une fois durant la même année. 1 Du nom de Gro Harlem Brundtland, ministre norvégienne de l'environnement présidant la Commission mondiale sur l environnement et le développement, ce rapport intitulé «Notre avenir à tous» est soumis à l'assemblée nationale des Nations unies en

3 3. Comité de gestion a. Composition i. Le comité de gestion du Fonds est composé de : Le président de l AÉÉTS Un membre du C.A. de l AÉÉTS Un membre de TribuTerre Un membre de la direction de l ÉTS Un étudiant de l ÉTS ii. Le président de l AÉÉTS est automatiquement membre du Comité pour toute la période de son mandat au sein de l AÉÉTS. iii. Le membre est élu par le CA de l AÉÉTS lors d un CA au mois de mai. Le mandat est d une année, soit du 1 er juin au 31 mai. iv. Le membre de TribuTerre devra être nommé par le Comité TribuTerre avant le 1 er octobre et il aura un mandat d un an. v. Le membre de la direction de l ÉTS devra être mandaté par le directeur général de l ÉTS et il aura un mandat reconductible automatiquement. vi. L étudiant siégeant au Comité sera nommé par les autres membres du Comité. Les étudiants désirant présenter leur candidature devront le faire trois (3) semaines avant le 1 er octobre à l AÉÉTS. L étudiant choisi aura un mandat d un an à partir du 1 er octobre. b. Rôle et fonctions i. Le comité de gestion a notamment pour fonctions : 1. De procéder annuellement à la détermination des objectifs, de l ampleur, du fonctionnement et des échéances de tout programme de financement des projets. 2. D évaluer les demandes de subvention soumises au Fonds selon des critères prédéterminés lors du lancement de concours de projets. 3. De procéder à l attribution officielle du financement offert par le Fonds aux projets recommandés par le souscomité d évaluation des projets. 4. De soumettre aux responsables du Pacte des générations les projets qui rencontrent leur(s) programme(s) de financement. 5. De veiller au respect des règles et politiques d attribution de fonds prévues dans le présent document ainsi que de celles dont il se dote lui-même. 6. Effectuer le suivi des objectifs fixés par le Comité. 7. De produire annuellement un bilan des projets financés par le Fonds et le présenter à l Assemblée générale. De plus, le bilan sera accessible aux étudiants de l ÉTS, de même qu à tout demandeur. c. Réunions ordinaires 3

4 i. Le lieu, la journée, l heure et la fréquence des réunions sont fixés par résolution du Comité lors de la première assemblée du Comité de la session en cours. d. Réunion extraordinaire i. Une réunion extraordinaire du Comité sera tenue dans les soixante-douze (72) heures suivant la réception par le Président de l AÉÉTS d une demande dûment signée par au moins deux (2) membres du Comité. e. Avis de convocation i. Toute réunion du Comité sera convoquée à date fixe et un rappel sera effectué par courrier électronique au moins soixantedouze (72) heures avant la tenue de la réunion. L avis de convocation devra indiquer la date, l heure, l endroit et l objet de la réunion. f. Procès-verbal i. Le Président de l AÉÉTS doit tenir et signer le procès-verbal de chacune des réunions ayant comme objet l utilisation des fonds. Ce procès-verbal servira à la production de résolution pour l émission de chèque. g. Procédure décisionnelle i. Quorum Le quorum requis pour une réunion du Comité est de quatre (4) membres. ii. Droit de vote Toutes les questions soumises au Comité seront tranchées à la majorité absolue (50 % des votes plus une voix), chaque membre du Comité ayant droit à un seul vote. Advenant le cas d une égalité, la décision est reportée à une autre rencontre. iii. Personnes ressources Le Comité peut s adjoindre toutes personnes ressources jugées nécessaires pour prendre une décision éclairée sur une demande de subvention. Les personnes ressources ont uniquement un pouvoir de recommandation. h. Sous-comités et comités spéciaux i. Le comité de gestion peut s adjoindre de sous-comités. D office, il y a un sous-comité des finances. 4. Sous-comité des finances a. Composition i. Le sous-comité des finances est composé de : Deux (2) membres du comité de gestion du Fonds Un (1) représentant du Bureau du Fonds de développement et du RéseauETS. ii. Les membres du Comité siégeant sur le sous-comité seront 4

5 nommés par le Comité lors de la première réunion annuelle. b. Rôle et fonctions i. De définir le fonctionnement de l attribution des subventions selon la procédure du Fonds de développement de l ÉTS. ii. De produire les chèques pour les promoteurs sur présentation d une résolution du Président de l AÉÉTS. iii. D informer le Comité des sommes d argent disponibles dans le Fonds pour l année en cours. Le sous-comité devra justifier par une attestation écrite le montant des fonds reçus par trimestre, et devra conserver une copie de tels reçus dans ses registres. Ces reçus, même caducs, devront être placés en ordre numérique et conservés. iv. De proposer au Comité des formes de placements possibles pour les subventions non distribuées. v. De préparer le bilan annuel sur l utilisation du Fonds. c. Convocation i. Le sous-comité se réunit deux fois par année. ii. Le sous-comité peut exceptionnellement se réunir à la demande du Comité. iii. Toute réunion du sous-comité sera convoquée par courrier électronique au moins soixante-douze (72) heures avant la tenue de la réunion. L avis de convocation devra indiquer la date, l heure, l endroit et les buts de la réunion. d. Procédure décisionnelle i. Quorum Le quorum requis pour une réunion du sous-comité est de trois (3) membres. ii. Droit de recommandation Toutes les questions soumises au sous-comité seront tranchées à la majorité absolue (50 % des votes plus une voix), chaque membre du sous-comité ayant droit à un seul vote. e. Budget, bilan et vérification comptable i. Le budget et bilan du Comité doivent être vérifiés selon les dispositions définies par l École. ii. L année financière débute le premier (1 er ) janvier et se termine le trente un (31) décembre. 5. Code d éthique du Fonds a. Principe général i. Le Fonds se dote d un code d éthique afin d encadrer le comportement des membres de son instance, des individus et des organisations qui le financent ainsi que des promoteurs des projets qu il finance. ii. Le code d éthique a pour but d assurer le respect de normes morales et sociales jugées fondamentales pour la gestion et 5

6 iii. iv. l attribution des Fonds. Le Comité a le mandat d assurer le respect du présent code d éthique. Le code d éthique doit être présenté aux nouveaux membres du Comité et aux différents promoteurs de projet. b. Règles concernant les membres du comité de gestion et les conflits d intérêts i. Les membres du Comité ne peuvent confondre les biens du Fonds avec les leurs. Ils ne peuvent utiliser, à leur profit ou à celui d un tiers, ni les biens du Fonds ni les informations obtenues en raison de leur fonction. ii. Les membres du Comité doivent éviter de se placer dans une situation de conflit d intérêts entre leur intérêt personnel et leurs obligations et devoirs. Ils doivent révéler au comité de gestion tout intérêt qu ils possèdent dans une entreprise ou une personne morale susceptible de les placer en conflit d intérêts ainsi que les droits qu ils peuvent faire valoir contre lui en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur. Ils ne peuvent participer à aucune délibération ou prise de décision du Fonds concernant ces intérêts. iii. Il est de mise de reconnaître et d accepter les conflits d intérêts si le projet provient de l AÉÉTS ou de l École pour l ensemble des membres formant le Comité et ses sous-comités. iv. Les membres du Comité ne peuvent tirer d avantages personnels (salaire, rétribution, etc.) du fait du financement d un projet par le Fonds. v. Les membres du Comité doivent agir en toute transparence et dans le respect des normes éthiques généralement reconnues. c. Règles concernant les promoteurs des projets financés i. Les promoteurs des projets financés par le Fonds doivent respecter les politiques d attribution décrites à l'article du présent document ainsi que les critères spécifiquement adoptés par le Comité au moment du lancement des appels de projets. ii. Le projet présenté s adresse principalement à des étudiants universitaires membres de l AÉÉTS parrainant le projet et engage la participation de ces étudiants. iii. Les promoteurs des projets financés par le Fonds doivent remettre un rapport d activité à la demande du Comité. Ce rapport peut être demandé pour la rédaction du bilan des projets financés et/ou pour effectuer le suivi sur une contribution du Pacte des générations. iv. Tout manquement à ces règles peut engendrer une demande de restitution de la subvention en partie ou en totalité. v. Les membres du Comité ne peuvent pas être eux-mêmes promoteur de projet. 6

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